Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH tư vấn, thương mại và dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED

LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp này, em nhận nhiều giúp đỡ nhiệt tình từ phía nhà trường, thầy cô, anh chị công ty nơi em thực tập Lời đầu tiên, em xin gửi tới nhà trường lời cảm ơn chân thành giúp cung cấp kiến thức chuyên ngành quản trị kinh doanh – tiếng Pháp thương mại, tạo điều kiện để em tiếp cận thực tế công việc doanh nghiệp thực thụ Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô Th.S Nguyễn Thị Mị Dung với cô Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm Trong suốt thời gian làm khóa luận tốt nghiệp, em nhận nhiều hướng dẫn tận tình đến từ hai cô Cảm ơn cô giúp đỡ em việc bổ sung hoàn thiện kiến thức lý thuyết cịn thiếu để hồn thành khóa luận tốt nghiệp Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám đốc Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED, đặc biệt chị phòng mua hàng nơi em đến thực tập, cho phép tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập giúp đỡ em tận tình suốt trình thu thấp số liệu, gặp gỡ phòng ban khác để tìm hiểu thực tế hoạt động cơng ty, phục vụ cho khóa luận em lần Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Hồ Đắc Bảo Ngọc MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài: CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Các khái niệm có liên quan đến cơng tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp thương mại .6 1.1.1 Khái niệm mua hàng .6 1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng 1.1.3 Nhà cung cấp 1.1.4 Tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp 1.1.5 Thương lượng đàm phán 1.1.6 Giao nhận hàng hóa tốn tiền hàng 1.2 Các nội dung công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp .7 1.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp 1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp 1.2.3 Thương lượng đặt hàng 11 1.2.4 Tổ chức giao nhận toán tiền hàng 12 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp thương mại .13 1.3.1 Nhân tố bên doanh nghiệp 13 1.3.2 Các nhân tố bên doanh nghiệp 14 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN, THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC KỸ THUẬT TRANSMED 16 2.1 Khái quát công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED 16 2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển 16 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ .17 2.1.3 Cơ cấu máy tổ chức 17 2.1.4 Lĩnh vực kinh doanh 19 2.1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng Công ty TNHH tư vấn thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED 19 2.1.6 Kết hoạt động kinh doanh ba năm từ năm 2016-2018 Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED 22 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức mua hàng Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED .24 2.2.1 Thực trạng cơng tác tìm kiếm nhà cung cấp công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED 24 2.2.2 Thực trạng công tác lựa chọn nhà cung cấp công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED 27 2.2.3 Thực trạng công tác thương lượng đặt hàng công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED 28 2.2.4 Thực trạng công tác tổ chức giao nhận thah tốn tiền hàng cơng ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED 29 2.3 Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH tư vấn, thương mại khoa học kỹ thuật TRANSMED 31 2.3.1 Những thành công nguyên nhân 31 2.3.2 Những hạn chế nguyên nhân 33 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN, THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC KỸ THUẬT TRANSMED 35 3.1 Phương hướng hoạt động Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED thời gian tới .35 3.1.1 Mục tiêu 35 3.1.2 Phương hướng .36 3.2 Quan điểm giải thực trạng công tác tổ chức mua