QT 15 mua hang danh gia nha cung ung

TỔNG CÔNG TY LẮP MÁY VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀ NỘI -o0o - LILAMA HANOI JSC, CO QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG MÃ SỐ: QT-15 ,, NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT PHÊ DUYỆT Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-15 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 1/7 QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG Mã số QT-15 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi THEO DÕI PHÂN PHỐI Ban Tổng Giám đốc Phòng QL máy-Cơ giới-An tồn Phòng Tổ chức Phòng Quản trị Tổng hợp Phòng Tài chính-kế tốn Phòng Vật tư Phòng Phát triển dự án đầu tư Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội Phòng Kinh tế Kỹ thuật Xí nghiệp, Đội/Cơng trình MỤC ĐÍCH Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-15 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 2/7 QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG Mã số QT-15 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Đưa thủ tục trình tự bước trình lựa chọn nhà cung ứng mua nguyên vật liệu cho cơng trình thi cơng đảm bảo chủng loại, quy cách, chất lượng, khối lượng, tiến độ, giá chế toán hợp lý PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho việc mua vật tư, vật liệu cấp cho hoạt động sản xuất nhà máy, cơng trình thi cơng TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Luật kinh doanh ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT P VT: Phòng Vật tư P TC-KT: Phòng Tài kế tốn NỘI DUNG Lưu đồ Bước Trách nhiệm Nội dung Thời gian Biểu Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-15 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 3/7 QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG Mã số QT-15 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 mẫu Bước Nhà máy, xí Trước thi cơng nghiệp/ đội cơng có nhu trình Bước Bước Bước Bước Bước Bước Bước Bước P.Vật tư, P Kinh tế - kỹ thuật Ban Tổng Giám đốc Lập bảng phân giao đề nghị cấp vật tư K duyệt P Vật tư P Vật tư Lập phương án lựa chọn Đơn vị cung cấp đốc Trong ngày Đề xuất sau BM-15-03 duyệt BM-15-04 Thường xuyên BM-15-05 BM-15-06 K Phù hợp Phê duyệt Trong ngày Phù hợp Ban Tổng Giám đốc, P.Vật tư P.Vật tư, thủ kho, kỹ thuật, kế tốn cơng ty P.Vật tư tiếp nhận K duyệt Lấy báo giá từ ĐV cung cấp danh mục tìm kiếm nhà cung Ban Tổng Giám BM-15-02 Ngay sau Kiểm tra đề xuất Duyệt cầu BM-15-01 Ký hợp đồng đặt mua nguyên vật liệu Theo kế hoạch Khi vật tư Tiếp nhận, kiểm tra/ lý hợp đồng đến kho cơng trình Đánh giá lại Nhà cung cấp danh mục tháng/1 lần BM-15-07 BM-15-08 BM-15-09 BM-15-10 Diễn giải lưu đồ: 5.1 Lập bảng phân giao mua vật tư, đề nghị cấp vật tư: Sau trúng thầu tổ chức ký hợp đồng, Ban KT-KT nhà máy / xí nghiệp / đội cơng trình có trách nhiệm tổ chức bóc tách tồn vật tư cấp cho cơng trình, tổ chức thực Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-15 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 4/7 QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG Mã số QT-15 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 thiết lập bảng phân giao mua cấp vật tư theo BM-15-01 trình Tổng Giám đốc Cơng ty phê duyệt Căn bảng phân giao mua cấp vật tư, kế hoạch thi công nhu cầu thực tế, cán kỹ thuật lập giấy đề nghị cấp vật tư theo BM-15-02 gửi Phòng Vật tư, phòng Kinh tế - Kỹ thuật Giấy đề nghị phải gửi trước so với ngày yêu cầu cấp hàng tối thiểu 14 ngày (đối với hàng hóa nước) 60 ngày (đối với hàng hóa nhập khẩu) 5.2 Kiểm tra đề xuất Phòng Vật tư, Phòng Kinh tế - Kỹ thuật vào giấy đề nghị cấp vật tư xác định vật tư vật liệu công ty cấp hay nhà máy, xí nghiệp/đội tự mua + Đối với vật tư cơng ty cấp, Phòng Vật tư chủ động tổ chức thực theo quy trình + Đối với vật tư, vật liệu nhà máy/xí nghiệp/đội uỷ quyền mua: đơn vị chủ động khai triển thực 5.3 Phê duyệt Đề nghị cấp vật tư Phòng vật tư trình Tổng Giám đốc duyệt: Trường hợp duyệt, phòng vật tư tổ chức tìm kiếm nhà cung ứng, thu thập báo giá, lựa chọn đề xuất nhà cung ứng Trường hợp không duyệt, Tổng Giám đốc cho ý kiến để phòng vật tư, phòng kinh