II. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CASUMINA.
2.4. Sự cần thiết phải xây dựng bộ phận kế tốn quản trị tại cơng ty
đánh giá mọi hoạt động kinh doanh của các bộ phận trong cơng ty để tăng cường trách nhiệm quản lý và điều hành.
2.3.2. Nhược điểm
- Việc ghi chép quá chi tiết các nghiệp vụ phát sinh làm cho khối lượng cơng việc tăng lên một cách khơng cần thiết.
- Tuy cĩ kinh nghiệm làm việc lâu năm nhưng khả năng thích ứng của người nhân viên với những thay đổi lớn trong quản lý là khơng cao. Khả năng cập nhật kiến thức mới về tài chính kế tốn bị hạn chế. Như nhiều nhân viên đã rất lúng túng khi cơng ty áp dụng việc tính thuế VAT vào đầu năm 1999.
- Khả năng tiếp cận và ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn rất thấp. Do vậy, nhiều cơng đoạn vẫn phải làm một cách thủ cơng và rõ ràng điều này khơng đáp ứng được sự hoạt động ngày một mở rộng của cơng ty. Cơng việc đơi khi bị tồn đọng, đặc biệt là vào cuối năm. Cơng việc lập các báo cáo kế tốn hay bị chậm trễ hơn một tháng.
- Việc phân tích tài chính chưa được coi trọng.
- Chế độ kế tốn hiện hành chưa bắt buộc phải lập báo cáo luân chuyển tiền tệ nên phịng kế tốn đã khơng lập do gặp những khĩ khăn nhất định. Đây là một thiếu sĩt rất lớn vì theo khuơn mẫu để soạn thảo và trình bày báo cáo tài chính cũng như những dự thảo chuẩn mực kế tốn quốc tế về trình bày các báo cáo tài chính thì báo cáo luân chuyển tiền tệ là một trong những bộ phận cấu thành một bộ báo cáo tài chính hồn chỉnh. Ngồi ra, báo cáo này sẽ giúp cho Ban giám đốc kiểm sốt lượng tiền lưu chuyển trong kỳ để khơng bị động trong việc sử dụng tiền mặt.
2.4. SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG BỘ PHẬN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CƠNG TY
Việc xem xét đặc điểm, chức năng, nội dung cơ bản của kế tốn quản trị và việc phân tích thực tiễn hoạt động tài chánh kế tốn tại cơng ty Casumina đã phần nào cho thấy được tính tất yếu của việc xây dựng bộ phận kế tốn quản trị tại cơng ty. Hiện nay, hoạt động của cơng ty ngày một đa dạng hơn, mang tính cạnh tranh gay gắt hơn, sức ép của việc giảm chi phí, giảm giá thành sản phẩm ngày một địi hỏi nhiều hơn, nên nhu cầu về thơng tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị ngày một nhiều hơn, nhanh hơn và chính xác hơn. Chính vì thế, vai trị quan trọng của kế tốn quản trị lại càng được khẳng định hơn và kế tốn quản trị thực sự cần thiết đối với cơng ty Casumina trong nền kinh tế thị trường. Một bộ phận kế tốn quản trị chuyên nghiệp sẽ khắc phục được những hạn chế sau của hệ thống kế tốn hiện hành của cơng ty:
a. Việc cung cấp thơng tin cho bộ máy quản lý sẽ kịp thời và linh hoạt hơn
Thực tế, việc báo cáo hoạt động của các xí nghiệp một cách đầy đủ và khoa học chỉ được thực hiện mỗi quý một lần, vì vậy thơng tin từ các bộ phận cung cấp cho Ban giám đốc bị chậm trễ. Phịng tài vụ cũng chỉ báo cáo những nét chính về hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty một lần trong tháng vào kỳ họp cuối tháng của Ban giám đốc.
Nếu áp dụng kế tốn quản trị, các dự tốn chi tiết cần thiết cho từng bộ phận, từng xí nghiệp sẽ được lập một cách đầy đủ. Một số báo cáo kế tốn quan trọng như báo cáo lưu chuyển tiền tệ, kế hoạch sử dụng và huy động vốn lưu động sẽ được lập, giúp các nhà quản lý nắm được tình hình hoạt động kinh doanh một cách nhanh chĩng và rõ ràng.
b. Quản lý vốn lưu động hiệu quả hơn
Hiện tại, việc quản lý, dự trữ vật tư do văn phịng cơng ty đảm nhiệm trong khi nơi sử dụng vật tư là các xí nghiệp, vì thế vật tư nhiều khi khơng phù hợp với yêu cầu riêng của mỗi xí nghiệp. Hơn nữa, việc quản lý và sử dụng vật tư khơng đồng bộ, khơng tính tốn chính xác được nhu cầu vật tư cho sản xuất nên lượng vật tư dự trữ cao, cơng ty mất nhiều vốn lưu động trong khâu dự trữ.
