PTTKHTB cao

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ THƠNG TIN KHOA MẠNG MÁY TÍNH VÀ TRUYỀN THƠNG BÁO CÁO ĐỒ ÁN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN Giảng viên: ThS Hồ Hải Sinh viên thực hiện: Đặng Lê Bảo Chương MSSV : 10520010 Nguyễn Bảo Duy MSSV : 10520011 Lớp: MMT2010 Khóa: 2010-2015 TP.Hồ Chí Minh, tháng năm 2014 Mục lục Chương : Đặt vấn đề Chương : Xác định yêu cầu 2.1 Thu thập yêu cầu 2.2.1 Quan sát chỗ 2.2.2 Điều tra bảng hỏi 2.2.3 Nghiên cứu tài liệu, thủ tục 2.2 Tổng hợp kết 2.2.1 Quan sát chỗ 2.2.2 Điều tra bảng hỏi 2.3 Hợp thức hoá kết 2.4 Tổng quan hệ thống Chương : Phân tích thành phần xử lý 3.1 Mơ hình phân rã chức 3.2 Mơ hình luồng liệu ( DFD Diagram ) 3.2.1 Mơ hình ngữ cảnh 3.2.2 Mơ hình mức 3.2.3 Mơ hình mức tiến trình - Truy xuất văn 3.2.5 Mơ hình mức tiến trình 1.2 - Thêm, sửa, xóa văn 3.2.6 Mơ hình mức tiến trình - Import/Export văn 3.2.7 Mơ hình mức tiến trình - Xét duyệt văn 3.2.8 Mơ hình mức tiến trình - Phân quyền người dùng Quản trị hệ thống Chương : Phân tích thành phần liệu 4.1 Các thực thể (Entity) hệ thống 4.2 Các quan hệ (Relationship) hệ thống: 4.3 Mơ hình thực thể kết hợp ( ERD Diagram ) Chương : Thiết kế liệu 5.1 Giới thiệu Drupal CMS 5.2 Cấu hình Drupal CMS 5.3 Use case diagram 5.4 Includes and extends use case diagram Chương : Kết luận Tài liệu tham khảo Chương : Đặt vấn đề Hiện nay, hầu hết công ty, dù quy mô lớn hay nhỏ, thấy văn phòng thiết kế riêng để lưu trữ văn hành tài liệu, hồ sơ, hợp đồng, … Trong văn thường phân chia theo phương thức cụ thể, ví dụ theo bảng chữ Alphabet, phân loại theo mục riêng Điều giúp cho việc tìm kiếm, tham khảo văn dễ dàng thuận tiện nhiều Tuy nhiên, số lượng văn nhiều dẫn đến việc cần diện tích lớn để lưu trữ Hơn nữa, việc lưu trữ tập trung đặt nguy vấn đề bảo mật bảo trì Với việc cơng nghệ thơng tin ngày phát triển vượt bậc, mang lại nhiều ứng dụng cho ngành công nghệ khác Đồng thời, công nghệ thông tin mang lại nhiều giải pháp giải vấn đề tốt hiệu Vì vậy, so với việc lưu trữ văn theo cách thơng thường nói trên, áp dụng giải pháp cơng nghệ thơng tin : xây dựng hệ thống quản lý văn bản, cấu hình theo u cầu mục đích riêng Hệ thống cung cấp cho người dùng tiện ích hiệu sau: Quản lý văn thành file, lưu trữ tập trung hay nhiều server : ○ Lưu trữ loại văn đặc biệt ( số lượng trang nhiều, hình ảnh đính kèm văn bản… ) ○ Có thể backup liệu ○ Việc tìm kiếm dễ dàng nhanh chóng ○ Xem chỉnh sửa tài liệu trực tiếp máy tính ○ Phân quyền, chứng thực người dùng truy cập vào hệ thống quản lý văn ● Tiết kiệm diện tích vật lý ● Tiết kiệm chi phí mua thiết bị văn phòng bảo trì ● Tiết kiệm nguồn nhân lực quản lý Cụ thể hơn, báo cáo này, nhóm xin tập trung nói hệ thống quản lý văn áp dụng quan hành ( áp dụng cho quan cơng ty khác ) nhóm phân tích thiết kế ● Chương : Xác định yêu cầu 2.1 Thu thập yêu cầu Việc thu thập yêu cầu tiến hành