Luật sư thường được hình dung như một nhà hùng biện tài ba nhưng họ không biết rằng luật sư cũng là những người soạn thảo văn bản giỏi. Bởi vì kỹ năng soạn thảo văn bản cũng quan trọng không kém kỹ năng tranh biện, một luật sư đưa ra các ý kiến pháp lý bằng văn bản một cách rành mạch, chính xác , ngôn ngữ lịch sự, trang trọng mới là một luật sư giỏi. Trước kia, theo truyền thông, công việc chủ yếu của luật sư thường hướng tới lĩnh vực tranh tụng, ngày nay, cùng với đà phát triển của kinh tế, ngày càng có nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của luật sư trong công việc kinh doanh của mình mà không nhất thiết phải là những vụ việc có tính chất tranh chấp. Vì vậy, vai trò tư vấn của luật sư ngày càng trở nên quan trọng. Trong hoạt động tư vấn pháp luật, luật sư phải soạn thảo rất nhiều văn bản khác nhau. Nếu tính trong mối quan hệ giữa luật sư và khách hàng thì những văn bản sau thường được sử dụng: thư chào phí, thư tư vấn, thư yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung, thư yêu cầu tính phí, bảng kê thời gian… Ngoài ra, để xử lý hồ sơ của khách hàng, luật sư cũng cần phải giao dịch bằng văn bản với các bên thứ ba. Chẳng hạn, luật sư có thể phải giúp khách hàng soạn thư yêu cầu đối tác của khách hàng thanh toán, làm một việc hay không làm một việc. Hoặc trong quá trình tìm kiếm giải pháp tư vấn, có những vấn đề luật pháp chưa rõ ràng hoặc chưa quy định, luật sư có thể phải soạn thảo công văn hỏi ý kiến chính thức của cơ quan hữu quan. Còn có rất nhiều tình huống khách hàng yêu cầu luật sư soạn thảo, ví dụ như ghi biên bản các cuộc họp hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông, lập báo cáo, soạn thảo thỏa thuận, biên bản ghi nhớ hay hợp đồng giữa khách hàng và đối tác… Làm thế nào để trở thành một người soạn thảo giỏi? Người xưa vẫn có câu: “Trăm hay không bằng tay quen” nhằm để nâng cao tầm quan trọng của kinh nghiệm. Điều đó có nghĩa là muốn soạn thảo văn bản giỏi, cần phải viết nhiều và kinh nghiệm sẽ đến theo năm tháng. Tuy nhiên, bên cạnh kinh nghiệm, để soạn thảo văn bản tốt, vẫn cần nắm vững một số vấn đề về kỹ thuật soạn thảo, đặc biệt là việc soạn thảo các văn bản mang tính pháp lý. Vì vậy, đã từ lâu, ở các nước phương Tây, môn học về kỹ năng soạn thảo văn bản pháp lý rất được chú trọng trong các chương trình đạo tạo sinh viên cũng như đào tạo các luật sư.
Họ tên: Đỗ Hoàng Dương Mã học viên: K16FCQ086 Lớp: K16F Câu 15 PHÂN TÍCH NHỮNG YÊU CẦU KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN TƯ VẤN PHÁP LUẬT Luật sư thường hình dung nhà hùng biện tài ba họ luật sư người soạn thảo văn giỏi Bởi kỹ soạn thảo văn quan trọng không kỹ tranh biện, luật sư đưa ý kiến pháp lý văn cách rành mạch, xác , ngơn ngữ lịch sự, trang trọng luật sư giỏi Trước kia, theo truyền thông, công việc chủ yếu luật sư thường hướng tới lĩnh vực tranh tụng, ngày nay, với đà phát triển kinh tế, ngày có nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ luật sư công việc kinh doanh mà khơng thiết phải vụ việc có tính chất tranh chấp Vì vậy, vai trò tư vấn luật sư ngày trở nên quan trọng Trong hoạt động tư vấn pháp luật, luật sư phải soạn thảo nhiều văn khác Nếu tính mối quan hệ luật sư khách hàng văn sau thường sử dụng: thư chào phí, thư tư vấn, thư yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung, thư yêu cầu tính phí, bảng kê thời gian… Ngồi ra, để xử lý hồ sơ khách hàng, luật sư cần phải giao dịch văn với bên thứ ba Chẳng hạn, luật sư phải giúp khách hàng soạn thư yêu cầu đối tác khách hàng tốn, làm việc hay khơng làm việc Hoặc trình tìm kiếm giải pháp tư vấn, có vấn đề luật pháp chưa rõ ràng chưa quy định, luật sư phải soạn thảo cơng văn hỏi ý kiến thức quan hữu quan Còn có nhiều tình khách hàng yêu cầu luật sư soạn thảo, ví dụ ghi biên họp hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông, lập