Bài Tiểu luận môn Kỹ năng hoạch định trong Quản trị văn phòng

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tiểu luận kết trình nghiên cứu, khảo sát thực tế Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu LỜI CẢM ƠN Với lòng kính trọng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân Lâm Thu Hằng giảng viên môn kỹ hoạch định quản trị văn phòng hưỡng dẫn, bảo truyền đạt kiến thức kỹ bổ ích cho em trình học tập trình làm tiểu luận Đồng thời, xin chân thành cảm ơn đến cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu tạo điểu kiện giúp đỡ em trình khảo sát cung cấp tài liệu phục vụ cho trình nghiên cứu nội dung công tác hoạch định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Trong công xây dựng đổi đất nước, cùng với hội nhập quốc tế ngày diễn mạnh mẽ toàn cầu, đòi hỏi quan, tổ chức phải không ngừng phấn đấu để đáp ứng với yêu cầu ngày cao xã hội Trên lĩnh vực hoạt động quản lý hành nhà nước nay, công tác hành văn phòng coi trọng Bởi cầu nối thông tin phục vụ cho hoạt động đạo, điều hành công việc ngày quan, tổ chức giúp lãnh đạo hoạch định công việc rõ ràng, xác, đảm bảo khai thác sử dụng tốt nguồn thông tin thu thập ở khứ, lĩnh vực thiếu việc tạo dựng việc quản lý công tác hành quan Như biết, quan có văn phòng Văn phòng máy giúp việc quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo.Văn phòng có vai trò quan trọng quan, tổ chức Công tác văn phòng thực tốt sẽ động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quan, đơn vị Ngược lại công tác văn phòng thực không tốt sẽ dẫn đến nhiều khó khăn hiệu đạt không mong muốn Bởi mà công tác văn phòng đóng góp lớn cho quan, tổ chức mà góp phần vào công xây dựng phát triển đất nước Hoạch định chức đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động Văn phòng Công tác hoạch định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng quan trọng, giúp cho Nhà quản trị Văn phòng hình thành máy làm việc với cấu hợp lý, nhiệm vụ chức quyền hạn phân công rõ ràng đảm bảo vận hành thông suốt, thực mục tiêu đề hiệu Do em xin trình bày tiểu luận với đề tài “Hoạch định chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu” Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều đề tài nghiên cứu sinh viên trường đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng khảo sát thực tế, thực tập UBND quận Liên Chiểu Tuy nhiên, đa phần nghiên cứu vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nhân sự; công tác văn thư lưu trữ; công tác hoạch định chưa đề cập sâu đến vieech hoạch định nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng đề tài nghiên cứu, phân tích, tổng hợp có dẫn chứng khoa học công tác văn phòng Ủy ban nhân quận Liên Chiểu Đặc biệt Văn phòng HĐND UBND quận Liên Chiểu - Đối tượng nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc phạm vi Văn phòng HĐND UBND quận Liên Chiểu - Phạm vi nghiên cứu dừng lại ở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc phạm vi quản lý Văn phòng HĐND UBND quận Liên Chiểu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Nắm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND quận Liên Chiểu Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động Văn phòng HĐND UBND quận nhằm nghiên cứu công tác văn phòng, hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức từng phận thuộc phạm vi Văn phòng HĐND UBND quận, để đúc kết rút kinh nghiệm mang tính khoa học khả thi cao, nhằm tăng cường hoàn thiện công tác văn phòng Ủy ban nhân dân quận Để nâng cao hiệu quản lý làm tư liệu tham khảo, phục vụ cho nghiên cứu khóa học sau Đánh giá trung thực, khách quan, xác định ưu nhược điểm thực trạng tổ chức quản lý, đạo, điều hành công tác văn phòng Văn phòng HĐND UBND quận Từ đó, đưa