Huong dan su dung PMIS

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hà Nội, tháng 08/2008 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT MỤC LỤC I. Giới thiệu chung .3 II. Một số giải thích .4 III. Bắt đầu với PMIS 8 IV. Quản trị danh mục .13 V. Quản lý thông tin hồ sơ CCVC 21 VI. Các tác vụ nghiệp vụ trong PMIS .34 VII. Làm việc với báo cáo trong PMIS .86 VIII. Các công cụ hỗ trợ trong PMIS .91 IX. Công cụ quản trị hệ thống .100 Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT I. Giới thiệu chung PMIS (viết tắt của từ Personal Management Information System) là một hệ thống phần mềm cung cấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi và thống kê công việc Quản lý CBGV ngành Giáo dục & Đào tạo. Tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng (end-user) có thể dễ dàng tìm hiều và làm việc với hệ thống PMIS một cách dễ dàng. Để làm việc tốt với các thao tác về chức năng trong hệ thống PMIS hãy bắt đầu với tài liệu này để làm rõ về khái niệm và thao tác với các chức năng như thế nào. Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 3 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT II. Một số giải thích 1. Giải thích thuật ngữ sử dụng STT Tên Diễn giải 1 Tổ hợp phím Thực hiện bầm đồng thời một số phím (thí dụ: Alt + T để nhập mới ) để thực hiện một chức năng nào đó tùy thuộc vào ý đồ của người lập trình Thông thường các phím tắt được thiết kế là sự kết hợp giữa phím tắt Alt và một từ gợi nhớ trong nút chức năng đó. 2 Phím nóng Minh họa (Alt + S) Để thực hiện một chức năng, thao tác nào đó trong chương trình thay vì người sử dụng phải dùng chuột hoặc di chuyển các phím mũi tên rồi dùng phím Enter thì người sử dụng có thể dùng một tổ hợp phím để thực hiện chức năng đó. Tổ hợp phím này được gọi là phím nóng - Phím nóng được sử dụng trong mỗi chức năng của chương trình (có chức năng không có), nó bao gồm những phím nào thì phụ thuộc vào người thiết kế chương trình. Tuy nhiên, các tổ hợp phím thường có ý nghĩa mô tả nội dung, chức năng, thao tác. - Sử dụng phím nóng có thể sẽ khó khăn đối với những người mới làm quen với chương trình hoặc trình độ sử dụng máy tính còn yếu kém. Nhưng ngược lại đối với những người sử dụng quen thì các thao tác với chương trình sẽ rất nhanh và làm tăng hiệu quả làm việc. - Làm thế nào để biết được chức năng, thao tác nào có sử dụng phím nóng? -> Có 2 cách để nhận biết điều đó + Với các nút có dòng chữ làm tiêu đề thì chữ cái nào được gạch chân ta có tổ hợp phím nóng là Alt + chữ cái đó + Với các nút có hình ảnh: Khi di chuột trên nút sẽ hiện dòng chữ giải thích và cho ta biết tổ hợp phím nóng là gì 3 Biểu tượng Biểu tượng là hình ảnh tượng trưng cho một chức Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 4 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT Minh họa (Tra cứu thông tin) năng nào đó. - Khi người sử dụng kích đúp chuột vào biểu tượng thì chương trình sẽ khởi động chức năng đó. Thông thường người sử dụng thường thiết kế các biểu tượng có ý nghĩa tương ứng với nội dung của chức năng đó 4 Biểu tượng thông báo lỗi Minh họa Trong quá trình khai báo các tham số, hay nhập dữ liệu nếu có lỗi xảy ra chương trình sẽ hiển thị biểu tượng thông báo lỗi màu đỏ bên cạnh công cụ nhập liệu, kèm theo chú thích khi người sử dụng di chuột vào biểu tượng đó. 5 Nút Thoát Minh hoạ (Thoát) Thoát khỏi chức năng hiện tại trở về màn hình chức năng trước đó 6 Server Máy phục vụ cơ sở dữ liệu, và chia sẻ dữ liệu cho các máy khác sử dụng chương trình PMIS trên hệ thống mạng truy cập vào. 7 Client Máy tính cài đặt chương trình PMIS. 8 Web Server Máy phục vụ cài hệ thống ứng dụng trên web, và chia sẻ cho các máy Clients khác trên mạng. 2. Giải thích các phím nóng sử dụng trong chương trình STT Tên tổ hợp phím Ý nghĩa 1 Alt + T Thêm mới 2 Alt + S Sửa 3 Alt + X Xóa 4 Alt + O Thoát Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 5 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT 5 Alt + N In ấn 6 Alt + H Hủy 7 Alt + I Trợ giúp 8 Alt + C Cập nhật 9 Alt + G Ghi 10 Alt + K Tìm kiếm 11 Alt + N Đánh giá 12 Alt + P Phục hồi 13 14 15 3. Các công cụ nhập liệu STT Tên Diễn giải 1 Nút – Button Minh họa - Là một nút bấm thực hiện một chức năng nào đó tương ứng với biểu tượng hoặc dòng chữ ghi trên nút phụ thuộc vào ý đồ thiết kế của người lập trình 2 Ô soạn thảo – Text box Minh họa - Cho phép người sử dụng nhập dữ liệu vào đó (cả số và chữ hoặc ngày tháng) dữ liệu đó sẽ được kiểm tra tính hợp lệ theo ý đồ thiết kế của người lập trình 3 Ô danh sách – List Box Minh họa - Là ô chứa một danh sách nào đó phục vụ cho người dùng thao tác với chương trình - Người dùng có thể sử dụng mũi tên lên, xuống để đi chuyển qua lại trên danh Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 6 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT sách 4 Ô danh mục – Combobox Minh họa - Combo box là sự kết hợp giữa ô Textbox và Listbox - Người dùng có thể lựa chọn các giá trị trong hộp chọn. Để hiện danh sách người dùng có thể kích chuột vào hình tam giác hoặc bấm tổ hợp phím Alt+ mũi tên xuống hoặc phím nóng F4 - Ngoài ra để đến một dòng nào đó trên danh sách người dùng chỉ cần bấm chữ cái đầu của dòng đó chương trình sẽ tự động chuyển đến dòng có chữ cái đầu mà bạn bấm (nếu có) 5 Lưới – Grid Minh họa - Thông thường công cụ này dùng để hiển thị dữ liệu theo dạng lưới, mỗi dòng là một bản ghi (một dòng thông tin). Người dùng có thể nhập, sửa dữ liệu trên mỗi ô lưới như thao tác với ô soạn thảo Textbox 6 Phân trang Minh họa Phân trang là cửa sổ giao diện được tổ chức thành nhiều trang, thuận tiện cho việc tổ chức các thông tin cho cửa sổ làm việc. Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT III. Bắt đầu với PMIS Trước khi bắt đầu làm việc với hệ thống phải chắc chắn rằng ứng dụng PMIS đã được cài đặt trên hệ thống máy tính của mình. Có 2 cách thức để bắt đầu với PMIS từ lựa chọn trong mục chọn Start hoặc trên màn hình làm việc. Cách thông dụng kích hoạt và chạy ứng dụng: Chọn mục chọn Start trong thanh công việc (Task bar), chọn tiếp Program Nháy đúp chuột vào biểu tượng PMIS. Chương trình sẽ được kích hoạt, hãy bắt đầu với các cửa sổ làm việc của PMIS. Giao diện hiển thị lần đầu tiên sau khi cài đặt thành công với màn hình khai báo thông số kết nối. Bạn phải đưa vào thông số để kết nối đến CDSL. Các lần khởi động sau đó bạn sẽ làm việc với cửa sổ giao diện đăng nhập. 1. Bắt đầu với cửa sổ cấu hình. Lần đầu tiên khi khởi động ứng dụng PMIS sau khi cài đặt, bạn phải qua bước khai báo thống số kết nối. Giao diện hiện thị như sau: Trước khi bắt đầu với phần khai báo thông tin kết nối, bạn hãy tìm hiểu một chút về các khái niệm sau: III.1.1 Khái niệm: III.1.2 Khái niệm ứng dụng mạng (Client/Server). Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 8 Đưa vào tên máy chứa dữ liệu chia sẻ Đưa vào tên cơ sở dữ liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT PMIS là một thống ứng dụng trên môi trường mạng máy tính. Các máy tính cài đặt ứng dụng PMIS hoặc các ứng dụng trong hệ thống PEMIS sẽ phải sử dụng chung một cơ sở dữ liệu được chia sẻ trên mạng do một máy đóng vai trò làm máy phục vụ (Server) cung cấp. Vì vậy bạn cần phải hiểu được một số thông tin sau đây: Tên máy chủ Tên máy chủ hay còn gọi là máy phục vụ (Server) cung cấp chia sẻ CSDL, được gọi là Database Server. Quy tắc để xác định tên máy chủ: [Tên máy tính]\SQLEXPRESS Ngầm định nếu cài ứng dụng và dữ liệu trên cùng máy tính thì tên máy chủ sẽ là (Local)\SQLEXPRESS Tên CSDL Tên cơ sở dữ liệu chương trình sẽ truy xuất dữ liệu. Quy tắc để xác định tên: PEMIS * Nếu tên CSDL thay đổi, bạn cần chắc chắn phải biết rõ tên thay đổi đó Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 9 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT III.1.3 Cấu hình kết nối Khai báo thông tin kết nối: Tên máy chủ: <tên máy chủ> Ngầm định là : (Local)\SQLEXPRESS Tên CSDL: <Tên CSDL> Ngầm định là: PEMIS Chọn nút “Kiểm tra lại kết nối” để đảm bảo thông tin đưa vào là hợp lệ. Chọn nút “Ghi” để lưu lại thông tin kết nối. Kiểm tra lại dữ liệu đưa vào không hợp lệ. Khi thông tin kết nối đưa vào không hợp lệ, khích hoạt một nút thực hiện nào đó (ví dụ: Nút “Kiểm tra lại kết nối” hoặc nút “Ghi”). Chương trình sẽ hiện thị các cảnh báo lỗi trên cửa sổ làm việc. Biểu tượng lỗi thường xuất hiện ở bên trái các công cụ nhập liệu. Hãy di chuyển biểu tượng của con chuột đến biểu tượng lỗi để xem thông tin. * Ghi chú: Khai báo thành công thông tin kết nối, hãy khởi động lại ứng dụng để chắc chắn thông số đã được ghi hợp lệ. III.1.4 Thông số đơn vị sử dụng Hãy bắt đầu với phần kiểm tra và khai báo lại thông số cho đơn vị sử dụng của mình sau khi bạn khai báo thông số kết nối thành công. Mỗi đơn vị quản lý (như các đơn vị cấp Sở, Phòng) hoặc trường học trong hệ thống ngành GD&ĐT, khi sử dụng chương trình PMIS sẽ được xác nhận một mã cho đơn vị, mã này sẽ là duy nhất và thống nhất về nguyên tắc đặt mã trong toàn ngành GD&ĐT. Thực hiện các bước sau để kiểm tra lại thông tin đăng ký đơn vị sử dụng: Chọn mục chọn Hệ thống  Thống tin đơn vị để kiểm tra lại thông tin. Bạn không thể thực hiện sửa đổi thông tin đơn vị trong chức năng này. Nếu thông tin không hợp lệ, bạn sử dụng Công cụ quản trị để thay đổi lại chức năng nếu bạn có quyền quản trị. Chi tiết hãy xem phần Công cụ quản trị ở phần tiếp theo trong tài liệu 2. Đăng nhập chương trình Với mỗi người sử dụng chương trình PMIS, khi bắt đầu làm việc đẩu phải qua bước đăng nhập. Quá trình đăng nhập là quá trình hệ thống kiểm tra và hợp thức hóa người sử dụng đối với chương trình PMIS. Hãy bắt đầu với giao diện đăng nhập trong hình minh họa dưới đây. Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 10 [...]... Mã Mã Tên Tên của một danh mục Các thông tin khác nếu có Các thông tin liên quan khác của danh mục … … … Danh mục trong PMIS và cả hệ thống PEMIS là được đồng nhất trong toàn nghành GD&ĐT Hệ thống PMIS có chức năng đồng bộ các thay đổi danh mục từ cấp cao xuống các cấp thâp Và bây giờ, bạn hãy làm quen với các quy tắc và danh mục hiện có trong PMIS 2 Các chức năng và thao tác với danh mục Khi bạn được... quyền thao tác với chức năng quản lý danh mục có nghĩa là bạn có thể sử dụng được các chức năng sau: Thêm mới danh mục Sửa danh mục Xóa danh mục Tìm kiếm Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 13 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT Chú thích: Cửa sổ bên tay trái là danh sách các bảng danh mục, cửa sổ bên phải thể hiện nội dung của danh mục và các chức năng người dùng... các bảng danh mục (ví dụ như danh mục Quận/huyện, Tỉnh/Thành phố trong tiêu chí quê quán,danh mục Quốc gia…) Ngoài ra, để thuận tiện cho việc quản lý cũng như để có thể tra cứu thống kê một cách có hiệu quả và chính xác chúng tôi đã xây dựng các bảng danh mục với các tiêu chí như bên dưới và được phân loại theo 3 cấp: Danh mục dùng chung cho toàn bộ hệ thống, danh mục dùng trong PMIS, và danh mục EMIS... bảng danh mục trong chương trình đã được chúng tôi xây dựng và cập nhật đầy đủ Công việc của người quản trị trong phần này là rà soát lại các bảng danh mục để cập nhập thêm trong các bảng danh mục cho phù hợp với địa phương mình.Hầu hết các bảng danh mục được nhập bằng cách điền vào một bảng dữ liệu gồm các cột: mã danh mục, tên danh mục 4 Các danh mục quan trọng Trong các hệ thống nói chung và với PMIS. .. với PMIS nói riêng có một số danh mục sẽ là xương sống cho toàn bộ hệ thống, nó quyết định cách tổ chức cho toàn bộ hệ thống của bạn Hãy bắt đầu với PMIS với các danh mục quan trọng đó Các danh mục sau đây bạn nên đặc biệt chú ý Danh mục liên quan đến đơn vị sử dụng là những danh mục quan trọng và người quản trị sẽ phải cập nhật bảng danh mục cấp quản lý giáo dục, hoặc bảng danh mục trường đầu tiên trước... 1 danh mục : Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, click chuột vào danh mục cần sửa Nhấn nút giáo dục” : khi đó form hiển thị thêm mới sẽ xuất hiện Ví dụ cập nhật danh mục “Cấp Nhập các thông tin vào form , ô nào chứa dấu (*) sẽ phải nhập dữ liệu Nhấn nút “Ghi” để lưu lại dữ liệu cập nhật Xoá dữ liệu trong danh mục: Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, click chuột vào đúng phần danh... hệ thống cây phân cấp Chọn “Trường” trong giao diện danh múc 5 Một số kinh nghiệp và lưu ý khi làm việc với danh mục Để làm việc có hiêu quả và đảm bảo tính đồng nhất về hệ thống danh mục, bạn hãy lưu ý các kinh nghiệm sau đây Không nên thêm danh mục khi không có thẩm quyền Không nên sửa mã các danh mục gây phá vỡ cấu trúc danh mục Không nên xóa danh mục khi chưa cân nhắc kỹ, vì như vậy sẽ làm mất... này IV.4.1 Danh mục đơn vị quản lý Danh mục đơn vị quản lý là một danh mục quan trọng Nó quyết định cấu trúc tổ chức cho toàn nghành GD&ĐT và được tổ chức thành một cây phân cấp Chọn “Cấp quản lý giáo dục” trong giao diện danh mục để tìm hiểu về nó Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) 19 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý CBGV ngành GD-ĐT IV.4.2 Danh mục trường Trường là một danh mục... chỉ tiêu dạng danh mục Dễ dàng lọc và tìm kiếm thông tin Và còn rất nhiều lợi khác nữa Thông thường cấu trúc của danh mục bao gồm 2 phần và được tổ chức dưới dạng bảng Phần Mã: mỗi danh mục được cấp phát một mã duy nhất, được sử dụng như một thông tin nhận dạng của danh mục Mã thường sử dụng thông tin ngắn gọn, và thông thường là thông tin số Phân Chi tiết: bao gồm các thông tin của danh mục, thông... thông qua các nút tùy chọn bên dưới Các bảng danh mục được chia làm 2 loại: Loại không có cấp con : Ví dụ Cấp giáo dục, Cấp học, … Loại có cấp con : Ví dụ DM tỉnh , Đơn vị, Loại nhân viên, trường… Các thao tác thực hiện thêm, sửa, xóa danh mục: Loại không có cấp con : Thêm mới dữ liệu trong 1 danh mục : Trên màn hình chính của phần quản lý danh mục, lựa chọn tên danh mục cần thêm Nhấn nút “Thêm” khi đó . bảng danh mục với các tiêu chí như bên dưới và được phân loại theo 3 cấp: Danh mục dùng chung cho toàn bộ hệ thống, danh mục dùng trong PMIS, và danh mục. bắt đầu với PMIS với các danh mục quan trọng đó. Các danh mục sau đây bạn nên đặc biệt chú ý. Danh mục liên quan đến đơn vị sử dụng là những danh mục quan