Cơng ty thường thiếu vốn lưu động và hàng năm phải trả một khoản lãi vay rất lớn. Dự tính tổng vốn lưu động cho năm 2001 là 100 tỷ đồng, trong đĩ vốn vay ngân hàng là 66 tỷ đồng (chiếm 66%). Một trong những nguyên nhân của thực trạng này là quá trình luân chuyển vốn lưu động được quản lý khơng đồng bộ. Cơng ty quản lý vốn lưu động trong khâu dự trữ và khâu lưu thơng trong khi các xí nghiệp quản lý vốn lưu động trong khâu sản xuất. Ngồi ra, khâu lưu thơng cũng cần một lượng vốn lưu động lớn, vì với khách hàng trong nước cơng ty "bán hàng trước, thu tiền sau", với khách hàng nước ngồi, quy trình mua bán ngoại thương diễn ra dài, hơn nữa, khách hàng quen thường thanh tốn chậm. Do vậy, mỗi năm, vốn trong khâu lưu thơng chỉ quay được 4 vịng, vốn trong khâu dự trữ chỉ quay được dưới 6 vịng.
Biểu 6: DỰ TÍNH TÌNH HÌNH VỐN LƯU ĐỘNG CHO NĂM TỚI
Chỉ tiêu Số tiền (tỷ đồng)
Nhu cầu mỗi năm (*)
Nguồn: -Vốn lưu động tự cĩ
- Vốn lưu động vay ngân hàng - Vốn lưu động vay nội bộ
100 14 66 20
Tổng nguồn vốn huy động được 100
Bộ phận kế tốn quản trị, nếu được lập, sẽ làm việc chặt chẽ với các phịng ban hữu quan để nắm được kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất ngắn và dài hạn,
từ đĩ lên kế hoạch vật tư để rút ngắn thời gian vật tư tồn kho đến mức thấp nhất. Đồng thời chú trọng quản lý cơng nợ, hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn của khách hàng, tăng số vịng quay của vốn lưu động trong khâu dự trữ vật tư và tiêu thụ sản phẩm, từ đĩ giảm được chi phí vay ngân hàng.
c. Hạch tốn và phân loại chi phí hợp lý, hiệu quả hơn.
Thực tế, cơng ty hạch tốn chi phí lương nhân viên quản lý phân xưởng, lương nhân viên bán hàng vào chi phí sản xuất, phịng tài vụ cơng ty khơng sử dụng TK 6411, TK 6412. Việc phân loại chi phí như thế này đã vi phạm nguyên tắc hạch tốn chi phí và gây khĩ khăn cho việc kiểm sốt. Lương nhân viên quản lý, nhân viên bán hàng là chi phí cố định, mang tính gián tiếp trong khi lương của cơng nhân sản xuất là chi phí biến đổi, mang tính trực tiếp. Hai loại chi phí này cĩ cách ứng xử và vai trị khác nhau, khơng thể cho là một được.
Bằng việc áp dụng kế tốn quản trị, cơng ty sẽ khắc phục được hạn chế này. Chi phí lương nhân viên quản lý, lương nhân viên bán hàng cần được hạch tốn vào chi phí ngồi sản xuất. Hơn nữa, cơng ty sẽ tiến hành phân loại chi phí thành chi phí cố định, chi phí biến đổi; chi phí kiểm sốt được, chi phí khơng kiểm sốt được; chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp - những việc đầu tiên và rất quan trọng trong quản lý chi phí.
d. Tăng cường vai trị báo cáo quản trị
Hiện tại, báo cáo quản trị của cơng ty cịn sơ sài, chưa cĩ hệ thống chặt chẽ. Cơng ty chỉ mới lập dự tốn sản xuất, dự tốn mua và sử dụng nguyên vật liệu, dự tốn tiêu thụ và các xí nghiệp cĩ lập dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp. Đĩ chỉ là những báo cáo đầu tiên của phần dự tốn và cịn thiếu hàng loạt dự tốn quan trọng như dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp và đặc biệt là dự tốn tiền mặt cơng ty lập một năm (khơng lập dự tốn hàng tháng)… Vì vậy đơi lúc cơng ty bị động về tiền mặt và phải vay ngắn hạn để bù đắp các khoản thiếu hụt tạm thời này.
