Bài giảng cung cấp các kiến thức giúp người đọc có thể hiểu được tầm quan trọng của việc phân tích hành động, nguồn lực; phân tích được các nguồn lực theo hành động đã xác định, trình bày được các bảng hành động, nguồn lực. Mời các bạn cùng tham khảo.
XÁC ĐỊNH HÀNH ĐỘNG PHÂN TÍCH NGUỒN LỰC CHO CHƯƠNG TRÌNH TỔNG THỂ TS BS Dương Đình Công MỤC TIÊU: Sau học sinh viên có khả năng: - Tầm quan trọng việc phân tích hành động, nguồn lực - Phân tích nguồn lực theo hành động xác đònh - Trình bày bảng hành động, nguồn lực I ĐẠI CƯƠNG: Trong quy trình lập kế hoạch, xây dựng chương trình dài hạn hay dự án ngắn hạn, sau xác đònh vấn đề cần giải quyết, chọn lựa giải pháp, xây dựng hệ thống mục tiêu bước xác đònh hành động cần phải thực để đạt mục tiêu đề Đối với chương trình dài hạn, chương trình giải vấn đề sức khỏe hay “tổng thể”, kế hoạch hành động xây dựng theo mục tiêu lớn; phần cụ thể bên người thực hay thời gian trình bày cách khái quát, tài liệu để trình duyệt, để tính kinh phí chung… Sau chương trình chấp thuận có đủ điều kiện để triển khai, nhà quản lý xây dựng kế hoạch hành động cho Đề án/Kế hoạch triển khai cách cụ thể để thông tin, bàn bạc, hợp đồng với nhóm thực cách cụ thể đảm bảo cho việc thực công việc thống nhất, theo kế hoạch đề Ngay sau xây dựng mục tiêu, hoạt động xác lập hành động, bước đòi hỏi nhiều suy nghó, sáng tạo Phần bước quan trọng sở để chương trình triển khai được, hành động nói đến triển khai thực Nội dung đề cập đến xác lập hành động phân tích nguồn lực cho kế hoạch triển khai, đương nhiên có kế hoạch chương trình dự án rồi, duyệt rồi, viết kế hoạch triển khai để bắt đầu thực XÁC LẬP CÁC HÀNH ĐỘNG: Page II 1 Khái niệm từ ngữ: a Hoạt động (activity): Hoạt động đònh nghóa trách nhiệm, chức để thực mục tiêu trung giang hay chuyên biệt, hoạt động bao gồm nhiều hành động hay nhiệm vụ Chú ý hoạt động công việc kéo dài suốt trình thực chương trình VD: - Hoạt động khám chữa bệnh - Hoạt động truyền thông giáo dục sức khỏe - Hoạt động dự phòng - Hoạt động kế hoạch hóa gia đình b Nhiệm vụ hay Hành động (tasks): Hành động liên quan đến công việc cụ thể phải thực hiện, hợp đồng nhà quản lý bên thực chương trình, phát biểu hay diễn tả câu viết (rõ ràng, chi tiết, cụ thể) xác đònh sản phẩm cuối (output) VD: Hành động hay Nhiệm vụ: - Thông tin, tuyên truyền KHHGĐ (trong tháng 9/2002) - Lên dự trù, tiếp nhận trang thiết bò cho đề án X - Khám nội khoa đợt khám nghóa vụ quân năm 2000 - Làm báo cáo cho đề án Y… Hai phương pháp xác lập hoạt động: Page b Phương pháp xuống hay chia nhỏ công việc: Với mục tiêu đề ra, buổi họp thảo luận chia thành hoạt động lớn, chia thành hoạt động nhỏ, cuối hành động sơ cấp Phương pháp gọi chia nhỏ công việc (Work breakdown) Theo hướng: Theo trách nhiệm a Phương pháp lên: Tổ chức buổi họp “Động não” (Brain Storming) để tất thành viên đề tất hoạt động cần thiết Thư ký ghi lại tất hoạt động lên bảng lớn (không cần theo thứ tự), phòng họp phải chuẩn bò bảng lớn, hay giấy lớn dán tường để ghi tất ý kiến Sau đó, tổ chức họp nhóm nhỏ để phân tích lại hành động, chọn lọc lại, xếp thành nhóm nhỏ, sau tập hợp nhóm nhỏ thành nhóm lớn Số tầng (Từ hành động sơ đẳng nhóm lớn) thay đổi Cuối thành viên có ý niệm công việc làm Sau chủ nhiệm chương trình viết thành tài liệu gọi hành động, sơ đồ hành động (Organigramme) Theo phương pháp thực Theo cách quản lý, theo đòa dư Phương pháp chủ nhiệm chương trình chủ động nhiều c Trình bày kế hoạch hành động kế hoạch triển khai: Kế hoạch triển khai bảng hợp đồng thực nên khác với cách trình bày kế hoạch hành động chương trình, hành động phải nêu rõ cách