Đề tài sáng kiến kinh nghiệm của cá nhân kế toán đơn vị sự nghiệp viết về nội dung ứng dụng giải pháp công nghệ lưu trữ điện toán đám mây Ondrive của Microsoft vào hoạt động lưu trữ sử lý các dữ liệu kế toán tại đơn vị nhằm khắc phục những khó khăn hạn chế mất mát dữ liệu của phương pháp lưu trữ dữ liệu thông thường hiện nay. Cải thiện khả năng truy xuất dữ liệu và tiết kiệm đáng kế chi phí...
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: Hội đồng Sáng kiến huyện Phú Bình Tác giả sáng kiến: 1.1 Tác giả: Dương Minh Trung - Ngày, tháng, năm sinh: 06/10/1989 - Nơi cơng tác: Trạm Khun nơng huyện Phú Bình - Chức danh: Kế tốn - Trình độ chun mơn: Đại học 1.2 Tên sáng kiến: “Ứng dụng giải pháp OnDrive công tác quản lý, lưu trữ liệu kế toán” Chủ đầu tư tạo sáng kiến: Dương Minh Trung Nơi công tác: Trạm Khuyên nông huyện Phú Bình Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Kế toán Ngày sáng kiến áp dụng lần đầu: ngày 01/02/2018 Mô tả chất sáng kiến 5.1 Nội dung sáng kiến Theo quy định chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán Luật Kế toán tài liệu kế toán sử dụng năm phải xếp, phân loại, bảo quản lưu trữ Những tài liệu liên quan đến quản trị nội đơn vị cần phải lưu trữ nhằm mục đích minh chứng, sở liệu cho định có liên quan sau đơn vị Theo tính chất tài liệu kế tốn có liên quan mà đơn vị phải lưu trữ tối thiểu năm, 10 năm vĩnh viễn (quy định Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016) Để đảm bảo chứng từ liệu kế tốn bảo quản thời gian dài đơn vị phải trọng quan tâm xác định đặt vấn đề lưu trữ liệu kế toán nhiệm vụ cần thiết lên hàng đầu sau kỳ tốn tài chính, xây dựng cho lộ trình áp dụng dài hạn quy chế thực khoa học rõ ràng để có biện pháp bảo quản tốt Nhưng thực tế, để thực yêu cầu đảm bảo cho đơn vị có điều kiện bảo quản lưu trữ liệu lý tưởng tiêu tốn đơn vị nhiều công sức, nhân lực, thời gian nguồn kinh phí dành riêng cho phận kế tốn tài đơn vị thường niên Điều trở lên khó thực đơn vị nghiệp có nguồn kinh phí hạn hẹp lại có nhiều hồ sơ kê đếm cấp phát kinh phí trực tiếp cho nhân dân (là chứng từ liệu kế toán theo quy định phải lưu trữ quản lý 10 năm trở lên) Trước áp dụng sáng kiến; Trong trình làm việc đơn vị dần phát sinh hạn chế khó khăn vướng mắc việc khai thác quản lý liệu kế tốn mà theo cá nhân cần thiết phải có biện pháp điều chỉnh khắc phục là: - Hồ sơ toán hỗ trợ giá giống mùa từ xóm xã hàng năm nhiều, chứng từ liệu thuộc loại phải lưu trữ lâu dài (ít 10 năm) khoản chi phí vật tư văn phòng văn phòng phẩm tốn kém; Khơng gian trật hẹp, cở sở vật chất cũ hỏng lâu năm, lại hay phải di chuyển đơn vị nên việc bị hư hỏng, hay thất lạc chứng từ liệu kế tốn khơng tránh khỏi - Những liệu kế tốn thường lưu máy vi tính để bàn cá nhân lưu ổ cứng thơng thường có khấu hao năm, với nguồn liệu dễ bị hỏng, mã hóa, dò rỉ liệu ổ cứng bị cháy chập bị virus công - Hầu hết hồ sơ lưu trữ năm trước tổng hợp thành tập bó lại theo mùa năm, khơng