Nghiệp vụ quản lý bán hàng là phần quan trọng nhất trong mô hình vận hành một doanh nghiệp. Thường bao gồm những bộ phận chính như: Quản lý tổng thể (Master Management), Quản lý đơn đặt hàng đã nhận (Received Order Management), Quản lý bán hàng (Sales Management), Quản lý đơn đặt hàng (Order Management), Quản lý mua hàng (Purchase Management), Quản lý nguyên liệu (Material Management), Quản lý khoản phải thu (Account Receivable Management),...
KIẾN THỨC NGHIỆP VỤ: HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giải pháp quản lý bán hàng Nghiệp vụ quản lý bán hàng là phần quan trọng nhất trong mơ hình vận hành một doanh nghiệp. Thường bao gồm những bộ phận chính như bên dưới: Quản lý tổng thể (Master Management) Quản lý đơn đặt hàng đã nhận (Received Order Management) Quản lý bán hàng (Sales Management) Quản lý đơn đặt hàng (Order Management) Quản lý mua hàng (Purchase Management) Quản lý ngun liệu (Material Management) Quản lý khoản phải thu (Account Receivable Management) Quản lý khoản nợ (Debt Management) Hệ thống POS (Point Of Sales) SFA (Sales Force Automation) Quản lý tổng thể Master Management Thực hiện việc quản lý những thơng tin bên dưới: Thơng tin liên quan đến khách hàng Customer Master: chứa thơng tin về khách hàng, cũng có trường hợp sẽ chia thành sale destination, billing destination, delivery destination Supplier Master: chứa thông tin người cung cấp, có trường hợp chia thành purchase destination, order destination, payment destination Thơng tin của bản thân doanh nghiệp Company Master: chứa thơng tin của doanh nghiệp Department Master: chứa thơng tin của các văn phòng, bộ phận Staff Master: chứa thơng tin của nhân viên Thơng tin sản phẩm Product Master: chứa thơng tin của sản phẩm Category Master: chứa thơng tin danh mục sản phẩm Unit Price Master: chứa thơng tin giá thành sản phẩm Thơng tin liên quan đến tồn kho và địa chỉ lưu kho Warehouse Master: chứa thơng tin về nhà kho Location Master: chứa thơng tin địa chỉ lưu kho Stock Master: chứa thơng tin tồn kho Quản lý đơn hàng đã nhận Received Order Management Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới Nhập thơng tin đơn hàng đã nhận Xử lý này được thực hiện khi nhận được order từ khách hàng. Có thể nhập ngay lúc nhận order qua điện thoại, hoặc sau khi trở về từ cơng ty của khách hàng Nhập thơng tin đơn hàng gửi trực tiếp Phát sinh khi nhận được order sản phẩm gửi trực tiếp. Sẽ tạo đồng thời đơn đặt hàng đã nhận và đơn đặt hàng bình thường Hiển thị danh sách đơn đặt hàng đã nhận kèm theo checklist Trường hợp dữ liệu thiếu chính xác thì có thể chỉnh sửa Hiển thị chi tiết đơn hàng đã nhận Sử dụng để truy xuất chi tiết đơn hàng nhận từ khách hàng Hố đơn đặt hàng Phát hành hố đơn đặt hàng khi cần thiết Hiển thị danh sách đơn đặt hàng đã nhận chưa được giải quyết kèm theo checlist Hiển thị danh sách những đơn hàng của khách hàng mà chưa được xuất hàng hay chưa quyết tốn doanh thu. Có thể kiểm tra việc qn xuất hàng Quản lý bán hàng Sale Management Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới Nhập thơng tin bán hàng Có thể tự động tính tốn từ dữ liệu đơn hàng đã nhận vào thời điểm xuất hàng. Ngồi ra còn có thể thay đổi dữ liệu bán hàng khi phát sinh trả hàng, đơn đặt hàng bị huỷ, discount Nhập thông tin bán hàng gửi trực tiếp Phát sinh khi nhận được order sản phẩm gửi trực tiếp. Sẽ tạo đồng thời dữ liệu bán hàng và vừa dữ liệu mua hàng Hiển thị danh sách bán hàngkèm theo checklist Trường hợp dữ liệu thiếu chính xác thì có thể chỉnh sửa Hiển thị chi tiết doanh thu Sử dụng để truy xuất chi tiết đơn hàng nhận từ khách hàng Hố đơn bán hàng Phát hành hố đơn bán hàng. Có thể thực hiện tự động hoặc thực hiện lúc nhập thơng tin. Có trường hợp sẽ kèm theo biên bản bàn giao sản phẩm Quản lý đơn đặt hàng Order Management Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới Nhập thơng tin đơn hàng đã nhận Xử lý này được thực hiện khi gửi order tới nhà cung cấp Hiển thị danh sách đơn đặt hàng kèm theo checklist Trường hợp dữ liệu thiếu chính xác thì có thể chỉnh sửa Hiển thị chi tiết đơn hàng đã nhận