Nội dung của bài tiểu luận Chức năng hoạch định trong quản trị: của nhóm [N.G.U] Never Give Up gồm có 2 chương: Các vấn đề chính của hoạch định, mục tiêu - Nền tảng của việc lập kế hoạch.
Trang 1MÔN QU N TR H C Ả Ị Ọ
Ti u lu n: ể ậ
Trang 2L I M Đ U Ờ Ở Ầ
Ho ch đ nh là m t trong b n ch c năng thi t y u c a m t nhà qu n tr , đ ngạ ị ộ ố ứ ế ế ủ ộ ả ị ồ
th i đờ ược coi là m t ch c năng u tiên hay là n n t ng c a qu n tr Đây là công vi cộ ứ ư ề ả ủ ả ị ệ
đ u tiên mà nhà qu n lý ph i th c hi n ngay t đ u đ tri n khai các ho t đ ng đầ ả ả ự ệ ừ ầ ể ể ạ ộ ể
đ t m c tiêu đã xác đ nh Ch c năng ho ch đ nh bao g m quá trình xác đ nh m c tiêuạ ụ ị ứ ạ ị ồ ị ụ trong tương lai và nh ng phữ ương ti n thích h p đ đ t m c tiêu đó. T t c các nhàệ ợ ể ạ ụ ấ ả
qu n tr trong m i c p b c đ u ph i th c hi n công tác ho ch đ nh. Thông qua ho chả ị ọ ấ ậ ề ả ứ ệ ạ ị ạ
đ nh , nhà qu n tr chu n b cho t ch c c a mình nh ng ho t đ ng c n thi t nh m đ tị ả ị ẩ ị ổ ứ ủ ữ ạ ộ ầ ế ằ ạ
được thành công c trong ng n h n và dài h n. Khi nhà qu n lý thi u t duy chi nả ắ ạ ạ ả ế ư ế
lược, thi u kh năng ho ch đ nh thì ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p không thế ả ạ ị ạ ộ ủ ệ ể phát tri n lâu b n.ể ề Trong môi trường kinh doanh đ y tính c nh tranh nh hi n nay vàầ ạ ư ệ
nh t là trong b i c nh toàn c u hóa, thì ho ch đ nh m t cách có hi u qu ngày càng trấ ố ả ấ ạ ị ộ ệ ả ở nên quan tr ng h n. Vi c này giúp doanh nghi p có th n đ nh, đ ng v ng và phátọ ơ ệ ệ ể ổ ị ứ ữ tri n.ể
Qua bài ti u lu n “Ch c năng ho ch đ nh trong qu n tr ”, chúng tôi mong sể ậ ứ ạ ị ả ị ẽ giúp ngườ ọi đ c hi u thêm v ch c năng quan tr ng c a qu n tr này, cũng nh cáchể ề ứ ọ ủ ả ị ư
th c đ l p ra m t k ho ch hoàn h o. Đ t đó, ngứ ể ậ ộ ế ạ ả ể ừ ườ ọi đ c có th áp d ng vào th cể ụ ự
ti n đ i s ng, giúp ích h n trong công vi c và h c t p.ễ ờ ố ơ ệ ọ ậ
Trang 3CH ƯƠ NG I:
CÁC V N Đ CHÍNH C A HO CH Đ NH Ấ Ề Ủ Ạ Ị
Theo nh ng lý thuy t g n đây nh t c a hai giáo s n i ti ng trong ngành Qu nữ ế ầ ấ ủ ư ổ ế ả
tr h c là James Stoner và Stephen Robbins thì Qu n tr bao g m 4 ch c năng c b n làị ọ ả ị ồ ứ ơ ả
Ho ch đ nh (Planning), T ch c (Organizing), Đi u khi n (Leading) và Ki m traạ ị ổ ứ ề ể ể (Controlling). Có th hi u đ n gi n các ch c năng này nh sau:ể ể ơ ả ứ ư
Ho ch đ nh là xác đ nh m c tiêu, nh n đ nh các c h i, r i ro và đ a ra cácạ ị ị ụ ậ ị ơ ộ ủ ư
phương pháp c th đ ho t đ ng hi u qu nh t, t n d ng t i đa các ngu n l c vàụ ể ể ạ ộ ệ ả ấ ậ ụ ố ồ ự
gi m thi u r i ro;ả ể ủ
T ch c là phân công công vi c cho t ng b ph n ho c cá nhân trong t ch c:ổ ứ ệ ừ ộ ậ ặ ổ ứ công vi c c th , n i làm vi c, th i gian c n hoàn thành, .v.v.;ệ ụ ể ơ ệ ờ ầ
Đi u khi n là vi c tuy n d ng, đào t o và b trí nhân s cũng nh các ho tề ể ệ ể ụ ạ ố ự ư ạ
đ ng nhân s khác nh m thúc đ y kh năng làm vi c c a các thành viên trong t ch c;ộ ự ằ ẩ ả ệ ủ ổ ứ
