Phương pháp lập kế hoạch ngân sách tại doanh nghiệp và thực tiễn thực hiện tại Công ty Minh Việt ở Thành phố Hồ Chí Minh

Nội dung bài viết đề cập để lập kế hoạch ngân sách, các doanh nghiệp thường có nhiều phương pháp, trong đó có hai phương pháp là: (1) Phương pháp lập kế hoạch ngân sách theo phân loại cấu thành chi phí hoạt động (Phương pháp truyền thống - ABC: Activity based costing); (2) Phương pháp lập kế hoạch ngân sách theo cơ sở số Không (Phương.pháp hiện đại - ZBB: Zero based budget). Đây là 2 phương pháp được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp ở các nước phát triển. Bài viết sẽ chỉ ra những nội dung cơ bản của phương pháp ABC và ZBB và phân tích thực tiễn áp dụng hai phương pháp này tại công ty TNHH Minh Việt.

KINH TẾ VÀ HỘI NHẬP PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TẠI DOANH NGHIỆP VÀ THỰC TIỄN THỰC HIỆN TẠI CƠNG TY MINH VIỆT Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Lê Thị Hiên* Lê Thành Cơng** Tóm tắt Lập kế hoạch ngân sách hoạt động thiếu doanh nghiệp nào, từ doanh nghiệp có quy mơ nhỏ đến tập đồn kinh tế lớn Để lập kế hoạch ngân sách, doanh nghiệp thường có nhiều phương pháp, có hai phương pháp là: (1) Phương pháp lập kế hoạch ngân sách theo phân loại cấu thành chi phí hoạt động (Phương pháp truyền thống - ABC: Activity based costing); (2) Phương pháp lập kế hoạch ngân sách theo sở số Không (Phương pháp đại - ZBB: Zero based budget) Đây phương pháp áp dụng phổ biến doanh nghiệp nước phát triển Bài viết nội dung phương pháp ABC ZBB phân tích thực tiễn áp dụng hai phương pháp công ty TNHH Minh Việt Từ khóa: Phương pháp ABC, phương pháp ZBB, chi phí, hoạt động, ngân sách, kế hoạch Mã số: 3.240414 Ngày nhận bài: 24/04/2014 Ngày hoàn thành biên tập: 11/05/2015 Ngày duyệt đăng: 15/05/2015 Abstract A Budget plan is a plan that outlines an organization’s financial and operational goals So it may be thought of as an action plan; planning a budget helps a business allocate resources, evaluate performance, and formulate plans Planning budget is an indispensable activity at any enterprise, from small businesses to large corporations For budget planning, companies often conduct a variety of methods, in which there are two major methods: (1) method of budget planning by classification of operating expenses (traditional method - ABC : Activity Based Costing); (2) Method of budget planning on the basis of Zero (Modern methods - ZBB: Zero based budget) These are two methods that are commonly applied in enterprises in developed countries This work attempts to draw the basic content of ABC and ZBB approaches and analyzes practical applications of this method in Minh Viet Company Limited Key words: Competitiveness, securities companies, stock market, Vietnam Paper No 3.240414 Date of receipt: 24/04/2014 Date of revision: 11/05/2015 Date of approval: 15/05/2015 Sự cần thiết phải áp dụng phương pháp lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp Lập kế hoạch ngân sách xuất phát từ việc xem xét, đánh giá lại hoạt động diễn doanh nghiệp phân bổ nguồn lực tài để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp theo dự định đặt khoảng thời gian tương lai Phương pháp lập ThS, Trường Đại học Ngoại thương; Email: conglt@ftu.edu.vn ThS, Trường Đại học Ngoại thương * ** 50 Tạp chí KINH TẾ ĐỐI NGOẠI Số 74 (06/2015) KINH TẾ VÀ HỘI NHẬP kế hoạch ngân sách doanh nghiệp dựa nguyên tắc đảm bảo chu trình quay vịng dịng tiền doanh nghiệp (theo dõi dòng tiền hoạt động kế tốn) Phương pháp lập kế hoạch ngân sách có ý nghĩa quan trọng việc điều