tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trử

PHẦN MỞ ĐẦU I Lý chọn đề tài Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII Đảng chủ trương đổi đất nước bước xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN Nhà nước điều hành quản lý xã hội pháp luật cơng tác cải cách hành chính, giảm thiểu thủ tục hành hố gọn nhẹ, hiệu động lực, điều kiện để thúc đẩy kinh tế xã hội phát triển việc đổi nâng cao chất lượng công tác quản lý, điều hành quan vấn đề tiên Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động gắn liền với công tác đạo điều hành công việc, trực tiếp quản lý thông tin đầu vào thông tin đầu quan, tổ chức Cùng với phát triển xã hội đại, xã hội đòi hỏi thơng tin phải cung cấp, xử lý truyền đạt cách nhanh chóng, xác nhằm phục vụ tốt cho trình hoạt động quan, tổ chức Do đó, hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phụ thuộc vào cơng tác văn văn thư, lưu trữ có làm tốt hay khơng Chính vậy, quan, tổ chức đặc biệt quan hành Nhà nước ngày khơng ngừng quan tâm, củng cố hồn thiện công tác văn thư, lưu trữ theo hướng đại hoá UBND xã Húc thuộc huyện Hướng Hoá tỉnh Quảng Trị quan quản lý hành Nhà nước, chấp hành chủ trương sách pháp luật Đảng, Nhà nước đồng thời điều hành quản lý xã hội hệ thống sách pháp luật Vì vậy, để nâng cao hiệu nhiệm vụ quản lý điều hành mình, UBND xã Húc phải bước hồn thiện cơng tác tổ chức phương thức hoạt động phận văn phòng Cơng tác văn thư, lưu trữ thuộc văn phòng UBND xã giữ vai trò quan trọng việc quản lý ban hành văn UBND xã Nắm tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ, văn phòng UBND xã Húc khơng ngừng hồn thiện, để nâng cao chất lượng cơng tác hoạt động điều hành quản lý văn phòng uỷ ban, nhằm thực tốt chức tham mưu tư vấn cho lãnh đạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước địa bàn xã Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn sau tiếp cận thực tế công tác văn thư, lưu trữ văn phòng UBND xã A Dơi, lựa chọn đề tài “Tầm quan trọng Cơng tác văn thư, lưu trữ Hành chính” cho thu hoạch Cơng tác văn thư, lưu trữ vấn đề trọng tâm đề cập tới viết nhằm phần đáp ứng u cầu tình hình thực tế Mục đích nghiên cứu đề làm rõ: sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ Nêu rõ nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ để từ đối chiếu vào thực tế công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước giải pháp để hoàn thiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ địa phương Qua tài liệu, số liệu tham khảo đưa thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng nói chung trạng cơng tác văn thư, lưu trữ văn phòng UBND xã Húc nói riêng II Phương pháp nghiên cứu Trên sở khảo sát hoạt động trạng công tác văn thư, lưu trữ văn phòng UBND xã A Dơi, từ vận dụng kiến thức khoa học chuyên ngành để phân tích, đánh giá đưa số kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ văn phòng UBND xã A Dơi Để nghiên cứu thực tốt chuyên đề sử dụng số phương pháp: - Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận thực tiễn để đánh giá hoạt động địa phương - Phương pháp vật biện chứng vật lịch sử - Dựa vào tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút giải pháp mang tính khả thi III Kết cấu đề tài Ngồi phần mở đầu kết luận, tiểu luận nghiên cứu kết cấu theo chương sau: Chương I: Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ Chương II: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ địa phương Chương III: Nguyên nhân số kinh nghiệm Chương IV: Giải pháp Chương V: Kiến nghị đề xuất Do thời gian nghiên cứu có hạn, nên tiểu luận dừng lại việc nghiên cứu tổng quan, đưa thực trạng từ đưa đánh giá, số ý kiến đề xuất nhằm đẩy mạnh cơng tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ văn phòng UBND xã Húc PHẦN NỘI DUNG Chương