tế - kỹ thuật nhà máy/xí nghiệp/đội hiệu chỉnh lại cho phù hợp 5.4 Lấy báo giá từ đơn vị cung cấp danh mục tìm kiếm nhà cung cấp Phòng vật tư có trách nhiệm thiết lập danh sách nhà cung cấp để theo dõi trì mua hàng theo BM-15-03 (cập nhật kịp thời có bổ sung thay đổi) Căn vào chủng loại vật tư cần mua tiến hành thiết lập giấy đề nghị cấp báo giá theo BM-15-04 gửi nhà cung ứng 5.5 Lập phương án lựa chọn nhà cung cấp Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-15 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 5/7 QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG Mã số QT-15 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Phòng vật tư tập hợp so sánh báo giá, xem xét điều kiện toán điều kiện khác để đánh giá NCC theo BM-15-05, sau thiết lập biên họp xét duyệt mua vật tư theo BM-15-06 trình Tổng Giám đốc phê duyệt 5.6 Phê duyệt Tổng Giám đốc Công ty tiếp nhận, xem xét tổ chức phê duyệt, đó: Nếu thơng qua, Tổng Giám đốc chuyển Phòng vật tư tiến hành thiết lập đơn đặt hàng/hợp đồng Nếu không duyệt, Tổng Giám đốc cho ý kiến Phòng vật tư bổ sung tìm kiếm nhà cung cấp 5.7 Ký hợp đồng đặt mua nguyên liệu Sau nhà cung cấp duyệt, Phòng vật tư lập hợp đồng mua bán (trường hợp nhà cung ứng mới), trường hợp nhà cung ứng ký hợp đồng nguyên tắc Phòng vật tư thiết lập đơn đặt hàng theo BM-15-07 Trình Tổng Giám đốc duyệt Sau hợp đồng mua bán và/hoặc đơn đặt hàng ký Phòng vật tư chuyển Phòng TC-KT thực thủ tục tài theo quy định Hợp đồng đơn hàng Phòng vật tư thơng báo với nhà máy, Chỉ huy trưởng/ Đội trưởng công trường đơn vị cấp hàng thời gian giao hàng nhà máy, công trường 5.8 Tiếp nhận, kiểm tra, nhập kho: Sau hàng đến nơi giao nhận, lãnh đạo nhà máy, huy trưởng/ Đội trưởng cơng trình, kế tốn, cán kỹ thuật thủ kho chịu trách nhiệm làm biên giao nhận hàng hóa theo BM-15-08 làm thủ tục nhập kho theo QT-16 5.9 Thanh lý hợp đồng Hàng hoá sau kiểm tra đảm bảo yêu cầu, Phòng vật tư liên hệ với nhà cung cấp tổ chức thiết lập biên lý theo BM-15-09, thủ tục, chứng từ kèm theo, thực toán lý theo điều khoản hợp đồng quy định 5.10 Đánh giá lại nhà cung cấp danh mục Định kỳ 06 tháng lần đột xuất, Phòng vật tư tiến hành đánh giá lại Nhà cung cấp danh mục sở kết thực để giữ lại danh sách nhà cung cấp đạt Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-15 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 6/7 QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG Mã số QT-15 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 yêu cầu, loại bỏ nhà cung cấp không đảm bảo chất lượng, thường xuyên theo dõi cập nhật thông tin liên quan đến nhà cung ứng theo BM-15-10 LƯU TRỮ HỒ SƠ TT Nơi lưu/ Tên loại hồ sơ Phiếu đề nghị cấp vật tư Người lưu Phòng Vật tư Phương án lựa chọn nhà cung cấp Phòng TC-KT Phòng Vật tư Hợp đồng kinh tế, Phụ lục hợp đồng, biên Phòng Vật tư, lý hợp đồng Đơn đặt hàng, Biên bàn giao hàng hóa Phòng TC-KT Phòng Vật tư, Thời gian lưu 02 năm 02 năm Theo quy định Bộ tài 02 năm Phòng TC-KT PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG: BM-15-01 Bảng phân giao mua sắm vật tư, hàng hóa BM-15-02 Phiếu đề nghị cấp vật tư BM-15-03 Danh sách nhà cung cấp BM-15-04 Giấy đề nghị cấp báo giá BM-15-05 Phiếu đánh giá nhà cung cấp BM-15-06 Biên họp xét duyệt mua vật tư BM-15-07 Đơn đặt hàng BM-15-08 Biên bàn giao hàng hóa BM-15-09 Biên lý hợp đồng BM-15-10 Sổ theo dõi nhà cung ứng Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-15 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 7/7 ... hóa BM -15- 02 Phiếu đề nghị cấp vật tư BM -15- 03 Danh sách nhà cung cấp BM -15- 04 Giấy đề nghị cấp báo giá BM -15- 05 Phiếu đánh giá nhà cung cấp BM -15- 06 Biên họp xét duyệt mua vật tư BM -15- 07 Đơn... Phòng vật tư bổ sung tìm kiếm nhà cung cấp 5.7 Ký hợp đồng đặt mua nguyên liệu Sau nhà cung cấp duyệt, Phòng vật tư lập hợp đồng mua bán (trường hợp nhà cung ứng mới), trường hợp nhà cung ứng ký hợp... giá từ đơn vị cung cấp danh mục tìm kiếm nhà cung cấp Phòng vật tư có trách nhiệm thiết lập danh sách nhà cung cấp để theo dõi trì mua hàng theo BM -15- 03 (cập nhật kịp thời có bổ sung thay đổi)