hàng Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED .36 3.3 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED 37 3.3.1 Tăng cường chủ động cơng tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp 37 3.3.2 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng đặt hàng 39 3.3.3 Thực tốt cơng tác giao nhận tốn tiền hàng 39 3.3.4 Tăng cường trọng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng 39 3.3.5 Hồn thiện cơng tác đánh giá kết mua hàng 40 3.3.6 Các giải pháp khác 40 KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED năm 2015-2017 .22 Bảng 2.2: Nguồn thơng tin tìm kiếm nhà NCC công ty .25 Bảng 2.3: Các nhà cung cấp Cơng ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED 26 Bảng 2.4: Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp công ty 27 Bảng 3.1: Bảng đánh giá nhà cung cấp 38 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp 10 Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED .18 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Q trình tồn cầu hóa kinh tế ngày mở rộng, không mở hội doanh nghiệp Việt Nam không ngừng phát triển, đồng thời gây nhiều khó khăn, thách thức Điều địi hỏi doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp để thích nghi với mơi trường thay đổi khơng ngừng nghỉ vấn đề cạnh tranh với đối thủ Mua hàng hoạt động nhằm tạo yếu tố đầu vào doanh nghiệp thương mại cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu khách hàng kế hoạch bán doanh nghiệp Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp thể chỗ phải tổ chức, đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng cho mua hàng thường xuyên, đặn kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu số lượng, cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá hợp lí Tổ chức tốt việc mua hàng sở để thực mục tiêu quản trị mua hàng nói rộng doanh nghiệp Là công ty chuyên cung cấp loại thiết bị vật tư y tế, tư vấn dịch vụ, công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED trọng tới hoạt động mua hàng Tuy nhiên, thời đại kinh tế khoa học kỹ thuật phát triển theo ngày giờ, cơng ty gặp khơng khó khăn cơng tác tổ chức mua hàng, với số tồn mà công ty cần phải hồn thiện để nâng cao sức cạnh tranh với đối thủ khác thị trường Vì vậy, nói vấn đề hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng vấn đề bật công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Trong trình tìm hiểu cơng trình có đề tài vấn đề công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp, em tìm thấy số cơng trình nghiên cứu sau đây: Đề tài 1: “Hồn thiện công tác tổ chức mua hàng Công ty trách nhiệm hữu hạn điện Stanley Việt Nam” - Vũ Lệ Giang, K47A4, năm 2015, GVHD Th.S Hoàng Cao Cường, khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương Mại Cơng trình trình bày tình hình cơng tác tổ chức mua hàng hạn chế công tác doanh nghiệp Đề tài 2: “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hà Nội” - Nguyễn Thanh Thủy, GVHD Th.S Hoàng Cao Cường, K45K7, năm 2014, khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương Mại Cơng trình nghiên cứu nêu lý luận công tác tổ chức mua hàng áp dụng lý luận vào tình hình thực tiễn vấn đề cơng tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hà Nội Đề tài 3: “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng Công ty cổ phần sản xuất thương mại Tiến Huy” - Đặng Thị Thu Hằng, K48A3, năm 2016, GVDH Th.S Đào Thị Phương Mai, khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương Mại Cơng trình trình bày cơng tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp thương mại nói chung, áp dụng lý thuyết vào công tác mua hàng công ty cổ phẩn sản xuất thương mại Tiến Huy, đồng thời nêu vấn đề tồn đọng giải pháp Hầu hết đề tài giải vấn đề lý luận công tác mua hàng đồng thời áp dụng vào thực tiễn, phân tích nghiên cứu kỹ lưỡng đơn vị thực tập Tuy nhiên, nay, chưa có cơng trình nghiên cứu đề tài “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED” Chính vậy, với với vốn kiến thức kinh nghiệm thực tập cơng ty, em chọn lựa đề tài nghiên cứu “Hồn thiện công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED” Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích thực cơng trình nghiên cứu nhằm làm rõ vấn đề cụ thể sau: - Hệ thống hóa sở lý luận công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp thương mại khái niệm mua hàng, quản trị mua hàng, nhà cung cấp, - Phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED, phát thành công hạn chế công tác tổ chức mua hàng công ty - Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng cơng ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng loại thiết bị y tế thiết bị có liên quan phận mua hàng công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED - Về không gian: Đề tài chủ yếu nghiên cứu công tác mua hàng công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kĩ thuật TRANSMED khu vực miền Bắc - Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thu thập, phân tích xử lý số liệu, liệu hoạt động kinh doanh nói chung hoạt động mua hàng nói riêng công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED năm từ 2016 đến 2018 Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp thu thập số liệu 5.1.1 Phương pháp thu thập sơ cấp 5.1.1.1 Phương pháp điều tra qua bảng hỏi Khái niệm liệu sơ cấp: Dữ liệu sơ cấp liệu chưa có sẵn, thu thập lần đầu, người nghiên cứu thu thập (wikipedia.vn) Mục đích: Thu thập thơng tin liên quan đến hoạt động mua hàng doanh nghiệp Các câu hỏi vấn đề tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng đặt hàng, giao nhận hàng hóa toán tiền hàng Số lượng câu hỏi: Bao gồm 10 câu, với nhiều phương án chọn lựa khác nhau, để phù hợp với thực trạng công tác mua hàng doanh nghiệp Các bước thực hiện: Bước 1: Lập phiếu điều tra Dựa sở câu hỏi có liên quan đến vấn đề cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ TRANSMED, thiết lập câu hỏi với nhiều phương án trả lời, trả lời cách tích dấu hay khoanh trịn vào đáp án Bước 2: Phát phiếu điều tra Sau bước lập phiếu điều tra, tiến hành phát khoảng 10 phiếu cho nhân viên phịng mua hàng cơng ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ TRANSMED Bước 3: Thu lại phiếu xử lý liệu Phát phiếu thu lại xong, tiếp tục tiến hành bước phân tích số lượng phiếu thu, tổng hợp, phân tích kết từ phiếu điều tra đưa nhận xét 5.1.1.2 Phương pháp vấn Mục đích: Thu thập thông tin cần thiết liên quan đến công tác tổ chức mua hàng công ty mà phiếu điều tra trắc nghiệm không đề cập tới Các bước thực hiện: Bước 1: Xây dựng câu hỏi vấn Xây dựng list câu hỏi bao gồm khoảng 10 câu Các câu hỏi nhấn mạnh đến thực trạng công tác tổ chức mua hàng kế hoạch mua hàng tương lai doanh nghiệp Bước 2: Lên kế hoạch hẹn vấn Sắp xếp lịch hẹn với giám đốc cơng ty trưởng phịng phận mua hàng Bước 3: Tiến hành vấn ghi lại thông tin cần thiết vấn Tiến hành vấn, ghi lại nhận xét, nhận định đánh giá chuyên gia, từ rút kết luận chung tình hình tổ chức cơng tác mua hàng cơng ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ TRANSMED 5.1.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp Khái niệm liệu thứ cấp: Dữ liệu thứ cấp liệu có sẵn, khơng phải thu thập, cơng bố nên dễ thu thập, tốn thời gian, tiền bạc trình thu thập loại tài liệu quan trọng việc nghiên cứu tiếp thị ngành khoa học xã hội khác Đây phương pháp thu thập liệu thông qua việc tham khảo tài liệu có liên quan đến công ty hoạt động quản trị mua hàng công ty từ nguồn nội Các liệu thứ cấp bên doanh nghiệp thu thập từ báo cáo phòng ban công ty: + Dữ liệu cấu tổ chức công ty + Báo cáo kết kinh doanh từ năm 2016-2018 + Sổ tay chất lượng công ty + Hồ sơ lực + Ngồi cịn thu thập thêm thơng tin khác từ nguồn sách, báo, phương tiện truyền thông internet, nguồn liệu liên quan đến lý luận mua hàng quản trị mua hàng Cách thức tiến hành: Bước 1: Thu thập