hành hoạt động (ra định sản xuất, kinh doanh) người giám đốc điều hành Với yêu cầu xác định thách thức hội hoạt động đơn vị thời gian hoạt động tương lai, người giám đốc điều hành hoạt động đơn vị phải tham gia vào trình lập kế hoạch ngân sách Phương pháp lập kế hoạch ngân sách truyền thống phương pháp lập kế hoạch người lãnh đạo (Giám đốc điều hành, Giám đốc tài Ban lãnh đạo Doanh nghiệp) thực Trong trình lập kế hoạch ngân sách nay, người giám đốc điều hành cần nhận thức ngân sách hiệu tối ưu Theo đó, kế hoạch ngân sách khơng đảm bảo khả thu hồi tối đa lợi ích, mà cịn giảm thiểu chi phí… Để giải vấn đề này, giám đốc điều hành phải tiến hành chia nhỏ chi tiết hoạt động sử dụng ngân sách Tuy nhiên, hoạt động chi tiết đơn vị, phận, cá nhân trực tiếp sử dụng ngân sách nắm rõ thấu hiểu Do đó, phương pháp lập kế hoạch ngân sách đại sử dụng phương pháp tiếp cận lập kế hoạch ngân sách từ lên Phương pháp lập kế hoạch theo phân loại cấu thành chi phí hoạt động Phương pháp lập kế hoạch ngân sách theo phân loại cấu thành chi phí hoạt động (thường viết tắt phương pháp ABC: Activity Based Costing) truyền thống thường dựa nguyên tắc giả định kế tốn, tập trung vào trị giá ngân sách dành cho hạng mục chi tiêu quy mô lớn thường xuyên Việc phân loại yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh kế toán tuân thủ Nguyên tắc Giá phí Nguyên tắc Phù hợp, thường xuất phát từ ba nguồn cấu thành sau: Nguồn tài nguyên, nguồn nhân lực nguồn tài (xem Hình 1) Hình 1: Minh họa phương pháp lập kế hoạch cấu thành chi phí hoạt động ABC (Nguồn: Giáo trình kế tốn cho người quản lý – William H.Webster) Soá 74 (06/2015) Tạp chí KINH TẾ ĐỐI NGOẠI 51 KINH TẾ VÀ HỘI NHẬP Phương pháp ABC nhằm hướng tới kế hoạch ngân sách cho hoạt động chính, mà khơng dựa vào chức nhiệm vụ phòng ban, cá nhân lập kế hoạch Mỗi loại hoạt động gắn liền với chi phí chủ đạo như: nguyên vật liệu, nhân cơng chi phí khấu hao… Khi xây dựng kế hoạch ngân sách cho đơn vị sản xuất - kinh doanh, người lập kế hoạch đánh giá nhu cầu tài phân cơng nhiệm vụ đơn vị dựa kinh nghiệm quản lý sản xuất, kinh doanh tài Giám đốc điều hành phải xây dựng yếu tố chi phí trung tâm sản xuất kinh doanh như: Chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp chi phí sản xuất chung, chi phí giá vốn, chi phí kinh doanh trực tiếp, chi phí kinh doanh gián tiếp Số liệu thu thập từ hệ thống kế toán quản trị dùng làm sở tính tốn xác định kế hoạch ngân sách cho phòng ban, phận tham gia vào hoạt động chủ đạo hoạt động khác, chẳng hạn như: Phòng vật tư (phụ trách mua hàng), Phòng nhân (th mướn lao động) Phịng hành (trang bị máy móc thiết bị hoạt động hành chính)… Xác định trị giá ngân sách sử dụng phụ thuộc vào loại chi phí hoạt động phát sinh Các hoạt động xảy với tần suất quy mô khác nhau, đòi hỏi người lập kế hoạch phải đánh giá tương quan tổng chi phí phát sinh với chi phí hoạt động riêng rẽ (xem Hình 2) Chi phí bất biến (cố định)1 hay cịn gọi định phí, khoản chi phí thường khơng thay đổi phạm vi giới hạn quy mơ hoạt động, chi phí trung bình đơn vị hoạt động thay đổi tỷ lệ nghịch với mức biến động hoạt động Chi phí khấu hao chi phí bất biến điển hình, doanh nghiệp sử dụng máy móc cơng suất thiết kế, mức chi phí khơng đổi Tuy nhiên muốn tăng cơng suất máy buộc phải đầu tư thêm chi phí để mua Chi phí biến đổi2 chi phí thay đổi tổng số, tỷ lệ thuận với thay đổi mức độ hoạt động Tuy nhiên có loại chi phí khả biến tỷ lệ thuận trực tiếp với biến động mức hoạt động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp có chi phí khả biến thay đổi mức hoạt động thay