HR DEPARTMENT REVISION 001 STATIONARY CONTROL PROCEDURE I- OBJECTIVE : To provide guidelines and to formulate standard policy/procedure to control the ordering & usage of stationary at Factory II POLICY Each section has responsible to control & implement this process III - PROCEDURE Purpose of use: - Stationery provide for Office with code: OFsection code - Stationery provide for production Code: PROSection Code A Responsibility of staff to control stationary of each section Monthly, stock check and make a stationary order with confirmed of Department Head and send to HR for register On the stationery Order must be confirmed of Code of use as mentioned above All stationary expenses will be charged to each department/section the order Stationery will be provided Two times per month on first day of a month and 20 And each section has to submit of stationery Order on 20 every month to Receptionist Monthly, stock check of general use items only, update and propose all kinds of routine stationeries (see attached list) Order stationary as per requested from each of department & sign when delivery Frequently check and update stationary price with the supplier, sourcing the competitive stationary suppliers & propose to Administrative Manager II- CHÍNH SÁCH : Các BP liên quan chòu trách nhiệm kiểm tra thực sách III THỦ TỤC Mục đích sử dụng: - VPP sử dụng cho văn phòng – Mã số : OF-Mã phận sử dụng - VPP sử dụng cho sản xuất – mã số : PRO-mã phận sử dụng A - Nhiệm vụ nhân viên quản lý VPP phận Provide a set of stationary ( see attached list) to new staff & authorize the stationary return when staff resign Receptionist at sales has responsibility Haøng tháng, kiểm tra tồn kho & gởi yêu cầu đặt mua VPP có chấp thuận Trưởng phận chuyển đến Nhân để đăng ký Phiếu yêu cầu mua VPP phải ghi rỏ mã số sử dụng, theo qui đònh Các khoản chi phí ghi vào tài khoản phận gười yêu cầu đặt mua VPP se mua cung cấp mổi tháng hai lần vào ngày đầu hàng tháng ngày 20 Các yêu cầu mua VPP phận phải gửi vào ngày 20 hàng tháng cho NV tiếp tân B- Nhiệm vụ tiếp tân (NVTT) PROCEDURE No HR-012APPROVED BY I- MỤC ĐÍCH : Cung cấp hướng dẫn hình thành sách / thủ tục để quản lý việc đặt & sử dụng văn phòng phẩm nhà máy/Công ty B- Responsibility of Receptionist DATE EFFECTIVE 1ST April WRITTEN BY Hàng tháng, có trách nhiệm kiểm tra VPP tồn kho phần sử dụng chung, cập nhật lập đề nghò mua loại VPP thường sử dụng (danh sách đính kèm) Có trách nhiệm đặt mua VPP theo yêu cầu phận có ký nhận giao VPP cho phận Thường xuyên kiểm tra cập nhật giá loại VPP nhà Page of HR DEPARTMENT REVISION 001 STATIONARY CONTROL PROCEDURE to control & order stationary for sales office Receptionist at factory has responsibility to control & order stationary for factory Every monthly, receptionist have responsible to prepare statistic report on stationery used to HR ( enclosed statistic report form) Control their own set of stationery & return to company when resign (depend on item) all kinds of stationery (see attached list) only provide one time If loss or damage, please make a stationary request with approval of Department Head to the person who control stationary of department NVTT có nhiệm vụ cung cấp 01 VPP (danh sách đính kèm) cho nhân viên & xác nhận việc hoàn trả VPP nhân viên nghỉ việc NVTT phòng kinh doanh chòu trách nhiệm quản lý & đặt mua VPP cho phòng kinh doanh NVTT nhà máy chòu trách nhiệm quản lý & đặt mua VPP cho nhà máy Hàng tháng NVTT chòu trách nhiệm lập báo cáo thống kê tình hình sử dụng VPP cho BP Nhân (theo mẫu đính kèm) D Responsibility of Dept Head/Section Leader - Human Resources Dept.: * General to observe and approved of PO Dept heads/Section Heads * Control of efficiency use * Confirmation on PO before send to Receptionist PROCEDURE No HR-012APPROVED BY cung cấp, tìm nhà cung cấp VPP có giá cạnh tranh đề nghò cho Trưởng Phòng Hành chánh xem xeùt C- Responsibility of staff DATE EFFECTIVE 1ST April WRITTEN BY C- Trách nhiệm nhân viên Có trách nhiệm quản lý VPP cấp & hoàn trả lại nghỉ việc (tùy vào danh mục), loại VPP (xem danh sách VPP cấp phát 01 lần) IV - DOCUMENTATION - Trường hợp bò thất thoát hư hỏng gởi yêu cầu có chấp thuận Trưởng phận cho nhân viên quản lý VPP phận để xin cấp bổ sung D Trách nhiệm Trưởng phận/ Người phụ trách - List of stationary Stationery Order form Stationery Statistic Report sheet Section using Code EXPENSE SECTION CODE POC : Coil Plant POA: Chemical WHS: Warehoues PUR : Purchasing PLQ : QA(LAB, R&D, QMS, Tech) PHR: Human Resources FIN: Finance Dept PAD : Production Admin GEN: General use (Paper, Photocopy, …) - Bộ phận Nhân * Giám sát tình hình sử dụng chung ký duyệt PO mua VPP Các trưởng BP: * Kiểm tra tính hiệu việc sử dụng VPP * Ký xác nhận PO trước chuyển cho nhân viên Tiếp tân IV - CHỨNG TỪ - Danh sách loại VPP Phiếu yêu cầu mua VPP Page of HR DEPARTMENT REVISION 001 STATIONARY CONTROL PROCEDURE - DATE EFFECTIVE 1ST April WRITTEN BY PROCEDURE No HR-012APPROVED BY Bảng báo cáo thống kê hàng tháng Bảng qui đònh mã sử dụng phận MÃ CHI PHÍ BỘ PHẬN POC : Xưởng nhang POA: Xưởng Hóa chất WHS: Kho PUR : Mua haøng- XNK PLQ : QA(LAB, R&D, QMS, Tech) PHR: Nhân FIN: Kế tóan PAD : Sử dụng chung cho giám đốc nhà máy GEN: Sử dụng chung (Paper, Photocopy, …) Page of 3 ... DEPARTMENT REVISION 001 STATIONARY CONTROL PROCEDURE to control & order stationary for sales office Receptionist at factory has responsibility to control & order stationary for factory Every monthly,... form) Control their own set of stationery & return to company when resign (depend on item) all kinds of stationery (see attached list) only provide one time If loss or damage, please make a stationary. .. damage, please make a stationary request with approval of Department Head to the person who control stationary of department NVTT coù nhiệm vụ cung cấp 01 VPP (danh sách đính kèm) cho nhân viên