BÁO CÁO THỰC TẬP NGHỀ CÔNG CHỨNG

Thực hiện: Nguyễn Tấn Hiếu An Người hướng dẫn: Nguyễn Long BÁO CÁO THỰC TẬP Tìm hiểu cấu, tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề công chứng I – TỔNG QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Căn Kế hoạch thực tập Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh, thực việc thực tập Văn phòng Cơng chứng Nguyễn Long An - địa chỉ: số 17A đường Nguyễn Trung Trực, ấp Bình Hòa, thị trấn Tân Trụ, huyện Tân Trụ, tỉnh Long An Trong thời gian thực tập (từ ngày 05/8 đến ngày 07/8/2019), em tìm hiểu vấn đề sau đây: - Cơ cấu tổ chức, quản lý Văn phòng cơng chứng - Việc thực quyền nghĩa vụ Văn phòng cơng chứng Trong suốt q trình thực tập Văn phòng Cơng chứng Nguyễn Long An, em tận mắt trực tiếp tiếp xúc, tiếp cận với hoạt động công chứng Văn phòng Đây đợt thực tập chương trình đào tạo nghề cơng chứng em Học viện, nhiên việc thực tập môn học giúp e cố kiến thức lý thuyết học thông qua qáu trình trực tiếp tiếp cận với thực tiễn Văn phòng Q trình thực tập Văn phòng Cơng chứng Nguyễn Long An, mặt tổng quan em thấy đây, việc bố trí nhân sự, niêm yết quy định, nội quy Văn phòng; việc thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng quy định Luật công chứng 2014 văn có liên quan vận dụng, tuân thủ cách đúng, đầy đủ khoa học tạo nên sụ chun nghiệp uy tín, tơn vinh Trang Thực hiện: Nguyễn Tấn Hiếu An Người hướng dẫn: Nguyễn Long danh nghề công chứng mắt người Qua đó, thể nghề cơng chứng nghề bỗ trợ tư pháp, nghề cao quý II – CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG NGUYỄN LONG AN 1/ MƠ HÌNH TỔ CHỨC: Tên tổ chức hành nghề cơng chứng: Văn phòng Cơng chứng Nguyễn Long An Được Ủy ban Nhân dân tỉnh Long An cho phép thành lập theo Quyết định số 5013/QĐ-UBND cấp ngày 29/11/2016 Được Sở Tư pháp tỉnh Long An cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động số 23/TP-ĐKHĐ cấp ngày 28/12/2016 Trưởng văn phòng: Nguyễn Long An – Cơng chứng viên Địa chỉ: số 17A đường Nguyễn Trung Trực, ấp Bình Hòa, thị trấn Tân Trụ, huyện Tân Trụ, tỉnh Long An Điện thoại: 0939707915 Email: congchungnguyenlongan@gmail.com Văn phòng có dấu tài khoản riêng, sử dụng dấu khơng có hình quốc huy sử dụng sau có định cho phép thành lập 2/ CƠ CẤU TỔ CHỨC: Tổng số nhân sự: 06, đó: - Cơng chứng viên: có Cơng chứng viên hợp danh, khơng có Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động - 02 Nhân viên hành (soạn thảo văn bản) - 01 Thư ký nghiệp vụ - 01 Nhân viên kế toán + Thủ quỹ + Lưu trữ Trang Thực hiện: Nguyễn Tấn Hiếu An Người hướng dẫn: Nguyễn Long Năm STT Họ tên 01 Nguyễn Long An 1980 02 Bùi Minh Hải 1979 Công chứng viên hợp danh 03 Trần Hồ Hiệp 1988 Thư ký nghiệp vụ 1992 Kế toán-Thủ quỹ-Lưu trữ 04 Nguyễn Thị Phượng Hằng Ghi Chức vụ sinh Công chứng viên hợp danhTrưởng văn phòng 05 Lê Thị Thanh An 1985 Nhân viên hành 06 Trần Hồng Kiếm 1992 Nhân viên hành Ngồi ra, văn phòng có phận giúp việc như: nhân viên bảo vệ, lao công… 3/ VỀ CƠ SỞ, ĐIỀU KIỆN VẬT CHẤT Văn phòng có phòng làm việc, cụ thể: 01 phòng cho Cơng chứng viên, 01 phòng tiếp nhận, giải hồ sơ, 01 phòng lưu trữ hồ sơ, 01 phòng tiếp khách Các thiết bị Văn phòng gồm: 06 máy vi tính, 01 máy scan, 01 máy photo, 04 máy in bàn làm việc 4/ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG: Trưởng văn phòng – Cơng chứng viên hợp danh Nguyễn Long An người lãnh đạo trực tiếp chịu hoàn toàn trách nhiệm việc hoạt động văn phòng Thư ký nghiệp vụ giúp việc cho Công chứng viên tư vấn, hướng dẫn hồ sơ cho khách hàng; tiếp nhận hồ sơ công chứng, đối chiếu, xem