thông tin, tài liệu công ty công tác tổ chức mua hàng thơng qua phịng chức công ty, internet, Bước 2: Xử lý thông tin thu thập được: Dựa thông tin có, tiến hành chọn lọc, phân tích, sử dụng thơng tin phù hợp với khóa luận 5.2 Phương pháp phân tích xử lý liệu - Phương pháp thống kê: Xử lý thu thập liệu liên quan đến kết phiếu điều tra - Phương pháp so sánh: Đối chiếu liệu, số, đánh giá thay đổi tăng trưởng qua năm Ví dụ tăng giảm tiêu doanh thu, lợi nhuận, kết hoạt động mua hàng qua năm… - Phương pháp phân tích tổng hợp: Rút kết luận cần thiết cho đề tài việc tiến hành đánh giá cách tổng quát liệu thứ cấp thu được, sau tiến hành tổng hợp lại Kết cấu đề tài: Ngoài phần Tóm lược, Lời cảm ơn, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Các kết luận, Danh mục TLTK, Các phụ lục, khóa luận cịn kết cấu thành chương sau: Chương 1: Một số vấn đề lý luận công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp thương mại Chương 2: Phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED Chương 3: Đề xuất số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED 34 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN, THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC KỸ THUẬT TRANSMED 3.1 Phương hướng hoạt động Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED thời gian tới 3.1.1 Mục tiêu Trong năm gần đây, hoạt động kinh doanh cơng ty có tăng trưởng tốt Các tiêu giá vốn hàng bán doanh thu lợi nhuận tăng Công ty đầu tư trang bị nguồn vốn thời gian cho công tác đào tạo đội ngũ nhân viên mua hàng, xây dựng quy trình mua hàng theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015 để quản lý chặt chẽ khâu công tác mua hàng, đảm bảo số lượng chất lượng hàng hóa mua về, đáp ứng nhu cầu mà khách hàng việc dự trữ hàng hóa doanh nghiệp Hoạt động kinh doanh ổn định, lượng khách hàng, doanh nghiệp, tổ chức, mua sản phẩm công ty ngày tăng lên, cơng ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED dự định tiến hành mở rộng danh mục sản phẩm để đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng cạnh tranh với đối thủ thị trường Trong năm tới đây, chiến lược hoạt động công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED đề sau: + Về doanh thu: Giữ mức doanh thu tăng trưởng bình qn ln đạt mức 30% so với năm trước, đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định thị trường + Về sản phẩm, dịch vụ: Luôn cố gắng giữ vững vị dẫn đầu lĩnh vực cung cấp loại thiết bị vật tư y tế, khoa học kỹ thuật nước, không ngừng nâng cao cải tiến chất lượng dịch vụ vận chuyển, đáp ứng nhu cầu phát triển ngành chăm sóc sức khỏe người + Về định hướng vào khách hàng: Tiếp tục phát triển, tìm kiếm bổ sung loại thiết bị máy móc mới, tiên tiến vào danh mục hàng hóa cơng ty để đáp ứng nhu cầu tổ chức, doanh nghiệp khách hàng, bệnh viện cơng-tư lớn tồn quốc + Về nhân lực: Gia tăng mặt số lượng mặt chất lượng lao động qua năm, kỹ sư chuyên ngành kỹ thuật y sinh nhân viên mua 35 hàng, bán hàng; Nâng cao nâng suất lao động, tiếp tục thực sách đào tạo, đãi ngộ hợp lý, tạo điều kiện, môi trường ổn định cho nhân viên phát triển + Về thị trường: Giữ vững vị thị trường, phát triển thị trường khu vực miền trung nhiều + Về trách nhiệm xã hội: Luôn làm tốt nghĩa vụ đóng thuế thu nhập doanh nghiệp cho Ngân sách nhà nước 3.1.2 Phương hướng Một số phương hướng hoạt động nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED năm tới Trong kinh tế, xã hội ngày phát triển, khoa học kỹ thuật không ngừng lên theo giây, nhu cầu chăm sóc sức khỏe quan tâm nhiều hơn, với tình hình kinh doanh tốt khoảng thời gian gần đây, công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED cố gắng không ngừng hoạt động kinh doanh với chiến lược lâu dài sau: + Huy động vốn sử dụng vốn cách hiệu quả: Để phát huy tốt nguồn vốn ngồi doanh nghiệp, cơng ty hạn chế tối đa việc phụ thuộc vốn vay, tận dụng hiệu nguồn vốn tự có nhiều tốt + Giảm