HƯỚNG DẪN SỬ DUNG PMIS

có ý nghĩa tương ứng với nội dung của chức năng đó 4 Biểu tượng thông báo lỗi Minh họa Trong quá trình khai báo các tham số, hay nhập dữ liệu nếu có lỗi xảy ra chương trình sẽ hiển thị

Trang 1

Hà Nội, tháng 08/2008

Trang 2

MỤC LỤC

I Giới thiệu chung 3

II Một số giải thích 4

III Bắt đầu với PMIS 8

IV Quản trị danh mục 13

V Quản lý thông tin hồ sơ CCVC 21

VI Các tác vụ nghiệp vụ trong PMIS 34

VII Làm việc với báo cáo trong PMIS 86

VIII Các công cụ hỗ trợ trong PMIS 91

IX Công cụ quản trị hệ thống 100

Trang 3

I Giới thiệu chung

PMIS (viết tắt của từ Personal Management Information System) là một hệ thống phần mềm cungcấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi và thống kê công việc Quản lý CBGV ngành Giáodục & Đào tạo

Tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng (end-user) có thể dễ dàng tìm hiều và làm việc với hệthống PMIS một cách dễ dàng Để làm việc tốt với các thao tác về chức năng trong hệ thốngPMIS hãy bắt đầu với tài liệu này để làm rõ về khái niệm và thao tác với các chức năng như thếnào

Trang 4

Thực hiện bầm đồng thời một số phím (thí dụ: Alt +

T để nhập mới ) để thực hiện một chức năng nào đó tùy thuộc vào ý đồ của người lập trình

Thông thường các phím tắt được thiết kế là sự kết hợp giữa phím tắt Alt và một từ gợi nhớ trong nút chức năng đó.

- Phím nóng được sử dụng trong mỗi chức năng của chương trình (có chức năng không có), nó bao gồm những phím nào thì phụ thuộc vào người thiết kế chương trình Tuy nhiên, các tổ hợp phím thường có ý nghĩa mô tả nội dung, chức năng, thao tác.

- Sử dụng phím nóng có thể sẽ khó khăn đối với những người mới làm quen với chương trình hoặc trình độ sử dụng máy tính còn yếu kém Nhưng ngược lại đối với những người sử dụng quen thì các thao tác với chương trình sẽ rất nhanh và làm tăng hiệu quả làm việc.

- Làm thế nào để biết được chức năng, thao tác nào có

sử dụng phím nóng? -> Có 2 cách để nhận biết điều đó

+ Với các nút có dòng chữ làm tiêu đề thì chữ cái nào được gạch chân ta có tổ hợp phím nóng là Alt + chữ cái đó

+ Với các nút có hình ảnh: Khi di chuột trên nút sẽ hiện dòng chữ giải thích và cho ta biết tổ hợp phím nóng là gì

Trang 5

có ý nghĩa tương ứng với nội dung của chức năng đó

4 Biểu tượng thông báo

lỗi

Minh họa

Trong quá trình khai báo các tham số, hay nhập dữ liệu nếu có lỗi xảy ra chương trình sẽ hiển thị biểu tượng thông báo lỗi màu đỏ bên cạnh công cụ nhập liệu, kèm theo chú thích khi người sử dụng di chuột vào biểu tượng đó.

Máy phục vụ cài hệ thống ứng dụng trên web, và chia

sẻ cho các máy Clients khác trên mạng.

2 Giải thích các phím nóng sử dụng trong chương trình

Trang 6

2 Ô soạn thảo – Text box

- Là ô chứa một danh sách nào đó phục

vụ cho người dùng thao tác với chương trình

- Người dùng có thể sử dụng mũi tên lên, xuống để đi chuyển qua lại trên danh

Trang 7

- Ngoài ra để đến một dòng nào đó trên danh sách người dùng chỉ cần bấm chữ cái đầu của dòng đó chương trình sẽ tự động chuyển đến dòng có chữ cái đầu

Minh họa

Phân trang là cửa sổ giao diện được tổ chức thành nhiều trang, thuận tiện cho việc tổ chức các thông tin cho cửa sổ làm việc.

Trang 8

III Bắt đầu với PMIS

Trước khi bắt đầu làm việc với hệ thống phải chắc chắn rằng ứng dụng PMIS đã được cài đặt trên

hệ thống máy tính của mình

Có 2 cách thức để bắt đầu với PMIS từ lựa chọn trong mục chọn Start hoặc trên màn hình làmviệc

Cách thông dụng kích hoạt và chạy ứng dụng:

Chọn mục chọn Start trong thanh công việc (Task bar), chọn tiếp Program

Nháy đúp chuột vào biểu tượng PMIS

Chương trình sẽ được kích hoạt, hãy bắt đầu với các cửa sổ làm việc của PMIS

Giao diện hiển thị lần đầu tiên sau khi cài đặt thành công với màn hình khai báo thông số kết nối.Bạn phải đưa vào thông số để kết nối đến CDSL Các lần khởi động sau đó bạn sẽ làm việc vớicửa sổ giao diện đăng nhập

1 Bắt đầu với cửa sổ cấu hình.

Lần đầu tiên khi khởi động ứng dụng PMIS sau khi cài đặt, bạn phải qua bước khai báo thống sốkết nối Giao diện hiện thị như sau:

Trước khi bắt đầu với phần khai báo thông tin kết nối, bạn hãy tìm hiểu một chút về các kháiniệm sau:

III.1.1 Khái niệm:

III.1.2 Khái niệm ứng dụng mạng (Client/Server).

Đưa vào tên máy chứa dữ liệu chia sẻ

Đưa vào tên cơ sở dữ liệu

Trang 9

PMIS là một thống ứng dụng trên môi trường mạng máy tính Các máy tính cài đặt ứng dụngPMIS hoặc các ứng dụng trong hệ thống PEMIS sẽ phải sử dụng chung một cơ sở dữ liệu đượcchia sẻ trên mạng do một máy đóng vai trò làm máy phục vụ (Server) cung cấp.