xét loại giấy tờ công chứng Cho khách hàng đọc lại hợp đồng, hướng dẫn khách hàng ký hợp đồng, văn trình cho Cơng chứng viên đối chiếu để ký cho số công chứng loại hợp đồng, văn Nhân viên hành (soạn thảo văn bản): tiếp nhận hồ sơ từ Thư ký nghiệp vụ để tiến hành soạn thảo văn bản, hợp đồng Trang Thực hiện: Nguyễn Tấn Hiếu An Người hướng dẫn: Nguyễn Long Nhân viên kế toán + Thủ quỹ + lưu trữ hồ sơ: tiếp nhận thông tin liên quan đến kế tốn phục vụ cho Văn phòng Báo cáo việc thu, chi toán thuế hàng tháng, hàng năm cho Văn phòng Thu phí cơng chứng tổng hợp hồ sơ công chứng, kiểm tra, ghi số thứ tự loại giấy tờ hồ sơ công chứng lưu trữ theo số thứ tự công chứng loại hợp đồng, văn cụ thể văn phòng Các nhân viên ký kết hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm chế độ khác phù hợp theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP quy định chế tự chủ Văn phòng đảm bảo chế độ lao động, thuế, tài quy định khoản 2, điều 33 Luật Cơng chứng Văn phòng Cơng chứng Nguyễn Long An văn quy phạm pháp luật công chứng pháp luật chuyên ngành để chủ động ban hành cho Văn phòng văn pháp lý nội bộ, cơng cụ quản lý Văn phòng tất hoạt động diễn văn phòng cụ thể như: - Quy chế hoạt động chung văn phòng như: Thành viên hợp danh, cấu tổ chức, quản lý, tài chính, tiền lương… - Nội quy làm việc, lịch làm việc, thủ tục cơng chun gứ Văn phòng - Ban hành quy định: phí cioong chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác Các quy định niêm yết cơng khai khu vực tiếp đón Người u cầu cơng chứng III – ĐÁNH GIÁ VỀ VIỆC TUÂN THỦ CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG NGUYỄN LONG AN Đối với thành viên hợp danh Văn phòng Cơng chứng Nguyễn Long An thực theo quy định pháp luật Căn khoản 1, Điều 22, Luật cơng chứng 2014 quy định “Văn phòng công chứng tổ chức hoạt động theo quy định Luật văn quy phạm pháp luật khác có liên quan loại hình cơng ty hợp danh Văn phòng Trang Thực hiện: Nguyễn Tấn Hiếu An Người hướng dẫn: Nguyễn Long công chứng phải có từ hai cơng chứng viên hợp danh trở lên Văn phòng cơng chứng khơng có thành viên góp vốn” Đối với người đại diện theo pháp luật Người đại diện theo pháp luật Văn phòng công chứng Công chứng viên hợp danh Nguyễn Long An - Trưởng Văn phòng Cơng chứng viên Nguyễn Long An có năm hành nghề cơng chứng, vào thời điểm Văn phòng thành lập vào năm 2016 Cơng chứng viên Nguyễn Long An có năm hành nghề công chứng Điều theo quy định pháp luật quy định khoản 2, Điều 22, Luật công chứng 2014: “Người đại diện theo pháp luật Văn phòng cơng chứng Trưởng Văn phòng Trưởng Văn phòng cơng chứng cơng chứng viên hợp danh Văn phòng cơng chứng hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên” Đối với tên gọi Tên gọi Văn phòng cơng chứng Nguyễn Long An bao gồm cụm từ “Văn phòng cơng chứng” kèm theo họ tên Trưởng Văn phòng Công chứng viên “Nguyễn Long An” Đã tuân thủ theo quy định pháp luật quy định khoản 3, Điều 22, Luật công chứng 2014: “Tên gọi Văn phòng cơng chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng cơng chứng” kèm theo họ tên Trưởng Văn phòng họ tên cơng chứng viên hợp danh khác Văn phòng cơng chứng công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không trùng gây nhầm lẫn với tên tổ chức hành nghề công chứng khác, không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức phong mỹ tục dân tộc” Đối với trụ sở, tài khoản dấu Văn phòng cơng chứng Nguyễn Long An có trụ sở, tài khoản dấu riêng Trụ sở đảm bảo điều kiện điạ điểm, sở vật chất theo quy định pháp luật khoản 4, Điều 22, Luật công chứng 2014: “Văn phòng cơng chứng phải có trụ sở đáp ứng điều kiện Chính phủ quy định Văn phòng cơng chứng có dấu tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài nguồn thu từ phí cơng chứng, thù lao cơng chứng nguồn thu hợp pháp khác” IV- QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG: Trang Thực hiện: Nguyễn Tấn Hiếu An Người hướng dẫn: Nguyễn Long Văn phòng cơng chứng Nguyễn Long An tn thủ quy định pháp luật thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng Điều 32,33 Luật công chứng 2014 văn quy phạm pháp luật có liên quan 1/ VIỆC THỰC HIỆN QUYỀN CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG: (Theo điều 32 Luật Công chứng năm 2014) - Các Công chứng viên, nhân viên làm việc Văn phòng ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động theo quy định Bộ luật lao động Như thể Quyền Văn phòng Cơng chứng theo quy định khoản điều 32 Luật công chứng 2014:“Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với Công chứng viên Phòng cơng chứng, Cơng chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng nhân viên làm việc cho tổ chức mình” - Người u cầu cơng chứng tự nguyện nộp phí cơng chứng, thù lao cơng chứng theo Bảng giá phí cơng chứng, thù lao cơng chứng niêm yết trụ sở Văn phòng cơng chứng Văn phòng cơng chứng Nguyễn Long An thu phí cơng chứng theo khung giá quy định Thông tư 257/2016/TT-BTC Bộ Tài ngày 11/11/2016, ngồi Văn phòng thu phí việc soạn thảo văn cơng chứng, phí ký hợp đồng ngồi trụ sở, ngồi hành Tất khoản thu xuất hóa đơn tài phiếu thu theo quy định pháp luật Điều thể Văn phòng cơng chứng “Thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác” quy định khoản điều 32 Luật công chứng 2014 - Công chứng viên hướng dẫn thơng tin đơi cơng chứng ngồi làm việc qaun Nhà nước nhân dân có u cầu Việc Văn phòng cơng chứng thể Quyền: “Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng nhân dân” quy định khoản điều 32 Luật công chứng 2014 - Cơng chứng viên hướng dẫn thơng tin, Công chứng viên thường xuyên tra cứu hệ thống sở liệu công chứng UBND tỉnh Long An quản lý tình trạng tài sản để đảm bảo cho giao dịch hợp động an toàn tránh rủi ro Đây Trang Thực hiện: Nguyễn Tấn Hiếu An Người hướng dẫn: Nguyễn Long quyền: “Được khai thác, sử dụng thông tin từ sở liệu công chứng” quy định khoản Điều 32 Luật cơng chứng 2014 Ngồi Văn phòng cơng chứng thực quyền khác theo quy định Luật công chứng 2014 văn quy phạm pháp luật khác có liên quan 2/ THỰC HIỆN NGHĨA VỤ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG: (Theo điều 33 Luật Công chứng năm 2014) - Thực chế độ làm việc văn phòng theo khoản 3, điều 33 Luật Cơng chứng năm 2014: có bảng niêm yết: + Sáng: 30 phút đến 11 30 phút + Chiều 13 30 đến 17 00 phút + Thứ làm việc buổi sáng từ 30 đến 11 30 phút + Ngày lễ chủ nhật nghỉ - Niêm yết thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở quy định khoản điều 33 Luật Công chứng năm 2014 - Ngồi ra, Văn phòng cơng chứng thực nghĩa vụ khác như: +Ký hợp đồng lao động với công chứng viên nhân viên Văn phòng +Đóng tiền bảo hiểm cho nhân viên +Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên tổ chức theo quy định Điều 37 Luật bồi thường thiệt hại theo quy định Điều 38 Luật +Nộp thuế chi phí khác liên quan đến hoạt động Văn phòng +Thực yêu cầu quan Nhà nước có thẩm quyền việc báo cáo, kiểm tra, tra, cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch công chứng theo dõi thuận tiên cho việc lưu trữ Trang Thực hiện: Nguyễn Tấn Hiếu An Người hướng dẫn: Nguyễn Long +Kiểm tra hồ sơ giao dịch tài sản xem có bị ngăn chặn