SMILE POS WIN USERGUIDE VN

Chọn Bộ Chi Tiết Tài Liệu Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn SMILE Phần Hành POS dành cho phân hệ Nhà Hàng Thu Ngân. từ mở bàn, lên oder cho khách. đến tính bill cho khách hàng. Tài Liệu rất dể hiểu và rất tốt cho các bạn nhân viên mới.

SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM POS Chương I – Giới thiệu chung : Chương trình Smile POS Giao diện chương trình,hệ thống menu Chương II – Các chức : Đăng nhập Mở bàn Thao tác với bàn In hố đơn ( Invoice) Thanh tốn ( Đóng bàn ) Xem báo cáo ( Cashier ) Xem báo cáo ( Báo cáo Quản Trị ) Chương III – Cấu hình chương trình Quản lý Người dùng Quản lý Menu Technical SmileGroup Page SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Chương I – Giới thiệu chung : Chương trình Smile POS … Giao diện chương trình ,hệ thống menu Cửa sổ đăng nhập Hình 2.1.1 Giao diện Đăng nhập chương trình Smile POS Technical SmileGroup Page SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Cửa sổ Hình 2.2.1 Giao diện chương trình Smile POS Technical SmileGroup Page SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Chương II – Các chức : II.1 Đăng nhập II.2 Mở bàn Các bước để mở bàn : Bước : Trên hình giao diện chương trình , kích chuột vào biểu tượng New để tạo bàn Bước : Cửa sổ Table Information Technical SmileGroup Page SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Cửa sổ Table Information yêu cầu bạn nhập số thông tin bàn bạn định mở, : + Table + #Guest + #Child + Info : Số bàn khách ngồi : Số khách ăn : Số trẻ em : Thông tin thêm bàn Chú ý: Nếu không đủ thời gian để nhập hết thông tin bàn q đơng khách nhập sau số bàn bắt buộc phải nhập tạo bàn Bước : Sau nhập xong, nhấn OK để tiếp tục Cửa sổ để thao tác với bàn có số vùng làm việc : Thơng tin bàn Hệ thống menu Hệ thống nút tương tác với bàn Technical SmileGroup Page SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Để post đồ ăn lên cho khách ta làm sau : Chọn Menu Chính để chọn Nhóm menu chứa ăn cần post cho khách ( Hình trên) Chọn đến nhóm đồ ăn phụ Chọn đồ ăn cho khách Sau chọn xong đồ ăn cho khách ăn vừa post cho khách phần thơng tin bàn : Tên , số lượng , thành tiền v.v Technical SmileGroup Page SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Chú ý : + Để post với số lượng lớn đơn vị cần chọn trước số lượng ăn ( số lượng chọn mặc định ) + Nếu hệ thống menu cài đặt sẵn khơng có đồ ăn mà khách yêu cầu ta cần tạo đồ ăn ( Xem Chương Trình cũ) Một số vấn đề thường gặp post bàn: Post thừa : Post thừa ăn : giả sử khách khơng gọi Soup post lên cần void cách sử dụng nút Void để huỷ ăn Post thiếu : - Post thiếu ăn : Cashier cần post thêm cho khách - Technical SmileGroup Page SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN II.3 Thao tác với bàn : Khi thao tác với bàn có số trường hợp khách có yêu cầu tách bill ghép bill Tách bàn : - Cashier sử dụng nút Split cửa sổ bàn để tách bàn ( tách bill ) theo yêu cầu khách Hình II.3.1.1Màn hình chức cho phép Cashier chọn chức để thao tác với bàn - Cửa sổ Split cho phép Cashier chọn cách chia bàn : o Automatic : tự động chia thành bàn giống o Manual : Chia có lựa chọn ( Chia thủ công ) Technical SmileGroup Page SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Hình II.3.1.2 Cửa sổ Split / Transfer check - Nhấn Split để bắt đầu chia - Nhấn Cancel để bỏ qua việc chia bill Note : - Nếu chia bill Automatic chương trình tự động tạo bill để chứa dịch