- Sổcái các TK
Vì nghiệp vụ nhập khẩu liên quan đến rất nhiều tài khoản mà số lợng trang có hạn nên em chỉ xin đợc trình bày sổ sách của một số tài chủ yếu
* Tài khoản sử dụng: TK 511, 512, 156, 157, 131, 642, 111, 112,... Hiện nay,ở công ty Gas Petrolimex có các phơng thức tiêu thụ hàng chủ yếu sau:
- Xuất bán nội bộ
- Xuât bán ra bên ngoài:
+ Xuất bán theo phơng thức bán buôn trực tiếp( Mã 50) + Xuất bán theo phơng thức bán lẻ( Mã 54)
+ Xuất bán theo phơng thức qua tổng đại lý,đại lý(Mã 5B) 4.2.1 Xuất bán ra bên ngoài:
VD: này 24/03/2005 Công ty lập hoá đơn xuất bán Gas cho khách hàng là công ty Thơng Mại Minh Hoà với số lợng 500MT(1MT=1000 kg),đơn giá bán 6400đ/kg( lợng hàng xuất cho công ty TM Minh Hoà đợc xuất từ chuyến hàng nhập số 08.Đây là chuyến hàng cuối cùng tính đến thời điểm xuất bán cho công ty TM Minh Hoà)
Giá hạch toán mà công ty đang áp dụng là: 4500đ/kg Trị giá thực tế nhập khẩu Trị Giá thực tế của hàng nhập khẩu, nhập kho Số lợng trên B/L = 11.010.47 4.163 824.756 = 6034 (đ/ kg)
DTBH = số lợng bán * đơn giá bán =500.000 * 6400
=3.200.000.000
- Trị giá vốn hàng bán = 500.000 * 4500= 2.250.000.000 = 2.250.000.000
- Chênh lệch giữa giá vốn và giá hạch toán = số lợng hàng xuất bán trong kỳ * lợng chênh lệch của lợng hàng xuất bán trong kỳ trong kỳ * lợng chênh lệch của lợng hàng xuất bán trong kỳ
= 500.000(6034- 4500) = 767.000.000
Căn cứ vào kế hoạch giao hàng theo hợp đồng hay giao trực tiếp tại kho của công ty, phòng bán hàng dịch vụ sẽ viết hoá đơn GTGT hay“ ” ”
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ . Thủ kho sẽ căn cứ vào hoá”
đơn hoặc phiếu để tiến hành xuất kho. phòng bán hàng sẽ nhập số liệu trên hoá đơn(phiếu) vào máy vi tính theo mẫu hoá đơn bán hàng đã” ”
có sẵn trên máy.Các thông tin này sẽ đợc tự động nhập vào các báo cáo bán hàng,các bảng kê,sổ chi tiết công nợ của TK13131 theo từng tên của khách hàng đã đợc mã hoá.
Máy tính sẽ tự định khoản nh sau:
a) Nợ TK 13113(MK41000019) 3.520.000.000
Có TK 511151 3.200.000.000
Có TK 33311 320.000.000
b) Nợ TK 6321151 2.250.000.000
Có TK 156511 2.250.000.000
Cuối kỳ kế toán xử lý chênh lệch giữa giá vốn hàng bán với giá hạch toán để kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ
Nợ TK 6321151 767.000.000
*Bán hàng nội bộ
- Chứng từ: - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Bảng kê hàng hoá xuất nội bộ - Bảng kê hàng hoá xuất nội bộ
Khi các chi nhánh,xí nghiệp thành viên của công ty có nhu cầu về Gas và các trang thiêt bị,công ty tiến hành điều đông gas giữa các chi nhánh,xí nghiệp,phòng bán hàng dịch vụ sẽ viêt hoá đơn giao liên 02 cho ngời nhận hàng.Thủ kho sẽ giữ lại 2 liên để lập bảng kê xuất hàng và gửi lên cho phòng bán hàng để xác định lợng thực xuất và nhập số liệu t hoá đơn vào máy tính.Khi đó thông tin sẽ vào Báo cáo chi tiết phát sinh“
công nợ bán hàng TK336. Nh” vậy các khoản công nợ nội bộ sẽ đợc theo dõi và thanh toán qua TK 336, còn doanh thu bán hàng là doanh thu bán hàng nội bộ và đợc phản ánh theo dõi qua TK512.
