Những vấn đề chung về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại Việt Nam.doc

Những vấn đề chung về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại Việt Nam

1.1 Đặc điểm hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại

Th“Th ơng mại theo luật th” theo luật th ơng mại Việt Nam(đợc quôc hội khoáIX, kỳ họp thứ 11thông qua ngày 10/05/1997) là hành vi mua bán hànghoá, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sáchkinh tế xã hội

Hàng hoá trong DNTM tồn tại dới hình thức vật chất, là sảnphẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con ng-ời, đợc thực hiện thông qua mua bán trên thị trờng.Nói cách khác làhàng hoá DNTM là những hàng hoá vật t mà DN mua vào để bánphục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.

Vậy hàng hoá là những vật phẩm các doanh nghiệp mua về đểbán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.

Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:

- Hàng hoá rất đa dạng và phong phú:Sản xuất không ngừngphát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hớng ngày càngtăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủngloại.

- Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học:Mỗi loại hàng có cácđặc tính lí, hoá, sinh học riêng.Những đặc tính này có ảnh hởng đến sốlợng, chất lợng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dựtrữ, bảo quản và bán ra.

- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lợng, mẫu mã , thông số kỹthuật Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của xuất ,vào nhu cầu thị hiếu của ngời tiêu dùng.Nếu hàng hoá thay đổi phùhợp với nhu cầu tiêu dung thì hàng hoá đợc tiêu thụ và ngợc lại - Trong lu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhng chađa vào sử dụng.Khi kết thúc quá trình lu thông, hàng hoá mới đợc đavào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất.

- Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM, nghiệpvụ lu chuyển hàng hoá với các quá trình:Mua- nhập hàng, dự trữ bảoquản hàng hoá.bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trongDNTM Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn luđộng trong DN(80%- 90%)>vốn lu động của DN không ngừng vậnđộng qua các giai đoạn của chu kỳ:Dự trữ sản xuất và lu thông.Quátrình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn vàchu chuyển của vốn lu động.

- Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lu động lạithay đổi hình thái biểu hiện từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thai vốnban đầu là hình thái tiên tệ.Nh vậy quá trình vận động của hàng hoácũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanhnghiệp.Việc tăng tốc độ của lu chuyển của vốn kinh doanh không thểtách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá một cách hiệu quả.

- Mua hàng:là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyểnhàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.là quá trình vậnđộng của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá.

- Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình l thônghàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốntiền tệ.

- Bảo quản và dự trữ hàng hoá :là khâu trung gian của luthông hàng hoá, hàng hoá vận từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêudùng.Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thờng, các doanh nghiệpphải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý.

Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạtđộng kinh doanh của các DNTM Do đó việc tập trung quản lý mộtcách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua dự trữ đến tiêu thụ, trêntất cả các mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại giá cả là cần thiết và cóý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phíbảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanhthu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu củaquản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng nhu cầucủa xã hội, ngăn ngừa hạn chế đén mức thấp nhất nhng mất mát, haohụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thơng mại từđó lám tăng lợi nhuận của công ty.

1.2.Yêu cầu quản lý.

Hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại có một tầm quan trọngrất lớn, nó ảnh hởng đến mục tiêu và sự tồn tại của doanh nghiệpnênbất kỳ DNTM nào muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tiếnhành thờng xuyên liên tục, không bị gián đoạ các doanh nghiệp phảicó một lợng hàng dự trữ nhất định.Tuy nhiên lơng hàng hoá dự trữnay luôn bị biến động do hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở cáckhâu mua, bán hàng hoá.Do đó để có một lợng hàng hoá thờng xuyênnhất định doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch mua hàng cung nhtiêu thụ một cách cụ thể, phù hợp với qúa trình hoạt động thực hiệnchức năng của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt độngmột cách hiệu quả Do vậy để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toánhàng hoá trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch muahàng(vật t, hàng hoá ) về chủng loại, số lợng, quy cách giá cả, thờigian đảm bảo cho quá trình mua hàng đáp ứng đợc nhu cầu về hànghoá phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đồng thờităng nhanh vòng quay của vốn lu động.

- Tổng hợp đúng đắn chính xác kịp thời, đầy đủ các khoản chiphí cấu thành giá mua vào, tính toán chính xác trị gia thực tế củatừng loại hàng hoá, cung cấp tài liệu phục vụ kiểm tra tình hình thựchiện kế hoạch mua hàng, phục vụ tính toán trị giá thực tế của hànghoá xuất kho

- Tổ chức bảo quản hàng hoá trong kho cũng nh đang đi trên ờng vận chuyển , phải có một hệ thống kho tàng, phơng tiện vậnchuyển phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại háng hoá nhằmhạn chế những hao hụt, h hỏng, mất mát xảy ra trong quá trình bảoquản vận chuyển.

Tóm lại, quản lý chặt chẽ từ khâu mua, khâu bảo quản vậnchuyển và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong côngtác quản lý tài sản ở doang nghiệp.

1.3.Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thumua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho hànghoá Tính giá thành thực tế của hàng hoá đã thu mua và nhập kho,kiểm tra tình hình thực hiên kế hoạch thu mua hàng hoá về mặt số l-ợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịpthời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật hạch toán vậtliệu, hơng dẫn kiểm tra các bộ phận, tự trong doanh nghiệp thực hiệnđầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hoá(lập chứng từ, luânchuyển chứng từ )mở các sổ thực hiện các chế độ đúng phơng phápquy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán,tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo,chỉ đạo công tác kế toán trongphạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

2.Phân loại và đánh giá hàng hoá 2.1.Phân loại hàng hoá.

Theo tính chát thơng phẩm kết hợp với đặc trng kỹ thuật thì hànghoá đợc chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồmnhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng Hàng hoá gồmcó các ngành hàng:

- Hàng kim khí điện máy; - Hàng hoá chất mỏ; - Hàng xăng dầu;

- Hàng dệt may, bông vải sợi; - Hàng da cao su;

- Hàng gốm sứ, thuỷ tinh ; - Hàng mây, tre đan; - Hàng rợu bia, thuốc lá; Theo nguồn gốc sản suất gồm: - Ngành hàng nông sản; - Ngành hàng lâm sản; - Ngành hàng thuỷ sản;

Theo khâu lu thông thì hàng hoá đợc chia thành: - Hàng hoá ở khâu bán buôn;

Hàng hoá của các DNTM mua về dự trữ để bán thờng rất đadạng về chủng loại, kích cỡ, nguồn cung cấp Cho nên để phục vụcho việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong điều kiệnứng dụng tin học vào công tác kế toán,DNTM cần lập danh điểmhàng hoá một cách khoa học và hợp lý.

Lập danh điểm hàng tồn kho là qui định cho mỗi thứ hànghoá tồn kho một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số(cóthể kết hợp với các chữ cái) để thay đổi tên gọi, quy cách, kích cỡ củanó.

Danh điểm hàng tồn kho phải đợc sử dụng thống nhất giữacác bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhấttrong quản lý đối với từng thứ hàng tồn kho.Lập danh điểm hàng tồnkho phải đảm bảo yêu cầu dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùnglặp.

Để lập danh điểm hàng tồn kho, kế toán căn cứ vào ký hiệu tàikhoản cấp 1 và dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm haythứ, nguồn hàng cung cấp, kho nhập hàng.