Ki m tra là xem xét k t qu ho t đ ng, đ a ra gi i pháp cho các v n đ , t đóể ế ả ạ ộ ư ả ấ ề ừ thúc đ y thành tích c a t ch c hẩ ủ ổ ứ ướng đ n m c tiêu đã đ t ra. Đây cũng là bế ụ ặ ước cu iố
c a m t công vi c qu n tr , khép l i m t chu k qu n tr , m ra m t chu k qu n trủ ộ ệ ả ị ạ ộ ỳ ả ị ở ộ ỳ ả ị
m i;ớ
Trong ph n này chúng ta s bàn lu n v ch c năng đ u tiên c a m t công vi cầ ẽ ậ ề ứ ầ ủ ộ ệ
qu n tr , đó là ch c năng Ho ch đ nh. Chúng ta s xem xét các v n đ sau:ả ị ứ ạ ị ẽ ấ ề
Khái ni m ho ch đ nh;ệ ạ ị
T m quan tr ng (m c đích c a ho ch đ nh);ầ ọ ụ ủ ạ ị
Ho ch đ nh và hi u qu ho t đ ng;ạ ị ệ ả ạ ộ
Phân lo i k ho ch;ạ ế ạ
Vai trò ho ch đ nh trong các c p qu n tr ;ạ ị ấ ả ị
Quy trình l p k ho ch.ậ ế ạ
I. KHÁI NI MỆ
Trang 4“Ho ch đ nh là m t quá trình n đ nh nh ng m c tiêu và xác đ nh bi n pháp ạ ị ộ ấ ị ữ ụ ị ệ
T các y u t trên, đ a ra nh ng phừ ế ố ư ữ ương pháp t t nh t đ th c hi n m c tiêuố ấ ể ự ệ ụ
m t cách hi u qu , t n d ng độ ệ ả ậ ụ ược các ngu n l c và c h i, gi m thi u r i ro.ồ ự ơ ộ ả ể ủ
II. T M QUAN TR NG (M C ĐÍCH C A HO CH Đ NH)Ầ Ọ Ụ Ủ Ạ Ị
M c đích cu i cùng c a công vi c ho ch đ nh là đ a ra các m c tiêu và phụ ố ủ ệ ạ ị ư ụ ươ ngpháp c th Trong 4 ch c năng qu n tr , có th nói Ho ch đ nh là ch c năng quanụ ể ứ ả ị ể ạ ị ứ
tr ng nh t, b i vì chúng ta không th ti n hành công vi c khi không bi t chúng taọ ấ ở ể ế ệ ế
mu n đ t đố ạ ược đi u gì và ph i làm gì đ đ t đề ả ể ạ ược nh ng đi u đó.ữ ề
Có r t nhi u công ty đã th t b i ch vì ho ch đ nh sai m c tiêu c a mình. ấ ề ấ ạ ỉ ạ ị ụ ủ
M t ví d đi n hình là Ford trong vi c tung ra chi c Edsel vào tháng 9 nămộ ụ ể ệ ế
1957. Có r t nhi u sai l m trong vi c ho ch đ nh k ho ch này, c th là: tên c a m uấ ề ầ ệ ạ ị ế ạ ụ ể ủ ẫ
xe không thu hút khách hàng, th i đi m tung ra th trờ ể ị ường không phù h p (vào th i đóợ ờ các m u xe m i thẫ ớ ường được bán vào tháng 11 h ng năm), thi t k t i, có nhi u tr cằ ế ế ồ ề ụ
tr c k thu t, giá thành quá cao trong khi khách hàng đang nh m đ n nh ng chi c xeặ ỹ ậ ắ ế ữ ế
r h n, và trên h t là vi c qu ng cáo thái quá v chi c xe mà không h có m t kh oẻ ơ ế ệ ả ề ế ề ộ ả sát th trị ường nào. K t qu là chi c Edsel ch t n t i trong 4 năm (t 1957 đ n 1960)ế ả ế ỉ ồ ạ ừ ế
v i doanh s 60.000 chi c trong năm đ u tiên, ch a đ n 30% mong đ i.ớ ố ế ầ ư ế ợ (2)
M t ví d n i ti ng khác là P&G (Procter and Gamble) – t p đoàn hàng đ uộ ụ ổ ế ậ ầ
th gi i v các s n ph m chăm sóc cá nhân – đã có nh ng đánh giá sai l m trong vi cế ớ ề ả ẩ ữ ầ ệ
1 () Tr ườ ng Đ i h c Kinh t TP HCM, Khoa qu n tr kinh doanh, B môn Qu n tr nhân s và chi n l ạ ọ ế ả ị ộ ả ị ự ế ượ c kinh
doanh (tháng 1/2006), Giáo trình Qu n tr h c ả ị ọ , Nhà xu t b n Phấ ả ươ ng Đông, thành ph H Chí Minh ố ồ
2 () Matt Haig (2005), Brand Failures – The truth about the 100 biggest branding mistakes of all time, nhà xu t b n ấ ả Kogan Page, Mĩ.
