Luận văn tốt nghiệp Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội được nghiên cứu với mục đích: Từ lý luận dịch vụ chăm sóc khách hàng và chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng em đi vào phân tích thực trạng chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của Bưu Điện TP Hà Nội, làm rõ sự cần thiết phải nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng và đề xuất một số giải pháp cơ bản để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng đối với Bưu Điện TP Hà Nội.
1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương 1: Khái quát chung về dịch vụ chăm sóc khách hàng và chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng lĩnh vực Bưu Chính Viễn Thơng 4 1.1.Dịch vụ chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp 4 1.1.1. Khái niệm về khách hàng và vai trò của khách hàng đối với doanh nghiệp 4 1.1.2. Khái niệm về chăm sóc khách hàng 6 1.1.3. Vai trò của chăm sóc khách hàng 10 1.1.4. Một số nguyên tắc về chăm sóc khách hàng 14 1.2. Dịch vụ chăm sóc khách hàng trong lĩnh vực Bưu Chính Viễn Thơng 18 1.2.1. Các đặc điểm của dịch vụ Bưu Chính Viễn Thơng 18 1.2.2. Khách hàng dịch vụ Bưu Chính Viễn Thơng 19 1.3. Chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng 21 1.3.1. Khái niệm: 21 1.3.2. Các chỉ tiêu đánh giá chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng trong lĩnh vực Bưu Chính Viễn Thơng 22 1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng trong lĩnh vực Bưu Chính Viễn Thơng 24 1.4.1. Các nhân tố mơi trường bên ngồi 24 1.4.2. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 26 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 1.5. Sự cần thiết của việc nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng trong việc vung cấp các dịch vu Bưu Chính Viễn Thơng 28 Chương 2: Chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng Bưu Điện TP Hà Nội hiện nay 32 2.1. Tổng quan về Bưu Điện TP Hà Nội 32 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bưu Điện TP Hà Nội 32 2.1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Bưu Điện TP Hà Nội trong thời gian qua: 34 2.1.3. Các dịch vụ Bưu Chính Viễn Thơng mà Bưu Điện TP Hà Nội cung cấp: 42 2.1.4. Đặc điểm khách hàng của Bưu Điện TP Hà Nội 43 2.1.5. Cơng tác tổ chức chăm sóc khách hàng của Bưu Điện TP Hà Nội 45 2.2. Thực trạng cơng tác chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội trong thời gian qua 51 2.3. Đánh giá chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội trong thời gian qua 61 Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội 66 3.1. Định hướng phát triển của Bưu Điện TP Hà Nội 66 3.1.1.Định hướng phát triển mạng lưới 66 3.1.2. Định hướng phát triển cơng tác chăm sóc khách hàng 67 3.2. Căn cứ đề xuất các giải pháp 67 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 3.3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội 68 3.3.1. Nhóm giải pháp quản lý 68 3.3.2. Nâng cao hơn nữa nhận thức của cán bộ công nhân viên trong Bưu Điện TP Hà Nội về vai hoạt động chăm sóc khách hàng. 70 3.3.3. Nhóm giải pháp nghiệp vụ 73 3.3.4. Cần xây dựng chế độ khen thưởng, xử phạt hợp lý 75 KẾT LUẬN 76 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài: Ngày nay trong xu thế tồn cầu hóa và hội nhập kinh tế đã làm thay đổi mơi trường kinh doanh của các doanh nghiệp, các doanh nghiệp cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ khơng chỉ ở tầm quốc gia mà còn trong khu vực và trên thế giới. Trong mơi trường cạnh tranh đó doanh nghiệp phải tự đổi mới và vươn lên khơng ngừng để có thể tồn tại và phát triển Ngày 1/1/2008 Bưu chính chính thức tách khỏi Viễn thơng và hoạt động độc lập, khi nhà nước ta đang có chủ chương sẽ giảm dần trợ cấp cho Bưu chính từ nay đến năm 2013. Mặt khác đối với các nghành dịch vụ thì khơng những phải đảm bảo tiêu chuẩn về chất lượng dịch vụ mà cả chất lượng phục vụ ngày càng đòi hỏi cao. Tất cả những điều này đã tạo ra nhiều cơ hội và thách thức đối với ngành Bưu chính Việt Nam Khi mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp thu hút thật nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của mình mà qun mất việc giữa chân khách hàng hiện có của mình. Chăm sóc khách hàng là giải pháp hữu hiệu cho việc xây dựng sự trung thành của khách hàng, từ đó doanh nghiệp có thể qua sự quảng bá của khách hàng trung thành để thu hút khách hàng mới làm tăng khả năng mở rộng thì phần của doanh nghiệp. Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng đối với doanh nghiệp nói chung và Bưu Điện TP Hà Nội nói riêng là việt hết sức cần thiết. Tuy nhiên do còn những tồn tại trong hoạt động chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội nên việc nghiên cứu chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng là việc cần thiết Mục đích nghiên cứu: Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội Từ lý luận dịch vụ chăm sóc khách hàng và chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng em đi vào phân tích thực trạng chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của Bưu Điện TP Hà Nội, làm rõ sự cần thiết phải nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng và đề xuất một số giải pháp cơ bản để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng đối với Bưu Điện TP Hà Nội Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Bưu Điện TP Hà Nội Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu các vấn đề chăm sóc khách hàng và chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng Phương pháp nghiên cứu: Tổng hợp các phương pháp nghiên cứu duy vật biên chứng, kết hợp logic và lịch sử, phân tích tổng hợp, phân tích hệ thống, thống kê, diều tra Trong em tập chung vào phương pháp tổng hợp phân tích, dùng phương pháp suy luận để khái qt hóa để đưa ra những kết luận và xây dựng những giải pháp có tính hệ thống trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội Bố cục đề tài: Chương 1: Khái qt chung về dịch vụ chăm sóc khách hàng và chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng trong lĩnh vực Bưu Chính Viễn Thơng Chương 2: Chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội hiện nay Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội Trong thời gian vừa qua em đã hoc hỏi được nhiều kiến thức về chăm sóc khách hàng, chăm sóc khách hàng trong lĩnh vực Bưu chính Viễn thơng và đặc biệt là khi chọn đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn: Thầy hướng dẫn : TS. Phạm Ngọc Linh Và tồn thể các cán bộ cơng nhân viên trong Bưu Điện TP Hà Nội và Bưu Điện Trung Tâm 1 đã tận tình giúp đỡ em để hồn thành chun đề thực tập này. Tuy nhiên bài viết khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của thầy cơ và cán bộ cơng nhân viên trong cơ quan thục tập để bài viết của em được tốt hơn Hà Nội 26/04/2008 Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Hằng Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội Chương 1: Khái qt chung về dịch vụ chăm sóc khách hàng và chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng trong lĩnh vực Bưu Chính Viễn Thơng 1.1.Dịch vụ chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm về khách hàng và vai trò của khách hàng đối với doanh nghiệp 1.1.1.1. Khái niệm về khách hàng Từ trước đến nay, người ta thường định nghĩa khách hàng như sau: “Khách hàng là tất cả các tổ chức, cá nhân có nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp đã, đang và sẽ sử dụng sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp”. Theo định nghĩa này, khách hàng được hiểu là những người mua hàng. Cách hiểu đó đúng nhưng chưa đầy đủ, nó đã khơng tính đến những đối tượng khách hàng là các nhà đầu tư, các cơ quan quản lý và nhân viên làm việc trong doanh nghiệp.Vì thế cách hiểu đầy đủ hợp lý hơn sẽ là: “ Khách hàng là người chúng ta phục vụ dù họ có trả tiền dịch vụ cho chúng ta hay khơng”. Định nghĩa này có một nhược điểm là xem nhẹ mục đích kinh doanh nhằm đạt lợi nhuận nhưng đã đề cập một cách đầy đủ tất cả các đối tượng khách hàng của doanh nghiệp. Đối tượng khách hàng của doanh nghiệp được chia thành hai nhóm: Nhóm khách hàng bên trong( khách hàng nội bộ): Là tồn thể cán bộ cơng nhân viên của một doanh nghiệp, những người đang làm việc trong doanh nghiệp và được hưởng quyền lợi từ doanh nghiệp đó Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội Nhóm khách hàng bên ngồi( thường gọi là khách hàng): Là những người bên đến để mua hàng hóa hay dịch vụ doanh nghiệp.Khách hàng bên ngoài bao gồm các đối tượng sau: + Người sử dụng: Các cá nhân hoặc tổ chức thực sự sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp + Người mua: Là những người thu thập thông tin về sản phẩm dịch vụ, lựa chọn, ra quyết định mua, trả tiền + Người thụ hưởng: Là các cá nhân hoặc tổ chức được hưởng lợi hay bị ảnh hưởng từ việc sử dụng sản phẩm hay dịch vụ Trong