TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang TRANG THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày STT Nội dung sửa đổi cập nhật - © 2018 INFOSOFT - Trang Ghi Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang MỤC LỤC CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN 1.1 Đăng nhập vào hệ thống 1.2 Trang chủ 1.3 Giỏ công việc “Đang trách nhiệm” 1.4 Thao tác danh sách (View) 1.5 Tạo hạng mục 10 II QUẢN LÝ VĂN BẢN 11 2.1 Cập nhật ban hành văn đến 11 2.2 Nhận ban hành văn đến 13 2.3 Tra cứu văn đến 14 III QUẢN LÝ CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC 14 3.1 Chỉ đạo điều hành 15 3.2 Chương trình mục tiêu 16 3.3 Kế hoạch hành động 18 3.4 Quản lý dự án 21 3.5 Kế hoạch tuần 23 3.6 Công việc chi tiết 24 3.7 Đến hạn hoàn thành 25 3.8 Theo dõi trễ hạn 26 3.9 Báo cáo tuần 27 3.10 Báo cáo tháng 27 3.11 Cơng việc đóng hồn tất 27 3.12 Công việc hủy thực 28 IV QUẢN LÝ TRÌNH DUYỆT 29 4.1 Thực công việc 29 4.2 Lịch họp 29 4.3 Đi công tác 30 4.4 Nghỉ phép 31 4.5 Làm 32 4.6 Đề nghị cung cấp 33 V HỒ SƠ 33 5.1 Hồ sơ dự án 33 5.2 Hồ sơ theo phòng ban 34 I - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành I Trang CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN 1.1 Đăng nhập vào hệ thống Mỗi người dùng cấp tài khoản để đăng nhập vào hệ thống Các bước đăng nhập vào hệ thống sau: - Mở trình duyệt Web thông dụng nhập vào địa Web chạy ứng dụng theo hướng dẫn người quản trị hệ thống Thí dụ: http://oms.tencongty.com - Phần mềm tương thích tốt với trình duyệt Web IE Firefox - Nhập thông tin tài khoản, gồm: Tên đăng nhập (username); Mật (Password) - Giảo diện phần mềm thiết kế phù hợp với loại thiết bị máy tính, gồm: Máy tính bàn (Desktop), Máy tính xách tay (Laptop), Máy tính bảng (Tablet) Phần mềm chạy Smartphone hình rộng để xem thơng tin thực số thao tác đơn giản Hình 1.1 - Mặc định, phần mềm hỗ trợ ngôn ngữ Tiếng Việt Trong trường hợp hệ thống có triển khai sử dụng thêm ngơn ngữ khác, người sử dụng tùy chọn ngôn ngữ hiển thị - Hộp chọn Ghi nhớ, đánh dấu chọn, hệ thống lưu lại mật khẩu, lần đăng nhập sau không cần phải nhập lại mật - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 1.2 Trang chủ Sau đăng nhập vào phần mềm nhìn thấy giao diện Trang chủ tương tự hình bên Hình 1.2 Các thành phần giao diện Trang chủ, gồm có: - Đang trách nhiệm: Hiển thị danh sách thông tin hồ sơ công việc cần phải xem để biết thực công việc, sau xử lý xong phải chuyển để tiếp tục xử lý tác vụ khác theo quy trình nghiệp vụ thiết lập hệ thống, kết thúc quy trình xử lý tác vụ cuối Danh sách gọi Giỏ cơng việc cá nhân hệ thống, người cần phải nhanh chóng làm vơi Giỏ cơng việc mình, khơng nên để tồn đọng cơng việc q nhiều, công việc bị trễ hạn - Cc: Hiển thị danh sách thông tin Cc chuyển đến để biết phối hợp thực công việc (Tương tự Cc Email) - Đã xử lý: Các thông tin hồ sơ công việc xử lý xong chuyển chuyển vào danh sách để xem lại cần thiết Ở phía Trang chủ Menu (Main Menu), Menu có danh sách Menu (Sub Menu) Tùy theo vai trò cá nhân hệ thống, sau đăng nhập nhìn thấy tồn hệ thống Menu với nhiều cấp con, nhìn thấy số Menu theo quyền hạn phân cấp quản lý Thí dụ, theo hình trên, Menu Nhân phân quyền cho Bộ phận Nhân nhìn thấy, xem cập nhật