SMILE HSKP USERGUIDE

Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SMILE CHO BỘ PHẬN BUỒNG 7.1 TỔNG QUAN VỀ BỘ PHẬN BUỒNG Hình 50: Menu HouseKeeper Trong nghiệp vụ Buồng, bạn có thể: o Thay đổi trạng thái phòng o Xử lý thơng tin phòng sai lệch QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ o Thông tin phòng sai lệch xảy trạng thái phòng phận Buồng khác phận Lễ tân o Gửi nhận tin nhắn từ Bàn Lễ tân o Xem số liệu tóm tắt trạng thái tất phòng tất khách khách sạn o Tạo mới, thay đổi, huỷ tình trạng phòng hỏng phòng Phòng hỏng khơng thuê thời gian o Tạo lịch làm việc theo tuần cho nhân viên phận buồng, kỹ thuật o Phân công công việc cho nhân viên o Nhấn Inquiry để đến menu Inquiry (Xem phần Inquiry để biết thêm chi tiết) 7.2 Trạng thái phòng Sau chọn Trạng thái phòng menu Housekeeper, hình hiển thị trạng thái phòng cho phận buồng xuất Hình 51 Bạn xem cập nhật trạng thái phòng khách sạn QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Hình 51: Màn hình Housekeeper hiển thị trạng thái phòng Nội dung trường liệu bảng nửa sau: Tên trường Nội dung Room Số phòng khách sạn QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Type Website: http://www.anhminh.com/ Mã loại phòng (Mã loại phòng khách sạn) Description Mơ tả chi tiết phòng HSKP Trạng thái phòng Trường - trường Sys Sts OOO OOI OS Out of service Phòng hỏng, thiếu thiết bị vật tư chờ xử lý ngày Sys Sts Trạng thái phòng hệ thống, bao gồm O, V, OOO OOI Skip/Sleep Thơng tin phòng sai lệch phận Buồng Lễ tân Last Dept Ngày khách ngày khách đến Next Arr Ngày đến khách Assigned To Tên nhân viên phân cơng dọn phòng Assigned notes Chú ý dành cho nhân viên làm phòng Bảng 6: Các trường liệu hình Housekeeper Phần Filter cho phép bạn xem số phòng định, tuỳ thuộc vào yếu tố tìm kiếm Điền liệu thích hợp nhấn Filter Bảng liệu hiển thị phòng chọn Các nút góc bên phải hình cho phép bạn thay đổi trạng thái phòng Bảng mơ tả chi tiết nút Nút Clean Phím tắt Chức Xác lập trạng thái phòng XC QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Dirty Xác lập trạng thái phòng XD Inspected Xác lập trạng thái phòng XXI Batch Clean Xác lập trạng thái phòng XC Vacant Xác lập trạng thái phòng VX Occupied Xác lập trạng thái phòng OX Cancel Inspected Bỏ chữ I khỏi Trường Room Status Close Đóng cửa sổ Housekeeper trạng thái phòng Bảng 7: Các trường hình Housekeeper Bạn sử dụng cuộn để xem tồn thơng tin Sử dụng phím Tab để di chuyển nút trường Sau nhấn Close, Smile thông báo cho bạn biết tất thông tin mà bạn thay đổi cập nhật vào hệ thống 7.3 Thông tin phòng sai lệch Đó trạng thái phòng phận Buồng khác với trạng thái phòng phận Lễ tân Có thể có hai trường hợp, Skip Sleep Skip có nghĩa trạng thái phòng Bộ phận Lễ tân phòng có khách phận Buồng lại phòng trống Sleep có nghĩa trạng thái phòng phận Lễ tân phòng trống phận Buồng lại phòng có khách Trong hai trường hợp đó, phòng phòng phòng bẩn Trong hộp thoại Room Discrepancies, bạn xem thơng tin khơng thống để sửa chữa Nhất thiết phải sửa lại thông tin không thống khơng, hệ thống khơng cho phép bạn kết thúc ngày Khi bạn nhấn Room Discrepancies, hộp thoại xuất QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Để sửa lại thông tin lệch, phận buồng phận lế tân phải kiểm tra lại tình trạng thực tế phòng, sau phận buồng phải sửa lại trạng thái phòng phận lễ tân phải làm thủ tục check in check out người khách Hình 52: Màn hình Room Discrepancy 7.4 Tin nhắn Các tin nhắn hình thức thơng tin liên lạc qua mạng phận Buồng phận khác (không dành cho khách) Trong hộp thoại Housekeeping Message, bạn có