ba đối tượng trên thì người mua là người trực tiếp tạo nên doanh thu cho doanh nghiệp nhưng khơng vì thế mà chúng ta khơng quan tâm đến hai đối tượng còn lại bởi người sử dụng và người hưởng thụ đều có liên quan chặt chẽ tới q trình thơng qua quyết định của người mua.Qúa trình đó được thể hiện như sau: Nhận biết nhu cầu Tìm kiếm thông tin Đánh giá phươn g án Quyết định mua Hành động mua Từ khâu nhận biết nhu cầu,tìm kiếm thơng tin,đánh giá phương án rồi đến quyết định mua hàng đều có ảnh hưởng và chịu tác động của người mua,người sử dụng và người hưởng thụ vì vậy doanh nghiệp phải quan tâm tới cả ba đối tượng này Đứng trên góc độ tồn doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải phục vụ khách hàng bên ngồi. Nhưng đối với mỗi phòng ban, bộ phận hay nhân viên, họ có thể phải phục vụ khách hàng bên ngồi, khách hàng bên trong Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội hoặc cả hai. Có nghĩa là khơng phải ai cũng phục vụ khách hàng bên ngồi nhưng ai cũng có khách hàng Cần lưu ý rằng bất cứ doanh nghiệp nào trong bất kỳ ngành nghề kinh doanh nào, phục vụ khách hàng bên ngồi cũng là ưu tiên số một. Và nếu như bạn khơng trực tiếp tiếp xúc với khách hàng bên ngồi thì hãy hỗ trợ các khách hàng nội bộ của mình để họ phục vụ khách hàng bên ngồi tốt hơn 1.1.1.2. Vai trò của khách hàng Trong nền kinh tế thị trường, khi cạnh tranh càng trở nên phổ biến thì hầu hết mọi mặt hàng trên thị trường đều có nhiều nhà cung cấp.Chính điều này đem lại cho quyền lựa chọn khách hàng. Doanh nghiệp nào cung cấp sản phẩm phù hợp sẽ được khách hàng chấp nhận 1.1.2. Khái niệm về chăm sóc khách hàng Cùng với nhận thức đúng đắn về vai trò của khách hàng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp,ngày nay cơng tác chăm sóc khách hàng trọng coi phần quan trọng của Marketing, đảm bảo sự thành cơng của bất cứ doanh nghiệp nào Chăm sóc khách hàng khơng chỉ là thái độ lịch sự và thân thiện khi tiếp xúc với khách hàng.Chăm sóc khách hàng cũng khơng chỉ là việc của những nhân viên có liên hệ trực tiếp với khách hàng, mà việc chăm sóc khách hàng phải thực hiện trên mọi khía cạnh của sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Hoạt động chăm sóc khách hàng xuất phát từ thực tiễn, thơng qua q trình tổng kết kinh nghiệm thực tiễn, khái qt thành lý luận. Hiện nay, thuật ngữ chăm sóc khách hàng vẫn chưa được định nghĩa một cách chính xác và nhất qn, tuy nhiên có thể hiểu một cách tương đối như sau: Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội “Chăm sóc khách hàng là phục vụ khách hàng theo cách mà họ mong muốn được phục vụ và làm tất cả những việc cần thiết để giữ khách hàng hiện có” Chăm sóc khách hàng có ba giai đoạn: Chăm sóc khách hàng trước khi mua hàng: các hoạt động cáo cáo, tiếp thị sản phẩm Chăm sóc khách hàng trong q trình mua hàng: đó là thái độ phục vụ của các nhân viên bán hàng trược tiếp với khách hàng, là các hoạt động giảm giá, chiết khấu đối với khách hàng mua với số lượng nhiều Chăm sóc khách hàng sau khi mua hàng: là cơng tác giải đáp thắc mắc của khách hàng, cơng tác giải quyết khiếu nại và hoạt động duy trì khách hàng 1.1.2.1. Mối quan hệ giữa chăm sóc khách hàng và dịch vụ khách hàng Giữa chăm sóc khách hàng (Customer Care) và dịch vụ khách hàng ( Customer Service) có những điểm chung.Dịch vụ khách hàng là các dịch vụ gia tăng tối thiểu đi kèm theo khi bán sản phẩm cho khách hàng. Nhưng chăm sóc khách hàng mang ý nghĩa rộng lớn hơn, nó khơng chỉ là các dịch vụ gia tăng tối thiểu mà còn là khía cạnh con người, nó tương tự như ta chăm sóc những người bạn, người thân nhằm chiếm được cảm thiện của khách hàng khi mua hàng Chăm sóc khách hàng là hoạt động mang tính chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp để tiếp cận và giữ khách hàng bằng cả lý trí và tình cảm. Đầu tư cho chăm sóc khách hàng khơng phải là các khoản chi phí thơng thường mà là khoản đầu tư có tính lâu dài, mang tầm chiến lược và phải dựa trên nền tảng của văn hóa doanh nghiệp lâu dài. Như vậy có thể nói Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 63 Bảng 6 : Số vụ khiếu nại về việc sử dụng dịch vụ năm 2008 Dựa vào bảng số liệu ta có thể dễ dàng tính được tỷ lệ khiếu nại theo các q: Đối với dịch vụ bưu phẩm, bưu kiện : tỷ lệ khiếu nại q I là 0,5523, q II là 0,3046, q III là 0,28117, q IV là 0,194 Đối với dịch vụ phát hành báo chí: Tỷ lệ giải quyết khiếu nại q I là 2,905, q II 