Ứng dụng ERP xây dựng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng sản phẩm

Các đơn vị này thường chỉ áp dụng một phân hệ nhỏ trong ERP một cách rời rạc như: quản trị nhân sự, kế toán, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý bán hàng do rất nhiều lý do: quy mô nhỏ,

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

NGUYỄN KHẮC HIẾU

ỨNG DỤNG ERP XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG SẢN PHẨM

Chuyên ngành: Khoa học máy tính

Mã số: 8480101

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT

Đà Nẵng - Năm 2018

Công trình được hoàn thành tại TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN VĂN HIỆU

Phản biện 1: TS NINH KHÁNH DUY

Phản biện 2: PGS.TS HUỲNH CÔNG PHÁP

Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ

kỹ thuật họp tại Trường Đại học Bách khoa Đà Nẵng vào ngày 05 tháng

01 năm 2019

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Trung tâm Học liệu và Truyền thông Trường Đại học Bách khoa

Đại học Đà Nẵng

- Thư viện Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Bách khoa

Đại học Đà Nẵng

MỞ ĐẦU

1 Giới thiệu đề tài

Công nghệ thông tin ngày nay trở thành một phần không thể thiếu trong đời sống con người đặc biệt trong việc quản trị doanh nghiệp Do tầm

cỡ, quy mô doanh nghiệp càng ngày càng lớn, việc quản trị theo cách cổ điển dần không còn phù hợp do tốn quá nhiều thời gian công sức để thực

nghệ thông tin ra đời nhằm đem lại một cách giải quyết hiệu quả hơn, đỡ tốn kém cả công sức, tiền bạc và thời gian Theo số liệu thống kê mới nhất doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỉ trọng 97% số doanh nghiệp, Trên 70% doanh nghiệp hiện nay có sử dụng các phần mềm chuyên dùng chủ yếu như quản lý kế toán, tài chính; đặc biệt là phần mềm soạn thảo văn bản dùng trong văn phòng có tỉnh đạt tỷ lệ gần 100% như: tỉnh Quảng Bình 95%, tỉnh Đăk Nông 99% Chỉ có 3,48% doanh nghiệp có ứng dụng giải pháp hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, loại phần mềm này được sử dụng nhiều nhất là các doanh nghiệp sản xuất và nhóm doanh nghiệp có hoạt động dịch vụ y tế, tài chính

Tại Việt Nam, ERP trong một vài năm gần đây cũng được quan tâm nhiều hơn từ các công ty muốn áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tới các đơn vị sản xuất cung cấp phần mềm Đã có các đơn vị xây dựng và triển khai hệ thống ERP như: Fast ERP, Effect ERP, Lạc Việt ERP, Misa ERP, Bravo ERP Tuy nhiên số lượng các đơn vị triển khai thành công ERP vẫn còn là một con số ít Khi tiến hành triển khai áp dụng ERP, đơn vị cung cấp phải phối hợp chặt chẽ với đơn vị sử dụng để chỉnh sửa (customize) sản phẩm ERP sẵn có, thêm mới các chi tiết cần thiết với doanh nghiệp, xóa bỏ các điểm không phù hợp Việc này tốn nhiều công

sức, nhiều nguồn lực và thời gian Và rủi ro thất bại lớn là việc tất yếu do việc kiểm soát quy trình hoạt động chưa tốt ở các doanh nghiệp

Một điểm khác, các công ty dám chấp nhận rủi ro để triển khai ERP hiện tại (cả thành công và thất bại) đều là các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn như: Tập đoàn Thép Việt, Sato Việt Nam,Tập đoàn Dầu Khí, Tập đoàn Việt Á các đơn vị này đều đã triển khai hoạt động theo các tiêu chuẩn ISO (2000, 9000 ) nên dễ dàng hơn khi áp dụng ERP Hầu như chưa có đơn vị nhỏ hoặc đơn vị mà hoạt động chưa theo tiêu chuẩn ISO dám áp dụng ERP Các đơn vị này thường chỉ áp dụng một phân hệ nhỏ trong ERP một cách rời rạc như: quản trị nhân sự, kế toán, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý bán hàng do rất nhiều lý do: quy mô nhỏ, không đủ tiền đầu tư, không có nhân lực đủ khả năng Các phân hệ có thể do cùng đơn vị sản xuất hoặc khác đơn vị sản xuất Khi phát triển lớn hơn và có nhu cầu triển khai ERP, các hệ thống cũ sẽ được thay thế hoàn toàn bằng một hệ thống ERP hoàn toàn khác

