Trong đó: +TK15651: Gas hoá lỏng tồn kho.
TK156511: Giá hạch toán gas hoá lỏng tồn kho TK156512: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn +TK15652: Bếp và phụ kiện
TK156521: Giá hạch toán bếp và phụ kiện Tk156522: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn +TK15653: Gas hoá lỏng tồn kho dạng gửi( Gửi ở kho các công ty khác)
* TK331: Phải trả ng“ ời bán, tại công ty gas kế toán sử dụng hai tài khoản chi tiết cấp 2
+ TK33113- Phải trả ng“ ời bán Gas- phụ kiện”
Trong đó : TK331131: Phải trả ngòi bán Gas
Tk331132: Phải trả ngòi bán bếp- phụ kiện + TK33118- Phải trả ng“ ời bán hàng hoá khác”
Tài khoản phải trả ngời bán này sẽ đợc chi tiết cho từng đối tợng bằng cách mã hoá. Sau đây là một số mã khách công nợ chủ yếu: MK:31000022: Mã khách ngời bán- phụ kiện- vận tải. MK:31000008: Mã khách ngời bán Gas- phụ kiện MK: 11038000: Mã khách công ty bảo hiểm PJICO. MK:11019000: Mã khách công ty vận chuyển thuỷ I
Ngoài ra công ty còn một số tài khoản nh:TK111, TK112, TK133, TK333...
* Hệ thống sổ kế toán bao gồm ;
Sổ chi tiết tài khoản 156511, TK156512, TK331131...các bảng kê số 8. nhật ký chừng từ số 6; Sổ cái các TK15151, TK156511, TK156512 nhật ký chừng từ số 6; Sổ cái các TK15151, TK156511, TK156512 Để hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ nhập mua hàng hoá ta có thể khái quát theo sơ đồ sau:
1121 (6) 1122 (7) 331 (TGHT) (1) 151(TGTT) (8a) 156511(TGHT) (10) 632 413 1331 413 (8) (8b) 156512 (10) 138 (2) (5) 33331 (3a) 336 (4a) 33312 (3b) (4b) (9b)
Diễn giải các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (1): Chấp nhận nợ tiền hàng
(2): Phí bảo hiểm của lô hàng nhập khẩu (3a,3b): Thuế NK, thuế GTGT của hàng NK
(4a,4b): Thuế NK, thuế GTGT hàng NK các chi nhánh nộp hộ phải bù trừ
(5): Thanh toán tiền bảo hiểm
(6): Mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng
(7): Thanh toán tiền hàng bằng ngoại tệ đã mua (8): Nhập kho lô hàng đã mua
(8a): Nhập kho theo giá hạch toán hàng tồn kho (8b): chênh lệch giữa giá hạch toán và giá vốn
(9a): Các chi phí phát sinh trong nớc có liên quan đến lô hàng nhập khẩu do công ty trực tiếp tiến hành thanh toán(phí mở L/C. phí giám định...)
(9b): Các chi phí phát sinh trong nớc có liên quan đến lô hàng nhập khẩu
(10): Kết chuyển gía vốn sau khi xuất kho bán đợc hàng
Ví dụ: Theo ví dụ của lô hàng nhập khẩu số 07 ngày16/02/2005- cảng Nhà Bè giữa công ty và công ty SK GAS CO.LTD của Hàn Quốc
Sau khi tính toán trị giá của lô hàng nhập và các chi phí phát sinh liên quan đến lô hàng đó( tính toán trang 41,42 ), máy tính sẽ tự định khoản theo số lợng nhập ghi trên B/L
(1)Phản ánh số tiền thanh toán với ngời xuất khẩu: Máy tính định khoản: Nợ TK15151: 3.889.660.975 Nợ TK 413: 44.007.921 Có TK331131( MK:31000022): 3.933.668.896 (2) Phản ánh phí bảo hiểm: Nợ TK15151: 3.068.641 Nợ TK413: 34.719 Có TK138(MK:31000022): 3.103.360 (3). Phản ánh cớc phí vận tải phải trả. Nợ TK15151: 368.565.509 Nợ TK413: 4.169.979 Có TK331131(MK: 31000022): 372.375.488 (4). Phản ánh thuế NK, Thuế GTGT hàng NK Nợ TK15151: 212.654.483 Có TK33331: 212.654.483 Nợ TK1331: 410.231.546 Có TK33312; 410.231.546 (5).Phản ánh trị giá thực tế của hàng NK nhập kho
Nợ TK156511: 3.275.955.500 Nợ TK156512: 1.197.954.108
Có TK15151: 4.473.949.608 Sau khi đã có bút toán trên , phòng kế toán kiểm tra số liệu và lập phiếu kế toán nh sau:
(1). Chuyển mã khách từ 31000022- Ngời bán, phụ kiện, vận tải sang mã khách 31000008- Ngời bán Gas, phụ kiện để xác định công nợ thực trả( Lúc này chi phí vận chuyển đợc bóc tách ra để sau đó hạch toán vào công nợ đối với công ty vận tải đờng thuỷ I).