Trang 5ho ch đ nh s lạ ị ố ượng thương hi u ph c a m t nhãn hàng. H cho r ng càng nhi u sệ ụ ủ ộ ọ ằ ề ự
l a ch n cho khách hàng thì doanh s s càng cao. H đã tung ra đ n 52 thự ọ ố ẽ ọ ế ương hi uệ
ph c a ch m t dòng s n ph m kem đánh răng Crest và 31 thụ ủ ỉ ộ ả ẩ ương hi u ph c a m tệ ụ ủ ộ dòng s n ph m d u g i đ u tr gàu Head & Shoulders. S th t là khách hàng đã hoànả ẩ ầ ộ ầ ị ự ậ toàn b i r i trố ố ước hàng lo t s n ph m và cu i cùng Crest ch chi m 15% th ph n kemạ ả ẩ ố ỉ ế ị ầ đánh răng c a th trủ ị ường Mĩ, b Colgate b l i r t xa.ị ỏ ạ ấ (3)
Nh v y, qua hai ví d trên chúng ta có th th y đư ậ ụ ể ấ ượ ằc r ng, ho ch đ nh có vaiạ ị trò r t quan tr ng trong vi c kinh doanh cũng nh ho t đ ng c a b t k t ch c nàoấ ọ ệ ư ạ ộ ủ ấ ỳ ổ ứ khác. Không có ho ch đ nh ho c ho ch đ nh y u kém s d n chúng ta đ n th t b iạ ị ặ ạ ị ế ẽ ẫ ế ấ ạ
n ng n ặ ề
III. HO CH Đ NH VÀ HI U QU HO T Đ NGẠ Ị Ệ Ả Ạ Ộ
“Trong kinh doanh n u b n không l p k ho ch, đi u đó có nghĩa là b n đang ế ạ ậ ế ạ ề ạ chu n b m t k ho ch đ th t b i” ẩ ị ộ ế ạ ể ấ ạ – Crawford H.Greenewalt.(4)
M t ho ch đ nh đ độ ạ ị ể ược g i là hi u qu c n đáp ng t t v i trọ ệ ả ầ ứ ố ớ ước h t 6 yêuế
c u sau:ầ
1. T o ra t duy có h th ng đ tiên li u các tình hu ng qu n trạ ư ệ ố ể ệ ố ả ị
Trong qu n tr , khâu Ho ch đ nh đả ị ạ ị ựơc ví nh bánh lái, quy t đ nh hư ế ị ướng đi c aủ
c doanh nghi p, công ty. Nhà qu n tr khi y là thuy n trả ệ ả ị ấ ề ưởng ph i v ch đả ạ ượ cnhi u phề ương án nh m ng phó thích h p v i nhi u tình hu ng khác nhau, b i tínhằ ứ ợ ớ ề ố ở không ch c ch n, luôn xoay chuy n c a các kh năng là hi n nhiên và không tránhắ ắ ể ủ ả ể
được
Tính không ch c ch n là do công tác ho ch đ nh là d đoán, d báo s vi c sắ ắ ạ ị ự ự ự ệ ẽ
x y ra tả ở ương lai trong môi trường có nhi u y u t b t l i, khó d đoán đề ế ố ấ ợ ự ược ho cặ
n m ngoài s ki m soát c a doanh nghi p. M t đi u có th nhìn nh n là m t y u tằ ự ể ủ ệ ộ ề ể ậ ộ ế ố
3 () Matt Haig (2005), Brand Failures – The truth about the 100 biggest branding mistakes of all time, nhà xu t b n ấ ả Kogan Page, Mĩ.
4() L i vàng cho các nhà kinh doanh – NXB Tr năm 1994 ờ ẻ
Trang 6b t l i này đ n l i t o ti n đ cho các y u t b t l i khác x y ra. Vì th , vi c ho chấ ợ ế ạ ạ ề ề ế ố ấ ợ ả ế ệ ạ
đ nh kĩ càng và có b sâu t c là có h th ng là đi u không th coi nh ị ề ứ ệ ố ề ể ẹ
2. Ph i h p m i n l c c a t ch c trong quá trình th c hi n m c tiêuố ợ ọ ỗ ự ủ ổ ứ ự ệ ụ
Ho ch đ nh ch ra các bi n pháp cho phép khai thác t i đa th m nh c a doanhạ ị ỉ ệ ố ế ạ ủ nghi p, t n d ng c h i kinh doanh, h n ch nguy c cho doanh nghi p.ệ ậ ụ ơ ộ ạ ế ơ ệ
Vi c ho ch đ nh l i b chi ph i b i s sáng t o và thu n tình c a t p th Cácệ ạ ị ạ ị ố ở ự ạ ậ ủ ậ ể quy t đ nh do ho ch đ nh đ a ra ph i nh n đế ị ạ ị ư ả ậ ựơ ự ồc s đ ng tình và thông su t c a h uố ủ ầ
h t các thành viên trong t ch c. B i câu t c ng “M t cây làm ch ng nên non Ba câyế ổ ứ ở ụ ữ ộ ẳ
ch m l i nên hòn núi cao” luôn nh c nh chúng ta v s c m nh c a s đoàn k t m tụ ạ ắ ở ề ứ ạ ủ ự ế ộ lòng
