Tài liệu tập huấn theo dõi và giám sát dự án: Thúc đẩy mô hình cộng đồng quản lý tại Việt Nam - PCMM

Tài liệu tập huấn theo dõi và giám sát dự án: Thúc đẩy mô hình cộng đồng quản lý tại Việt Nam - PCMM trình bày các nội dung mục tiêu cơ bản như: Phân tích các nguyên nhân thành công và thất bại của một dự án; hiểu sâu sắc khái niệm theo dõi và giám sát dự án phát triển; thiết kế các biểu mẫu theo dõi giám sát cho dự án PCMM, đóng góp vào sự thành công của dự án,... Mời các bạn cùng theo dõi

Cơ quan tài trợ : SDC Dự án: Thúc đẩy mơ hình cộng đồng quản lý Việt Nam - PCMM TÀI LIỆU TẬP HUẤN THEO DÕI VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁN Biên soạn: Bùi Thị Kim Giám đốc DWC - 2008 - MỤC TIÊU CỦA KHÓA TẬP HUẤN  Phân tích ngun nhân thành cơng thất bại dự án;  Hiểu sâu sắc khái niệm theo dõi giám sát dự án phát triển;  Thiết kế biểu mẫu theo dõi giám sát cho dự án PCMM, đóng góp vào thành cơng dự án CÁC YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN  Sứ mệnh dự án: rõ ràng, mục tiêu dự án hiểu cách thấu đáo;  Có cam kết bên liên quan;  Vai trò bên liên quan rõ ràng, có phối hợp chặt chẽ;  Có tham gia đối tượng hưởng lợi;  Có ủng hộ lãnh đạo cấp cao nhất;  Các thành viên tham gia quản lý dự án có cam kết đòan kết, hỗ trợ lẫn (đối tác, cán dự án);  Có đủ nguồn lực;  Các kênh thông tin đầy đủ: nắm bắt kịp thời thay đổi  Kế họach thời gian biểu rõ ràng;  Theo dõi giám sát thường xuyên can thiệp kịp thời;  Bổ sung thêm ý kiến bạn CÁC NGUYÊN NHÂN THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN  Khơng tơn trọng giá trị văn hóa xã hội bên tham gia  Khơng có tham gia bên liên quan  Mục tiêu không xác định rõ ràng  Mục tiêu xác định không phù hợp với thực tiễn  Không rõ phương thức để đạt mục tiêu  Năng lực quản lý không phù hợp  Không lường trước rủi ro  Thiếu thông tin đầy đủ, cơng tác đạo hiệu  Quá nhiều người quản lý thiếu quán  Phân công nhiệm vụ không rõ ràng  Bổ sung thêm ý kiến bạn CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN DỰ ÁN LÀ GÌ?  Tập hợp mục tiêu mục đích  Sự kết hợp họat động để đạt mục tiêu: Các nhiệm vụ liên quan với nhau, khỏi phạm vi đơn vị  Thời gian bị giới hạn  Nguồn lực bị giới hạn: Nhân lực, vật tư, thiết bị, tài Dự án trình tạo kết cụ thể với nguồn lực có hạn tồn giới biến động, không ổn định, đầy mâu thuẫn phụ thuộc lẫn QUẢN LÝ LÀ GÌ? Là q trình định để sử dụng có hiệu nguồn lực nhằm đạt mục tiêu đề Nguồn lực bao gồm: người, vật tư, tài chính, thời gian CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ  Xác định mục tiêu cụ thể, tập trung họat động để đạt mục tiêu  Học hỏi từ kinh nghiệm cách thường xuyên định dựa vào kết theo dõi giám sát  Mô tả công việc, phân công nhiệm vụ cho thành viên  Điều phối họat động theo mục tiêu  Bố trí nguồn lực cách hợp lý  Trao quyền cho bên liên quan  Thu