0,8547, q III chỉ còn 0,068, q IV là 0,17 Với dịch vụ chuyển tiền thì tỷ lệ khiếu nại trong quý lần lượt theo các quý là: 1,583; 0,694; 0,75; 0,972 Dịch vụ EMS, Vexpress tỷ lệ khiếu nại lần lượt qua quý là: 1,8049; 0,6089; 0,74; 0,8459 Nhìn chung tỷ lệ khiếu nại của các dịch vụ giảm dần theo các quý chứng tỏ mức độ tin tưởng của khách hàng vào dịch vụ ngày càng cao Nhất là đối với các dịch vụ bưu chính chuyền thống như dịch vụ bưu phẩm, bưu kiện, dịch vụ phát hành báo chí Sở dĩ như vậy là do trong thời gian qua cơng tác giải quyết khiếu nại nhận được sự phối hợp hài hòa và thực hiện nghiêm túc các qui định hiện hành về tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, mặt khác cũng cho thấy chất lượng của dịch vụ ngày càng được cải thiện đáng kể. Tuy nhiên vấn còn những tồn tại sau: Việc sử lý khiếu nại vẫn còn chậm trễ, quy trình giải quyết khiếu nại còn rất phức tạp qua nhiều cấp trung gian Một số dịch vụ tỷ lệ khiếu nại lại có xu hướng tăng lên như dịch vụ EMS, VE xpress, dịch vụ chuyển tiền….mặc dù tăng khơng đáng kể nhưng Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 64 nhưng cần phải có biện pháp để con số này khơng tiếp tục theo chiều hướng gia tăng trong thời gian tới nữa Ngun nhân: Do ban lãnh đạo Bưu Điện TP Hà Nội chưa có một quy định cụ thể trong việc tiếp nhận giải quyết khiếu nại đối với các đơn vị mình dẫn tới tình trạng trơng chờ, ỷ nại làm chậm lại q trình sử lý khiếu nại dẫn đến làm mất lòng tin của khách hàng Sự thiếu nhiệt tình của đội ngũ giao dịch viên, đội ngũ chun viên chăm sóc khách hàng làm việc kém hiệu quả Hoạt động duy trì khách hàng: Trong những năm gần đây, cùng với xu thế cạnh tranh và hội nhập của nền kinh tế Bưu Điện TP Hà Nội đang phải đối mặt với rất nhiều cơ hội và thách thức, đặc biệt là phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường Bưu chính. Bưu Điện TP Hà Nội đã từng bước thực hiện những hoạt động cụ thể, kịp thời nhằm giữ duy trì khách hàng Với nội dung khuyến mại phong phú, quy mơ triển khai lớn và tập trung chủ yếu vào việc giữ chân khách hàng lớn, khách hàng là các doanh nghiệp đặc biệt. Bưu Điện TP Hà Nội đã giữ chân được một lượng khách hàng đáng kể trong đó có cả những khách hàng lớn đã gắn bó với đơn vị lâu năm và những khách hàng mới tham gia sử dụng dịch vụ của đơn vị Bên cạnh đó hoạt động duy trì khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội còn những tồn tại sau: Bưu điện chưa tổ chức nhiều chương trình hấp dẫn nhằm giữ đối tượng khách hàng vừa và nhỏ. Nhiều chương trình khuyễn mại tổ chức tốn kém chi phí nhưng chưa hiệu quả cao Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 65 Những tồn tại trên do Bưu Điện TP Hà Nội chỉ sử dụng một số ít các phương tiện thơng tin đại chúng để thơng báo tới khách hàng về nội dung các chương trình khuyến mãi như trang web của đơn vị, trên một số trang báo, trên truyền hình, trên đài phát thanh. Kinh phí chi cho hoạt động nhằm giữ chân đối tượng khách hàng vừa và nhỏ q ít. Việc tổ chức các chương trình còn đơn giản và sơ sài Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 66 Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội 3.1. Định hướng phát triển của Bưu Điện TP Hà Nội Trên cơ sở nhận thức được những ưu điểm, tồn tại của mình so với đối thủ cạnh tranh. 3.1.1.Định hướng phát triển mạng lưới Là một đơn vị thành viên của Tổng cơng ty Bưu chính Việt Nam, định hướng phát triển của Bưu Điện TP Hà Nội bám sát định hướng phát triển chung của Tổng cơng ty và phù hợp với lĩnh vực, quy mơ hoạt động của đơn vị. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về chất lượng dịch vụ và chất lượng phục vụ. Bưu Điện TP Hà Nội đã đề ra một số định hướng phát triển mạng lưới như sau: Tiếp tục thực hiện mục tiêu hiện đại hóa Bưu chính để tăng nhanh hơn nữa tốc độ chuyển phát thư, bưu phẩm, bưu kiện chuyển tiền….Tăng cường đầu tư công nghệ cao, cơ sở vật chất để phục vụ thật tốt cho nhu cầu ngày càng cao của xã hội trong giai đoạn hiện nay Phát triển, mở rộng và đa dạng hóa các dịch vụ Bưu chính. Đa dạng hóa, đa cấp hóa các dịch vụ hiện có. Các dịch vụ đều có mức chất lượng, giá cả khác nhau và được bổ sung nhiều dịch vụ giá trị gia tăng Phát triển mạnh các dịch vụ tài chính Bưu chính như: Tiết kiệm bưu điện, séc bưu chính, trả lương hưu… Phát triển nhanh dịch vụ chuyển phát nhanh, quảng cáo trực tiếp, quảng cáo có và khơng địa chỉ…. Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 67 Nâng cao căn bản chất lượng tất cả các loại dịch vụ Bưu chính cùng với việc điều chỉnh giá cước về dịch vụ Bưu chính theo quy định của Tổng cơng ty ở mức hợp lý so với các nước trong khu vực Làm đại lý tối đa cho Viễn thơng trong việc vung cấp các dịch vụ của viễn thơng như: phát triển th bao, cung cấp các dịch vụ viễn thơng cơng cộng, viễn thơng tại điểm giao dịch, thu cước… 3.1.2. Định hướng phát triển cơng tác chăm sóc khách hàng Nhận thức được vai trò của cơng tác chăm sóc khách hàng trong hoạt động kinh doanh, Bưu Điện TP Hà Nội đã đưa ra những định hướng cụ thể nhằm phát huy và phát triển cơng tác này trong thời gian tới Đẩy mạnh cơng tác chăm sóc khách hàng, đào tạo kỹ năng cần thiết cho các nhân viên chăm sóc khách hàng, đa dạng hóa các kênh tiếp nhận u cầu sử dụng dịch vụ và kênh tiếp nhận ý kiến khách hàng, tìm các biện pháp nâng cao chất lượng cơng tác giải quyết khiếu nại, cơng tác hỗ trợ khách hàng Triển khai các chương trình khuyến mại phù hợp với khả năng cung cấp theo từng khu vực địa bàn, đảm bảo tất cả các đối tượng khách hàng có liên quan đều biết đến chương trình khuyến mại Nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngũ giao dịch viên, tăng cường hoạt động tun truyền quảng cáo, xây dựng cơ chế khuyến mại cho từng đoạn thị trường để thu hút khách hàng. 3.2. Căn cứ đề xuất các giải pháp Nằm đảm bảo tính khoa học, tính đúng định hướng và tính khả thi, các giải pháp được nghiên cứu đề xuất trên cơ sở: lý luận chung về dịch vụ chăm sóc khách hàng đã trình bày ở chương 1, các vấn đề tồn tại và ngun Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 68 nhân tồn tại trong hoạt động chăm sóc khách hàng tạ Bưu Điện TP Hà Nội được trình bày ổ chương 2, định hướng cơng tác chăm sóc khách hàng cũng định hướng phát triển mạng lưới dịch vụ của Bưu Điện TP Hà Nội, xây dựng các giải pháp dựa trên cơ sở phát huy lợi thế cạnh tranh của Bưu Điện TP Hà Nội 3.3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội 3.3.1. Nhóm giải pháp quản lý 3.3.1.1. Đổi mới tư duy lãnh đạo: Ban lãnh đạo doanh nghiệp là nhân tố quyết định các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Tầm nhìn của ban lãnh đạo quyết định phương thức kinh doanh của doanh nghiệp, là nhân tố chính tác động tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được điều này, các cấp lãnh đạo cần phải thường xuyên đổi mới tư duy để bắt kịp với sự thay đổi từng ngày, từng giờ của thị trường. Từ năm 2008 chia tách viễn thông và bưu chính và việc chính phủ sẽ giảm dần trợ cấp cho Bưu Chính, thì u cầu cấp bách đặt ra đối với ban lãnh đạo Bưu Điện TP Hà Nội là thái độ kiên quyết chỉ đạo thực hiện đến cùng những kế haochj mục tiêu đề ra. Trong thời gian tới lãnh đạo Bưu Điện TP Hà Nội cần quan tâm nhiều hơn nữa tới cơng tác chăm sóc khách hàng thơng qua việc bổ sung chi phí cũng như nhân lực cho cơng tác chăm sóc khách hàng. Đồng thời Bưu Điện TP Hà Nội cần thực hiện một số hành động cụ thể để cơng tác chăm sóc khách hàng ngày càng có hiệu quả hơn như: Bưu Điện TP Hà Nội cần có biện pháp tăng cường kiểm tra, giám sát tình hành thực hiện cơng tác chăm sóc khách hàng thơng qua các phiếu đánh Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 69 giá. Các phiếu đánh giá có thể do các giám sát viên tại Bưu Điện TP Hà Nội bí mật đánh giá, do khách hàng hoặc đơn vị ngồi đánh giá. Những phiếu đánh giá này chính là căn cứ để đánh giá thực trạng cơng tác chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội, là cơ sở để xây dựng và thực hiện các chế độ đãi ngộ hợp lý và là động lực để các nhân viên có ý thức thực hiện cơng tác chăm sóc khách hàng tốt hơn Với các chương trình khuyến mại, Bưu Điện TP Hà Nội phải thơng báo nhanh chóng, kịp thời trên các phương tiện thơng tin đại chúng để tất khách hàng được biết đến. Đối với các khuyễn mại dành cho nhóm khách hàng lớn, khách hàng đặc biệt, khách hàng là doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp cần gọi điện thoại hay trực tiếp gửi mail thơng báo cho từng khách hàng 3.3.1.2. Hồn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu khách hàng Hệ thống cơ sở dữ liệu khách hàng là căn cứ để xây dựng các chính sách và nội dung chăm sóc khách hàng. Việc hồn thiện cơ sở dữ liệu khách hàng là điều kiện kiên quyết để hồn thiện cơng tác chăm sóc khách hàng Hiện nay, Bưu Điện TP Hà Nội mới chỉ thu thập, phân loại, quản lý nhóm