3. T p trung vào các m c tiêu tránh s lãng phíậ ụ ự
Nh ph n 2 đã nói, ho ch đ nh c n đ a ra gói bi n pháp cho phép khai thác t iư ầ ạ ị ầ ư ệ ố
đa th m nh c a doanh nghi p h u đ t đế ạ ủ ệ ầ ạ ựơc m c tiêu. M t khi t p trung vào các m cụ ộ ậ ụ tiêu đ t ra, doanh nghi p có th hoàn thành công tác v i m c hao phí, r i ro th p nh tặ ệ ể ớ ứ ủ ấ ấ
có th B i ho ch đ nh là chu n b cho t ch c v n hành t t h n trong tể ở ạ ị ẩ ị ổ ứ ậ ố ơ ương lai
4. T o s h p tác và ph i h p gi a các cá nhân và b ph n trong t ch cạ ự ợ ố ợ ữ ộ ậ ổ ứ
Tuy ho ch đ nh là công tác c a cá nhân (nhà qu n tr ) nh ng m c tiêu c a khâuạ ị ủ ả ị ư ụ ủ này l i nh m đi u ph i nhân l c và tài l c c a c doanh nghi p vào quy trình làmạ ằ ề ố ự ự ủ ả ệ
vi c.ệ
Công cu c đi u hành s ho t đ ng c a m t doanh nghi p luôn làm nhà qu n lí đauộ ề ự ạ ộ ủ ộ ệ ả
đ u. T ng cá nhân, m i b ph n trong t ch c đ u có ch c năng và cách v n hànhầ ừ ỗ ộ ậ ổ ứ ề ứ ậ riêng, ho t đ ng trong lãnh v c chuyên môn c th , nh ng t t c đ u mang tráchạ ộ ự ụ ể ư ấ ả ề nhi m t o nên thành qu chung c a doanh nghi p. Gi đây, khi đã ho ch đ nh t t, nhàệ ạ ả ủ ệ ờ ạ ị ố
qu n lí s bi t cách ph i h p các cá nhân và b ph n, tri t tiêu nh ng mâu thu n n iả ẽ ế ố ợ ộ ậ ệ ữ ẫ ộ
b , nh ng cu c công kích v n t lâu đã là m i nguy cho công ty, làm khăng khít m iộ ữ ộ ố ừ ố ố quan h gi a cá nhân – cá nhân, cá nhân – t ch c và b ph n này v i b ph n kia,ệ ữ ổ ứ ộ ậ ớ ộ ậ khi n công vi c tr nên trôi ch y.ế ệ ở ả
Trang 75. Tăng đ linh ho t và thích nghi v i nh ng thay đ i c a môi trộ ạ ớ ữ ổ ủ ường bên ngoài
“Thương trường là chi n trế ường” – ngày nay thương trường th m chí còn h nậ ơ
c chi n trả ế ường v đ kh c li t và quy mô. M t công ty đang ăn nên làm ra b ng d ngề ộ ố ệ ộ ỗ ư tuyên b phá s n, khi n nhà đ u t và nh ng k cho vay m t phen nháo nhào. Nh ngố ả ế ầ ư ữ ẻ ộ ư
m t “ông l n” v a ra kh i th trộ ớ ừ ỏ ị ường thì ngay l p t c, các công ty m i l i xu t hi n vàậ ứ ớ ạ ấ ệ chen chân vào, th ch công ty x u s kia. Th i bu i này, ng òi tiêu dùng liên t c bế ỗ ấ ố ờ ổ ư ụ ị
t n công b i nh ng “đ c” chiêu khuy n mãi n m trong hàng lo t chấ ở ữ ộ ế ằ ạ ương trình khuy nế mãi r m r do các hãng đ a ra. M t CEO phát bi u “B n ch c n có thêm m t kháchầ ộ ư ộ ể ạ ỉ ầ ộ hàng mua s n ph m c a b n là b n đã b xa đ i th c a mình r i.” th i ‘Kháchả ẩ ủ ạ ạ ỏ ố ủ ủ ồ Ở ờ hàng là thượng đ ’ này, đ t n t i, các doanh nghi p ph i t ra c c kì linh ho t và ngế ể ồ ạ ệ ả ỏ ự ạ ứ
bi n t t v i s thay đ i c a môi trế ố ớ ự ổ ủ ường kinh doanh. H ph i b ra nhi u th i gian vàọ ả ỏ ề ờ công s c đ nghiên c u tâm lí khách hàng, đ t m c tiêu, sau đó ra s c chiêu d kháchứ ể ứ ặ ụ ứ ụ hàng m c tiêu và t o d ng lòng trung thành v i s n ph m t ngụ ạ ự ớ ả ẩ ừ ười tiêu dùng. Ngoài nhân t Khách hàng, còn nhi u y u t khác nh hố ề ế ố ả ưởng đ n s thành công c a doanhế ự ủ nghi p. Vì th khâu Ho ch đ nh quy t đ nh s s ng còn c a doanh nghi p trệ ế ạ ị ế ị ự ố ủ ệ ứơc sự