thập thông tin phục vụ việc định  Đảm bảo có giao tiếp liên tục có tham gia bên liên quan CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẾN DỰ ÁN  Những người nhóm người có lợi ích trực tiếp gián tiếp thành công hay thất bại dự án  Những người có ảnh hưởng đến thành công hay thất bại dự án QUẢN LÝ DỰ ÁN CÓ SỰ THAM GIA LẬP KẾ HỌACH TỔ CHỨC THỰC HIỆN PHỐI HỢP, PHÂN BỔ THỜI GIAN THEO DÕI, GIÁM SÁT, BÁO CÁO ĐIỀU HÀNH, CHỈ HUY (THAY ĐỔI) SƠ ĐỒ QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO MỤC TIÊU Các mục tiêu Đầu vào Các hoạt động Theo dõi giám sát Đầu Các kết Đánh giá CHỨC NĂNG CỦA VỊNG ĐỜI DỰ ÁN KHUNG LƠ GÍC TRONG  Ngày có nhiều tổ chức phát triển sử dụng khung lơ gíc làm xương sống hay cốt lõi cho đề xuất dự án hình thành  Nhiều kinh nghiệm cho thấy rằng, việc sử dụng khung lơ gíc thực mang lại kết tốt cho dự thảo dự án  Khung lơ gíc giúp việc thẩm định dự án dễ dàng  Khung lơ gíc coi cơng cụ phương thức quản lý dự án Nó vừa cơng cụ, vừa khung trí tuệ, thúc đẩy cách tư lơ gíc hơn, qn mang tính tổng hợp  Tóm lại, khung lơ gíc giúp chúng ta:  Hiểu biết sâu sắc dự án  Dự án xây dựng tốt  Việc đánh giá dự án dễ dàng  Việc định đắn  Việc giao tiếp dễ dàng  Dễ cải tiến khâu giám sát Cấu trúc Khung lơ gíc mơ tả sơ đồ sau: KHUNG LƠ GÍC Tóm tắt mục tiêu Các số đo/chỉ báo Nguồn thẩm định Các giả định Mục đích phát triển/Mục tiêu tổng quát: Các mục tiêu cụ thể dự án: Đầu (kết dự án) Các hoạt động Phân bổ nguồn lực cho việc thực họat động cụ thể dự án: phương tiện, chí phí Mục đích phát triển/Mục tiêu tổng quát: khẳng định việc cải thiện trạng mà nhóm đối tượng (ở cấp sở cấp thể chế) muốn đạt Các mục tiêu cụ thể dự án: khẳng định thay đổi hành động cần thiết nhóm người (nhóm đối tượng cấp sở thành viên tổ chức) để góp phần đạt mục đích phát triển Đầu (kết dự án): đóng góp cần thiết để đạt mục tiêu dự án Nó kết hoạt động cán dự án thực với nguồn lực cho phép dự án Các hoạt động: hành động nhằm đạt kết dự án Quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo việc thực đắn hoạt động Các số/chỉ báo: để đo đạc kết thu Một số phải thể rõ người liên quan/hưởng lợi, số lượng, chất lượng, thời gian địa điểm SMART: Chỉ số phải  Cụ thể (Specific)  Đo đạc với kỹ thuật sẵn có (Measureable)  Có thể đạt được, có tính khả thi (Achieveable)  Có tính thực tiễn, phù hợp với nhu cầu (Realistic)  Có giới hạn thời gian (Time bound) Nguồn thẩm định: rõ số liệu lấy đâu để kiểm tra xem mục tiêu đạt mức nào? Ví dụ: báo cáo, số liệu thống kê, số liệu tập huấn Các giả định: mô tả điều kiện cần có để dự án thành cơng, kể hồn cảnh xảy ngồi kiểm sốt dự án Nếu giả định tốt khơng thỏa mãn, có rủi ro ảnh hưởng đến thành cơng dự án Vì điều kiện giả định phải giám sát chặt chẽ thực dự án 10 Khung lô gíc thể hiện:  Các hoạt động cần tiến hành để sản sinh "đầu ra" nhằm đạt kết