Một trong những nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán mua hàng lànguyên tắc giá gốc (cost principle) theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho ,giá gốc chính là trị giá vốn thực tế của hàng hoá là toàn bộ các chi phímà doanh nghiệp đã bỏ ra để có những hàng hoán đó ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại

- Giá gốc tại thời điểm mua :Là trị giá mua thực tế phải thanh toánvới ngời bán

- Giá gốc tại thời điểm nhập kho: Chính là giá mua thực tế, chi phímua trong qúa trình thu mua đến khi hàng đã kiểm nhận nhập kho,thuề và các loaị thuế (nếu có)

- Nếu hàng mua phải qua sơ chế để bán thì giá vốn thực tế còn baogồm cả chi phí gia công chế biến

*Giá gốc hàng hoá nhập kho

Trị giá vốn thực tế của hàng hoá nhập đợc xác định theo từngnguồn nhập

Trong đó giá mua(tiền phải trả cho ngời bán) nếu doanh nghiệp thuếGTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua là giá không bao gồmthuế GTGT

Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp thì giámua bằng tổng giá thanh toán

Chi phí mua hàng hoá, bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảoquản, chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, bến bãi, hao hụttrong định mức mua hàng.

Thuế NK= giá NK(giá CIF) * thuế xuất thuế nhập khẩu của loạihàng hoá đó

Trong trờng hợp ngoài việc phải nộp thuế nhập khẩu nh đã nêu ở trêndoanh nghiệp còn phải nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu

Thuế GTGT =[ giá NK + thuế NK ] *Thuế xuất thuếGTGT

ở khâu nhập khẩu

* Đánh giá hàng hoá xuất kho

Do khi nhập kho hàng hoá giá vốn thực tế khi hàng hoá nhập khotheo hai tiêu thức là giá mua và chi phí mua khi đó nhiệm vụ của kếtoán là phải theo dõi trị giá mua thực tế cho từng lần nhập Cáckhoản chi phí mua thực tế phát sinh trong quá trình nhập hàng nh:chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi đợc hạch toán riêngđến côi tháng tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho tính trị giávốn thực tế của hàng hoá xuất kho Do vậy để xác định đợc trị giávốn của hàng hoá xuất kho thì phải thực hiện các bớc sau:

Bớc 1 áp dụng một trong các phơng pháp đích danh, phơng phápbình quân, phơng pháp nhập trớc xuất trớc, phơng pháp nhập sauxuất trớc, tuỳ điều kiện doanh nghiệp áp dụng để tính trị giá mua củahàng hoá xuất kho

Bớc 2: Kế toán phân bổ chi phí mua cho số hàng đã xuất kho và sốhàng tồn kho cuối kỳ.

Chi phí mua chi phí mua chi phí phát sinh trịgiá mua

đợc phân bổ cần phân bổ + trong kỳ củahàng

cho hàng = * xuấttrong

xuất kho trị giá mua trong kỳ +trị giá mua hàng tồnkỳ

- Đối với việc áp dụng theo phơng pháp đích danh: Theo phơng phápnày khi xuất kho hàng hoá thì căn cứ vào số lợng xuất kho của lô nàovà đơn giá thực tế của lô đó để tính trị gia vốn thực tế của hàng hoáxuất kho

+ ĐKAD: Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp mà giá trịhàng tồn kho lớn và mang tính chất đơn chiếc có thể theo dõi riêng vànhận diện đợc từng lô hàng

+ Ưu điểm: Phù hợp với DN tổ chức kế toán vật liệu thủ công Phơng pháp đơn giản và dễ tính toán

Đơn giá Trị giá vốn thực tế của hàng + Trị giá vốn thực tế củahàng

bình quân = tồn đầu kỳ tăng trong kỳSố lợng hàng hóa + Số lợng hàng tăng

Tuy nhiên cách tính này khối lợng tính toán ít nhng chỉ tính đợc trịgiá mua thực tế của hàng hoá tại thời điểm cuối kỳ nên không thểcung cấp thông tin kịp thời

Phơng pháp này chỉ áp dụng đợc với các doanh nghiệp ít nghiệp vụxuất hàng, thông tin kế toán không cần thờng xuyên, làm kế toánbằng phơng tiện thủ công

Do vậy để khắc phục ta có cách tính đơn giá bình quân liên hoàn: ơng pháp này tính giá bình quân cho mỗi lần nhập đảm bảo cung cấpthông tin kịp thời.

Trị giá vốn thực tế của Tri giá vốn thực tế Đơn giá bình quân hàng hoá trớc lần xuất thứ i + hàng hoá từlần i-1-i

liên hoàn =

Số lợng vật t tồn trớc Số lợng hàng hoá lần xuất +nhập từ lần xuất

i-1-i

- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc: phơng pháp này dựatrên giả định hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc và lấy đơn giá xuấtbằng đơn giá nhập.Trị giá hàng tồh kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giácủa những lần nhập sau cùng

- ĐKAD: Phơng pháp này đợc áp dụng nhiều đặc biệt là trongcác doanh nghiệp theo dõi đơn giá thực tế từng lần nhập

- Phơng pháp nhập sau xuất trớc: phơng pháp này dựa trên giảđịnh hàng nào nhập sau đợc xuất trớc, lấy đơn giá xuất bằng đơn gíanhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tình theo đơn gía của nhữnglần nhập đầu tiên.Hiện nay phơng pháp này ít đợc áp dụng vì tìnhhình giá cả hiện nay luôn có sự biến động điều này làm ảnh hởng đếndoanh thu của doanh nghiệp

- ĐKAD: Phơng pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệptheo dõi đơn giá từng lần nhập và phù hợp trong điều kiện có lạmphát

3 Kế toán chi tiết hàng hoá3.1.Chứng từ sử dụng

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp các nghiệpvụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá đều phảilập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế đọ quy định

Theo chế độ quy định chứng từ kế toán ban hành theo quyết địnhsố QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của bộ trỏng bộ tài chính, cá chứng từ kế toánvế hàng hoá bao gồm:

- PNK(mẫu 01- VT); - PXK(mẫu 02- VT);

- PXK kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03- VT); - Biên bản kiểm kê vật t hàng hoá (mẫu 08- VT); - Hoá đơn(GTGT)- MS01 GTKT- 2LN ;

- Hoá đơn bán hàng mẫu02GTKT- 2LN; - Hoá đơn cớc phí vận chuyển;

Đối với các chứng từ này phải kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định vềmẫu biểu nội dung, phơng pháp lập, ngời lập chứng từ phải chịu tráchnhiệm về tính hợp lý hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tếtài chính phát sinh

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định củanhà nớc, các doanh nghiệp tuỳ vào điều kiên hoạt động kinh doanhcủa đơn vị mà có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn để thuậntiện cho việc theo dõi và hạch toán nh:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức(Mẫu 04- VT); - Biên bản kiểm nghiểm(mẫu 05- VT);

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ(Mẫu 07- VT); 3.2.Các phơng pháp hạch toán chi tiết

3.2.1 phơng pháp ghi thẻ song song

Phơng pháp này thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngàytình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số l-ợng

Khi nhận chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho phải kiểm tratính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thựcnhận, thực xuất vào chứng từ vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồnkho để ghi vào cột tồn trên kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từnhập-xuất đã phân loại theo từng thứ hàng hoá cho phòng kế toán ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghichép tình hình nhập xuất kho cho từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉtiêu số lợng và giá trị

Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn sau đó đối chiếuvới thẻ kho, sổ kế toán tổng hợp

Trình tự ghi sổ nh sau:

Phiếu xuấtThẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê Nhập - xuất - tồnPhiếu nhập kho

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng

3.2.2.Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển :

Phơng pháp này ta sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơngpháp ghi thẻ song song.

ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng Sổ đối chiếu luân chuyển“Th ” theo luật th

để ghi chép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị “ThSổ đối chiếu luân chuyển đ” theo luật th ợc mở cho cả năm và đợc ghi vào cuốitháng, mỗi thứ hàng hoá đợc ghi một dòng trên sổ

Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiếnhành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ Sau đó tiến hành phân loạichứng từ theo từng thứ hàng hoá

Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) đểghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển cột luân chuyển và tính ra số tồn“Th ” theo luật th

cuối tháng.Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau :

Phiếu xuấtThẻ kho

Phiếu nhập

luân chuyển

Sổ kế toántổng hợp

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu cuối tháng

Phơng pháp này còn có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉtiêu số lợng nên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có chủng loại hànghoá ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàngngày

3.2.2.Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển :

Phơng pháp này ta sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơngpháp ghi thẻ song song.

ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng Sổ đối chiếu luân chuyển“Th ” theo luật th

để ghi chép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị “ThSổ đối chiếu luân chuyển đ” theo luật th ợc mở cho cả năm và đợc ghi vào cuốitháng, mỗi thứ hàng hoá đợc ghi một dòng trên sổ

Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiếnhành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ Sau đó tiến hành phân loạichứng từ theo từng thứ hàng hoá

Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) đểghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển cột luân chuyển và tính ra số tồn“Th ” theo luật th

cuối tháng.Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau :

Phơng pháp này còn có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉtiêu số lợng nên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có chủng loại hànghoá ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàngngày

Cuối tháng, căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xúât đểcộng tổng số tiền theo từng nhóm hàng hoá để ghi vào Bảng kê“Th

nhập- xuất- tồn” theo luật th

3.2.4 Phơng pháp ghi sổ số d *Nội dung

Thủ kho vẫn đợc sử dụng Thẻ kho để ghi chép d“Th ” theo luật th 2 phơng pháptrên Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào sổ số d“Th ” theo luật th số tồn khocuối tháng của từng thứ vật t, hàng hoá cột số lợng.

Sổ số d

“Th ” theo luật th do kế toán lập cho từng kho, đợc mở cho cả năm Trên sổ“Th

số d vật t” theo luật th hàng hoá đợc sắp xếp thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại,có dòng cộng nhóm, cộng loại Cuối mỗi tháng sổ số d“Th ” theo luật th ợc chuyểnđcho thủ kho để ghi chép.

Phòng kế toán: kế toán định kỳ xuống cho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho.

“Th ” theo luật th

Sau đó, kế toán ký xác nhận vào phiếu nhận chứng từ.

Ghi chú

Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày

Đối chiếu hàng ngày

Việc xác định giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho đợc căn cứtrực tiếp vào chứng từ xuất kho và tính theo các phơng pháp nh đãtrình bày ở mục 2.3 chơng I

Thẻ kho

Phiếu xuất

Phiếu giao nhận Chứng từ

Bảng luỹ kế xuấtSổ số d

Bảng kê nhập – xuất – tồn

Sổ kế toán tổng hợpPhiếu nhập

Phiếu giao nhận chứngtừ

Bảng luỹkế nhập

Trị giá vốn thực tế của hàng hoá tồn kho trên tài khoản, sổ kếtoán đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán

* Tài khoản kế toán sử dụng

- TK 151: Hàng mua đang đi đờng

Tài khoản này phản náh trị giá vốn thực tế của hàng háo màdoanh nghiệp đã mua nhng cha nhập về kho doanh nghiệp và tìnhhình hàng đang đi trên đờng đã nhập về kho

Kết cấu TK 151- Hàng mua đang đi đờng

- Bên Nợ ghi: Trị giá vật t hàng hoá đang đi đờng

- Bên Có ghi: Trị giá hàng hoá đang đi đờng tháng trớc,tháng này đã đa về nhập kho

- Số d Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá đang đi đờng cuối kỳ *TK156- Hàng hoá:

Kết cấu cơ bản của tài khoản này nh sau: - Bên Nợ ghi:

+ TRị giá vốn hàng hoá nhập trong kỳ

+ Số tiền điều chỉnh tăng giá hàng hoá khi đánh giá lại; + Trị giá hàng hoá thừa khi phát hiện kiểm kê

Bên Có ghi:

+ Tri giá vốn thực tế hàng xuất trong kỳ;

+ Số tiền giảm giá chiết khấu thơng mại hàng mua; + Số tiền điều chỉnh giảm giá hàng hoá khi đánh giá lại; + Trị giá hàng hoá thiếu khi phát hiện kiểm kê.

TK 156- hàng hoá, gồm có 2 tài khoản cấp 2:TK 1561- Trị giá mua hàng hoá;

TK 1562- Chi phí thu mua.

TK157: Hàng gửi đi bán- Phản ánh giá trị hàng hoá đã gửi bán chokhách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi nhng cha kịp thanh toán TK632- Giá vốn hàng bán- Phản ánh trị gía vốn của hàng hoá

Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm hàng hoá cònsử dụng nhiều tài khoản liên quan khác: TK111, TK112 TK133.TK331 TK333 , TK611

4.1.2 Trình tự kế toán nhập hàng hoá.

Quá trình mua hàng ở DNTM hoàn tất khi hàng mua đã kiểm nhậnnhập kho hoặc chuyển bán thẳng và tiền mua hàng đã thanh toánhoặc chấp nhận thanh toán Quá trình mua hàng của doanh nghiệpthơng mại có thể phát sinh các trờng hợp sau:

- TH1: Hàng và hoá đơn cùng về trong tháng : Quá trình muahàng hoàn tất trong tháng Công ty đã nhận đợc hoá đơn và chứng từthanh toán của bên bán, doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trảtiền, nhng cuối tháng hàng vẫn cha về hoặc đã về nhng cha kiểm nhậnnhập kho Trong trờng hợp này sẽ phát sinh hàng mua đang đi trênđờng hoặc hàng đợi kiểm nhận cuối tháng Khi đó tạm thời kế toáncha ghi sổ, lu hoá đơn vào một bộ hồ sơ riêng: Hồ sơ đang đi đờng

+ Nếu trong kỳ phòng kế toán nhận đợc PNK và các chứng từ liênquan thì kết hợp PNK và hoá đơn để ghi nh sau:

Nếu thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ :Nợ TK 156 ( GVTTNK)Nợ TK 133(1331)

+ Tạm thời lu PNK và cha ghi sổ ( hàng về ch có hoá đơn)

+ Trong kỳ nhận đợc hoá đơn kết hợp PNK và hoá đơn để ghi nhTH1

+ Cuối kỳ vẫn cha nhận đợc hoá đơn, kế toán sẽ ghi sổ hàng hoámua về theo giá tạm tính