phân nhóm chi tiết theo giai đoạn khơng có lưu dự phòng nên việc khai thác lại liệu kế tốn phục vụ cho hoạt động có liên quan sau đơn vị phải tốn nhiều thời gian từ cơng đoạn tìm kiếm đến việc trả hồ sơ nơi lưu trữ ban đầu, kế toán phải lưu ý khai thác trực tiếp chứng từ liệu gốc phục vụ công việc để tránh không bị thất lạc sau… Từ tồn hạn chế phương pháp lưu trữ liệu kế toán áp dụng trước với kinh nghiệm trình làm việc đúc rút với mục đích chung nâng cao hiệu ứng dụng CNTT vào phục vụ quản lý hành nhà nước, phục vụ công tác điều hành, đạo lãnh đạo quan lĩnh vực kế toán tài thơng suốt, linh hoạt tồn đơn vị nói chung hỗ trợ cơng tác quản lý, lưu trữ liệu kế toán tránh rủi ro mất, hỏng, thất thoát liệu kế toán giúp giảm thiểu tối đa thời gian tìm kiếm, khai thác khắc phục sau Với ý nhĩa vậy, tham mưu cho lãnh đạo Trạm Khuyến Nông Phú Bình giải pháp, cụ thể sau: - Nghiên cứu tìm hiểu thơng tin Giải pháp ứng dụng công nghệ lưu trữ liệu đáp ứng đủ tiêu chí cần thiết để áp dụng vào thực tế công việc yêu cầu như: + Sử dụng dễ dàng + Tiết kiệm chi phí + Lưu trữ an tồn, khơi phục liệu nhanh chóng dễ dàng (kể trường hợp xấu máy tính, cháy hỏng ổ cứng v.v) + Sử dụng khai thác liệu cách linh hoạt, xác Với tiêu chí cá nhân lựa chọn Giải pháp lưu trữ liệu Ondrive, dịch vụ lưu trữ liệu trực tuyến Microsoft đủ khả áp dụng vào thực tế cơng việc là: + Sử dụng dễ dàng: Tải cài đặt ứng dụng cách đơn giản đơn giản Giao diện sử dụng thân thuộc việt hóa hồn tồn, dễ dàng thao tác sử dụng hệ thống Window, phần mềm soạn thảo văn phổ biến Wold, Excel, Outlook, Powpoint Yêu cầu thiết bị cần Máy tính cá nhân, máy in đa có khả Scan văn (chi phí ước tính đầu tư khoảng 15 triệu đồng) + Tiết kiệm chi phí: Ứng dụng Microsoft cung cấp tài khoản cá nhân, toàn tảng giải pháp ứng dụng hồn tồn miễn phí 15GB để sử dụng + Lưu trữ an tồn, khơi phục liệu nhanh chóng: Ondrive sản phẩm Microsoft nên liệu người sử dụng thông qua internet truyền tải trực tiếp máy chủ Microsoft (Một tập đồn phần mềm lớn Mỹ) Vì khả liệu người dùng Microsoft bảo đảm tuyệt đối Khả phục hồi liệu vô đơn giản, người sử dụng cần truy cập vào tài khoản trang chủ đăng nhập từ phần mềm sau cài đặt lại liệu tự đồng tải trở lại Các tài khoản truy cập phục hồi với Ondrive tạo lập từ Email Outlook Microsoft có người sử dụng truy nhập vào tài khoản + Sử dụng khai thác liệu cách linh hoạt, xác: Ondrive thiết kế chia sẻ nguồn liệu thông tin từ nơi, ứng dụng cài đặt thiết bị làm việc mà người sử dụng có từ máy tính cá nhân, điện thoại thơng minh, máy tính bảng, liệu luôn cập nhật đồng thông qua Internet Vì người sử dụng làm việc khai thác liệu nơi thay phải tới nơi làm việc để thực - Sau xác định giải pháp ứng dụng áp dụng rà soát, đề suất mua sắm nâng cấp trang thiết bị cần thiết Tiến hành tải sử dụng ứng dụng máy vi tính cá nhân + Thao tác tạo lập thư mục vùng làm việc ứng dụng cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm liệu cần thiết Giao