dự án đưa  Các đầu ra, kết quả, kết hợp với gỉa định để đạt mục tiêu cụ thể dự án  Các mục tiêu cụ thể dự án đạt góp phần tiên tới đạt mục đích phát triển MỤC ĐÍCH PHÁT TRIỂN Mục tiêu dự án Đẩu ra/ Kết Các hoạt động Mục tiêu dự án Mục tiêu dự án Đẩu ra/ Kết Đẩu ra/ Kết Các hoạt động Các hoạt động  Hình thành dự án Khung lơ gíc  Theo dõi giám sát dự án  Đánh giá dự án  Thông tin vắn tắt dự án 11 Sơ đồ Gannt: Phân bố thời gian thực họat động Ví dụ bảng phân bố thời gian cho họat động dự án Sáu tháng đầu (2008) Các họat động 10 11 12 Lựa chọn 05 tổ tham gia dự án Họp tổ dân phố thành lập Ban quản lý cộng đồng, lựa chọn thúc đẩy viên (5-10 người/tổ) 10 tập huấn mơ hình cộng đồng quản lý 03 Tập huấn PLDC 08 tập huấn Khung lơ gíc Bài tập: Thảo luận khung lơ gíc dự án PCMM  Mỗi địa phương thảo luận đầu phải đạt tháng đầu (Tháng 7-tháng 12)  Xác định họat động để đạt đầu  Lập bảng phân bố thời gian cho họat động đầu 12 THEO DÕI, GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ  Theo dõi, giám sát, đánh giá chức quản lý dự án  Trong công tác quản lý dự án, việc phân biệt khác giám sát, theo dõi đánh giá cần thiết Họat động Giám sát Thời gian Thường xuyên Đối tượng Phương pháp Con người chất Trực tiếp lượng công việc Theo dõi Đánh giá Khá thường Các họat động Báo cáo xuyên Các số liệu Số liệu thống kê Không thường Con người Trực tiếp xuyên Kế họach thông qua báo (theo định kỳ) Hiệu cáo, số liệu họat động 13 GIÁM SÁT Là trình nghiên cứu trực tiếp để thu thập thông tin nhằm tăng cường kỹ công tác cán nhân viên chất lượng cơng việc Ví dụ:  Giám sát kỹ phương pháp họp dân cán dự án  Giám sát việc phổ biến mục tiêu quy trình cộng đồng quản lý  Giám sát họp để lực chọn tiêu chí  Giám sát nhóm thúc đẩy viên, ban quản lý cộng đồng lập dự án THEO DÕI Là phương pháp thu thập số liệu thông tin để đảm bảo họat động thực theo kế họach đề để phân tích xem có cần thiết điều chỉnh kế họach để thu kết tốt hay không Ví dụ:  Theo dõi việc thực họat động dự án Quý 1, rút kinh nghiệm học, từ đến định xem Quý có cần điều chỉnh Kế họach hay không  14 Theo dõi tiến độ họat động truyền thông, chia sẻ? ĐÁNH GIÁ Là phương pháp thu thập liệu, thông tin để trả lời câu hỏi:  Dự án có đạt mục tiêu đề hay khơng? Vì sao?  Chiến lược thực thi dự án có phù hợp hay khơng? Vì sao?  Chi phí có hợp lý hay khơng?  Cần rút học gì?  Có khuyến nghị gì? GIÁM SÁT DỰ ÁN PCMM Nhiệm vụ người giám sát giúp người bị giám sát làm tốt nhiệm vụ Bởi vậy, cần phân tích kỹ lưỡng, có nhiệm vụ gì? Bài tập thảo luận: Các bên liên quan vào dự án PCMM, nhiệm vụ bên liên quan Các bên liên quan? 15 Nhiệm vụ bên liên quan? Thảo luận:  Nêu lọai họat động dự án PCMM?  