VD: Ngày 24/03/2005 công ty lập hoá đơn xuất bán cho chi nhánh Gas SG 450(MT) gas hoá lỏng,đơn giá xuất bán là 6300đ/kg.
DTBH = số lợng hàng bán * đơn giá bán = 450(MT) * 1000 * 6300
= 2.835.000.000
Giá vốn hàng bán = số lợng bán * giá hạch toán = 450(MT) *1000 * 4500 = 2.025.000.000
Trị giá thực tế của lô hàng nhập kho(chuyến 07) : 4.473.949.608 / 729.538 = 6133 (đ/kg)
- Chênh lệch giữa giá vốn và giá hạch toán = 734.850.000 Máy tính tự định khoản Máy tính tự định khoản
a) Nợ TK336(CN Sài Gòn) 3.118.500.000
Có TK 5122151 2.835.000.000
b) Nợ TK 6321151: 2.025.000.000
c) Nợ TK 6321151 734.850.000
Có TK 156512 734.850.000
Cả 2 quá trình xuất bán bên ngoài và xuât bán nội bộ đều đợc theo dõi trên các bảng kê chứng từ xuất,báo cáo tiêu thụ hàng hoá,sổ chi tiết phát sinh công nợ sau:
Chơng III
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex
3.1. Những nhận xét chung về công tác kế toán hàng hoá ở công ty cổ phần Gas- Petrolimex. phần Gas- Petrolimex.
Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty cổ phần Gas- Petrolimex, đợc tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán hàng hoá nói riêng em nhận thấy công tác quản lý cũng nh công tác kế toán đã tơng đối hợp lý.Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán hàng hoá ở công ty em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán mua hàng ở công ty nh sau:
3.1.1. Những u điểm.
Thứ nhất: Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty. Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là một công ty thơng mại lớn có qui mô lớn với mạng lới, chi nhánh, đại lý trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam. Vì vậy việc áp dụng kế toán kế toán tập trung phân tán là hợp lý, đảm bảo đợc hiệu quả hoạt động của phòng kế toán . Các nhân viên kế toán đợc phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKTX là phù hợp với tình hình nhập xuất tồn diễn ra thờng xuyên, liên tục ở công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán hàng hoá. Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh đầu t, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thứ hai: Việc bố trí các cán bộ kế toán và phân định trong bộ máy kế toán của công ty tơng đối phù hợp với khối lợng công việc và đáp ứng đợc nhu cầu đề ra. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty tuy tuổi đời còn trẻ song lại rất năng động, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng( về công tác hạch toán kế toán hàng hoá nói riêngvà các phần hành kế toán nói chung). Công ty luôn tạo điều kiện cho cán bộ bồi dỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác kế của công tác kế toán.
Thứ ba: Trong điều kiện khoa học ngày càng phát triển, công ty đã rất nhanh nhạy trong trong việc áp dụng phần mềm kế toán máy. Với chơng trình phần mềm Fast-Accouting công ty đã trang bị hệ thống máy tính từ văn phòng đến cơ sở, hoà mạng Internet để thu thập cũng nh cung cấp thông tin bên ngoài. Do vậy khối lơng công việc kế toán thủ công đã đợc giảm bớt rất nhiều đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời.
Thứ t: Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng nh yêu cầu quản lý của mình trong việc hạch toan các nghiệp vụ hàng hoá, công ty đã chi tiết tài khoản ra cấp 2, 3...và mở thêm một số tài khoản chi tiết cho các tài khoản chi tiết đó, chính điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép kế toán đợc rõ ràng cũng nh việc kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu kế toán.
Thứ năm: Mặc dù khối lợng nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá phát sinh nhiều, số liệu chứng từ lớn, song công tác về nghiệp vụ nhập xuất vẫn đợc tiến hành khá chi tiết và chặt chẽ theo từng lần xuất nhập, nhất là trong lĩnh vực thanh toán hàng nhập khẩu cũng nh các giao dịch với ngân hàng để thực hiện nhiều thơng vụ nhập khẩu.