quan có thẩm quyền hay khơng ngăn chặn cá nhân +Tạo điều kiện cho cơng chứng viên tổ chức tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng năm +Thực việc báo cáo tình hình hoạt động cơng chứng hàng q hàng năm Sở Tư pháp tỉnh Bình Phước Biểu mẫu số: 31B/BTP/BTTP/CC Ban hành theo Thông tư số 04/2016/TT-BTP ngày 03/3/2016 + Quản lý Công chứng viên hành nghề tổ chức việc tuân thủ pháp luật quy tắc đạo đức hành nghề công chứng + Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi quản lý người tập hành nghề công chứng trình tập + Thực yêu cầu quan Nhà nước có thẩm quyền việc báo cáo, kiểm tra, tra, cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch công chứng + Lập sổ công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng + Chia thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thơng tin khác biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên tổ chức thực công chứng để đưa vào sở liệu công chứng quy định Điều 62 Luật + Các nghĩa vụ khác theo quy định Luật Công chứng 2014 văn quy phạm pháp luật khác có liên quan V- Nhận xét, đánh giá việc thực quyền nghĩa vụ Văn phòng cơng chứng Nguyễn Long An Văn phòng th lao động vị trí khác có ký kết hợp đồng lao động, tham gia đầy đủ chế độ cho người lao động, điều cho thấy văn phòng quan tâm đến người lao động đồng thời thực theo quy định Bộ luật lao động năm 2012 khoản điều 32 luật công chứng năm 2014 Tuy nhiên, mức Trang Thực hiện: Nguyễn Tấn Hiếu An Người hướng dẫn: Nguyễn Long lương chi trả cho phận văn thư, lưu trữ 4.500.000 vnđ (bốn triệu năm trăm ngàn đồng Việt Nam), thấp so với mặt chung xã hội Việc thu phí cơng chứng thực theo thông tư liên tịch số 115/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 11/8/2015 Bộ Tài – Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung số điều thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí cơng chứng; Việc thu thù lao cơng chứng văn phòng hợp với quy định, điều kiện kinh tế địa bàn cạnh tranh lành mạnh với văn phòng lại Văn phòng cử cơng chứng viên cơng chứng ngồi trụ sở có nhu cầu, nhiệt tình, tạo điều kiện cho người yêu cầu công chứng với lý đáng khơng thể trực tiếp ký trụ sở văn phòng cơng chứng, văn phòng có 02 cơng chứng viên, 01 người cơng chứng ngồi, 01 cơng chứng viên xử lý hồ sơ công chứng trụ sở q tải, khơng kiểm sốt sai sót Có trường hợp cơng chứng ngồi khơng có lý đáng lợi nhuận văn phòng, cơng chứng viên thực với lý do, phạm vi lý đáng khơng thể xác định cụ thể Khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên kiểm tra thông tin đương sự, tài sản hệ thống phần mềm công chứng cẩn thận, kỹ lưỡng, sau chuyển hồ sơ cho thư ký nghiệp vụ soạn thảo, lúc phận thư ký kiểm tra lại lần tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịch Động tác cho thấy văn phòng nghiêm túc việc tra cứu lịch sử giao dịch đối tượng hợp đồng chủ thể Văn phòng ln quan tâm nhắc nhở cơng chứng viên trách nhiệm đạo đức hành nghề công chứng theo yêu cầu khoản điều 33 luật công chứng 2014 Tuy nhiên, thân công chứng viên phải có tự giác trách nhiệm đặt bút ký hợp đồng, giao dịch, dịch Văn phòng xuất trường hợp vấn đề cơng chứng viên có nhận định khác nhau, dẫn đến không thống chế làm việc văn phòng, hồ sơ cơng chứng mà cơng chứng viên từ chối, công chứng viên chấp nhận, gây nghi ngờ, hiểu nhầm cho người yêu cầu công chứng Trang Thực hiện: Nguyễn Tấn Hiếu An Người hướng dẫn: Nguyễn Long Việc thực nghĩa vụ Văn phòng cơng chứng Nguyễn Long An so với quy định nghĩa vụ Văn phòng cơng chứng quy định điều 33 Luật công chứng 2014, tơi nhận