đổi nhiều rõ ràng chi phí S liệu thu thập từ hệệ thống báo cááo kế toán quuản trị Số ((1) CP cố định h (2 2) CP biến đổổi (3) CP C hoạt độngg / Ngânn sách hoạt độộng Kế toán cun ng cấp số liệuu   (4) CP trung tâm / Ngân sách khái quáát Kế hoạạch ngân sáchh tổổng thể G điều hành GĐ h xử lý thơng tin   Hình 2: Trình tự xác định yếu tố để lập kế hoạch ngân sách truyền thống (Nguồn: Giáo trình kế tốn quản trị - Dennis Caplan – Chương 11: Phương pháp lập kế hoạch ngân sách ABC) 1, 52 Giáo trình giảng mơn kế toán quản trị - Trường ĐH Ngoại Thương 2013 Tạp chí KINH TẾ ĐỐI NGOẠI Số 74 (06/2015) KINH TẾ VÀ HỘI NHẬP lao động gián tiếp, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị Chi phí khả biến rất đa dạng, tuỳ thuộc vào từng loại hình sản xuất- kinh doanh, từng phạm vi, mức độ hoạt đợng, quy trình sản x́t của từng doanh nghiệp có hoạt động sản xuất giải vấn đề kế hoạch ngân sách sản xuất tính giá thành sản xuất; sở Giám đốc điều hành ước lượng điểm hịa vốn giá bán hiệu kinh doanh Trên thực tế, hoạt động doanh nghiệp vừa đa dạng, vừa có tương tác đan xen lẫn nhau, nên khó xác định xác chi phí biến đổi chi phí cố định riêng rẽ hoạt động Do đó, phận Kế tốn thường phải xây dựng tiêu thức phân bổ chi phí chung để xác định giá thành đơn vị giá bán đơn vị sản phẩm; tiêu thức phân bổ kế tốn chọn chi phí nhân cơng cho hoạt động Để thuận tiện cho việc lập kế hoạch ngân sách, số Lãnh đạo doanh nghiệp xác định trị giá ngân sách cho hoạt động dựa dự đoán tăng trưởng (bỏ qua bước bước trình tự lập kế hoạch ngân sách hình 2) Cụ thể3: Thứ hai, phương pháp ABC có sở thơng tin kế tốn xác Vì số liệu sử dụng cho việc lập kế hoạch ngân sách số liệu kế tốn, cơng cụ kế tốn quản trị xác định riêng rẽ ngân sách, chi phí cho hoạt động Trong trường hợp việc tách riêng rẽ hoạt động trở nên khó khăn, người giám đốc điều hành sử dụng thơng tin kế tốn để xác định chi phí trung tâm (chi phí kiểm sốt) việc xây dựng kế hoạch Việc loại bỏ chi phí thứ yếu, vụn vặt không làm thay đổi đáng kể kết tính giá thành BAP = BAC x GR/P (1.1) BAP: Trị giá ngân sách kế hoạch dành cho hoạt động riêng rẽ BAC: Trị giá ngân sách kế hoạch kỳ trước GR/P: Tốc độ thay đổi dự kiến (tăng trưởng Số lượng/Doanh thu/Lợi nhuận…) Ưu điểm phương pháp ABC: Thứ nhất, ước lượng giá trị ngân sách tương đối phù hợp cho hoạt động Vì dựa yêu cầu xem xét lựa chọn hoạt động có quy mơ tần suất lớn, để phân bổ giá trị ngân sách (dựa việc tìm hiểu nguyên nhân cấu thành chi phí chính, hoạt động tiêu tốn phần lớn ngân sách), nên phương pháp ABC thực giúp đơn vị, doanh nghiệp Thứ ba, phương pháp ABC cung cấp thơng tin lợi nhuận ước tính cho hoạt động, sản phẩm sản xuất Điều có ý nghĩa quan trọng người Giám đốc điều hành việc định dòng sản phẩm /hoặc hoạt động kinh doanh chủ đạo xây dựng kế hoạch Thứ tư, nhận biết kiểm soát lãng phí Trong q trình lập kế hoạch phải thực sàng lọc hoạt động chủ đạo loại chi phí chủ đạo giúp Giám đốc điều hành nhận biết kiểm sốt lãng phí (hoạt động khơng thiết yếu chi phí vụn vặt) Với số liệu kế toán cung cấp, Giám đốc điều hành tập trung vào hoạt động tăng cường kiểm sốt hoạt động khơng hiệu Trong số trường hợp, Giám đốc điều hành định loại bỏ hoạt động, sản phẩm không hiệu quả, tính tốn số liệu cho kế hoạch ngân sách Giải thích viết tắt: AP: Activity Plan (Kế hoạch hoạt động) AC: Activity Cost (Chi tiêu hoạt động); R/P: Real / Plan (Thực tế / Kế hoạch); B: Budet (Ngân sách); G: Grow rate (Tăng trưởng) Soá 74 (06/2015) Tạp chí KINH TẾ ĐỐI NGOẠI 53 KINH TẾ VÀ HỘI NHẬP Hạn chế: Thứ nhất, khơng đáp ứng yêu cầu dự báo mở rộng