Đang tải... (xem toàn văn)
QUYẾT ĐỊNHCỦA BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH SỐ 218/2000/QĐ-BTCNGÀY 29 THÁNG 12 NĂM 2000 VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁNBỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH- Căn cứ Pháp lệnh Kế toán và Thống kê ngày 20/5/1988;- Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ngày 30/11/1982;- Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02/3/1993 của Chính phủ quy định về nhiệmvụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;- Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày 28/10/1994 của Chính phủ quy định vềchức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính;Sau khi có sự thoả thuận của Cục lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 521/TTNC-LTNN ngày 02 tháng 11 năm 2000;Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và Chánh Văn phòng Bộ
VĂN PHÒNG QUỐC HỘI CƠ SỞ DỮ LIỆU LUẬT VIỆT NAM LAWDATA QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH SỐ 218/2000/QĐ- BTC NGÀY 29 THÁNG 12 NĂM 2000 VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TỐN BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH - Căn Pháp lệnh Kế toán Thống kê ngày 20/5/1988; - Căn Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ngày 30/11/1982; - Căn Nghị định số 15/CP ngày 02/3/1993 Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm quản lý Nhà nước Bộ, quan ngang Bộ; - Căn Nghị định số 178/CP ngày 28/10/1994 Chính phủ quy định chức nhiệm vụ tổ chức máy Bộ Tài chính; Sau có thoả thuận Cục lưu trữ Nhà nước Công văn số 521/TTNCLTNN ngày 02 tháng 11 năm 2000; Theo đề nghị Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán Chánh Văn phòng Bộ, QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán áp dụng cho tất doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế hộ kinh doanh cá thể; đơn vị hành nghiệp, đơn vị vũ trang, tổ chức trị, trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp có sử dụng vốn, kinh phí Nhà nước, tập thể Điều 2: Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán ban hành kèm theo Quyết định áp dụng thống nước từ ngày 01/01/2001 Các quy định trước lưu trữ tài liệu kế toán trái với Chế độ bãi bỏ Điều 3: Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, quan Trung ương tổ chức xã hội chịu trách nhiệm triển khai thực Quyết định đơn vị thuộc phạm vi quản lý 2 CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ TÀI LI ỆU K Ế TO ÁN (Ban hành theo Quyết định số 218/2000/QĐ/BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 Bộ trưởng Bộ Tài chính) CHƯƠ N G I Q UY ĐỊ N H CHUN G Điều 1: Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định Chế độ tài liệu kế tốn ghi chép giấy, có giá trị pháp lý kế toán, bao gồm: 1- Chứng từ kế toán, gồm: Chứng từ gốc chứng từ ghi sổ; 2- Sổ kế toán, gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; 3- Báo cáo Tài chính, gồm: Báo cáo Tài tháng, báo cáo Tài quý, báo cáo Tài năm; 4- Tài liệu khác liên quan đến kế toán, tài liệu ngồi tài liệu nói trên, dùng làm để lập chứng từ kế toán; tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh ) Các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như định bổ sung vốn từ lợi tức, phân phối quỹ từ lợi tức ); Các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí (như tốn sử dụng kinh phí, tốn quỹ ngân sách Nhà nước, toán vốn đầu tư ); Các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước (như định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, toán thuế hàng năm ); Các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản (như biều mẫu kiểm kê, biên định giá ); Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán, tra (như kết luận tra, kiểm tra, báo cáo kiểm tốn ); Tài liệu chương trình kế tốn máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán Điều 2: Các tài liệu kế