Nội dung của bài tiểu luận Công tác tổ chức của công ty Bibica gồm có 3 phần: Cơ sở lý thuyết về chức năng tổ chức, cơ cấu tổ chức của một số tập đoàn, doanh nghiệp lớn ở Việt Nam, giải quyết bài tập tình huống.
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Nhóm 10 Page 1 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, khi mà xã hội ngày càng văn minh, phát triển, đời sống con người ngày càng được nâng cao hơn, thì kéo theo đó là sự xuất hiện của rất nhiều những tổ chức kinh doanh cũng như tổ chức xã hội. Nhưng để duy trì và làm tổ chức của mình đứng vững trong mơi trường có nhiều cạnh tranh thì đòi hỏi, những nhà tiên phong của tổ chức đó phải biết cách chèo lái thật khéo léo hướng đi của tổ chức mình. Hay nói đúng hơn, chúng ta gọi họ là những nhà quản trị. Trong mỗi tổ chức, con người ln được lấy làm trọng tâm, làm nền móng cho sự phát triển chung. Vì vậy, làm sao để có thể lãnh đạo tốt, có thể làm hài hòa các mối quan hệ giữa con người với nhau trong tổ ch ức là một việc làm khó nhưng thực sự cần thiết đối với nhà quản trị. Hay nói cách khác, các nhà quản trị của chúng ta cần thực hiện chức năng rất quan trọng của mình đó là tổ chức Vậy tại sao phải có tổ chức? hãy đặt ra những câu hỏi sau và suy nghĩ: Xã hội khơng có luật pháp và nhà nước thì chúng ta có sống nổi trong mơ trường đó khơng? Tại sao đàn kiến rất đơng nhưng lại bò rất ngay hàng, thẳng lối? Tại sao tổ ong lại phải có ong chúa, ong thợ? Các chức năng của tổ chức sẽ giúp chúng ta trả lời được những câu hỏi đó. Vậy, nếu khơng làm tốt cơng tác tổ chức, thì sẽ xảy ra điều gì? Nhóm 10 Page 2 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Điển hình, đó là cơng ty Bibica, vào năm 2003 đã xảy ra sự cố tài chính vơ cùng nghiêm trọng do quản lý khơng hiệu quả và chức năng tổ chức đã khơng được thực hiện tốt. Vậy họ đã vực dậy cơng ty của mình như thế nào? Tất cả sẽ được trả lời trong bài thảo luận của nhóm chúng tơi Và sau đây sẽ là nội dung chính của bài: Nhóm 10 Page 3 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica NỘI DUNG Phần 1: Cơ sở lý thuyết về chức năng tổ chức I. Khái niệm và vai trò của tổ chức 1. Khái niệm tổ chức 1.1. Khái niệm Tổ chức theo tiếng Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, đó là những hoạt động đem lại bản chất thích nghi với sự sống Theo Harold Koontz: “Cơng tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lí với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sựu liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”. (“Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, năm 1993, trang 267) Từ các quan điểm khác nhau, có thể rút ra khái niệm chung nhất như sau: Tổ chức là q trình xác định các cơng việc cần phải làm và những người cần phải làm các cơng việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành cơng việc , nhằm thiết lập một mơi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức Tổ chức là: Quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu Phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ,quyền hạn để đạt mục tiêu Nhóm 10 Page 4 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Một quy trình hai mặt:một là phân chia tổ chức ra thành các bộ phận; hai là xác lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận. Ví dụ: Trường học là một tổ chức 1.2. Mục đích của tổ chức Mục đích của tổ chức là tạo nên một mơi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hồn thành mục tiêu chung của tổ chức, cụ thể là: + Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu + Xây dựng bộ máy quản trị gọc nhẹ và có hiệu lực + Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức + Xây dựng nề nếp văn hóa trong tổ chức. + Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức + Phát