15 típ gửi email văn minh mọi nhân viên công sở nên biết

15 "típ" gửi email văn minh nhân viên cơng sở nên biết 24/02/2016 05:35 GMT+7 Tác giả Pachter phác thảo nét quy cách gửi email đại sách bà “The Essentials Of Business Etiquette” Những quy cách bạn bỏ qua lại cho thấy chuyên nghiệp bạn cơng việc Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn “Mọi người thường định có mở email khơng dựa vào dòng tiêu đề” – Pachter nói “Hãy chọn tiêu đề giúp người đọc biết bạn đánh vào mối quan tâm họ” Dùng địa email chuyên nghiệp Nếu bạn làm việc cho doanh nghiệp, bạn nên dùng địa email công ty Nhưng bạn sử dụng email cá nhân, bạn nên thận trọng việc chọn địa chỉ, Pachter khuyên Bạn nên có địa email tên để người nhận biết xác gửi thư Đừng dùng địa (có lẽ sót lại thời học) khơng phù hợp với công sở “cobethienthan” hay “changtrailangtu”… Nghĩ kỹ trước nhấn nút “Trả lời tất cả” Không muốn đọc thư từ 20 người mà không liên quan tới Chỉ nên “trả lời tất cả” bạn thực nghĩ người danh sách nên nhận thư 4 Một đống chữ ký Hãy cho người nhận biết số thông tin bạn – Pachter đề xuất “Nhìn chung, khẳng định tên đầy đủ bạn, chức danh, tên cơng ty thơng tin liên hệ, có số điện thoại Bạn “quảng cáo” thêm chút cho thân, đừng làm với câu trích dẫn hay tác phẩm nghệ thuật” Hãy sử dụng phông chữ, cỡ chữ màu sắc cho phần chữ ký – bà nói Sử dụng lời chào chuyên nghiệp Đừng sử dụng từ thông tục “Này”, “Ê…” Đây lời chào thân mật, nói chung khơng nên sử dụng môi trường công sở Bà Pachter khuyên không nên gọi tên tắt “Hãy nói ‘Chào Michael’ trừ bạn thích gọi Mike hơn” Sử dụng dấu chấm than Nếu bạn định sử dụng dấu chấm than, nên sử dụng để truyền tải khuyến khích – Pachter nói “Đơi người hay đặt nhiều dấu chấm than cuối câu Bức thư cảm xúc thiếu trưởng thành Dâu chấm than nên sử dụng hạn chế văn viết” Thận trọng với khiếu hài hước Khiếu hài hước dễ bị hiểu sai không kèm giọng điệu nét mặt Trong trao đổi nghiệp vụ, tốt nên loại bỏ yếu tố hài hước trừ bạn biết rõ người nhận Ngồi ra, đơi mà bạn cho hài hước lại không hài hước với người khác Pachter nói: “Một điều buồn cười nói lại khác viết Khi bạn nghi ngờ điều đó, bỏ đi” Hiểu văn hóa khác nói viết khác Hiểu nhầm dễ dàng xảy khác biệt văn hóa, đặc biệt văn viết bạn khơng thể nhìn thấy ngơn ngữ thể người Hãy điều chỉnh thông điệp bạn phù hợp với tảng văn hóa người nhận Một nguyên tắc bạn phải nhớ văn hóa Ả Rập, Nhật Bản, Trung Quốc, người ta muốn hiểu bạn trước làm ăn với bạn Ngược lại, người Đức, Mỹ hay Scandinavian đưa định nhanh 9 Trả lời email – email không chủ ý gửi cho bạn Khi email vơ tình gửi nhầm cho bạn, đặc biệt người gửi mong hồi đáp bạn nên trả lời lại Việc trả lời khơng cần thiết hành xử tốt, đặc biệt người làm việc cơng ty hay lĩnh vực với bạn Ví dụ, bạn trả lời: “Tơi biết anh bận, không nghĩ anh định gửi email cho Và muốn cho anh biết điều để anh gửi lại người” 10 Sốt lỗi sai tả Có thể người nhận không ý lỗi này, bạn nên đọc đọc lại email vài lần Cũng đừng phụ thuộc vào phần mềm kiểm tra tả đơi lúc sai 11 Hãy gõ địa email cuối “Bạn khơng muốn vơ tình gửi thư chưa hoàn thành Ngay bạn trả lời thư, tốt bạn nên xóa địa người nhận, sau chèn vào chắn hồn thành tin nhắn” – Pachter nói 12 Gửi địa người nhận Pachter nói thận trọng gõ địa người nhận vào dòng “To” “Rất dễ chọn sai tên Nó khiến bạn người nhận email nhầm xấu hổ” 13 Giữ phông chữ cổ điển Một nguyên tắc bất di bất dịch email bạn nên để phông chữ mà người khác đọc dễ dàng “Nhìn chung, tốt bạn nên chọn cỡ chữ 1012 chọn phông dễ đọc Arial, Calibri hay Times New Roman Còn với màu sắc, màu đen ln lựa chọn an toàn nhất” - Pachter khuyên 14 Thận trọng với giọng điệu Cũng giống khiếu hài hước văn viết, khơng có biểu khn mặt giọng nói, giọng điệu dễ bị hiểu sai Ý bạn nói “thẳng thắn” họ hiểu thành “tức giận cộc lốc” Để tránh điều này, Pachter đề xuất bạn nên đọc to thư lên trước gửi Nếu bạn thấy khơng ổn người nhận cảm thấy 15 Khơng có bí mật Mọi tin nhắn điện tử để lại dấu vết Hãy ln nhớ điều Hãy ln giả sử người khác nhìn thấy bạn viết, đừng viết điều mà bạn khơng muốn người nhìn thấy Đừng viết điều khơng có lợi cho bạn hay khiến người khác tổn thương Sau cùng, email dễ “forward”, nên tốt an toàn, phải nói lời xin lỗi Nguyễn Thảo(Theo Business Insider) ... trả lời: “Tơi biết anh bận, không nghĩ anh định gửi email cho Và muốn cho anh biết điều để anh gửi lại người” 10 Sốt lỗi sai tả Có thể người nhận khơng ý lỗi này, bạn nên đọc đọc lại email vài lần... chủ ý gửi cho bạn Khi email vơ tình gửi nhầm cho bạn, đặc biệt người gửi mong hồi đáp bạn nên trả lời lại Việc trả lời khơng cần thiết hành xử tốt, đặc biệt người làm việc công ty hay lĩnh vực... không nên sử dụng môi trường công sở Bà Pachter khun khơng nên gọi tên tắt “Hãy nói ‘Chào Michael’ trừ bạn thích gọi Mike hơn” Sử dụng dấu chấm than Nếu bạn định sử dụng dấu chấm than, nên sử