thể: o Gửi nhận tin nhắn, xem lưu tin nhắn Nhấn Housekeeping Message menu Housekeeping nhấn phím lệnh số 3, bạn thấy hộp thoại Housekeeping Message QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Hình 53: Hộp thoại Housekeeping message Chọn loại tin nhắn bạn muốn xem tin gửi hay nhận Nhấn Send Message để soạn tin Hộp thoại Send Message xuất Hình 54 Để soạn tin nhắn mới, chọn nơi gửi tin nhắn ô To Gõ nội dung tin nhắn bạn vào bên Bạn chọn Send để gửi tin nhắn Cancel để quay trở lại hình Housekeeping Message QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Hình 54: Hộp thoại Send Message Từ hộp thoại Housekeeping Message, chọn tin nhắn bảng nhấn View Detail; bạn xem thơng tin chi tiết tin nhắn hình Hình 55: Hộp thoại Message Detail QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com 7.5 Website: http://www.anhminh.com/ Đồ dùng bị thất lạc Chức giúp bạn theo dõi thông tin đồ dùng khách bị bỏ lại khách sạn khách rời khỏi khách sạn (Khách nghỉ khách sạn, check out, quay lại) Với chức này, bạn có thể: Tạo thơng báo đò dùng bị thất lạc người khách check out, nghỉ khách sạn đặt phòng Làm theo bước sau đây: o Nhấn Lost & Found nhập lệnh số menu Housekeeping o Hộp thoại tìm kiếm folio xuất để bạn tìm kiếm o Màn hình kết tìm kiếm xuất sau chọn folio để thông báo, nhấn nút Lost & F o Hộp thoại Item Lost And Found xuất hiện, nhấn New o Hộp thoại Items Lost And Found xuất để bạn lập thông báo Hình 56 Nhấn OK để hồn thành, hộp thoại Items Lost And Found xuất lần với thông tin bạn lập QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Hình 56: Hộpthoại Item Lost And Found Từ lúc này, folio với thông báo đồ dùng thất lạc xuất với chữ L màu đỏ trường MCFL hình kết tìm kiếm folio Chữ L&F màu đỏ nhấp nháy góc hình lần bạn mở để xem thay đổi 7.6 Trạng thái Nhấn Current Status nhập lệnh để mở cửa sổ House Status Hình24 7.7 Phòng khơng sử dụng (Out of Order) Khi phòng trạng thái này, phòng khơng sử dụng thuê thời gian định Trong hình Out of Order, bạn có thể: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 10 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ o Kiểm tra xem thời gian định có phòng trạng thái O.O.O.hay không o Xác lập trạng thái không sử dụng cho hay nhiều phòng giai đoạn định o Xem thông tin trạng thái O.O.O phòng o Thay đổi huỷ bỏ trạng thái O.O.O phòng Nhấn Out of Order nhập lệnh số menu Housekeeping để đến hình Out Of Order Hình 56 Hình 56: Màn hình Out of Order Từ hình này, chọn dòng để thay đổi trạng thái phòng cách nhấn Edit Cancel OOO Nhấn New OOO để thêm phòng trạng thái Out of Order QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 11 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Nếu bạn thêm phòng OOO sửa chữa thơng tin phòng OOO tại, hộp thoại xuất hình Trong hộp thoại có chỗ trống để bạn điền thơng tin có sẵn liệu để bạn sửa chữa Nhấn OK để lưu thông tin nhấn Cancel để quay trở lại hình Out Of Order Trạng thái Out of Order tồn kể từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc Hình 57 Sau đó, trạng thái phòng trở lại VD Hình 57: Hộp thoại Out Of Order Detail Nhấn Close để quay trở lại menu Housekeeping 7.8 Bảo trì (Maintenance Job) Chức để định nghĩa công việc bảo trì, bảo dưỡng phòng cụ thể: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 12 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Màn hình chọn cơng việc bảo trì với phòng Nhấn “Job Config“ để tạo, định nghĩa công việc: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 13 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Nhấn “Add New” để tạo