huy sức mạnh của các nguồn tài ngun vốn có của tổ chức + Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đỏi của mơi trường Cũng như mọi loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của cơng tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hồn cảnh thực tiễn. Khác với u cầu về các loại mục tiêu quản trị khác, u cầu đối với các mục tiêu về tổ chức là phải tn thủ những quy luật khách quan đặc thù của cơng tác tổ chức Ví dụ: Xây dựng và nâng cao, phát triển trường học có mục đích để cho học sinh và sinh viên có điều kiện học tập tốt hơn, góp phần nâng cao kiến thức, giúp đất nước phát triển đi lên 2. Vai trò của cơng tác tổ chức Tổ chức có 4 vai trò sau: • Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng.Cơng tác hoạch định, lãnh đạo, kiểm sốt đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức nhất định sao cho phù hợp và hiệu quả Nhóm 10 Page 5 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica • Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực và cơ sở vật chất kĩ thuật. Việc phân cơng lao động khoa học, phân quyền hợp lí và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt nhất năng lực sở trường của họ. Mặt khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng và đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho đội ngũ các nhà quản trị • Nếu cơng tác tổ chức khơng được thực hiện tốt sẽ gây ra nhiều khó khăn phức tạp cho cơng tác quản lí. Có khoảng 75% 80% những vấn đề khó khăn, phức tạp trong cơng tác quản trị phải được xem xét giải quyết bắt đầu từ những nhược điểm của cơng tác tổ chức. Hơn nữa, phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong một tổ chức là do có sự coi thường và vi phạm các quy luật của tổ chức • Tạo ra văn hóa tổ chức nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức để nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức Ví dụ: Trong trường học phải bầu ra những giáo viên giỏi làm hiệu trưởng, hiệu phó, trưởng khoa để đưa trường học ngày càng đi lên II. Cấu trúc của tổ chức 1. Khái niệm và đặc điểm của cấu trúc tổ chức 1.1. Khái niệm Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị hay cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau,được chun mơn hóa theo những chức trách, nhiêm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định + Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực + Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân, cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này,hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức Nhóm 10 Page 6 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica + Cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thơng tin,góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị 1.2. Đặc điểm của cấu trúc tổ chức Tính tập trung:phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. Ví dụ: nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại Tính phức tạp: phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức. Nếu có nhiều cấp,nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động,các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thơng qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc cao,tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức Các chuẩn mực phải rõ ràng, ưu thế, lượng hóa và được thể hiện bằng văn bản 2. Các ngun tắc cấu trúc tổ chức 2.1. Tương thích giữa hình thức và chức năng Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi sau chức năng” Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận (hay đơn vị) và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức. Sự lựa chọn mơ hình, sự phân cơng, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thơng qua việc thực hiện các mục tiêu đã xác định 2.2. Tính