khách hàng lớn, khách hàng đặc biệt, khách hàng là doanh nghiệp đặc biệt theo một tiêu chí đơn giản như: tên tuổi, địa chỉ, điện thoại, ngày kỷ niệm, doanh thu, sản lượng…Do vậy cơ sở dữ liệu về những nhóm khách hàng này của cần được bổ sung và tiếp tục hồn thiện để phục vụ cho cơng tác chăm sóc khách hàng ngày một tốt hơn Hiện tại, Bưu Điện TP Hà Nội chỉ tập trung vào nhóm đối tượng khách hàng lớn, khách hàng đặc biệt, khách hàng là doanh nghiệp đặc biệt còn mảng cơ sở dữ liệu về khách hàng vừa và nhỏ chưa được quan tâm cập nhật và quản lý theo dõi. Dựa trên cơ sở các ứng dụng tin học nhằm Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 70 thu và sử lý thơng tin về khách hàng lớn. Bưu Điện TP Hà Nội cần xây dựng hệ thống thơng tin về khách hàng vừa và nhỏ với nội dung đơn giản hơn như địa chỉ khách hàng, doanh thu, sản lượng, tình trạng thanh tốn, tình trạng khiếu nại để từ đó có thể nắm bắt được rõ hơn nhu cầu đối với dịch vụ của loại khách hàng và khi đó sẽ có biện pháp chăm sóc khách hàng loại này được tốt hơn 3.3.1.3. Hồn thiện hệ thống chỉ tiêu phản ánh hoạt động chăm sóc khách hàng Hệ thống chỉ tiêu là cơ sở để đánh giá tình trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, để tìm ra những vấn đề còn yếu kém và ngun nhân để có những giải pháp nhằm quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng tốt hơn Do vậy, cần xây dựng hệ thống chỉ tiêu đảm bảo tính khoa học, thống nhất và hiệu quả. Đặc biệt chúng ta cần xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá chất lượng hoạt động chăm sóc khách hàng cho riêng mình dựa trên các chỉ tiêu mà Tổng cơng ty Bưu chính Việt Nam giao để phù hợp với đơn vị hơn Sau khi đã có hệ thống chỉ tiêu thích hợp thì cần quy định rõ chế độ báo cáo tình hình thực hiện chỉ tiêu chăm sóc khách hàng cũng như đưa ra các biện pháp nhằm thực hiện tốt các chỉ tiêu đề ra 3.3.2. Nâng cao hơn nữa nhận thức của cán bộ cơng nhân viên trong Bưu Điện TP Hà Nội về vai hoạt động chăm sóc khách hàng Nhận thức của cán bộ cơng nhân viên vai trò của khách hàng và cơng tác chăm sóc khách hàng được nâng lên đáng kể, thể hiện rõ nhất là thái độ của các nhân viên trực tiếp giao dịch với khách hàng (giao dịch viên, bưu tá, nhân viên tiếp thị, bộ phận giải đáp khiếu nại ) đã cải thiện rất nhiều. Tuy nhiên, khách hàng vẫn phàn nàn rằng một ít nhân viên còn thiếu Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 71 nhiệt tình. Ngồi ra phong cách phục vụ của nhân viên dường như chỉ mang tính chất phản ứng thụ động, ít chủ động sáng tạo trong việc đáp ứng khách hàng. Ảnh hưởng của những di chứng để lại từ thời kỳ bao cấp (tư tưởng làm cơng ăn lương, độc quyền) dường như vẫn chưa thể xóa bỏ trong một sớm một chiều Để nâng cao hiệu quả cơng tác chăm sóc khách hàng, một vấn đề đặt ra với Bưu Điện TP Hà Nội là tiếp tục nâng cao nhận thức của cán bộ cơng nhân viên về chăm sóc khách hàng. Một ý thức đầy đủ về giá trị của khách hàng đối với sự tồn tại và thành cơng trong kinh doanh của cả đơn vị cần phải trở thành ý thức chung, ăn sâu vào tư tưởng của từng người lao động. Trên cơ sở nhận thức đầy đủ, cán bộ cơng nhân viên mới có thể chuyển nhận thức thành hành động, tự nguyện và tích cực trong q trình phục vụ khách hàng Để nâng cao nhận thức cho đội ngũ CBCNV lại đòi hỏi sự tích cực và đúng đắn trong chỉ đạo của ban lãnh đạo Bưu Điện TP Hà Nội. Với Bưu Điện TP Hà Nội cũng như các thành viên khác thuộc Tổng cơng ty Bưu chính Việt Nam hiện nay, điểm mấu chốt tạo nên sự biến đổi mạnh mẽ, tồn diện của cơng tác chăm sóc khách hàng chính là sự kiên quyết của đội ngũ lãnh đạo. Nếu cả ban lãnh đạo của Bưu Điện đều nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của chăm sóc khách hàng và kiên quyết tiến hành đổi mới cơng tác này thì khơng bao lâu Bưu Điện TP Hà Nội sẽ đạt được những mục tiêu mong muốn Để nâng cao nhận thức cho đội ngũ CBCNV là tiếp tục khơng ngừng cơng tác tun truyền, giáo dục về vai trò của khách hàng và chăm sóc khách hàng. Có nhiều cách thức thực hiện cụ thể, chẳng hạn là qua việc ban hành các quy định, chỉ thị về nâng cao hoạt động chăm sóc khách hàng Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 72 trong nội bộ Bưu điện; tổ chức những chương trình thi đua giữa những người lao động về việc phục vụ khách hàng; áp dụng những hình thức kỷ luật thích đáng đối với những trường hợp cán bộ cơng nhân viên làm mất lòng khách hàng, gây ra