Nợ TK331131(MK: 31000022): 3.933.668.896
Có TK331131(MK:31000008): 3.933.668.896
(2). Phản ánh cớc phí vận chuyển thực trả cho công ty vận chuyển đ- ờng thuỷI
Cớc phí vận chuyển cho công ty là= 23.296,968 * 15.810=368.309.254 Nợ TK331131(MK:31000022) : 372.751.488
Có TK 413 : 4.442.234 Có TK 331131(MK:31000008) : 368.309.254 (3) Chuyển mã khách cho công ty bảo hiểm PJICO
Nợ TK1388(MK:31000022) : 3.103.360 Có TK133 : 310.336
Có TK1388(MK11038000) : 3.413.696 * Ngoài ra kế toán kế toán phản ánh các loại chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu nh sau:
(1). Trả phí mở L/C.
Quy đổi theo TGTT= 300USD * 15.831=4749.300(VNĐ) VAT(10%)= 30USD *15831= 474.930 (VNĐ) Máy tính tự định khoản:
Nợ TK641: 4.749.300 Nợ TK133; 474.930
CóTK112211: 5.224.230 (2). Lệ phí hải quan chi nhánh Gas Saìi Gòn nộp hộ
Nợ TK641: 500.000
Có TK336( CN Gas Sài Gòn): 500.000 (3). Chi phí vận chuyển từ cảng về kho gas
Nợ TK641: 5.000.000 Nợ TK133: 500.000 Có TK336 (CN Gas Sài Gòn): 5.500.000 (4). Phản ánh phí giám định: Nợ TK641: 3.073.112,625 Nợ TK413: 28.887,375 Có TK 33118(CT): 3.102.000 *Phản ánh tình hình thanh toán của công ty
(1).Ngày 05/03/2005, công ty mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng. Lợng ngoại tệ mua đợc tại ngân hàng quy đổi theo tỷ giá thực tế ngày mua là: = 245.854,31* 15.853= 3.897.528.376 a) Nợ TK 112211: 3.897.528.376 Có TK 11211: 3.897.528.376 b) Nợ TK331131:(MK:31000008): 3.933.668.896 Có TK 413: 36.160.520 Có TK112211: 3.897.528.376 (2). Bù trừ công nợ với chi nhánh Gas Sài Gòn về tiền thuế nộp hộ. a) Nợ TK33331: 210.774.473
Có TK336(CNSG): 210.774.473 b) Nợ TK33312: 442.626.393
Có TK336(CNSg): 442.626.393 (3) Thanh toán tiền phí bảo hiểm và cớc vận chuyển
Có TK11211: 366.701.832
b) Nợ TK1388(MK:11038000): 3.413.696
Có TK11211: 3.413.696
*Đối với chuyến hàng số 08 ở ví dụ 2 đợc máy tính tự động định khoản nh sau:
(1)Phản ánh số tiền thanh toán với ngời xuất khẩu: Máy tính định khoản: Nợ TK15151.: 10.478.007.410 Nợ TK 413: 178.497.630 Có TK331131( MK:31000022): 10.656.575.040 (2) Phản ánh phí bảo hiểm: Nợ TK15151: 7.549.629 Nợ TK413: 128.611 Có TK138(MK:31000022): 7.678.240 (3). Phản ánh thuế NK, Thuế GTGT hàng NK a) Nợ TK15151: 524.852.124 Có TK33331: 524.852.124 b) Nợ TK1331: 1.102.189.461 Có TK33312; 1.102.189.461 (4).Phản ánh trị giá thực tế của hàng NK nhập kho
Nợ TK156511: 8.220.348.000 Nợ TK156512: 2.790.131.163
Sau khi đã có bút toán trên , phòng kế toán kiểm tra số liệu và lập phiếu kế toán nh quy trình với giá FOB. Nhng ở đây trong giá CFR đã có luôn phí vận tải nên phòng kế toán chỉ phải xử lý VAT của phí bảo hiểm
Nợ TK 1388(MK:31000008): 7.678.240 Nợ TK133 767.824
Có TK1388(MK:1103800):8.446.064
* Ngoài ra kế toán kế toán phản ánh các loại chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu nh sau:
(1). Trả phí mở L/C.