thông tin nghiệp vụ quản lý nhân sự, Bộ phận khác khơng thể nhìn thấy Menu Ở góc phải hiển thị: Tên người đăng nhập vào hệ thống, chức Đổi mật khẩu, chức Trợ giúp để mở tài liệu hướng dẫn sử dụng chức Thoát để đăng xuất khỏi hệ thống - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 1.3 Giỏ công việc “Đang trách nhiệm” Sau đăng nhập vào hệ thống, người dùng nhìn thấy Danh sách cơng việc Đang trách nhiệm phải xử lý “Giỏ cơng việc” (Hình 1.2 trên) Các tiêu đề cột hiển thị Giỏ cơng việc có ý nghĩa sau: - Tiêu đề (Title): tiêu đề hạng mục bắt buộc phải có Thí dụ, thơng tin văn bản, trích yếu văn dùng làm tiêu đề - Tác vụ (Task): hiển thị tên tác vụ hành hạng mục Mỗi tác vụ biểu thị ký hiệu hình chữ nhật lưu đồ quy trình giới thiệu - Quy trình (Workflow): hiển thị tên quy trình hạng mục hành - Ngày nhận (Received date): hiển thị thời điểm hạng mục chuyển đến - Ghi (Comment): hiển thị nội dung ghi lời nhắn người chuyển tác vụ trước Nhấp đúp vào hạng mục danh sách để mở Form chi tiết để xem thông tin, cập nhật chuyển hồn tất tác vụ hành,… Hình 1.3 Ý nghĩa nút chức công cụ sau: - Sửa (Edit): Chuyển sang chế độ cập nhật (mặc định chế độ xem thông tin); - Tải lại (Refresh): Hiển thị liệu nhất; - Chấp nhận (Accept): Chuyển hạng mục sang tác vụ khác tiếp tục xử lý theo quy trình (hệ thống có kiểm tra tính phù hợp liệu nhập Form); - Từ chối (Reject): Chuyển hạng mục trả lại tác vụ trước (hệ thống khơng kiểm tra tính phù hợp liệu nhập Form); - Chuyển (Route): Chuyển hạng mục sang tác vụ khác xử lý theo quy trình (tương tự Accept ngữ cảnh khơng có tùy chọn Reject); - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang - Chuyển trách nhiệm (Assign to): Chuyển hạng mục sang người khác xử lý tác vụ hành Thí dụ, tác vụ Bút phê, TGĐ chuyển trách nhiệm cho Phó TGĐ khác thực Bút phê ngược lại - Xem quy trình (Show workflow): Xem lưu đồ quy trình vị trí tác vụ hành đâu - Lƣu (Save): Khi chế độ cập nhật (Edit), sau hồn thiện cập nhật thơng tin Form, nhấp nút Lưu để cập nhật thông tin sửa đổi/bổ sung - Đóng (Close): Đóng Form chi tiết hạng mục xử lý - Lƣu & Đóng (Save & Close): Bao gồm hai chức Lưu Đóng Các thơng tin hồ sơ cơng việc tự động chuyển vào Giỏ công việc cá nhân để xử lý theo quy trình thiết lập hệ thống Mỗi cá nhân cần phải có trách nhiệm theo dõi, nắm bắt kịp thời thông tin chuyển đến Giỏ cơng việc mình, mở xem để biết nội dung chi tiết thực công việc (nếu có), xong chuyển để hồn tất tác vụ thuộc trách nhiệm phải xử lý Lưu ý, không để tồn đọng nhiều công việc Giỏ cơng việc trách nhiệm, cơng việc q thời hạn hồn thành 1.4 Thao tác danh sách (View) Để thực tra cứu, tìm kiếm thơng tin, nhấp chọn Menu xác định Hệ thống Menu (Hình 3.1), thấy hiển thị danh mục thông tin tương ứng, gồm có cột dòng dạng bảng gọi View Mỗi loại thơng tin hệ thống hiển thị theo nhiều View, View cấu hình tiêu chí hiển thị thơng tin khác nhau, Lọc (Filter), Nhóm (Group), Sắp xếp (Sort), Phân quyền (Thêm, Xóa, Sửa, Xem nội dung chi tiết), v.v… Thí dụ, nhấp chọn Menu Hệ thống \ Danh bạ Nhân sự, thấy hiển thị View Thông tin Nhân tương tự hình bên Hình 1.4 - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang Một số thao tác View: - Tìm kiếm: Nhập từ khóa quan tâm vào ô văn (Textbox) cùng, nhấn