Thứ sáu: Do đặc thù của công ty là kinh doanh trong lĩnh vực gas , khí đốt- là một mặt hàng đòi hỏi các điều kiện kỹ thuật một cách chặt chẽ nên việc mua hang cung nh các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng phải trải qua rất nhiều công đoạn cồng kềnh, phức tạp nhng công ty kiểm soát chặt chẽ việc nhập hàng, tính giá thành mua và thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ. Do đó hạn chế tối đa đựoc sự thất thoát hàng hoá và kiểm soát đợc việc chi tiền. Ngoài ra công ty còn sử dụng tối đa nguyên tắc phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong việc nhập khẩu hàng và thanh toán tiền hàng. Chính điều này góp phần giúp doanh nghiệp có thể xác định chính xác đợc trị giá thực tế của hàng nhập kho.
3.1.2. Những điểm cần hoàn thiện.
Bên cạnh những thành tích đạt đựoc, việc hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá nói riêng cũng nh công tác kế toán nói chung tại công ty vẫn còn một số những hạn chế nhất định sau:
Thứ nhất: Về công tác tổ chức phân cấp hạch toán kế toán đến các đơn vị trực thuộc và các chi nhánh nên độ chính xác, tính hợp lý, hợp lệ của các hoạt động có liên quan đến quá trình nhập khẩu không đựoc đảm bảo. Việc cung cấp cho lãnh đạo công ty những thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu nhiều khi bị gián đoạn, làm hạn chế phần nào việc đề ra các biện pháp kịp thời cho quá trình nhập khẩu hang khi có sự cố xảy ra.
Mặc dù với việc phân công rõ ràng trách nhiệm của của tng bộ phận trong quá trinh nhập xuất hàng nhng nhiều khi việc chuyển giao chứng từ từ phòng xuất nhập khẩu đến phòng kế toán còn chậm, gây khó khăn cho việc tập hợp chứng từ từ phòng kế toán. Việc vận chuyển gas trên biển nhiều khi không nhập cảng đúng thời hạn do gián đoạn tàu gây lên tình trạng thiếu hàng hoá để bán. Mặt khác lại đồng thời phát sinh thêm nhiều chi phí kiểm định, chi phí bảo quản...gây tổn thất về mặt kinh tế đối với công ty.
Thứ hai: Công ty sử dụng giá hạch toán đối với hàng nhập về kho cung nh đơi với hang xuât sau đó mới phân bổ cho trị giá hàng xuất. Với việc hạch toán nh trên công ty phải định giá hạch toán thống nhất toàn công ty và phải mở thêm một tài khoản chi tiết đó là 156512( chênh lệch giá hạch toán và giá vốn của gas hoá lỏng), 156522( chênh lệch giá hạch toán và gía vốn của bếp và phụ kiện), do đó việc ghi chép sẽ phức tạp hơn, phải mở thêm sổ để theo dõi các khoản chênh lệch. Điều này làm ảnh hởng đến việc tính toán, theo dõi trị giá hàng hoá nhập cũng nh hàng xuất.
Thứ ba: Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để phản các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ.
Theo chuẩn mực số 10-ảnh hởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái- ban hành và công bố theo quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trởng Bộ Tài Chính thì nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại ngày lập bảng CĐKT ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá thực tế. Nhng công ty Gas- Petrolimex trong quá trình kinh doanh phát sinh rất nhiều nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ, để giảm nhẹ việc ghi chép, kế toán kế toán công ty đã sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh các khoản nợ phải thu, công nợ phải trả và các khoản tiền. Việc sử dung tỷ giá hạch toán nhìn chung có tác dụng rất lớn nhằm giảm tính phức tạp và cồng kềnh trong việc hạch toán kế toán, nhng mặt khác lại trên thực tế tại công ty lại bộc lộ một số khuyết điểm sau:
Do không sử dụng tỷ giá thực tế nên VAT của phí bảo hiểm công ty đã hạch toán theo giá thực tế theo bút toán :
Nợ TK1388( MK:31000022): Phí bảo hiểm* TGHT
Nợ TK133: Phí bảo hiểm* TGHT* Thuế xuất thuế GTGT
Có TK1388( Mk :11038000): Tổng số tiền phải trả cho công ty bảo hiểm PJICO
Điều này sai với chế độ kế toán quy định hiện hành phải sử dụng TGTT để tính các khoản phải nộp NSNN.