chi phí kinh doanh: Tiết kiệm chi phí quản lý, loại chi phí phát sinh hoạt động kinh doanh, để cung cấp cho khách hàng sản phẩm với giá tốt đối thủ cạnh tranh + Nâng cao chất lượng quản lý, chất lượng nhân viên mua hàng: Tổ chức tốt công tác mua hàng, cử nhân viên học để trau dồi kỹ năng, đảm bảo nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh 3.2 Quan điểm giải thực trạng công tác tổ chức mua hàng Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED Để nâng cao sức cạnh tranh thị trường cung cấp loại thiết bị y tế, thiết bị khoa học kỹ thuật, công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED xác định rõ ràng định hướng phương hướng hoạt động kinh doanh Hoạt động mua hàng có vai trị quan trọng việc định chất lượng sản phẩm phục vụ việc kinh doanh buôn bán với khách hàng, tổ chức, doanh nghiệp, giúp cho q trình kinh doanh ln diễn liên tục, 36 không bị gián đoạn Công ty nổ lực phấn đấu đề mục tiêu công tác tổ chức mua hàng để đạt hiệu cao Để cơng tác tổ chức mua hàng hồn thiện hơn, cơng ty cần thực hiện:  Cần xác định rõ nhu cầu mua hàng công ty cách thường xuyên, đầy đủ để đáp ứng nhu cầu thị trường hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn  Tăng cường giao tiếp, chủ động quan hệ với nhà cung cấp, trao đổi thông tin, tìm kiếm sản phẩm mới, với chất lượng tiên tiến để cung cấp cho khách hàng, tổ chức, doanh nghiệp mặt hàng tốt Tạo môi trường làm việc sôi nổi, mối quan hệ tốt đẹp phòng ban doanh nghiệp để nhân viên phát triển làm việc suất  Thực công tác mua hàng theo quy trình chất lượng cao ISO 9000-2015 đề để đạt hiệu tốt  Chủ động tìm kiếm, phát triển thêm nhà cung cấp để có nhiều hội kinh doanh hơn, tránh rủi ro xảy nhà cung cấp truyền thống mang tới Cố gắng thực tốt nguyên tắc mua hàng mà doanh nghiệp đề  Tiến hành đánh giá công tác tổ chức mua hàng thường xuyên hơn, với tiêu chuẩn đánh giá cụ thể, từ tìm hạn chế kịp thời để khắc phục ưu điểm cần phát huy  Đầu tư thêm công tác đào tạo bội dưỡng nhân lực, tạo đội ngũ nhân viên mua hàng tốt hơn, giàu kỹ chuyên môn 3.3 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED 3.3.1 Tăng cường chủ động cơng tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Ngoài việc trì mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống để đảm bảo cho việc cung ứng hiệu quả, cơng ty cần phải tăng cường tìm kiếm phát triển mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp khác Từ tìm nhà cung cấp tối ưu cung cấp cho cơng ty mặt hàng có chất lượng tốt nhất, giá thành hợp lý, thời gian kịp thời 37 Với phát triển thương mại điện tử ngày này, hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp trở nên dễ dàng nhiều so với trước Các doanh nghiệp có website riêng nhằm giới thiệu sản phẩm thông tin họ Nhờ cách mà công ty gặp mặt trực tiếp nhiều, giảm bớt chi phí Tuy nhiên, phụ thuộc vào Internet không tốt, lượng thông tin q nhiều dẫn đến việc khó kiểm sốt chất lượng sai nguồn thông tin Hơn nữa, hầu hết nhà cung cấp công ty từ nước ngồi, việc chắn nguồn thơng tin lại thêm khó khăn so với cơng ty nước Chính mà cơng ty nên kết hợp nhiều cách thức tìm kiếm nhà cung cấp với để đạt hiệu tốt xác Sau lần mua hàng sau thời gian hoạt động (1 tháng, q, năm, ), cơng ty cần có hoạt động đánh giá lựa chọn lại nhà cung cấp Doanh nghiệp cần đề hệ thống tiêu chuẩn để đánh giá nhà cung cấp cho hợp lý, khoa học để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp với khách hàng doanh nghiệp Doanh nghiệp áp dụng bảng đánh giá theo thang điểm để đánh giá nhà cung cấp mình: Bảng 3.1: Bảng đánh giá nhà cung cấp NỘI DUNG STT CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ THU THẬP HỆ SỐ ĐIỂM ĐIỂM* HỆ SỐ Chất lượng sản phẩm Giá bán Điều kiện toán Khả cung cấp hàng hóa Chính sách hỗ trợ Thời gian giao hàng Tổng cộng Điểm trung bình = (Tổng điểm* Hệ số ) / tổng hệ số ( Nguồn: Tác giả ) Dựa vào điểm số trung bình cuối cùng, doanh nghiệp tiến