khiếu kiện ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh của Đơn vị Ngồi ra, Bưu Điện TP Hà Nội cũng có thể học tập một cách thức mà nhiều cơng ty lớn trên thế giới hiện nay hay áp dụng là treo các khẩu hiệu thể hiện vai trò của khách hàng với cơng việc, cuộc sống và quyền lợi của mỗi cán bộ cơng nhân viên, ví dụ: Khơng có khách hàng, khơng có kinh doanh Khách hàng là người trả lương cho chúng ta Khách hàng mang lại cho chúng ta cơng việc và sự nghiệp Tương lai của chúng ta nằm trong tay khách hàng Các cơng ty lớn đã tiến hành treo các khẩu hiệu này ở khắp mọi nơi: trong văn phòng, nơi sản xuất, nơi giao dịch với khách hàng, hành lang, nhà xe của nhân viên để hàng ngày, trong bất cứ cơng việc gì, nhân viên của họ ln ln được nhắc nhở về tầm quan trọng của khách hàng, để làm sao những khẩu hiệu đó ngày càng ăn sâu vào trong tiềm thức của tất cả cán bộ cơng nhân viên trong đơn vị mình, từ đó định hướng cho các hành động của họ nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất Bằng nhiều biện pháp khác nhau, Bưu Điện TP Hà Nội cần phải từng bước nâng cao dần dần tiến tới hồn thiện nhận thức của cán bộ cơng nhân viên về cơng tác chăm sóc khách hàng. Mục đích cao nhất là biến ý thức phục vụ khách hàng trở thành một nét văn hố riêng của Bưu Điện TP Hà Nội . Đó chính là một thứ vũ khí cạnh tranh vơ hình mà bền vững cho đơn Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 73 vị nhất là trong giai đoạn hiện nay khi nền kinh tế đang ngày càng khó khăn 3.3.3. Nhóm giải pháp nghiệp vụ 3.3.3.1. Đa dạng hóa các kênh tiếp nhận ý kiến khách hàng Bưu Điện TP Hà Nội tiếp nhận ý kiến khách hàng chủ yếu thơng qua tổng đài 600, phiếu đánh giá, thư phán ánh….Thơng qua hình thức này, Bưu Điện TP Hà Nội đã thu được một số lượng lớn ý kiến phản hồi của khách hàng trong q trình sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên những hình thức này cũng gặp phải một số hạn chế sau: Khách hàng chỉ gọi đến tổng đài 600 khi có sự cố hoặc khách hàng cảm thấy khó chịu khi sử dụng dịch vụ; các phiếu đánh giá chỉ được gửi đến tay khách hàng ở những thời điểm nhất định, mỗi khi Bưu Điện cần số liệu đánh giá. Trong khi đó, những tác nhân có thể làm ảnh hưởng đến cảm nhận của khách hàng về chất lượng dịch vụ lại có thể xuất hiện bất cứ lúc nào trong q trình sử dụng dịch vụ. Những tác nhân đó chưa đủ nghiêm trọng để khách hàng gọi đến và chia sẻ qua các số điện thoại hay qua mail, hoặc đến khi nhận được phiếu đánh giá thì khách hàng qn mất. Mà nững tác nhân này khơng được sử lý kịp thời thì chúng sẽ làm giảm chất lượng dịch vụ, ảnh hưởng xấu tới hình ảnh của Bưu Điện TP Hà Nội. Hơn nữa, nếu tiếp nhận được càng nhiều ý kiến khách hàng thì đánh giá chất lượng dịch vụ và chất lượng phục vụ càng chính xác. Đa dạng hóa các kênh chăm sóc khách hàng là một giải pháp cho vấn đề này Tiếp nhận ý kiến khách hàng qua trang Web Đặt phiếu tiếp nhận ý kiến khách hàng trực tiếp tại quầy giao dịch Gửi kèm phiếu tiếp nhận ý kiến khách hàng khi các nhân viên bưu điện chuyển sản phẩm đến cho khách hàng Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 74 3.3.3.2. Tối ưu hóa các quy trình chăm sóc khách hàng Với mục tiêu là cung cấp cho khách hàng dịch vụ có chất lượng tốt nhất, giá cước phù hợp và đặc biệt là đảm bảo u cầu nhanh, gọn, chính xác nhất. thì Bưu Điện TP Hà Nội cần tối ưu hóa các chương trình chăm sóc khách hàng đó là: Giảm tải các thủ tục, giấy tờ khơng cần thiết Đơn giản hóa các quy trình chăm sóc khách hàng: cần linh hoạt trong q trính giải quyết khiếu nại như với những khiếu nại đơn giản, bộ phận tiếp nhận tiếp nhận có thể giải quyết trực tiếp vừa làm giảm thời gian chờ đợi của khách hàng vừa tăng hiệu quả cơng việc.Đồng thời cần quy định cụ thể hơn trách nhiệm và quyền hạn đối với từng bộ phận hỗ trợ giải quyết khiếu nại để tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm gây tồn đọng khiếu nại cũng như tình trạng thực hiện cơng việc chồng chéo nhau Để tất cả các bộ phận trong bộ máy tổ chức khiếu nại của Bưu Điện TP Hà Nội phối hợp đồng bộ và thống nhất, giảm tải các thủ tục khiếu nại, giảm thời gian tra cứu trách nhiệm cũng như tra cứu thơng tin về khách hàng thì Bưu Điện TP Hà Nội cần xây dựng một hệ thống thơng tin hồn thiện về khách hàng. Mỗi nhân viên giải quyết khiếu nại được cung cấp một account để truy nhập hệ thống cơ sở dữ liệu khách hàng. Với biện pháp này, các nhân viên giải quyết