sản xuất Phương pháp ABC phát sinh bỏ sót hoạt động, sản phẩm tiềm Các thơng tin kế tốn quản trị cung cấp phản ánh số liệu khứ cho hoạt động diễn Việc mở rộng sản xuất đòi hỏi cần phải bổ sung số liệu thu thập từ thị trường lao động thị trường nguyên vật liệu… Thứ hai, nhiều thời gian xem xét, đánh giá hoạt động sản phẩm Do số liệu phận kế toán cung cấp, nên việc lập kế hoạch lệ thuộc vào tổ chức quy trình thơng tin kế tốn Do khối lượng cơng việc kế tốn liên tục, nên đáp ứng kịp thời thông tin cụ thể cho giám đốc điều hành lập kế hoạch ngân sách khó Bên cạnh đó, giám đốc điều hành cần phải có thời gian phân tích sàng lọc hoạt động chủ đạo… Tất ngun nhân làm chậm q trình hồn thành kế hoạch Thứ ba, trọng vào kinh nghiệm quản lý (những hoạt động quy mô tần suất lớn) nên bỏ qua vai trò sáng tạo tự chủ đơn vị cá nhân lập kế hoạch ngân sách Các phận, cá nhân đối tượng sử dụng trực tiếp ngân sách hiểu rõ yêu cầu hoạt động cá nhân trình hoạt động cho mục tiêu sản xuất, kinh doanh Khơng có tham gia vào lập kế hoạch ngân sách chủ thể bỏ qua kinh nghiệm thực tế sáng kiến nhằm giảm chi phí hoạt động Một chi phí hay bị “lãng phí tạm thời” dự trữ mức nguyên vật liệu Hậu ngân sách dành cho dự trữ nguyên vật liệu bị ứ đọng, tăng chi phí bảo quản, tăng chi phí đầu tư hạ tầng nhà kho… Thứ tư, chưa trọng tới chiến lược phát triển mục tiêu dài hạn lập kế hoạch ngân sách Quan điểm coi trọng hoạt động quy mô tần suất lớn cho thấy định hướng bó hẹp Kế hoạch ngân sách phải có gắn kết liên hồn nhiều giai đoạn phù hợp với chiến lược, mục tiêu thời kỳ Cuối cùng, “gây lãng phí” “bất bình đẳng” tổ chức hoạt động Các hoạt động nhỏ thiết yếu tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh bị coi nhẹ, gây rắc rối cho người thực kế hoạch không nhận dạng kế hoạch Tập trung vào hoạt động “ưu ái” mang lại hiệu kinh tế kiểm sốt chi phí hạng mục hoạt động gây lãng phí hoạt động nhỏ Phương pháp lập kế hoạch ngân sách theo Cơ sở số Không (ZBB) Phương pháp ZBB áp dụng từ năm 60 kỷ 20 số doanh nghiệp Hoa Kỳ Những lợi ích thu từ kiểm sốt chi phí, hoạt động lãng phí mà phương pháp ZBB đem lại, gây ý nghiên cứu, áp dụng vào thực tiễn Ông Peter Phyrr Texas áp dụng thành công phương pháp ZBB vào lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp mình, trình bày kết đạt tạp chí kinh doanh Harvard tiếng5 Chính Tổng thống Jimmy Carter, lúc Thống đốc bang Georgia liên hệ với ông Peter để giúp đỡ việc áp dụng phương pháp ZBB vào xây dựng kế hoạch ngân sách nhà nước bang Lịch sử phương pháp ZBB - http://www.referenceforbusiness.com/management/Tr-Z/Zero-Based-Budgeting html 54 Tạp chí KINH TẾ ĐỐI NGOẠI Số 74 (06/2015) KINH TẾ VÀ HỘI NHẬP Georgia Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp quốc gia sử dụng phương pháp ZBB việc lập kế hoạch ngân sách6 Phương pháp Ngân sách sở số Không7 (Zero Based Budget – ZBB) kỹ thuật thiết kế ngân sách hàng năm cho đơn vị, nhằm hồn thiện quy trình xây dựng kế hoạch kiểm tra kế hoạch ngân sách Phương pháp ZBB đòi hỏi người xây dựng kế hoạch ngân sách phải xác định trình tự mục tiêu mà hoạt động đơn vị riêng lẻ (giá trị gia tăng) cần phải hướng tới, đồng thời phân công trách nhiệm, tổ chức máy nhân lực tổ chức đơn vị để hoàn thành nhiệm vụ Trong quy trình lập kế hoạch ngân sách theo phương pháp ZBB, tất chi phí mổ xẻ tỉ mỉ Nền tảng xác định nhu cầu tài theo phương pháp ZBB số Không Người lập kế hoạch sử dụng ngân sách bắt đầu với “ngân sách không” phải đưa chứng minh cần thiết phải phân bổ ngân sách cụ thể cho cá nhân, phận hay hoạt động ZBB phương pháp lập kế hoạch ngân sách