diện Ondrive máy vi tính + Đối với tài liệu mang thơng tin có tính chất quan trọng, người sử dụng tạo lập thư mục riêng, dùng thiết bị máy in có chức Scan chụp lại nội dung lưu trực tiếp thư mục tạo vùng làm việc Ondrive Dữ liệu liên tục cập nhật tự động thiết bị có kết nối Internet Dữ liệu sau Scan lưu trữ thư mục Ondrive + Cài đặt sử dụng điện thoại, máy tính bảng để theo dõi khai thác thông tin liệu linh hoạt lúc nơi mà không cần sử dụng máy vi tính cá nhân Giao diện Ondrive điện thoại - Hằng ngày sử dụng tài khoản đăng ký để chia sẻ liệu, chuyển giao thông tin, văn cho cán bộ, viên chức Trạm Khuyến Nơng qua hệ thống Email - Tích hợp hệ thống phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm kế toán lưu liệu tập trung Rà soát phân loại chứng từ liên quan quan trọng Bộ phận Kế toán tiến hành Scan lưu tập trung vùng làm việc Ondrive Tạo lập xếp thư mục cách khoa học dễ tìm - Bước đầu áp dụng có hiệu với phận Kế tốn tài cơng tác lưu trữ liệu kế toán đơn vị Tiếp tục xây dựng quy trình kết hợp sáng kiến Ứng dụng CNTT triển khai đơn vị nhân rộng phận, lĩnh vực khác đơn vị 5.2 Về khả áp dụng sáng kiến: Sáng kiến Bộ phận kế toán tài Trạm Khuyến Nơng Phú Bình áp dụng thực từ ngày 01/02/2017 Sáng kiến đảm bảo tính khoa học, ứng dụng cụ thể, sát thực tiễn, miễn phí cài đặt, dễ thực thao tác sử dụng viên chức, người lao động công tác Trạm Khuyến Nơng Phú Bình Sáng kiến có khả áp dụng mang lại hiệu cao viên chức Trạm Khuyến Nơng Phú Bình, có khả nhân rộng đơn vị khác Những thông tin cần bảo mật: Những số liệu báo cáo, chứng từ chi tiêu nội bộ, thông tin trị, an ninh đơn vị Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: Để áp dụng sáng kiến, mang lại hiệu cao cần phải đảm bảo điều kiện, cụ thể như: - Trang bị bị đủ số lượng máy tính đảm bảo chất lượng, cấu hình để cài đặt sử dụng phần mềm - Kết nối Internet cho 100% máy tính quan ln liên tục ổn định - Bố trí kinh phí nâng cấp dung lượng cho Ứng dụng sử dụng hết dung lượng miễn phí - Cán bộ, cơng chức người lao động phải có kiến thức kĩ CNTT: Các kiến thức cấu tạo máy, hệ điều hành thông dụng, sử dụng Internet, biết sử dụng phần mềm ứng dụng để hỗ trợ hoạt động tổng hợp lưu trữ liệu đồng - Xây dựng kế hoạch nguyên tắc sử dụng thực trình lưu trữ khai thác quản lý liệu Giải pháp ứng dụng Ondrive quản lý, lưu dữ liệu kế toán, đánh giá chất lượng thực năm để kịp thời điều chỉnh mặt hạn chế phát sinh Đánh giá lợi ích thu dự kiến thu áp dụng sáng kiến theo ý kiến tác giả: Việc áp dụng sáng kiến: “Ứng dụng giải pháp OnDrive công tác quản lý, lưu trữ liệu kế toán” vào thực tiễn, bước đầu đem lại hiệu kinh tế, lợi ích xã hội bước khắc phục tồn tại, hạn chế việc quản lý, lưu trữ liệu kế toán Trạm Khuyến Nơng Phú Bình năm vừa qua, cụ thể sau: a Về lợi ích kinh tế: Với 15GB dung lượng sử dụng miễn phí từ nhà cung cấp, kế tốn đơn vị lưu 150.000 văn soạn thảo trang giấy A4 Tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, photo, giấy in, văn phòng phẩm cho đơn vị giao dịch tài cơng tác lưu trữ liệu kế toán so với phương pháp in giấy Số liệu đối chiếu kinh phí sử dụng cho văn phòng phẩm, in ấn photo qua kho bạc Trạm Khuyến Nơng Phú Bình cho thấy hiệu tiết kiệm chi phí từ sáng kiến sau áp dụng tháng 11 năm 2017 số liệu kỳ năm 2018 thể sau: STT Nội dung chi Năm 2017 Năm 2018 Tiết kiệm Chi phí văn phòng phẩm 24.409.000 8.935.000 15.474.000 Chi phí vật tư văn phòng 14.382.000 14.793.000 -411.000 Chi phí in ấn, photo tài liệu 10.428.000 1.261.000 9.167.000 Tổng cộng 49.219.000 24.989.000 24.230.000 Việc ứng dụng giải pháp lưu trữ trực tuyến vào cơng việc góp phần cải thiện thời gian xử lý cơng việc kế tốn đơn vị, việc tiếp cận nguồn liệu kế toán linh hoạt trước nhiều trước giao dịch kho bạc kiểm soát yêu cầu chứng từ liệu làm chi kế tốn đơn vị phải quay đơn vị tìm kiếm bổ sung với kế tốn sử dụng giải pháp lưu trữ liệu trực tuyến Ondrive kế toán cần sử dụng điện thoại thơng minh để tìm kiếm liệu giải trình với kiểm soát chi dùng điện thoại kết nối với thiết bị in gần để in liệu bổ sung từ mà q trình giao dịch tài kế tốn tiết kiệm nhiều thời gian lại tìm kiếm bổ sung chứng từ Trong tương lai, chữ ký số châp nhận toán qua kho bạc Ondrive giúp cho kế toán xử lý chứng từ kho bạc mà không cần đơn vị Với khả lưu trữ liệu cách an tồn, khơng chịu ảnh hưởng yếu tố cháy nổ, hỏng hóc thiết bị lưu trữ liệu đơn vị tiết kiệm thêm kinh phí đầu tư mua sắm thiết bị lưu trữ đắt tiền hay cắt cử người coi, chi phí dành cho lưu trữ liệu dự phòng chi phí phát sinh khác Giải pháp lưu trữ liệu trực tuyến khai thác quản lý liệu kế toán Ondrive giúp kế toán chủ động trường hợp mà gần không cần sử dụng đến chứng từ gốc làm tốn giao dịch tài giúp cho kế tốn tránh vấn đề bị lẫn hay chứng từ gốc trình khai thác truy xuất b Về lợi ích xã hội: Việc nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho việc quản lý, điều hành Văn phòng HĐND&UBND huyện ngày cao hơn; Dữ liệu kế toán lưu trữ tập trung nơi, việc quản lý tìm kiếm liệu kế toán trở nên dễ dàng linh hoạt giúp cho kế tốn có nguồn thơng tin cần thiết xử lý kịp thời tiết kiệm thời gian, kinh phí, giải cơng việc với tổ chức công dân hiệu Việc ứng dụng giải pháp Ondrive lưu trữ quản lý liệu kế tốn khơng cơng cụ giúp cho việc quản lý lưu trữ liệu kế toán bớt phần vất vả, khoa học mà góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm bước xây dựng tính chuyên nghiệp cho đội ngũ cán viên chức Trạm Khuyến Nơng Phú Bình giải công việc nhanh hơn, hiệu Việc ứng dụng lưu trữ liệu trực tuyến Ondrive kết hợp ứng dụng quản lý văn hành giúp cho quan, đơn vị địa phương trao đổi, xử lý cơng việc nhanh hơn, xác hơn, hiệu hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí nhân cơng, chi phí quản lý Đặc biệt điều kiện Đảng, Nhà nước ta liệt đạo giải pháp để tinh giản biên chế; cải cách thủ tục hành chính; phòng hống tham nhũng… Danh sách người tham gia áp dụng thử áp dụng sáng kiến lần đầu (nếu có): Số Tên tổ chức/cá TT nhân Bộ phận Kế tốn tài Trạm Khuyến Nơng Phú Bình Địa Phạm vi/Lĩnh vực áp dụng sáng kiến Trạm Khuyến Nơng Phú Ứng dụng giải pháp Bình Ondrive quản lý, lưu trữ liệu kế toán Tôi (chúng tôi) xin cam đoan thông tin nêu đơn trung thực, thật hoàn tồn chịu trách nhiệm trước pháp luật Phú Bình, ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị (Ký tên đóng dấu) Phú Bình, ngày tháng năm Người nộp đơn (Ký ghi rõ họ tên) Dương Minh Trung UBND HUYỆN PHÚ BÌNH HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU CHẤM ĐIỂM SÁNG KIẾN Tên sáng kiến: Tác giả sáng kiến: Đồng tác giả sáng kiến Địa chỉ/đơn vị công tác tác giả sáng kiến: Tiêu chí xét cho điểm Số điểm chấm Sáng kiến có tính (điểm tối đa 30 ) - Nếu giải pháp chưa công bố tỉnh (hoặc sở-trường hợp chấm HĐSK sở) hình thức sử dụng mơ tả nguồn thông tin kỹ thuật phổ biến, tối đa 30 điểm Hoặc: - Nếu giải pháp tương tự giải pháp mô tả nguồn thơng tin có tỉnh (hoặc sở-trường hợp chấm HĐSK sở), áp dụng phạm vi tỉnh (hoặc sở-trường hợp chấm HĐSK sở) có cải tiến so với giải pháp có, tối đa 20 điểm Quy mô áp dụng sáng kiến (điểm tối đa 40) - Nếu giải pháp áp dụng thực tế với quy mơ tỉnh, có khả áp dụng rộng rãi, tối đa 40 điểm Hoặc: - Nếu giải pháp áp dụng thực tế với quy mơ sở, có khả áp dụng rộng rãi tỉnh, tối đa 30 điểm Hoặc: - Nếu giải pháp sản xuất thử nghiệm, có khả áp dụng thực tế, giải pháp áp dụng thực tế với quy mô sở, tối đa 10 điểm Sáng kiến áp dụng mang lợi ích thiết thực (điểm tối đa 30) - Hiệu kinh tế: + So sánh tiêu tiết kiệm đạt sở kết thử nghiệm, áp dụng thử giải pháp đề nghị xét công nhận sáng kiến với giải pháp biết (đã có), tối đa 10 điểm + Phân tích, đánh giá lợi đạt áp dụng giải pháp đề nghị xét công nhận sáng kiến vào thực tiễn đời sống, sản xuất, tối đa 10 điểm - Hiệu xã hội, mơi trường: Nâng cao điều kiện an tồn lao động, điều kiện cơng tác; góp phần nâng cao hiệu bảo vệ an toàn quan, tài liệu, tài sản; cải thiện điều kiện sống, làm việc; bảo vệ sức khỏe người; nâng cao hiệu công tác quản lý, thực nhiệm vụ chun mơn; tạo mơi trường vui chơi, giải trí lành mạnh giúp người phát triển thể chất trí tuệ góp phần tiết kiệm tài ngun, góp phần phòng, chống thiên tai, góp phần cải tạo, bảo vệ môi trường …, tối đa 10 điểm Tổng cộng: Phú Bình, ngày tháng năm Người chấm điểm (Ký, ghi rõ họ, tên) ... thu dự kiến thu áp dụng sáng kiến theo ý kiến tác giả: Việc áp dụng sáng kiến: Ứng dụng giải pháp OnDrive công tác quản lý, lưu trữ liệu kế toán” vào thực tiễn, bước đầu đem lại hiệu kinh tế,... bị lưu trữ liệu đơn vị tiết kiệm thêm kinh phí đầu tư mua sắm thiết bị lưu trữ đắt tiền hay cắt cử người coi, chi phí dành cho lưu trữ liệu dự phòng chi phí phát sinh khác Giải pháp lưu trữ liệu. .. sở kết thử nghiệm, áp dụng thử giải pháp đề nghị xét công nhận sáng kiến với giải pháp biết (đã có), tối đa 10 điểm + Phân tích, đánh giá lợi đạt áp dụng giải pháp đề nghị xét công nhận sáng kiến