bi n đ ng không ng ng c a nh ng y u t b t l i.ế ộ ừ ủ ữ ế ố ấ ợ
C n xét đ n s sai l ch không nh gi a ho ch đ nh và th c t đ t đó có kầ ế ự ệ ỏ ữ ạ ị ự ế ể ừ ế
ho ch đi u ch nh, khi n k ho ch tr nên kh thi, nh ng c n tránh s thay đ i tuạ ề ỉ ế ế ạ ở ả ư ầ ự ổ ỳ
ti n và liên t c d n đ n nguy c không đ t đệ ụ ẫ ế ơ ạ ựơc m c tiêu và th t b i là ch c ch n.ụ ấ ạ ắ ắ
6. Phát tri n các tiêu chu n ki m tra h u hi uể ẩ ể ữ ệ
Ho ch đ nh thi t l p m c tiêu và vì th t o đi u ki n thu n l i cho vi c ki mạ ị ế ậ ụ ế ạ ề ệ ậ ợ ệ ể tra. B i n u các thành viên không ch c ch n h đang làm gì, đang c g ng đ t đở ế ắ ắ ọ ố ắ ạ ượ c
đi u gì thì h không th xác đ nh đề ọ ể ị ược h có đ t đọ ạ ược nó hay không
L i ích c a vi c ho ch đ nh hi u qu khi n vi c ki m tra t t h n đợ ủ ệ ạ ị ệ ả ế ệ ể ố ơ ược bi uể
di n qua hình 1.1.ễ
Hình 1.1: Quan h gi a Ch c năng ho ch đ nh và Ki m tra ệ ữ ứ ạ ị ể
Trang 8Chi ti t h n là s đ 1.2 dế ơ ơ ồ ưới đây:
Hình 1.2: Quy trình Ho ch đ nh và Ki m tra ạ ị ể
IV. PHÂN LO I K HO CHẠ Ế Ạ
Hình 1.3: Các lo i ho ch đ nh ạ ạ ị (5)
1. Ho ch đ nh chi n lạ ị ế ược
1.1. Khái ni m ệ
Ho ch đ nh chi n lạ ị ế ược là quá trình xây d ng các m c tiêu và hình thành các kự ụ ế
ho ch t ng th cho t ch c trong dài h n, đạ ổ ể ổ ứ ạ ược ti n hành b i các nhà qu n tr c p caoế ở ả ị ấ trong t ch c.ổ ứ
1.2. N i dung ộ
Xác đ nh nh ng m c tiêu ch y u và dài h n cho t ch c;ị ữ ụ ủ ế ạ ổ ứ
Xây d ng chự ương trình ho t đ ng t ng quát;ạ ộ ổ
Phân b ngu n l c đ th c hi n k ho ch nh m đ t đổ ồ ự ể ự ệ ế ạ ằ ạ ược m c tiêu.ụ
2. Ho ch đ nh tác nghi pạ ị ệ
2.1. Khái ni m ệ
Ho ch đ nh tác nghi p là nh ng ho ch đ nh liên quan đ n vi c tri n khai kạ ị ệ ữ ạ ị ế ệ ể ế
ho ch trong nh ng tình hu ng c th và th i gian ng n.ạ ữ ố ụ ể ờ ắ
5 Tr ườ ng Đ i h c Kinh t TP HCM, Khoa qu n tr kinh doanh, B môn Qu n tr nhân s và chi n l ạ ọ ế ả ị ộ ả ị ự ế ượ c kinh
doanh (tháng 1/2006), Giáo trình Qu n tr h c ả ị ọ , Nhà xu t b n Phấ ả ươ ng Đông, thành ph H Chí Minh ố ồ
Trang 9 Chương trình: chương trình khuy n mãi, chế ương trình gi m giá cu i năm ho cả ố ặ
đ n gi n nh chơ ả ư ương trình đào t o nâng cao trình đ ngo i ng cho nhân viên.ạ ộ ạ ữ
D án: có quy mô nh , có th là m t ph n c a các chự ỏ ể ộ ầ ủ ương trình l n nh ng bớ ư ị
gi i h n v ngu n l c và th i gian hoàn thành.ớ ạ ề ồ ự ờ
Ngân sách: là nh ng k ho ch đ phân b tài chính cho các chữ ế ạ ể ổ ương trình, dự
án, các ho t đ ng đã đ nh, trong kho ng th i gian d ki n. Đây là căn c đ ki m traạ ộ ị ả ờ ự ế ứ ể ể
m c hi u qu c a các ho t đ ng c a t ch c.ứ ệ ả ủ ạ ộ ủ ổ ứ
2. So sánh ho ch đ nh chi n lạ ị ế ược và ho ch đ nh tác nghi pạ ị ệ
Phương di n so sánhệ Ho ch đ nh chi n lạ ị ế ược Ho ch đ nh tác nghi pạ ị ệ
Gi ng nhau: ố Đ u là quá trình xây d ng m c tiêu và k ho ch th c hi n ề ự ụ ế ạ ự ệ
Khác nhau:
C p ho ch đ nh ấ ạ ị Qu n tr gia c p cao ả ị ấ Qu n tr gia th a hành, c p d ả ị ừ ấ ướ i
Th i h n ờ ạ Vài năm tr lên ở Ng n h n, có th hàng ngày, hàng tu n, ắ ơ ể ầ
hàng tháng.