thống nhất, chỉ huy Nhóm 10 Page 7 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong tồn tổ chức, tránh tình trạnh chồng chéo, mâu thuẫn 2.3. Cân đối Tính cân đối thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm,cân đối về cơng việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong q trình phát triển của tổ chức 2.4. Tin cậy Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thơng tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo tính thống nhất, ăn khớp về hoạt dộng giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành 2.5. Linh hoạt Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng,đối phó kịp thời với sự thay đổi của mơi trường bên trong cũng như bên ngồi của tổ chức 2.6. Hiệu quả Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên ngun tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về) 3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức 3.1. Mục tiêu và chiến lược của tổ chức Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Vì vậy,khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi thì cấu trúc tổ chức tổ chức phải có sự Nhóm 10 Page 8 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica thay đổi,điều chỉnh và hồn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được u cầu của mục tiêu và chiến lược 3.2. Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt chức năng,nhiệm vụ của mình Chẳng hạn, cấu trúc tổ chức của một doanh nghiệp kinh doanh chắc chắn s ẽ phải có sự khác biệt với cấu trúc tổ chức của một trường đại học do chức năng, nhiệm vụ của chúng là khác nhau… 3.3. Quy mơ của tổ chức Quy mơ tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mơ lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức 3.4. Mơi trường bên ngồi của tổ chức Trong điều kiện mơi trường bên ngồi ổn định,các yếu tố của mơi trường có thể dự đốn và dễ kiểm sốt thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp. Ngược lại khi mơi trường có nhiều biến động,có nhiều yếu tố khó dự báo thì cấu trúc tổ chức tổ chức sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi phải có sự linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn một cấu trúc tổ chức hữu cơ là cần thiết 3.5. Đặc điểm về kỹ thuật,cơng nghệ của tổ chức Trong tổ chức, kĩ thuật,cơng nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hóa cao thì cấu trúc tổ chức càng đơn giản hơn 3.6. Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu trúc tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, các mối quan hệ,các bộ phận quản trị với nhau Nhóm 10 Page 9 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các u cầu cơng việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lí sẽ đơn giản hơn 4. Các mơ hình cấu trúc của tổ chức 4.1. Cấu trúc tổ chức đơn giản (cấu trúc trực tuyến) Đặc điểm: + Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người + Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên khơng nhiều +Mọi thơng tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó Mơ hình cấu trúc tổ chức đơn giản: Ưu điểm: + Gọn nhẹ, linh hoạt + Chi phí quản lý thấp, có thể mang lại hiệu quả cao + Kiểm sốt và điều chỉnh dễ dàng, có thể hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ Nhược điểm: + Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều cơng việc khác nhau cùng một lúc, hạn chế tính chun mơn hóa + Tình trạng q tải đối với cấp quản trị Nhóm 10 Page 10 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Quyền hạn được giao cho các chức vụ chứ khơng phải giao cho một cá nhân, nhưng vì mỗi chức vụ do một cá nhân nắm giữ trong một thời gian nhất định, vì vậy quyền hạn ln gắn liền với cá nhân 1.2. Các hình thức phân quyền Phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính… Phân quyền theo chiến lược: Là hình thức phân quyền cho các bậc trung gian phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư, đa dạng hóa sản phẩm,… 1.3. Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức Nhà quản trị cơ sở gắn trực tiếp với các tình huống cụ thể hơn Việc trao quyền hạn tương đối lớn sẽ khuyến khích phát triển các nhà quản tri chun nghiệp Khả năng thực hiên quyền tự quản nhiều hơn, vì vậy việc thực hiện cơng viêc nhanh hơn Đào tạo cấp dưới, tạo điều kiện cho họ phát triển, từ đó động viên kích thích họ làm việc tốt hơn Giảm áp lực về cơng việc đối với các nhà quản trị cấp trên, tạo điều kiện cho họ tập trung vào các vấn đề chiến lược 2. Các u cầu khi phân quyền Rộng rãi với cấp dưới,tạo cơ hội cho họ tự thể hiện mình Sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra quyết định Tin tưởng ở cấp dưới Nhóm 10 Page 19 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới Biết cách tổ chức, kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ và sử dụng quyền hạn của cấp dưới 3. Quá trình phân quyền Bước 1: xác định mục tiêu phân quyền Bước 2: tiến hành giao nhiệm vụ Bước 3: tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho người đó thấy được trách nhiệm của mình Bước 4: tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm 4. Tầm hạn quản trị 4.1. Khái niệm và phân loại * Khái niệm: Tầm hạn quản trị (hay còn gọi là tầm hạn kiểm sốt) là khái niệm dùng để chỉ số lượng cấp dưới mà một nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp một cách có hiệu quả Theo kinh nghiệm thực tế, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường là từ 03 đến 10 * Phân loại: Tầm hạn quản trị rộng Tầm hạn quản trị hẹp 4.2. Các yếu tố xác định tầm hạn quản trị Năng lực của nhà quản trị Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới Trình độ cấp dưới Tính chất kế hoạch của cơng việc Mức độ ổn định của cơng việc Kĩ thuật và phương tiện truyền đạt thơng tin Nhóm 10 Page 20 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica IV. Hệ thống tổ chức khơng chính thức 1. Đặc điểm và sự tồn tại khách quan của hệ thống tổ chức khơng chính thức 1.1. Khái niệm và đặc điểm * Khái niệm: Hệ thống tổ chức khơng chính thức là hệ thống tổ chức bao gồm các nhóm và các mối quan hệ khơng chính thức được hình thành một cách tự phát, tự nguyện, khơng theo kế hoạch và ý muốn của nhà quản trị * Đặc điểm: Có mục tiêu mang tính chất tự phát, do các thành viên trong nhóm tự đề ra Có kỷ luật nhóm, có thủ lĩnh nhóm Sự kiểm sốt mang tính xã hội Có những yếu tố chống đối những đổi mới 1.2. Sự tồn tại khách quan của hệ thống tổ chức khơng chính thức Do nhu cầu về hội nhập của mỗi thành viên trong tổ chức Do nhu cầu được bảo vệ và giúp đỡ lẫn nhau Do nhu cầu về trao đổi thơng tin Do tình cảm cá nhân 2. Tầm quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống tổ chức khơng chính thức Hệ thống tổ chức chính thức có nhiều hạn chế Thơng tin cần được truyền đạt nhanh chóng, chính xác và đầy đủ Hệ thống tổ chức chính thức và khơng chính thức có tác động qua lại, phụ thuộc, chi phối lẫn nhau, bổ sung cho nhau Nhóm 10 Page 21 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Phần 2: Cơ cấu tổ chức của một số tập đồn, doanh nghiệp lớn ở Việt Nam Cơ cấu tổ chức của: Tập Đồn Dầu Khí Quốc Gia Việt Nam – Viện Dầu Khí Việt Nam Nhóm 10 Page 22 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Cơ cấu tổ chức của Tập Đồn Hoa Sen (Hoa Sen Group) Nhóm 10 Page 23 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Cơ cấu tổ chức Tập Đồn FPT: Nhóm 10 Page 24 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica … Phần3: Giải quyết bài tập tình huống Thay đổi cơ cấu tổ chức – Bài tốn hiệu quả Năm 2003 Bibica gặp phải sự cố tài chính do quản lí khơng hiệu quả. Trước