I: Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống công tác công văn giấy tờ Ngày công tác văn thư hiểu hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý điều hành công việc quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung Mọi cán bộ, cơng chức, viên chức quan, tổ chức hoạt động có liên quan đến công văn, giấy tờ thực nghiệp vụ văn thư Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, tổ chức Hiệu hoạt động công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động quản lý quan tổ chức Vậy, cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức thực thi cơng việc có liên quan đến giấy tờ thực nghiệp vụ công tác văn thư Tại quan, tổ chức lập phận văn thư chuyên trách Bộ phận văn thư gọi văn thư quan Văn thư quan phận thực công tác đăng ký văn tác nghiệp số việc nội dung công tác văn thư như: Soạn thảo ban hành văn bản; quản lý giải văn đến; quản lý giải văn đi; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ hành nộp tài liệu vào lưu trữ quan Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động xã hội bao gồm vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan đến trình hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo đảm an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan nhu cầu xã hội sử dụng tài liệu lưu trữ, sử dụng thông tin khứ phục vụ hoạt động thực tiễn người Công tác lưu trữ mặt hoạt động quan trọng quan, tổ chức Các quan, tổ chức phải tổ chức công tác lưu trữ thực quản lý công tác lưu trữ, theo điều 27 pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 quy định là: Thứ nhất: Biên soạn văn quản lý công tác lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Thứ hai: Lập kế hoạch, phương hướng công tác lưu trữ Thứ ba: Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn quy định nhà nước công tác lưu trữ đơn vị trực thuộc Thứ tư: Dự trù kinh phí cho hoạt động quan lưu trữ Thứ năm: Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán lưu trữ Thứ sáu: Tổ chức nghiên cứu khoa học nghiệp vụ hợp tác quốc tế lĩnh vực lưu trữ Thứ bảy: Thực chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ Thứ tám: Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ Chương II: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ địa phương xã A Dơi, huyện Hướng Hóa, tỉnh Quảng Trị I Đặc điểm tình hình Húc xã miền núi huyện Hướng Hóa Có trục đường quốc lộ đường Hồ Chí Minh qua địa bàn xã với chiều dài khoảng km, có tuyến đường liên thôn thuận lợi việc giao thông lại phát triển kinh tế xã hội, xã có vị trí chiến lược quan trọng chiến lược phát triển kinh tế xã hội củng cố quốc phòng an ninh huyện tỉnh Trong năm qua với tiến trình phát triển đất nước Dưới lãnh đạo cấp uỷ Đảng, điều hành quyền phát huy tốt phong trào thi đua quần chúng nhân dân, địa phương phát huy tốt tiềm lợi đẩy nhanh kinh tế xã hội phát triền, giữ vững quốc phòng an ninh Nền kinh tế phát triển khá, thành tựu công đổi tạo lực Tuy nhiên tác động mặt trái xã hội làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến tình hình địa phương, phận thiếu niên vi phạm đạo đức, vi phạm pháp luật Tình hình hàng hố buôn lậu qua địa bàn ngày phức tạp, gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến tình hình địa bàn Các tổ chức tôn giáo hoạt động theo khuôn khổ pháp luật, không vi phạm pháp lệnh tôn giáo II Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ văn phòng UBND xã A Dơi, huyện Hướng Hóa, tỉnh Quảng Trị Thuận lợi: Lãnh đạo địa phương quan tâm, đạo công tác Đặc biệt sau Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Nghị định số 111/2004/NĐ-CP công tác văn thư, lưu trữ ban hành có hiệu lực thực hiện, UBND xã quan tâm tổ chức triển khai, thực hiện, bước củng cố kiện toàn tổ chức máy tập huấn nâng cao trình độ cho đội ngũ cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ Khó khăn: Đầu tiên phải kể đến khó khăn phía đội ngũ cán bộ: Cán làm cơng tác văn thư hợp đồng mùa vụ, cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ Mặt khác, trình độ chun mơn, nghiệp vụ cán làm công tác văn thư, lưu trữ địa phương chưa theo kịp yêu cầu cơng việc đề Tình trạng cán bộ, cơng chức chưa lập sổ, giá để quản lý lưu trữ hồ sơ, văn theo quy định gây khó khăn việc lục, đồng thời nguyên nhân dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều, gây tốn kém, lãng phí cơng tác chỉnh lý sau Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý lưu trữ hồ sơ chưa có, ảnh hưởng đến công việc, không theo kịp với xu thê phát triển chung Những khó khăn đòi hỏi đồng thuận chia xẻ địa phương quan quản lý nhà nước cấp công tác văn thư, lưu trữ Thiết nghĩ địa phương cần tận dụng tối đa nguồn lực, đầu tư nữa, công tác văn thư, lưu trữ phát huy vị trí vai trò vốn có Công tác quản lý văn thư xã A Dơi, huyện Hướng Hóa, tỉnh Quảng Trị Cơng tác văn thư hoạt động quản lý hoạt động quan trọng quan Các quan dù lớn hay nhỏ muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ phải tổ chức quản lý thực tốt công tác văn thư Quản lý tốt công tác văn thư cần bảo đảm u cầu là: nhanh chóng, xác, bí mật Nhìn chung cơng tác văn thư UBND xã Húc tổ chức thực nghiêm túc, chặt chẽ, thống 3.1 Lãnh đạo UBND xã Chịu trách nhiệm quản lý chung công tác văn thư văn phòng UBND xã chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cấp Giải kịp thời văn đến, ngồi uỷ nhiệm cho cán văn phòng giải tốt số loại văn bản, giấy tờ 3.2 Nhân viên văn thư: Chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư theo đạo trực tiếp chủ tịch cán văn phòng UBND xã Vào sổ tất văn đi, văn đến thuận tiện cho việc tra tìm cần thiết Các văn kể từ lúc có chữ ký người có thẩm quyền gửi ngày ký Cán bộ, công chức UBND xã phối hợp chặt chẽ với nhân viên văn thư tổ chức quản lý tốt công tác văn thư xã Công tác soạn thảo ban hành văn bản: Công tác soạn thảo văn khâu nghiệp vụ quan trọng hoạt động nghiệp vụ văn thư Văn UBND xã ban hành trước gửi thực theo quy trình, quy định cấp trên, từ dự thảo đến trình ký ban hành văn 4.1 Các loại văn ban hành: UBND xã thường ban hành số văn thuộc thẩm quyền quản lý như: Quyết định, thông báo, báo cáo, thị, tờ trình… Ngồi loại văn để thực chức nhiệm vụ UBND xã ban hành loại văn khác như: Giấy mời, giấy giới thiệu, biên bản, chương trình, hướng dẫn, đề án 4.2 Số lượng văn ban hành hàng năm UBND xã UBND xã ban hành tiếp nhận văn qua năm 2014, 2015, 2016 với số lượng cụ thể sau: TT Văn cấp Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Tổng cộng Số VB Số tờ Số VB Số tờ Số VB Số tờ Số VB Số tờ Văn cấp TW 37 253 42 310 50 376 129 939 Văn cấp tỉnh 54 152 61 328 75 431 190 911 Văn cấp huyện 76 195 83 341 94 423 253 959 Văn ban hành Cộng 131 298 369 969 153 474 176 540 460 1383 339 1453 395 1770 1032 4192 4.3 Quy trình ban hành văn bản: Tất văn UBND xã thống quản lý từ khâu soạn thảo, đánh máy, trình duyệt ban hành văn 4.3.1 Thảo văn bản: Các ban, ngành, đồn thể có chức nhiệm vụ riêng văn ban, ngành, đồn thể cán cơng chức ban, ngành soạn thảo thống theo thể thức văn 4.3.2 Trình duyệt văn bản: Bản thảo sau soạn thảo xong chuyển đến phận văn phòng kiểm tra lại thể thức văn sau trình chủ tịch phó chủ tịch UBND phê duyệt 4.3.3 Ký ban hành văn bản: Sau hoàn thiện văn thể thức nội dung, văn trình cho người có thẩm quyền ký trước đóng dấu ban hành văn để bảo đảm tính pháp lý văn Văn sau lãnh đạo UBND ký thức chuyển đến nhân viên văn thư để vào sổ đăng ký công văn đi, ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm, đóng dấu giữ lưu chuyển cho phận liên quan 4.4 Thể thức văn bản: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, nhằm bảo đảm cho văn có hiệu lực pháp lý sử dụng