toán quy định Điều ghi chép máy, vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán đưa vào lưu trữ phải in giấy phải có đủ yếu tố pháp lý theo quy định Nhà nước tài liệu kế toán (như mẫu biểu, mã số, chữ ký, dấu) Điều 3: Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, xếp thành hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế tốn, báo cáo tài ) Trong hồ sơ, tài liệu kế toán phải xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, để tra cứu, sử dụng cần thiết Điều 4: Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo quy định đây: Tài liệu kế toán niên độ kế toán kết thúc khơng sử dụng để ghi sổ kế toán niên độ kế toán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán; Tài liệu kế toán báo cáo toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm 12 tháng kể từ ngày báo cáo tốn vốn đầu tư dự án hồn thành duyệt; 3 Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hố, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa vào lưu trữ chậm 06 tháng kể từ ngày kết thúc công việc nói Điều 5: Nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định sau: Tài liệu kế toán đơn vị lưu trữ kho lưu trữ đơn vị Tài liệu kế tốn công ty liên doanh, công ty 100% vốn đầu tư nước thời gian hoạt động Việt Nam theo giấy phép đầu tư cấp, phải lưu trữ công ty lãnh thổ nước CHXHCN Việt Nam Tài liệu kế toán đơn vị giải thể, phá sản (kể công ty liên doanh, cơng ty 100% vốn nước ngồi), bao gồm tài liệu kế toán niên độ kế toán tài liệu kế toán liên quan đến kiện giải thể, phá sản lưu trữ quan định thành lập (cấp giấp phép) quan cấp giấy đăng ký kinh doanh lưu trữ nơi theo định cấp định giải thể, phá sản Tài liệu kế toán đơn vị cổ phần hố, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán niên độ kế toán tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu phải lưu trữ đơn vị chủ sở hữu lưu trữ nơi theo định cấp định cổ phần hố, chuyển đổi hình thức sở hữu Tài liệu kế toán niên độ kế toán hết thúc đơn vị chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: Nếu tài liệu kế tốn phân chia lưu trữ đơn vị mới; Nếu tài liệu kế tốn khơng phân chia lưu trữ nơi theo định cấp định chia, tách đơn vị Tài liệu kế tốn liên quan đến chia, tách lưu trữ đơn vị chia, tách Tài liệu kế toán niên độ kế toán kết thúc tài liệu kế toán liên quan đến sát nhập đơn vị bị sát nhập, lưu trữ đơn vị nhận sát nhập Trường hợp đơn vị không tổ chức phận kho lưu trữ thuê lưu trữ tài liệu kế toán tổ chức lưu trữ sở hợp đồng ký kết bên Hợp đồng phải ghi cụ thể trách nhiệm bên tài liệu kế tốn th lưu trữ, chi phí th phương thức tốn chi phí th Điều 6: Tại đơn vị, kế toán trưởng người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm giúp Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị tổ chức, phân loại, xếp tài liệu làm thủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ Điều 7: Tài liệu kế toán lưu trữ phải bảo quản theo pháp luật hành Nhà nước bảo vệ tài liệu lưu trữ theo quy định chế độ Tài liệu kế toán lưu trữ phải bảo quản kho lưu trữ đơn vị Kho lưu trữ phải có đủ trang bị, thiết bị bảo quản điều kiện bảo đảm an tồn tài liệu kế tốn lưu trữ, như: giá, tủ, phương tiện phòng chống hoả hoạn; chống ẩm, mốc; chống lũ lụt, mối xông, chuột cắn Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật an toàn, đầy đủ hợp pháp tài liệu kế toán đơn vị lưu trữ 4 Điều 8: Các đơn vị phải mở "Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" để ghi chép, theo dõi quản lý tài liệu kế toán lưu trữ Sổ theo dõi tài liệu kế tốn lưu trữ phải có nội dung chủ yếu: Loại tài liệu lưu trữ, số hiệu, ngày tháng đưa vào lưu trữ, trạng tài liệu đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ Điều 9: Người giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị, trước pháp luật mát, hư hỏng cố khác tài liệu kế tốn lưu trữ chủ quan gây Người quản lý bảo quản tài