hành so sánh, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp 3.3.2 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng đặt hàng Để đạt hiệu cao công tác thương lượng đàm phán công ty cần áp dụng số biện pháp sau: 38  Trau dồi kỹ năng, chuyên môn công tác mua hàng nhân viên thông qua việc tổ chức buổi nói chuyện để trau dồi kinh nghiệm nhân viên với nhau, gửi nhân viên đến khóa học để trau dồi thêm kỹ  Luôn giữ chủ động với nhà cung cấp, đề cập vào nội dung mà muốn thương lượng với nhà cung cấp, chủ động đưa mức giá cạnh tranh mà nhà cung cấp chấp nhận Những việc địi hỏi nhân viên mua hàng, người đứng trực tiếp đàm phán cần nắm vững thông tin hàng hóa, thơng tin nhà cung cấp tại, đối thủ  Doanh nghiệp cần chủ động công tác lên kế hoạch mua hàng, giảm bớt giấy tờ thủ tục không cần thiết, xử lý giấy tờ cách khoa học, nhanh chóng, tránh tình trạng thời gian khâu thủ tục, hồ sơ mua hàng Đầu tư thêm phần mềm quản lý mua hàng, giúp cho việc mua hàng tiết kiệm thời gian, chi phí 3.3.3 Thực tốt cơng tác giao nhận tốn tiền hàng Việc kiểm tra, theo dõi tiến trình giao nhận hàng công ty đánh giá tốt Tuy nhiên việc kiểm tra, kiểm soát, theo dõi cần phải chu đáo, chặt chẽ hơn, hàng hóa giao hầu hết nhập từ nước Nhân viên giao nhận cần phải nắm xác thời điểm, địa điểm giao nhận, hóa đơn giao nhận, điều kiện giao hàng Công việc cần phải giao cho cán bộ, nhân viên giàu kinh nghiệm, có kiến thức chun mơn, biết kết hợp tốt với nhân viên kỹ sư chuyên môn để tiến hành kiểm tra, tránh sai xót mặt chất lượng kỹ thuật ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp 3.3.4 Tăng cường trọng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty cần quan tâm đến việc nghiên cứu sản phẩm thị trường để kịp thời cập nhật thêm lại hàng hóa, thiết bị, máy móc mới, tiên tiến chất lượng để đáp ứng nhu cầu ngày gia tăng việc chăm sóc sức khỏe y tế, chủ động công tác mua hàng Cần trang bị đầy đủ thiết bị, thông tin, phục vụ cho việc thu thập, xử lý phân tích thơng tin Đặc biệt nâng cao lực, trình độ chun mơn khả nắm bắt tình hình thị trường đội ngũ cán nhân viên mua hàng cơng ty 3.3.5 Hồn thiện cơng tác đánh giá kết mua hàng 39 Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED trọng vào công tác đánh giá kết mua hàng, nhiên việc đánh giá cần tiến hành thường xuyên Công ty nên thường xuyên theo dõi, ghi chép lại điều kiện nhà cung cấp xem phù hợp tiêu chuẩn đề ra, tìm điều kiện chưa đạt chuẩn để đưa phương án khắc phục Đồng thời với việc đánh giá, công ty cần phản hồi lại với nhà cung cấp cách kịp thời để xem cách thức xử lý nhà cung cấp nào, từ xem xét nên giữ mối quan hệ với nhà cung cấp khơng cần tìm kiếm nhà cung cấp khác phù hợp cho doanh nghiệp Việc tiến hành đánh giá công tác mua hàng cần làm tất khâu, giai đoạn trình mua hàng, trước sau việc mua hàng, để tiến hành điều chỉnh kịp thời cho công tác mua hàng tiếp theo, giúp doanh nghiệp đề phịng rút kinh nghiệm, từ có biện pháp kịp thời Việc đánh giác nhân viên mua hàng cần đề hệ thống tiêu chuẩn đánh giá cụ thể kết hợp phương pháp đánh giá khác nhau, công ty nên sử dụng phương pháp đánh giá theo thang điểm, phương pháp so sánh cặp, phương pháp quan sát hành vi, phương pháp ghi chép – lưu trữ Việc đánh giác công tác mua hàng nhân viên mua hàng cần phải thực chủ động, thường xuyên sau lần mua hàng, sau kì kinh doanh doanh nghiệp 3.3.6  Các giải pháp khác Có kế hoạch việc dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng công ty, đảm bảo huy động đủ nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng cần thiết, tránh tình trạng thiếu vốn đầu tư cho hoạt động mua hàng, làm bỏ lỡ hội kinh doanh công ty  Đầu tư nguồn vốn, tài cho cơng tác tổ chức mua hàng, đầu tư nâng cao chất lượng hệ thống sở vật chất kỹ thuật cho kho, xưởng Cải thiện tình hình tài (khả sinh lời, khả toán tiền mặt, khả trả nợ, tín dụng khả vay vốn ) để đảm bảo vốn thường xuyên cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp  Luôn yêu cầu nhà cung cấp kiểm tra kỹ hàng hóa giấy tờ trước giao hàng Tránh trường hợp hàng gửi tới kho phát thiếu xót, gây thời gian 40 chờ đợi bổ sung hàng hóa, giấy tờ bị thiếu Ngồi ra, thiết bị nhập hàng kỹ thuật cơng nghệ, mà cơng ty cần phải nhắc nhở nhà cung cấp phải làm rõ với đơn vị vận chuyển để đảm bảo chất lượng hàng hóa giao nhận  Kiểm tra kỹ thông tin nhà cung cấp ký kết hợp đồng, đơn đặt hàng, đặc biệt thông tin liên quan đến tài khoản giao dịch để kịp thời trả tiền hàng, khơng làm thời gian đôi bên 41 KẾT LUẬN Công tác tổ chức mua hàng hoạt động quan trọng doanh nghiệp thương mại nào, lẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED công ty chuyên cung cấp loại trang thiết bị dụng cụ khoa học công nghệ thiết bị y tế - mặt hàng thiết yếu thường sử dụng cho hoạt động chăm sóc sức khỏe y tế Trong suốt q trình thực tập cơng ty, em tìm hiểu hoạt động tác nghiệp công ty, đặc biệt hoạt động tổ chức mua hàng Mặc dù hoạt động tổ chức mua hàng công ty mang lại nhiều thành cơng đáng kể, nhiên nhìn chung cơng tác mua hàng cơng ty cịn nhiều khó khăn bất cập chưa giải hết Do đó, việc hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED trở nên cấp thiết Trong khóa luận, em cố gắng liệt kê phân tích thành cơng, hạn chế, ngun nhân để từ giúp cơng ty có đánh giá chung đưa giải pháp cụ thể để hồn thiện cơng tác mua hàng Do cịn nhiều hạn chế trình độ thời gian nên khóa luận chưa thể giải triệt để tồn tại, giải pháp dừng lại bước dựng ý tưởng, hy vọng cơng ty coi tài liệu tham khảo để hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng cách hiệu DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hoàng Minh Đường Nguyễn Thừa Lộc, 2005, Giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB Lao động xã hội PGS.TS Hoàng Văn Hải PGS.TS Lê Quân, 2010, Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống Kê Phạm Cơng Đồn Nguyễn Cảnh Lịch, 2004, Kinh tế doanh nghiệp thương mại, Nhà xuất thống kê Dương Hữu Hạnh, 2009, Quản trị doanh nghiệp, NXB Lao động xã hội Đồng Thị Thanh Phương, 2010, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống Kê Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2016 đến năm 2018 - Bộ phận kinh doanh - Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED Sổ tay chất lượng – Bộ phận nhân - Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED Quy trình mua hàng – Bộ phận mua hàng – Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED PHỤ LỤC SỐ PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM Họ tên sinh viên: Hồ Đắc Bảo Ngọc Lớp: K51Q3 Khoa: Đào tạo quốc tế Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh - tiếng pháp thương mại Đơn vị thực tập: Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ TRANSMED Kính gửi: Ơng (Bà) ……………………………………………… Chức vụ: ………………………………………………………… Em xin chân thành cám ơn quý công ty tạo điều kiện giúp đỡ suốt khoảng thời gian thực tập quý công ty Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập hồn thành khóa luận tốt nghiệp mình, xin Ơng Bà vui lịng cho biết thơng tin sau: Theo Ơng Bà đánh giá cơng tác tổ chức mua hàng thời gian qua thực tốt hay chưa?  Rất tốt  Tốt  Bình thường  Chưa tốt Xin ông bà cho biết việc tìm kiếm nhà cung cấp doanh nghiệp chủ yếu dựa vào nguồn thông tin nào? □ Các mối quan hệ với NCC truyền thống □ Các thông tin NCC lưu trữ hồ sơ công ty □ Các thư chào hàng NCC □ Hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm □ Hồ sơ dự thầu từ NCC □ Báo, tạp chí, truyền hình, internet… □ Qua người quen giới thiệu □ Đại diện NCC giới thiệu sản phẩm Các tiêu chuẩn dùng để làm lựa chọn NCC cho doanh nghiệp? STT 10 Các tiêu chuẩn Lựa chọn Chất lượng sản phẩm Thời gian giao hàng Giá thành hàng mua Khả kỹ thuật nhà cung cấp Khả sản xuất NCC Khả tài NCC Dịch vụ sau bán dịch vụ bảo trì Phương thức giao hàng Sự phản hồi cố phát