thuận lợi trình hoạt động UBND xã Nếu thiếu yếu tố văn không hợp lệ Đối với loại văn UBND xã ban hành so với hướng dẫn quy định thông tư 55/2005/TTLB-BNV-VPCP có số điểm sau: 4.4.1 Về tiêu ngữ: Trong loại văn UBND xã trình bày thể thức kỹ thuật theo quy định 4.4.2 Tên quan tổ chức ban hành văn bản: Bao gồm tên quan tổ chức ban hành văn tên quan chủ quản cấp trực tiếp 4.4.3 Số ký hiệu văn bản: Số văn số thứ tự văn số 01 theo loại văn với năm ban hành văn đó, việc đánh số bảo đảm cho việc tra tìm văn thuận lợi, nắm số lượng văn bản, theo dõi việc đăng ký phân loại văn mà UBND xã ban hành thời kỳ cụ thể Số ký hiệu văn bao gồm chữ viết tắt văn chữ viết tắt quan ban hành văn (UBND xã, Phường, xã) 4.4.4 Ngày tháng năm trích yếu nội dung văn bản: Trong văn trình bày thể thức kỹ thuật, ngày tháng năm, văn ngang hàng với số ký hiệu văn nằm tiêu ngữ Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phải khái quát nội dung chủ yếu văn Công tác tổ chức quản lý giải văn bản: 5.1 Công tác tổ chức quản lý giải văn đến: Công tác tổ chức quản lý giải văn đến nội dung quan trọng công tác văn thư bao gồm: Tiếp nhận văn đến, kiểm tra văn đến, phân loại văn đến, bóc bì văn bản, đóng dấu đến, mở sổ đăng ký cơng văn đến 5.1.1 Tiếp nhận văn đến: Tất văn đến UBND xã chuyển tới phận văn thư bao gồm loại văn khác như: Công văn, định, đơn thư… 5.1.2 Kiểm tra văn bản: Sau tiếp nhận văn xong, nhân viên văn thư tiến hành kiểm tra văn địa số lượng ghi bì văn bản, kiểm tra phong bì để phát dấu bất thường để từ lập biên người đưa văn đến 5.1.3 Phân loại văn bản: Văn qua khâu kiểm tra, nhân viên văn thư thực việc phân loại văn Văn phải đăng ký bao gồm tất văn gửi cho lãnh đạo UBND xã 5.1.4 Bóc bì văn bản: Khi bóc bì văn đến cần cẩn thận không làm rách, chữ tài liệu bên trong, địa nơi gửi, dấu bưu điện… để tiện kiểm tra đối chiếu Khi phát văn trả lại cho quan gửi văn Đối với trường hợp văn có ngày tháng năm ghi văn ngày nhận văn cách xa hay thư khiếu nại tố cáo phải giữ lại phong bì, trường hợp văn gửi kèm với phiếu gửi nhận đủ văn phải ký xác nhận đóng dấu gửi trả lại cho quan gửi văn 5.1.5 Đóng dấu đến: Đây nội dung công tác quản lý giải văn đến, UBND xã Húc nhân viên văn thư thực tốt công tác 5.1.6 Đăng ký văn đến: Mục đích cơng việc nhằm quản lý chặt chẻ tra tìm văn nhanh chóng Nhân viên văn thư đăng ký đầy đủ thông tin cần thiết như: Số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tên loại văn Sổ dùng để đăng ký văn đến với mẫu sổ quy định hành 5.1.7 Trình xin ý kiến lãnh đạo: Sau văn đăng ký xong nhân viên văn thư chuyển cho cán văn phòng để cán văn phòng trình lên lãnh đạo UBND xã xem xét giải 5.1.8 Chuyển giao văn đến: Khi có ý kiến lãnh đạo UBND, cán văn phòng có trách nhiệm chuyển giao văn đến nhân viên văn thư để nhân viên văn thư giao văn đến tay người nhận giải cách kịp thời, nhanh chóng 5.2 Cơng tác tổ chức quản lý giải văn đi: Văn toàn văn quan ban hành theo thẩm quyền gửi đến quan cá nhân hữu quan liên quan Quá trình tổ chức quản lý giải 10 văn khâu nghiệp vụ quan trọng công tác văn thư nhằm thực chức nhiệm vụ quan, đăc biệt công tác soạn thảo văn Quá trình tổ chức quản lý giải văn UBND xã gồm bước sau: 5.2.1 Đánh máy (in) văn bản: Tại UBND xã Húc cán bộ, công chức phận soạn thảo văn theo chức năng, nhiệm vụ giao chuyển đến văn thư đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi 5.2.2 Kiểm tra hoàn thiện văn bản: Sau đánh máy văn bản, nhân viên văn thư rà roát lại thể thức nội dung văn chuyển cán văn phòng để cán văn phòng trình lãnh đạo duyệt, ký ban hành văn 5.2.3 Trình ký văn bản: Tại UBND xã thường tiến hành chuyển thảo văn cho lãnh đạo xem xét Thực tế UBND xã có quy định cụ thể việc ký văn bản, nhân viên văn thư vào quy định để chuẩn bị văn xác Trước trình lãnh đạo ký văn phải kiểm