Quy đổi theo TGTT= 300USD * 15.791=4.737.300 (VNĐ) VAT(10%)= 30USD *15971= 473.730 (VNĐ) Máy tính tự định khoản:
Nợ TK641: 4.737.300 Nợ TK133; 473.730
CóTK112211: 5.211.030 (2). Lệ phí hải quan chi nhánh Gas Saì Gòn nộp hộ Nợ TK641: 500.000
Có TK336( CN Gas Sài Gòn): 500.000 (3). Chi phí vận chuyển từ cảng về kho gas
Nợ TK641: 7.000.000 Nợ TK133: 700.000
Có TK336 (CN Gas Sài Gòn): 7.700.000 *Phản ánh tình hình thanh toán của công ty
(1).Ngày 17/03/2005, công ty mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng. Lợng ngoại tệ mua đợc tại ngân hàng quy đổi theo tỷ giá thực tế ngày mua là:
= 666.035,940*15839=10.549.343.254 a) Nợ TK 112211: 10.549.343.254 Có TK 11211: 10.549.343.254 b) Nợ TK331131:(MK:31000008): 10.656.575.040 Có TK 413: 107.231.786 Có TK112211: 10.549.343.254 (2). Bù trừ công nợ với chi nhánh Gas Sài Gòn về tiền thuế nộp hộ. a) Nợ TK33331: 524.852.124
Có TK336(CNSG): 524.852.124 b) Nợ TK33312: 1.102.189.461
Có TK336(CNSg): 1.102.189.461 (3) Thanh toán tiền phí bảo hiểm
a) Nợ TK331131(MK:11019000): 8.446.064 Có TK11211: 8.446.064 Có TK11211: 8.446.064
Với số liệu trong ví dụ trên kế toán công ty tiến hành mở các loại sổ cụ thể sau để ghi chép:
- Bảng kê chứng từ- Sổ chi tiết tài khoản - Sổ chi tiết tài khoản - Các bảng kê
- Các Nhật ký chứng từ- Sổcái các TK - Sổcái các TK
Vì nghiệp vụ nhập khẩu liên quan đến rất nhiều tài khoản mà số lợng trang có hạn nên em chỉ xin đợc trình bày sổ sách của một số tài chủ yếu
* Tài khoản sử dụng: TK 511, 512, 156, 157, 131, 642, 111, 112,... Hiện nay,ở công ty Gas Petrolimex có các phơng thức tiêu thụ hàng chủ yếu sau:
- Xuất bán nội bộ
- Xuât bán ra bên ngoài:
+ Xuất bán theo phơng thức bán buôn trực tiếp( Mã 50) + Xuất bán theo phơng thức bán lẻ( Mã 54)
+ Xuất bán theo phơng thức qua tổng đại lý,đại lý(Mã 5B) 4.2.1 Xuất bán ra bên ngoài:
VD: này 24/03/2005 Công ty lập hoá đơn xuất bán Gas cho khách hàng là công ty Thơng Mại Minh Hoà với số lợng 500MT(1MT=1000 kg),đơn giá bán 6400đ/kg( lợng hàng xuất cho công ty TM Minh Hoà đợc xuất từ chuyến hàng nhập số 08.Đây là chuyến hàng cuối cùng tính đến thời điểm xuất bán cho công ty TM Minh Hoà)