Vì vậy bạn cần phải hiểu được một số thông tin sau đây:

Tên máy chủ Tên máy chủ hay còn gọi là máy phục vụ (Server) cung cấp chia sẻ

CSDL, được gọi là Database Server

Quy tắc để xác định tên máy chủ:

[Tên máy tính]\SQLEXPRESS

Ngầm định nếu cài ứng dụng và dữ liệu trên cùng máy tính thì tên

máy chủ sẽ là (Local)\SQLEXPRESS

Tên CSDL Tên cơ sở dữ liệu chương trình sẽ truy xuất dữ liệu

Quy tắc để xác định tên:

PEMIS

Trang 10

III.1.3 Cấu hình kết nối

Khai báo thông tin kết nối:

Tên máy chủ: <tên máy chủ>

Ngầm định là : (Local)\SQLEXPRESS

Tên CSDL: <Tên CSDL>

Ngầm định là: PEMIS

Chọn nút “Kiểm tra lại kết nối” để đảm bảo thông tin đưa vào là hợp lệ

Chọn nút “Ghi” để lưu lại thông tin kết nối

Kiểm tra lại dữ liệu đưa vào không hợp lệ

Khi thông tin kết nối đưa vào không hợp lệ, khích hoạt một nút thực hiện nào đó (ví dụ: Nút

“Kiểm tra lại kết nối” hoặc nút “Ghi”) Chương trình sẽ hiện thị các cảnh báo lỗi trên cửa sổ làmviệc Biểu tượng lỗi thường xuất hiện ở bên trái các công cụ nhập liệu Hãy di chuyển biểu tượngcủa con chuột đến biểu tượng lỗi để xem thông tin

* Ghi chú: Khai báo thành công thông tin kết nối, hãy khởi động lại ứng dụng để chắc chắn thông số đã được ghi hợp lệ.

III.1.4 Thông số đơn vị sử dụng

Hãy bắt đầu với phần kiểm tra và khai báo lại thông số cho đơn vị sử dụng của mình sau khi bạnkhai báo thông số kết nối thành công Mỗi đơn vị quản lý (như các đơn vị cấp Sở, Phòng) hoặctrường học trong hệ thống ngành GD&ĐT, khi sử dụng chương trình PMIS sẽ được xác nhận một

mã cho đơn vị, mã này sẽ là duy nhất và thống nhất về nguyên tắc đặt mã trong toàn ngànhGD&ĐT

Thực hiện các bước sau để kiểm tra lại thông tin đăng ký đơn vị sử dụng:

Chọn mục chọn Hệ thống  Thống tin đơn vị để kiểm tra lại thông tin Bạn không thể thực hiện

sửa đổi thông tin đơn vị trong chức năng này Nếu thông tin không hợp lệ, bạn sử dụng Công cụquản trị để thay đổi lại chức năng nếu bạn có quyền quản trị Chi tiết hãy xem phần Công cụ quảntrị ở phần tiếp theo trong tài liệu

2 Đăng nhập chương trình

Với mỗi người sử dụng chương trình PMIS, khi bắt đầu làm việc đẩu phải qua bước đăng nhập.Quá trình đăng nhập là quá trình hệ thống kiểm tra và hợp thức hóa người sử dụng đối vớichương trình PMIS Hãy bắt đầu với giao diện đăng nhập trong hình minh họa dưới đây

Trang 11

Bạn hãy đưa thông tin đăng nhập của cá nhân vào các ô nhập liệu tương ứng Thông tin nhập liệu

là thông tin của bạn đã được đang ký trong hệ thống, bao gồm:

Tên truy nhập Nhập tên người sử dụng trực tiếp từ bàn phím

Mật khẩu Nhập mật khẩu người sử dụng

Nhớ mật khẩu Lựa chọn nhớ mật khẩu cho việc đăng nhập tự động lần sau

Nhấn nút để đăng nhập vào hệ thống

Nhấn nút để thoát khỏi chức năng và hệ thống

Nếu tên truy nhập hoặc mật khẩu bị nhập sai màn hình sẽ xuất hiện thông báo lỗi tương ứng.Nếu tên truy nhập và mật khẩu bị nhập sai quá ba lần hệ thống sẽ tự động thoát

* Lưu ý:

Phải đảm bảo thông tin đăng nhập đã được đăng ký hợp lệ

Phải chắc chắn thông tin đăng nhập là thông tin của cá nhân mình

3 Thay đổi thông tin mật khẩu cá nhân

Để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin đăng nhập của cá nhân, nên thường xuyên thay đổi nó.Thực hiện thay đổi mật khẩu của cá nhân, bạn hãy thao tác như sau

Từ cửa sổ chính của chương trình lựa chọn menu Hệ thống → Đổi mật khẩu sau khi màn hình

hiển thị, thực hiện thay đổi mật khẩu của cá nhân mình

Trang 12

Màn hình hiển thị gồm 4 thông tin chính Tên đăng nhập, Mật khẩu cũ, nhập mật khẩu mới vànhập lại mật khẩu mới.

Bắt buộc phải nhập mật khẩu cũ để xác định chính xác người đang đăng nhập vào hệ thống.Chức năng cho phép thực hiện các thao tác Sửa đổi và Thoát

Cập nhật thông tin thay đổi

Mật khẩu cũ: Nhập trực tiếp từ bàn phím giá trị mật khẩu cũ (chức năng không cho phép thực

hiện thao tác Copy dữ liệu)

Mật khẩu mới: Nhập một chuỗi ký tự hoặc số làm mật khẩu mới từ bàn phím.

Nhập lại mật khẩu mới: Nhập lại chuỗi ký tự hoặc số trùng khớp với dữ liệu trường Mật khẩu mới Không cho phép sử dụng thao tác Copy.

Khi nhấn vào nút hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra mật khẩu cũ đã nhập đúng hay chưa, mật khẩu mới có chính xác giữa 2 lần nhập hay không? Nếu sai hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng Ngược lại nếu việc kiểm tra chính xác hệ thống sẽ cập nhật mật khẩu mới của

người sử dụng tương ứng vào cơ sở dữ liệu

Trang 13

IV Quản trị danh mục

1 Giới thiệu chung.

Danh mục là các trạng thái thông tin của một Hồ sơ CCVC hay một quá trình, và được chuẩn hóathành một tập thông tin dưới dạng một bảng

Mục đích sử dụng của danh mục là quan trọng, nó giúp cho các đối tượng sử lý thông tin – như

Hồ sơ, quá trình - của chúng ta tường minh hơn rất nhiều Dưới đây là một số lợi ích của danhmục

Chuẩn hóa được thống tin

Dễ dàng trong việc thống kê theo các chỉ tiêu dạng danh mục

Dễ dàng lọc và tìm kiếm thông tin

Và còn rất nhiều lợi khác nữa

Thông thường cấu trúc của danh mục bao gồm 2 phần và được tổ chức dưới dạng bảng

Phần Mã: mỗi danh mục được cấp phát một mã duy nhất, được sử dụng như một thông tin nhận

dạng của danh mục Mã thường sử dụng thông tin ngắn gọn, và thông thường là thông tin số

Phân Chi tiết: bao gồm các thông tin của danh mục, thông thường là tên + các thông tin khac nếu

có

Mã Tên của một danh mục Các thông tin liên quan khác của

danh mục

Danh mục trong PMIS và cả hệ thống PEMIS là được đồng nhất trong toàn nghành GD&ĐT Hệthống PMIS có chức năng đồng bộ các thay đổi danh mục từ cấp cao xuống các cấp thâp

Và bây giờ, bạn hãy làm quen với các quy tắc và danh mục hiện có trong PMIS

2 Các chức năng và thao tác với danh mục.

Khi bạn được cấp quyền thao tác với chức năng quản lý danh mục có nghĩa là bạn có thể sử dụngđược các chức năng sau:

Thêm mới danh mục

Sửa danh mục

Xóa danh mục

Tìm kiếm

Trang 14

Chú thích: Cửa sổ bên tay trái là danh sách các bảng danh mục, cửa sổ bên phải thể hiện nội

dung của danh mục và các chức năng người dùng có thể thao tác thông qua các nút tùy chọn bêndưới

Các bảng danh mục được chia làm 2 loại:

Loại không có cấp con : Ví dụ Cấp giáo dục, Cấp học, …

Loại có cấp con : Ví dụ DM tỉnh , Đơn vị, Loại nhân viên, trường…

Các thao tác thực hiện thêm, sửa, xóa danh mục:

Loại không có cấp con :

Thêm mới dữ liệu trong 1 danh mục :

Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, lựa chọn tên danh mục cần thêm

Nhấn nút “Thêm” khi đó form hiển thị thêm mới sẽ xuất hiện Ví dụ thêm mới “Cấp giáo dục”:

Trang 15

Nhập các thông tin vào form , ô nào chứa dấu (*) sẽ bắt buộc phải nhập dữ liệu

Nhấn nút “Ghi” để lưu lại dữ liệu thêm mới

Cập nhật dữ liệu trong 1 danh mục :

Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, click chuột vào danh mục cần sửa

Nhấn nút khi đó form hiển thị thêm mới sẽ xuất hiện Ví dụ cập nhật danh mục “Cấpgiáo dục” :

Nhập các thông tin vào form , ô nào chứa dấu (*) sẽ phải nhập dữ liệu

Nhấn nút “Ghi” để lưu lại dữ liệu cập nhật

Xoá dữ liệu trong danh mục:

Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, click chuột vào đúng phần danh mục cần xóaNhấn nút Chương trình hiển thị cảnh báo người sử dụng có chắc chắn muốn xóanhấn nút”Có” để đồng ý hoặc “Không” để hủy bỏ yêu cầu xóa

Loại có cấp con :

Thêm mới :

Click chuột vào nút cha

Nhấn nút , sẽ hiển thị form để thêm thông tin cho cấp con

Nhấn nút “Ghi” để ghi lại

Trang 16

Click chuột vào nút cha , khi đó bên danh sách phải sẽ xuất hiện các con của nút cha đó

Click chuột vào 1 dòng muốn sửa thông tin

Nhấn nút “Sửa” , khi đó form sửa thông tin sẽ hiện thị ,ví dụ

Chú ý : Mục chọn “Không là đơn vị thực”: Là bản ghi nhóm lại các đơn vị cùng loại (ví dụ: Bản

ghi nhóm các đơn vị là:” Các trường THCS”

Thực hiện sửa thông tin cần thay đổi

Nhấn nút “Ghi” để lưu lại thông tin

Xoá:

Click chuột vào nút cha , khi đó bên danh sách phải sẽ xuất hiện các con của nút cha đó

Trang 17

Click chuột vào 1 dòng muốn xóa thông tin

Nhấn nút “Xoá” để xoá danh mục con nằm trong danh mục cha đó

3 Các danh mục trong hệ thống.

Biểu tượng:

Trong hệ thống quản lý CBGV ngành GD – ĐT việc quản lý thông tin dựa trên các tiêu chí đượcqui chuẩn bằng các bảng danh mục (ví dụ như danh mục Quận/huyện, Tỉnh/Thành phố trong tiêuchí quê quán,danh mục Quốc gia…) Ngoài ra, để thuận tiện cho việc quản lý cũng như để có thểtra cứu thống kê một cách có hiệu quả và chính xác chúng tôi đã xây dựng các bảng danh mục vớicác tiêu chí như bên dưới và được phân loại theo 3 cấp: Danh mục dùng chung cho toàn bộ hệthống, danh mục dùng trong PMIS, và danh mục EMIS

Các bảng danh mục trong hệ thống PMIS sẽ là:

11 Chuyên môn đào tạo

12 Công việc được giao

Trang 18

14 Dân tộc

15 Đang theo học

16 Danh hiệu được phong

17 Diện ưu tiên bản thân

18 Diện ưu tiên gia đình

37 Nhóm chuyên môn đào tạo

38 Nhóm công việc được giao

39 Nhóm công việc hiện nay

Trang 19

57 Trình độ văn hóa phổ thông

58 Văn bằng đào tạo

59 Xếp loại chung

60 Xếp loại đạo đức

61 Xếp loại sức khỏe

62 Xếp loại trình độ chuyên môn

Phần lớn các bảng danh mục trong chương trình đã được chúng tôi xây dựng và cập nhật đầy đủ.Công việc của người quản trị trong phần này là rà soát lại các bảng danh mục để cập nhập thêmtrong các bảng danh mục cho phù hợp với địa phương mình.Hầu hết các bảng danh mục đượcnhập bằng cách điền vào một bảng dữ liệu gồm các cột: mã danh mục, tên danh mục