nút Enter bàn phím, nhấp chuột vào biểu tượng hình kính lúp bên phải - Lọc (Filter): Thí dụ, lọc danh sách tất nhân thuộc Phòng Hành – Quản trị, thực bước hình minh họa bên dưới: 1- Nhấp chuột vào góc phải tiêu đề cột Vị trí cơng tác; 2- Chọn Filters; 3- Chọn Phòng Hành – Quản trị Hình 1.5 - Sắp xếp (Sort): Nhấp vào tiêu đề cột xác định để chọn tiêu chí xếp, nhấp thêm lần để đổi thứ tự xếp tăng dần/giảm dần Nhấp đúp vào dòng hiển thị View, thấy xuất Form thông tin chi tiết tương tự hình bên Hình 1.6 Tùy theo phân quyền xem quyền cập nhật xóa Form - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang Quy tắc chung cấu hình bảo mật thông tin View: - Lãnh đạo cấp cao (TGĐ/Phó TGĐ TT): Nhìn thấy tất - Các cấp quản lý (Phó TGĐ Trưởng khối, Trưởng phòng, ban, phận): Nhìn thấy thơng tin phạm vi quản lý - Những đối tượng khác, nhìn thấy thơng tin có liên quan, gồm: o Do khởi tạo o Có tham gia xử lý quy trình o Có tên danh sách nhận ban hành (Nơi nhận) Cập nhật ý kiến thảo luận: Hầu hết giao diện Form thông tin chi tiết thiết kế chức “Ý kiến thảo luận” để tất có liên quan cập nhật nội dung trao đổi chia sẻ ý kiến vấn đề quan tâm Thí dụ, hình bên giao diện hiển thị chức cập nhật trao đổi chia sẻ ý kiến cho nội dung thông báo ban hành hệ thống Hình 1.7 Mỗi có cập nhật mục Ý kiến trao đổi, hệ thống tự động gởi email thơng báo đến người có liên quan không gởi email thông báo, tùy theo loại thơng tin mà cấu hình thay đổi linh hoạt cách thức gởi email thông báo (alert) - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 10 1.5 Tạo hạng mục Chọn mở Menu xác định Hệ thống Menu hiển thị danh sách (View) tương ứng Hình 1.8 Nhấp nút Tạo (New) xuất Form khởi tạo tương tự hình bên Hình 1.9 - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành - Trang 20 Đánh giá kết thực KHHĐ: người duyệt KHHĐ thực cập nhật ý kiến đánh giá kết thực đóng KHHĐ trả lại chưa đạt yêu cầu Theo dõi thực KHHĐ: - - - Mở KHHĐ cần theo dõi Giỏ cơng việc (nếu có) Menu Điều hành\ Kế hoạch hành động Chỉ đạo điều hành Chương trình mục tiêu cấp Chọn mục Phối hợp thực để Thêm “Bộ phận” “Cá nhân” liên quan thực Chọn mục Quan hệ phụ thuộc để xem KHHĐ phụ thuộc vào KHHĐ - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 21 3.4 Quản lý dự án Chức Quản lý dự án Hiển thị Cây dự án chứa tất nhóm hạng mục hạng mục chi tiết (nút lá) có quan hệ thứ bậc cha – Cách thao tác hình thành Cây dự án: - Lãnh đạo cấp cao, thông thường thành viên Ban TGĐ người duyệt khởi tạo “nút gốc” Tên dự án Ban TGĐ có tồn quyền theo dõi diễn biến tiến độ thực nhóm cơng việc hạng mục công việc chi tiết Khi cần thiết, Ban TGĐ cập nhật ý kiến đạo, đôn đốc thực công việc cho hạng mục toàn Cây dự án - Sau có nút gốc, Giám đốc Ban QLDA đơn vị tổ chức tương đương chủ động tạo nhóm hạng mục cơng việc nhóm nút gốc - Các Phòng, Bộ phận cấp dưới, tiếp tục thực phát triển Cây dự án theo chiều sâu tương ứng theo phân cấp quản lý hệ thống tổ chức công ty Hướng dẫn tạo Cây dự án: Người thực hiện: Trợ lý Kế hoạch nhân phụ trách quản lý dự án Bước 1: Khởi tạo nút gốc Cây dự án - Chọn Menu Điều hành \ Quản lý dự án - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 22 - Chọn nút Tạo - Nhập đầy đủ thông tin vào Form chi tiết, lưu ý