phương pháp sau : Quan sát chỗ, Điều tra bảng hỏi, Nghiên cứu tài liệu, thủ tục 2.2.1 Quan sát chỗ Trong q trình khảo sát, nhóm đến quan hành trực dõi quy trình quản lý văn gửi đi, văn nhận, văn phát hành nội quy trình tìm kiếm văn quan Các quy trình sau : ● Quy trình quản lý văn : Các phòng ban soạn thảo văn bản, sau gửi đến cho ban lãnh đạo xét duyệt Ban lãnh đạo quan xét duyệt, sau chuyển đến phòng quản lý văn Phòng quản lý văn lưu văn đó, xếp vào ngăn lưu trữ văn phân chia theo loại theo chữ ○ Văn chuyển đến quan nhận Quy trình quản lý văn nhận : ○ Văn nhận chuyển đến phòng quản lý hành văn ○ Phòng quản lý văn lưu văn bản, xếp vào ngăn lưu trữ văn đến phân chia theo loại theo chữ ○ Văn chuyển trực tiếp đến quan nhận văn Quy trình quản lý văn nội : ○ Các phòng ban soạn thảo văn bản, sau gửi đến cho ban lãnh đạo xét duyệt ○ Ban lãnh đạo quan xét duyệt, sau chuyển đến phòng quản lý văn hành ○ Phòng quản lý văn lưu văn đó, xếp vào ngăn lưu trữ dành riêng cho văn nội phân chia theo loại theo chữ ○ Văn chuyển đến phòng ban nhận Quy trình tìm kiếm văn : ○ Các nhân viên phòng ban có nhu cầu tìm kiếm văn trực tiếp liên hệ với phòng quản lý văn ○ Phòng quản lý văn tìm kiếm xác văn yêu cầu, có chuyển đến, không gửi thông báo đến nhân viên phòng ban ○ Phòng quản lý văn ghi lại thơng tin người u cầu tìm kiếm, thời gian tìm kiếm, cập nhật thơng tin văn chỉnh sửa thay đổi ○ ○ ○ ● ● ● 2.2.2 Điều tra bảng hỏi Nhóm tự thiết kế bảng câu hỏi đơn giản, sau nhờ giúp đỡ nhân viên phòng ban tiến hành khảo sát Các câu hỏi thiết kế tập trung khai thác sâu tình hình quản lý văn quan đối tượng khảo sát, bên cạnh khảo sát mong muốn yêu cầu đối tượng khảo sát hệ thống quản lý văn nhóm Link online bảng câu hỏi : https://docs.google.com/forms/d/1ft0NGwtbncEe780FTcatSPCIrC5wC9rG-Ov8OIU4vQ/edit 2.2.3 Nghiên cứu tài liệu, thủ tục Dựa vào việc quan sát thủ tục quản lý hành loại tài liệu cũ, nhận việc xử lý loại văn bản,giấy tờ, chứng từ giấy diễn cách thủ cơng điển loại văn quan cấp cao chuyển tới trường cần có chữ ký hiệu trưởng để văn ban hành đến phòng ban có liên quan theo luồng xử lý mà quan sát Sau đóì văn phận văn thư tiếp nhận đâu tiên sau trình lên hiệu trưởng để xin chữ ký, sau hiệu trưởng duyệt văn ban hành đến phòng ban sau phổ biến tới nhân viên, sau cần văn thư cần phải gửi văn để phúc đáp/trả lời văn đến quan ban hành văn phúc đáp cần hiệu trưởng xem qua duyệt trước gửi Từ ví dụ thấy việc xem xét xử lý văn khác nhiều công sức chưa kể văn từ nơi qua nơi khác bị thất lạc nên cần có hệ thống số để xử lý văn cách nhanh chóng 2.2 Tổng hợp kết 2.2.1 Quan sát chỗ Theo ước tính thống kê nhóm, quy trình thường diễn khoảng 1-2 ngày, trừ trường hợp đặc biệt Lý thời gian quy trình diễn lâu thời gian chờ, thời gian tổng hợp văn đợi ban lãnh đạo xét duyệt Để công việc quan diễn nhanh chóng thuận tiện hơn, thiết phải tiết kiệm thời gian lãng phí nêu