4 Các danh mục quan trọng

Trong các hệ thống nói chung và với PMIS nói riêng có một số danh mục sẽ là xương sống chotoàn bộ hệ thống, nó quyết định cách tổ chức cho toàn bộ hệ thống của bạn Hãy bắt đầu vớiPMIS với các danh mục quan trọng đó

Các danh mục sau đây bạn nên đặc biệt chú ý Danh mục liên quan đến đơn vị sử dụng là nhữngdanh mục quan trọng và người quản trị sẽ phải cập nhật bảng danh mục cấp quản lý giáo dục,hoặc bảng danh mục trường đầu tiên trước khi thực hiện các chức năng khác có trong chươngtrình này

IV.4.1 Danh mục đơn vị quản lý

Danh mục đơn vị quản lý là một danh mục quan trọng Nó quyết định cấu trúc tổ chức cho toànnghành GD&ĐT và được tổ chức thành một cây phân cấp Chọn “Cấp quản lý giáo dục” trong

Trang 20

IV.4.2 Danh mục trường

Trường là một danh mục trong hệ thống phân cấp cuối của các đơn vị trong ngành GD&ĐT Bạn

sẽ nhìn thấy trong giao diện làm việc với trường trong hệ thống cây phân cấp Chọn “Trường”trong giao diện danh múc

5 Một số kinh nghiệp và lưu ý khi làm việc với danh mục

Để làm việc có hiêu quả và đảm bảo tính đồng nhất về hệ thống danh mục, bạn hãy lưu ý các kinhnghiệm sau đây

Không nên thêm danh mục khi không có thẩm quyền

Không nên sửa mã các danh mục gây phá vỡ cấu trúc danh mục

Không nên xóa danh mục khi chưa cân nhắc kỹ, vì như vậy sẽ làm mất thông tin dữ liệu củamình

Gán quyền hạn chế truy nhập sửa đổi danh mục cho các thành viên sử dụng không có quyền hạn.Nên hạn chế quyền với các đơn vị ở cấp trường vì nếu không dữ liệu danh mục của hệ thống sẽthiếu đồng bộ

Trang 21

V Quản lý thông tin hồ sơ CCVC

1 Các khái niệm trong quản lý hồ sơ.

V.1.1 Hồ sơ

Là một tập các thông tin quản lý về một cán bộ CCVC trong ngành GD&ĐT, nó bao gồm cácthông tin cá nhân, thông tin trình độ, và các thông tin quá trình khác Nhìn chung một hồ sơ baogồm 2 phần chính

Thông tin hồ sơ: là thông tin chung được đăng ký cho hồ sơ, nó bao gồm các thông tin cá nhân,công việc hiện tại, trình độ học vấn…

V.1.2 Quá trình

Thông tin quá trình: là các thông tin lưu lại các vết về các quá trình gắn với một hồ sơ, với mộtcán bộ CCVC như: quá trình công tác, quá trình hưởng lương

2 Làm thế nào để nhập thông tin cho một hồ sơ.

Từ giao diện chính nhập thông tin hồ sơ lựa chọn nút , màn hình thêm mới thông tin

hồ sơ hiển thị như sau:

Trang 22

Trong phần này người sử dụng có thể chọn đặt lọc danh sách hồ sơ theo từng đơn vị Ví dụ: Nếungười sử dụng chọn đơn vị là 1 phòng giáo dục nào đó trong Sở thì danh sách hồ sơ hiển thị sẽ làtoàn bộ công chức trực thuộc phòng giáo dục đó Công việc đầu tiên để nhập mới hồ sơ là người

sử dụng sẽ phải chọn đơn vị có công chức được nhập mới bằng cách chọn nút "Chọn đơn vị"

Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu

Cách thức cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:

Phần nhập thông tin chung:

• Mã số hồ sơ: Do chương trình tự sinh hoặc NSD có thể nhập vào từ bàn phím

• Họ và tên(*): Nhập trực tiếp từ bàn phím tên nhân viên theo tên trong giấy khai sinh.

• Tên gọi khác: Nhập tên gọi khác của CBNV trực tiếp từ bàn phím nếu có

Trang 23

• Giới tính(*): Chọn một trong hai giá trị Nam hoặc Nữ hiển thị trong danh sách sau khi

nhấn chuột vào trường này

• Ngày sinh: Chọn từ danh sách ngày hiển thị sau khi nhấn chuột vào trường này.

• Nơi sinh: Nhập nơi sinh của CBNV trực tiếp từ bàn phím

• Số hiệu CC(*):Nhập trực tiếp từ bàn phím các giá trị kiểu số hoặc chữ theo qui định đánh

mã nhân viên của Bộ giáo dục và đào tạo

• Số CMND: Nhập số Chứng minh thư nhân dân

• Nơi cấp: Chọn từ danh sách tên tỉnh để xác định nơi cấp chứng minh thư nhân dân của

nhân sự

• Ngày cấp: Nhập kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự được cấp CMND.

• Ảnh: trường này cho phép cập nhật ảnh của nhân sự, nhấn vào đường link”Chọn ảnh” để

hiển thị màn hình sau:

Chọn đường dẫn file ảnh tại phần Look in, chọn file ảnh cần cập nhật cho nhân sự tại phần mànhình hiển thị, nhấn nút để load ảnh về màn hình trước đó

Nhấn vào đường link” Xóa ánh” để xóa ảnh của nhân sự được cập nhật tại màn hình

Phần nhập các thông tin chi tiết khác liên quan tới nhân sự:

1> Thông tin cá nhân:

Trang 24

• Tên tắt(Xếp TKB): Nhập tên viết tắt xếp thời khóa biểu của nhân sự nếu có

• Dân tộc: Chọn dân tộc từ danh sách hiển thị.Giá trị mặc định là dân tộc Kinh

• Tôn giáo: Chọn tôn giáo hiển thị trong danh sách.

• Quốc tịch: Chọn từ danh sách hiển thị các quốc tịch, giá trị mặc định là Việt nam.

• Quê quán: Cho phép cập nhật tuần tự từ Tỉnh/thành phố, Quận/huyện, Phường/xã, địa chỉ.

Các trường này được lựa chọn bằng cách nhấn chuột vào từng trường và chọn một giá trị

từ danh sách hiển thị Sau khi chọn Tỉnh/Thành phố tương ứng với Tỉnh/Thành phốhiểnthị trong danh sách các huyện/quận thuộc tỉnh sẽ hiển thị trong danh sách tương ứng,

• Địa chỉ TT, Nơi ở hiện nay: Nhập trực tiếp dữ liệu từ bàn phím.

• Số điện thoại: Nhập số điện thoại của nhân sự chú ý nhập dữ liệu kiểu số

• Email: Nhập địa chỉ email của nhân sự lưu ý email phải đúng định dạng và duy nhất.

• Tình trạng hôn nhân: Chọn từ danh sách hiển thị các loại tình trạng gia đình của nhân sự

bằng cách click chuột vào hộp thoại

• Thành phần xuất thân: Chọn trong danh sách thành phần xuất thân của nhân sự nếu có.

• Diện ưu tiên: Nhân sự thuộc diện ưu tiên nào thì chọn diện ưu tiên tương ứng trong hộp

thoại tương ứng

• Năng khiếu/Sở trường: Nhập năng khiếu của nhân sự trực tiếp từ bàn phím.

• Sức khỏe: Chọn một trong các loại sức khỏe hiển thị trong danh sách.

• Nhóm máu: Chọn nhóm máu trong danh sách

• Chiều cao: Nhập chiều cao của nhân sự.

• Cân nặng: Nhập trực tiếp cân nặng của nhân sự.

• Khuyết tật: Nhập dữ liệu trực tiếp từ bàn phím vào trường này trong trường hợp nhân sự

có khuyết tật gì

Trang 25

• Số Tài khoản: Nhập số tài khoản của nhân sự trực tiếp từ bàn phím.

• Ngân hàng mở TK: Nhập tên ngân hàng mà nhân sự đăng ký tài khoản.

• Ngày bắt đầu đóng BHXH: Nhập dữ liệu kiểu ngày/tháng/năm

• Số sổ BHXH: Nhập số sổ bảo hiểm hiểm xã hội của nhân sự

2> Tuyển dụng – Đoàn – Đảng:

Cách thức nhập liệu như sau:

• Ngày hợp đồng: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy.

• Ngày tuyển dụng: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy.

• HT tuyển dụng: Nhập hình thức tuyển dụng nhân sự bằng cách click chuột vào mũi tên đi

xuống bên phải hoặc chọn phím tắt F4

• CQ tuyển dụng: Nhập trực tiếp giá trị từ bàn phím tên cơ quan tuyển dụng nhân sự.

• Nhóm công việc được giao: Nhân sự thuộc nhóm công việc được giao nào thì lựa chọn

nhóm công việc được giao tưng ứng đó

• Công việc được giao: Tên công việc được giao sẽ được hiển thị tương ứng sau khi chọn

nhóm công việc được giao trong danh sách.NSD chỉ việc lựa chọn tên công việc đượcgiao mà nhân sự đảm nhiệm

• Ngày bổ nhiệm vào ngạch: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy.

• Ngày về CQ hiện nay: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự về làm việc tại đơn vị

hiện nay

• Thuộc loại cán bộ: Chọn trong danh sách tên loại cán bộ mà nhân sự đảm nhiệm

• Nhóm công việc hiện nay: Nhân sự thuộc nhóm công việc đang phụ trách nào thì lựa chọn

nhóm công việc hiện nay tưng ứng đó

Trang 26

• Công việc hiện nay: Tên công việc hiện nay sẽ được hiển thị tương ứng sau khi chọn

nhóm công việc hiện nay trong danh sách.NSD chỉ việc lựa chọn tên công việc hiện nay

mà nhân sự đang phụ trách

• Đang nghỉ BHXH: Chọn trong danh sách tên loại hình nghỉ mà nhân sự đang nghỉ nếu có

• Ngày vào ngành GD: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự vào ngành giáo dục.

• Chức vụ hiện tại: Nhập chức vụ mà nhân sự đang đảm nhận trực tiếp từ bàn phím.

• HSPCCV: Nhập hệ số phụ cấp công việc mà nhân sự được hưởng

• Ngày bổ nhiệm chức vụ hiện tại: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự được bổ

nhiệm giữ chức vụ mới

• Lần bổ nhiệm: Nhập số lần nhân sự được bổ nhiệm

• Chức vụ CQ kiêm nghiệm: Nhập chức vụ kiêm nghiệm mà nhân sự đang đảm nhiệm bằng

cách nhập trực tiếp từ bàn phím

• Chức vụ CQ cao nhất đã qua: Nhập chức vụ cao nhất đã qua mà nhân sự đang đảm nhiệm

bằng cách nhập trực tiếp từ bàn phím

• Đoàn viên TNCSHCM: Tích chọn nếu nhân sự là đoàn viên TNCSHCM.

• Chức vụ Đoàn thể: Chọn chức vụ Đoàn thể mà nhân sự đang đảm nhiệm trong danh sách.

• Ngày vào Đảng: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự vào Đảng.

• Ngày chính thức: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự vào Đảng chính thức.

• CV Đảng hiện tại: Nhập chức vụ Đảng hiện nay nhân sự đang đảm nhiệm.

3> Trình độ chuyên môn:

Cách thức nhập liệu như sau:

Học vấn phổ thông: Chọn trình độ học vấn phổ thông của nhân sự bằng cách click chuột vào mũi

tên đi xuống bên phải

Trang 27

• Đã tốt nghiệp: Chọn trong danh sách chương trình học nhân sự đã tốt nghiệp qua.

• Nhóm TĐ chuyên môn: Chọn nhóm trình độ chuyên môn mà nhân sự theo học

• Trình độ CM cao nhất: Chọn trong danh sách trình độ chuyên môn cao nhất hiện nay của

nhân sự

• Ngành đào tạo: Nhập ngành mà nhân sự đã được đào tạo.

• Nhóm chuyên ngành: Chọn trong danh sách nhóm chuyên ngành CBCC tham gia ĐT

• Chuyên ngành ĐT: Danh sách chuyên ngành ĐT sẽ được hiển thị tương ứng với nhóm

chuyên ngành đã chọn phía trên và người sử dụng chỉ việc chọn chuyên ngành đào tạotrong danh sách này

• Nhóm nơi ĐT: Chọn nhóm nơi đào tạo nhân sự bằng cách click chuột vào mũi tên đi

xuống bên phải

• Nơi đào tạo: Nơi đào tạo sẽ được hiển thị tương ứng với từng nhóm NSD chỉ việc chọn

nơi đào tạo nhân sự theo học bằng cách click chuột vào mũi tên đi xuống bên phải

• Hình thức ĐT: Chọn hình thức đào tạo nhân sự đã theo học

• Năm tốt nghiệp: Nhập năm nhân sự tốt nghiệp trực tiếp từ bàn phím.

• Đã bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm: Lựa chọn vào ô này khi nhân sự đã được bồi dưỡng

nghiệp vụ sư phạm

• Trình độ chuẩn: Chọn trong danh sách loại trình độ chuẩn mà nhân sự đạt được.

• Trình độ lý luận chính trị: Chọn trong danh sách tên trình độ lý luận chính trị mà nhân sự

• Ngoại ngữ khác, Trình độ: Chọn và thêm ngoại ngữ khác.

• Trình độ tin học: Nhập trình độ tin học của nhân sự bằng cách click chuột vào mũi tên đi

xuống bên phải

• Học hàm cao nhất: Chọn từ danh sách ngày hiển thị sau khi nhấn chuột vào trường này.

• Năm phong: Nhập năm phong học hàm cao nhất của nhân sự

• Danh hiệu cao nhất: Chọn danh hiệu cao nhất trong danh sách mà nhân sự đạt được

• Đang tham gia đào tạo bồi dưỡng: Ô này sẽ được đánh dấu trong trường hợp cán bộ đang

Trang 28

• Nhiệm vụ(Môn dạy): Chọn trong danh sách nhiệm vụ nhân sự đảm nhiệm

• Môn phụ: Chọn môn phụ mà nhân sự đang giảng dạy bằng cách click chuột vào mũi tên đi

xuống bên phải

• Dạy các lớp: Nhập các lớp hiện tại nhân sự đang giảng dạy.

• Tổ chuyên môn: Nhập tổ chuyên môn mà nhân sự đang tham gia bằng cách nhập trực tiếp

từ bàn phím

4>Thông tin lương, phụ cấp:

Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu

Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:

• Mã ngạch: Nhập trực tiếp từ bàn phím các giá trị kiểu số hoặc chữ theo qui định đánh

ngạch lương nhân viên của Bộ giáo dục và đào tạo Sau khi nhập mã ngạch thì các trườngnhư Tên ngạch, Loại công chức, Bậc lương, Hệ số lương … tự động cập nhật

• Tên ngạch: Hệ thống sẽ tự động nhập tên ngạch sau khi NSD nhập đúng mã ngạch

• Nhóm ngạch: Hệ thống sẽ tự động nhập loại công chức sau khi NSD nhập đúng mã ngạch.

• Bậc lương: Hệ thống sẽ tự động nhập bậc lương sau khi NSD nhập đúng mã ngạch.

• Hệ số lương: Hệ thống sẽ tự động nhập hệ số lương sau khi NSD nhập đúng mã ngạch.

• Hưởng 85%(Thử việc):

• Chênh lệch bảo lưu: Nhập chênh lệch bảo lưu trực tiếp từ bàn phím.

• Hưởng từ ngày: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nhân sự bắt đầu hưởng lương.

• Ngày nâng lương lần sau: Nhập giá trị kiểu dd/mm/yyyy ngày nâng lương lần sau của

nhân sự

• % PC thâm niên vượt khung: Nhập % phụ cấp thâm niên vượt khung.

• Phụ cấp kiêm nhiệm (%): Nhập % phụ cấp kiêm nhiệm của nhân sự.

Trang 29

• Hệ số PC trách nhiệm: Nhập hệ số phụ cấp trách nhiệm của nhân sự hoặc hệ thống sẽ tự

động lấy được phụ cấp trách nhiệm cho nhân sự trường hợp nhân sự đó thuộc trường đặcbiệt khó khăn hoặc trường đó thuộc loại đặc biệt đã được quy định mức phụ cấp tráchnhiệm trước đó

• Hệ số phụ cấp khu vực: Nhập hệ số phụ cấp khu vực của nhân sự.

• Phụ cấp thu hút (%): Nhập % phụ cấp thu hút của nhân sự.

• Phụ cấp ưu đãi (%): Nhập % phụ cấp ưu đãi của nhân sự hoặc hệ thống sẽ tự động lấy

được phụ cấp ưu đãi cho nhân sự trường hợp nhân sự đó thuộc trường đặc biệt khó khăn

hoặc trường đó thuộc loại đặc biệt đã được quy định mức phụ cấp ưu đãi nhất định

• Phụ cấp đặc thù (%): Nhập % phụ cấp đặc thù cho nhân sự.

• Phụ cấp đặc biệt (%): Nhập % phụ cấp đặc biệt của nhân sự.

• Hệ số phụ cấp lưu động: Nhập hệ số phụ cấp lưu động của nhân sự trực tiếp từ bàn phím.

• Hệ số PC độc hại nguy hiểm: Nhập hệ số phụ cấp độc hại nguy hiểm.

• Hệ số PC khác: Nhập hệ số phụ cấp khác nếu có.

• Ghi chú: Nhập nội dung ghi chú cho nhân sự nếu có

- Kết thúc quá trình nhập liệu NSD nhấn nút chức năng thực hiện kiểm tra các thôngtin cần thiết như trường bắt buộc phải nhập đã nhập dữ liệu chưa, dữ liệu ngày được nhập đúngđịnh dạng chưa, trong trường hợp thỏa mãn chức năng tự động ghi nhận ngược lại hiển thị thôngbáo lỗi

Nhấn nút nếu NSD muốn in thông tin vừa nhập

Nhấn nút nếu NSD không muốn lưu lại các thông tin nhân sự vừa nhập

NSD muốn cập nhật thông tin chi tiết về các quá trình làm việc và quá trình lương của nhân sự,NSD click chọn vào đường link bên dưới ứng viên có kinh nghiệm hoặc

3 Các thao tác với hồ sơ

V.3.1 Sửa

Chọn một nhân viên cần sửa trong danh hồ sơ sách bằng cách chọn tên nhân viên trong danh sáchtại phần màn hình phía bên trái

Trang 30

Click chọn nút hoặc bấm đồng thời tổ hợp phím Alt + S chương trình tự động hiển thị

dữ liệu cá nhân tương ứng lên phần màn hình bên phải NSD có thể thực hiện thao tác cập nhậtthay đổi dữ liệu hiển thị tại các trường này

Nhấn nút để ghi nhận thông tin vừa cập nhật

Lưu ý: Muốn sửa đổi thông tin khác (các quá trình) của hồ sơ hiện tại người sử dụng chọn nút quátrình tương ứng (nằm ở phía dưới màn hình), trong mỗi quá trình đều có nút chức năng sửa dữliệu tương tự như nút chức năng sửa dữ liệu (chi tiết xem hướng dẫn phần các quá trình)

Trang 31

Các bước thực hiện tìm kiếm:

1 Người sử dụng chọn 1 trong 4 lựa chọn tìm kiếm:

- Chỉ tìm tên: Chương trình sẽ tìm kiếm toàn bộ những hồ sơ có tên mà người sử dụng cần tìm.

- Tìm họ và tên: Chương trình sẽ tìm kiếm toàn bộ những hồ sơ có họ và tên mà người sử dụng

cần tìm

- Tìm số hồ sơ: Chương trình sẽ tìm kiếm hồ sơ có Số hồ sơ mà người sử dụng cần tìm

- Tìm mã đơn vị: Chương trình sẽ tìm kiếm toàn bộ các hồ sơ của đơn vị mà người sử dụng cần

tìm

2 Người sử dụng nhập điều kiện cần tìm vào ô "Ðiều kiện tìm"

3 Nhấn vào nút "Tìm kiếm" hoặc bấm tổ hợp phím ALT+K để chương trình thực hiện việc

+ Kết quả trả lại: Nếu tìm thấy hồ sơ thoả mãn điều kiện tìm kiếm thì chương trình dừng lại chờ

người sử dụng xử lý kết quả; khi đó người sử dụng có thể nhấn nút tìm tiếp hoặc tổ hợp phímALT+T để chương trình tiếp tục tìm kiếm các hồ sơ trong danh sách; hoặc nhấn nút thoát(Alt +O) để trở về màn hình nhập dữ liệu

V.3.4 In các phiếu thông tin nhân sự

Để in các phiếu thông tin liên quan tới nhân sự bạn chọn CBCC trong danh sách hồ sơ tại cửa sổbên trái Màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về CBCC được chọn bên tay phải kèm theo cácchức năng được phép thao tác, bạn chọn chức năng màn hình báo cáo sẽ được hiển thịnhư sau:

Người dùng có thể lựa chọn các biểu báo cáo bằng cách trỏ chuột lựa chọn mẫu báo cáo và clickchọn nút In

Trang 32

4 Quản lý các quá trình trong hồ sơ.

Tương ứng với mỗi hồ sơ hiện tại trên màn hình nhập dữ liệu ở mỗi trang Thông tin hồ sơ là và

18 liên kết ứng với 18 quá trình của công chức đó

Ðể thực hiện việc cập nhật (xem, xoá, sửa, thêm mới) trên quá trình nào người sử dụng kíchchuột vào nút quá trình hoặc bấm tổ hợp phím nóng của nút đó Giao diện của các quá trình đềugiống nhau, chỉ khác nhau về nội dung trên các ô lưới (xem chú thích ô lưới) Dưới đây xin minh

hoạ giao diện cụ thể các quá trình qua việc minh hoạ "Quá trình lương".

Trên mỗi quá trình đều có chung 5 thao tác: Thêm, sửa, xoá, ghi và thoát

Thao tác Thêm: Thêm mẩu tin mới vào bảng quá trình trên ô lưới Ðể thực hiện chức năng này

người sử dụng có thể kích chuột vào nút thêm mới hoặc bấm tổ hợp phím nóngALT+T Màn hình nhập liệu hiển thị và con trỏ được đặt ngay ở vị trí đầu tiên chờ người sử dụngnhập thông tin sau khi nhập xong người sử dụng chọn nút ghi để thực hiện việc ghi lại các thayđổi vừa nhập (tương ứng với thao tác ghi được hướng dẫn ở dưới)

Thao tác Sửa: Sửa mẩu tin mới vào bảng quá trình trên ô lưới Ðể thực hiện chức năng này

người sử dụng có thể kích chuột vào nút Sửa dữ liệu hoặc bấm tổ hợp phím nóngALT+S Khi chọn nút này mẩu tin hiện tại sẽ có màu xanh đậm, con trỏ được đặt ngay ở vị trí đầu

Trang 33

tiên chờ người sử dụng sửa đổi thông tin Sau khi sửa đổi xong thực hiện thao tác ghi để ghi lạithay đổi.

Thao tác Xoá: Xóa mẩu tin hiện tại trên ô lưới Ðể thực hiện chức năng này người sử dụng có thể

kích chuột vào nút tượng xoá hoặc bấm tổ hợp phím nóng ALT+X Khi chọn nút nàychương trình sẽ đưa ra câu hỏi để hỏi người sử dụng có chắc chắn xoá mẩu tin này không; người

sử dụng sẽ có hai cách lựa chọn CÓ hoặc KHÔNG Nếu người sử dụng chọn CÓ chương trình sẽxóa mẩu tin hiện tại, ngược lại nếu người sử dụng chọn KHÔNG chương trình sẽ huỷ bỏ thao tácxoá đó

Thao tác ghi: Ghi lại những thông tin mà người sử dụng thêm mới hoặc sửa đổi Ðể thực hiện

chức năng này người sử dụng có thể kích chuột vào nút ghi hoặc bấm tổ hợp phímnóng ALT+G

Thao tác Thoát: Thoát khỏi quá trình hiện tại và trở về màn hình nhập chính Tổ hợp phím nóng

của thao tác này là ALT+O

5 Một số lưu ý khi quản lý thông tin hồ sơ

Trang 34

VI Các tác vụ nghiệp vụ trong PMIS.

1 Đánh giá cán bộ công chức.

VI.1.1 Khái niệm.

VI.1.2 Lập danh sách đánh giá

Đánh giá cán bộ công là nghiệp vụ chức quản lý thông tin về Tình trạng sức khoẻ, Xếp loại đạođức, Xếp loại chuyên môn, Xếp loại chung và có thêm cột Ghi chú để lưu ý thêm 1 số thông tinđặc biệt

Chọn cửa sổ Đánh giá CBCC để hiển thị màn hình sau:

Để đánh giá CBCC cho toàn bộ một đơn vị ta thực hiện các bước sau

Chú ý: Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu

Bước 1: Chọn Đơn vị: Chọn đơn vị cần đánh giá bằng cách nhấn chuột vào nút

Năm đánh giá: NSD nhập năm cần đánh giá CBCC vào ô này

Kỳ đánh giá: Chọn kỳ đánh giá bằng cách click chuột vào mũi tên đi xuống bên phải sau đó chọn

kỳ đánh giá cho năm lựa chọn đó

Bước 2: Lập danh sách: NSD muốn lập danh sách các cán bộ công chức được đánh giá bằng

cách nhấn nút

Trang 35

Bước 3: Lựa chọn CBCC cùng loại để đánh giá một cùng lúc bằng cách nhấn chuột vào mục

chọn hoặc chọn loại cán bộ có cùng tiêu chí công việc được giao Sau đó lựa chọn nút

màn hình hiển thị form Đánh giá chung như sau:

Bước 4: Lựa chọn các tiêu chí cần đánh giá trong các hộp thoại tương ứng và click chọn nút

Bước 5: Hoàn tất quá trình đánh giá

Nếu muốn lưu lại thông tin vừa lập, NSD ấn nút

Nếu không muốn lưu lại các thông tin đó, NSD ấn nút

Muốn thoát khỏi màn hình hiện tại, NSD ấn nút

Trang 36

Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá cán bộ công chức tại chức năng này, mỗi cán bộ công chứcđược đánh giá sẽ được cập nhật 1 dòng vào quá trình đánh giá công chức trong form sơ yếu.

2 Quản lý nâng lương

VI.2.1 Khái niệm

Biểu tượng:

Chức năng này hỗ trợ quá trình xét nâng lương cho cán bộ một cách tự động và thực hiện cậpnhập mức lương mới vào CSDL khi có quyết định chính thức Bên cạnh đó chức năng này còncho phép người sử dụng danh sách nâng lương, quyết định nâng lương

VI.2.2 Lập danh sách nâng lương

Các bước để thực hiện nâng lương như sau:

▪ Bước 1: Tìm ra danh sách các cán bộ tới kỳ hạn được nâng lương, thực hiện duyệt và in ra

quyết định trên giấy

▪ Bước 2: Khi quyết định in ra đã được ký duyệt, cần phải cập nhật lại lương vào CSDL cho các

cán bộ đã được duyệt lên lương

Thao tác trong bước 1: hỗ trợ ra quyết định

Lựa chọn loại công chức: đánh dấu vào bảng lương loại cán bộ cần xét duyệt

Chọn danh mục đơn vị cần xét nâng lương

Trang 37

Bấm phím “Lập danh sách” để tìm ra danh sách cán bộ tới kỳ lên lương -> chương trình sẽ thực

hiện tính toán những cán bộ đến kỳ nâng lương và đưa ra danh sách theo các tiêu chí như hìnhsau:

Chọn CBCC cần thực hiện nâng lương trong danh sách hoặc chọn mục

Trang 38

Bấm phím để in bảng danh sách đề nghị nâng lương và in quyết định nâng lương choCBCC bằng cách lựa chọn nút

Thao tác trong bước 2: Cập nhật vào cơ sở dữ liệu

- Chọn từng CBCC cần thực hiện nâng lương hoặc chọn toàn bộ CBCC Sau đó click chọn nút

Màn hình cập nhật thông tin lương hiển thị như sau:

Khi thực hiện cập nhật thông tin nâng lương chương trình sẽ tự động xác định các thông tin nhưbậc lương tiếp theo, ngày nâng lương tiếp theo Tuy vậy, trước khi in/ghi lại vào CSDL, ngườidùng có thể sửa lại các thông tin này riêng cho từng trường hợp bằng cách nhập/gõ lại vào các ôngạch, bậc lương, ngày nâng lương tiếp theo trong cửa sổ danh sách công chức tới kỳ nâng lương

NSD có thể cập nhật thông tin lương cho từng CBCC bằng cách chọn cán bộ, cập nhật thông tinlương mới sau đó nhấn nút hoặc cập nhật thông tin lương cho toàn bộ CBCC trongdanh sách bằng cách nhấn chọn nút

Sau khi cập nhật thông tin nâng lương cho CBCC thành công, trong quá trình hưởng lương củaCBCC sẽ được cập nhật thêm một dòng mới chứa thông tin lương mới vừa được cập nhật

Trang 39

3 Thuyên chuyển cán bộ

VI.3.1 Khái niệm

Biểu tượng:

VI.3.2 Thao tác thuyên chuyển

Các trường hợp thuyên chuyển cán bộ:

- Thuyên chuyển nội bộ

- Chuyển đi nơi khác

Các bước thực hiện thuyên chuyển CBCC hình thức chuyển nội bộ như sau:

Bước 1: Lựa chọn loại hình thuyên chuyển” Chuyển nội bộ”

Đơn vị hiện tại: Chọn đơn vị bằng cách nhấn chuột vào nút

Ngày chuyển: Nhập ngày nhân viên chuyển đi.