thấy Văn phòng cơng chứng Nguyễn Long An thực tương đối nghĩa vụ theo quy định pháp luật chấp hành pháp luật lao động, thuế, tài chính, tuân thủ chế độ làm việc thời gian làm việc, niêm yết thủ tục công chứng, nội quy làm việc, mức thu phí, lệ phí thù lao cơng chứng Hiện tại, hoạt động giao dịch bất động sản Long An diễn sôi nổi, nhiều dự án giá trị cao vài chục tỷ, vài trăm tỷ công chứng Việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho cơng chứng viên mức q thấp, khơng thể giải xuất rủi ro cho công chứng viên, từ cơng chứng viên có tâm lý ngại đặt bút ký hợp đồng giá trị cao giao dịch mang lại lợi nhuận cho văn phòng cơng chứng Về cơng tác văn thư lưu trữ văn phòng, tơi nhận thấy cơng tác chuyên nghiệp từ đóng dấu hồ sơ, nhập danh mục hồ sơ vào hệ phần mềm công chứng, xếp hồ sơ, đóng dấu bút lục, cho hồ sơ vào hộp, xếp lên kệ lưu trữ, tất công đoạn thực theo quy định khoản 1, điều 64 luật công chứng 2014 luật lưu trữ 2011 nên việc tìm kiếm hồ sơ lưu trữ thực nhanh Tuy nhiên, kho lưu trữ diện tích q nhỏ VI – NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 1/ THUẬN LỢI: Văn phòng cơng chứng Nguyễn Long An hoạt động chuyên nghiệp từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến hoàn trả hồ sơ Được hướng dẫn tận tình Cơng chứng viên nhân viên Văn phòng cơng chứng 2/ KHĨ KHĂN: Thời gian thực tập khơng nhiều, nhiều vấn đề cần có thời gian học hỏi thêm thời gian tới Trang 10 Thực hiện: Nguyễn Tấn Hiếu An Người hướng dẫn: Nguyễn Long VII – BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA SAU THỰC TẬP Trong trình thực tập, bước đầu gặp nhiều khó khăn khơng tránh khỏi sai sót nhờ hỗ trợ anh, chị công chứng viên, chuyên viên nghiệp vụ Văn phòng, tơi hồn thành mục tiêu đề trình thực tập nhận thấy học hỏi nhiều kiến thức thực tiễn lĩnh vực công chứng, nghề cao quý mà theo đuổi, đồng thời rút học kinh nghiệm cho thân nghề công chứng như: - Tôi làm quen với nghề công chứng mơi trường chun nghiệp, tơi hiểu rõ cấu tổ chức quản lý tổ chức hành nghề công chứng, cách xếp vị trí làm việc, bố trí, phân công công việc cho thật khoa học hiệu quả, cách áp dụng quy định pháp luật vào thực tế, việc thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng - Với hỗ trợ nhiệt tình, tạo điều kiện văn phòng cơng chứng Nguyễn Long An, tơi nắm quy trình công chứng từ bước tiếp nhận hồ sơ người yêu cầu công chứng đến lưu trữ hồ sơ vào kho lưu trữ - Tôi tiếp xúc, hướng dẫn người yêu cầu công chứng, tập xem hồ sơ công chứng đảm bảo pháp lý đầy đủ, hồ sơ chưa đầy đủ phải hướng dẫn người u cầu cơng chứng hồn thiện tài liệu - Tơi soạn dạng hợp đồng, giao dịch đơn giản như: giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền, hợp đồng mua bán xe - Tôi học cách ứng xử với người yêu cầu công chứng, cách ứng xử với đồng nghiệp với cấp trình làm việc./ Học viên thực Trang 11 Thực hiện: Nguyễn Tấn Hiếu An Người hướng dẫn: Nguyễn Long Nguyễn Tấn Hiếu Trang 12 ... lý Công chứng viên hành nghề tổ chức việc tuân thủ pháp luật quy tắc đạo đức hành nghề công chứng + Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi quản lý người tập hành nghề cơng chứng q trình tập + Thực. .. học hỏi nhiều kiến thức thực tiễn lĩnh vực công chứng, nghề cao quý mà theo đuổi, đồng thời rút học kinh nghiệm cho thân nghề công chứng như: - Tôi làm quen với nghề công chứng mơi trường chun... chứng tự nguyện nộp phí cơng chứng, thù lao cơng chứng theo Bảng giá phí cơng chứng, thù lao cơng chứng niêm yết trụ sở Văn phòng cơng chứng Văn phòng cơng chứng Nguyễn Long An thu phí cơng chứng