đầu mục cơng việc Sau nhập mã công việc trường “JobID” , mô tả công việc trường “Description” Nhấn “Save” để lưu công việc Lần lượt nhập hết đầu mục công việc Sau nhập xong danh mục công nhấn “Close” để quay lại hình thiết lập cơng việc phòng QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 14 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Tại chọn số phòng muốn gán cơng việc Sau nhấn “Add Job” thêm cơng việc, Khi danh sách cơng việc (“List of Job”) tạo thêm dòng trống Click vào cột “JobID” xuất để chọn mã công việc, nhập Description cần nhập thích, diễn giải cho cơng việc phòng Creat Time Create By tự động nhập theo hệ thống user đăng nhập Lần lượt thêm cơng việc cần làm với phòng Các khu vực khơng thuộc phòng thêm công việc Danh mục khu vực public cần đinh nghĩa trước Khi khu vực tương đương phòng chọn phía danh sách phòng Nhấn “Close” sau hồn thành thêm cơng việc với phòng Phân cơng cơng việc đến phận, nhân viên: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 15 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Nhấn “Job assignment” QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 16 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Tại cửa sổ này, cơng việc có font chữ màu đen chưa phân công Màu đỏ được phân cơng, cột “Assign Time”, Begin Time, EndTime, AsignDept AssignStaff có thong tin Để phân cơng, chọn công việc chưa phân công nhập thời gian bắt đầu thời gian kết thúc chọn phận thực cơng việc chọn nhân viên làm việc nhập ghi cho cơng việc nhấn “Assign Job” Sau Assign tất công việc, để in bảng phân công cần chọn công việc cụ thể muốn in cách tích chọn đầu dòng cơng việc nhấn Print để in QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 17 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 18 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Các cơng việc hồn thành có chức ghi nhận thời gian hồn thành Chọn công việc phân công nhân Finish nhập thời gian hoàn thành nhấn OK QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 19 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com 7.9 Website: http://www.anhminh.com/ Minibar Luandry Posting: Chức số để ghi nhân đồ uống, giặt phòng khách sử dụng QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 20 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Nhập số phòng tên khách, sau nhấn Filter Sẽ xuất tên khách - chọn tên khách muốn post > nhấn New Post QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 21 Anh Minh Informatics & Trade Co., Ltd B1605 – LongGiang Building, 173 Xuan Thuy, Cau Giay, Hanoi, Vietnam Tel 84-4-37875367 Fax 84-4-37875365 E-Mail: infor@anhminh.com Website: http://www.anhminh.com/ Chọn nhóm mặt hàng muốn post Cửa sổ bên phải lên danh sách mặt hàng nhóm Nhập số lượng mặt hàng khách sử dụng có giảm giá nhập số % giảm giá số tiền giảm mục Discount Nhập số Bill Bill No Sau nhấn POST -f3 Nếu post sai nhập lại mặt hàng bill cũ ghi âm số lượng tương đương với bill cũ, nhập lại số bill giống bill cũ để đối trừ bill cũ Sau nhập bill bill 8.0 Báo cáo Nhấn Report để đến hình Report với nhóm báo cáo nghiệp vụ Buồng QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 22 ... http://www.anhminh.com/ Mã loại phòng (Mã loại phòng khách sạn) Description Mơ tả chi tiết phòng HSKP Trạng thái phòng Trường - trường Sys Sts OOO OOI OS Out of service Phòng hỏng, thiếu thiết... Bạn sử dụng cuộn để xem tồn thơng tin Sử dụng phím Tab để di chuyển nút trường Sau nhấn Close, Smile thông báo cho bạn biết tất thông tin mà bạn thay đổi cập nhật vào hệ thống 7.3 Thơng tin phòng