SMILE FO Config guide VN

HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH SMILE FO QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Từ main menu vào “More options” hệ thống Hotel Configuration để cấu hình QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THƠNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Đăng nhập với user có quền quản trị hệ thống Sau đăng nhập, cửa sổ cấu hình liệu hệ thống xuất hiên: I.Guest Configuration: cấu hình thong tin khách (VIP,TITLE,COMMENT…) QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG VIP: danh mục VIP level khách Vào thêm sửa xóa mức VIP Title: danh mục chức danh khách (Mr, Ms, Mrs, boy, girl , child) Comment Config : Các mẫu comment khách (Turndown, DND…) Cancel Reason: Cấu hình lý hủy booking QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG II.Statistic Configuration: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Language: thêm, sửa xóa ngơn ngữ khách Country: thêm, sửa xóa quốc tịch khách “User define”,”Booking Sources “,”Market Business”,”Market Segment”, “ Market Channel” để cấu hình thong tin Statistics booking Các mã phân tích sử dụng thêm sửa diễn giải tiêu chí cụ thể Khơng thể xóa thành phần mã phân tích VD: Booking Sources: có code “HN”: Ha Nọi Sale Office, “HCM” HCM Sale Office Chỉ sửa diễn giải HN HCM mà ko thể sửa hay xóa code “HN” Nếu muốn thêm thành phần mã phân tích chọn mã phân tích tạo chi tiết VD: tạo thành phần mã phân tích Booking Sources: chon Booking Sources, sau nhấn New F4 Nhập Code thành phần mục Booking Sources code, diễn giải mục Description QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Tạo Booking Sources Nhấn OK để lưu A Special(Special service ) : thêm sửa xóa yêu cầu đặc biệt khách QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Amount charge : số tiền charge cho dịch vụ đặc biệt Trn Code , Trn Sub Code: charge vào tranansaction code, transaction sub code Curency: loại tiền tệ cho dịch vụ Monthly Chg: sử dụng cho đơn vị Hotel , Resort Open Price: tích chọn cho phép người nhập booking phép nhập giá dịch vụ đặc biệt vào booking Breakdown From RCharge: tích chọn dịch vụ tách doanh thu từ tiền phòng (Khơng ghi thêm vào folio khách) Dùng trường hợp muốn tách doanh thu như: welcome drink tách doanh thu cho F&B Arrival Date: nều tích chọn dịch vụ post vào ngày đến khách (post chạy night audit) dung cho dịch vụ : Pick up… In House (Exc Ar & Dpt) : tích chọn post vào ngày in house khách, không bao gồm Arrival date Departure date Dùng cho dịch vụ baby cot, extra bed…… Departure Date: tích chọn post vào ngày departure date khách VD: Drop off… QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG III Room Configuration : QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Room Type : Thêm sửa xóa loại phòng Room Type: Mã loại phòng Num rooms: số lượng phòng, nhập xác để tính tốn số lượng phòng trống Availability Description: tên loại phòng Room charge transaction code Override: dung trường hợp muốn ghi tiền phòng cho loại phòng vào Transaction Code khác 400 Khi Trn Code nhập Transaction code, Trn Sub Code nhập sub code QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THƠNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 10 Phía bên trái transactioncode , chon transaction code khung bên phải thể Transaction sub code thuộc Transaction code Nhấn New bên trái để tạo transaction code, New bên phải để tạo Transaction Sub Code QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 25 Tạo Transaction Code: Trn Code: mã dịch vụ Have Subcode: tích chọn có SUB CODE Các Transaction doanh thu bắt buộc phải