số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Văn phòng HĐND UBND quận Liên Chiểu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Căn vào tình hình thực tiễn quan Trên sở công việc, nhiệm vụ cụ thể thực hiện, từ thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu dùng phương pháp luận để diễn giải gồm phương pháp: + Phương pháp quan sát + Phương pháp mô tả + Phương pháp phân tích – tổng hợp + Phương pháp thống kê + Phương pháp điều tra, khảo sát Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài thể mang tính thiết thực, dễ hiểu, gắn liền với thực tế Phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu cán bộ, công chức làm công tác văn phòng Ủy ban nhân dân quận Liên Chiểu sinh khóa sau chuyên ngành Quản trị văn phòng Cấu trúc đề tài Gồm 03 phần chính: Chương I: Chương II: Chương III: CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG VÀ CÁC BỘ PHẬN TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG Khái niệm Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng việc xây dựng, định ra, xếp bố trí phận; thiết lập mối quan hệ phận; xác định chức năng, nhiệm vụ cho phận văn phòng để thực chức nhiệm vụ văn phòng, hướng tới mục tiêu chung quan 1.2 Cơ sở hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng - Dựa vào quy mô, đặc điểm hoạt động quan; - Chức nhiệm vụ Văn phòng theo quy định; - Con người làm việc Văn phòng; - Cơ chế hoạt động Văn phòng; - Điều kiện sở vật chất; - Nghiệp vụ Văn phòng; 1.3 Nội dung, quy trình hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng 1.3.1 Nội dung hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu - Thiết lập rõ phận văn phòng, số lượng cụ thể phận, phận, cá nhân văn phòng phải đặt chức danh định; - Xác định rõ chức nhiệm vụ cho từng phận, từng cá nhân phận văn phòng; - Thiết lập mối quan hệ tương tác phận, cá nhân văn phòng 1.3.2 Quy trình hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu Hoạch định phận mục tiêu phận văn phòng Sau thu thập thông tin nghiên cứu để định phận chức cần thành lập văn phòng, nhà Quản trị văn phòng phải xác định mục tiêu cho phận chức dựa vào mục đích thành lập phận để làm phận có chức Nhà quản trị cần phải xác định: - Mục tiêu dài hạn, bản, lâu dài phận văn phòng; - Mục tiêu trước mắt, cụ thể mà phận cần phải đạt để đảm bảo tồn trước tiên từng bước đạt mục tiêu bản, lâu dài; - Trên sở mục tiêu phải đạt ngắn hạn hay dài hạn, nhà Quản trị cần định số lượng cụ thể phận, số lượng biên chế cho từng phận, trình độ, kỹ đối với từng chức danh phận Hoạch định chức nhiệm vụ phận Văn phòng Chức lý tồn tổ chức, nhà Quản trị cần phải hoạch định rõ phận văn phòng có tác dụng đối với hoạt động văn phòng quan Các phận phải thực nhiệm vụ Việc hoạch định chức năng, nhiệm vụ cho phận phải đảm bảo: - Mỗi phận cần có chức năng, nhiệm vụ cụ thể không trùng lặp, chồng chéo lên nhau; - Nhiệm vụ mội phận phải cụ thể, toàn diện, có nhiệm vụ bản, lâu dài, có nhiệm vụ theo thời gian, giai đoạn, có nhiệm vụ giao theo từng lĩnh vực hoạt động, nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất ; Hoạch định lĩnh vực trọng tâm phận Để hoạt động văn phòng đạt hiệu cao phận chức cần phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ giao Nhà quản trị cần phải xác định lĩnh vực trọng tâm cho hoạt dộng phận từ sở để nhà quản trị giao nhiệm vụ cụ thể cho phận, sở để phận ưu tiên giải công việc Hoạch định cấu trúc, cáu tổ chức cho phận Sau định phận, xác định mục tiêu, chức nhiệm vụ lĩnh vực trọng tâm cho phận, nhà quản trị phải tiến hành hoạch định cấu trúc, cấu tổ chức cho phận Nhà quản trị lựa chọn cấu tổ chức cho phận theo hình thức: Cơ cấu dọc, cấu ngang, cấu hỗn hợp Tuy nhiên, lựa chọn hình thức cấu tổ chức để xây dựng cấu trúc phận nhà quản trị phải đảm bảo phân