Giá hạch toán mà công ty đang áp dụng là: 4500đ/kg Trị giá thực tế nhập khẩu Trị Giá thực tế của hàng nhập khẩu, nhập kho Số lợng trên B/L = 11.010.47 4.163 824.756 = 6034 (đ/ kg)
DTBH = số lợng bán * đơn giá bán =500.000 * 6400
=3.200.000.000
- Trị giá vốn hàng bán = 500.000 * 4500= 2.250.000.000 = 2.250.000.000
- Chênh lệch giữa giá vốn và giá hạch toán = số lợng hàng xuất bán trong kỳ * lợng chênh lệch của lợng hàng xuất bán trong kỳ trong kỳ * lợng chênh lệch của lợng hàng xuất bán trong kỳ
= 500.000(6034- 4500) = 767.000.000
Căn cứ vào kế hoạch giao hàng theo hợp đồng hay giao trực tiếp tại kho của công ty, phòng bán hàng dịch vụ sẽ viết hoá đơn GTGT hay“ ” ”
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ . Thủ kho sẽ căn cứ vào hoá”
đơn hoặc phiếu để tiến hành xuất kho. phòng bán hàng sẽ nhập số liệu trên hoá đơn(phiếu) vào máy vi tính theo mẫu hoá đơn bán hàng đã” ”
có sẵn trên máy.Các thông tin này sẽ đợc tự động nhập vào các báo cáo bán hàng,các bảng kê,sổ chi tiết công nợ của TK13131 theo từng tên của khách hàng đã đợc mã hoá.
Máy tính sẽ tự định khoản nh sau:
a) Nợ TK 13113(MK41000019) 3.520.000.000
Có TK 511151 3.200.000.000
Có TK 33311 320.000.000
b) Nợ TK 6321151 2.250.000.000
Có TK 156511 2.250.000.000
Cuối kỳ kế toán xử lý chênh lệch giữa giá vốn hàng bán với giá hạch toán để kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ
Nợ TK 6321151 767.000.000
*Bán hàng nội bộ
- Chứng từ: - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Bảng kê hàng hoá xuất nội bộ - Bảng kê hàng hoá xuất nội bộ
Khi các chi nhánh,xí nghiệp thành viên của công ty có nhu cầu về Gas và các trang thiêt bị,công ty tiến hành điều đông gas giữa các chi nhánh,xí nghiệp,phòng bán hàng dịch vụ sẽ viêt hoá đơn giao liên 02 cho ngời nhận hàng.Thủ kho sẽ giữ lại 2 liên để lập bảng kê xuất hàng và gửi lên cho phòng bán hàng để xác định lợng thực xuất và nhập số liệu t hoá đơn vào máy tính.Khi đó thông tin sẽ vào Báo cáo chi tiết phát sinh“
công nợ bán hàng TK336. Nh” vậy các khoản công nợ nội bộ sẽ đợc theo dõi và thanh toán qua TK 336, còn doanh thu bán hàng là doanh thu bán hàng nội bộ và đợc phản ánh theo dõi qua TK512.
VD: Ngày 24/03/2005 công ty lập hoá đơn xuất bán cho chi nhánh Gas SG 450(MT) gas hoá lỏng,đơn giá xuất bán là 6300đ/kg.
