Đang tải... (xem toàn văn)
Chuyên đề 16 - Kỹ năng chủ tọa, điều hành các cuộc họp. Nội dung chính trong chuyên đề gồm: Khái quát chung về hoạt động họp, kỹ năng duy trì và điều hành cuộc họp. Mời các bạn cùng tham khảo.
Chuyen d~ 16: KY NANG CHU TQA, DIEU HANH cAc cuOc HQP I Khai quat chung v~ ho~t dl}ng hQp Khtii nifm va vai tro cila hOf!.t tlpng hpp a) Khdi ni¢m: Theo nghla chung nh~t, h9P la S\l t~p hQ'P nhi@u nguai mQt cach co t6 chuc, thea nhiing nguyen t~c nh~t dinh, t~i mQt dia diSm, thai gian C\l th~ dS thvc hi~n cac cong vi~c nhu: truy@n d~t, trao d6i, thflO lu~n cac thong tin ho~c tim cae bi~n phap giai quych cac v~ d@, cac nhi~m V\l rna nhiing nguai d\l h9P cfin ho~c d@u quan tam Trong ho~t dQng cua cac ca quan hanh chinh nha nu6c: H9P la mQt hinh thfrc cua ho~t dQng quan 19 nha nu6c, mQt cach thuc giai quych cong vi~c, thong qua thu truemg ca quan hanh chinh nha nu6c trvc tiSp th\lc hi~n S\l lanh d~o, chi d~o, di@u hanh ho~t dQng vi~c giai quySt cac cong vi~c thuQc chuc nang, thfrm quy@n cua cO' quan minh thea quy dinh cua phap lu~t D6i v6i ho~t dQng cua HDND, UBND xa h9P la ho~t dQng ph6 biSn va thuang xuyen, dugc quy dinh Lu~t T6 chuc HDND, UBND nam 2003; QuySt dinh 77/2006/QD-TTg 12/4/2006 ban hanh Quy chS lam vi~c mau cua UBND xa, phuang, thi tr~ va mQt s6 van ban khac b) Vai tro cua hOf;lt d(Jng h9P HDND xa t6 chuc kY h9P d~ thao lu~, nghi quySt v@'nhfing v~n d@ thuQc nhi~m V\l, quy@n h~n cua HDND va chinh quy@n dia phuong n6i chung; thong qua ho~t dQng h9P dS phcit huy vai tra cua nhan dan qua trinh xay dvng chinh quy@n, quan 19 nha nu6c tren dia ban xa UBND xa thuang t6 chuc h9P d~ ph6 biSn cac chu truong, chinh sach, quy dinh m6i; sa kSt, t6ng kSt cac ho~t dQng cua UBND xa sau mQt khoang thai gian nh~t dinh,' ban b~c dS tim cac giai phap, cach thuc quan 19 nh~m th\lc hi~n nhi~m V\l hoJc thao lu~n, l~y kiSn giup nguai lanh d~o quySt dinh cac v~n d@ thuQc thfrm quy@n 280 Tien hanh t6 chuc, th\l'c hi~n ho~t dQng hQp nh~m: - Ph6 bien chu truong, chinh sach mai cua Dang, Nha nuac va cua lIDND, UBND xa - T~o S\l' ph6i ket hqp ch~t che ho~t dQng cua HDND, UBND xa, nang cao tinh thfrn t~p thS, th\l'c hi~n quy che cong khai, dan chu - Khai thac tri tu~ t~p thS, phat huy S\l' tham gia rQng rai cua cac d~i biSu lIDND, vien UBND va cac ca nhan, t6 chuc khac cho nhfrng dong gop, y kien sang ~o cua ban than dS xay dl)'llg dia phuong vfrng m~nh - Danh gia tinh hinh ho~t dQng cua chinh quy@n dia phuong rnQt giai do~n nhat dinh nh~m phat huy Uti a xa diSm, kh~c ph\lc nhfrng kho khan; ban b~c, thao gO' nhiing vu6ng rn~c; u6n n~n, sua chua nhiing I~ch I~c qua trinh th\l'c hi~n nhi~m V\l, dua ho~t dQng cua chinh quy@n xa ho~t dQng co hi~u quacao Neu t6 chuc t6t, nhi@u truang hqp ho~t dQng hQp cling co thS dem I~i nhiing IQ'i ich kinh tS dang kS cho dia phuong Tuy cUQc hQp rat cfrn thiet va co nhi@u y nghia song khong nen I~ d\lng ho~t dQng qua nhi@u gay t6n kern ti@n ella va thOi gian (xem them Quyet dinh s6 114/2006/QD-TTg ban hanh Quy dinh che dQ h9P ho~t dQng cua cac cO' quan quan Iy hanh chinh nhanuac) Phlin lopi cupc hpp va tinh chat cae cupc hpp a) Phdn IO(Ji cU9C h9P Co nhi@u cach