Ph m vi ạ Bao quát m t lãnh v c r ng l n, ít đi ộ ự ộ ớ
sâu vào chi ti t ế Đi sâu th c hi n các chi ti t đ ự ệ ế ượ c xác
đ nh c th ị ụ ể
M c tiêu ụ Dài h n ạ Ng n h n ắ ạ
V. VAI TRÒ HO CH Đ NH TRONG CÁC C P QU N TRẠ Ị Ấ Ả Ị
Ho ch đ nh là ch c năng đ u tiên và quan tr ng nh t, b t c m t lo i hình tạ ị ứ ầ ọ ấ ấ ứ ộ ạ ổ
ch c nào v i quy mô l n hay nh , ho ch đ nh luôn có ý nghĩa to l n đ i v i doanhứ ớ ớ ỏ ạ ị ớ ố ớ nghi p. Đ i v i các nhà qu n tr , ho ch đ nh có vai trò chính:ệ ố ớ ả ị ạ ị
Giúp nhà qu n tr ch đ ng đ i phó v i các tình hu ng t t h n, kh c ph cả ị ủ ộ ố ớ ố ố ơ ắ ụ
được nh ng ho t đ ng th đ ng mà có th d n đ n nh ng t n th t cho doanh nghi p;ữ ạ ộ ụ ộ ể ẫ ế ữ ổ ấ ệ
Trang 10 Có nh ng chính sách, bi n pháp nh t quán (không mâu thu n, tri t tiêu đ ngữ ệ ấ ẫ ệ ộ
l c c a nhau);ự ủ
T p trung các ngu n l c đ hoàn thành nh ng công vi c tr ng tâm c a t ch cậ ồ ự ể ữ ệ ọ ủ ổ ứ trong nh ng th i kì khác nhau; kh c ph c tình tr ng dàn đ u tr i m ng cho t t c , k tữ ờ ắ ụ ạ ề ả ỏ ấ ả ế
c c không hoàn thành đụ ược nhi m v c b n nào c a doanh nghi p;ệ ụ ơ ả ủ ệ
Cho phép các nhà qu n tr ph i h p các ngu n l c v i chi phí th p nh t, mangả ị ố ợ ồ ự ớ ấ ấ
l i hi u qu kinh t cao nh t.ạ ệ ả ế ấ
V c b n, các c p qu n tr trong doanh nghi p đề ơ ả ấ ả ị ệ ược chia thành các c p: c pấ ấ cao (toàn t ch c), c p trung (phòng ch c năng), c p th p (phân xổ ứ ấ ứ ấ ấ ưởng/cá nhân). Mu nố xây d ng k ho ch c a m i c p ph i căn c trên k ho ch c a c p trên g n nh t. Tuyự ế ạ ủ ỗ ấ ả ứ ế ạ ủ ấ ầ ấ nhiên trong n n kinh t th trề ế ị ường, k ho ch c a c p trên mang tính hế ạ ủ ấ ướng d n h n làẫ ơ tính b t bu c. M i s thiên l ch v m t phía ho c quá nh n m nh vi c b t bu c hayắ ộ ọ ự ệ ề ộ ặ ấ ạ ệ ắ ộ không b t bu c đ u d n đ n s thi t h i cho n n kinh t nói chung và doanh nghi pắ ộ ề ẫ ế ự ệ ạ ề ế ệ nói riêng.
1. Đ i v i c p th p (phân xố ớ ấ ấ ưởng/cá nhân)
nhi u công ty, vi c ho ch đ nh đ c đ a xu ng các c p th p h n c a t
ch c. c p này, công nhân có kh năng qu n tr b n thân mình. H t đ ra l ch trìnhứ Ở ấ ả ả ị ả ọ ự ề ị công tác riêng, các m c tiêu l i nhu n, có quy n đ a ý ki n v các quy t đ nh tuy nụ ợ ậ ề ư ế ề ế ị ể
d ng và sa th i, đ t mua thi t b , v t li u, và trong m t s trụ ả ặ ế ị ậ ệ ộ ố ường h p còn xây d ngợ ự
c chi n lả ế ược kinh doanh
Tuy nhiên mô hình này không áp d ng đụ ược cho t t c các công ty, nó ch cóấ ả ỉ
hi u qu khi công vi c đòi h i m c đ ph thu c l n nhau r t cao gi a các công nhânệ ả ệ ỏ ứ ộ ụ ộ ẫ ấ ữ trong môi trường ph c t p. M c đích là thu hút m i ngứ ạ ụ ọ ười vào nh ng công vi c hayữ ệ
ch c năng khác nhau, gi i phóng các nhà qu n tr c p cao h n thoát kh i nhi m vứ ả ả ị ấ ơ ỏ ệ ụ giám sát m t th i gian, nh v y nhà qu n tr có thêm th i gian đ th c hi n vi cấ ờ ờ ậ ả ị ờ ể ự ệ ệ
ho ch đ nh dài h n và các ho t đ ng ph i h p khác.ạ ị ạ ạ ộ ố ợ
2. Đ i v i c p trung và c p cao (nhà t ch c)ố ớ ấ ấ ổ ứ
Trang 11Nh ng nhà qu n tr ph i có kh năng x lí nhũng ý tữ ả ị ả ả ử ưởng và thông tin phù h p,ợ
h f i suy nghĩ m t cách có h th ng v hi n t i và tọ ả ộ ệ ố ề ệ ạ ương lai, sau đó thông qua vi cệ
ho ch đ nh tình tr ng c a t ch c trong tạ ị ạ ủ ổ ứ ương lai mà tìm cách c i thi n, n u nh ngả ệ ế ữ nhà qu n tr đó có vai trò tích c c và d n đ u trong vi c thúc đ y t ch c hả ị ự ẫ ầ ệ ẩ ổ ứ ướng t iớ