công lao động phận: - Chức nhiệm vụ phận cần phân bổ rõ ràng; Phải xác định giới hạn nhiệm vụ phận; Chỉ rõ cấu lãnh đạo phận người? Cụ thể ai? Số lượng biên chế; Trong phận trực thuộc phận chịu trách nhiệm trước phận nào, phận phải phối hợp công việc với phận nào, chịu trách nhiệm trước ? Hoạch định mối quan hệ phận Hoạch định mối quan hệ phận cấu thành văn phòng việc xác định mối quan hệ nhà quản trị, lãnh đạo văn phòng đối với phận văn phòng, xác định chế phối hợp công việc phận văn phòng, xác định cách thức, quy trình phối hợp công việc phận với Việc hoạch định mối quan hệ phận cấu thành văn phòng nội dung quan trọng công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc văn phòng, việc xác định đắn mối quan hệ phận sẽ tạo thuận lợi viêc phối hợp công việc phận, nâng cao hiệu làm việc văn phòng Mối quan hệ phận văn phòng cần phải đảm bảo chế thực hiện, thể thức hóa văn để đảm bảo thực thuận tiện cho việc kiểm tra Đánh giá, dự báo phát triển, hoạt động phận để kịp thời chỉnh sửa, hoàn thiện Sau đưa phận cấu thành văn phòng vào hoạt động, nhà quản trị cần phải dự báo, theo dõi hiệu hoạt động phận, từ điều chỉnh, hoàn thiện phận, nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Việc đánh giá, dự báo cần phải ý: - Nếu quan, văn phòng quan phát triển mục tiêu cần điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ máy văn phòng, phận trực thuộc văn phòng, điều chỉnh quan hệ, cấu trúc văn phòng; - Nếu môi trường có biến động, ảnh hưởng tới tồn quan, tổ chức, nhà quản trị cần xem xét điều chỉnh hoạt động phận phù hợp với tình hình thực tế; - Trong điều chỉnh cần bố trí sử dụng cán vào vị trí cách khách quan, chức năng, nhiệm vụ, khả - Nếu máy hoạt động hiệu phận có trùng lặp chức nhiệm vụ cần có điều chỉnh việc phân công chức nhiệm vụ 1.4 cho phận Nguyên tắc hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng - Các phận cá nhân văn phòng phải có chức danh cụ thể; - Chức nhiệm vụ văn phòng cần phân công hợp lý cho phận, cá nhân phụ trách thực hiện; - Nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn cá nhân phận văn phòng phải tương xứng; - Có kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực nhiệm vụ, chức để xử lý vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến rút kinh nghiệm công tác hoạch định; - Việc tuyển chọn cán văn phòng phải chặt chẽ, khoa học, sử dụng cán bộ, tạo điều kiện cho người phát huy cao khả không ngừng phát triển 1.5 mặt lực phẩm chất Yêu cầu hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng - Đảm bảo tính hiệu quả, tối ưu; - Đảm bảo tính ổn định; - Đảm bảo linh hoạt; - Đảm bảo tính kinh tế Công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng quan trọng, đảm bảo hoạt động hiệu Văn phòng có tác dụng: Giảm tối đa trùng lắp công việc đơn vị, phận cá nhân nhà quản trị; Chủ động đối phó với tình huống thay đổi hoạt động, tăng độ linh hoạt máy; Là sở cho phối hợp liên kết phận, đơn vị chức năng; Tiết kiệm chi phí thời gian nguồn lực quan tổ chức CHƯƠNG II HOẠCH ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÁC BỘ PHẬN THUỘC VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND QUẬN LIÊN CHIỂU 2.1 Chức Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND) Ủy ban nhân dân (UBND) quận Liên Chiểu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Liên Chiểu, máy giúp việc Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân (bao gồm Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Liên Chiểu) Thường trực Hội đồng nhân dân quận Liên Chiểu Là máy giúp việc Thường trực HĐND UBND quận Quan hệ Văn phòng với quan chuyên môn thuộc UBND Quận UBND xã, phường - Văn phòng có mối quan hệ mật thiết, phối hợp công tác hàng ngày với quan chuyên môn thuộc UBND Quận UBND xã, phường để