Vậy có cách nào để xây dựng ứng dụng quản lý cho các doanh nghiệp nhỏ có tính mở rộng, tương lai khi cần thiết, dễ dàng triển khai hệ thống ERP, sử dụng lại các phân hệ đã có để giảm bớt thời gian, chi phí cũng như

công sức xây dựng và triển khai? Đề tài: " ỨNG DỤNG ERP XÂY

DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHUỔI CUNG ỨNG SẢN PHẨM"

tập trung tìm hiểu và xây dựng mô hình ERP, từ đó tìm ra cách xây dựng các phân hệ độc lập có tính tích hợp cao, dễ dàng kết nối tới hệ thống ERP phát triển sau

2 Lý do lựa chọn đề tài

Tính tất yếu mà bài toán đặt ra: nếu xây dựng được một phần hệ thống ERP (một số phân hệ, một số module) với tính toán sẵn để sau này tích hợp

nhanh chóng vào hệ thống ERP thực thụ mà không cần phải vứt bỏ hay sửa đổi thì lợi ích kinh tế và thời gian đem lại rất nhiều: không mất phí để sản xuất lại phần đã có, không mất thời gian để nghiên cứu các phần sẵn có, không phải đào tạo lại nhân viên, phần cũ chạy ổn định nên tin tưởng về dữ liệu, giảm lỗi hệ thống Do đó khả năng ứng dụng vào thực tế của đề tài là cao do phù hợp với nhu cầu thực tại của phần lớn các doanh nghiệp ở Việt Nam

Việc mô hình hóa ERP áp dụng vào xây dựng từng phân hệ riêng rẽ cũng là một hướng đi mới nhằm tìm ra lời giải cho nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài ở các doanh nghiệp Việt Nam

3 Bài toán và mục tiêu nghiên cứu

Các dự án ERP có rủi ro rất cao do tính phức tạp, quy mô lớn của vấn

đề đòi hỏi chi phí lớn, nhóm phát triển lớn và thường phải phát triển trong thời gian rất chặt chẽ Việc xây dựng ERP phải đảm bảo được tính mở, tính mềm dẻo nhưng chặt chẽ (do đặc trưng tính phân hệ, module hóa của ERP) Với các đặc điểm như vậy, ta cần làm gì nếu được giao trách nhiệm phát triển một hệ thống ERP cho một doanh nghiệp cụ thể?

Bài toán đặt ra: Nghiên cứu các thành phần tương tác bên trong hệ thống ERP dựa trên mô hình kiế trúc của nó từ đó xây dựng hệ thống quản

lý chuỗi cung ứng ứng dụng tại công ty TNHH Hà Thọ nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị hiện tại và dễ dàng mở rộng hệ thống ERP xây dựng trong tương lai

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm 3 vấn đề chủ yếu:

- Nghiên cứu tổng quát về ERP, từ đó xây dựng mô hình quan hệ và ràng buộc giữa thành phần trong ERP, đề xuất mô hình xây dựng hệ thống quảnlý chuổi cung ứng

- Nghiên cứu thực trạng, thu thập số liệu hình thành mô hình thực tiễn ứng dụng quan hệ khách hàng tại công ty TNHH Hà Thọ

Xây dựng hệ thống quản lý chuổi cung ứng tại công ty TNHH Hà Thọ

4 Phạm vi luận văn

Luận văn không nghiên cứu toàn bộ hệ thống ERP vì không đủ khả năng và với thời gian hạn chế Luân văn tập trung vào hệ thống quản lý phân phối sản phẩm tại công ty TNHH Hà Thọ Đồng Hới – Quảng Bình

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu là vận dụng cơ sở lý thuyết mô hình hóa và công nghệ hướng đối tượng để triển khai một ứng dụng thực tế Qua đó đánh giá khả năng triển khai thực tế

Cơ sở lý thuyết: Xây dựng mô hình quan hệ giữa các thành phần trong ERP

Thực nghiệm: Nghiên cứu mô hình hoạt động kinh doanh của các đơn

vị trong lĩnh vực phân phối và bán hàng theo chuổi

Kiểm tra thực nghiệm: Tính đáp ứng của sản phẩm với bài toán quản

lý và sự mở rộng của sản phẩm trong tương lai

Chương 1 TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ ERP 1.1 ERP LÀ GÌ?