tương lai. Vì th ho ch đ nh chính sách nghĩa là các nhà qu n tr ph i ch đ ng và làmế ạ ị ả ị ả ủ ộ cho s vi c x y ra theo chi u hự ệ ả ề ướng mong mu n ch không ph i ch ph n ng và đố ứ ả ỉ ả ứ ể cho s vi c t x y ra. Thông qua ho ch đ nh, nh ng nhà qu n tr không nh ng phátự ệ ự ả ạ ị ữ ả ị ữ huy được kh năng trong tả ương lai, mà tùy theo múc đ hi u qu c a các k ho ch cóộ ệ ả ủ ế ạ
th tăng thêm đ ng l c ho ch đ nh c a h Hành vi ho ch đ nh trau d i kh năng tể ộ ự ạ ị ủ ọ ạ ị ồ ả ư duy c a các nhà qu n tr khi h xem xét nh ng ý tủ ả ị ọ ữ ưởng cho tương lai. Vì th mà c k tế ả ế
qu l n hành vi ho ch đ nh đ u có l i cho t ch c và nh ng nhà qu n tr c a nó.ả ẫ ạ ị ề ợ ổ ứ ữ ả ị ủ
VI. QUY TRÌNH L P K HO CHẬ Ế Ạ
Vi c l p k ho ch là vô cùng quan tr ng và c n thi t. Nhà qu n tr khi l p kệ ậ ế ạ ọ ầ ế ả ị ậ ế
ho ch c n ph i tuân theo m t quá trình h p lý và khoa h c.ạ ầ ả ộ ợ ọ
Hình 1.4: Quy trình l p k ho ch ậ ế ạ
1. Nh n th c c h iậ ứ ơ ộ
Nhà qu n tr c n nghiên c u th trả ị ầ ứ ị ường đ t đó đánh giá để ừ ược nh ng c h iữ ơ ộ dành cho doanh nghi p trong ho ch đ ng s n xu t, kinh doanh. Tìm hi u c h i làệ ạ ộ ả ấ ể ơ ộ
bước đ u tiên trong quá trình ho ch đ nh chi n lầ ạ ị ế ược. Yêu c u đ a ra cho nhà qu n trầ ư ả ị
là ph i tr l i các câu h i: Nh ng đi m m nh, đi m y u c a doanh nghi p? Nh ng cả ả ờ ỏ ữ ể ạ ể ế ủ ệ ữ ơ
h i, thách th c có th x y ra? Nh ng c h i đó có h p v i kh năng c a doanh nghi pộ ứ ể ả ữ ơ ộ ợ ớ ả ủ ệ không? Và, vượt qua nh ng thách th c đó b ng cách nào?ữ ứ ằ
Nhà qu n tr ph i đánh giá nh ng đi m m nh, đi m y u c a b n thân doanhả ị ả ữ ể ạ ể ế ủ ả nghi p doanh nghi p và s tác đ ng c a các y u t vĩ mô: tình hình chính tr , kinh t ,ệ ệ ự ộ ủ ế ố ị ế
Trang 12xã h i… Nh ng tác đ ng tích c c s t o ra c h i cho doanh nghi p và nh ng nguy cộ ữ ộ ự ẽ ạ ơ ộ ệ ữ ơ
t nh ng tác đ ng tiêu c c. Vi c phân tích các y u t vi mô cũng là m t đi m r t quanừ ữ ộ ự ệ ế ố ộ ể ấ
tr ng. Áp d ng mô hình phân tích 5 ngu n l c c a Micheal Porter đ phân tích môiọ ụ ồ ự ủ ể
trường kinh doanh trong ngành
Hình 1.5: Mô hình phân tích 5 ngu n l c (M.Porter) ồ ự
2. Xác đ nh các m c tiêuị ụ
Đ i v i ti n trình ho ch đ nh, m c tiêu cũng có m t vai trò đ c bi t. Nó chiố ớ ế ạ ị ụ ộ ặ ệ
ph i toàn b quá trình ho ch đ nh, cũng nh t ch c th c hi n các n i dung ho chố ộ ạ ị ư ổ ứ ự ệ ộ ạ
đ nh. M c tiêu ch ra đi m k t thúc c a quá trình ho ch đ nh v i nh ng ch tiêu đ cị ụ ỉ ể ế ủ ạ ị ớ ữ ỉ ặ
tr ng nh : doanh thu, l i nhu n,… Không th có m t ho ch đ nh hi u qu khi m cư ư ợ ậ ể ộ ạ ị ệ ả ụ tiêu ch a đư ược xác đ nh đúng đ n. Tùy theo m i lo i, m i đ i tị ắ ỗ ạ ỗ ố ượng ho ch đ nh cạ ị ụ
th mà có nh ng m c tiêu tể ữ ụ ương ng. ứ
Trang 13Bước này, nhà qu n tr ph i ch ra đả ị ả ỉ ược k t qu c th t i t ng th i đi m nh tế ả ụ ể ạ ừ ờ ể ấ
đ nh ng v i các mị ứ ớ ục tiêu T đó xác đ nh đừ ị ược tiến trình, th i gian th c hiờ ự ện
Trong vi c xác đ nh m c tiêu thệ ị ụ ường đượ ử ục s d ng hai phương pháp:
th trị ường; gi thi t v môi trả ế ề ường ho t đ ng c a doanh nghi p; chính sách, chạ ộ ủ ệ ủ
trương c a Chính ph và quan tr ng là trình đ hi n t i c a doanh nghi p (v n, năngủ ủ ọ ộ ệ ạ ủ ệ ố