báo cáo, soạn thảo thỏa thuận, biên ghi nhớ hay hợp đồng khách hàng đối tác… Làm để trở thành người soạn thảo giỏi? Người xưa có câu: “Trăm hay khơng tay quen” nhằm để nâng cao tầm quan trọng kinh nghiệm Điều có nghĩa muốn soạn thảo văn giỏi, cần phải viết nhiều kinh nghiệm đến theo năm tháng Tuy nhiên, bên cạnh kinh nghiệm, để soạn thảo văn tốt, cần nắm vững số vấn đề kỹ thuật soạn thảo, đặc biệt việc soạn thảo văn mang tính pháp lý Vì vậy, từ lâu, nước phương Tây, môn học kỹ soạn thảo văn pháp lý trọng chương trình đạo tạo sinh viên đào tạo luật sư Tính lơgic Tất văn luật sư soạn đòi hỏi tính lơgic cao, nghĩa phải trình bày trật tự lơgic Để đảm bảo tính lơgic văn bản, trước bắt tay vào soạn thảo, người soạn cần hình dung đầu nội dung cần viết xây dựng đề cương hay dàn ý Chẳng hạn, trật tự mà thư tư vấn tuân thủ là: − Khẳng định phạm vi tư vấn; − Mô tả tóm tắt việc tài liệu kiểm tra; − Xác định vấn đề luật sư yêu cầu tư vấn; − Phân tích việc, đưa giải pháp lời khuyên; − Kết thúc (chào cuối thư) Nếu thư cần phải cần phải đề cập đến nhiều chủ đề khác cần cố gắng trình bày trật tự lơgic, ví dụ, vấn đề A làm nảy sinh vấn đề B phải đề cập vấn đề A đến vấn đề B Nên cố gắng tránh việc khách hàng đọc tận cuối thư hiểu vấn đề nói đầu thư Tính súc tích Tính súc tích yêu cầu phải diễn đạt việc số lượng từ chừng Điều có nghĩa tránh diễn đạt dài dòng, khơng nhắc lại hai ba lần việc đừng nói đến điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt Tuy nhiên, cần ý đừng lạm dụng súc tích, diễn đạt ngắn gọn đến độ khách hàng không hiểu luật sư muốn nói Ví dụ, khơng thể viết cho khách hàng hợp đồng họ vơ hiệu trái với Điều 122 Bộ luật Dân 2005 mà khơng giải thích lý cụ thể khiến cho hợp đồng lại bị xem vơ hiệu Tính xác Văn luật sư soạn phải đảm bảo độ xác ngơn từ, tránh sử dụng từ hiểu theo nhiều nghĩa khác Mục đích tiêu chí nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu ý người soạn thảo Như nói trên, văn soạn thảo khơng rõ ràng làm cho khách hàng hiều nhầm dẫn tới thiệt hại mà luật sư phải chịu trách nhiệm bồi thường Vì vậy, có khơng trường hợp luật sư phải cân nhắc nhiều trước chọn lựa thuật ngữ văn Tiêu chí xác u cầu người soạn thảo phải kỹ lưỡng hình thức thể văn Thông thường, để làm cho văn bớt nặng nề, dài dòng, người ta hay sử dụng cách viết tắt cụm từ nhắc nhắc lại nhiều lần Tuy nhiên, việc viết tắt chấp nhận người soạn thảo quy ước cách viết từ đầu thư Chẳng hạn, ý kiến pháp lý cần viện dẫn nhiều lần Thông tư số 79/1998/TT-BTC ngày 12 tháng năm 1998 Bộ Tài hướng dẫn áp dụng Quyết định số 75/1998/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ ngày 04 tháng năm 1998 mã số thuế Nhằm tránh phải diễn đạt dài dòng, quy ước Thơng tư viết tắt “Thông tư 79” 4 Ngôn ngữ thích hợp, lịch Ngơn ngữ luật sư sử dụng phải ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể đạo đức nghề nghiệp nghề luật sư Trong nhiều trường hợp, luật sư phải từ chối khách hàng, giúp khách hàng gửi yêu cầu cho phía đối phương, làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt khách hàng từ chối yêu cầu từ phía đối tác… Đối với hồn cảnh này, việc trả lời phải đảm bảo mặt giữ vững vị mình, mặt khác nên tránh chừng mực diễn đạt khiến phía bên giận phật lòng Một thư soạn thảo thiếu nhạy cảm làm hỏng quan hệ tương lai Cũng cần phải nói đến cách sử dụng thuật ngữ chun mơn văn luật sư soạn thảo Có nhiều tình chẳng hạn việc viết ý kiến pháp lý, luật sư cần phải sử dụng thuật ngữ chuyên môn để diễn đạt Tuy nhiên, thuật ngữ chuyên biệt khiến khách hàng hiểu tốt hết dùng từ phổ thơng có nghĩa tương đương định nghĩa hay giải thích thuật ngữ Nhìn chung, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (là cá nhân thông thường người có đơi chút hiểu biết pháp luật), luật sư cần phải biết điều chỉnh văn phong cho phù hợp Trả lời hẹn Hơn lời nói đẹp, câu trả lời hẹn hay trả lời sớm phương cách tốt chứng tỏ thái độ chuyên nghiệp luật sư khiến cho khách hàng có cảm tưởng thực luật sư cố gắng để làm hài lòng họ Ngồi ra, câu trả lời muộn màng khiến cho khách hàng tìm đến luật sư khác Vì vậy, chưa thể đưa lời tư vấn, luật sư nên ghi nhận với khách hàng yêu cầu hẹn thời gian để trả lời Một thực tế cho thấy nhiều văn phòng luật sư Việt Nam chưa thực coi trọng tính hẹn Tơi có người bạn làm việc cho cơng ty nước ngồi Cơng ty triển khai hoạt động kinh doanh Việt Nam nên có ý định mở văn phòng đại diện cơng ty Người bạn đại diện cho công ty hỏi giá dịch vụ tư vấn số văn phòng luật sư Việt Nam số chi nhánh văn phòng luật sư nước ngồi Việt Nam nhận chào giá dịch vụ chi tiết từ chi nhánh văn phòng luật sư nước ngồi, văn phòng luật sư Việt Nam hỏi khơng có câu trả lời trả lời vắn tắt qua điện thoại tuần sau gửi chào giá sơ sài Và đương nhiên, hoàn cảnh vậy, khách hàng lựa chọn dịch vụ chi nhánh văn phòng luật sư nước ngồi họ thấy cho dù phí dịch vụ đắt bù lại họ có cảm giác an tâm giao việc cho luật sư mà họ đánh giá chuyên nghiệp Qua câu chuyện nhỏ rút học có tâm theo định hướng chun nghiệp tăng tính cạnh tranh cho văn phòng luật sư Việt Nam, bối cảnh mở cửa thị trường Kỹ thuật trình bày văn Cuối cùng, thiếu sót khơng nói tới kỹ thuật trình bày văn Một thư tín đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa chắn gây thiện cảm cho người đọc Vì vậy, đừng quên chia đoạn nội dung văn Việc chia đoạn xuống dòng theo ý giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung văn Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần phải biết trang đánh máy phải chia tối thiểu làm hai đoạn Kỹ thuật soạn thảo văn có nhiều ý nghĩa Nhưng ý nghĩa có tính chất phải kể đến làm cho người nhận văn dễ hiểu, hiểu cách thống Những yêu cầu việc soạn thảo văn Để đảm bảo cho văn ban hành có chất lượng phải nắm vững nội dung vấn đề cần văn hoá 2 Các thông tin sử dụng đưa vào văn phải cụ thể đảm bảo xác Khơng nên viết văn với thông tin chung lặp lại từ văn khác Đảm bảo cho văn ban hành thể thức Thể thức nói tồn thành phần cấu tạo nên văn Chúng đảm bảo cho văn có hiệu lực pháp lý sử dụng thuận lợi trước mắt lâu dài hoạt động quản lý quan Một văn đầy đủ thể thức yêu cầu phải có thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên quan, đơn vị ban hành; số ký hiệu; tên loại trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký người có thẩm quyền; dấu hợp thức quan; địa điểm nơi văn gửi đến (nơi nhận), v.v Sử dụng thuật ngữ văn phong thích hợp Nếu thụât ngữ văn phong khơng lựa chọn thích hợp cho loại văn soạn thảo việc truyền đạt thông tin qua văn thiếu xác Điều tất nhiên ảnh hưởng đến nội dung văn Văn phải thích hợp với mục đích sử dụng Ví dụ, khơng dùng thị thay cho thông báo ngược lại Yêu cầu đòi hỏi phải có phân biệt rõ ràng loại văn trước lựa chọn Ngoài ra, soạn thảo đánh máy văn xong, thiết phải rà sốt lại tồn nội dung văn để chỉnh sửa sai sót hình thức (như lỗi tả, ngữ pháp, ý bị lặp lại…) hay nội dung (cách diễn đạt, dùng từ…) Tốt nhất, văn quan trọng, nên cho người khác đọc lại văn người khác dễ dàng phát sai sót mà nhiều người soạn thảo không thấy ... nghiệm Điều có nghĩa muốn soạn thảo văn giỏi, cần phải viết nhiều kinh nghiệm đến theo năm tháng Tuy nhiên, bên cạnh kinh nghiệm, để soạn thảo văn tốt, cần nắm vững số vấn đề kỹ thuật soạn thảo,... cần hình dung đầu nội dung cần viết xây dựng đề cương hay dàn ý Chẳng hạn, trật tự mà thư tư vấn tu n thủ là: − Khẳng định phạm vi tư vấn; − Mô tả tóm tắt việc tài liệu kiểm tra; − Xác định vấn... dòng, khơng nhắc lại hai ba lần việc đừng nói đến điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt Tuy nhiên, cần ý đừng lạm dụng súc tích, diễn đạt ngắn gọn đến độ khách hàng không hiểu luật sư