1.1.1 Khái niệm về ERP

Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP: ERP là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP

1.1.2 Đặc trưng của ERP

Nói ERP là một hệ thống phần mềm được đóng gói sử dụng trong việc

hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp các công cụ và tiện ích tra cứu, phân tích dữ liệu quá khứ đưa ra các dự báo, phán đoán ở tương lai

Do đó ERP có các đặc trưng riêng:

- Cho phép truy cập dữ liệu “thời gian thực”

- Tích hợp hoạt động xử lý giao dịch và hoạt động lập kế hoạch

- Tài chính và thông tin nghiệp vụ được hệ thống ERP cung cấp một cách tự động trên dữ liệu quá khứ mà không cần các hướng dẫn chỉ thị của con người

- Rất khó có thể thay đổi sau khi hệ thống ERP được triển khai

- Hệ thống ERP cần mềm dẻo để có thể đáp ứng việc thay đổi yêu cầu của tổ chức

- Hệ thống ERP có kiến trúc hệ thống mở Điều này có nghĩa là mọi phân hệ có thể hoạt động hoặc gỡ bỏ khi cần mà không ảnh hưởng tới các phân hệ khác

1.1.3 Sự khác biệt của ERP với sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc

1.2 QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN

Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP

hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại với nhau.Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và gần đây là ERM

Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:

MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất

ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Hình 1.4 - Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP hiện đại ngày nay

1.3 CẤU TRÚC CỦA ERP

Với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc phân

hệ hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau Một ERP tiêu chuẩn sẽ gồm 4 phân vùng chính sau đây:

Hình 1.6: Cấu trúc của ERP

1.3.1 Phân hệ bán hàng và tiếp thị

1.3.2 Phân hệ tài chính kế toán

1.3.3 Phân hệ quản lý nhân sự

1.3.4 Phân hệ quản lý chuổi cung ứng

- Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các phân hệ cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban

- Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí hay chiều phân tích, qua đó đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh Đây là điều các Doanh nghiệp rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP

- Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống) Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong Doanh nghiệp Với cách này Doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản

lý của mình khi cần Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu

từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống

Hệ ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng Mặt tích cực này cho phép Doanh nghiệp học tập các quy trình quản lý Doanh nghiệp trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai

Với các nội dung đó, Chương 2 luận văn sẽ đi sâu vào thực tế tại đơn

vị, phân tích nghiệp vụ để từ đó đưa ra mô hình thực tế, triển khai theo từng phân hệ để phù hợp với Doanh nghiệp

Chương 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

CHUỔI CUNG ỨNG 2.1 MÔ TẢ HỆ THỐNG HIỆN TẠI

2.1.1 Quy trình hoạt động của Công ty TNHH Hà Thọ

Công ty TNHH Hà Thọ là công ty phân phối các sản phẩm hàng tiêu dùng vừa và nhỏ trên địa bàn Tỉnh Quảng Bình.Với số lượng nhân viên hơn 100 và đội xe giao hàng ngày cằng tăng thì việc quản lý cho toàn hệ thống gồm bán hàng, quản lý kho, quản lý doanh thu, nhân viên bán hàng

và lập kế hoạch cho việc mua hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung hợp lý đang được lãnh đạo công ty quan tâm Bên cạnh đó khi quy

mô tăng lên thì việc quản lý công việc và nhân viên kinh doanh, hoạt động chắm sóc đòi hỏi phải có một lộ trình rõ ràng và có thể theo dõi qua các mục của phần mềm, thay vì hiện tại phải qua các bản báo cáo các bộ phận 2.1.1.1 Mô hình tổ chức công ty

Đội xe giao hàng ô

tô Đội xe giao hàng

xe máy

Kế toán

kho

2.1.1.2 Thực trạng hệ thống công ty

2.1.2 Các vấn đề khó khăn gặp phải

2.2 PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ

2.2.1 Mô tả bài toán

Xây dựng phân hệ quản lý chuổi cung ứng bao gồm các hoạt động nghiệp vụ chính: Quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý khuyến mãi, quản lý đặt hàng vả quản lý hóa đơn bán hàng, quản lý đội xe, hệ thống báo cáo

Quản lý khách hàng bao gồm toàn bộ các thông tin liên quan đến khách hàng như: họ tên khách, địa chỉ, email, số điện thoại, mst Ngoài ra còn phân nhóm khách hàng theo các tiêu chí khác nhau như: nhóm khách

lẻ, nhóm đại lý cấp 1, nhóm đại lý cấp 2, nhóm khách hàng VIP

Quản lý thông tin nhân viên bao gồm: email, ngày sinh, số điện thoại, phòng ban làm việc Đánh giá nhân viên qua các hoạt động sản xuất kinh doanh dựa trên bộ chỉ tiêu giao KPIs

Quản lý đặt hàng bắt đầu khi khách có nhu cầu mua hàng, lên kế hoach giao hàng

Quản lý mua hàng gồm quản lý đơn mua, kế hoạch mua hàng

Quản lý đội xe gồm quản lý thông tin các đội xe, hoạt động giao hàng Quản lý hệ thống báo cáo giúp cho đơn vị có cái nhìn tổng quan và có chiến lược cho việc lên kế hoạch mua và bán hàng

- Ban lãnh đạo - tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Theo dõi tổng quan hê thống phần mềm, tham gia hoạch định các chiến lược bán hàng và mua hàng Phê duyệt các chương trình khuyến mãi, các hoạt động mua hàng từ nhà cung cấp

- Nhân viên kinh doanh - tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Tham gia vào quá trình phát triển khách hàng, mở rộng địa bàn

- Nhân viên tiếp thị - tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Tham gia vào việc xử lý đơn đặt hàng, giao hàng cho khách hàng

- Kế toán kho - tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Theo dõi tồn kho, tham gia xuất hàng và nhập hàng

- Kế toán viên - tác nhân này tham gia hệ thống với công việc:Theo dõi đơn hàng về, quản lý công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp, lên

kế hoạch cho các chương trình khuyến mãi

- Phòng tổng hợp - tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Quản lý nhân viên, theo dõi quản lý đội xe

2.2.3.2 Xác định ca sử dụng

2.2.3.3 Mô hình ca sử dụng

Hình 2.3 - Mô hình ca sử dụng tổng quát

2.2.4 Chi tiết các ca sử dụng điển hình

2.2.4.1 Ca sử dụng cập nhật đơn bán hàng

Tác nhân: Phòng kinh doanh

Mục đích: Cập nhật các đơn hàng từ khách hàng vào hệ thống

Mô tả: Sau khi đăng nhập hệ thống, phòng kinh doanh có thể thêm

mới đơn hàng, tìm kiếm các thông tin về đơn hàng hoặc chọn một số đơn hàng đã có để xóa, sửa

Chức năng tham chiếu: F.3.1

Hình 2.11 Mô hình ca sử dụng cập nhật đơn hàng

Ca sử dụng cập nhật đơn hàng gồm 4 ca sử dụng con:

- Themmoidonhang: thêm mới một đơn hàng vào bảng đơn hàng

- Capnhatdonhang: sửa thông tin đơn hàng

- Xoadonhang: xoá đơn hàng ra khỏi bảng đơn hàng

- Tracuudonhang: tìm và xem thông tin đơn hàng trong bảng đơn

hàng

Ca sử dụng thêm mới đơn hàng :

- Tiền điều kiện: Phòng kinh doanh đăng nhập hệ thống

- Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, thông tin đơn hàng được thêm mới vào cơ sở dữ liệu

3 Nhập thông tin về đơn

Ca sử dụng sửa thông tin đơn hàng:

- Tiền điều kiện: Phòng kinh doanh đăng nhập hệ thống, bảng đơn hàng đã có dữ liệu

- Hậu điều kiện: Sau khi thao tác thành công, thông tin đơn hàng được cập nhật vào cơ sở dữ liệu

cầu nhập lại điều kiện tìm hoặc dừng

Bước 5: Có thể tiến hành sửa các đơn hàng tìm được