vụ ăn vừa chia từ bill ban đầu Nếu chia bill Manual Cashier phải tạo bàn cách sử dụng nút New cửa sổ Split / Transfer check để chứa ăn mà khách yêu cầu tách sang bill Technical SmileGroup Page SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Split / Transfer (Hình II.3.1.3) - ( Bàn chứa ăn tách từ bill ban đầu ) Trong cửa sổ Split / Transfer (Hình II.3.1.3) Bên trái thể ăn bàn ban đầu , bên phải bàn vừa tạo để chứa ăn mà khách yêu cầu tách sang bill Chọn cần chuyển , đánh số lượng cần chuyển , nhấn để chuyển số lượng ăn sang bill Nhấn nút OK sau hoàn tất việc tách bill - Ghép bàn : - Khi khách có nhu cầu muốn ghép bàn với nhiều bàn khác mở ( ghép bill ) Cashier sử dụng nút Merge chức bàn ( Xem hình II.3.1.1 ) Sau nhấn nút Merge cửa sổ Select Table mở hiển thị danh sách bàn mở Technical SmileGroup Page 10 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Note: Sau ghép bàn tất bàn chọn cửa sổ Select Table chuyển sang bàn ban đầu bàn tự động cancel ( khơng danh sách bàn mở ) II In hoá đơn Khi khách hàng có nhu cầu in hố đơn Cashier sử dụng nhóm chức In chức của bàn ( Xem hình II.3.1.1 ) Hình II.4.1.1 Nhóm chức In Khi nhấn vào Print hệ thống tìm đến máy in định sẵn(Epson TMU-295) in print invoice Chú ý : Nếu lý mà bạn qn khơng in hóa đơn Invoice payment chương trình in hóa đơn Invoice cho bạn II.5 Thanh tốn ( Payment ) Khi toán , Cashier sử dụng nhóm chức Pay Hình II.5.1 Nhóm chức Payment Discount : -Để giảm giá khuyến mại Cashier sử dụng chức Discount - Các hình thức Discount : + Discount theo % tổng tiền Technical SmileGroup Page 12 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN + Discount trực tiếp thành tiền Có thể discount theo tất bill 2.Payment Bước : Nhấn nút Pay nhóm chức Payment cửa sổ bàn Bước : Cửa sổ Payment cho phép Cashier lựa chọn hình thức tốn Chương trình Smile POS cho phép tốn nhiều hình thức : + Cash : Thanh tốn tiền mặt + Room : Thanh toán vào Account khách + Credit Card : Thanh tốn thẻ tín dụng + City Ledge : Thanh toán chuyển khoản + FOC : Các hình thức tốn khác ( FOC,house use …) *) Thanh toán Cash ( Thanh toán tiền mặt ) - Hình II.5.2 Cửa sổ toán Cash Note : Trong cửa sổ toán , khách hàng tốn nhiều loại tiền tệ Chương trình tự động tính chuyển đổi đơn vị tiền Nếu khách trả dư tiền chương trình tự động tính số tiền cần trả lại cho khách Nhấn nút Pay để hoàn tất việc tốn đóng bàn Technical SmileGroup Page 13 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN *) Thanh toán Room ( Post vào Account khách ) Hình II.5.3 Cửa sổ tốn vào Account khách(vào phòng) - - Nhập số phòng vào Room Number Nhấn Enter để kiểm tra : o Nếu phòng có khách, danh sách khách hiển thị chi tiết o Phòng trống , chương trình thơng báo phòng trống o Chọn tên khách Nhấn nút Pay sau hồn tất đóng bàn Technical SmileGroup Page 14 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN *) Thanh tốn Credit Card Hình II.5.4 Cửa sổ tốn thẻ tín dụng - Chọn lọai thẻ điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu Nhấn nút Pay để hồn tất đóng bàn *)Thanh tốn City Ledger (Chuyển khoản ) Hình II.5.5.Cửa sổ tốn City Ledger - Kích vào dấu … để chọn khách hàng(danh sách nằm bên kế toán) Nhấn nút Pay để hồn tất việc tốn đóng bàn Technical SmileGroup Page 15 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN *) FOC: Thanh toán hình thức miễn phí khác : - Hình … Cửa sổ tốn hình thức Other Nhấn Pay sau hồn tất đóng bàn Technical SmileGroup Page 