từ “tờ giấy trắng” tất hoạt động chức thành viên tổ chức máy đơn vị Phương pháp ZBB yêu cầu phận, thành viên tổ chức phải xác định nhu cầu thiết yếu vật tư thiết yếu nhằm xác định trị giá chi tiêu cho năm kế hoạch Với giả thiết đơn vị kinh doanh khơng cịn tồn dư nguồn lực tài tất hoạt động, hay nói cách khác lập kế hoạch từ số Không, phương pháp ZBB xác định trị giá chi tiêu (ngân sách hoạt động) hiệu ngân sách chi tiêu tiêu dùng hết (tất ngân sách sử dụng phải sử dụng để tạo giá trị gia tăng cho doanh nghiệp kỳ) Dòngg chảy thứ tự lập kế hoạch Phịng ban n • Hoạt động đ cụ thể • Ngân sách chi tiếtt Cá nhân n • Hoạt động chuyên trách h • Ngân sách khái quát • Hoạt động g cốt lõi • Ngân sách h tổng thể Lãn nh đạo Dòngg chảy thứ tự ự phân bổ ngâân sách Hình 3: Khái qt dịng chảy lập kế hoạch trình tự phân bổ ngân sách (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ Giáo trình Kế tốn cho người quản lý) Lê Thành Cơng, Tạp chí Kinh tế đối ngoại số 63 (trang 36-37), số 66 (trang 130-131) Kế toán cho người quản lý – Chương 17: Phương pháp lập kế hoạch ngân sách sở số Không http://ebooks.narotama.ac.id/files/Accounting%20for%20Managers/Chapter%2017%20%20%20ZeroBase%20 Budgeting.pdf (truy cập: 11:25, ngày 15/01/2015) Số 74 (06/2015) Tạp chí KINH TẾ ĐỐI NGOẠI 55 KINH TẾ VÀ HỘI NHẬP Ngân sách kế hoạch – Giả định nhu cầu CP phát sinh = (1.2) Phương pháp ZBB yêu cầu người tổng hợp kế hoạch ngân sách phải rà soát lại nhu cầu phân bổ tài trách nhiệm chun mơn tất phận tổ chức Theo quy trình lập kế hoạch hàng năm, phận, cá nhân tổ chức phải xây dựng lại nhu cầu tài dự kiến mục tiêu hoạt động hướng tới Điều thực có ý nghĩa quan trọng thành viên tổ chức việc xây dựng hoạt động tương lai tổ chức Các thành viên bày tỏ ý kiến cá nhân “nhu cầu tài theo phân cơng nhiệm vụ” “trách nhiệm đảm nhận, thời hạn thực nhiệm vụ” Ưu điểm phương pháp ZBB Thứ nhất, giảm thiểu nguy bội chi Do kế hoạch ngân sách phải trải qua việc xem xét giai đoạn, từ cá nhân sử dụng đến văn phòng, đơn vị sử dụng cuối đến Giám đốc điều hành; đồng thời chi phí xem xét tỉ mỉ, nên khó kê khai khống nhu cầu chi phí che dấu nhu cầu khơng có thực Chính kiểm sốt khoản chi nên loại bỏ chi phí dư thừa Thứ hai, đồng thuận trình lập kế hoạch giúp triển khai thuận tiện Việc nhiều cá nhân, đơn vị phịng ban tham gia vào q trình lập kế hoạch ngân sách giúp nâng cao nhận thức thành viên tổ chức máy Đồng thời tạo điều kiện dễ dàng cho Giám đốc điều hành kiểm tra việc thực Thứ ba, giảm thời gian lập kế hoạch ngân sách Giám đốc điều hành Giám đốc điều hành cần xem xét đánh giá kế hoạch ngân sách đơn vị cấp dưới, đồng thời bổ sung kế hoạch ngân sách riêng vào kế hoạch ngân sách tổng hợp Người giám đốc điều hành vừa sử dụng thơng tin, số liệu hệ thống kế tốn quản trị vừa sử dụng thông tin thu thập từ sở lập kế hoạch ngân sách Thứ tư, tạo hội cho hoạt động mở rộng sản phẩm Với phương pháp lập kế hoạch ngân sách truyền thống, khó khăn muốn theo đuổi sáng kiến ​​mới, với sản phẩm dịch vụ bổ sung, phải cố gắng để “dành vị trí” ngân sách có Điều có nghĩa ý tưởng phải chiến đấu với nhóm lợi ích cố hữu muốn trì thống trị hoạt động Với phương pháp ZBB, dự án đặt ngang hàng với dự án cũ cạnh tranh để tài trợ sở nhiều cách bình đẳng Bảng 1: So sánh hai phương pháp ABC ZBB Sự khác biệt (1) Câu hỏi trọng tâm (2) Tập trung vào (3) Dòng chảy kế hoạch Phương pháp ABC - Quy mô hoạt động tần suất lớn chừng nào? - Thay đổi tăng giảm chi phí - Từ xuống Phương pháp ZBB - Tại lại chọn chi phí để thỏa mãn nhu cầu hoạt động? - Phân tích lợi ích mang lại - Đi ngang từ lên (Nguồn: Cam Merritt, 2013, Demand Media, Lợi ích phương pháp ZBB) 56 Tạp chí KINH TẾ ĐỐI NGOẠI Số 74 (06/2015) KINH TẾ VÀ HỘI NHẬP Nhược điểm phương pháp ZBB: Thứ nhất, nhiều số liệu sử dụng để lập kế hoạch ngân sách khơng có rõ ràng Các kế hoạch chi tiết cá nhân hay phận thực phản ánh “nhu cầu hoạt động” khơng dựa vào số liệu kế tốn, mà dựa vào đánh giá cá nhân, phận lập kế hoạch Thứ hai, thủ tục rườm rà Quy trình xét duyệt kế hoạch ngân sách phải qua nhiều cơng đoạn Người đứng đầu phận, nhóm phải hiểu rõ quy trình xét duyệt kế hoạch, đào tạo hiểu biết quản lý sàng lọc kế hoạch tốt Người đứng đầu phận đảm nhận công việc đánh giá, xét duyệt kế hoạch cần phải đào tạo tuân thủ quy trình Thứ ba, chưa gắn kết với chiến lược dài hạn doanh nghiệp Việc lập kế hoạch mang tính tự phát, phản ánh nhu cầu rời rạc, hoạt động riêng biệt Giám đốc điều hành phải điều chỉnh kế hoạch riêng theo kế hoạch phản hồi từ cá nhân, phận Thực tế áp dụng phương pháp lập kế hoạch ngân sách ZBB công ty TNHH Minh Việt Tại Công ty Minh Việt, doanh nghiệp gia công phần mềm TP Hồ Chí Minh, trước Giám đốc điều hành trực tiếp lên kế hoạch sản xuất cho phòng ban chuyên trách: Phòng biên dịch, Phòng thiết kế, Phòng Tài vụ Giám đốc điều hành vào chức phịng ban số liệu kế tốn quản trị để xây dựng kế hoạch ngân sách tổng thể Theo phương pháp ABC, Giám đốc điều hành lựa chọn phòng Thiết kế làm hoạt động chủ đạo, phân bổ ngân sách tập trung cho phòng Thiết kế như: thiết bị đại, vật tư, nhân lực… Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp ABC khiến doanh số công ty tăng lợi nhuận không tăng tương ứng8 Vì vậy, Giám đốc điều hành thay đổi chuyển sang áp dụng phương pháp ZBB * Những nội dung thay đổi chuyển sang phương pháp lập kế hoạch ngân sách ZBB: Một thay đổi cấu trúc nhân theo hướng đơn vị hạch toán kinh tế tự chủ gắn với hiệu đầu Cụ thể: Yêu cầu Phòng ban phải tổ chức lại thành nhóm hoạt động, xác định mục tiêu doanh thu dự kiến nhu cầu ngân sách hoạt động Sau thỏa thuận thống với phòng ban, Giám đốc điều hành cấu lại tổ chức DN phòng kinh doanh độc lập9 Hội thảo quản trị Doanh nghiệp Người trình bày Nguyễn Minh Việt, Giám đốc điều hành công ty Minh Việt Kinh nghiệm từ việc áp dụng phương pháp ZBB vào việc lập kế hoạch ngân sách công ty Minh Việt “…Sau nhiều năm áp dụng phương pháp ABC lập kế hoạch ngân sách Giám đốc điều hành nhận vấn đề: (1) Số lượng nhân viên phịng Thiết kế chi phí đầu tư cho phòng Thiết kế tăng nhanh, tốc độ tăng lợi nhuận không tương ứng với số lượng nhân viên (mặc dù số lượng đơn hàng tăng ổn định) (2) Phát sinh mâu thuẫn Phòng ban đánh giá hiệu suất làm việc Cơng việc nhiều hơn, thu nhập dường đi…” Hội thảo quản trị Doanh nghiệp Người trình bày Nguyễn Minh Việt, Giám đốc điều hành công ty Minh Việt Kinh nghiệm từ việc áp dụng phương pháp ZBB vào việc lập kế hoạch ngân sách công ty Minh Việt “… Số lượng nhân viên tuyển dụng hàng năm phịng ban lên kế hoạch trực tiếp kiểm tra, xét duyệt tuyển dụng Trong tổ chức nhân sự: số nhân viên thức bị cắt giảm (những kỹ sư cao cấp khơng đáp ứng chun mơn, khơng hồn thành nhiệm vụ, không chấp thuận cắt giảm chi phí đầu tư), phịng kinh doanh chuyển sang ký hợp đồng gia công với Sinh viên (Hợp đồng thời vụ), thay tuyển nhân viên (Hợp đồng dài hạn) cho đơn hàng gấp Thậm chí, có nhân viên chấp nhận làm thêm mà khơng đòi hỏi tăng lương tiêu doanh số chưa hồn thành…” Số 74 (06/2015) Tạp chí KINH TẾ ĐỐI NGOẠI 57 KINH TẾ VÀ HỘI NHẬP Số lượng nhân viên thức thay đổi từ 65 người xuống cịn 57 người (năm 2011) Doanh thu bình qn đầu người tăng từ mức 