áp lực của các cổ đơng và dư luận, ban lãnh đạo cơng ty một mặt tìm cách giải quyết khủng hoảng, mặt khác quyết tâm rũ bỏ cách quản lý rời rạc. Cơng ty quyết định đầu tư xây dựng quy trình mang tính chuẩn mực nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và quản Nhóm 10 Page 25 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica lý. Bibica đã cải tổ tồn bộ hệ thống thơng tin gồm email, website, COS (Company Operation System – Văn phòng điện tử) và ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) với tổng vốn đầu tư trên 2 tỷ đồng. Bibica đã điều chỉnh cơ cấu tổ chức (bỏ cơ chế phó giám đốc), xây dựng ban lãnh đạo gồm tổng giám đốc điều hành và các giám đốc các khối (nhân sự, tài chính, kỹ thuật, sản xuất, bán hàng…) cho phù hợp với hệ thống thơng tin mà cơng ty đầu tư Thời gian đầu triển khai, tỷ lệ sai số của nhân viên ứng dụng hệ thống mới rất cao, gần 10%. Cơng ty vẫn kiên quyết thực hiện . Nhân viên vốn quen với hệ thống cũ bắt đầu phản ứng. Có trường hợp nhân viên vẫn làm theo hệ thống cũ để bán hàng, sau đó mới nhập số liệu theo hệ thống mới. Lãnh đạo cơng ty khơng chấp nhận cách làm này, bắt buộc nhân viên phải thực hiện trên hệ thống mới. Nhân viên nào sợ hệ thống mới khơng chuẩn mực thì phải lấy số liệu trên hệ thống mới nhập vào hệ thống cũ để báo cáo chứ khơng được làm ngược lại. Cơng ty sẵn sàng bố trí thêm nhân sựu để nhập số liệu. Sau một thời gian, nhân viên đã quen với cách làm mới và cơng ty đã đưa hệ thống lên mạng. Việc tổ chức và quản lý hoạt động theo ERP đã giúp doanh nghiệp kiểm sốt được tình hình hoạt động kinh doanh, đưa ra các báo cáo chính xác, cung cấp báo cáo tài chính tin cậy cho cổ đơng Việc liên kết thơng tin chặt chẽ giữa các bộ phận giúp cho doanh nghiệp nắm rõ con số ngun vật liệu cần trong từng giai đoạn sản xuất, khả năng đáp ứng về số lượng và thời gian cho mỗi đơn hàng… Từ đó có thể đưa ra các quyết định chính xác kịp thời về sản xuất, quản lý dòng tiền, giảm thiểu khả năng chậm trễ hạn đơn hàng, lập kế hoạch mua hàng theo từng nhu cầu sản xuất… Từ chỗ khủng hoảng tài chính, kinh doanh thua lỗ, nhờ vào giải pháp điều chỉnh cấu tổ chức, sắp xếp nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển cơng nghệ thơng tin đã giúp Bibica khơng những đứng vững mà liên tục phát triển với hai nhà máy sản xuất, 4 chi nhánh, hơn 100 đại lý phân phối, doanh thu 290 tỉ đồng( năm 2005) doanh Nhóm 10 Page 26 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica nghiệp đã trở thành 1 trong 21 thương hiệu nổi tiếng Việt Nam (do Bộ Văn Hóa Thơng Tin cơng nhận năm 2004) và vinh dự nhận giải thưởng Sao Kh năm 2006 Câu hỏi: Câu 1: Anh (chị) có nhận xét gì về chức năng tổ chức của cơng ty Bibica? Câu 2: Theo anh (chị) bài học có thể rút ra qua tình huống này là gì? Trả lời: Câu 1: Trước hết, trở lại câu chuyện năm 2002 của cơng ty Bibica, theo báo cáo kết quả kinh doanh của bộ phận tài chính kế tốn thì cơng ty đang từ lãi 8,9 tỉ đồng, đùng một cái được phát hiện là lỗ 5,4 tỉ đồng. Chưa hết, báo cáo của ban kiểm sốt thơng báo mức lỗ có thể 12,3 tỉ đồng, và sau đó đến kiểm tốn lần cuối cùng báo cáo lỗ thực sự 10,086 tỉ đồng. Những số liệu sai lệch một cách khơng thể chấp nhận được đã làm các cổ đơng vơ cùng bức xúc. Vì vấn đề quan trọng ở đây chính là sự bất cập về năng lực quản trị tài chính kế tốn của cơng ty và hơn hết là về cơ cấu tổ chức mà cơng ty đang vận hành. Vì sự cố này, đã làm cho năm 2003 là một năm đầy khó khăn đối với Bibica. Cơng ty lại có nhiều biến động nhân sự, đặc biệt là bộ phận tài chính kế tốn. Vậy, sai lầm trong quản lý của Bibica nằm ở đâu? Điều này đã được phân tích cụ thể như sau: Vì sớm nhận thức được lợi ích cơng nghệ thơng tin trong quản lý, từ năm 1992, cơng ty Bibica đã đầu