giúp Thường trực HĐND, UBND Quận nắm bắt hoạt động cấp, ngành; đôn đốc cấp, ngành, đơn vị thực Chỉ thị, Quyết định văn điều hành Thường trực HĐND UBND Quận; thực chế độ báo cáo theo quy định; - Hướng dẫn giúp đỡ Văn phòng HĐND UBND xã, phường, phòng ban, ngành, đơn vị phương pháp thu thập thông tin, báo cáo để phối hợp kịp thời, nhạy bén thông suốt Quan hệ Văn phòng với Văn phòng HĐND Văn phòng UBND Thành phố - Văn phòng thường xuyên quan hệ với quan chuyên môn trực thuộc Văn phòng HĐND Văn phòng UBND tỉnh để nắm bắt thông tin quản lý, tiếp nhận kinh nghiệm tiên tiến quản lý văn phòng, trang thiết bị đại văn phòng, quy chế làm việc, quản lý văn bản, nhằm thực cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng hiệu công tác văn phòng 2.2.Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phận Hành - Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND UBND quận Liên Chiểu 2.2.1 Chức - Theo dõi tổng hợp tình hoạt động ngành, lĩnh vực, đơn vị thuộc phạm vi quản lý UBND quận; - Theo dõi quan hệ với quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND quận 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Nghiên cứu, xây dựng chương trình công tác HĐND- UBND quận, Tổng hợp báo cáo định kỳ, đề xuất, biên tập đề án, văn giúp Thường trực HĐND – UBND quận việc đạo cấp, ngành, đơn vị địa bàn quận; Đề xuất ý kiến nội dung chương trình công tác giúp Chánh Văn phòng chuẩn bị báo cáo cho lãnh đạo; chuẩn bị nội dung họp; Rà soát, chỉnh lý, sửa đổi dự thảo văn quan chuyên môn quan cấp gửi lên; Trình UBND quận ban hành quy chế làm việc UBND quận; văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu Văn phòng UBND quận ; Trình UBND quận kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, chương trình, dự án, đề án thuộc phạm vi quản lý UBND quận; Giúp Chánh Văn phòng tổng hợp đề xuất, kiến nghị giao ban thành phố, quận Tổng hợp báo cáo tháng, quý, tháng, năm UBND quận Theo dõi chế độ báo cáo định kỳ đơn vị ; đôn đốc, theo dõi ngành, địa phương thực ý kiến kết luận lãnh đạo UBND quận họp giao ban, sơ kết; Quản lý mạng công nghệ thông tin; biên tập tin Website quận theo dõi trả lời chuyên mục Hỏi – Đáp Cổng thông tin điện tử thành phố liên quan đến quận công tác báo chí ngày; Lập thông báo kết luận giao ban tuần, tháng, quý, tháng, năm đôn đốc, theo dõi ngành, địa phương thực ý kiến kết luận lãnh đạo UBND quận họp giao ban, sơ kết thuộc lĩnh vực phân công theo dõi; Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách hành Nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng UBND quận; Chịu trách nhiệm báo cáo việc thực công việc giao trước lãnh đạo văn phòng; Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn phòng giao 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Gồm: + 01 Trưởng phận + 03 chuyên viên 2.2 Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phận Quản trị - Tổ chức thuộc Văn phòng HĐND UBND quận Liên Chiểu 2.2.1 Chức Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND quận, Chủ tịch UBND quận; Quản lý tổ chức máy, biên chế cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi HĐND UBND quận; Quản lý tài chính, tải sản giao theo quy định pháp luật phân cấp UBND quận 2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Quản lý sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động lãnh đạo, đơn vị phận chức thuộc phạm vi Văn phòng HĐND UBND quận; Quản lý tài sản, điện nước, phương tiện giao thông phục vụ cho hoạt động Văn phòng UBND quận; Quản lý, tổ chức biên chế cán công chức, xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng HĐND UBND quận; thực chế độ tiền lương chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, vien chức thuộc phạm vi quản lý vủa Văn phòng HĐND UBND quận; Lập