Ngoài ra, việc quản lý văn theo cách truyền thống có nhược điểm khơng gian lưu trữ, giữ gìn văn khơng bị ảnh hưởng điều kiện bên thời tiết, sâu bọ 2.2.2 Điều tra bảng hỏi Link thống kê kết trả lời khảo sát thông qua bảng câu hỏi : https://docs.google.com/forms/d/1ft0NGwtbncEe780FTcatS-PCIrC5wC9rG-Ov8OIU4vQ/viewanalytics 2.3 Hợp thức hoá kết Các kết thu nhóm thống kê, tổng hợp lại tiến hành đệ trình cho nhà quản lý ban lãnh đạo quan xem xét đánh giá bổ sung 2.4 Tổng quan hệ thống Hệ thống quản lý văn có yêu cầu hệ thống sau : ● ● Mục tiêu : ○ Đơn giản hố luồng quy trình xử lý văn theo cách truyền thống ○ Tiết kiệm thời gian chờ văn vận chuyển ○ Tiết kiệm diện tích lưu trữ văn cách lưu trữ, quản lý văn tập trung theo hệ thống hoàn chỉnh ○ Tiết kiệm thời gian truy xuất, tìm kiếm hay chỉnh sửa văn ○ Tiết kiệm chi phí thiết bị nguồn nhân lực quản lý Yêu cầu : ○ Thiết kế sở liệu hoàn chỉnh dùng cho việc quản lý loại văn hành chính, thực thi nhiều máy server ○ Thiết kế giao diện cụ thể site quản lý cho phép đối tượng người dùng tạo/thêm dạng văn ○ Giao diện gồm trang quản lý cho phép người dùng tìm/lọc văn theo nhiều tiêu chí khác nhau, thành phần chức xuất danh sách văn xem chọn file excel, nhập liệu từ file excel (import excel ) từ file excel giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu cho đối tượng người dùng văn thư ○ Cung cấp khả chuyển xử lý, giao việc (task) văn bản/tài liệu có liên quan tới phòng ban người dùng mà văn phát hành nhận Cung cấp khả backup liệu ( cần ) Cung cấp khả chứng thực phân quyền người dùng truy cập hệ thống Giá trị : Theo ước tính, hệ thống mang lại cho quan hành lợi ích sau : ○ Tiết kiệm khơng gian diện tích dành riêng cho việc lưu trữ văn giấy theo cách thông thường ( khoảng 50-100 mét vuông ) ○ Tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn ( giảm thời gian gấp 10-15 lần so với việc tìm kiếm văn giấy thông thường ) ○ Tiết kiệm từ 20-30 triệu đồng từ việc thiết kế không gian lưu trữ văn thông thường Các ràng buộc yêu cầu đặc biệt : ○ Hệ thống cần vận hành cách ổn định, đảm bảo tốc độ truy xuất cao liên tục ○ Hệ thống cần bảo trì backup hàng tháng ○ Hệ thống cần đảm bảo lưu trữ số lượng văn lớn vòng tối đa 10 năm ○ ○ ● ● Chương : Phân tích thành phần xử lý 3.1 Mơ hình phân rã chức 3.2 Mơ hình luồng liệu ( DFD Diagram ) 3.2.1 Mơ hình ngữ cảnh 3.2.2 Mơ hình mức 3.2.3 Mơ hình mức tiến trình - Truy xuất văn 3.2.4 Mơ hình mức tiến trình 1.1 - Tìm kiếm văn 3.2.5 Mơ hình mức tiến trình 1.2 - Thêm, sửa, xóa văn Cài PHP 5.5: #yum install php55w php55w-opcache Cài đặt phpmyadmin 4.2.2: #rpm -Uvh http://rpms.famillecollet.com/enterprise/remi-release-6.rpm #yum enablerepo=remi install phpmyadmin Cài đặt Drupal : Link download: http://ftp.drupal.org/files/projects/drupal-7.28.tar.gz Giải nén : #tar -xzvf /path/to/Download/drupal-7.28.tar.gz Copy đổi tên thư mục Drupal vào /var/www/ #cp -rv /drupal-7.28/* /var/www/qlhc/ Mở trình duyệt web lên : tới địa : localhost/phpmyadmin gõ tên db chọn create Đi tới địa : locahost/qlhc/ Save and Configure Website vừa cấu hình xong Add user Tạo vai trò QLVB Add role QLVB Cài thêm module thư viện sau Drupal: https://drupal.org/project/date https://drupal.org/project/libraries https://phpexcel.codeplex.com/releases/view/119187 Copy module vào thư mục /var/www/qlhc/sites/all/ vào lại localhost/qlhc/ chọn Module Chọn để enable để kích hoạt Date Các module QLHC viết xong đặt thư mục Cấu trúc file module dsvanban vanban Module dsvanban dùng cho hiển thị danh sách, export, import: dsvanban.inc : chứa code dùng để thị danh sách văn bản, export danh sách excel dsvanban_callback.inc: dùng hàm xử lý ajax autocomplete cho module dsvanban_import.inc : chứa code dùng để xử lý import từ file excel vào ngược lại hệ thống dsvanban.module : chứa code dùng cấu hình menu drupal.Vì việc di chuyển đến module drupal thơng qua cấu hình hệ thống menu Ví dụ : để đến danh sách văn menu có cấu hình items[‘dsvanban/danhsach’] với cấu hình tương ứng hình dsvanban.info : dùng chứa thơng tin module, file mà module bao gồm, thông tin ,mô tả module Module vanban dùng cho thêm, chỉnh sửa văn đính kèm tập tin Gồm file: vanban.module: chứa file cấu hình menu tồn code nhập,chỉnh sửa văn vanban.info: thơng tin module Cấu hình phân quyền cho hệ thống để user có vai trò QLVB truy cập tới url /dsvanban ,/vanban: Cấu hình code: Bật quyền localhost/qlhc/: Module-> Chọn permission Nếu khơng có tài khoản tài khoản khơng có role QLVB khơng vào Một account bình thường khơng có role QLVB Một số hình ảnh demo cho hệ thống Bộ lọc theo tiêu chí văn Bảng danh sách văn Nhập văn Chỉnh sửa văn 5.3 Use case diagram 5.4 Includes and extends use case diagram Chương : Kết luận Hệ thống thực tế nhóm xây dựng tới chức chứng thực user phân quyền chức : đăng nhập xem danh sách export, import phần xử lý văn trình thực hiện.Hệ thống nhắm đến đối tượng quan có kho lưu trữ văn lớn đòi hỏi phải truy xuất thơng tin văn cách nhanh chóng Tài liệu tham khảo Drupal CMS - https://drupal.org/ MySQL - http://www.mysql.com/ MySQL Workbench - http://www.mysql.com/products/workbench/ phpMyAdmin - http://www.phpmyadmin.net/home_page/index.php ... có tính mở rộng cao Vd site drupal.org host tới triệu trang có tới ~20k requesrs per second Drupal có tính an tồn cao Vd dễ thấy dc tin cậy sử dụng nhiều website đòi hỏi độ mật cao http://www.whitehouse.gov/... hiệu cao nhờ có cộng đồng nhà phát triển rộng với hang trăm ngàn module, theme, … viết sẵn chia sẻ mã nguồn Lõi Drupal tảng web kết hợp với sở liệu với công cụ quản lý file có độ bảo mật cao. Đây... cũ, nhận việc xử lý loại văn bản,giấy tờ, chứng từ giấy diễn cách thủ cơng điển loại văn quan cấp cao chuyển tới trường cần có chữ ký hiệu trưởng để văn ban hành đến phòng ban có liên quan theo