tư hệ thống máy tính để giảm tải việc lặp đi lặp lại trong tính lương, quản lý kho, lập báo cáo Tuy nhiên, lúc đó máy tính chỉ mới thay máy đánh chữ, cơng việc vẫn rời rạc từng bộ phận. Năm 1997, cơng ty nối mạng (LAN) để dùng chung tài ngun (thơng tin, máy in ). Cơng tác quản lý tại Bibica lúc đó khá đồ sộ, do số liệu và chứng từ độc lập, riêng lẻ nên lượng nhân viên nghiệp vụ mỗi phòng ban Nhóm 10 Page 27 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica gấp đơi so với hiện nay. Nhân viên phòng ban tự viết lấy chương trình Foxpro, Access riêng biệt Năm 2000, do nhu cầu phát triển, cơng ty đầu tư 300 triệu đồng th một đơn vị cơng nghệ thơng tin khảo sát và xây dựng một chương trình quản lý gồm các phân hệ: Kinh doanh, quản lý vật tư (kho), tài chính kế tốn, nhân sự tiền lương. Chương trình này dự kiến phục vụ việc đưa thơng tin lên sàn chứng khốn năm 2001. Nhưng kết quả khơng thành cơng do qui trình chồng chéo, lấn sân nhau giữa các phòng ban nghiệp vụ Do hệ thống thơng tin đầu tư khơng đồng bộ nên quản lý thơng tin rời rạc, thơng tin được xử lý thụ động và trùng lặp nhiều nơi, cung cấp cho lãnh đạo q chậm. Cơng ty khơng có thơng tin báo cáo tháng, tuần. Quy trình và chính sách tài chính kế tốn khơng đồng nhất dẫn đến việc tính giá thành khơng chính xác. Việc tập hợp chi phí tính giá thành q lâu, chỉ được thực hiện 3 tháng/ lần. Đồng thời, đầu tư lúc ấy cũng chưa tạo được sự kết hợp, chia sẻ thơng tin tính giá thành giữa khối tài chính và sản xuất Tồn bộ hệ thống phần mềm trong cơng ty đều khơng có chương trình đồng bộ mà chỉ là những mảng riêng lẻ, vì vậy dữ liệu khơng đồng nhất, gây khó khăn trong quản lý. Việc ln chuyển thơng tin từ người này sang người khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác đều phải xử lý lại rất mất thời gian và kém hiệu quả. Ban giám đốc lúc đó khơng thể nhìn bao qt hoạt động của phòng ban cũng như tình hình thực hiện kinh doanh: hàng đã về bao nhiêu lần, đã thanh tốn bao nhiêu Dữ liệu cơng ty thì lưu trữ phân tán, khơng có chế độ bảo mật, khơng có chế độ sao lưu định kỳ. Báo cáo trong hệ thống kế tốn khơng đáp ứng nhu cầu quản trị, đều mang tính thống kê và chỉ có thể sử dụng định kỳ theo q. Hệ thống khơng cung cấp được những báo cáo mang tính chất phân tích tài chính, phản ảnh sự biến động tức thời, chính xác và trực quan cũng như những dự báo trong tương lai. Mặt khác, việc quản lý hàng hóa, ngun vật liệu đầu vào, đầu ra khơng do khối tài chính kế tốn trực tiếp điều hành quản lý nên khơng thể kiểm sốt được. Dữ liệu khơng thể chia sẻ tự động cho các bộ phận liên Nhóm 10 Page 28 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica quan trực tiếp như khối mua hàng, khối sản xuất Bibica bị sức ép gia tăng từ các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường Tất cả yếu tố đó đã dẫn đến doanh số bán hàng khơng gia tăng kịp chi phí đầu tư và chi phí sản xuất. Ý tưởng tin học hóa quản lý doanh nghiệp gặp khó khăn. Hậu là năm 2002 ban điều hành đã khơng quản lý nổi hoạt động kinh doanh và Bibica thua lỗ, hệ thống khơng đáp ứng nhu cầu thơng tin cho cổ đơng, gây ra sự cố tài chính Bibica đầu năm 2003 Và chính vì phát hiện được những yếu kém trong cơng tác quản lý của mình, thì từ tháng 8/2003 ban lãnh đạo của Bibica đã ra quyết định thay đổi mơ hình tổ chức, phân định trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng. Sự thay đổi khá mạnh mẽ này đã giúp cho Bibica lập nên kì tích khi với những khó khăn vừa kể nhưng Bibica cũng kiếm được lợi nhuận của năm 2003 đến 10,59 tỉ đồng, vượt hơn 30% so với kế hoạch đề ravà đến năm 2005 doanh thu đã đạt 290 tỷ đồng. Đạt được điều này, chứng tỏ Bibica đã chọn đúng con đường cần phải đi, đã biết thay đổi đúng nơi sâu mọt trong q trình quản lý