sinh Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng yêu cầu công ty Theo Ơng Bà, cơng ty hay sử dụng (các) hình thức mua hàng sau đây? □ Mua hàng theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng mua bán □ Mua hàng khơng theo hợp đồng mua bán hàng hóa □ Mua qua đại lý □ Nhận bán hàng ủy thác bán hàng ký gửi □ Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng Theo Ông Bà, kỹ cần thiết nhân viên mua hàng gì? STT 10 11 Các kỹ Cần thiết Kỹ giao tiếp Kỹ đàm phán Kỹ lập kế hoạch kinh doanh Kỹ làm việc theo nhóm Kỹ thu thập xử lý thông tin Kỹ ngoại ngữ Kỹ khai thác thông tin internet Kỹ tin học văn phòng Kỹ kiểm tra chất lượng hàng hóa Kỹ giải vấn đề Kỹ khác Theo Ông Bà, phương pháp lựa chọn nhà cung cấp mà công ty sử dụng gì?  Phương pháp dựa vào kinh nghiệm  Phương pháp thang điểm  Kết hợp hai phương pháp Việc thực công tác mua hàng công ty áp dụng nguyên tắc số nguyên tắc mua hàng sau đây?  Mua hàng nhiều nhà cung cấp  Luôn giữ chủ động trước nhà cung cấp  Đảm bảo hợp lý tương quan quyền lợi bên  Tất phương án Theo Ông Bà, đâu yếu tố gây ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng công ty? ST Nhân tố ảnh hưởng T Các nhân tố bên doanh nghiệp Mục tiêu chiến lược kinh doanh cơng ty Chính sách mua hàng Điều kiện sở vật chất kỹ thuật Khả tài cơng ty Nguồn nhân lực phục vụ công tác mua hàng Các nhân tố bên doanh nghiệp Kinh tế Văn hóa xã hội Khách hàng Nhà cung cấp Đối thủ cạnh tranh Có ảnh hưởng Những vấn đề gây khó khăn hoạt động mua hàng doanh nghiệp là?  Nguồn vốn  Giá  Đối thủ cạnh tranh  Chất lượng sản phẩm  Thời hạn giao hàng  Nhân viên mua hàng 10 Ông Bà có đề xuất để hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty? Xin chân thành cám ơn ông (bà) cung cấp thông tin! PHỤ LỤC SỐ PHIẾU PHỎNG VẤN Họ tên sinh viên: Hồ Đắc Bảo Ngọc Lớp: K51Q3 Khoa: Đào tạo quốc tế Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh - tiếng pháp thương mại Đơn vị thực tập: Công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ TRANSMED Kính gửi: Ơng (Bà) ……………………………………………… Chức vụ: ………………………………………………………… Em xin chân thành cám ơn quý công ty tạo điều kiện giúp đỡ suốt khoảng thời gian thực tập quý công ty Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập hồn thành khóa luận tốt nghiệp mình, xin Ơng Bà vui lịng cho biết thơng tin sau: Xin ông (bà) vui lòng cho biết doanh nghiệp mua hàng theo phương pháp mua hàng nào? Xin ông (bà) vui lịng cho biết cơng ty thường lựa chọn nhà cung cấp truyền thống hay thường xuyên thay đổi nhà cung cấp mới? Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp theo ông (bà) hợp lý chưa? Xin ông (bà) vui lịng cho biết cơng ty thường hay mua hàng chủ yếu từ nhà cung cấp nào? Xin ơng (bà) cho biết cơng ty có gặp khó khăn việc tìm kiếm lựa chọn NCC hay khơng? Xin ơng (bà) vui lịng cho biết công tác thương lượng với NCC công ty diễn hình thức nào? Những yếu tố quan trọng nất thương lượng điều khoản hợp đồng? Xin ông (bà) cho biết nội dung đàm phán với NCC gì? Xin ơng (bà) vui lịng cho biết cơng tác giao nhận hàng công ty thường diễn đâu? Cách thức toán tiền hàng mà cơng ty sử dụng gì? Xin ơng (bà) vui lịng cho biết cơng tác giao nhận hàng tốn tiền mua hàng cơng ty thường gặp phải khó khăn gì? Cơng ty khắc phục khó khăn nào? Xin ơng (bà) vui lòng cho biết phương hướng nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng công ty thời gian tới? ... TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN, THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC KỸ THUẬT TRANSMED 16 2.1 Khái quát công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa. .. TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED .36 3.3 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED. .. vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED, phát thành công hạn chế công tác tổ chức mua hàng công ty - Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH tư vấn, thương mại dịch vụ khoa