DTBH = số lợng hàng bán * đơn giá bán = 450(MT) * 1000 * 6300
= 2.835.000.000
Giá vốn hàng bán = số lợng bán * giá hạch toán = 450(MT) *1000 * 4500 = 2.025.000.000
Trị giá thực tế của lô hàng nhập kho(chuyến 07) : 4.473.949.608 / 729.538 = 6133 (đ/kg)
- Chênh lệch giữa giá vốn và giá hạch toán = 734.850.000 Máy tính tự định khoản Máy tính tự định khoản
a) Nợ TK336(CN Sài Gòn) 3.118.500.000
Có TK 5122151 2.835.000.000
b) Nợ TK 6321151: 2.025.000.000
c) Nợ TK 6321151 734.850.000
Có TK 156512 734.850.000
Cả 2 quá trình xuất bán bên ngoài và xuât bán nội bộ đều đợc theo dõi trên các bảng kê chứng từ xuất,báo cáo tiêu thụ hàng hoá,sổ chi tiết phát sinh công nợ sau:
Chơng III
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex
3.1. Những nhận xét chung về công tác kế toán hàng hoá ở công ty cổ phần Gas- Petrolimex. phần Gas- Petrolimex.
Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty cổ phần Gas- Petrolimex, đợc tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán hàng hoá nói riêng em nhận thấy công tác quản lý cũng nh công tác kế toán đã tơng đối hợp lý.Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán hàng hoá ở công ty em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán mua hàng ở công ty nh sau:
3.1.1. Những u điểm.
Thứ nhất: Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty. Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là một công ty thơng mại lớn có qui mô lớn với mạng lới, chi nhánh, đại lý trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam. Vì vậy việc áp dụng kế toán kế toán tập trung phân tán là hợp lý, đảm bảo đợc hiệu quả hoạt động của phòng kế toán . Các nhân viên kế toán đợc phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKTX là phù hợp với tình hình nhập xuất tồn diễn ra thờng xuyên, liên tục ở công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán hàng hoá. Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh đầu t, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thứ hai: Việc bố trí các cán bộ kế toán và phân định trong bộ máy kế toán của công ty tơng đối phù hợp với khối lợng công việc và đáp ứng đợc nhu cầu đề ra. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty tuy tuổi đời còn trẻ song lại rất năng động, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng( về công tác hạch toán kế toán hàng hoá nói riêngvà các phần hành kế toán nói chung). Công ty luôn tạo điều kiện cho cán bộ bồi dỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác kế của công tác kế toán.
Thứ ba: Trong điều kiện khoa học ngày càng phát triển, công ty đã rất nhanh nhạy trong trong việc áp dụng phần mềm kế toán máy. Với chơng trình phần mềm Fast-Accouting công ty đã trang bị hệ thống máy tính từ văn phòng đến cơ sở, hoà mạng Internet để thu thập cũng nh cung cấp thông tin bên ngoài. Do vậy khối lơng công việc kế toán thủ công đã đợc giảm bớt rất nhiều đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời.
Thứ t: Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng nh yêu cầu quản lý của mình trong việc hạch toan các nghiệp vụ hàng hoá, công ty đã chi tiết tài khoản ra cấp 2, 3...và mở thêm một số tài khoản chi tiết cho các tài khoản chi tiết đó, chính điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép kế toán đợc rõ ràng cũng nh việc kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu kế toán.
Thứ năm: Mặc dù khối lợng nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá phát sinh nhiều, số liệu chứng từ lớn, song công tác về nghiệp vụ nhập xuất vẫn đợc tiến hành khá chi tiết và chặt chẽ theo từng lần xuất nhập, nhất là trong lĩnh vực thanh toán hàng nhập khẩu cũng nh các giao dịch với ngân hàng để thực hiện nhiều thơng vụ nhập khẩu.
Thứ sáu: Do đặc thù của công ty là kinh doanh trong lĩnh vực gas , khí đốt- là một mặt hàng đòi hỏi các điều kiện kỹ thuật một cách chặt chẽ nên việc mua hang cung nh các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng phải trải qua rất nhiều công đoạn cồng kềnh, phức tạp nhng công ty kiểm soát chặt chẽ việc nhập hàng, tính giá thành mua và thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ. Do đó hạn chế tối đa đựoc sự thất thoát hàng hoá và kiểm soát đợc việc chi tiền. Ngoài ra công ty còn sử dụng tối đa nguyên tắc phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong việc nhập