của mình Bibica đã giải quyết tốt những nhược điểm của cơng tác tổ chức, đã dũng cảm khi quyết định rũ bỏ cách quản lý rời rạc, đồng thời đầu tư xây dựng quy trình mang tính chuẩn mực nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và quản lý. Trước tiên Bibica đã sửa đổi hệ thống thơng tin gồm email, website, COS, ERP, điều này đã góp phần khơng nhỏ trong việc làm nên sự thành cơng của chiến lược phát triển cơng ty. Hiện nay, Bibica trao đổi thơng tin với bên ngồi (đối tác, khách hàng, người tiêu dùng, cổ đơng) qua Email (MDaemon), website (Dot.Net). Trao đổi thơng tin nội bộ (trong cơng ty và các chi nhánh) qua hệ thống Email, COS (văn phòng điện tử) và ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) Đồng thời với việc cải tổ hệ thống thơng tin, cơng ty đã điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức điểm mấu chốt trong vấn đề quản lý mà cơng ty đang gặp phải. Cơng ty đã Nhóm 10 Page 29 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica bỏ cơ chế phó giám đốc và xây dựng ban lãnh đạo gồm tổng giám đốc điều hành và các giám đốc các khối để phù hợp với hệ thống thơng tin mà cơng ty đầu tư. Bibica đã thành cơng khi áp dụng cấu trúc tổ chức chức năng. Bibica đã chia tổ chức thành các tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận đảm nhận thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Mỗi bộ phận này được đặt dưới sự điều hành của các giám đốc các khối như tài chính, kĩ thuật, bán hàng… điều này sẽ giúp Bibica có sự chun mơn hố trong cơng việc, dễ kiểm sốt cơng việc và vai trò của các chức năng chủ yếu sẽ được phát huy có hiệu quả nhất. Sự thay đổi này đã giúp cơng ty giải quyết được vấn đề trong quản lý, khơng còn tình trạng chồng chéo, lấn sân nhau giữa các phòng ban nghiệp vụ Một ưu điểm nữa của Bibica đó là sự dứt khốt và sự quyết tâm của Ban lãnh đạo trong việc thực hiện chính sách mới.Mặc dù tỉ lệ sai số của nhân viên ứng với hệ thống mới rất cao ( khoảng 10%), và việc có thể phải bố trí thêm nhân sự để nhập số liệu sẽ làm cho chi phí sản xuất của cơng ty tăng lên, nhưng sự kiên quyết đã giúp Bibica đứng vững và phát triển. Điều này một lần nữa chứng tỏ bản lĩnh của ban lãnh đạo cơng ty, thực sự quyết tâm thay đổi để vượt qua khó khăn trước mắt, vì vậy cũng thật dễ hiểu khi họ áp dụng một cách chun chế lên nhân viên, bắt buộc nhân viên phải thực hiện cơng việc theo sự thay đổi của hệ thống cũ, đó là một hệ thống mới khoa học hơn, hiệu quả hơn Vậy, từ tất cả những vấn đề đã phân tích trên, chúng tơi có nhận xét chung như sau: Bibica đã có một sự thay đổi mạnh mẽ, kịp thời và hợp lý trong việc điều chỉnh và sắp xếp lại nhân sự và cơ cấu tổ chức của cơng ty, phù hợp với chiến lược phát triển. Điều quan trọng giúp bibica vượt qua khó khăn và đi đến thành cơng, đó là sự kết hợp ăn ý giữa cơ cấu tổ chức và việc cải tổ lại tồn bộ hệ thống thơng tin, nhờ vậy mà hoạt động của tổ chức ngày một linh hoạt và trở nên nhanh nhạy với thị trường hơn trước. Thêm một yếu tố khơng thể thiếu góp phần vào thành cơng của Bibica Nhóm 10 Page 30 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica chính việc tìm ra lỗi sai và nhanh chóng sửa sai trong q trình quản lý của Ban lãnh đạo, đồng thời là sự quyết đốn trong việc điều hành cơng ty theo một hướng đi mới hiệu quả hơn, giúp cơng ty khơng những tháo gỡ được khó khăn trước mắt mà còn ngày một phát triển rực rỡ Câu 2: Để cơng ty có thể phát triển tốt và vận hành một cách hiệu quả, thì phải có một cơ cấu tổ chức hợp lí, phải bố trí nhân sự làm sao để cơng việc khơng bị chồng chéo, khơng bị lấn sân nhau giữa các phòng ban nghiệp vụ Phải phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức, cũng như những lỗ hổng trong cơng tác quản lý Cần phải nắm bắt đâu là