khiếu nại có thể tra cứu thơng tin về khách hàng trực tiếp trên hệ thống cơ sở dữ liệu khách hàng thay vì việc gửi phải gửi đơn tới các bộ phận hỗ trợ khiếu nại và chờ thông tin phản hồi. 3.3.3.3. Tăng cường tổ chức các hội nghị khách hàng Hội nghị khách hàng là môi trường giao lưu, trao đổi thông tin giữa Bưu Điện TP Hà Nội với khách hàng, là cơ hội để Đơn vị nắm bắt được cảm nhận, thái độ của khách hàng đối với dịch vụ cũng như mong muốn, Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 75 nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng. Đồng thời là cơ hội để Bưu Điện TP Hà Nội giới thiệu các dịch vụ mới nhất tới khách hàng. Với những yêu cầu trên trong thời gian tới Bưu Điện TP Hà Nội cần tăng cường tổ chức các hội nghị khách hàng Với khách hàng lớn: Nên tổ chức thường xuyên các hội nghị khách hàng lớn. Nhất là mỗi khi tung ra thị trường các dịch vụ mới cần tổ chức để ra mắt, quảng bá sản phẩm của mình với khách hàng và sau đó xin ý kiến của khách hàng về sản phẩm dịch vụ. Đặc biệt trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt, các đối thủ ln nhòm ngó tới khách hàng lớn của Bưu Điện TP Hà Nội thì chúng ta cần có kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng linh hoạt để chống lại các đòn tấn cơng của đối thủ cạnh tranh Với nhóm khách hàng vừa và nhỏ: Tổ chức thường xun các hoạt động như “ ngày hội giao lưu với khách hàng” mà Bưu Điện TP Hà Nội đã tổ chức trong thời gian qua. Tổ chức phát q cho khách hàng vào các dịp tết hay khách hàng đạt một số tiêu chuẩn như doanh thu cao, sử dụng lớn số lượng dịch vụ của Bưu Điện TP Hà Nội, gắn bó lâu dài với Bưu điện. 3.3.4. Cần xây dựng chế độ khen thưởng, xử phạt hợp lý Cần có chế độ khen thưởng hợp lý đối với cán bộ cơng nhân viên nhất là đối với những nhân viên trực tiếp làm cơng tác chăm sóc khách hàng. Khen thưởng để động viên những nhân viên có nhiều sáng kiến trong lao động, làm việc có trách nhiệm, nhiệt tình với cơng việc Nhưng đối với những nhân viên làm việc thiếu trách nhiệm, làm việc khơng nhiệt tình, thái độ khơng tốt đối với khách hàng, vi phạm quy định trong cơng tác chăm sóc khách hàng cần phải có biện pháp xử phạt đích đáng Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 76 KẾT LUẬN Trong điều kiện cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, vai trò của cơng tác chăm sóc khách hàng đối với doanh nghiệp nói chung và Bưu Điện TP Hà Nội nói riêng ngày càng trở nên quan trọng. Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng là một yếu tố cơ bản nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của Bưu Điện TP Hà Nội trên thị trường. Đặc biệt trong tương lai khi mà thị trường Bưu chính Việt Nam sẽ rất sơi động với tham gia của rất nhiều nhà cung cấp trong và ngồi nước, khi mà chất lượng dịch vụ của các doanh nghiệp tương đối đồng đều thì nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng lại càng trở nên cấp thiết và là một cơng cụ hiệu quả để doanh nghiệp phát triển thị phần và khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo: TS. Phạm Ngọc Linh và tồn thể các cán bộ cơng nhân viên của Bưu Điện TP Hà Nội và Bưu Điện Trung Tâm 1 đã giúp đỡ em hồn thành chun đề tốt nghiệp này DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội 77 1. Tạp chí CNTT&TT Kỳ 1(5/2008) 2. Tạp chí CNTT&TT Kỳ 1(4/2008) 3. Tạp chí CNTT&TT Kỳ 1(3/2008) 4. Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh LV TH.S 567 5. Luận văn tốt nghiệp khoa Marketing LVTN 43 17 6. Philip Kotler (2006), Thấu hiểu tiếp thị từ A đến Z, NXB Trẻ 7. PTS.Lưu Văn Nghiêm (2000), Quản Trị Marketing Dịch Vụ, NXB Lao Động Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội ... Chương 2: Chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội hiện nay Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu Điện TP Hà Nội Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội. .. Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội Từ lý luận dịch vụ chăm sóc khách hàng và chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng em đi vào phân tích thực trạng chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của Bưu Điện TP Hà Nội, làm rõ sự... Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Hằng Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Bưu điện TP. Hà Nội Chương 1: Khái qt chung về dịch vụ chăm sóc khách hàng và chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng trong