Nợ TK156

Có TK 111,112,331

+ Sang kỳ sau nhận đợc hoá đơn xác định đợc giá vốn thực tế tiếnhành xử lý theo 2 phơng án

Phơng án 1: Xoá bút toán đã ghi bằng cách ghi só âm hoặc ghibút đỏ

Nợ TK 156

Có TK 111,112,331Ghi bút toán bổ sung

Nợ TK 156Nợ TK133(1)

Có TK 111,112,331 Phơng án 2: Điều chỉnh chênh lệch: Điều chỉnh cho thuế VAT đợc khấu trừ

Nợ TK 133(1) – Thuế theo hoá đơnCó TK111,112.331

Điều chỉnh giá vốn thực tế nhập khoNếu GVTTNK> Giá tạm tính đã ghi

Nợ TK 156

Có TK 111,112,331Nếu GVTTNK< Giá tạm tính đã ghi

Nợ TK156

Có TK111,112,331( Ghi số âm phần chênhlệch

4.1.3 Phơng pháp kế toán xuất hàng hoá.

Đối với DNTM việc xuất hàng hoá cũng chính là bán hàng, dovậy trong các doanh nghiệp thơng mại tiêu thụ hàng hoá có thể đợcthực hiện theo các phơng thức nh sau:

Xuất bán theo phơng thức bán buôn ;Xuất bán theo phơng thức bán lẻ;

Xuất bán theo phơng thức bán hàng đại lý

Trình tự hạch toán hàng hoá nhập, xuất tồn hàng hoá đợc thểhiện qua sơ đồ sau:( Theo phơng pháp KKTX)

TK111,112,141,331 TK133 Tổng giá thuế

GTGT

Thanh toán đợckhấu trừ

TK 333

Nhậpkho do

mua ngoài

Thuế nhậpkhẩu

TK632,157

Xuất bán trực tiếp gửi bán

Nhập kho hàng đang điđờng kỳ trớc

TK154

Xuất tự chế, mua ngoài Gia công chế biếnTK411

Nhận vốn gópliên doanh cổ phần

TK 128,222

Xuất vốn liên doanhTK 154

Nhập do tự chế , muangoài Gia công chế biến

TK 136,138

Xuất cho vay tạm thờiTK 128, 222

Nhập do nhận lại vốngóp

Vốn góp liên doa`nh

* Kế toán tổng hợp nhập- xuất hàng hoá theo phơng pháp KKĐKTK 151,152,153,156

K/c Tồn đầukỳ

K/c Tồn cuốikỳ

Tổng giá ThuếGTGT

TT Nhậpkho

Các khoản đợcgiảm trừ

Thuế nhậpkhẩu

Xuất bán

Nhận góp vốn liêndoanh

Góp cổ phần

Xuất góp vốnliên doanh

TK128,222

§îc quyÒn tÆng

5 Tổ chức kế toán hàng hoá trong điều kiện áp dụng kế toán máy.5.1 Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu.

Hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại thờng đa dạng vềchủng loại, mẫu mã, biến động thờng xuyên Do đò yêu cầu phải đặtra là p- hỉa quản từng loại, từng nhóm, từng thứ và từng danh điểm.Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá đối tợng kế toán là hàng hoá đếntừng danh điểm Vì vậy, danh mục hàng hoá đợc xây dựng chi tiếttừng danh điểm và khi kết hợp với TK hàng tồn kho( TK156) sẽ tạo rahệ thống sổ chi tiết từng vật t hàng hoá Khi nhập dữ liệu nhất thiếtphải chỉ ra danh điểm hàng hoá và để tăng tiính tự động hoá, có thểđặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng hàng hoá ở phần danhmục Với hàng hoá khi nhập kho và xuất kho phải ghi rõ tên kho bảoquản, lu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lợng tồn kho của từng hànghoá Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toánchi tiết hàng hoá tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện nhất là theophơng pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ởkho có máyvi tính nối mạng.

Với các nghiệp vụ nhập hàng hoá cần thiết phải nhập dữ liệu vềgiá mua, các chi phí đựoc tính vào giá vốn hàng nhập kho Trờng hợpnhập cùng một phiếu nhièu loại hàng hoá chơng trình cũng cho phépnhập cùng nhng phải nhập cung kho Nếu phát sinh chi phí thu mua,cần phân bổ chi phí cho từng lần nhập hàng hoá nhập kho để làm căncứ tính giá vốn xuất kho.

Đới với các nghiệp vụ xuất hàng hoá thì chơng trình phải tự độngtính đợc giá vốn xuất kho Theo quy định, giá vốn của hàng hoá xuấtkho có thể đợc tính bằng một trong các phơng pháp: Thực tế đíchdanh, bình quân gia quyền, LIFO, FIFO.

Đối với hàng hoá xuất bán ngoài việc phản ánh doanh thu cònphải phản ánh giá vốn hàng xuất bán Do đó cần thiết chứng từ phảiphù hợp với hoạt động này Có thể cho phếp chứng từ hoá đơn bánhàng đặt sẵn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm khi phản ánh doanhthu thì trơng trình đồng thời lơ thông tin về giá vốn hàng bán Cácchứng từ thờng đợc thiết kế để phản ánh các nghiệp vụ xuất vật tnh: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn bán hàng Nếuở danh mục hàng hoá đã nhập giá bán, mức thuế suất thuế GTGT thìchơng trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu,tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh và đa lên bảng kê chứng từ hànghoá bán ra

Nh vậy đối với phần hàng kế toán hàng hoá chơng trình kế táonphải theo dõi cho từng lần nhập, đồng thời cho biết số lợng hàng tồnkho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh vào bút toángiá vốn cùng với các bút toán khác Các sổ sách báo cáo có thể xemnh: sổ chi tiết, bảng kê nhập, bảng cân đối hàng hoá, bảng tồn khohàng hoá theo kho Với việc áp dụng phần mềm có thể cho phép kếtoán biết số lợng tồn kho của từng hàng hoá theo từng kho tại bất kỳthời điểm nào

CHƯƠNG II

Thực trạng về tổ chức kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần Petrolimex

Gas-2.1.Đặc điểm tình hình chung về công ty2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần Gas-Petrolimex tiền thân là một doanhnghiệp nhà nớc, là một trong những thành viên quan trọng nhất củatổng công ty xăng dầu Việt Nam đợc thành theo quyết định số 1635-1998/QĐ- BTM ngày 25/12/1998 của Bộ Thơng Mại với tổng số vốntrên 200 tỷ đồng.