làm, cách thực hiện; hay xác phương pháp thực với tiêu chuẩn chất lượng Vấn đề quan trọng vậy, người quản lý theo dõi hành động thực theo đứng quy trình đề hay không? Có đảm bảo chất lượng sản phẩm hay không? PHÂN TÍCH NGUỒN LỰC CẦN THIẾT: - Ngoài ra, tùy theo tình hình cụ thể ta phân tích thêm chi phí cụ thể sau: Mục tiêu chuyên biệt X – Đối với mục tiêu, xác đònh hành động cần thiết để hoàn thành mục tiêu đề Sau lập bảng có cột sau: o Tên hành động o Số người thực o Nêu rõ đòa điểm thực Từ danh sách hành động, nhà quản lý phải phân tích sâu vào tham số thiết yếu kế hoạch triển khai triển khai cụ thể nhân lực, huy động nguồn lực vật chất, hạch toán kinh phí xác đònh cụ thể thời gian Trong phạm vi này, sau có danh sách hành động từ chương trình duyệt, việc chủ yếu phân tích cụ thể tài nguyên cần thiết cho hành động Các tài nguyên phân tích là: - Nhân lực: Trong kế hoạch triển khai không nói tên tổng số nhân mà sâu vào việc xác đònh ai, tên gì, làm cụ thể việc gì? Xác đònh lại sơ đồ tổ chức có tên tổ chức, tên người phụ trách Xây dựng bảng phân công trách nhiệm cụ thể - Vật lực: Xác đònh rõ trang thiết bò, vật tư huy động, mua sắm, sử dụng, giám sát… - Tài lực: Xác đònh kinh phí cho hành động, sau xây dựng bảng tổng kinh phí cho chương trình, đề án, có xác đònh nguồn cấp kinh phí… Page III o Thời gian thực hiện: số ngày hay thời gian o Ai người hỗ trợ? o Ai người kiểm tra giám sát o Số lượng, chất lượng vật tư, trang bò phải có theo thời gian o Kinh phí cụ thể cho hành động (nếu có) - Sau tiếp tục phân tích hành động mục tiêu khác: Mục tiêu chuyên biệt Y IV LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH: Đối với việc xây dựng chương trình (không phải kế hoạch triển khai) Việc lập kế hoạch hành động chủ yếu trình bày hoạt động cần phải có để đạt mục tiêu Số lượng nội dung hành động tương tự kế hoạch triển khai Sự khác biệt “Chương trình” nhu cầu nhân lực, vật lực thời gian dự kiến có tính chất chung chung chủ yếu số lượng, trái lại nội dung phân tích sâu cụ thể kế hoạch triển khai V CÁCH TRÌNH BÀY KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG VÀ PHÂN TÍCH NGUỒN LỰC: Trong chương trình, dự án trình bay theo bảng sau đây: Bảng danh sách hoạt động theo mục nhóm, nhóm hành động nhằm giải mục tiêu đề ra, có phân tích nguồn lực cần thiết: Bảng phân tích hành động: Đòa điểm TYT UBND Xã Người giám sát Kinh phí phân bố Ghi CS Long Bảng 4000đ KHTK (4 tờ) Bảng dự 1000đ trù kinh phí UBND Xã TYT Mục tiêu chuyên biệt 1: Tập huấn NVSKCĐ Xây dựng nội SV ngày TYT dung tập huấn cho NVSKCĐ Vật tư Y tá Chẩn Thời gian thực Page Số người thực Hành động chuận bò chung Lập KHTK SV Trình, xin SV duyệt KHTK với UBND Xã Xin nhận SV kinh phí Tên hành động Lập danh SV sách NVSKCĐ Viết phát thư mời cho NVSKCĐ In tài liệu tập SV huấn bảng câu hỏi lượng giá ngày Chuẩn bò hội SV trường Tập huấn cho SV NVSKCĐ ngày ngày 10 Lượng giá SV hiệu buổi tập huấn TYT Y tá Chẩn TYT Y tá Thư 1000đ/bộ x 11 Chẩn bao thư = 11000đ Nhà CTV SV Huân Phòng máy Thuê máy: vi tính xã 8000đ In bộ: 7000đ Photo 11 bộ: 3500đ/bộ x11 = 38500đ TYT Y tá 01 Băng 30000đ Chẩn rôn Hội trường CS Long Nước Nước lớn: TYT uống 20000đ Bánh kẹo Bánh kẹo: 50000đ Đóa, ly giấy: 20 x500đ/cái = 10000đ Phim Phim: 35000đ chụp hình Rửa: 1500đ/tấm x10 = 15000đ Tráng phim: 5000đ Hội trường Y tá TYT Chẩn Nói tóm lại, bảng phân tích hành động trình bày theo mẫu sau: Tên hành Số người Thời gian Đòa Người Kinh phí Vật tư động thực thực điểm giám sát phân bố Ghi Mục tiêu chuyên biệt Mục tiêu chuyên biết Page Trên sơ đồ tổ chức nhân chương trình hay dự án, tổ chức nhân nêu rõ tên tổ chức, tên người tham gia quan trọng mối quan hệ tổ chức mà Sơ đồ tổ chức nhân dự kiến: Bảng phân công nhân sự: STT Tên họ Chức vụ Nhiệm vụ phân công Ghi Liệt kê danh mục, số lượng loại trang thiết bò, vật dụng cần có (có phân tích tên vật tư, đơn vò, số lượng, giá đơn vò, giá thành ): Bảng dự trù vật tư cần thiết: STT Tên vật tư Đơn vò Số lượng Ghi Dự trù giải trình kinh phí (cần có dự kiến nguồn kinh phí cho chương trình) Bảng dự trù kinh phí: Tên vật tư hay mục chi Đơn vò Đơn giá Thành tiền Nguồn Ghi Tổng phi phí: _ Tỏng chi phí cấp theo nguồn: Từ Ủy ban nhân dân: _ Từ: … Kế hoạch hành động theo thời gian: Page Sơ đồ GANTT – Lòch thực hành động Ví dụ chương trình hoạt động có 10 hành động, sau ghi danh sách tên 10 hành động, xây dựng sơ đồ GANTT sau: Hoạt động Tuần Tuần Tuần Tuần Tuần Tuần Hoạt động 10 11 12 Tuaàn Tuaàn Tuần Tuần Tuần Tuần Các điểm cần lưu ý: 1) Do thiết lập toàn bảng KHHĐ thường dài nên thi thường hạn chế số cột bảng 2) Không viết tên MTCB vào cột hành động 3) Không viết tên hành động vào cột cách làm 4) Tên hành động hành động nhỏ, giải pháp VD: MTCB: Tập huấn cho NVSKCĐ, việc mở lớp tập huấn hành động mà giải pháp 5) Hành động câu phải hành động 6) Tên hành động không lớn VD: MTCB: Tập huấn cho NVSKCĐ: Hai hành động: 1/ Lập danh sách; 2/ Mở lớp quá lớn 7) Tên hành động không nhỏ VD: MTCB: Tập huấn cho NVSKCĐ, hành động viết thư, gửi thư phải gộp chung lại thành hành động 8) Danh sách hành động thiếu hành động MTCB VD: cho MTCB tập huấn NVSKCĐ mà lại hành động tiến hành tập huấn 9) Do thiếu thời gian nên SV thường quên hành động Lượng giá Tổng kết 10) Trong cột người làm phải số người thực hiện, nêu tên người 11) Không có cột cách làm Bài tập: Page 1) Trình bày hoạt động thực tập chẩn đoán cộng đồng viết chương trình can thiệp tổng thể dựa lớp thời gian tuần thực đòa (Dựa hoạt động thực hành năm học trước dựa sơ đồ bước quản lý chương trình sức khỏe) 2) Trình bày hoạt động thực tập sơ đồ GANTT TÀI LIỆU THAM KHẢO: (hiện có khối môn SKCĐ) Harold Kerzner, Project Management, John Wiley and sons, New York, 1997: 1180 Bộ Y tế, Tổ chức Y tế Thế giới, Quản lý Y tế, NXB Y học, Hà Nội 2001: 225 Remigio D Mercado, Tài liệu Quan lý hệ thống Y tế, NXB Y học, 1994: 340 Michael C Thomsett, Cẩm nang quản lý dự án, Trung tâm Thông tin KHKT hóa chất, Hà Nội 1997: 252 5) Maurice Hamon, Quản lý theo dự án, Viện nghiên cứu quản lý Kinh tế trung ương, Hà Nội, 1996: 188 6) Vũ Công Tuấn, Quản trò dự án NXB Tp HCM 1999: 230 7) Andrew Green, An Introduction to Healthe Planning in Developing Countries, Oxford 1995: 303 8) Raynald Pineault – Carole Daveluy, La planification de la sante, editions Nouvelles 1995: 477 9) Rosemary McMahon, Cho cán đương nhiệm, NXB Y học, 1992: 478 10) Dương Huy Liệu, Trương Việt Dũng, Nâng cao lực điều hành, NXB Y học 2000:25 11) Nguyễn Ngọc Lâm, Kỹ quản lý dự án, Khoa phụ nữ học, Đại học mở bán công 1998: 154 12) Nguyễn Thò Liên Điệp, Quản trò học, Khoa Quản trò kinh doanh, Đại học Kinh tế 1993: 273 Page 1) 2) 3) 4) ... thực chương trình VD: - Hoạt động khám chữa bệnh - Hoạt động truyền thông giáo dục sức khỏe - Hoạt động dự phòng - Hoạt động kế hoạch hóa gia đình b Nhiệm vụ hay Hành động (tasks): Hành động. .. HÀNH ĐỘNG VÀ PHÂN TÍCH NGUỒN LỰC: Trong chương trình, dự án trình bay theo bảng sau đây: Bảng danh sách hoạt động theo mục nhóm, nhóm hành động nhằm giải mục tiêu đề ra, có phân tích nguồn lực. .. cụ thể cho hành động (nếu có) - Sau tiếp tục phân tích hành động mục tiêu khác: Mục tiêu chuyên biệt Y IV LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH: Đối với việc xây dựng chương