tra nội dung hình thức lần cuối 5.2.4 Đăng ký văn đi: Trước vào sổ đăng ký công văn đi, nhân viên văn thư phải kiểm tra lại văn lần cuối ghi số ký hiệu ngày tháng năm đầy đủ xác lên văn Các văn UBND ban hành tập trung phận văn thư lấy số theo hệ thống số chung UBND, số văn tính theo số thứ tự từ số văn ban hành ngày năm đến số cuối ngày cuối năm sau vào sổ đăng ký cơng văn 5.2.5 Đóng dấu: Thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP phủ, ban hành ngày 24 tháng năm 2001 bảo quản sử dụng dấu Việc đóng dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn bản, dấu phải đóng rõ ràng, 11 mực dấu, đóng trùm lên phần ba phía bên trái chử ký Trường hợp đóng dấu mờ, dấu ngược phải huỷ văn làm lại văn khác Chỉ nhân viên văn thư có quyền đóng dấu, việc uỷ quyền cho người khác phải thực văn Vấn đề thực nghiêm túc cẩn thận 5.2.6 Chuyển giao văn đi: Tất văn chuyển giao có đầy đủ chữ ký lãnh đạo UBND xã dấu Các văn khẩn, hoả tốc gửi trước văn mật phải kèm theo phiếu gửi 5.2.7 Bảo quản lưu văn đi: Văn trước chuyển lưu lại gốc phận văn thư, phận soạn thảo Nhân viên văn thư có trách nhiệm lưu văn cách có khoa học để tiện tra cứu cần thiết đưa vào lưu trữ Công tác lưu trữ: Các văn giấy tờ ngành ngành tự bảo quản, lưu trữ Riêng phận văn phòng UBND lưu trữ chung tồn hồ sơ tài liệu ban, ngành, đoàn thể qua 01 năm sử dụng 6.1 Công tác thu thập tài liệu: Năm 2015: Năm 2016: Năm 2017: Tài liệu cấp trung ương: 03 cặp Tài liệu cấp tỉnh: 04 cặp Tài liệu cấp huyện: 07 cặp Tài liệu cấp trung ương: 04 cặp Tài liệu cấp tỉnh: 06 cặp Tài liệu cấp huyện: 09 cặp Tài liệu cấp trung ương: 05 cặp Tài liệu cấp tỉnh: 06 cặp Tài liệu cấp huyện: 12 cặp 6.2 Công tác bảo quản tài liệu: 12 Xây dựng thực chế độ quy định bảo quản tài liệu, áp dụng kinh nghiệm truyền thống để hạn chế mức tối đa quy trình thối hố tự nhiên tài liệu nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu 6.3 Công tác chỉnh lý: Tài liệu thu thập xong chỉnh lý phân loại xếp lập mục lục hồ sơ, trình chỉnh lý loại tài liệu sau: - Tài liệu hết giá trị - Tài liệu khơng có giá trị lưu trữ - Biểu mẫu chưa dùng - Bản dự thảo 6.4 Công tác xác định giá trị tài liệu: Hiện UBND xã chưa thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu, việc xác định giá trị tài liệu thường kết hợp khâu quản lý theo quy định Ưu, khuyết điểm: 7.1 Ưu điểm: Được quan tâm thường xuyên lãnh đạo UBND xã cán văn phòng; nhân viên văn thư ln tích cực học hỏi, nhằm nâng cao lực trình độ chun mơn nên công tác văn thư, lưu trữ thực cách chặt chẽ nghiêm túc Công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Húc tiến hành nhanh chống, hiệu quả, kịp thời, việc giải tiếp nhận đăng ký công văn đi, công văn đến thực quy trình Đồng thời việc bảo quản sử dụng dấu tổ chức thực theo tinh thần Nghị định số 58/2001/NĐCP 7.2 Khuyết điểm: Quy trình soạn thảo văn bắt buộc phải có trình độ chun mơn mà nhân viên văn thư cán ban ngành chưa đào tạo chun mơn nghiệp vụ nên q trình soạn thảo chưa với hướng dẫn thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 Một số cán ban ngành tham gia tập huấn, hội nghị, trực báo huyện nhận công văn 13 không chuyển đến nhân viên văn thư để đăng ký cơng văn đến gây khơng khó khăn cho công tác văn thư, lưu trữ Một số văn UBND xã ban hành chưa so với quy định chung như: số, ký hiệu công văn Việc bảo quản sử dụng dấu thực nghiêm túc, UBND xã chưa có giá treo dấu ảnh hưởng khơng nhỏ đến chất lượng dấu Chương III: Nguyên nhân số kinh nghiệm Nguyên nhân: Thực quy định Nhà nước, thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Húc quan tâm nên tổ chức thực dần vào nề nếp đạt số kết định Cơng tác văn thư có tiến bộ, việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo quy trình, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày; cơng tác