phan lo~i cUQc hQp khac d\l'a tren cac can cu khac nhau: - Can cu vao quy trinh lanh d~o, quan Iy: + HQp ban b~c, quyet dinh + HQP ph6 bien, triSn khai + HQP don d6c, kiSm tra + HQp sa ket, t6ng ket - Can Cll'VaO cach thuc tri~u ~p cUQc hQp: + HQp dinh kyo + HQp dQt xuat 281 - can cu vao hinh thuc cUQc hQp: + HQP chinh thuc + HQp khong chinh thuc Ngoai ra, can eu vao eac tieu chi khac cling co th~ co nhiSu cach phan lo~i khac nhu: can cu vao tinh chfrt, quy mo, m\lc dich cUQc hQP b) Tinh chcit cac cU9c h9P - HQP ban b~c, quy~t dinh: Tuy theo tinh chfrt, ph~m vi, muc dQ quan trQng rna t6 chuc hQp v6i S\l tham gia cua cac nganh, cac cfrp, cac d6i tUQl1g co lien quan d~ thu th~p '1 ki~n nh~m phan anh dung dful tinh hinh, tam tu, nguy~n vQng chung va dam bao eho cac quy~t dinh co tinh kha thi cao - HQp ph6 bi~n, tri~n khai nh~m m\lc dich ph6 bi~n, qulin tri~t nhfrng tu tUOng, quan di~m, chu truong, giai phap da dS ho~c ban b~c, xay d\lllg k~ ho~ch, chuong trinh hanh dQng d~ tri~n khai nhUng~ thon, ban dS mQi nguai dan duQ'c bi~t Kj nang chu tri, t/iJu hanh cu{ic hpp cua UBND HQp UBND xa thuang co: HQp thong tin, hQp giai quy~t v~n dS Trong ph~m vi tai li~u se di sau vS ky nang chu tri, diSu hanh cUQc hQp giai quy~t vAn dS dS van ban quy ph~m phap lu~t cua UBND xa Nhiing vAn dS quan trQng phai ban b~c t~p thS va quy~t dinh theo da s6 MQt cUQc hQP dS van ban quy ph~ phap lu~t phai ban b~c t~p thS va quy~t dinh theo da s6, thong thuang gAm giai do~n (chu~n bi cUQc hQP, ti~n hanh cUQc hQp, va van ban quan IY) a) Giai aOf;ln chudn bi - Chu~n bi nQi dung va cac tai li~u can thi~t Nguai lanh d~o co trach nhi~m phan cong cho cac bQ ph~n chuyen mon va cac ca nhan chudn bi nQi dung va cac tai li~u nhu cac bao cao, tham lu~ (n~u co), thong tin can thi~t cho cUQc hQp Yeu cau chung d6i vai vi~c chuftn bi nQi dung cho cUQc hQp duQ'c quy dinh C\l thS t~i DiSu 11 Quy~t dinh 114/2006/QD TTg 25/5/2006 cua Thu tu6ng Chinh Phu - Xac dinh thai gian hQp va phan khach mai ngoai vien UBND xa, day la trach nhi~m cua Chu tich UBND xa Chu tich UBND xa khong duQ'c su d\lng thai gian ti~p cong dan, tI¥c ti~p xu ly khi~u ki~n cua cong dan theo quy dinh cua phap lu~t dS chu tri ho~c tham dg cac cUQc hQp Thanh phan dg hQp g6m co: Chu tjch, Pho chu tjch, uy vien UBND xa (co quySn biSu quy~t); ngoai co thS mai them Thuang tI¥c Dang uy; Thuang trgc HDND; Chu tich~~t tr~ T6 qu6c; Nguai dung dau cac doan thS nhan dan; 287 Can bQ khong chuyen tnich, cong chuc xa; TruOng thon (nhiing phfin mai khong co quyBn bi8u quySt) - ChuAn bi truac chuang trinh cUQc hQp - ChuAn bi co sa v~t ch~t Sau da chuAn bi cac cong vi~c cfin thiSt, truac cUQc hQp tiSn hanh nen ki8m tra l~i lfin cu6i d8 dam bao cUQc hQP khong bi anh huang b) Giai doc;m tiJn himh Trinh t\1' tiSn hfmh mQt cUQc hQp cua UBND xa duQ'c quy dinh C\l th8 t~i m\lc c, khoan 1, DiSu 10 Quy chS lam vi~c mftu cua UBND xa, phuOng, thi tr~ nam 2006 Truac khai m?c, ban t6 chuc ky hQP phai b6 tri nguai don tiSp, ghi hQ ten, chuc danh d~i bi8u khach mai, phat tai li~u (nSu co) va huang dftn tai vi tri ng6i (nSu cfin) Danh sach khach mai phai duQ'c cung c~p kip thai cho nguai dftn chuang trinh