kế hoạch phong trào thi đua – khen thưởng Văn phòng HĐND UBND quận; Theo dõi, kiểm tra thực công tác y tế; công tác bảo vệ; phòng cháy chữa cháy; công tác thông tin liên lạc trực thuộc Văn phòng HĐND UBND quận; Chịu trách nhiệm báo cáo việc thực công việc giao trước lãnh đạo văn phòng; Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn phòng giao 2.2.3 Cơ cấu tổ chức Gồm: + 01 Trưởng phận + 02 chuyên viên 2.3 Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phận Tài – Kế toánthuộc Văn phòng HĐND UBND quận Liên Chiểu 2.3.1 Chức Thực công tác quản lý tài kế toán ; quản lý tài khoản phạm vi Văn phòng HĐND UBND quận; 2.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Lập kế hoạch mua sắm quản lý sử dụng trang thiết bị, dụng cụ, nhà cửa phục vụ cho hoạt động Văn phòng; Thực công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng; Dự trù kinh phí hoạt động năm Văn phòng; Thực việc quản lý, chi tiêu, toán Tài Văn phòng; Chịu trách nhiệm báo cáo công tác tài với lãnh đạo Văn phòng; Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo Văn phòng giao; 2.3.3 Cơ cấu tổ chức Gồm: + 01 Trưởng phận + 02 chuyên viên 2.4 Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND UBND quận Liên Chiểu 2.4.1 Chức Thực hiên quản lý công tác văn thư – lưu trữ; 2.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Quản lý công tác Văn thư- lưu trữ Văn phòng; Quản lý văn đi, đến; tiếp nhận xử lý công văn, văn đến; cập nhật phần mềm quản lý văn bản; Tổ chức thực công tác lưu trữ văn phòng thu thập tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức chỉnh lý, khai thác sử dụng tài liệu; Tổ chức ứng dụng khoa học, công nghệ đại vào công tác Văn thư – Lưu trữ phần mềm quản lý văn bản, lưu văn bản… Thực chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước công tác Văn thư- Lưu trữ; Lập kế hoạch trình lãnh đạo phê duyệt bồi dưỡng, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng HĐND UBND quận; Chịu trách nhiệm báo cáo việc thực công việc giao trước lãnh đạo văn phòng; Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn phòng giao 2.4.3 Cơ cấu tổ chức Gồm: + 01 Trưởng phận + 01 chuyên viên CHƯƠNG III NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Với chức năng, nhiệm vụ quan tham mưu tổng hợp, máy giúp việc HĐND UBND quận lãnh đạo UBND quận quản lý, đạo, điều hành hoạt động kinh tế- xã hội, quốc phòng, an ninh địa bàn, Văn phòng HĐND UBND quận năm qua liên tục hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Thực chương trình công tác Quận ủy HĐND quận phát triển kinh tế- xã hội, Văn phòng HĐND UBND quậnđã chủ động, phối hợp với cấp, ngành, đoàn thể tham mưu cho UBND quận xây dựng ban hành Chương trình công tác UBND quận, đề nội dung công việc trọng tâm, tập trung triển khai chương trình, giải pháp tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp, thúc đẩy phát triển sản xuất, kinh doanh xuất khẩu, đảm bảo an sinh xã hội thực nhiệm vụ ổn định kinh tế vĩ mô địa bàn quận; Phối hợp với Văn phòng Quận ủy xây dựng trì chế độ giao ban Thường trực Quận ủy, giao ban UBND quận hợp lý, phù hợp với tình hình thực tiễn, đảm bảo sở, sâu sát tập trung giải việc khó khăn, phát huy vai trò trách nhiệm tập thể cá nhân người đứng đầu, tạo đồng thuận lãnh đạo, đạo, điều hành Văn phòng tham mưu tổ chức nhiều Hội nghị, họp chuyên đề để đạo, điều hành giải nội dung vướng mắc, vấn đề phức tạp lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, giải khiếu nại, tố cáo ; Chủ động xếp lịch làm việc lãnh đạo UBND quận với ngành, đơn vị, UBND phường sau hội nghị, Văn phòng UBND quận khẩn trương thông báo ý kiến đạo UBND quận để cấp, ngành nhân dân biết, thực Công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng ngày nâng cao chất lượng, khẳng