Để có những thành quả nh ngày hôm nay công ty đã có nhữngbớc đi đầu tiên trong việc kinh doanh gas lỏng LPG (liquefiedPetrolium gas), với việc nắm bắt nhanh nhạy nhu cầu thị trờng ngaytừ năm 1993 tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã chính thức đa sảnphẩm gas lỏng ra thị trờng mà điểm xuất phát là thành phố Hồ ChíMinh

Thời kỳ đầu việc kinh doanh Gas do các công ty xăng dầuđảm nhận với t cách là hàng phụ.Sau đó hình thành nên các phòngkinh doanh gas, rồi đến các xí nghiệp chuyên kinh doanh gas trựcthuộc các công ty xăng dầu tại các thành phố lớn nh Hà Nội, HảiPhòng, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh Đến năm 1998 sau khi thịtrờng gas có sự cạnh tranh rõ rệt và ngày càng gay gắt Bên cạnh đểnâng cao tính tự chủ và độc lập của ngành hàng, ngày 25/12/1998 trêncơ sở tờ trình của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam cho phép thànhlập công ty gas Petrolimex theo quyết định số 1653/QĐ- BTM và đợcsở kế hoạnh đầu t Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh số 112425-DNNN, trên cơ sở đó tiếp nhận ngành LPG của tổng công ty xăng dầuViệt Nam

Cùng với xu hớng cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nớc tạosự cạnh tranh bình đẳng giữa các thành phần kinh tế, thực hiệnQuyết định số:0683/2002/QĐ- BTM ngày 06/06/2002 của Bộ ThơngMại về việc cổ phần hoá công ty Gas, đợc sự chỉ đạo sát sao của tổngcông ty xăng dầu Việt Nam Công ty Gas đã hoàn thành những bớccần thiết để cổ phần hoá doanh nghiệp

Từ ngày 14 tháng 01 năm 2004 công ty đa chính thức đi vàocổ phần hoá với tên gọi :Công ty cổ phần Gas - Petrolimex (tên viếttắt làPGC), việc cổ phần hoá công ty là phù hợp với sự cạnh tranhcủa thị trờng hiện nay nhằm mở rộng thị trờng hơn nữa đảm bảo đápứng đấy đủ nhu cầu tiêu dùng ngày một tăng

Ngoài trụ sở chinh công ty đóng tại 775 đờng Giải PhóngQuận Hoàng Mai thành phố Hà Nội công ty còn có các chi nhánh tại:Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Thành phố Hồ Chí Minh cùng vớimạng lới dày đặc đại lý tiêu thụ, cửa hàng trên toàn quốc

*Năng lực kinh doanh:

Tính đến ngày 31/12/2004 tổng số vốn kinh doanh của công ty là375.987 triệu đồng.Trong đó :

Vốn cố định: 112.796 triệu đồng Vốn lu động: 263.191 triệu đồng

Vốn ngân sách Nhà nớc cấp: 191.753 triệu đồng Vốn tự bổ xung: 105.276 triệu đồng

Vốn huy động: 78.958 triệu đồng * Về cơ sở vật chất kỹ thuật:

Do đợc thừa hởng từ Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nên ngay từnhừng ngày mới thành lập công ty đã quan tâm chỉ đạo công tác đầut cơ sở vật chất kỹ thuật theo kế hoạch của tổng công ty phê duyệtTrong năm 2003 việc đấu t khoa học công nghệ đã đợc đặc biệt chútrọng, lãnh đạo công ty và các chi nhánh đã tập trung chỉ đạo,đẩymạnh công tác tiếp thị và phát triển khách hàng, đã thực hiện 9675triệu đồng, đạt 104% kế hoạch đợc giao.Đã thực hiện sửu chữa cảitạo các công trình phục cụ sản xuất kinh doanh của công ty, sửu chữabảo quản kho, mua sắm thiết bị.Trong năm công ty đã đầu t 4000triệu đồng mua hai xe bồn 10 tấn phục vụ vận vhuyển gas rời của chinhánh Hải Phòng và chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh.

Đến nay về cơ bản hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật-công nghệ củaCông ty Gas đã đáp ứng đợc với nhu cầu sản xuất kinh doanh và gópphần đắc lực trong việc nâng cao sức canh tranh và mở rộng thị trờngtrên toàn quốc.Trong những năm tới Công ty Gas Petrolimex tiếnhành cải tạo, xây mới , nâng công xuất đóng nạp gas để nâng tổng sứcchứa của công ty là trên 4000 tấn- cụ thể: Hà Nội (120 tấn), Cần Thơ(500 tấn), Đà Nẵng (700 tấn), Thành phố Hồ Chí Minh (2000 tấn).2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty cổ phần Gas Petrolimex có chức năng chính là xuất nhậpkhẩu kinh doanh khí đốt hoá lỏng LPG và các thiết bị phụ kiện bồnbể phục vụ cho việc kinh doanh LPG

Nhiệm vụ của công ty :

- Đảm bảo đáp ứng nguồn hàng theo nhu cầu của các đơn vị - Chỉ đạo, tổ chức mạng lới kinh doanh phù hợp với nhu cầu thịtrờng và định hớng phát triển của công ty.Xây dựng chiến lợc chongành hàng, chỉ đạo thống nhất quản lý kinh doanh thông qua cơ chếđịnh giá, điểm giao nhận hàng, phân công thị trờng và các định mứckinh tế kỹ thuật

- Chỉ đạo phối hợp với các đơn vị trong công tác đầu t liên quantới việc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho các ngành hàngtại các đơn vị

- Thực hiện các hoạt động kinh doanh bảo đảm an toàn laođộng, vệ sinh môi trờng.

- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của công dân viên theo luật laođộng và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội.

2.1.3 Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh2.1.3.1 Những thuận lợi

Sau gần 8 năm thành lập và đi hoạt động, công ty đã tạo lập và khẳngđịnh đợc uy tín của mình trên thị trờng với những thuận lợi to lớn: - Cơ sở vật chất kỹ thuật đựoc đầu t mới, đồng bộ, hiện đại tơngđối hoán chỉnh và phân bố đều khắp trong phạm vi toàn quốc.

- Mạng lới các điểm bán hàng của công ty toàn quốc với sự giúpđỡ của các công ty trực thuộc hệ thống Petrolimex có khả năng đápứng nhu cầu thị trờng tại tất cả các tỉnh , thành phố trong cả nớc - Thơng hiệu sản phẩm Gas Petrolimex đã đợc khẳng định trên thịtrờng, tạo dựng đợc lòng tin đối với khách hàng thông qua công tácđảm bảo nguồn hàng, công tác tiếp thị, dịch vụ

- Nhu cầu trờng ngày càng tăng đối với sản phẩm này do đây lànguyên liệu sạch lại tiện dụng.

2.1.3.2.Những khó khăn

Bên cạnh những thuận lợi trên đây, trong các quá trình hoạtđộng công ty cũng gặp không ít khó khăn:

- Tình hình cạnh tranh trên thị trờng đang diễn ra khốc liệt vớisự có mặt của trên 20 công ty có uy tín và tiềm lực tài chính cũng nhlinh nghiệm hoạt động trong ngành hàng.Mặt khác thị trờng gas hiệnnay đang đựoc đánh giá là mới ở giai đoạn đầu nên các công ty đềuchu yếu dựa vào giá để tranh giành thị trờng nên đã làm ảnh hởngđáng kể tới lợi nhuận của các công ty nh chất lợng sản phẩm đem lạicho khách hàng.

- Tình trạng sang nạp gas trái phép còn phổ biến, chính sáchphân phối hàng cũng nh việc định giá của Petro Việt Nam cha bìnhđẳng, sự can thiệp của nhà nớc vào việc quản lý ngành hàng còn chậmvà cha đựơc chú trọng

- Tình hình công nợ của khàch hàng, giá trị hàng tồn kho cònlớn, thời gian nợ của khách hàng kéo dài Một số đơn vị trong hệthống các tổng đại lý thành viên cha quan tâm thoả đáng tới mặthàng gas.