có Sub Code, Transaction khoản thu, tốn thi khơng bắt buộc Description: Diễn giải, tên dịch vụ(giao dịch) Tích chọn hết Option Valid on …… Nhấn OK để vào chi tiết Trn Group: Nhóm giao dịch: Doanh thu, Thanh toán, 3.Khoản điều chuyển Trn Type: Loại giao dịch: Nếu TrnGroup Doanh Thu TrnType loại doanh thu: Phòng, Ăn, uống, hay doanh thu khác Nếu TrnGroup Thanh Tốn TrnType loại hình toán: Tiền mặt, thẻ chuyển khoản Service Charge : phí dịch vụ : 5%, 10%, …… Special TaxCode: thuế tiêu thụ đặc biệt giao dịch: 10%,20%,30% TaxCode : thuế VAT dịch vụ: 0%, 5%, 10% Revenue Account: tài khoản doanh thu xem SMILE BO QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 26 Service Charge Account: tài khoản phí dịch vụ SMILE BO Tax Account: tài khoản thuế SMILE BO Tích chọn tồn Option : Valid On Valid In Currency : tích chọn giao dịch sử dụng loại tiền tệ khác tiền sở chọn loại tiền tệ bền phải Payment: định nghĩa loại hình tốn Tạo hinh thức tốn Hình thức toán gắn với giao dịch cụ thể QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 27 Payment Code: mã toán Description : Tên hình thức tốn TrnCode: mã giao dịch TrnSubCode: mã tiểu khoản giao dịch Currency: mã tiền tệ VI TA CLASS: nhóm cơng ty du lịch, lữ hành Thêm sửa xóa nhóm cơng ty du lịch lữ hành VII Minibar Config: định nghĩa danh mục mặt hang Minibar Laudry cho phận Housekeeping Config Unit: thêm sửa xóa đơn vị tính mặt hang Config Group: thêm sửa xóa nhóm mặt hang( nhóm Minibar, nhóm Laundry…) QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 28 Group Code: mã nhóm Group Name: tên nhóm TrnCode, TrnSubCode : nhóm hang post vào code dịch vụ nào, subcode Price Net: tích chọn giá mặt hang Net, không chọn ++ Config Item: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 29 Sửa mặt hàng: chọn mặt hang cần sửa sau sửa thong tin trường phía sau nhấn Save để lưu Tạo mới: Nhấn Add New nhập trường thong tin nhấn Save VIII Nhập budget: Từ “Main Menu” vào “More option” “Budget” : QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 30 Giao diện nhập Budget Nhập năm, sau nhấn New để tạo dòng Tại dòng mới, cột Account nhâp tài khoán muốn đưa Budget vào Các cột số cụ thể theo Budget tháng Danh mục tài khoản : GS110: Số lượng khách House Use GS130: Số lượng khách RM010: Tổng số lượng phòng RM110: Tổng số lượng phòng House Use RM130: Tổng số lượng phòng có khách Các tài khoản khác TransactionCode lễ tân với quy tắc ký tự đầu TransactionCode, ký tự TransactionSubCode VD: nhập budget cho doanh thu phòng nhập Account : 40001 Để nhập năm Export năm trước excel sau nhập excel copy paste cột liệu từ Excel Sau nhập xong tồn nhấn Update IX Tạo phân quyền người dung: Từ MAIN MENU vào MORE OPTION, tiếp chọn SECURITY Đăng nhập với user có quyền quản trị QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 31 New: tạo người sử dụng QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 32 Clerk ID: nhập tên viết tắt người dung, tối đa ký tự Sercurity level: Dành cho admin 1.Cho trưởng phận 3.Cho nhân viên bình thường Clerk Name: nhập tên đầy đủ người dung Initial Pass: password khởi tạo người dung Retype pass : nhập lại password khởi tạo để xác nhận Account disable: tích chọn muốn khóa user User must change password next logon : tích chọn để người dung đổi password đăng nhập lần Copy From: tích chọn để copy quyền người dung khác cho người dung tạo Nhấn OK để ghi nhận Vào phần Functions để phân quyền thêm chức cho user vừa tạo Phân quyền người sử dụng theo danh mục sau: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 33 Reservation RAsignGuestInfo RateOveride RBlockingInquiry