Khi trị giá thực tế của lô hàng NK, kế toán chỉ sử dụng một TGTT duy nhất đó TGTT1 ghi trên hoá đơn của ngời bán( Invoive) mặc dù thời điểm nhận đựoc hoá đơn bán hàng, hoá đơn thu phí bảo hiểm, hoá đơn thu phí vận tải là khác nhau( do đó tỷ giá quy đổi là khác nhau). Lấy ví dụ về tính cớc phí vận tải ta thấy:
Phản ánh cớc phí vận tải vào trị giá vốn hàng nhập Nợ TK 15151: Phí vận tải* TGTT1
Nợ(Có) TK 413: chênh lệch TGHTvà TGTT1
Có TK 331131 (MK: 31000022) Phí vận tải *TGTT Phản ánh cớc phí vận tải thực trả cho công ty vận chuyển thuỷ 1
Nợ TK 331131( MK:31000022) Phí vận tải * TGHT
Nợ (Có) TK413: chênh lệch TGHT và TGTT2 Có TK 331131( MK: 31000022): Phí vận tải*TGTT2
Nh vậy việc hạch toán nh trên đã tạo ra một tài khoản chênh lệch tỷ giá ảo, không đúng với bản chất của TK413. Vì vậy theo ý kiến của em công ty nên sử dụng TGTT để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ vừa khắc phục đựoc hạn chế nêu trên, lại vừa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Thứ ba: Phản ánh sai trị giá vốn của hàng nhập khẩu do việc hạch toán chung chi phí thu mua hàng nhập khẩu với chi phí bán hàng cà chi phí quản lý doanh nghiệp
Hiện nay trong quá trình hạch toán kếtoán, các chi phí giao dịch ngân hàng để phục vụ cho việc nhập hàng hoá và thanh toán tiền hàng(phí mở L/C, phí sửa L/C..); Các chi phí khác trực tiếp phát sinh liên quan đến trị giá của hàng nhập ( phí vận chuyển, lệ phí hải quan, phí lu kho bãi...) thông thờng đợc hạch toán vào tài khoản 1562- chi“
phí thu mua hàng hoá và các chi phí quản lý doanh nghiệp treo trên”
TK 642 đều đợc kế toán phản ánh và tập hợp vào tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Chính điều này đã làm giá vốn hàng bán của công ty không đợc phản ánh đầy đủ chính xác. Giá vốn hàng bán sẽ bị đánh giá thấp xuống, CPBH lại tăng lên, dẫn đến kết quả kinh doanh của từng bộ phân sẽ bị đánh giá sai ; Điều này gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu quả chi phí phát sinh và xây dng phơng án kinh doanh.
Tuy nhiên, việc hạch toán nh trên của công ty lại xuất phát tù đặc thù kinh doanh của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nói chung và công ty cổ phần gas nói riêng. Theo chế độ hiên hành quy định các chi phí thu mua thực tế phát sinh trong quá trình mua hàng nh: chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê kho bãi...sẽ đợc hạch toán riêng; đến cuối tháng mới tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho để tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất theo công thức:
Chi phí thu mua thực tế phân bổ cho hàng xuất kho = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ Trị giá mua thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng xuất trong kỳ
Tuy nhiên ở công ty Gas Petrolimex, trong quá trình mua hàng do chi phí thu mua phát sinh quá nhỏ so với trị giá các lô hàng nhập cũng nh hàng xuất bán trong kỳ nên viẹc phân bổ chi phí thu mua cho hàng xuất kho là thực sự không cần thiết. Việc hạch toán riêng chi phí mua hàng vào TK 1562- Chi phí thu mua và chi phí bán hàng vào TK 641- Chi phí bán hàng sẽ phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của lô hàng xuất bán song hiệu quả lại không cao. Do đó, theo em việc xin phép Bộ Tài Chính cho hạch toán chung nh trên là một sự linh hoạt của công ty nhằm giảm nhẹ tính phức tạp và khối lợng công việc kế toán. Một vấn đề nảy sinh bao giờ cũng có tính hai mặt nhng xét về tính hiệu quả thì