* Tuy nhiên nhờ có đội ngũ với bề dày kinh nghiệm trong kinh doanhgas và các sản phẩm dầu mỏ, kế thừa các nguồn lực mạnh mẽ củaPetrolimex công ty đã có những kết quả rất khả quan.kết quả sảnxuất kinh doanh của công ty trong 3 năm vừa qua(2002- 2004) nh sau:Bảng : Các chỉ tiêu kết quả kinh doanh của công ty gas Petrolimexthời kỳ(2002- 2004)

So sánh2003/2002

2004/20021.Tổng khối l-

ợng hàngnhập

tấn 92000

1,304

- Nhập khẩutấn45600

1,535-Nhập nội địatấn4

1,0782.Khối lợng

hàng bán ra

1,4093.Tổng doanh

thu bán hàng

1,7694.Nộp nhân

1,7415 LN sau

1,821

2.1.4.Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.

Tất cả các nguồn hang đều do văn phòng công ty tự nhập vàxuất trực tiếp cho các chi nhánh nên các đơn vị thành viên công tyđều là đơn vị báo sổ.Công ty chụi trách nhiệm trớc Tổng công ty về tổchức hoạt đông kinh doanh gas, phụ kiện và các thiết bị phụ kiệntrong toàn tổng công ty, ở thị trờng công ty với nguyên tắc khôngcạnh tranh nội bộ Hoạt động kinh doanh chủ yếu đợc thực hiệ ởphòng kinh doanh Công ty giao hàng cho tổng đại lý thành viên theohợp đông kinh tế.Tổ đại lý thành viên chỉ nhận đợc duy nhất nguồnhàng từ công ty, không bán hàng ngoài luồng trừ bếp và các phụ kiện Trong năm 2004, theo số lợng thống kê của các hãng kinhdoanh, nhu cầu tiêu thụ gas chiếm 3000000 tấn Nhu cầu tiêu thụ gastrong năm 2004 tăng gần 14% so với năm 2003 và sẽ giữ vững trongcác năm tới.Trong năm 2004 song song với việc đầu t,hỗ trợ kháchhàng, khuyến mại quảng cáo số lợng sản phẩm của sản phẩm công tybán đợc khoảng trên 800000 tấn chiếm khoảng 24% thị phần LPGtrong cả nứơc.

Tình hình tổ chức kinh doanh của công ty đợc thể hiện qua sơđồ

Sơ đồ 01: Tổ chức kinh doanh của Công ty Gas- Petrolimex

2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh.2.1.4.1 Tổ chức bộ máy quản lý.

Văn phòng công tyGas - petrolimex

Hệ thống cửa hàng bán lẻ tại Hà nội

Chi nhánh Đà NẵngChi nhánh

Hệ thống cửa hàng bán lẻHà nội

Do đặc điểm của công ty là hoạt động kinh doanh trải dài trêntoàn quốc nên công ty đã tổ chức một cơ cấu bộ máy quản lý phù hợptheo hình thức trực tuyến chức năng:đứng đầu là lãnh đạo và một hệthống phòng ban chức năng giúp việc (xem sơ đồ 03)

Sơ đồ 02: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Gas- Petrolimex(Trớc khi cổ phần hoá)

Ban giám đốc

Phòng tổ chức hành chính

Phòng Kinh doanh

Phòng quản lý kỹ thuật

Phòng bán hàng và dịch vụ

Phòng Tài chínhKế toán

Chi nhánh Hải Phòng

Phòng Kinh doanh

Chi nhánh Đà Nẵng

Chi nhánh Sài Gòn

Chi nhánh Cần ThơPhòng kế

toán Tài chính – Kế toán

Phòngquảnlý kỹ thuật

Kho gas Đức Giang – Hà Nội

Hệ thống cửa hàng bản lẻ Hà Nội

Sau khi cổ phần hoá, mô hình tổ chức bô máy Công ty nh sau (sơ đồ 03)Sơ đồ 03: Mô hình bộ máy quản lý Công ty Gas - Petrolimex

Tuy mô hình tổ chức bộ máy công ty có sự thay đổi sau khicổ phần hoá nhng nhìn chung hoạt động của ban lãnh đạo: kiểm trakiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh và sự phối hợp giữa cácphòng ban trong công ty Ban lãnh đạo công ty có thẩm quyền phêduyệt các chứng từ ngoài quy định dùng nội bộ trong công tác quảntrị, chịu trách nhiệm quản lý tình hình tài chính và vốn của công ty.Bên cạnh ban lãnh đạo là một hệ thống các phòng ban chức năng giúpviệc cho ban lãnh đạo trong công tác sản xuất kinh doanh của côngty.Cụ thể:

- Phòng tổ chức hành chính : Có chức năng giúp giám đốc trongviệc quản lý nhân sự, hành chính, thực hiện các chế độ, chính sáchcủa nhà nớc và công ty.

- Phòng kinh doanh: Có chức năng tổ chức kinh doanh công tytừ việc tìm kiếm nguồn hàng, lập các kế hoạch và xây dựng các chiếnlợc kinh doanh nhằm phát triển thị trờng, thị phần của công ty trênthị trờng

- Phòng quản lý kỹ thuật: Do LPG là mặt hàng kinh doanh đòihỏi yêu cầu kỹ thuật đảm bảo an toàn rất cao nên vai trò, nhiệm vụcủa phòng quản lý kỹ thuật là rất lớn Nhiệm vụ chính của phòng làkiểm tra, hớng dẫn lập kế hoạch sản xuất để phù hợp với yêu cầu kỹthuật đặt ra.

-Phòng bán hàng- dịch vụ: Phụ trách khâu bán hàng tại vănphòng công ty, kho Đức Giang và trực tiếp các trang thiết bị phục vụcho việc kinh doanhLPG.

- Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm trakiểm soát, thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê trong toàncông ty theo quy định của tổng công ty xăng dầu Việt Nam ban hành.2.1.4.2.Mối liên hệ giữa các phòng chức năng.

Mỗi phòng đều có nhiệm vụ riêng biệt nhng lại liên hệ chặt chẽvới nhau tạo nên một khối thống nhất giúp cỗ máy kinh doanh củacông ty hoạt động một cách hiệu quả Phòng kỹ thuật giúp đảm bảoviệc kinh doanh gas thuận lợi, an toàn, phòng kinh doanh là đầu mốitrong việc kiến tạo nguồn hàng, ký kết hợp đông mua bán Phòng bánhàng- dịch vụ sẽ đảm bảo thoả mãn tối đa nhu cầu khách hàng củamình Phòng tài chính-kế toán sẽ có nhiệm vụ điều hoà dòng tài chínhtrong công ty giúp công ty lớn mạnh Phòng tổ chức điều hoà và phânbổ thù lao cho ngời lao động theo sản lợng bán ra một cách hợplý Tất cả đều vì lợi ích ngời lao động, lợi ích của toàn công ty và củaxã hội.

