Đồng thời, tôicũng xin chân thành cảm ơn đến các cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòngHĐND, UBND quận Liên Chiểu đã tạo điểu kiện và đã giúp đỡ em trong quá trìnhkhảo sát và đã cung
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài tiểu luận này là kết quả quá trình nghiên cứu, khảo sátthực tế tại Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu
LỜI CẢM ƠN
Với lòng kính trọng và sự biết ơn sâu sắc, em xin được gửi lời cảm ơn chânLâm Thu Hằng giảng viên môn kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng đãhưỡng dẫn, chỉ bảo và truyền đạt những kiến thức và kỹ năng bổ ích cho em trongquá trình học tập cũng như trong quá trình làm bài tiểu luận này Đồng thời, tôicũng xin chân thành cảm ơn đến các cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòngHĐND, UBND quận Liên Chiểu đã tạo điểu kiện và đã giúp đỡ em trong quá trìnhkhảo sát và đã cung cấp các tài liệu phục vụ cho quá trình nghiên cứu về nội dungcông tác hoạch định chức năng nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của Văn phòng
và các bộ phận thuộc Văn phòng
Trang 2MỤC LỤC
Trang 3PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước, cùng với sự hội nhập quốc
tế ngày càng diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phảikhông ngừng phấn đấu để đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của xã hội Trên mọilĩnh vực trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, công tác hànhchính văn phòng luôn được coi trọng Bởi đây chính là cầu nối của mọi thông tinphục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hằng ngày của cơ quan, tổchức cũng như giúp lãnh đạo hoạch định công việc rõ ràng, chính xác, đảm bảokhai thác và sử dụng tốt nguồn thông tin thu thập được ở hiện tại cũng như trongquá khứ, là lĩnh vực không thể thiếu trong việc tạo dựng cũng như trong việc quảnlý công tác hành chính của các cơ quan
Như chúng ta đã biết, trong bất kỳ cơ quan nào cũng đều có văn phòng Vănphòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý vàtổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo.Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơquan, tổ chức Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự pháttriển, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị Ngược lạicông tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến nhiều khó khăn và hiệu quả đạtđược không như mong muốn Bởi vì vậy mà công tác văn phòng không chỉ cónhững đóng góp lớn cho cơ quan, tổ chức mà nó còn góp phần vào công cuộc xâydựng và phát triển đất nước
Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động củaVăn phòng Công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Văn phòng rất quan trọng, giúp cho Nhà quản trị Văn phòng hình thành một bộmáy làm việc với một cơ cấu hợp lý, nhiệm vụ chức năng và quyền hạn được phâncông rõ ràng đảm bảo vận hành thông suốt, thực hiện các mục tiêu đã đề ra hiệuquả Do đó em xin được trình bày bài tiểu luận với đề tài “Hoạch định chức năngnhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Vănphòng của Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu”
2 Lịch sử nghiên cứu
Trang 4Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường đào tạo chuyênngành Quản trị văn phòng về khảo sát thực tế, thực tập tại UBND quận LiênChiểu Tuy nhiên, đa phần đều chỉ nghiên cứu về vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nhânsự; về công tác văn thư lưu trữ; về công tác hoạch định chưa đề cập sâu đến vieechhoạch định nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng của đề tài nghiên cứu, phân tích, tổng hợp có dẫn chứng khoahọc về công tác văn phòng trong Ủy ban nhân quận Liên Chiểu Đặc biệt tại Vănphòng HĐND và UBND quận Liên Chiểu
- Đối tượng là những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc phạm vi của Vănphòng HĐND và UBND quận Liên Chiểu
- Phạm vi nghiên cứu chỉ dừng lại ở các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụthể thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND quận Liên Chiểu
4 Mục đích và nhiệm vụ của nghiên cứu
Nắm được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vănphòng HĐND và UBND quận Liên Chiểu
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của Văn phòng HĐND vàUBND quận nhằm nghiên cứu công tác văn phòng, hoạch định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng bộ phận thuộc phạm vi của Văn phòngHĐND và UBND quận, để đúc kết và rút kinh nghiệm mang tính khoa học và khảthi cao, nhằm tăng cường hoàn thiện công tác văn phòng trong Ủy ban nhân dânquận Để nâng cao hiệu quả quản lý và làm tư liệu tham khảo, phục vụ cho nghiêncứu của các khóa học sau này
Đánh giá trung thực, khách quan, xác định được những ưu và nhược điểm vềthực trạng tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác văn phòng của Văn phòngHĐND và UBND quận Từ đó, đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng caohiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND quậnLiên Chiểu
5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Trang 5Căn cứ vào tình hình thực tiễn của cơ quan Trên cơ sở những công việc,nhiệm vụ cụ thể đã được thực hiện, từ đó thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu vàdùng các phương pháp luận để diễn giải gồm các phương pháp:
+ Phương pháp quan sát
+ Phương pháp mô tả
+ Phương pháp phân tích – tổng hợp
+ Phương pháp thống kê
+ Phương pháp điều tra, khảo sát
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài được thể hiện mang tính thiết thực, dễ hiểu, gắn liền với thực tế Phùhợp cho việc tham khảo, nghiên cứu của cán bộ, công chức làm công tác vănphòng tại Ủy ban nhân dân quận Liên Chiểu và sinh khóa sau của chuyên ngànhQuản trị văn phòng
7 Cấu trúc của đề tài
Gồm 03 phần chính:
Chương I:
Chương II:
Chương III:
Trang 6Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
và các bộ phận thuộc Văn phòng là việc xây dựng, định ra, sắp xếp bố trí các bộphận; thiết lập các mối quan hệ giữa các bộ phận; xác định chức năng, nhiệm vụcho các bộ phận trong văn phòng để thực hiện các chức năng nhiệm vụ của vănphòng, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan
1.2 Cơ sở hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng.
- Dựa vào quy mô, đặc điểm hoạt động của cơ quan;
- Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng theo quy định;
- Con người làm việc trong Văn phòng;
- Cơ chế hoạt động của Văn phòng;
- Điều kiện cơ sở vật chất;
- Thiết lập rõ các bộ phận trong văn phòng, số lượng cụ thể các bộ phận, mỗi
bộ phận, cá nhân trong văn phòng phải được đặt chức danh nhất định;
- Xác định rõ chức năng nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng cá nhân trong các
bộ phận của văn phòng;
- Thiết lập mối quan hệ tương tác giữa các bộ phận, giữa các cá nhân trongvăn phòng
Trang 71.3.2 Quy trình hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng HĐND, UBND quận Liên Chiểu.
1 Hoạch định các bộ phận và mục tiêu của từng bộ phận trong văn phòng.
Sau khi thu thập thông tin và nghiên cứu để định ra các bộ phận chức năngnào cần thành lập trong văn phòng, nhà Quản trị văn phòng phải xác định các mụctiêu cho các bộ phận chức năng dựa vào mục đích thành lập của các bộ phận đó đểlàm gì các bộ phận có chức năng gì Nhà quản trị cần phải xác định:
- Mục tiêu dài hạn, cơ bản, lâu dài của các bộ phận trong văn phòng;
- Mục tiêu trước mắt, cụ thể mà các bộ phận cần phải đạt được để đảmbảo sự tồn tại trước tiên rồi từng bước đạt mục tiêu cơ bản, lâu dài;
- Trên cơ sở các mục tiêu phải đạt được là ngắn hạn hay dài hạn, nhàQuản trị cần định ra số lượng cụ thể của các bộ phận, số lượng biên chế cho từng
bộ phận, trình độ, kỹ năng đối với từng chức danh của mỗi bộ phận
2 Hoạch định chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Văn phòng.
Chức năng là lý do tồn tại của một tổ chức, vì vậy nhà Quản trị cần phảihoạch định rõ các bộ phận của văn phòng có tác dụng gì đối với hoạt động của vănphòng và của cơ quan Các bộ phận phải thực hiện những nhiệm vụ gì
Việc hoạch định chức năng, nhiệm vụ cho các bộ phận phải đảm bảo:
- Mỗi bộ phận cần có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể không trùnglặp, chồng chéo lên nhau;
- Nhiệm vụ của mội bộ phận phải cụ thể, toàn diện, có nhiệm vụ cơbản, lâu dài, có nhiệm vụ theo thời gian, giai đoạn, có nhiệm vụ giao theo từng lĩnhvực hoạt động, nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất ;
3 Hoạch định lĩnh vực trọng tâm của mỗi bộ phận
Để hoạt động của văn phòng đạt hiệu quả cao thì mỗi bộ phận chức năng cầnphải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao Nhà quản trị cần phải xác định lĩnhvực trọng tâm cho hoạt dộng của các bộ phận từ đó là cơ sở để nhà quản trị giao
Trang 8các nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, đó cũng là cơ sở để các bộ phận ưu tiên giảiquyết các công việc.
4 Hoạch định cấu trúc, cơ cáu tổ chức cho mỗi bộ phận.
Sau khi định ra các bộ phận, xác định mục tiêu, chức năng nhiệm vụ và lĩnhvực trọng tâm cho các bộ phận, nhà quản trị phải tiến hành hoạch định cấu trúc, cơcấu tổ chức cho mỗi bộ phận
Nhà quản trị có thể lựa chọn các cơ cấu tổ chức cho mỗi bộ phận theo cáchình thức: Cơ cấu dọc, cơ cấu ngang, cơ cấu hỗn hợp
Tuy nhiên, khi lựa chọn các hình thức cơ cấu tổ chức để xây dựng cấu trúccủa các bộ phận thì nhà quản trị phải đảm bảo sự phân công lao động trong các bộphận:
- Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận cần được phân bổ rõ ràng;
- Phải xác định được giới hạn nhiệm vụ của các bộ phận;
- Chỉ rõ cơ cấu lãnh đạo của các bộ phận là mấy người? Cụ thể lànhững ai?
- Số lượng biên chế;
- Trong các bộ phận trực thuộc thì bộ phận nào chịu trách nhiệm trước
bộ phận nào, bộ phận nào phải phối hợp công việc với bộ phận nào, ai chịu tráchnhiệm trước ai ?
5 Hoạch định mối quan hệ giữa các bộ phận
Hoạch định mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của văn phòng đó làviệc xác định mối quan hệ giữa nhà quản trị, lãnh đạo văn phòng đối với các bộphận trong văn phòng, xác định cơ chế phối hợp công việc giữa các bộ phận trongvăn phòng, xác định cách thức, quy trình phối hợp công việc giữa các bộ phận vớinhau
Việc hoạch định mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành văn phòng là mộtnội dung quan trọng trong công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc văn phòng, việc xác định đúngđắn mối quan hệ giữa các bộ phận sẽ tạo thuận lợi trong viêc phối hợp công việcgiữa các bộ phận, nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng
Trang 9Mối quan hệ giữa các bộ phận trong văn phòng cần phải đảm bảo cơ chếthực hiện, được thể thức hóa bằng văn bản để đảm bảo thực hiện và thuận tiện choviệc kiểm tra.
6 Đánh giá, dự báo sự phát triển, hoạt động của các bộ phận để kịp thời chỉnh sửa, hoàn thiện.
Sau khi đưa các bộ phận cấu thành của văn phòng vào hoạt động, nhà quảntrị cần phải dự báo, theo dõi hiệu quả hoạt động của các bộ phận, từ đó điều chỉnh,hoàn thiện các bộ phận, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
Việc đánh giá, dự báo cần phải chú ý:
- Nếu cơ quan, văn phòng của cơ quan phát triển về mục tiêu thì cũngcần điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của cả bộ máy văn phòng, các bộ phận trựcthuộc văn phòng, điều chỉnh quan hệ, cấu trúc của văn phòng;
- Nếu môi trường có biến động, ảnh hưởng tới sự tồn tại của cơ quan, tổchức, nhà quản trị cần xem xét điều chỉnh hoạt động của các bộ phận phù hợp vớitình hình thực tế;
- Trong khi điều chỉnh cần bố trí sử dụng cán bộ vào vị trí một cáchkhách quan, đúng chức năng, nhiệm vụ, khả năng
- Nếu bộ máy hoạt động kém hiệu quả hoặc giữa các bộ phận có sựtrùng lặp chức năng nhiệm vụ thì cần có sự điều chỉnh trong việc phân công chứcnăng nhiệm vụ cho các bộ phận
1.4 Nguyên tắc hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng.
- Các bộ phận cá nhân trong văn phòng phải có chức danh cụ thể;
- Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cần được phân công hợp lý chomỗi bộ phận, mỗi cá nhân phụ trách thực hiện;
- Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân và các bộ phậntrong văn phòng phải tương xứng;
- Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ,chức năng đó để xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy sự tiến bộ và rút kinh nghiệmtrong công tác hoạch định;
Trang 10- Việc tuyển chọn cán bộ văn phòng phải chặt chẽ, khoa học, sử dụngđúng cán bộ, tạo điều kiện cho mọi người phát huy cao khả năng và không ngừngphát triển về mặt năng lực và phẩm chất.
1.5 Yêu cầu khi hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng.
- Đảm bảo tính hiệu quả, tối ưu;
Giảm tối đa sự trùng lắp công việc giữa các đơn vị, các bộ phận và cá nhânnhà quản trị;
Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linhhoạt của bộ máy;
Là cơ sở cho sự phối hợp và liên kết giữa các bộ phận, đơn vị chức năng; Tiết kiệm chi phí và thời gian và nguồn lực của cơ quan tổ chức
Trang 11CHƯƠNG II HOẠCH ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU
TỔ CHỨC CÁC BỘ PHẬN THUỘC VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND
QUẬN LIÊN CHIỂU 2.1 Chức năng
Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) quậnLiên Chiểu là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Liên Chiểu, là bộmáy giúp việc của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân (bao gồm cả PhóChủ tịch Ủy ban nhân dân quận Liên Chiểu) và Thường trực Hội đồng nhân dânquận Liên Chiểu Là bộ máy giúp việc của Thường trực HĐND và UBND quậnLiên Chiểu, thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND quận
về hoạt động của HĐND – UBND quận;
- Văn phòng HĐND và UBND quận Liên Chiểu có tư cách pháp nhân, cócon dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và côngtác của UBND quận Liên Chiểu
Trang 12của HĐND - UBND; tham mưu, giúp cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận LiênChiểu (sau đây gọi tắt là Chủ tịch UBND quận) về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động củaHĐND UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuậtcho hoạt động của HĐND - UBND quận;
Văn phòng HĐND và UBND quận Liên Chiểu có tư cách pháp nhân, cócon dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và côngtác của UBND quận Liên Chiểu
- Tổng hợp quá trình hoạt động của HĐND - UBND quận, Chủ tịch UBNDquận thông qua các chương trình công tác của UBND quận; xây dựng chươngtrình, kế hoạch công tác của HĐND - UBND quận, lịch công tác của Thường trựcHĐND - UBND, giúp UBND theo dõi việc thực hiện các chương trình, kế hoạchcông tác các cơ quan, đơn vị trực thuộc; chuẩn bị các báo cáo hằng năm, quý,tháng của UBND quận và các báo cáo khác theo sự phân công của lãnh đạo UBNDquận;
- Trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kếtquả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cánhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBNDquận, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận giải quyết vànhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức;
- Theo dõi, đôn đốc UBND các phường, các cơ quan chuyên môn thuộcUBND quận chuẩn bị đề án và tham gia ý kiến, xây dựng, thẩm định nội dung,hình thức, thể thức các đề án trước khi trình UBND quận xem xét phê duyệt
- Tổ chức thông báo, truyền đạt, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban,đơn vị, các địa phương thực hiện theo chủ trương, chính sách, quyết định của cấptrên và UBND quận;
- Đề xuất với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch quận những vấn đề, chủ trương,chính sách, biện pháp quản lý cần giao cho các cơ quan chuyên môn nghiên cứu;trình Chủ tịch UBND quận xem xét quyết định;
Trang 13- Tổ chức phổ biến các văn bản của Nhà nước, của UBND thành phố ĐàNẵng ban hành; quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND quận, quảnlý và hướng dẫn nghiệp cụ công tác văn thư ở các ngành, các cấp thuộc phạm viquản lý của UBND quận; rà soát, kiểm tra các văn bản đảm bảo đúng thủ tục quyđịnh trước khi trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận phê duyệt;
- Quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ ở các cấp, các ngành thuộcphạm vi quản lý của UBND quận; trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ của UBNDquận;
- Xây dựng, tổ chức hệ thống thông tin giữa các cơ quan, các địa phươngtrên địa bàn quận; thống nhất quản lý và xây dựng mạng thông tin của UBNDquận, ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý Nhà nước; đảm bảo phảnánh thường xuyên, kịp thời, đầy đủ, chính xác các mặt công tác của địa phương,phục vụ cho công tác quản lý, lãnh đạo của UBND quận;
- Tổ chức, phục vụ các cuộc họp của HĐND - UBND, Chủ tịch UBNDquận; chuẩn bị nội dung và chương trình các phiên họp của UBND quận và nộidung các cuộc họp giao ban tháng của UBND quận với Trưởng các ngành, Chủtịch UBND các phường và giao ban hằng tuần giữa Chủ tịch và các Phó Chủ tịch;
- Tổ chức thực hiện mối quan hệ giữa UBND quận với các cơ quan Đảng,các đoàn thể, các tổ chứ quần chúng;
- Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất, phương tiện, tài sản cho hoạt độngcủa HĐND - UBND quận, phục vụ các hội nghị, kì họp; quản lý cán bộ, côngchức, viên chức và tài sản thuộc biên chế Văn phòng theo quy định của Nhà nước;quản lý sử dụng tài khoản, tài sản được giao;
- Bồi dưỡng nâng cao trình độ về mọi mặt, tạo điều kiện để nhân viên đượchọc tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, chủ động tham mưu, kiến nghịLãnh đạo HĐND - UBND về chủ trương, biện pháp để nâng cao đời sống vật chất
và tinh thần cho nhân viên Văn phòng, đặc biệt là nghiệp vụ chuyên môn;
- Ngoài ra thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể khác được giao theoyêu cầu của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận
2.1.3 Mối quan hệ công tác