chọn người duyệt thành viên Ban TGĐ - Nhấn nút Kích hoạt quy trình để trình duyệt ban hành khởi tạo Cây dự án (Thông thường, người duyệt thành viên Ban TGĐ) Bước 2: Tạo nhóm cơng việc cấp Ban QLDA tương đương - Mở nút gốc tạo Bước (sau duyệt ban hành) - Chọn Tab Quan hệ phụ thuộc - Chọn Tab Cơng việc thuộc nhóm - Chọn nút Tạo để tạo nhóm cơng việc cấp Ban QLDA tương đương Lưu ý, chọn Người trách nhiệm Giám đốc Ban QLDA, người duyệt người duyệt ban hành nút gốc Ghi chú: - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 23 Tiếp theo, Ban QLDA, Phòng, Bộ phận phát triển mở rộng Cây dự án theo chiều sâu Cách thao tác tương tự Bước Hướng dẫn tạo mối quan hệ phụ thuộc: - Mở hạng mục công việc Giỏ công việc Cây dự án - Nhấp nút Sửa công cụ Form chi tiết - Chọn Tab Quan hệ phụ thuộc - Chọn Tab Công việc phụ thuộc vào, chọn nút Thêm chọn hạng mục tương ứng thêm vào danh sách - Chọn kiểu phụ thuộc Phần mềm hỗ trợ thiết lập loại quan hệ phụ thuộc (tương tự MS Project): - Finish to Start (FS) - Finish to Finish (FF) - Start to Start (SS) - Start to Finish (SF) Để chọn kiểu phụ thuộc, nhấp chuột vào ô cột Kiểu phụ thuộc vào dòng tương ứng, chọn kiểu quan hệ phụ thuộc - Nhấp nút Lưu / Lưu & Đóng để hồn tất 3.5 Kế hoạch tuần Chọn Menu Điều hành \ Kế hoạch tuần - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 24 Nhấp đúp vào dòng xác định để xem nội dung chi tiết Kế hoạch tuần 3.6 Công việc chi tiết Chọn Menu Điều hành \ Công việc chi tiết \ Theo phận thực Theo hạn hoàn thành để xem danh sách công việc chi tiết (nút lá) trình thực chưa hoàn tất - Theo phận thực hiện: Chọn Menu Điều hành \ Công việc chi tiết \ Theo phận thực - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 25 - Theo hạn hoàn thành: Chọn Menu Điều hành \ Công việc chi tiết \ Theo hạn hoàn thành 3.7 Đến hạn hoàn thành Chọn Menu Điều hành \ Đến hạn hoàn thành để xem danh sách công việc chi tiết đến hạn hoàn thành ngày ngày mai - Ngày hôm nay: Menu Điều hành \ Đến hạn hồn thành \ Ngày hơm - Vào ngày mai: Menu Điều hành \ Đến hạn hoàn thành \ Vào ngày mai - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 26 3.8 Theo dõi trễ hạn Chọn Menu Điều hành \ Theo dõi trễ hạn để xem danh sách công việc chi tiết trễ hạn chưa hoàn thành, tùy chọn xem theo tháng theo phận - Trễ hạn theo tháng: Chọn Menu Điều hành \ Theo dõi trễ hạn \ Trễ hạn theo tháng - Trễ hạn theo phận: Chọn Menu Điều hành \ Theo dõi trễ hạn \ Trễ hạn theo phận - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 27 3.9 Báo cáo tuần Chọn Menu Điều hành \ Báo cáo tuần Nhấp đúp vào dòng xác định để xem nội dung chi tiết Báo cáo tuần 3.10 Báo cáo tháng Chọn Menu Điều hành \ Báo cáo tháng Thao tác tương tự Báo cáo tuần 3.11 Cơng việc đóng hồn tất Chọn Menu Điều hành \ Cơng việc hồn tất để xem danh sách cơng việc chi tiết hồn tất - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 28 Nhấp đúp vào dòng xác định để xem chi tiết Cơng việc hồn tất 3.12 Công việc hủy thực Chọn Menu Điều hành \ Công việc hủy thực để xem danh sách công việc chi tiết hủy thực Nhấp đúp vào dòng xác định để xem chi tiết Cơng việc hủy thực - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 29 IV QUẢN LÝ TRÌNH DUYỆT 4.1 Thực cơng việc Thực công việc công