Sử dụng để truy xuất chi tiết đơn hàng đã gửi tới nhà cung cấp Hố đơn đặt hàng Phát hành hố đơn đặt hàng khi cần thiết Hiển thị danh sách đơn đặt hàng đã nhận chưa được giải quyết kèm theo checlist Hiển thị danh sách những đơn hàng mà chưa nhận được hàng hay chưa quyết tốn mua hàng. Có thể kiểm tra việc qn nhập thơng tin nhập hàng Hiển thị danh sách và chi tiết đơn đặt hàng bị huỷ Quản lý mua hàng Purchase Management Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới Nhập thơng tin bán hàng Có thể tự động tính tốn từ dữ liệu đặt hàng vào thời điểm nhận hàng. Ngồi ra còn có thể thay đổi dữ liệu mua hàng khi phát sinh trả hàng, huỷ đơn hàng, discount Hiển thị danh sách mua hàng kèm theo checklist Trường hợp dữ liệu thiếu chính xác thì có thể chỉnh sửa Hiển thị chi tiết mua hàng Sử dụng để truy xuất chi tiết đơn hàng nhận từ nhà cung cấp Hố đơn mua hàng Phát hành hố đơn mua hàng. Có thể thực hiện tự động hoặc thực hiện lúc nhập thơng tin Quản lý ngun liệu sản xuất Material Management Các chức năng cơ bản sẽ thực hiện giống như phần quản lý mua hàng và quản lý bán hàng đã mơ tả ở trên Quản lý khoản phải thu Account Receivable Management Hệ thống này quản lý việc nhập tiền khi phát xử lý bán hàng. Các chức năng chính được mơ tả như bên dưới: Xử lý u cầu thanh tốn (billing) Cập nhật chốt billing Truy xuất dữ liệu đối tượng và thực hiện chốt. Cũng có trường hợp chỉ nhập ngày chốt lần hiện tại ở trên màn hình Hiển thị list chi tiết billing, hố đơn (invoice ) và hố đơn chi tiết Xử lý nhập tiền Nhập thơng tin nhập tiền từ dữ liệu billing Huỷ thơng tin nhập tiền Quản lý khoản phải thu Hiển thị danh sách và chi tiết các khoản phải thu Hiển thị danh sách và chi tiết dự định nhập tiền Hiển thị xác nhận nhập tiền và huỷ nhập tiền Quản lý khoản nợ Debt Management Hệ thống này quản lý việc trả tiền khi phát xử lý mua hàng. Các chức năng chính được mơ tả như bên dưới: Xử lý thanh tốn (payment) Cập nhật chốt payment Truy xuất dữ liệu đối tượng và thực hiện chốt đối với dự án nhất định Tạo và hiển thị dự định thanh tốn dựa vào dữ liệu thanh tốn đã chốt Xử lý xuất tiền Nhập thơng tin nhập tiền từ dữ liệu payment Trường hợp có liên kết với ngân hàng thì sẽ tạo dữ liệu theo format quy định của ngân hàng Huỷ thơng tin nhập tiền Quản lý khoản nợ Hiển thị danh sách và chi tiết các khoản phải trả Hiển thị danh sách và chi tiết lịch sử thanh tốn và dự định thanh tốn Hệ thống POS Point Of Sales Hệ thống POS viết tắt của Point Of Sales là máy tính tiền phục vụ cho nhu cầu bán lẻ của các doanh nghiệp. POS giúp các chủ doanh nghiệp giảm bớt chi phí quản lý, nhân cơng. Hạn chế thất thốt hàng hóa và quan trọng nhất là đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cánh nhanh gọn, hiệu quả và chun nghiệp SFA Sales Force Automation Quản lý tự động việc bán hàng bằng việc sử dụng cơng nghệ thơng tin để theo dõi khách hàng, tìm kiếm các khách hàng có tiềm năng, các khách hàng hấp dẫn nhất và lưu trữ các tương tác khác nhau với khách hàng khi nó xảy ra. SFA có thể thiết lập các báo cáo thường xun về tình hình bán hàng, nhắc nhở nhân viên trong một số hoạt động. SFA mạnh trong việc quản trị lực lượng bán hàng lưu động, hoạt động khơng có địa điểm cụ thể, giúp cho lực lượng bán làm việc hiểu quả và được điều phối để theo dõi thường xun ... Các chức năng cơ bản sẽ thực hiện giống như phần quản lý mua hàng và quản lý bán hàng đã mơ tả ở trên Quản lý khoản phải thu Account Receivable Management Hệ thống này quản lý việc nhập tiền khi phát xử lý bán hàng. Các chức năng chính được mơ... hàng. Có thể kiểm tra việc qn nhập thơng tin nhập hàng Hiển thị danh sách và chi tiết đơn đặt hàng bị huỷ Quản lý mua hàng Purchase Management Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới Nhập thơng tin bán hàng Có thể tự động tính tốn từ dữ liệu đặt hàng vào thời điểm nhận hàng. Ngồi ra còn có... Hiển thị danh sách những đơn hàng của khách hàng mà chưa được xuất hàng hay chưa quyết tốn doanh thu. Có thể kiểm tra việc qn xuất hàng Quản lý bán hàng Sale Management Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới