1. Khái niệm
Báo cáo là một công cụ hỗ trợ cho chúng ta có cái nhìn tổng hợp lại số liệu theo các tiêu chí nhất định. Trong hệ thống PMIS, chức năng báo cáo được tích hợp trên 2 môi trường , môi trường ứng dụng và môi trường trên internet
2. Làm việc với các báo cáo.
VII.2.1 Báo cáo lương
Biểu tượng:
Chức năng cho phép cập nhật, lưu trữ thông tin về các loại báo cáo, hỗ trợ công tác quản lý báo cáo. Chọn menu Báo cáo → Báo cáo lương để hiển thị màn hình sau:
Cách hiển thị báo cáo lương như sau:
Đơn vị: Chọn đơn vị cần hiển thị báo cáo lương bằng cách nhấn chuột vào nút .
Lương cơ bản: Được lấy ra từ bảng danh mục lương cơ bản
Ngày: Nhập ngày muốn in ra báo cáo lương.
Chọn Mã loại CBCC muốn in ra báo cáo lương bằng cách click chuột vào các ô cột bên trái. Nếu NSD muốn chọn toàn bộ loại cán bộ thì ấn vào ô chọn toàn bộ ở dưới bên trái bảng chọn mã tên. Sau khi cập nhật toàn bộ thông tin NSD ấn chuột vào nút , bảng báo cáo về lương theo yêu cầu của NSD sẽ hiện ra như sau:
Xem báo cáo bảng tổng hợp lương NSD click chọn tab “Bảng tổng hợp lương”
Chọn bảng lương cần xem báo cáo bằng cách click vào mục chọn tương ứng Sau đó chọn nút “Thực hiện” kết quả sẽ được hiện thị tương ứng trên màn hình
VII.2.2 Niêm giám thống kê
Biểu tượng:
Niên giám thống kê có 4 loại biểu, mỗi biểu là 1 cách thống kê nhân sự theo các quy trình chức năng khác nhau. Chọn menu Báo cáo → Niên giám thống kê để hiển thị màn hình sau:
Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu. Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:
Đơn vị: Chọn đơn vị cần hiển thị niên giám thống kê bằng cách nhấn chuột vào nút .
Tuỳ theo yêu cầu, NSD có thể chọn 1 trong 4 loại biểu niên giám thống kê, hoặc chọn toàn bộ thì click chuột vào các ô tương ứng.
Sau đó, NSD ấn nút , hệ thống sẽ tự động đưa ra màn hình giao diện các biểu niên giám thống kê về nhân sự ở đơn vị mà NSD đã chọn ở phần trên.
VII.2.3 Báo cáo tổng hợp
Biểu tượng:
Hệ thống báo cáo của chương trình được chia thành 2 nhóm chính: Báo cáo theo mẫu của Bộ Nội Vụ
Để thực hiện chức năng này người sử dụng có thể kích chuột vào biểu tượng "in báo cáo" trên màn hình giao diện chính . Hoặc từ menu 4. Báo cáo=> Báo cáo tổng hợp. Màn hình giao diện "Hệ thống báo cáo thống kê" sẽ xuất hiện như sau:
Các bước thực hiện để in một báo cáo
Bước 1: Chọn đơn vị báo cáo theo “Đơn vị” hay “Cấp học”
Ðể chọn đơn vị báo cáo người sử dụng kích chuột vào nút . Khi đó màn hình chọn đơn vị xuất hiện để người sử dụng chọn đơn vị cần báo cáo (Danh sách đơn vị hiển thị sẽ khác nhau phụ thuộc vào việc lựa chọn của người sử dụng là báo cáo theo "Ðơn vị" hay báo cáo theo "Cấp
Nếu lựa chọn báo cáo là “Cấp học” thì danh sách đơn vị được liệt kê như sau:
Bước 2: Thực hiện báo cáo
Click đúp chuột vào báo cáo cần thực hiện trong “danh sách báo cáo” rồi click chọn nút “ Thực hiện” hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt “Alt +T”
Chú ý có 4 tham số: Thời điểm báo cáo, Tên đơn vị nhận báo cáo, Tên đơn vị chủ quản, Tên đơn vị gửi báo cáo người sử dụng có thể đưa vào để hiển thị trong nội dung báo cáo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
VII.2.4 Các lưu ý khi sử dụng chức năng cho báo cáo. VIII. Các công cụ hỗ trợ trong PMIS
1. Tra cứu thông tin
Để thực hiện chức năng này người sử dụng có thể click chuột chọn từ menu Tiện ích=> Tra cứu thông tin hoặc lựa chọn biểu tượng "Tra cứu thông tin" tại giao diện màn hình chính. Khi đó màn hình giao diện sẽ xuất hiện như sau:
Module Tra cứu thông tin sẽ giúp chúng ta rất nhiều trong việc tìm kiếm và trích chọn thông tin
hồ sơ.
Với mỗi câu hỏi tìm kiếm (trả lời cho câu hỏi: Tìm kiếm cái gì?) chúng ta cần xác định được 3 yêu cầu sau:
Ðiều kiện tìm kiếm (tiêu chí tìm kiếm) Ðiều kiện so sánh
Giá trị tìm kiếm
● Điều kiện tìm kiếm: Xác định chủ thể tìm kiếm, chúng ta cần tìm kiếm theo tiêu chí nào nằm trong các tiêu chí có trong hồ sơ công chức ở 2 trang đầu trong phần nhập dữ liệu. Mục này có thể chọn trong danh sách bên trái (Mã số phiếu, đơn vị quản lý, năm sinh...)
hơn hoặc bằng, " nhỏ hơn", "nhỏ hơn hoặc bằng”, "khác” ). Mục này có thể chọn trong danh sách ở giữa
● Giá trị tìm kiếm: Giá trị đem ra để tìm, đối với các tiêu chí không phải là danh mục ta chỉ việc nhập giá trị tìm kiếm vào (lưu ý với kiểu ngày tháng chỉ nhập theo quy định ngày/tháng/năm: DD/MM/YYYY). Đối với tiêu chí là danh mục khi kích chuột vào mục này thì một danh sách tương ứng với danh mục đó sẽ được hiện ra cho chúng ta lựa chọn giá trị phù hợp
Với mỗi câu hỏi tìm kiếm ta có thể xác định câu hỏi với rất nhiều tiêu chí, liên kết giữa các tiêu chí là toán tử "và" hay toán tử "hoặc", “ Phủ định”. Tuỳ từng câu hỏi cụ thể ta có thể dùng
"và" hay "hoặc", “Phủ định” và cũng có thể thêm các dấu đóng mở ngoặc để cho câu hỏi được
chính xác hơn. Mặc định của chương trình là "và" mỗi khi ta nhấn nút "Thêm" để thêm câu hỏi, nếu sử dụng "mở ngoặc" hoặc "đóng ngoặc" hay "hoặc" thì ta có thể chọn nút "(", ")",
"hoặc".
Nếu ta muốn bớt một câu hỏi nào đó trong danh sách câu hỏi ta chỉ việc chọn nút "Xoá" trong chương trình tìm kiếm.
Sau khi đã xác định được câu hỏi bằng cách làm các thao tác trên chúng ta có thể thực hiện việc tìm kiếm bằng cách chọn nút "Tìm kiếm" => chương trình sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm như màn hình sau:
Từ kết quả tìm kiếm này, bạn có thể trích chọn thông tin hồ sở ra file Excel để thực hiện các thao tác theo ý của bạn (chỉnh sửa font chữ của dữ liệu, tiêu đề...).
Với chức năng này, bạn có thể có những cuốn sổ trích ngang danh sách cán bộ với những tiêu chí theo ý đồ sử dụng của bạn.
Với cách thiết kế như trên, các câu trả lời được đưa ra với độ chính xác cao và rất thuận tiện cho người cung cấp tin cũng như người khai thác số liệu. Tất nhiên còn phụ thuộc vào độ chính xác
của thông tin đầu vào.
Chức năng tìm kiếm còn là một công cụ rất tốt để bạn kiểm tra phần nhập liệu. Bạn có thể dùng chức năng tra cứu tìm kiếm theo các tiêu chí cơ bản để phát hiện lỗi nhập và thậm chí cả lỗi khai. Các lỗi quan trọng thường hay mắc là sai ngày sinh, sai ngày hưởng bậc lương hiện tại, sai mã số công chức, sai ngạch công chức, sai chức vụ..vv.
Khác với bảng biểu thống kê, chức năng tra cứu tìm kiếm này có thể hỗ trợ trong rất nhiều công việc khác nhau, từ việc xem chi tiết một hồ sơ cán bộ để xem xét bổ nhiệm, cho đến những việc như tìm cán bộ cho những vị trí thích hợp với những tiêu chuẩn định sẵn
Ðể giúp người dùng hiểu kỹ hơn về phần này chúng tôi xin đưa ra 1 ví dụ để chúng ta có thể thực tập như sau:
Ví dụ: Tìm trong đơn vị phòng GD –ĐT Càng Long tất cả các CBCC có hình thức tuyển dụng là
Xét Tuyển. Tra cứu tiếp trong danh sách những người vừa tìm được có quá trình khen thưởng là “Chiến sỹ thi đua cấp cơ sở” hoặc “ Chiến sỹ thi đua cấp Bộ” ta thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Chọn mục “Thông tin cá nhân” trong danh sách điều kiện tìm kiếm với các tiêu chí
tương ứng “Đơn vị” –“Là” –“Sở GD – ĐT Trà Vinh”. Sau đó chọn nút “Thêm lệnh” hoặc dùng phím tắt Alt + L
Bước 2: Thực hiện phép toán “Và” bằng cách click chọn nút “Và” hoặc tổ hợp phím tắt Alt+V Bước 3: Thêm điều kiện tìm kiếm hình thức tuyển dụng là “Xét tuyển” bằng cách lựa chọn mục
“Tuyển dụng – Đoàn – Đảng” và các tiêu chí “Hình thức tuyển dụng”, “Là” ,”Xét tuyển”. Sau đó click chọn nút “Thêm lệnh” (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hoàn thành các bước trên ta sẽ có được kết quả như màn hình sau:
Muốn ghi lại câu truy vấn vừa tạo, NSD nhập tên cần lưu vào ô “Tên truy vấn” và click chọn nút “Ghi truy vấn”
Bước 4: Xử lý quá trình tra cứu thông tin bằng cách chọn nút “ Tìm kiếm”. Danh sách CBCC phù
Để thực hiện tìm kiếm nốt tiêu chí còn lại tìm ra trong danh sách những CBCC có quá trình khen thưởng là chiến sỹ thi đua cấp cở hoặc cấp Bộ ta thực hiện như sau:
Bước 1: Lựa chọn điều kiện tìm kiếm là “Quá trình khen thưởng” và các mục sau đó tương ứng là
“Khen thưởng” , “Là”, “Chiến sỹ thi đua cấp Sở”
Bước 2: Thực hiện tạo truy vấn bằng cách click chọn nút “Thêm lệnh” hoặc dùng tổ hợp phím tắt
“Alt+L”
Bước 3: Thực hiện thêm phép toán “Hoặc” bằng cách chọn nút “Hoặc” hay dùng phím tắt “Alt + H”
Bước 4: Thực hiện thêm câu truy vấn bằng cách chọn điều kiện tìm kiếm là “Quá trình khen
thưởng” và các mục sau đó tương ứng là “Khen thưởng” , “Là”, “Chiến sỹ thi đua cấp Bộ” . Sau đó thực hiện “Thêm lệnh” kết quả sẽ được hiển thị như màn hình dưới đây
Bước 5: Thực hiện xử lý quá trình tìm kiếm bằng cách click chọn nút “Tìm kiếm”. Kết quả cuối
cùng sẽ được hiển thị như màn hình sau đây:
2. Tách ghép dữ liệu
3. Trích chọn hồ sơ.
dùng khi các đơn vị cấp dưới cần trích chọn thông tin để chuyển lên đơn vị cấp trên hoặc sử dụng chức năng này để sao lưu dữ liệu.
Thực hiện trích chọn hồ sơ của đơn vị bất kỳ bạn thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Chọn đơn vị cần trích chọn thông tin:
Tại màn hình giao diện trên, NSD có thể thực hiện các thao tác giúp cho việc trích chọn hồ sơ diễn ra nhanh và chính xác.
Nếu NSD muốn trích chọn các thông tin cá nhân để in thông tin thì chọn xuất ra Excel.
Nếu NSD muốn trích chọn hồ sơ để thực hiện chức năng ghép nối thì lựa chọn mục xuất ra file XML.
Cách thực hiện việc Trích chọn hồ sơ như sau:
Danh sách cán bộ: NSD chọn hồ sơ cần trích chọn bằng cách click chuột vào ô mục chọn phía bên tay trái. Nếu NSD muốn lấy toàn bộ hồ sơ tại trang hiện tại thì lựa chọn mục “Chọn toàn bộ…hồ sơ”. Nếu muốn chọn các hồ sơ tiếp theo NSD lựa chọn mục “ “nạp tiếp” hoặc “nạp tất cả”
Chọn thông tin để trích xuất: Bảng này thể hiện toàn bộ các thông tin có trong hồ sơ, NSD muốn xuất ra thông tin nào của hồ sơ thì chọn thông tin đó. Nếu muốn chọn toàn bộ các thông tin thì click chuột vào ô chọn toàn bộ bên dưới. Trường hợp chọn xuất thông tin ra file XML thì hệ thống ngầm định là trích chọn toàn bộ hồ sơ của CBCC đó
Ghi chú: Sau khi thực hiện trích chọn, tại các ô ghi chú sẽ tự động cập nhật chú thích các hồ sơ trích chọn.
Sau khi chọn toàn bộ dữ liệu cần thiết về thông tin cần kết xuất, NSD nhấn nút . Nếu đó là thông tin kết xuất để đơn vị trích chọn ghép nối thì NSD cần phải thực hiện lưu các
IX. Công cụ quản trị hệ thống
1. Giới thiệu chung.
Công cụ quản trị là một module thiết kế riêng biệt với PMIS, nó cung cấp cho bạn các chức năng dành cho việc quản trị các tài nguyên của chương trình. Nếu bạn là người được giao chức năng quản trị, hãy cài đặt module này trên máy của mình.
Trước khi làm việc với các chức năng cụ thể của hệ thống, hãy tìm hiểu kỹ về các tài nguyên của hệ thống trên cách nhìn của người quản trị hệ thống.
Sau khi đăng nhập thành công màn hình công cụ quản trị hệ thống sẽ hiển thị như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Quản trị tài nguyên người dùng
IX.2.1 Các khái niệm
Tài nguyên người dùng là vô cùng quan trọng, bạn bắt gặp ngay từ khi bắt đầu với chương trình. Làm thế nào để quyền sử dụng chương trình này? Câu trả lời thông qua cửa sổ đăng nhập của chương trình.
Người dùng (ND): là một tập các thông tin được tổ chức và lưu trữ trong ứng dụng – được gọi là
“Hồ sơ người dùng (HSND)” - thông qua đó để chương trình hợp thức hóa những người có mục đích sử dụng hệ thống. Bạn muốn bắt đầu với PMIS, bạn phải có thông tin được đăng ký trong hệ thống dưới ND.
Bảo mật: là một khái niệm nói nên cơ chế bảo vệ cho một chương trình, một hệ thống. Với PMIS
hệ thống bảo mật thông qua 2 bước và gắn liền với ND.
Bước thứ nhất – bước đăng nhập: là bước hợp thức hóa người sử dụng chương trình. Hệ thống sẽ kiểm tra thông tin được đưa vào đăng nhập đã được đăng ký trong hệ thống dưới các HSND hay chưa? Nếu hợp lệ một ND sẽ được khởi tạo và là đại diện cho người sử dụng chương trình trong xuyên suốt thời gian làm việc với chương trình
Bước thứ hai – kiểm tra quyền: sau khi bạn có một ND đại diện trong hệ thống, muốn sử dụng một chức năng hay một tài nguyên cụ thể nào đó bạn phải qua bước kiểm tra quyền. Quyền là một tập thuộc tính gắn kết ND với một tài nguyên/ chức năng nào đó của hệ thống. Có 2 quy trình cho bước kiểm tra quyền. Quy trình kiểm tra có/không quyền – là bước kiểm tra và ẩn (hiện) các chức năng và tài nguyên của hệ thống. Quy trình xác nhận quyền – là bước kiểm tra ND (có quyền) với một hành động nào đó với một chức năng/ tài nguyên của hệ thống và cho phép hoặc ngăn chặn hành động đó. Ví dụ: bạn là ND chỉ có quyền xem thông tin danh mục, bạn sẽ bị ngăn chặn khi có hành động xóa một danh mục trong hệ thống.
Nhóm ND: để thuận tiện cho việc quản lý tài nguyên ND, bạn hãy sử dụng nhóm ND để dễ dàng
cho việc quản lý của mình. Thông qua nhóm việc gắn và xác định quyền cho ND trở lên rất đơn giản. Những quyền được gán cho nhóm sẽ được xác nhận cho các ND thành viên trong nhóm đó. Quy tắc xác nhận quyền thông qua nhóm: ND – NH – QX
ND - người dùng: tổ chức các người dùng có chung mục đích sử dụng tài nguyên lại NH - nhóm người dùng: tạo ra nhóm và nhóm ND vào làm thành viên
QX - quyền xác nhận: xác nhận quyền sử dụng cho nhóm.
Quy tắc xác nhận quyền cho một ND: một ND có thể là thành viên của nhiều NH. Quyền xác nhận cho ND sẽ là tổ hợp quyền cao nhất được gán thông qua các NH mà ND là thành viên.
Nhóm chức năng: là một nhóm các chức năng cụ thể của hệ thống, ví dụ: nhóm danh mục là một
nhóm các chức năng làm việc với tài nguyên dữ liệu về danh mục như ngcchuc, lcbo, tdcmon,…. Thông qua đó bạn dễ dàng gán quyền đến các tài nguyên của hệ thống thông qua Nhóm chức năng. Bạn có thể tổ chức lại các nhóm chức năng trong chức năng “Quản lý nâng cao”
Quyền sử dụng: là một thông tin trạng thái để xác định quyền sử dụng đến một nhóm chức năng
thông qua một nhóm người sử dụng. Dựa vào thông tin này hệ thống kiểm tra để cho phép hoặc