397tr/người/năm sang 442tr/người/năm (tăng gần 1,11 lần) Hai thay đổi quy trình lập kế hoạch báo cáo sử dụng tài chính, ngân quỹ Giám đốc điều hành u cầu phịng nhóm chuyên trách phải lập kế hoạch ngân sách Lãnh đạo phịng, trưởng nhóm lại u cầu nhân viên xây dựng kế hoạch ngân sách chi tiết Các kế hoạch ngân sách phải giải trình “nhu cầu” “chứng minh mục đích sử dụng” ngân sách cho hoạt động, nhiệm vụ mà cá nhân, phận đảm nhận Các loại chi phí sàng lọc chi tiết đánh giá mức độ sử dụng10 Chi phí điện, điện thoại thiết bị bình quân đầu người giảm 0,89 lần (năm 2011 so với năm 2010) so với mức tăng bình quân 1,12 lần (giai đoạn trước năm 2010) * Đánh giá việc thực kế hoạch ngân sách công ty Minh Việt năm 2011: Những thay đổi tích cực: - Hiệu kinh doanh: Tỷ suất lợi nhuận doanh nghiệp tăng lên đáng kể Trên sở lợi nhuận tăng, thu nhập người lao động tăng lên Các trưởng phận chuyên trách tự cân đối nguồn nhân lực nguồn tài thường xuyên để đảm bảo suất hiệu lao động cao - Lợi ích thân giám đốc: Việc lập kế hoạch ngân sách dường đơn giản nhiều, phận, cá nhân tự hiểu rõ nhiệm vụ kế hoạch hoạt động Đặc biệt cuối năm, giám đốc vừa phải thực đối ngoại vừa phải chuẩn bị báo cáo lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp Công việc lập kế hoạch tài giảm đáng kể thời gian khối lượng công việc Theo lời ông giám đốc Minh Việt, thời gian lập kế hoạch lại khoảng gần tuần so với mức gần tháng trước Giám đốc cần tổng hợp số liệu phòng ban Bảng 2: Tổng hợp báo cáo kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2008 - 2011 Số nhân viên Thu nhập bình quân hàng tháng/người Doanh thu BQ người lao động (tr đồng) Chi phí BQ người lao động (tr đồng) Lợi nhuận hàng năm (tỷ đồng) Phương pháp ABC 2008 2009 2010 52 59 65 18,2 18,5 18,6 405 394 397 255 278 317 7,8 6,8 5,2 Phương pháp ZBB 2011 57 24,5 442 282 9,1 (Nguồn: Báo cáo tổng kết việc áp dụng phương pháp ZBB vào việc lập kế hoạch ngân sách công ty Minh Việt) Hội thảo quản trị Doanh nghiệp Người trình bày Nguyễn Minh Việt, Giám đốc điều hành công ty Minh Việt Kinh nghiệm từ việc áp dụng phương pháp ZBB vào việc lập kế hoạch ngân sách công ty Minh Việt “… Nội dung kế hoạch ngân sách phòng, cá nhân có thay đổi lớn Trước đây, ngân sách chi tiêu cho hoạt động hướng vào hoạt động trang bị thiết bị tin học, trả lương cho kỹ sư cao cấp…, nên bỏ qua nhiều khoản chi vụn vặt như: tiền điện - điều hòa, chi phí nối mạng, chi phí cơng tác, giao dịch…Việc xem xét khoản chi phí vụn vặt thường xuyên làm thay đổi cấu chi phí Khoản chi phí khác giảm từ 10 tỷ /năm xuống khoảng gần 7,6 tỷ/năm năm 2011…” 10 58 Tạp chí KINH TẾ ĐỐI NGOẠI Số 74 (06/2015) KINH TẾ VÀ HỘI NHẬP Bảng 3: Tóm tắt thay đổi trình lập kế hoạch ngân sách công ty Minh Việt Khi áp dụng phương pháp ABC Khi áp dụng phương pháp ZBB - Các cá nhân, lãnh đạo phòng (1) Tham gia lập kế hoạch - Giám đốc ban giám đốc - Các lợi ích nhu cầu ngân sách (2) Tập trung đánh giá, xem xét - Các hoạt động thiết kế đơn vị sử dụng ngân sách - Tổ chức hoạt động chi phí (3) Tác động điều chỉnh - Chi phí hoạt động hoạt động - Độc đốn lập kế - Tương đối bình đẳng (4) Ảnh hưởng cảm nhận hoạch thành viên tổ chức (Nguồn: Báo cáo tổng kết việc áp dụng phương pháp ZBB vào việc lập kế hoạch ngân sách công ty Minh Việt) đối chiếu cân đối tài sở báo cáo kế hoạch đơn vị - Trong mối quan hệ đồng nghiệp: cá nhân phịng ban hoạt động gắn bó khơng xảy bất đồng phân chia thu nhập Mức thu nhập người lao động cải thiện đáng kể (năm 2011 cao 1,3 lần so với năm 2010), điều làm động lực thúc đẩy phong trào Kaizen (cải tiến máy hoạt động) tổ chức nguyên tắc 5S toàn doanh nghiệp * Những vướng mắc nảy sinh: - Quy chế chi tiêu nội chưa thay đổi kịp thời Quy trình xét duyệt chi tiêu linh hoạt khiến số quy chế đơn vị chi tiêu trở nên vô giá trị Chẳng hạn chi tiếp khách, chi cơng tác nước ngồi… - Kiểm sốt trách nhiệm cịn bất cập Việc trao thêm quyền tự chủ tài cho trưởng phận giúp cho Giám đốc giảm khối lượng công việc xây dựng kế hoạch, lại làm tăng yêu cầu giám sát công việc nhằm tránh cạnh tranh không lành mạnh nội Soá 74 (06/2015) đơn vị Các trưởng nhóm (hoặc trưởng phận) cần thời gian để tập huấn trách nhiệm quyền hạn cá nhân nhằm tránh xung đột lợi ích đơn vị Kết luận Mỗi phương pháp lập kế hoạch ngân sách có ưu điểm nhược điểm riêng Việc vận dụng lựa chọn phương pháp lập kế hoạch vào hoạt động doanh nghiệp tùy thuộc vào khả kiểm soát người giám đốc điều hành, quy trình thu thập thơng tin, chất lượng thơng tin nhiều yếu tố khác Áp dụng phương pháp ZBB vào việc lập kế hoạch địi hỏi có chuẩn bị kỹ lưỡng Các chủ thể tham gia vào trình lập kế hoạch cần phải đào tạo, phân cơng chun mơn hợp lý Có vậy, việc áp dụng phương pháp ZBB mang lại hiệu quản lý ngân sách Trong tình trạng khan nguồn lực, đặc biệt nguồn tài chính, việc thiết lập kế hoạch theo phương pháp ZBB giúp người đứng đầu đơn vị có chuẩn bị tốt đối phó kịp thời với thay đổi q trình thực mục tiêu Tạp chí KINH TẾ ĐỐI NGOẠI 59 KINH TẾ VÀ HỘI NHẬP không làm ảnh hưởng tới mục tiêu hoạt động khác Việc tiếp cận phương pháp lập kế hoạch ngân sách đại góp phần giải số vấn đề “chưa hiệu quả” lập kế hoạch ngân sách theo phương pháp truyền thống, qua minh chứng áp dụng công ty Minh Việt Các doanh nghiệp Việt nam nên mạnh dạn thay đổi phương pháp lập kế hoạch ngân sách nhằm đánh giá lại hoạt động tổ chức quản lý ngân sách hiệu hơn.q Tài liệu tham khảo Bộ mơn Kế tốn kiểm tốn – trường Đại học ngoại thương, 2013, Giáo trình giảng kế tốn quản trị Cam Merritt, 2013, Lợi ích phương pháp lập kế hoạch theo sở số Không, Demand Media: Ấn phẩm Houston Chronica http://smallbusiness.chron.com/list-benefits-zerobased-budgeting-58115.html Faudziah Hanim Bt Fadzil Abedalqader Rababa, 2012, Kế toán quản trị: ABC Adoption and Implementation, Đại học Utara Malaysia (http://www.ibimapublishing.com/journals/JAARP/2012/349927/349927.pdf) Gary Cokins, 2006, IMA - Lý thuyết kế toán quản trị - Statement on Management Accounting “ Implementing Activity based costing” (http://www.imanet.org/PDFs/Public/Research/SMA/Implementing%20Activity%20 Based%20Costing.pdf) Lê Thành Công, 2014, Chi ngân sách theo kế hoạch Ấn độ học kinh nghiệm Việt nam, Đại học Ngoại Thương: Tạp chí Kinh tế đối ngoại số 66 Nguyễn Minh Việt , 2012, Kinh nghiệm từ việc áp dụng phương pháp ZBB vào việc lập kế hoạch ngân sách công ty Minh Việt, Công ty Minh Việt: Hội thảo quản trị Doanh nghiệp: William H Webster, 2004, Kế toán cho nhà quản lý, Nhà xuất McGraw-Hill, Chương 17: Lập kế hoạch ngân sách theo sở số Không 60 Tạp chí KINH TẾ ĐỐI NGOẠI Số 74 (06/2015) ... áp dụng phương pháp lập kế hoạch ngân sách ZBB công ty TNHH Minh Việt Tại Công ty Minh Việt, doanh nghiệp gia cơng phần mềm TP Hồ Chí Minh, trước Giám đốc điều hành trực tiếp lên kế hoạch sản... bày Nguyễn Minh Việt, Giám đốc điều hành công ty Minh Việt Kinh nghiệm từ việc áp dụng phương pháp ZBB vào việc lập kế hoạch ngân sách công ty Minh Việt “… Nội dung kế hoạch ngân sách phịng,... hiệu quả” lập kế hoạch ngân sách theo phương pháp truyền thống, qua minh chứng áp dụng công ty Minh Việt Các doanh nghiệp Việt nam nên mạnh dạn thay đổi phương pháp lập kế hoạch ngân sách nhằm