2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Petrolimex:

Gas-2.1.5.1.Hình thức và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty Gas- Petrolimex tiến hành hoạt động sản xuất kinhdoanh với quy mô lớn , địa bàn hoạt động rộng khắp trên phạm vi cảnớc Để đáp ứng cấu quản lý, điều hành có hiệu quả hoạt động sảnxuất kinh doanh, công ty đã tổ chức kế toán theo mô hình vừa tậptrung vừa phân tán Đây là mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty; áp dụng hình thức này đảm bảocông tác kế toán đợc đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ.Theomô hình này các kho hàng của chi nhánh thực hiện hình thức kế toánbáo sổ.Tại các chi nhánh thực hiện hạch toán kinh tế phụ thuộc theophân công quản lý Các phòng kế toán chi nhánh có nhiệm vụ kiểmtra xử lý thông tin, chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết tại đơn vịmình Định kỳ các phòng này sẽ gửi báo cáo về các phòng kế toáncông ty Các chi nhánh chỉ xác định kết quả kinh doanh chứ khônglập quỹ, việc lập quỹ đợc công ty thực hiện sau khi quyết toán toàncông ty.

Xuất phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu trên của bộ máy kế toántại công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 04: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty Gas- Petrolimex

Biên chế tại phòng kế toán tài chính(KTTC) gồm 12 cán bộ: Một ởng phòng, một pho phòng và 10 chuyên viên Với biên chế hiệnhành, phòng KTTC phân công nhiệm vụ của các cán bộ công nhânviên trong phòng nh sau:

*Kế toán trởng:

- Chịu trách nhiệm chung trớc giám đốc về công tác KTTC tại côngty

- Chỉ đạo xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm

- Phối hợp tham gia việc ký kết các hợp đông kinh tế của công ty - Tham gia xây dựng đơn giá hàng hoá vật t, các định mức chi phíthuộc thẩm quyền của công ty

Kế toán tr ởng

Phó phòng kế toán

KếtoánXâyDựng cơ bản

Kế toán nhập mua hàng hoá

Kế toán

tiêu thụ hàng

Kế toán thuế& chi

Kế toán nh và thanh toán

Kế toán công nợ bán hàng

Kế toán tscd

và ccdc

- Quản ký cân đối vốn kinh doanh, tham gia điều hoà các quỹ xínghiệp trong toàn công ty.

- Hớng dẫn chế độ hạch toán trong toàn công ty

- Tổng hợp quyết toán, kiểm kê toàn công ty Quyết toán lơngtoán công ty

- Theo dõi và hớng dẫn quy trình quản lý các tài khoản vốn, quỹ,lợi nhuận của văn phòng và toàn công ty

*Kế toán tổng hợp:

- Tổng hợp, kiểm kê, quyết toán văn phòng công ty

- Tham gia xây dựng giá và các định mức chi phí thuộc vănphòng công ty

- Theo dõi và quản lý bao bì vỏ bình gas

- Kế toán vốn kinh doanh, lơng văn phòng và toàn công ty - Theo dõi các TK338(KPCĐ), 334 411.412,421

- Trực tiếp giải quyết thủ tục thanh lý, nhợng bán TSCĐ, hànghoá kém mất phẩm chất , ứ đọng chậm luân chuyển toàn công ty *Kế toán xây dựng cơ bản:

- Theo dõi đối chiếu và quản lý công nợ các TK241(xây dựng cơbản dở dang).

- Theo dõi các công trình đầu t hỗ trợ khách hàng

- Kiểm tra và phối hợp phòng quản lý kỹ thuật phê duyệt cáccông trình đấu t XDCB, sửa chữa TSCĐ.

*Kế toán nhập mua hàng hoá:

- Kế toán nhập mua hàng hoá (Gas, vỏ, vật t thiết bị) - Theo dõi quyết toán thuế nhập khẩu

- Theo dõi và quyết toán kho vật t Đức Giang

- Tổng hợp theo dõi lợng tồn kho vỏ bình gas toàn công ty

- Phụ trách các TK142, 152, 153(vỏ bình gas), 331, 336, 138,338

*Kế toán tiêu thụ hàng hoá: - Kế toán hàng hoá tiêu thụ hàng hoá.

- Kế toán thuế GTGT văn phòng toàn công ty.

- Kiểm tra giá và quyết toán tiêu thụ.Quyết toán thu sử dụng vốntoàn công ty

- Kế toán hàng tồn kho Quyết toán chi phí khoán kho, chi phíđội vận tải.

- Phụ trách các tài khoản 511, 512, 632, 156

- Tính giá thành hoạt động vận tải, sơn bình, kiểm định *Kế toán thuế và chi phí :

- Kế toán chi phí chung văn phòng công ty - Quyết toán chi phí cửa hàng.

- Phụ trách tài khoản 641.

- Kế toán thanh toán, kế toán tiền đang chuyển.

- Phụ trách các tài khoản 111, 112, 113, 141, 138, 338 *Kế toán TSCĐ và CCDC

- Kế toán TSCĐ, hao mòn TSCĐ.

- Trực tiếp giải quyết thủ tục thanh lý, nhợng bán TSCĐ, hànghoá kém mất phẩm chất

- Phụ trách các tài khoản 211, 214, 009, 142, 153

Ngoài ra thuộc khối văn phòng công ty còn có một thủ quỹ quản lýquỹ tiền mặt, phụ trách công đoàn phòng.

2.1.5.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty.

Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm các loaịsổ kế toán cụ thể, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ các loại sổ với nhau,trình tự ghi sổ nhằm hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán từ cácchứng từ kế toán để lập đợc các báo cáo định kỳ.

Hiện nay quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thìyêu cầu quản lý đối với nền sản xuất ngày càng cao, yêu cầu cung cấpthông tin ngày càng nhanh và khi máy tính đợc sử dụng rộng rãitrong công tác kế toán của doanh nghiệp đòi hỏi công ty phải ápdụng hình thức kế toán phù hợp Chính vì vậy, công ty đang áp dụnghình thức kế toán Nhật ký- chứng từ nhng có nhiều cải biến linh hoạtphù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty và chơng trìnhkế toán trên máy vi tính theo phần mềm Fast- Accouting.Trình tự ghisổ theo hình thức Nhật ký của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơđồ 05)

Sơ đồ 05 : Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ của côngty đợc thể hiện qua sơ đồ sau

Các chứng từ gốcInvoice B/I

Giấy chứng nhận BHBiên lai thu thuếPhiếu nhập khẩu

Các chứng từ khác có liên quan

Máy tínhBảng kê số 1

(nợ 111)Bảng kê số 2

Sổ chi tiết các tài khoản ( TK 151, 156, 331(1, 2 , 3)

Bảng kêSố 8

Nkct số 1Nkct số 2Nkct số 3Nkct số 4Nkct số 6(tk 151)

Nkct số 10( ghi có tk 144, 413, 333, 138 )

Dựa trên hình thức kế toán nhật ký- chứng từ và hệ thống máy vi tínhtrong công tác kế toán, hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm kếtoán Fast- Accouting và trình tự xử lý hệ thống kế toán trên máy vitính nh sau (Sơ đồ 06) :

*Chế độ kế toán áp dụng tại công ty.

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01- Kết thúc:31/12 - Đơn vị tiền tệ để ghi chép:Đồng Việt Nam(VND)

- Nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác:Theo tỷgiá hạch toán toàn công ty quy định.

- Hình thức sổ kế toán áp dụng:Nhật ký- chứng từ - Phơng pháp kế toán TSCĐ:

+Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ: theo giá thực tế.

+Phơng pháp khâú hao:Khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng.