ho~c cho chu tQa kY hQp biSt d8 giai thi~u d~i bi8u khikY hQp dien chinh thuc CUQc hQP thuOng dien thea trinh t\1' sau: - On dinh t6 chuc truac cUQc hQp - Khai m~c cUQc hQp Trong phfin khai m~c cfin tuyen b6 ly do, giai thi~u d~i bi8u, neu nhiing m\lc tieu chinh cua cUQc hQP, chu to~ cUQc hQp la Chu tich UBND xa ho~c Ph6 Chu tich UBND xa auQ'c u)' quySn, giai thi~u thu kY cUQc hQP, thong qua chuang trinh cUQc hQP - Trinh bay nQi dung bao cao va cac v~ dB cfin thao lu~ - DiSu khi8n va t6ng hQ'P cac y kiSn thao lu~n Duai day la mQt s6 ky thu~t diSu hanh cfin n~m viing chu tri cUQchQp: + Baodam nQi dung cUQc hQp: CAn phai dam bao cho cUQc hQP dB c~p dAy du t~t ca cac vin dB da d~t chuang trinh cUQc hQp khoang thai gian da d\1' kiSn truac cAn nh~n m~nh van trQng tam thao lu~n + Sir d\lng hi~u qua nhiing phut dfiu tien: la thai di8m d8 neu v~n dB, t~o S\1' thu hut, loi keo S\1' t~p trung, chu y cua nhiing nguai tham d\1' 288 + Lva chQn hinh thuc thao lu~n: Tu)' tinh chat va yeu c~u cua cUQc hQp rna nguai chu tri co the IlJa chQn hinh thuc thao lu~ phil hqp + Thuc dAy giao tiep: Thuc dAy giao tiep co nghTa la phai biet cach l~ng nghe, giai thich cho ngucri ta hieu, ngan bOt nhfrng nguai noi chuy~n, di~u chinh nhiing nguai 10' dang, ngan bOt nhfrng y kien va thai dQ q:rc doan, dung hoa cac cUQc xung dQt, dong vai tro trQng tai hoa giai neu c~n + Thuc dAy dong gop y kien: Tuc la t~o cO' hQi cho tat ca nhfrng nguai dV hQp d~u tham gia tich ClJC vao cUQc hQp Nguai di~u khien thao lu~n c~n phai biet cach dful d~t, khO'i gQ'i van d~, khuyen khich nhfrng nguai im l~ng phat bieu, d6ng thai l~i phai c~t bOt nhfing Ykien phat bieu dong dai ho~c lfin at nguai khac + Quan ly, di~u hanh cUQc hQP de mQi ho~t dQng dSu huOOg t6i m\lc tieu d~t tu tru6c MQt yeu c~u d~c bi~t quan trQng cua quan ly cUQc hQp la phai di~u ph6i, kiem soat thai gian + Di~u khien vi~c bieu quyet thong qua: Khi di~u khien vi~c bieu quyet, nguai chu tri cfuI d~c bi~t chu y dam bao cac nguyen t~c bieu quyet, dam bao ph~n duQ'c tham gia bieu quyet phai dung thu t\lC lu~t dinh ding nhu cac yeu c~u chung v~ cong khai, minh b~ch Co the noi, kha nang cua nguai chu tri vi~c xu ly tinh hu6ng co the anh huang rat 100 den hi~u qua lam vi~c Tinh hu6ng phat sinh mQt cUQc hQp van ban rat da d~g va co the rfit kho giai quyet Do v~y, no d~t yeu c~u rat cao cho nguai chu tri ca v~ kien thuc, kinh nghi~m, ky nang va thai dQ MQt s6 ky thu~t can ban co the giup nguai chu tri kiem soat tinh hinh t6t han: + Thu nhat, nguai chu tri c~ co bQ ph~n thuang tflJc (ca bQ ph~n chuyen mon va h~u c~) de giup minh xu ly kip thai cac tinh hu6ng phat sinh de dam bao cUQc hQp khong bi gian do~n + Thu hai, tien luqng tm6c nhiing cau hoi ho~c nhfing tranh dii co the xay ra, tmang hqp chua tim cau tra lai cho nhfing van d~ thuQc trach nhi~m cua minh, nguai chu tri cling nen thfu1g th~n noi v6i mQi nguai nhu v~y Hay ghi l~i cau hoi, tim kiem cau tra lai va phan h6i l~i sau + Thu ba, l~g nghe cAn th~ + Thu tu, tra lai van d~ theo tUng nQi dung mQt 289 + Thu nam, kiSm smit thai gian + Thu sau, lIng v6i cac quan diSm ca nhan - Di~u khiSn vi~c biSu quy~t thong qua hinh thuc, nQi