định tính hiệu Trong năm qua, Văn phòng UBND quận đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, tham mưu cho UBND quận ban hành Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn bản, ý kiến đạo điều hành UBND quận, Chủ tịch UBND quận Tình hình tiến độ thực thống kê, báo cáo buổi giao ban hàng tuần có đề xuất kiểm tra, đôn đốc kịp thời Văn phòng tích cực ứng dụng CNTT, đẩy mạnh tin học hóa công tác văn phòng, hướng tới xây dựng quyền điện tử, triển khai cài đặt phần mềm quản lý văn đạo UBND quận, Chủ tịch UBND quận phần mềm hồ sơ công vụ mạng máy tính nội bộ; Áp dụng nguyên tắc tiếp nhận văn bản, giải công việc gửi kèm theo file điện tử hồ sơ công việc; tăng cường sử dụng hệ thống “phần mềm văn phòng không giấy” nội quan để chuyển, nhận văn qua file điện tử đảm bảo thông tin nội kịp thời, đầy đủ, xác Do vậy, việc phối hợp xử lý công việc phận chuyên viên ngày chặt chẽ, thời gian đảm bảo, qua góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu công tác lãnh đạo, đạo, điều hành UBND quận Với khối lượng công việc lớn, tính riêng văn bản, năm Văn phòng UBND quận tiếp nhận 12.000 văn cấp trên, ngành, địa phương tổ chức đoàn thể gửi đến Văn phòng chủ động xử lý trao đổi, làm việc trực tiếp với cấp, ngành, địa phương vấn đề có ý kiến khác trình tham mưu, đề xuất giúp UBND quận ban hành gần 1.100 văn đạo, điều hành hoạt động tất lĩnh vực kinh tế- xã hội, quốc phòng, an ninh đảm bảo kịp thời, hiệu quả, để sai sót xảy Công tác hành chính, phục vụ có nhiều cố gắng, đáp ứng kịp thời hoạt động lãnh đạo UBND quận hoạt động thường xuyên quan Văn phòng Công tác nội vụ, lễ tân, hậu cần bảo đảm chu đáo, nhiệt tình, trọng thị; chất lượng phục vụ ngày tốt để lại ấn tượng tình cảm tốt đẹp đối với cán nhân dân quận khách quốc tế Bên cạnh đó, Văn phòng tổ chức tốt lực lượng bảo vệ quan, bảo vệ bí mật tài liệu tài sản Nhà nước Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng trung thực, trách nhiệm, đoàn kết, phấn đấu từng bước xây dựng tổ chức, máy quy chế làm việc Văn phòng, tham mưu cho Ủy ban nhân dân lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận thực thắng lợi nhiệm vụ đề Văn phòng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất trị vững vàng, có lực chuyên môn trở lên, đáp ứng yêu cầu đạo tập trung, liệt ngày cao lãnh đạo UBND quận Bộ phận chuyên viên tuyển chọn, đáp ứng trình độ phẩm chất đạo đức Do vậy, chất lượng tham mưu, tổng hợp, tham gia xây dựng chương trình công tác lớn quận nâng lên; biên tập, thu thập xử lý thông tin, đảm bảo kịp thời, pháp luật thẩm quyền Bộ phận phục vụ trung thực, tận tụy, trách nhiệm với công việc giao Nhiều đồng chí cán bộ, công chức công tác ở Văn phòng phát triển làm cán chủ chốt ở quan, địa phương phát huy tốt 3.1.2 Nhược điểm Trong trình tổ chức thực nhiệm vụ, Văn phòng HĐND UBND quận tránh khỏi tồn tại, khuyết, nhược điểm Bên cạnh thành tích đạt được, công tác hành văn phòng quận số hạn chế, cần khắc phục số cá nhân chưa thực tích cực công việc, thời gian trống, có lãnh đạo kiểm tra thực làm việc nghiêm túc Việc kiểm tra rà soát hạn chế bất cập việc thực nhiệm vụ quyền hạn bất cập cấu tổ chức Văn phòng chưa thực thường xuyên liên tục dẫn đến việc không kịp thời hoàn thiện, chỉnh sửa Chưa trọng đến công tác đánh giá, dự báo phát triển, hoạt dộng phận để chỉnh sửa hoàn thiện tổ chức Vẫn hạn chế nhỏ việc chậm trễ công việc, không hoàn thành tiêu, thời hạn giao Các phần mềm chưa đưa vào áp dụng nhiều nên gặp nhiều khó khăn Công tác soạn thảo văn ban hành văn gặp nhiều lỗi sai quy trình lẫn thể thức Về việc tuân thủ giấc, nội quy làm việc số cán bộ, công chức yếu kém, tình trạng muộn sớm diễn Quản lý lõng lẽo, nhiều CBCC lơ công việc, chưa làm vị trí chuyên môn nghiệp vụ Việc xếp, bố trí, phân công công việc chưa hợp lý, chưa rõ ràng Chưa thể thức hóa văn quy trình phối hợp công việc phận với Nâng lực lãnh đạo Nhà quản trị thấp, chưa có đủ kinh nghiệm lực để hoạch định công việc rõ ràng 3.1.3 Nguyên nhân Do lực trình độ chuyên môn yếu kém, tinh thần làm việc chưa cao, chưa cầu tiến;sự đạo củng cố tổ chức máy văn phòng số quận chưa kịp thời; Việc đào tạo, bồi dưỡng cán gặp khó khăn; việc quy hoạch, luân chuyển, quản lý, đánh giá thực sách cán số điểm yếu kém; trang thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc; Sự nỗ lực phấn đấu vươn lên số cán bộ, công chức văn phòng quận ủy chưa thường xuyên…Suy nghĩ cho công việc thấp, chưa phân định rõ ràng nhiệm vụ Còn hay đổ lỗi, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, không nhận trách nhiệm giải công việc có sai sót 3.2 Các giải pháp Với chức quan tham mưu, tổng hợp, phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND quận, đòi hỏi người làm công tác Văn phòng phải cố gắng, phát huy truyền thống, tâm xây dựng Văn phòng HĐND UBND quận vững mạnh mặt để đáp ứng yêu cầu đạo tập trung, liệt ngày cao UBND quận Để khắc phục nhược điểm sai sót công tác hoạch định, đảm bảo tính ổn định hiệu Văn phòng HĐND UBND quận cần tập trung thực số giải pháp sau: Việc kiểm tra rà soát hoạt hạn chế bất cập việc thực nhiệm vụ quyền hạn bất cập cấu tổ chức Văn phòng cần thực thường xuyên liên tục để kịp thời thời hoàn thiện, chỉnh sửa nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Chú trọng đến công tác đánh giá, dự báo phát triển, hoạt động phận để kịp thời hoàn thiện Văn phòng theo phát triển quan Thể thức hóa văn quy trình phối hợp công việc phận với tạo thống quy trình làm việc Thường xuyên quán triệt, giáo dục trị tư tưởng cho Đảng viên, cán bộ, công chức, viên chức quan; nêu cao ý thức, tinh thần trách nhiệm, thực tốt chủ trương đường lối Đảng, sách Pháp luật Nhà nước; Triển khai thực có hiệu Chỉ thị, Nghị quan cấp trên, Quận ủy, HĐND, UBND quận Tiếp tục đẩy mạnh việc thực học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh qua nhằm bồi dưỡng phẩm chất trị, đạo đức, lối sống cho cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức, người lao động quan Tập trung nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ, xác định nhiệm vụ trị quan trọng then chốt quan Văn phòng HĐND UBND quận Công tác tham mưu, tổng hợp, xử lý thông tin phải đảm bảo tính trung thực, khách quan Tiếp tục nâng cao chất lượng công tác quản lý văn đến; soạn thảo, ban hành văn đi, bảo đảm quy định pháp luật nội dung thể thức, kịp thời, phù hợp với tình hình thực tiễn địa phương, tạo điều kiện thuận lợi cho sở tầng lớp nhân dân thực chấp hành Tổ chức thực nghiêm túc Quy chế theo dõi, kiểm tra việc thực văn ý kiến đạo, điều hành UBND quận Chấp hành thực Quy chế làm việc Văn phòng HĐND UBND quận; không để tồn đọng việc, khắc phục triệt để tình trạng văn chậm giải nhằm đảm bảo văn đạo UBND quận ban hành triển khai thực nghiêm túc, có hiệu Tiếp tục rà soát, xếp, phân công tổ chức, máy làm việc quan Văn phòng bảo đảm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ theo quy định yêu cầu nhiệm vụ tình hình Thực việc phân công, phân nhiệm cho phòng, ban, phận từng cá nhân đảm bảo tính hợp lý, người, việc, đảm bảo nâng cao trách nhiệm từng cá nhân tập thể, đặc biệt trách nhiệm người đứng đầu phòng, ban, phận Tập trung xây dựng đội ngũ cán công chức, viên chức, trọng đội ngũ chuyên viên có phẩm chất trị vững vàng, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình Chú trọng nâng cao chất lượng công tác phục vụ hoạt động đạo, điều hành lãnh đạo UBND quận Đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, thủ tục hành chính, bảo đảm giải công việc nhanh chóng, kịp