điểm mạnh của cơng ty để tiếp tục phát huy, đâu là điểm yếu để có thể khắc phục, sửa chữa. Có như vậy mới làm nổi bật vai trò của các chức năng Khi gặp sự cố trong hoạt động kinh doanh cần phải xác định chính xác khó khăn cũng như nhược điểm khâu nào, để có chiến lược phát triển phù hợp với tình hình lúc đó, phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp. Ở mỗi tình huống phải có một cách giải quyết riêng, khơng nên áp dụng một cách máy móc các biện pháp xử lí, vì làm như vậy sẽ thiếu khoa học, thiếu hợp lí và khơng đạt hiệu quả Phải quyết đốn khi đưa ra chính sách mới, xóa bỏ một số cơ chế nếu thấy khơng cần thiết và xây dựng một ban lãnh đạo phù hợp hơn với hệ thống quản lý mới Khi đã quyết định thay đổi thì phải kiên trì thực hiện, vì ln là “vạn sự khởi đầu nan”, Ban lãnh đạo ln phải giữ vững tinh thần và niềm tin vào hệ thống chính sách mới thì mới tạo được niềm tin từ nhân viên của mình, góp phẩn giải quyết tốt được vấn đề đang gặp phải Nhóm 10 Page 31 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Phải biết dùng nguồn lực của cơng ty để đầu tư vào cái gì?, cách thức đầu tư ra sao? Và đầu tư có đem lại hiệu quả cho cơng ty hay khơng? Hay nói cách khác là phải nghiên cứu, cân nhắc kĩ lưỡng trước khi ra quyết định đầu tư vào một lĩnh vực nào đó Điều này cực kì quan trọng vì nếu làm khơng tốt thì khơng những khơng thu được lợi nhuận từ việc đầu tư, mà còn gây ra thua lỗ, thiệt hại cho cơng ty của mình KẾT LUẬN Qua tình huống của cơng ty Bibica, chúng ta càng nhận thấy rõ hơn sự quan trọng của chức năng tổ chức. Một tổ chức khơng thể vận hành tốt được nếu như khơng có một cơ cấu hợp lí, một hệ thống quản lý hiệu quả và hơn hết là một ban lãnh đạo có trách nhiệm, có kinh nghiệm, và khả năng lãnh đạo tốt. Mọi việc sẽ được thực hiện một cách dễ dàng, trơn tru hơn khi có chiến lược cụ thể và hợp lí. Bibica đã nhận ra được những nhược điểm trong bộ máy quản lý, cũng như trong việc thực hiện chức năng tổ chức của mình, họ đã quyết tâm thay đổi cơ chế, và đầu tư đúng chỗ. Kết quả là, từ chỗ khủng hoảng tài chính, kinh doanh thua lỗ, nhờ vào giải pháp điều chỉnh cơ cấu tổ chức, sắp xếp lại nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển cơng nghệ thơng tin đã giúp Bibica khơng những đứng vững mà còn liên tục phát triển với hai nhà máy sản xuất, 4 chi nhánh, hơn 100 đại lý phân phối, doanh thu đạt được năm 2005 là 290 tỉ đồng, trở thành 1 trong 21 doanh nghiệp nổi tiếng Việt Nam, và được vinh dự nhận giải thưởng Sao Kh năm 2006 Nhóm 10 Page 32 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Đây cũng được xem là bài học xương máu đối với Bibica, đồng thời cũng đem lại cho các tổ chức kinh doanh khác một bài học q giá trong vấn đề thực hiện chức năng tổ chức hiệu quả cho chính mình ************************************* Danh mục tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị học – Trường đại học thương mại Báo điện tử Sài Gòn Tiếp Thị Website: www.pcworld.com.vn Website: www.fpt.com.vn Website: www.hoasengroup.vn Website: www.vpi.pvn.vn Website: www.bibica.com.vn Giáo trình marketing căn bản – Trường đại học kinh tế quốc dân Nhóm 10 Page 33 ... Page 23 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Cơ cấu tổ chức Tập Đồn FPT: Nhóm 10 Page 24 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty ... Và sau đây sẽ là nội dung chính của bài: Nhóm 10 Page 3 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica NỘI DUNG Phần 1: Cơ sở lý thuyết về chức năng tổ chức I. Khái niệm và vai trò của tổ chức. .. cấu tổ chức của: Tập Đồn Dầu Khí Quốc Gia Việt Nam – Viện Dầu Khí Việt Nam Nhóm 10 Page 22 Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của cơng ty Bibica Cơ cấu tổ chức của Tập Đồn Hoa Sen (Hoa Sen Group)