dung van ban Thong qua hinh thuc van ban ban himh (quy~t dinh ho~c chi thO Chi co vien UBND xii m6i co quy~n biSu quy~t c) Giai aogn kit thuc, hi mgc CW)C h9P d ph~n nay, nguai di~u hanh cUQc hQP c~n tom tilt I~i cac nQi dung va ch6t I~i cac vftn d~ dii dugc th6ng nhftt, cac vftn d~ chua th6ng nhftt (nQi dung va nguyen nhan) - Thong qua bien ban cUQc hQp Van ban thong bao k~t qua cUQc hQp khong thay th~ cho van ban quy ph~m phap Iu~t UBND xii Nhilng yeu c~u C\l thS d6i v6i bien ban cUQc hQp va van ban thong bao k~t qua cUQc hQP cua UBND xii dii dugc quy dinh t~i Di~u 18 Quy dinh ch~ dQ hQP co quan hanh chinh nha nu6c (ban hanh boi Quy~t dinh 114/2006/QD TTg 25/5/2006 cua Thu tu6ng Chinh phu) Sau -cUQc hQp k~t thuc, v~n c~n ti~p t\lC chi d~o, don d6c va kiSm tra vi~c hoan cac van ban v~ cac vftn d~ dii dugc quy~t dinh cUQc hQp ciing nhu vi~c ban hanh cac van ban chinh thuc va van ban thong bao v~ cUQc hQp BAI T~P TINH HUONG Tinh huang 1: Ky hQp IIDND xii X dii dugc trinh thong qua cftp liy Dang dia phuang g6m 10 nQi dung, Thuang tf\lC HDND va Thuang tf\lc UBND v6i thai gian 01 Sau thaigian chu tQa di~u hanh cUQc hQP, h~t ph~n bao cao va thao Iu~n, thi co to' trinh cua d6ng chi Tr~m Truang tr~ Y t~ xii v~ vi~c xin them 01 can bQ y t~ cho cac thon 1, 4, va xin h6 trg them kinh phi cho can bQ y t~ thon boi ch~ dQ ph\l cftp 0,3 so v6i muc luang t6i thiSu nhu hi~n Ia khong du bao dam cho sg ho~t dQng cua can bQ y t~ thon Day Ia nQi dung phat sinh them t~i ky hQp va truo-c biSu quy~t thong qua bien ban ky hQp V6i tu cach Ia Chu to~ kY hQP, d6ng chi giro quy~t tinh hu6ng nhu th~ nao? 290 "c Tinh huong 2: Gia su d6ng chi dang chu tri mQt cUQc hQp cua UBND xa, cUQc hQp da keo dai qua thai gian cho phep cua chuang triOO thao lu~ D6ng chi hoi "Con v§n dS gi khac niia khong?" va mQt d~i biSu tham d\f bang neu rnQt v§n dS philc t~p va quan trQng, mQt s6 d~i biSu khac to ve ngao ngan Dang chi nghi gi vS tiOO hu6ng nay? Theo d6ng chi, nen xu ly tiOO hu6ng OOu th~ nao? TAl LlE:U THAM KHAo - Lu~t T6 chilc HQi d6ng OOan dan, Uy ban OOan dan 2003 - Quy~t dinh 77/2006/QD-TTg 12/4/2006 cua Thu tU6ng ChiOO phu ban haOO Quy chS lam vi~c mftu cua UBND xa, phuOng, thi tr~n - QuySt diOO s6 114/2006/QD-TTg ban haOO Quy diOO chS dQ hQp ho~t dQng cua cac co quan quan ly hanh chiOO OOa nu6c - HQc vi~n NXB KH va KT, HaOO chiOO, Ky nang, nghiÂp vƠ quem If himh chinh nha nuac, T~p 3, 2009 - Luu KiSm Thanh, NghiÂp vƠ hanh chinh van phong, NXB Th6ng ke, 2009 - NguySn Van Tham, Di~u hanh cong So' hanh chinh nha nuac, NXB KH va KT, 2009 291 ... tUng nQi dung mQt 289 + Thu nam, kiSm smit thai gian + Thu sau, lIng v6i cac quan diSm ca nhan - Di~u khiSn vi~c biSu quy~t thong qua hinh thuc, nQi dung van ban Thong qua hinh thuc van ban ban himh... c~n tom tilt I~i cac nQi dung va ch6t I~i cac vftn d~ dii dugc th6ng nhftt, cac vftn d~ chua th6ng nhftt (nQi dung va nguyen nhan) - Thong qua bien ban cUQc hQp Van ban thong bao k~t qua cUQc... nhu vi~c ban hanh cac van ban chinh thuc va van ban thong bao v~ cUQc hQp BAI T~P TINH HUONG Tinh huang 1: Ky hQp IIDND xii X dii dugc trinh thong qua cftp liy Dang dia phuang g6m 10 nQi dung, Thuang