liệu kế tốn lưu trữ khơng phép cho tổ chức, cá nhân xem, sử dụng tài liệu kế tốn lưu trữ khơng có đồng ý văn người đứng đầu người uỷ quyền người đứng đầu đơn vị Trường hợp có nguy phát tài liệu kế toán lưu trữ bị mất, mối mọt, hư hỏng, người quản lý, bảo quản tài liệu kế toán phải báo cáo cho người đứng đầu đơn vị để kịp thời có biện pháp xử lý, khắc phục Điều 10: Tài liệu kế tốn thời gian lưu trữ, có giá trị pháp lý trường hợp khai thác, sử dụng hợp pháp Việc khai thác, sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ phải đồng ý văn người đứng đầu người uỷ quyền người đứng đầu đơn vị thực nơi lưu trữ Trường hợp quan Nhà nước có thẩm quyền pháp luật quy định, có văn yêu cầu cung cấp mang tài liệu kế tốn lưu trữ ngồi đơn vị đơn vị người thực nhiệm vụ quan yêu cầu cung cấp tài liệu phải lập biên "Biên giao nhận tài liệu kế tốn" Ngồi nội dung quy định văn thư biên bản, "Biên giao nhận tài liệu kế toán" phải ghi rõ: loại tài liệu, số lượng, niên độ kế toán tài liệu, trạng tài liệu, thời gian sử dụng hạn trả lại kho lưu trữ Đơn vị phải có trách nhiệm cung cấp tài liệu kế tốn cho quan điều tra, quan thuế quan Nhà nước có thẩm quyền thực chức tra, kiểm tra Các quan phải có trách nhiệm giữ gìn, quản tài liệu kế tốn thời gian sử dụng phải hoàn trả đầy đủ, hạn tài liệu kế toán sử dụng Trong trường hợp pháp luật quy định, quan tiến hành tố tụng có định văn thu giữ tài liệu kế tốn để làm tang chứng, vật chứng đơn vị phải lưu trữ copy tài liệu kế toán bị thu giữ Khi thu giữ tài liệu kế toán, quan tố tụng đơn vị phải lập biên thu giữ tài liệu kế toán Điều 11: Mọi tài liệu kế toán sử dụng niên độ kế toán, tài liệu kế toán thời gian chuẩn bị đưa vào lưu trữ theo quy định Điều Chế độ phải quản lý, bảo quản sử dụng theo chế độ kế toán hành 5 CHƯƠ N G II THỜ I HẠN LƯU TRỮ TÀI LI Ệ U K Ế TO ÁN Điều 12: Tất tài liệu kế toán quy định Điều Chế độ phân loại bảo quản, lưu trữ theo thời hạn sau đây: 1- Thời hạn tối thiểu năm; 2- Thời hạn 20 năm; 3- Thời hạn 20 năm Điều 13: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo Tài năm (như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi khơng lưu tập chứng từ kế tốn phòng kế tốn; báo cáo kế tốn hàng ngày, tháng, quý, tháng, tháng ) Lưu trữ tối thiểu năm tính từ kết thúc niên độ kế toán Điều 14: Tất tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán lập báo cáo Tài năm phải lưu trữ 20 năm, quy định cụ thể sau: Tài liệu kế toán thuộc niên độ kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ kết thúc niên độ kế tốn; Tài liệu kế toán đơn vị Chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán niên độ kế toán, tài liệu kế toán báo cáo tốn vốn đầu tư dự án hồn thành: lưu trữ 20 năm tính từ báo cáo tốn vốn đầu tư dự án hoàn thành duyệt; Tài liệu kế toán tài sản cố định kể tài liệu kế toán liên quan đến lý, nhượng bán TSCĐ: lưu trữ 20 năm tính từ hoàn thành việc lý, nhượng bán TSCĐ; Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hố, chuyển đổi hình thức sở hữu: lưu trữ 20 năm tính từ kết thúc cơng việc nói trên; Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ lập biên bản, Điều 15: Tài liệu kế toán lưu trữ 20 năm tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa kinh tế, trị xã hội đơn vị, ngành, địa phương, như: 1- Sổ kế toán tổng hợp; 2- Báo cáo Tài năm; 3- Hồ sơ báo cáo tốn vốn đầu tư dự án hồn thành; 4- Chứng từ tài liệu kế toán khác.Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ 20 năm, đơn vị, ngành quan có thẩm quyền vào tính sử liệu ý nghĩa lâu dài tài liệu, thông tin để định cho trường hợp cụ thể giao cho phận kế tốn phận khác lưu trữ hình thức gốc hình thức khác 6 Điều 16: Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ năm 20 năm có liên quan đến vụ kiện tụng, tranh chấp, vụ án đã, chưa xét xử khơng áp dụng thời hạn lưu trữ Điều 13, Điều 14, Điều 15 mà áp dụng theo thời hạn quy định pháp luật hành có liên quan theo định người có thẩm quyền Điều 17: Trong trường hợp bất khả kháng thiên tai, hoả hoạn, tài liệu kế toán bị hư hỏng mất, đơn vị phải lập Hội đồng phục hồi, xử lý tài liệu kế toán người đứng đầu đơn vị làm chủ tịch Hội đồng, kế toán trưởng người phụ trách kế toán đại diện phận có liên quan Hội đồng phải thực công việc: - Bằng biện pháp phục hồi, bảo tồn tài liệu phục hồi được; - Tiến hành kiểm kê, xác định số tài liệu còn, số tài liệu bị mất, bị hư hỏng phục hồi được; - Lập biên xác định số tài liệu còn, số tài liệu bị theo loại tài liệu kế toán Biên phải lưu trữ thời hạn lưu trữ quy định tài liệu bị hư hỏng, bị CHƯƠ N G II I TI ÊU HUỶ TÀI LI Ệ U K Ế TO ÁN HẾT THỜ I HẠN LƯU TRỮ Điều 18: Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ theo quy định chế độ này, khơng có định khác người quan Nhà nước có thẩm quyền phép tiêu huỷ theo định người đứng đầu đơn vị Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, thủ tục theo quy định chế độ Điều 19: Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ: 1- Tài liệu kế tốn lưu trữ đơn vị đơn vị thực tiêu huỷ; 2- Người đứng đầu đơn vị định thành lập "Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" Thành phần Hội đồng có lãnh đạo đơn vị, kế tốn trưởng người phụ trách cơng tác kế tốn đại diện phận lưu trữ; 3- Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo loại tài liệu kế toán, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ" Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ 20 năm"; 4- Lập "Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" tiến hành tiêu huỷ tài liệu kế toán Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, nội dung quy định văn thư biên bản, phải ghi rõ nội dung: Loại tài liệu kế toán tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ loại (từ năm, đến năm), hình thức tiêu huỷ, kết luận chữ ký thành viên hội đồng Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ 20 năm dùng làm để ghi "Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" lưu trữ 20 năm kho lưu trữ đơn vị 7 Điều 20: Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải thực lập Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán Tuỳ theo điều kiện cụ thể đơn vị để thực tiêu huỷ tài liệu kế tốn theo hình thức như: đốt cháy, cắt, xé nhỏ máy thủ cơng, bảo đảm tài liệu kế tốn tiêu huỷ sử dụng lại thông tin, số liệu Trường hợp tận thu giấy vụn làm nguyên liệu, Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế tốn phải thực hình thức tiêu huỷ nói trước đưa giấy vụn ngồi đơn vị CHƯƠ N G IV ĐI Ề U K HO ẢN THI HÀN H Điều 21: Chế độ lưu trữ tài liệu kế tốn có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2001 Các quy định trước trái với Chế độ bãi bỏ Điều 22: Mọi hành vi làm huỷ hoại, làm hư hỏng tài liệu kế toán lưu trữ, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử phạt vi phạm hành bị xử lý theo quy định pháp luật Điều 23: Các ngành, lĩnh vực có đặc thù riêng tài liệu kế tốn (như Ngân hàng, thị trường chứng khoán ), Căn vào chế độ này, phối hợp với Bộ Tài chính, Cục lưu trữ Nhà nước xây dựng chế độ lưu trữ tài liệu kế tốn ngành, lính vực ... pháp tài liệu kế toán đơn vị lưu trữ 4 Điều 8: Các đơn vị phải mở "Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" để ghi chép, theo dõi quản lý tài liệu kế toán lưu trữ Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ. .. phải lưu trữ copy tài liệu kế toán bị thu giữ Khi thu giữ tài liệu kế toán, quan tố tụng đơn vị phải lập biên thu giữ tài liệu kế toán Điều 11: Mọi tài liệu kế toán sử dụng niên độ kế toán, tài liệu. .. lưu trữ 20 năm tính từ kết thúc niên độ kế toán; Tài liệu kế toán đơn vị Chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán niên độ kế toán, tài liệu kế toán báo cáo toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: lưu trữ