quản lý văn đến có chặt chẽ hơn, mở hồ sơ cơng việc; công tác lưu trữ địa phương quan tâm từ khâu thu thập, xử lý, bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu công tác phần nhu cầu xã hội Tuy nhiên công tác văn thư, lưu trữ nhiều bất cập; nhận thức chung lãnh đạo địa phương vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ không đồng Việc chấp hành quy định công tác văn thư, lưu trữ chưa nghiêm, công tác soạn thảo ban hành văn sai sót hình thức kỹ thuật trình bày Quản lý văn đến nhiều lúc lỏng lẻo, việc xây dựng danh mục hồ sơ công việc mở hồ sơ cơng việc chưa tốt Cơng tác lưu trữ yếu hầu hết khâu, sở vật chất phục vụ việc lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ yếu Cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ địa phương yếu trình độ chun mơn thường khơng ổn định Một số kinh nghiệm: Một là: Tiếp tục đạo công tác văn thư, lưu trữ thời gian tới đạt kết quả; phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ Hai là: Tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền cho cán nhân dân công tác lưu trữ Ba là: Nắm thực đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ; quy định trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức việc lập hồ sơ công việc xem tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm, việc cải tiến lề lối làm việc; Bốn là: Bố trí cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chun mơn nghiệp vụ Từ việc bố trí cán văn thư, lưu trữ phải có trình độ từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên Năm là: Lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống thực kế hoạch nộp lưu tài liệu chỉnh lý vào lưu trữ quan quy định, xây dựng kho lưu trữ để bảo quản lâu dài tài liệu Sáu là: Đối với Chủ tịch UBND xã, cần tập trung đạo, thực hiện: - Chỉ đạo ban ngành bố trí cán có chun mơn, có lực làm cơng tác văn thư, lưu trữ Cử tham gia tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán này; 14 - Phải nộp lưu tài liệu có giá trị lịch sử vào kho lưu trữ huyện; trình cấp có thẩm quyền đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng UBND xã, trước mắt bố trí văn phòng UBND xã phòng lưu trữ chuyên dụng văn phòng UBND xã quản lý Thực tốt nội dung nêu góp phần đưa cơng tác văn thư, lưu trữ xã phát triển lên tầm cao Chương IV: Giải pháp Thứ nhất: Tăng cường nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ quan hành nhà nước cho tất cán bộ, công chức - Đối với lãnh đạo UBND: Cần phải nghiên cứu quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ nắm vững pháp chế Quan tâm nhiều công tác lãnh đạo, đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ - Đối với cán bộ, công chức: Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ phải cần phối hợp, hiệp đồng chặt chẽ với cán bộ, công chức phận để thực tốt công tác lưu trữ hồ sơ văn liên quan theo lĩnh vực - Đối với phận văn phòng, văn thư: Thành thạo chuyên môn nghiệp vụ Thứ hai: Cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, thành thạo việc tác nghiệp sử dụng hệ thống công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư, lưu trữ Hàng năm cử cán tham gia tập huấn nhằm cập nhật kiến thức cho đội ngũ làm cơng tác Thứ ba: Có chế tài thích đáng việc đánh giá cơng việc hàng năm biện pháp là: Tăng cường kiểm tra, tra cơng tác văn thư, lưu trữ để có kế hoạch bồi dưỡng kịp thời đội ngũ cán văn thư yếu Thứ tư: Có sách đãi ngộ thích đáng để người tuyển dụng làm cơng tác văn thư, lưu trữ tích cực cơng việc Thứ năm: Cơ sở, vật chất: Xây dựng điều kiện sở vật chất như: tủ, phòng, kho lưu trữ Đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn thư, lưu trữ Thứ sáu: Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ - Thống tin học hóa quy trình hoạt động tác nghiệp, hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thơng tin, giải cơng việc địa phương để nâng cao chất lượng hiệu công tác điều hành lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp cán bộ, công chức - Xây dựng hệ thống kho văn điện tử, cung cấp thông tin văn phục vụ yêu cầu lãnh đạo, cán quản lý, cán chun mơn cách thuận tiện, xác, đầy đủ kịp thời - Quản lý toàn văn quan bao gồm văn đến, văn đi, văn nội bộ, văn dự thảo… thực gửi nhận văn với quan, tổ chức, cá nhân bên bên ngồi thơng qua mơi trường mạng - Quản lý tồn liệu phát sinh trình luân chuyển xử lý văn bao gồm phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, ý kiến trao đổi góp ý q trình xử lý văn hệ thống mạng - Tạo lập quản lý hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để theo dõi xử lý văn bản, lưu lại tồn q trình xử lý hồi báo văn hệ thống mạng Chương V: Kiến nghị, đề xuất Đối với cấp có thẩm quyền: - Ban hành đầy đủ hệ thống văn quy phạm pháp luật liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ - Có chế, sách đãi ngộ thích đáng cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ như: Phân bổ định suất công chức làm công tác văn thư, lưu trữ cho cấp xã khơng bố trí kiêm nhiệm - Mở lớp đào tạo cán làm công tác văn thư, lưu trữ sở (cấp xã) 15 Đối với lãnh đạo UBND xã : - Lãnh đạo UBND cần quan tâm việc tuyển dụng cán làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo trình độ, lực điều kiện khác để bố trí cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ Thường xuyên giám sát đạo cán làm cơng tác văn thư phải có ý thức tổ chức kỷ luật hiểu tầm quan trọng công tác văn thư Thực nghiêm túc quy trình bảo mật cơng văn tài liệu đồng thời cần sử dụng bảo quản dấu theo quy định Nhà nước - Quan tâm đến việc đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ nói chung đội ngũ cán cơng chức nói riêng thơng qua khố đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng hàng năm tỉnh tổ chức - UBND xã cần ban hành quy chế hoạt động phối hợp công tác văn thư, lưu trữ để cụ thể hoá quy định cấp lập danh mục hàng năm, quy định lập hồ sơ hành, quy định lập sổ chuyển giao công văn làm làm việc cho nhân viên văn thư - Đảng uỷ, HĐND&UBND cần quan tâm nguồn ngân sách để xây dựng phòng, kho lưu trữ để bảo quản giúp cho hoạt động thuận lợi, đáp ứng nhu cầu quản lý, sử dụng tài liệu 16 PHẦN KẾT LUẬN Qua thời gian học tập tiếp thu kiến thức trường, với thời gian nghiên cứu, tìm hiểu thực tế địa phương cở sở kiến thức, lý luận thực tiễn cơng tác văn thư, lưu trữ, có số vấn đề mà thân cần có phân tích hoạt động quan hành địa phương chưa theo kịp với yêu cầu xã hội Để tìm hiểu sâu cơng tác văn thư, lưu trữ tơi có hội đem kiến thức học trường để áp dụng vào thực tế, qua giúp cho tơi có nhìn tồn diện cơng tác văn thư, lưu trữ địa phương Những kiến thức tìm hiểu từ nguồn tài liệu trình nghiên cứu thực tế giúp cho thân tơi có thêm kiến thức công tác văn thư, lưu trữ để vận dụng có hiệu thực tế cơng tác đồng thời tham mưu cho lãnh đạo UBND số lĩnh vực để công tác văn thư, lưu trữ địa phương ngày hoàn thiện Mặc dù có nhiều cố gắng kinh nghiệm thân thời gian nghiên cứu thực tế chưa nhiều nên viết nhiều thiếu sót hạn chế, mong nhận đánh giá đóng góp ý kiến thầy giáo để viết hồn chỉnh 17 ... luận công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống công tác công văn giấy tờ Ngày công tác văn thư hiểu hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ công tác. .. cận thực tế công tác văn thư, lưu trữ văn phòng UBND xã A Dơi, tơi lựa chọn đề tài Tầm quan trọng Công tác văn thư, lưu trữ Hành chính” cho thu hoạch Cơng tác văn thư, lưu trữ vấn đề trọng tâm... phận văn thư gọi văn thư quan Văn thư quan phận thực công tác đăng ký văn tác nghiệp số việc nội dung công tác văn thư như: Soạn thảo ban hành văn bản; quản lý giải văn đến; quản lý giải văn đi;