16 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN II.6.Xem báo cáo ( Cashier ) - Để xem báo cáo theo ca , Cashier sử dụng menu Report - Các báo cáo Cashier : ( Các báo cáo ca làm việc Cashier ) + Invoices : Báo cáo hóa đơn Invoice +Payment list : Báo cáo doanh thu tiền mặt(USD,VND),Cơng nợ,trả qua phòng + Item Sales Report : Báo cáo hàng bán Phần lại ta làm việc với chương trình Smile POS cũ,gồm tạo ,xem báo cáo,chỉnh sửa Menu ăn,giá cả.Phần dùng cho trạm bán hàng chuyên nghiệp,các quầy POS… * ) Các tính báo cáo Invoice : Xem danh sách hóa đơn Invoice xuất ca Cashier Thống kê số khách / Children bàn, ca Cashier Hiển thị chi tiết thông tin Invoice …………………………………………………… Báo cáo Item Sales Report Technical SmileGroup Page 17 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Hình Báo cáo Item Sales Report Các chức báo cáo : - Xem danh sách đồ bán ca làm việc Cashier - Ý nghĩa thông tin báo cáo : + Item Code : Mã hàng hóa + Item name : Tên hàng + Price : Giá / đơn vị hàng hóa, đồ ăn + Quantity : Số lượng hàng, bán + Amount : Thành tiền Technical SmileGroup Page 18 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Báo cáo Payment list Hình Báo cáo Finalcial Report - Xem thơng tin tài ca làm việc Cashier Technical SmileGroup Page 19 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN II.7 Xem báo cáo ( Báo Cáo Quản Trị ) - FB Manager xem Menu Report để xem báo cáo quản trị ( Xem hình .) Hình … Menu Report chứa báo cáo quản trị *) Báo cáo Invoices : - Đối với báo cáo quản trị Technical SmileGroup Page 20 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Chương III – Cấu hình chương trình III.1Quản lý người dùng: 1.Vào setup/cashier: 2.Add user: Kick vào Add: Technical SmileGroup Page 21 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Hiện bảng sau: Touch ID user để đăng nhập cho SMILE POS WIN #####Cấp quyền :###### a.Functions:Quyền thực thi,được làm khơng làm Technical SmileGroup Page 22 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN b.Report Sec:Xem báo cáo III.2 Quản lý Menu Để tạo menu ta vào: Technical SmileGroup Page 23 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Sau vào bảng sau: Menu Location1:Restaurant Muốn tạo menu vào new: Menu No: Code menu(nhỏ hon số) Menu name: Tên Menu Have Sub Menu:Tích vào tạo sub menu bên cạnh Sau đến tạo Sub menu,Kích vào menu vừa tạo,qua phía bên phải cấu hình tương tự Menu chính: Technical SmileGroup Page 24 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Tạo sup menu tương ứng ,sau vào SMILE POS để mở bàn mới,tạo sup menu Vào New để tạo Technical SmileGroup Page 25 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN -Bấm Add More để tiếp tục Sup Menu lớp hàng -Update chỉnh sửa xong -Ok hồn thành ăn Finish! Technical SmileGroup Page 26 ... nhập chương trình Smile POS Technical SmileGroup Page SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Cửa sổ Hình 2.2.1 Giao diện chương trình Smile POS Technical SmileGroup Page SMILE GIẢI PHÁP... post bàn: Post thừa : Post thừa ăn : giả sử khách khơng gọi Soup post lên cần void cách sử dụng nút Void để huỷ ăn Post thiếu : - Post thiếu ăn : Cashier cần post thêm cho khách - Technical SmileGroup... Technical SmileGroup Page 24 SMILE GIẢI PHÁP TỔNG THỂ VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Tạo sup menu tương ứng ,sau vào SMILE POS để mở bàn mới,tạo sup menu Vào New để tạo Technical SmileGroup Page 25 SMILE GIẢI