việc tạo nhân viên cấp tạo yêu cầu công việc cụ thể cho cấp lãnh đạo (cấp trên) duyệt công việc chi tiết yêu cầu Chọn Menu Trình duyệt\ Thực cơng việc, click vào nút Tạo mới, nhập đầy đủ thông tin vào Form hiển thị hình bên Nhập xong thơng tin click vào nút “Kích hoạt quy trình” để xử lý theo quy trình Lưu đồ quy trình “Thực cơng việc” 4.2 Lịch họp Khi có nhu cầu tổ chức họp, nhân thực tạo đề nghị lịch họp phần mềm Chọn Menu Trình duyệt \ Lịch họp, nhấp nút Tạo mới, nhập đầy đủ thông tin vào Form hiển thị tương tự hình bên Xong nhấp nút Kích hoạt quy trình để chuyển đề nghị phê duyệt theo quy trình - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 30 Lưu đồ quy trình duyệt đề nghị lịch họp: Diễn giải: Hệ thống tự động cập nhật lịch họp duyệt vào Lịch họp duyệt (Menu Hệ thống\ Lịch họp duyệt) 4.3 Đi cơng tác Khi có nhu cầu công tác, nhân thực tạo đề nghị cơng tác phần mềm Chọn Menu Trình duyệt \ Đề nghị công tác, nhấp nút Tạo mới, nhập đầy đủ thông tin vào Form hiển thị tương tự hình Xong nhấp nút Kích hoạt quy trình để chuyển đề nghị phê duyệt theo quy trình - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 31 Lưu đồ quy trình duyệt đề nghị công tác: Diễn giải: - Hệ thống tự động cập nhật lịch công tác nhân duyệt vào lịch chung công ty lịch công tác cá nhân Trong trường hợp hệ thống có tích hợp liệu máy chấm công, hệ thống tự động ghi nhận chấm công cho nhân thời gian cơng tác 4.4 Nghỉ phép Khi có nhu cầu nghỉ phép (bao gồm loại nghỉ khác), nhân thực tạo đề nghị nghỉ phép phần mềm Chọn Menu Đề nghị \ Đề nghị nghỉ phép, nhấp nút Tạo mới, nhập đầy đủ thông tin vào form hiển thị tương tự hình bên Xong nhấp nút Kích hoạt quy trình để chuyển đề nghị phê duyệt theo quy trình - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 32 Lưu đồ quy trình duyệt đề nghị nghỉ phép: 4.5 Làm ngồi Khi có nhu cầu làm OT nhân viên tạo đề nghị trình duyệt làm ngồi nhằm để hồn thành tiến độ cơng việc Chọn Menu Trình duyệt \ Làm giờ, nhấp nút Tạo mới, nhập đầy đủ thông tin vào form hiển thị tương tự hình bên Xong nhấp nút Kích hoạt quy trình để xử lý theo quy trình Lưu đồ quy trình trình duyệt đề nghị làm ngồi - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 33 4.6 Đề nghị cung cấp Đề nghị cung cấp đề nghị phát sinh từ nhu cầu sử dụng loại dịch vụ, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, thiết bị,… nhằm phục vụ cơng việc Chọn Menu Trình duyệt \ Đề nghị cung cấp, nhấp nút Tạo mới, nhập đầy đủ thông tin vào form hiển thị tương tự hình bên Xong nhấp nút Kích hoạt quy trình để xử lý theo quy trình Lưu đồ quy trình duyệt đề nghị cung cấp: V HỒ SƠ 5.1 Hồ sơ dự án Chọn Menu Hồ sơ \ Hồ sơ dự án, nhấp nút Tạo mới, nhập đầy đủ thông tin vào Form hiển thị tương tự hình bên Xong nhấp nút Lưu Lưu đóng để lưu lại thơng tin hồ sơ nhập - © 2018 INFOSOFT - Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thông tin quản lý điều hành Trang 34 Nhấp đúp chuột vào dòng để xem chi tiết Hồ sơ dự án 5.2 Hồ sơ theo phòng ban Chọn Menu Hồ sơ \ Hồ sơ dự án, nhấp nút Tạo mới, nhập đầy đủ thông tin vào form hiển thị tương tự hình bên Xong nhấp nút Lưu Lưu đóng để lưu lại thơng tin hồ sơ nhập Nhấp đúp chuột vào dòng để xem chi tiết Hồ sơ phòng ban - Hết - - © 2018 INFOSOFT -