Từng xí nghiệp cũng như cơng ty chưa cĩ bộ phận kế tốn quản trị riêng biệt vì thế cơng tác kế tốn quản trị chưa được quan tâm và các báo cáo chỉ được thực hiện khi ban giám đốc yêu cầu báo cáo hoặc khi cơng tác kế tốn tài chính đã hồn thành. Các báo cáo quản trị do những nhân viên kế tốn tài chính thực hiện nên mang tính rời rạc và thơng tin này thường cĩ độ tin cậy cao nhưng khơng mang tính kịp thời. Điều này chưa đáp ứng được các yêu cầu đa dạng trong cơng tác quản trị doanh nghiệp.
Cơng ty cần xây dựng hệ thống báo cáo kế tốn quản trị để cung cấp các thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định. Như lập các dự tốn sản xuất như dự tốn tiêu
thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn nguyên liệu trực tiếp, dự tốn chi phí lao động trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn thành phẩm tồn kho cuối kỳ, dự tốn chi phí bán hàng và quản lý, dự tốn tiền mặt, dự tốn kết quả hoạt động kinh doanh, dự tốn bảng cân đối kế tốn, và các báo cáo phục vụ cho việc kiểm sốt, đánh giá và ra quyết định của nhà quản trị.
Doanh nghiệp càng lớn thì càng khĩ khăn trong việc quản lý nĩi chung và hoạt động kế tốn nĩi riêng. Cơng ty Casumina cũng vậy, để cĩ thể điều hành các xí nghiệp trực thuộc ở các khu vực khác nhau hoạt động một cách đồng bộ, chẳng hạn, cung cấp lao vụ kịp thời, điều hịa dịng tiền giữa các xí nghiệp; theo dõi chi phí nguyên vật liệu sản xuất, tính tốn và lập kế hoạch mua, dự trữ nguyên vật liệu nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho các xí nghiệp (mức tồn kho vừa đủ)… là rất quan trọng nên các nhà quản trị của cơng ty yêu cầu bộ phận kế tốn cung cấp thơng tin thích hợp cho họ. Cơng ty Casumina là doanh nghiệp sản xuất cơng nghiệp, chi phí nguyên vật liệu kết tinh trong sản phẩm chiếm tỷ lệ cao nên việc theo dõi chi phí nguyên vật liệu sản xuất, so sánh tình hình thực hiện chi phí vật liệu thực tế với kế hoạch và việc lập kế hoạch mua, dự trữ nguyên vật liệu để tiết kiệm chi phí hàng tồn kho; đồng thời phải cĩ bộ phận chuyên theo dõi tình hình sản xuất kết hợp với bán hàng, quản lý cơng nợ để rút ngắn vịng quay vốn lưu động. Những thơng tin mang tính phân tích, định hướng tình hình kinh doanh phần lớn đều khơng thể tìm thấy trong các báo cáo tài chính truyền thống mà phải là báo cáo quản trị.
Ở các nước phát triển, kế tốn quản trị là một cơng cụ quan trọng cung cấp các thơng tin cần thiết giúp các nhà quản trị ra các quyết định kịp thời, đúng đắn. Những thơng tin này hệ thống kế tốn tài chính khơng thể đáp ứng được. Khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường, yêu cầu thơng tin kinh tế ngày càng đa dạng và phức tạp hơn và trong bối cảnh cơng ty phải tự lo vốn, tự quyết định giá bán, tự lo tiêu thụ sản phẩm… thì các thơng tin của kế tốn quản trị là vơ cùng quan trọng và khơng thể thiếu được. Vì vậy, trong giai đoạn hiện nay, khi mà Nhà nước chưa cĩ hướng dẫn chung về kế tốn quản trị thì cơng ty Casumina nên dựa vào tình hình hoạt động kinh doanh và nhu cầu thơng tin quản lý tất yếu của mình để xây dựng và hồn thiện bộ phận kế tốn quản trị cho phù hợp.
Chương III
MỘT SỐ Ý KIẾN XÂY DỰNG VAØ HOAØN THIỆN BỘ PHẬN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CASUMINA
III. MỤC TIÊU XÂY DỰNG BỘ PHẬN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CASUMINA
Kế tốn quản trị với vai trị cung cấp thơng tin hữu ích phục vụ cho cơng tác quản lý doanh nghiệp, giúp nhà quản trị doanh nghiệp cĩ thể đưa ra những quyết định phù hợp để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt kết quả cao. Do đĩ, kế tốn quản trị phải được thiết lập đơn giản, dễ hiểu và phải phù hợp với nhu cầu thơng tin của nhà quản trị cơng ty.
