HR DEPARTMENT REVISION 01 STATIONARY CONTROL I- OBJECTIVE : To provide guidelines and to formulate standard policy/procedure to control the ordering & usage of stationary II POLICY Administration & HR has responsible to control & implement this process III - PROCEDURE DATE EFFECTIVE 17 April WRITTEN BY PROCEDURE No HR-012 APPROVED BY I- MỤC ĐÍCH : Cung cấp hướng dẫn hình thành sách / thủ tục để quản lý việc đặt & sử dụng văn phòng phẩm công ty II- CHÍNH SÁCH : BP hành chánh & nhân chòu trách nhiệm kiểm tra thực sách III THỦ TỤC control VĂN PHÒNG PHẨM viết tắt VPP − Check and make a stationary order with approval of Department Head to Receptionist A - NHIỆM VỤ NHÂN VIÊN QUẢN LÝ VPP CỦA TỪNG BỘ PHẬN − All stationary expenses will be charged to each department to send the order A - Responsibility of staff stationary of each department to − Hàng tháng, kiểm tra & gởi yêu cầu đặt mua VPP có chấp thuận Trưởng phận cho nhân viên tiếp tân − Các khoản chi phí ghi vào tài khoản phận gởi yêu cầu đặt mua B- Responsibility of Receptionist − Check & propose all kinds of routine stationeries (see attached list) monthly − Order stationary as per requested from each of department & sign when delivery − − B- NHIỆM VỤ TIẾP TAÂN (NVTT) − Frequently check stationary price with the supplier, sourcing the competitive stationary suppliers & propose to Administrative Manager Hàng tháng., có trách nhiệm kiểm tra, lập đề nghò mua loại VPP thường sử dụng (danh sách đính keøm) − Provide a set of stationary ( see attached list) to new staff & authorize the stationary return when staff resign Có trách nhiệm đặt mua VPP theo yêu cầu phận & có ký nhận giao VPP cho phận − Thường xuyên kiểm tra giá loại VPP nhà cung cấp, tìm nhà cung cấp VPP có giá cạnh tranh đề nghò cho Trưởng phòng hành chánh xem xét − NVTT có nhiệm vụ cung cấp 01 VPP (danh sách đính kèm) cho nhân viên & xác nhận việc hoàn trả VPP nhân viên nghỉ việc − Receptionist at sales has responsibility to control & order stationary for sales office − Receptionist at factory responsibility to control & stationary for factory C- Responsibility of staff has order Page of HR DEPARTMENT REVISION 01 STATIONARY CONTROL − Control their own set of stationery & return to company when resign All kinds of stationery (see attached list) only provide one time − If loss or damage, please make a stationary request with approval of Department Head to the person who control stationary of department IV - DOCUMENTATION - List of stationary which provide one time to staff PROCEDURE No HR-012 APPROVED BY − NVTT phòng kinh doanh chòu trách nhiệm quản lý & đặt mua VPP cho phòng kinh doanh − NVTT nhà máy chòu trách nhiệm quản lý & đặt mua VPP cho nhà máy C- NHIỆM VỤ NHÂN VIÊN − Có trách nhiệm quản lý VPP cấp & hoàn trả lại nghó việc , Các loại VPP (xem danh sách) cấp phát 01 lần , − Trường hợp thất thoát hư hỏng gởi yêu cầu có chấp thuận Trưởng phận cho nhân viên quản lý VPP phận List of routine stationary (for Receptionist only) Stationary order DATE EFFECTIVE 17 April WRITTEN BY IV - CHỨNG TỪ - Danh sách loại VPP cấp 01 lần cho nhân viên Danh sách loại VPP thường dùng ( for Reseptionist only) Phiếu yêu cầu mua VPP Page of 2 ... STATIONARY CONTROL − Control their own set of stationery & return to company when resign All kinds of stationery (see attached list) only provide one time − If loss or damage, please make a stationary. .. stationary request with approval of Department Head to the person who control stationary of department IV - DOCUMENTATION - List of stationary which provide one time to staff PROCEDURE No HR-012 APPROVED... yêu cầu có chấp thuận Trưởng phận cho nhân viên quản lý VPP phận List of routine stationary (for Receptionist only) Stationary order DATE EFFECTIVE 17 April WRITTEN BY IV - CHỨNG TỪ - Danh sách