RCancelReservation RChangeRate RChangeReservation RCopyReservation RDisplayGuestHistory RFutureAvailability RHistoryReservation RInquiry RNewReservation ROverBookAll ROverBookType RPostTransaction RReports RRoomStatus RTAReservation RTransactionAudit Cho phép nhập thông tin khách Cho phép sử dụng giá thỏa thuận Cho phép vào chức xem thơng tin phòng Cho phép vào chức hủy booking Cho phép thay đổi giá đặt phòng Cho phép thay đổi thơng tin đặt phòng Cho phép copy đặt phòng Cho phép vào mục xem hồ sơ khách Cho phép xem availability Cho phép xem thông tin khác Cho phép tạo đặt phòng Cho phép nhập booking qua số phòng có khách sạn Cho phép nhập booking số phòng loại phòng Cho phép truy cập mục ghi doanh thu Cho phép vào mục báo cáo Cho phép xem tình trạng phòng FrontDesk BlockRoomNumber FDBlockingInquiry FDCancelCheckIn FDChangeViewFolio FDCheckIn FDCheckInNonVCI FDCopyKeyCard FDCurrencyConversion FDCurrentStatus FDDisplayGuestHistory FDEditFlag FDFutureAvailability FDGroupCheckIn FDHousekeepingMessage FDInquiry FDPrivateOwned FDReports FDRoomStatus Cho phép khóa số phòng với booking Cho phép vào chức xem thơng tin phòng Cho phép thực thao tác hủy check in Cho phép thay đổi thông tin đặt phòng Cho phép check in Cho phép check in trang thái phòng chưa phải VCI Cho phép copy khóa phòng Cho phép thay đổi tỷ giá định nghĩa tiền tệ Cho phép xem thông tin khách sạn thời điểm Cho phép vào mục xem hồ sơ khách Cho phép thay đổi thông tin FLAG Cho phép xem availability Cho phép check in đoàn Cho phép sử dụng chức nhắn tin cho HSKP Cho phép xem thông tin khác Không sử dụng Cho phép vào mục báo cáo Cho phép xem tình trạng phòng QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THƠNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 34 FDSecurityRpts Cho phép vào mục báo cáo phân quyền CHAdvRmChg CHCancelBill CHCancelCheckOut CHCashierDropReport CHCheckOut CHCurrencyConversion CHDailyRevenue CHEditBill Cho phép post Advance room charge Cho phép hủy bill in Cho phép hủy check out Không sử dụng Cho phép check out Cho phép thay đổi tỷ giá định nghĩa tiền tệ Không sử dụng Cho phép điều chỉnh bill Cho phép điều chỉnh giao dịch phòng check out Cho phép sửa giao dịc Cho phép điều chỉnh thông tin phiếu đổi tiền Cho phép in lại phiếu đổi tiền Không sử dụng Khơng sử dụng Cho phép check out đồn Cho phép vòa mục Group Transaction Cho phép xem thông tin khác Cho phép di chuyển giao dịch in Office Bill Cho phép chuyển giao dịch Cho phép chuyển giao dịch thuộc phòng check out Cho phép post giao dich công nợ Cho phép sử dụng mục PostToGuestDumy Cho phép vào mục post transaction Cashier CHEditGuestCheckOuted CHEditTransactions CHExchgLogEdit CHExchgRePrint CHExpressCheckOut CHFastPosting CHGroupCheckOut CHGroupTransactions CHInquiry CHMovePrinted CHMoveTrn CHMoveTrnCO CHPostARTransaction CHPostToGuestDumy CHPostTransaction CHPrintChangeExRate CHPrintFolio CHRebateTrn CHReports CHRePrintBill CHSetBillInfo CHSplitTrn CHTransactionAudit CHUnPrtintedBill CHViewTransaction Cho phép in hóa đơn Cho phép sử dụng chức rebate Cho phép xem mục report Cho phép in lại hóa đơn Cho phép nhập thơng tin hóa đơn Cho phép tách giao dịch Cho phép dđiều chỉnh giao dịch Cho phép xem mục View Transaction Groups GBlockingInquiry GCancelGroupMaster GCancelReservation Cho phép hủy đặt phòng QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THƠNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 35 GChangeAllFolios GChangeGroupMaster GChangeReservation GCopyReservation GEnterRoomingList GGroupRoomBlocking GGroupTransactions GInquiry GNewGroupMaster GNewReservation GReports Cho phép vào mục change all folios Cho phép thay đổi group HKCurrentStatus HKHousekeepingMessage HKInquiry HKItemLostAndFound HKOutOfOrder HKReports HKRoomDiscrepancies HKRoomStatus Cho phép xem hotel status Cho phép xem mục HousekeepingMessage Cho phép xem thông tin khác Cho phép nhập lost & found Cho phép tạo,chỉnh sửa out of order Cho phép xem báo cáo Cho phép xem mục sai lệch thông tin phòng Cho phép thay đổi tình trạng phòng ARBatchPaymentApply ARChange ARDeleteMaster ARNew ARPostPayment ARPostTransaction ARReports ARTransactionAudit ARTransferMenu ARCityLedgerEdit ARCityLedgerTransfer ARPostPaymentToAcc ARPostRevenueToAcc Không sử dụng Không sử dụng Không sử dụng Không sử dụng Không sử dụng Không sử dụng Không sử dụng Không sử dụng Không sử dụng Không sử dụng Không sử dụng Không sử dụng Không sử dụng GHChange GHDelete GHDisplay GHDuplicate Cho phép thay đổi profile Cho phép xóa profile Cho phép xem profile Cho phép nhân profile Cho phép vào mục Ênter Roominglist Cho phép vào chức xem thơng tin phòng Cho phép vòa mục Group Transaction Cho phép xem thông tin khác Cho phép tạo đoàn Cho phép vào mục báo cáo Housekeeper AccountReceivable GuestHistory QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 36 GHInquiry GHMerge GHNew GHVisitInformation Cho phép xem thông tin khác Cho phép gộp profile Cho phép tạo profile Không sử dụng TAAddCommission TAChange TACheckMenu TADelete TADuplicate TANew TAReports TAView Không sử dụng Cho phép thay đổi thông tin công ty Không sử dụng Cho phép xóa travelagent Khơng sử dụng Cho phép tạo travel agent Cho phép vào mục xem báo cáo Cho phép xem thông tin travel agent Cho phép vào chức Telephone Operator Cho phép vào chức báo cáo Cho phép vào chức MoreOptions Cho phép backup database Cho phép tự thay đổi password Cho phép vào chức cấu hình hệ thống Cho phép xem room map Cho phép chạy Night Audit Cho phép thiết lập in hóa đơn Cho phép thiết lập báo cáo Cho phép vào chức phân quyền Cho phép điều chỉnh thông tin thống kê TravelAgency Telephone Reports MoreOptions MOBackupDatabase MOChangePassword MOHotelConfig MOHotelMap MONightAudit MOPrinterPara MOReportConfig MOSecurity MOStatisticAdjust Concierge CGEdit Cho phép sủa thông tin Concierge Cho phép chạy Night Audit MO_EditNotesBook MOCruiseSync MOPackageConfig MORoomMapView MORoomPlan MOViewGuestOnly Cho phép sửa Notesbook Khơng sử dụng Cho phép thiết lập, cấu hình package Cho phép xem room map Cho phép xem room plan Chỉ cho phép xem thông tin khách NANightAudit More Function QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 37 Set password: đặt lại password người dung Report Sercurity: Phân quyền xem báo cáo QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 38 Cho phép xem báo cáo thi tích chọn báo cáo Muốn cho xem tất báo cáo: nhân Grant All Nếu muốn cho xem tất báo cáo nhóm, phận: chọn nhóm báo cáo nhân Select All In List QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 39 ... Account: tài khoản doanh thu xem SMILE BO QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG 26 Service Charge Account: tài khoản phí dịch vụ SMILE BO Tax Account: tài khoản thuế SMILE BO Tích chọn tồn Option... cơng ty du lịch lữ hành VII Minibar Config: định nghĩa danh mục mặt hang Minibar Laudry cho phận Housekeeping Config Unit: thêm sửa xóa đơn vị tính mặt hang Config Group: thêm sửa xóa nhóm mặt... Hotel Configuration để cấu hình QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THƠNG SỐ CỦA HỆ THỐNG Đăng nhập với user có quền quản trị hệ thống Sau đăng nhập, cửa sổ cấu hình liệu hệ thống xuất hiên: I.Guest Configuration: