Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 2&3: Soạn thảo cơ bản với Word cung cấp cho người học các kiến thức về Microsoft Word, các thao tác soạn thảo cơ bản, thao tác trên khối văn bản, thiết lập Tab và Indent,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
TIN HỌC VĂN PHÒNG Bài & 3: SOẠN THẢO CƠ BẢN VỚI WORD Nội dung Giới thiệu Microsoft Word Các thao tác soạn thảo Thao tác khối văn Thiết lập Tab Indent Định dạng văn bản, đoạn văn Bullets Numbering Nội dung 10 11 12 13 Soạn thảo công thức tốn học Chèn ký tự đặc biệt Tìm kiếm thay văn Chia văn thành nhiều cột Chữ lớn đầu đoạn văn Tính AutoCorrect Style mục lục Giới thiệu Microsoft Word Phần mềm soạn thảo văn phổ biến Ra đời tháng 11/1983, chạy hệ điều hành MS-DOS Các phiên : • • • • • • • Word Word Word Word Word Word Word for Windows (1989), phiên Windows for Windows 2.0 (1991) for Windows (1993) 95, Word 97, Word 2000, Word XP, Word 2003 2007, từ định dạng văn docx 2010 2013 Word có mặt Mac OS, OS/2 Các tính Word Soạn thảo văn Hiệu ứng phông chữ, màu sắc Chèn hình ảnh, bảng biểu, âm thanh, video Kiểm tra tả, ngữ pháp Hỗ trợ xử lý văn thô (.txt) hay tài liệu online Tự động lập mục, mục lục Khởi động Word Có nhiều cách : kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word hình hay tác vụ kích chọn Start → Apps → Microsoft Office → Microsoft Word 2010 mở tệp văn (Word) soạn thảo Màn hình soạn thảo Word Các thao tác soạn thảo Lưu văn : File → Save ; phím tắt Ctrl+S ; nhấn nút Save Lưu văn với tên khác : Tạo văn : Mở văn có : Đóng văn mở : công cụ nhanh File → Save as File → New ; Ctrl+N File → Open ; Ctrl+O File → Close ; nút Close ; File → Exit Alt+F4 Sử dụng gõ tiếng Việt Sử dụng phím tắt giúp tăng tốc độ soạn thảo Các thao tác soạn thảo Home/End : đưa trỏ đầu/cuối dòng Ctrl+Home/Ctrl+End : đưa trỏ đầu/cuối văn PageUp/PageDown : chuyển đến trang hình phía trước/sau Ctrl+PgUp/Ctrl+PgDn : chuyển đến trang văn phía trước/sau Caps Lock : thay đổi kiểu gõ chữ hoa chữ thường Delete/Backspace : xóa ký tự đứng kề sau/trước trỏ Ctrl+Shift++ : bật/tắt chế độ nhập số trên, ví dụ x2 Ctrl+= : bật/tắt chế độ nhập số dưới, ví dụ x2 Thao tác khối văn Đánh dấu (bôi đen) khối văn • dùng Shift di chuột để đánh dấu Sao chép Ctrl+C, cắt Ctrl+X, dán Ctrl+V, xoá khối văn Sử dụng chức Undo Ctrl+Z/Redo Ctrl+Y 10 Định dạng văn bản, đoạn văn Định dạng kiểu chữ : in đậm Ctrl+B, in nghiêng Ctrl+I, gạch Ctrl+U Font chữ, cỡ chữ, màu sắc : • mở hộp thoại Font Ctrl+D • dùng tùy chọn font ribbon Home → Font 13 Định dạng đoạn văn Mỗi dấu xuống dòng Enter tạo thành đoạn văn cách gõ phím Enter khác : • Shift+Enter : xuống dịng, khơng tạo đoạn • Ctrl+Enter : xuống dòng, ngắt sang trang Để định dạng đoạn văn bản, đặt trỏ vào đoạn : • • • • mở hộp thoại Paragraph phím tắt Alt+O+P dùng tùy chọn Home → Paragraph lề : Ctrl+L, Ctrl+E, Ctrl+R, Ctrl+J tạo khung viền : Alt+O+B để mở hộp thoại Borders and Shading 14 Hộp thoại Paragraph Alignment : chọn kiểu lề Indentation : thiết lập khoảng cách từ mép lề đoạn so với lề trang Special : độ thụt dòng dòng dòng từ thứ trở Spacing : xác định khoảng cách với đoạn trước sau Line spacing : chọn độ giãn dòng 15 Bullets Numbering Đánh dấu đầu đoạn, đánh số mục cho tiêu đề : • kích vào biểu tượng Bullets ribbon Home → Paragraph • kích vào biểu tượng Numbering • mở hộp thoại : Alt+O+N • dùng Multilevel List : kích vào biểu tượng Chọn kiểu cần hiển thị nhấn OK Chọn Customize để tạo kiểu 16 Soạn thảo cơng thức tốn học Chọn vị trí cần chèn công thức Vào ribbon Insert → Equation Chọn công thức phù hợp tạo công thức với Insert New Equation 17 Chèn ký tự đặc biệt Chọn vị trí cần chèn ký tự Vào ribbon Insert → Symbol Chọn ký tự có sẵn chọn ký tự khác với More Symbols Có thể gán phím tắt (ShortcutKey) cụm từ viết tắt (AutoCorrect) cho ký tự đặc biệt thường xuyên dùng 18 Tìm kiếm thay văn Chức cho phép sửa đổi liệu hàng loạt Mở hộp thoại Find and Replace • vào ribbon Home → Editing, chọn Advanced Find Replace, ấn More >> để thêm nhiều lựa chọn • tìm kiếm Ctrl+F, thay Ctrl+H 19 10 Chia văn thành nhiều cột Thông dụng nhiều dạng tài liệu (tạp chí, từ điển .) Đánh dấu đoạn văn cần chia cột Mở hộp thoại Columns • vào ribbon Page Layout → Page Setup, chọn Columns More Columns • phím tắt Alt+O+C 20 11 Chữ lớn đầu đoạn văn Đặt trỏ vào đoạn văn cần trang trí Mở hộp thoại Drop Cap • vào ribbon Insert → Text, chọn Drop Cap Drop Cap Options • phím tắt Alt+O+D Lines to drop : chọn độ cao chữ theo số dòng Distance from text : chọn khoảng cách từ chữ tới văn 21 12 Tính AutoCorrect Tự động sửa lỗi hồn chỉnh nội dung văn gõ, ví dụ • tự động viết hoa chữ đầu câu, đầu dòng • tự động sửa số lỗi tả • tự động thay từ viết tắt Mở hộp thoại AutoCorrect • ấn F7, vào ribbon Review → Proofing → Spelling & Grammar • sau chọn Options AutoCorrect Options 22 13 Style mục lục Là tính quan trọng soạn thảo văn chuyên nghiệp Style : quy định sẵn thông tin (font chữ, kích cỡ .) để dùng sau Dùng cho paragraph, character, table, list Mở hộp thoại Styles : Alt+Ctrl+Shift+S Sử dụng : • đặt trỏ vào đoạn văn cần làm việc • chọn style có sẵn ribbon Home → Styles • tạo style : biểu tượng New Style 23 Tạo gán style cho mẫu định dạng Name : đặt tên cho style Formatting Format : chọn định dạng Thay đổi style vừa tạo : kích chuột phải vào tên style, ấn nút Modify Automatically update : thay đổi đoạn diễn với đoạn khác có chung style (thay đổi style) 24 Kết hợp Style Numbering để tạo mục Tạo style cho mức Kích vào biểu tượng , chọn Multilevel List Define New Multilevel List Tạo Multilevel List kết hợp với style tạo 25 Tạo mục lục (Table of Contents - TOC) Bắt buộc phải tạo style cho đoạn Tạo TOC tự động tự tạo • đặt trỏ vào vị trí cần tạo TOC • vào ribbon References → TOC, ấn nút TOC • chọn kiểu có sẵn tạo kiểu 26 Tạo kiểu cập nhật TOC Ấn Insert TOC để mở hộp thoại TOC, chọn Options để thay đổi kiểu TOC mặc định Cập nhật TOC chỉnh sửa văn : • ấn nút Update Table • đặt trỏ bên vùng TOC, ấn F9 27 ... Thao tác khối văn Thiết lập Tab Indent Định dạng văn bản, đoạn văn Bullets Numbering Nội dung 10 11 12 13 Soạn thảo cơng thức tốn học Chèn ký tự đặc biệt Tìm kiếm thay văn Chia văn thành nhiều... 2010 mở tệp văn (Word) soạn thảo Màn hình soạn thảo Word Các thao tác soạn thảo Lưu văn : File → Save ; phím tắt Ctrl+S ; nhấn nút Save Lưu văn với tên khác : Tạo văn : Mở văn có : Đóng văn mở :... khối văn Đánh dấu (bơi đen) khối văn • dùng Shift di chuột để đánh dấu Sao chép Ctrl+C, cắt Ctrl+X, dán Ctrl+V, xoá khối văn Sử dụng chức Undo Ctrl+Z/Redo Ctrl+Y 10 Thiết lập Tab Indent Hiển thị