Đề xuất người giám sát chu kỳ giám sát cho lọai họat động? Các nhóm họat động Ai phải giám sát Bao lâu lần? PCMM Tại phải giám sát? Bởi thành phần liên quan có số khó khăn, do:  Thiếu kỹ  Thiếu kinh nghiệm  Sự khác lý thuyết thực tế  Tuy tập huấn thực hành tốt  Thực tế phát sinh tình khơng tập huấn 16 Quy trình giám sát: Thu thập số liệu Các phương pháp bản: vấn, quan sát, thảo luận nhóm, đọc báo cáo Phân tích số liệu thu thập Xác định kết điểm yếu Các kỹ mà người bị giám sát làm tốt chưa tốt Phân tích nguyên nhân điểm yếu Thảo luận để tìm ngun nhân cản trở, ví dụ thiếu kiến thức, thiếu tài liệu, thất bại áp dụng, cản trở chế, cản trở sống riêng tư Tìm giải pháp khắc phục Quyết định làm để cải thiện tình trạng sau thảo luận với người bị giám sát: ví dụ cung cấp tài liệu, mở thêm lớp tập huấn, làm giảm yếu tố cản trở Đề xuất viết báo cáo Phản hồi 17 Vòng giám sát: Trước giám sát      Kế hoạch giám sát Thông báo thời gian Xem lại kết giám sát lần trước Kiểm tra cam kết từ lần giám sát trước Xác định vấn đề cần ưu tiên cho đợt giám sát lần Trong giám sát       Thảo luận tác động giải pháp lần giám sát trước Thu thập số liệu Phân tích điểm mạnh, yếu người bị giám sát Khuyến khích người bị giám sát điểm mạnh Thảo luận nguyên nhân cản trở điểm yếu Cam kết việc làm văn Sau gi¸m s¸t     18 Ghi thông tin cần thiết Phản hồi thông tin cho bên liên quan Thực giải pháp đề Chuẩn bị cho lần giám sát Thiết kế mẫu giám sát: gồm phần Trước thu thập số liệu Kết kiểm tra Sau thu thập số liệu Ví dụ: MẪU GIÁM SÁT BAN QUẢN LÝ CỘNG ĐỒNG Ngày 25 Tháng 10 Năm 2008 Họ tên người giám sát: Vai trị dự án: Tên/nhóm bị giám sát: Ban quản lý cộng đồng Tổ Phường Phần 1: Trước giám sát: - Ngày 30/10/08: Thông báo cho người bị giám sát biết nội dung giám sát sổ sách Ban quản lý Kỹ tổ chức họp với nhóm cộng đồng - Liệt kê công việc mà người giám sát thực theo thỏa thuận từ lần giám sát trước: -  Cung cấp sổ sách cho Ban quản lý  Đã tập huấn cách tổ chức họp dân  Đã hướng dẫn cách ghi chép sổ sách  Liệt kê công việc mà người bị giám sát phải làm theo thỏa thuận từ lần giám sát trước: 19  Hướng dẫn nhóm cộng đồng mơ hình CĐQL thời gian từ đến ?  Ghi chép biên họp nhóm cộng đồng Phần 2: Kết giám sát: - Sổ sách ghi chép cịn chưa rõ, thiếu nhiều thơng tin không ghi rõ số người tham dự họp, không ghi nhận xét kiến nghị thành viên - Dự họp thấy: áp đặt, thiếu kỹ huy động tham gia, chưa hiểu thực chất mơ hình CĐQL, thiếu văn phòng phẩm để minh họa trực quan… Phần 3: Sau giám sát, có nhận xét Các nhiệm vụ hịan thành tốt :  Nhiệt tình có trách nhiệm với công việc  Đã tổ chức họp đủ thành phần theo yêu cầu… Các nhiệm vụ chưa hịan thành tốt:  Các nhóm cộng đồng chưa hiểu rõ ý nghĩa quy trình mơ hình CĐQL  Thiếu kỹ tổ chức họp huy động tham gia  Chưa hiểu hết nội dung cần ghi chép sổ sách/ biểu mẫu Giải pháp để cải thiện:  Hướng dẫn lại ý nghĩa quy trình mơ hình cộng đồng quản lý – vào ngày … hướng dẫn? 20  Tập huấn lại cách ghi chép sổ sách – vào ngày , thực hiện? Người giám sát Người bị giám sát - Ký tên Ký tên Bài tập: Sau tòan lớp phân tích mẫu giám sát, nhóm xây dựng mẫu giám sát cho lọai họat động PCMM 21 Theo dõi Theo dõi trình thu thập thông tin số liệu để kiểm tra xem họat động có thực theo kế họach đề hay khơng Mục đích theo dõi để đề biện pháp cải tiến phù hợp đảm bảo tiến độ công việc Theo dõi trình kiểm tra định lượng Theo dõi khác giám sát khơng tập trung vào yếu tố người mà nhận mạnh yếu tố cơng việc Ví dụ:  Theo dõi xem khóa tập huấn có tiến hành theo kế họach hay không?  Theo dõi xem việc cấp kinh phí có hạn hay khơng?  Theo dõi xem số nhóm cộng đồng nhận vốn triển khai tiểu dự án đến đâu? Thu thập số liệu theo dõi: 22  Số liệu theo dõi cần cho người quản lý dự án  Cần cân nhắc nên thu thập số liệu nào?  Ai có đủ khả để thu thập xác số liệu đó?  Nguồn thu thập số liệu từ đâu xác hơn? Theo dõi họat động nào? Thực tòan họat động lập kế họach cần phải theo dõi Nên bạn tự định cần phải theo dõi họat động nào, cần ý rằng:  Có họat động hịan tịan độc lập, có họat động lại phụ thuộc vào  Có họat động cần theo dõi thường xuyên họat động khác  Kế họach theo dõi thường dựa lịch thời gian theo kế họach họat động: tuần, tháng, quý  Chọn lựa thời gian theo dõi thích hợp Một mẫu theo dõi (có thể nhóm tự thiết kế cho PCMM) STT Các họat động Thời hạn theo Đã thực kế họach 05 khóa PLDC Tháng 8-11 Người thực Ngân Ngân sách KH sách TH Khóa 1: … Khóa 2:… … Bài tập: Liệt kê lọai họat động cần theo dõi dự án PCMM Phân Ai phải theo dõi lọai họat động nào? Ai báo cáo kết theo dõi cho ai? Theo định kỳ nào? 23 CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN CÓ SỰ THAM GIA  Xác định xác mục tiêu tập trung vào họat động để đạt mục tiêu  Thường xuyên phản hồi, rút kinh nghiệm điều chỉnh định họat động thông qua giám sát theo dõi  Lựa chọn thông tin phù hợp để định đắn  Phân chia công việc rõ ràng phù hợp  Chú trọng đến nâng cao lực cho bên liên quan (trong phạm vi ngân sách cho phép)  Phối kết hợp họat động để đạt mục tiêu đề  Linh họat thay đổi cần thiết  Liên kết thành viên quản lý theo hệ thống  Ln có tham gia bên liên quan cách phù hợp Xin cám ơn chúc bạn thành công! Bùi Thị Kim Giám đốc DWC 24 ... 12 THEO DÕI, GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ  Theo dõi, giám sát, đánh giá chức quản lý dự án  Trong công tác quản lý dự án, việc phân biệt khác giám sát, theo dõi đánh giá cần thiết Họat động Giám sát. .. mục tiêu quy trình cộng đồng quản lý  Giám sát họp để lực chọn tiêu chí  Giám sát nhóm thúc đẩy viên, ban quản lý cộng đồng lập dự án THEO DÕI Là phương pháp thu thập số liệu thông tin để đảm... Vai trị dự án: Tên/nhóm bị giám sát: Ban quản lý cộng đồng Tổ Phường Phần 1: Trước giám sát: - Ngày 30/10/08: Thông báo cho người bị giám sát biết nội dung giám sát sổ sách Ban quản lý Kỹ tổ