Kế tốn quản trị chủ yếu phục vụ nội bộ doanh nghiệp, khơng mang tính bắt buộc. Do vậy, doanh nghiệp chỉ tổ chức bộ phận kế tốn quản trị khi nhận thấy lợi ích mà nĩ mang lại. Báo cáo kế tốn quản trị được xây dựng phải phù hợp với phạm vi cung cấp thơng tin của kế tốn quản trị, đồng thời đảm bảo phục vụ cho các chức năng quản lý của nhà quản trị.
Do thơng tin kế tốn quản trị rất linh hoạt, được thiết kế cho từng nhà quản trị và thường gắn liền với một bộ phận, một mặt hoạt động hoặc một quyết định cụ thể nào đĩ nên khi xây dựng bộ phận Kế tốn quản trị tại cơng ty Casumina, luận án cố gắng xây dựng một số nội dung cơ bản, thiết yếu phục vụ mục tiêu quản lý cơng ty của các nhà quản trị và báo cáo kế tốn quản trị được xây dựng phải thích hợp với đặc điểm và yêu cầu quản trị của cơng ty Caosumina.
IV. MỘT SỐ Ý KIẾN XÂY DỰNG VAØ HOAØN THIỆN BỘ PHẬN KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CƠNG TY CASUMINA
4.1. CƠ CẤU LẠI NGUỒN NHÂN LỰC VAØ NHỮNG YÊU CẦU ĐỂ XÂY DỰNG BỘ PHẬN
KẾ TỐN QUẢN TRỊ
Cơng ty cần cơ cấu lại lực lượng nhân sự của phịng tài vụ, chuyển một số nhân viên trẻ, cĩ trình độ nghiệp vụ vững sang đảm trách bộ phận kế tốn quản trị. Những nhân viên này cần được đào tạo về kế tốn quản trị. Để hoạt động của phịng tài vụ khơng bị xáo trộn và các nhân viên làm quen dần với cơng việc, bộ phận kế tốn quản trị nên được sắp xếp như một phần hành kế tốn trong
phịng. Trong tương lai, khi bộ phận này lớn mạnh, nĩ sẽ được tách ra thành một bộ phận độc lập với kế tốn tài chính.
Việc xây dựng bộ phận kế tốn quản trị phải tuân thủ các yêu cầu sau:
- Bộ phận kế tốn quản trị phải giúp hệ thống kế tốn của cơng ty thực hiện tốt hơn vai trị quản lý tài chính. Nĩ phải giúp phịng tài vụ phát triển theo chiều sâu, làm tốt hơn nhiệm vụ nhưng khơng cần phải tăng thêm nhân sự.
- Bộ phận kế tốn quản trị ra đời khơng những khơng được làm chi phí quản lý tăng lên mà cịn phải giúp cơng ty tiết kiệm chi phí bằng việc tăng hiệu quả quản lý.
- Bộ phận kế tốn quản trị phải được tổ chức hữu hiệu để giúp các nhà quản lý thực hiện tốt chính sách kiểm sốt chi phí. Nĩ phải xây dựng được các định mức chi phí phù hợp với từng bộ phận sản xuất kinh doanh và tìm ra các phương án giảm chi phí trong và ngồi sản xuất.
- Song song với việc xây dựng bộ phận kế tốn quản trị phải hình thành hệ thống cung cấp thơng tin quản lý kịp thời, linh hoạt hơn giữa các phịng ban và giữa các bộ phận với ban quản lý.
4.2 HOAØN THIỆN HẠCH TỐN CHI PHÍ
2.1.1 Hồn thiện phương pháp phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Kế tốn chi phí của cơng ty phải tách riêng chi phí sản xuất và chi phí ngồi sản xuất (chi phí sản xuất gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí ngồi sản xuất gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý) về đúng chức năng hoạt động của chúng để kiểm sốt tốt hơn. Khơng được lẫn lộn giữa chi phí sản xuất và chi phí ngồi sản xuất. Lãi vay vốn để dự trữ vật tư phải được chuyển từ TK 621 (chi phí nguyên vật liệu) sang TK 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp). Tiền lương cơng nhân viên phải được phân tích chi tiết thành lương cơng nhân trực tiếp sản xuất, lương nhân viên quản lý phân xưởng, lương nhân viên bán hàng, lương nhân viên quản lý (gồm Ban giám đốc và nhân