l c s n xu t, nhân s …).ự ả ấ ự
Trong vi c xem xét các ti n đ ngệ ề ề ườ ậi l p k ho ch c n phân tích các d báo vế ạ ầ ự ề tình hình trong tương lai và đi u ki n hi n có c a t ng b ph n, đ làm rõ u thề ệ ệ ủ ừ ộ ậ ể ư ế
c nh tranh c a doanh nghi p. Ngạ ủ ệ ườ ậi l p k ho ch càng hi u rõ và đánh giá đúng cácế ạ ể
ti n đ thì ho ch đ nh s càng đề ề ạ ị ẽ ược th c hi n và ph i h p thành công.ự ệ ố ợ
4. Xây d ng các phự ương án
Các phương án được xây d ng d a trên m c tiêu và cá ti n đ đã xác đ nh.ự ự ụ ề ề ị Trong bước này ngườ ậi l p m c tiêu c n ph i xây d ng và nghiên c u các phụ ầ ả ự ứ ương án hành đ ng khác nhau đ có c s l a ch n ra m t phộ ể ơ ở ự ọ ộ ương án t i u. M i phố ư ỗ ương án
th a mãn cho m t kh năng có th x y ra trong tỏ ộ ả ể ả ương lai, đ m b o cho ho ch đ nhả ả ạ ị
được th c hi n, hoàn thành các m c tiêu đã đ ra. ự ệ ụ ề
S lố ượng phương án ph thu c vào lo i ho ch đ nh, tính ch t ph c t p và đụ ộ ạ ạ ị ấ ứ ạ ộ
l n c a đ i tớ ủ ố ượng ho ch đ nh. Tuy nhiên vi c xây d ng quá nhi u phạ ị ệ ự ề ương án s d nẽ ẫ
đ n t n kém ngu n l c, th i gian và có th đánh m t c h i.ế ố ồ ự ờ ể ấ ơ ộ
5. Đánh giá các phương án
M i phỗ ương án đ u ch a đ ng nh ng u, nhề ứ ự ữ ư ược đi m nh t đ nh và s thay đ iể ấ ị ẽ ổ theo các đi u ki n khách quan. Vi c đánh giá các phề ệ ệ ương án giúp nhà qu n tr có th soả ị ể
Trang 14sánh t đó ch n l a đừ ọ ự ược phương án t i u nh t. Đ so sánh các y u t c n ph i cóố ư ấ ể ế ố ầ ả
m t h th ng các tiêu chu n đánh giá đ ng nh t. Tuy nhiên, trong th c t nh ng ho chộ ệ ố ẩ ồ ấ ự ế ữ ạ
đ nh thị ường ch a nhi u m c tiêu và nhi u y u t không th lứ ề ụ ề ế ố ể ượng hóa được. Ví d :ụ
m c đ hài lòng c a khách hàng, tính th m m c a m t s n ph m, ch t lứ ộ ủ ẩ ỹ ủ ộ ả ẩ ấ ượng c aủ
m t chi n d ch qu ng cáo, m c đ tác đ ng đ n hành vi mua c a ngộ ế ị ả ứ ộ ộ ế ủ ười tiêu dùng…
Có nhi u cách đánh giá và so sánh gi a các phề ữ ương án, t ng quát có 2 nhómổ
phương pháp c b n đ đánh giá:ơ ả ể
Các phươ ng pháp đ nh tính: ị s d ng kinh nghi m và nh ng phân tích, suyử ụ ệ ữ
lu n c b n đ đánh giá. Tuy ch a th giúp nhà qu n tr l a ch n phậ ơ ả ể ư ể ả ị ự ọ ương pháp t i uố ư
nh ng nó cho phép đ a ra nh ng nh n xét s b đ lo i tr phư ư ữ ậ ơ ộ ể ạ ừ ương pháp kém nh ngữ
kh thi nh t.ả ấ
Các ph ươ ng pháp đ nh l ị ượ ng: dùng các phương pháp toán, th ng kê… đố ể
đ nh lị ượng và đánh giá m c đ th a mãn các yêu c u c a t ng phứ ộ ỏ ầ ủ ừ ương án.
6. L a ch n phự ọ ương án t i uố ư
Sau khi so sánh các phương án, nhà qu n tr s ch n ra phả ị ẽ ọ ương án t i u nh tố ư ấ
d a trên k t qu đánh giá. Không th có m t phự ế ả ể ộ ương án t i u cho m i đi u ki nố ư ọ ề ệ khách quan khác nhau. Do đó, đây ch là phỉ ương án có nhi u u đi m nh t, nhi u khề ư ể ấ ề ả năng th c hi n k ho ch t t nh t trong đi u ki n khách quan hi n có ho c trong dự ệ ế ạ ố ấ ề ệ ệ ặ ự đoán, theo tiêu chu n đ ra cho t ng trẩ ề ừ ường h p: thu h i v n nhanh nh t, l i nhu nợ ồ ồ ấ ợ ậ
l n nh t, ti t ki m chi phí nh t…ớ ấ ế ệ ấ
Tuy nhiên, vi c phân tích đánh giá cho th y không ph i lúc nào cũng ch có m tệ ầ ả ỉ ộ
phương án t i u, có th có nhi u phố ư ế ề ương án thích h p cho m t ho ch đ nh và nhàợ ộ ạ ị