thời Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin công tác chuyên môn, nghiệp vụ, phấn đấu xử lý hầu hết văn mạng nội Internet, từng bước xây dựng phủ điện tử; mở rộng kết nối hệ thống thông tin điện tử, nâng cao chất lượng tin chuyên mục Cổng thông tin điện tử quận nhằm thu hút tạo điều kiện để người dân Doanh nghiệp tiếp cận thông tin tình hình kinh tế- xã hội chủ trương, sách thành phố Đà Nẵng quận Liên Chiểu; từng bước xây dựng Cổng thông tin điện tử quận kênh thông tin xác, kịp thời địa bàn quận Việc kiểm tra rà soát chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức văn phòng cần tiến hành liên tục thường xuyên biện pháp định nhằm hoàn thiện tổ chức văn phòng, nâng cao hiệu hoạt động văn phòng nhằm hướng tới mục tiêu quan Nâng cao chất lượng công tác hành quản trị, công tác quản lý, sử dụng trang thiết bị tài sản, công tác văn thư, lưu trữ, lái xe, bảo vệ Đẩy mạnh công tác xây dựng quan vững mạnh, giữ vững danh hiệu Cơ quan văn hóa cấp quận Tiếp tục đẩy mạnh phong trào thi đua cán bộ, công chức, viên chức Tập trung xây dựng Đảng sạch, vững mạnh, quan vững mạnh toàn diện Tăng cường mối quan hệ phối hợp với Văn phòng Quận uỷ, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội HĐND quận, với cấp, ngành, quan nhà nước địa phương, đoàn thể trị ở thành phố nhằm tạo lên sức mạnh tổng hợp thực tốt chức tham mưu, tổng hợp, phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND quận Trong công tác hoạch định cần xác lập mối quan hệ phối hợp công việc chặt chẽ, đảm bảo cung cấp thông tin qua lại đầy đủ kịp thời phận cá nhân văn phòng KẾT LUẬN Công tác hoạch định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng quan trọng, giúp cho Nhà quản trị Văn phòng hình thành máy làm việc với cấu hợp lý, nhiệm vụ chức quyền hạn phân công rõ ràng đảm bảo vận hành thông suốt, thực mục tiêu đề hiệu Việc hoạch định nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng phải đảm bảo lựa chọn khách quan hình thức, phương pháp, chế hoạt động, cấu tổ chức cho thích hợp nhất, tránh phiến diện, giản đơn chủ quan, ý chí, áp dụng máy móc hình thức tổ chức nơi sang nơi khác Công tác hoạch định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng phải đảm bảo tính tối ưu hiệu quả, tính ổn định, tính linh hoạt, tiết kiệm Nâng cao nhân thức công tác đánh giá, dự báo phát triển, hoạt động phận để kịp thời hoàn thiện Văn phòng theo phát triển quan TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Tổ chức Chính quyền địa phương, số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng năm 2015; Quyết định số 30/2014/QĐ-UBND việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu Báo cáo tình hình thực chức nhiệm vụ Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu năm 2016 Quy chế làm việc Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu Hồ Ngọc Cần (chủ biên), LS Thomas, Ths Diễm Chi, TS Trần Nguyễn, Cẩm nang tổ chức quản trị hành văn phòng, Nxb Tài chính, Hà Nội, 2003 Tổ chức điều hành hoạt động công sở PGS TSKH Nguyễn Văn Thâm biên soạn NXB Chính trị, 2004 Nguyễn Hữu Thân Giáo trình Quản trị văn phòng Nxb Thống kê, 2007 ... quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng phận thuộc Văn phòng - Đảm bảo tính hiệu quả, tối ưu; - Đảm bảo tính ổn định; - Đảm bảo linh hoạt; - Đảm bảo tính kinh tế Công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ,... ban, phận từng cá nhân đảm bảo tính hợp lý, người, việc, đảm bảo nâng cao trách nhiệm từng cá nhân tập thể, đặc biệt trách nhiệm người đứng đầu phòng, ban, phận Tập trung xây dựng đội ngũ... để đáp ứng yêu cầu đạo tập trung, liệt ngày cao UBND quận Để khắc phục nhược điểm sai sót công tác hoạch định, đảm bảo tính ổn định hiệu Văn phòng HĐND UBND quận cần tập trung thực số giải