đầu vào chứng từ gốc

Hoá đơn của

ng ời bán

Phiếu thu (chi)Tiền

Gbn, gbc, hd tín

Tờ khai hq giấy thông

Các chứng từ khác

Xử lý các phầm mềm trên máy

Chứng từ trên máy

Các bảng kê chứng từ.Sổ chi tiết TK, bảng tổng hợp chi tiết TK

Các bản kê Các NKCTSổ cáiXử lý ch

ơng trình gốc

Đầu ra chứng từ

Các báo cáo tài chính

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: +Nguyên tắc đánh giá:theo giá gốc.

- Phơng pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: Giá hạch toánthống nhất toàn công ty.

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho:Kê khai thơng xuyên - Phơng pháp tính thuế GTGT: Phơng pháp khấu trừ.

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phầnGas- Petrolimex.

2.2.1.Đặc điểm chung về hàng hoá của công ty.

Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là công ty thơng mại thuộc bộthơng mại hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất, nhập khẩu hànghoá

Hàng hoá chủ yếu của công ty là khí Gas hoá lỏng (LPG), bếpgas và các phụ kiện khác nh thiết bị bồn bể, van điều áp Song mặthàng chủ yếu vẫn chính là khí gas hoá lỏng Đây là một loại nhiênliệu sạch , khi cháy tạo nên khí than, không có khói và khí CO, rất uviệt so với các loại nhiên liệu khác.

Tuy nhiên, đây là loại sản phẩm đòi hỏi tính an toàn và kỹ thuậtcao nên buộc công ty phải có sự đầu t về công nghệ hiện đại, an toànvà có công trình quản lý kỹ thuật chặt chẽ Đặc biệt là đối với ngờitiêu dùng phải hớng dẫn sử dụng thật cụ thể để tránh những tai nạnđáng tiêc do loại nhiên liệu này gây ra Đây sẽ là một sản phẩm đầytiềm năng do tích chất tiện lợi của nó cũng nh xu hớng phát triển tấtyếu của nớc ta trong những năm tới

Hàng hoá của công ty cung ứng từ 2 nguồn mua trong nớc vànhập khẩu (trong đó nhập khẩu là chủ yếu) Hàng mua trong nớc chủyếu là bếp gas và phụ kiện, tuy nhiên lợng mua rất ít so với NK Mặthàng này chủ yếu do công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩmkhí tại 95B- Lê Lợi – Vũng Tàu

Mặt hàng NK chủ yếu và cũng là sản phẩm chủ đạo của công tychính là khí đốt hoá lỏng(LPG) đợc NK từ nhiều quốc gia trên thế giớinh: Công ty KENYON-ENGIRING của Nhật: Công ty COMAP củaPháp; công ty SAMJIN của Hàn Quốc; Công ty CAVAGNA, FLPIJ,RITZCOSING của Singapo.

2.2.2 Đánh giá hàng hoá.

2.2.2.1 Đánh giá hàng hoá mua vào

Đánh giá hàng hoá là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giátrị của hàng hoá theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầuchân thực thống nhất Trong kế toán nói chung và, kế toán hàng hoánói riêng nguyên tắc cơ bản là hạch toán theo giá vốn thực tế.

* Với nguồn mua trong nớc: Hàng hoá chủ yếu là bếp gas và một sốcác phụ kiện khác Căn cứ vào lợng hàng dự trữ trong kho, phòngkinh doanh của công ty lên kế hoạch mua hàng và tổ chức thực hiệnkế hoạch đó Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi muahàng Chứng từ trong trờng hợp này là hoá đơn GTGT do bên bánlập( liên 2) Hàng hoá đợc vận chuyển về kho của công ty( công ty tựvận chuyển hoặc thuê ngoài) Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá tr-ớc khi lập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho Công ty có một bộ phậnkiểm nhận sẽ chứng nhận kết quả kiểm nhận qua phiếu nhập kho.THủ kho chỉ ghi số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho căn cứ vàohoá đơn GTGT Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn( GTGT) đợcchuyển lên phòng kế toán Kế toán lu phiếu nhập kho( phản ánh mặthiện vật) và căn cứ vào hoá đơn( GTGT) để phản ánh mặt giá trị hànghoá mua vào các sổ kế toán

Việc xác định trị giá vốn của hàng mua trong nớc nh sau:

Trị giá mua thực tế Giá mua ghi trên Cáckhoản giảm

của hàng = hoá đơn( không có thuế GTGT) - trừ (nếucó)

nhập kho

Do trị giá hàng mua quá lớn so với chi phí mua nên chi phí liênquan đến quá trình mua hàng nh : Chi phí vận chuyển, bốc dỡ côngty đều hạch toán vào Chi Phí Bán Hàng (TK641), nên trị giá muathực tế của lô hàng chính là trị giá vốn thực tế của hàng nhập kho Ví dụ: Theo phiếu nhập kho bếp gas ngày 02 tháng 3 (Hoá đơnGTGT số 008816- ngày 01 tháng 3) nhập kho 525.085MT Bupro củacông ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí số 95B Lê Lợi-Vũng Tàu theo chuyến hàng ngày 25/02/2005 LXH số 046/HH-20/VPGas/2005(tàu- CIF)

Trị giá mua của 525.085MT Bupro là 3.557.945.809đ Vậy trị giá vốn thực tế của lô hàng nhập kho là: 3.557.945.809đ* Với hàng nhập khẩu:

- Giá cả hàng nhập khẩu: Giá cả hàng nhập khẩu phụ thuộc vào điềukiện về vị trí địa điểm giao hàng và phơng thức vận chuyển hàng hoátừ ngời bán sang ngời mua, đặc điểm của loại hàng hoá Mặt kháccông ty lại giao dịch rất nhiều nớc, trong quá trình thoả thuận ký hợpđồng nhập khẩu Công ty sử dụng nhiều loại giá khác nhau, cụ thể:+ Đối với khí hoá lỏng(LPG): Do đây là mặt hàng có giá trị lớn nênCông ty sử dụng giá FOB, CFR- là hai loại giá cha có phí bảo hiểm.Công ty sẽ giành quyền tự mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình tạicông ty bảo hiểm Gas- Petrolimex PJICO.

Giá FOB= Giá hàng hoá + chi phí vận chuyển, bốc dỡ qua lancan tàu

Giá CFR= Giá FOB + F ( cớc phí vận chuyển).

+ Đối với bếp và các mặt hàng khác: Công ty sử dụng giá CIF là giácó phí bảo hiểm.

Giá CIF= Giá FOB + I ( cớc phí bảo hiểm) + F( Cớc vậnchuyển )

Vì điều kiện nhập khẩu từ nớc ngoài nên quá trình giao hàng vàthanh toán tiền phức tạp, nhiều khoản chi phí phát sinh nên khi tínhtrị giá mua hàng nhập khẩu thực tế, công ty thờng tính nh sau:

Trị giá mua Giá thực tế Thuế Bảo hiểm phụ Cớcphí

thực tế của = thanh toán với + nhập + thu (nếu có) + vậnchuyển

hàng nhập khẩu ngời bán khẩu(nếu có)

Giá thực tế Giá ghi trên HĐ thực Tỷ giá thựctế tại

thanh toán với = tế phải thanh toán * thời điểmphat sinh

ngời bán (FOB, CFR) nghiệp vụ kinhtế

Thuế nhập Số lợng hàng hoá Giá tính thuếThuế