Các vấn đề cơ bản trong đón tiếp khách nước ngoài

Các vấn đề đón tiếp khách nước Phương châm đón tiếp Trong đón tiếp khách nói chung, khách nước nói riêng, cần đáp ứng số yêu cầu sau đây: - Lịch thiệp, trọng thị, chu đáo cởi mở; - Trung thực, thẳng thắn; - Tạo lòng tin, giữ lời hứa; - Đảm bảo thời gian chương trình làm việc Đón, tiếp khách: Thơng thường quy trình đón tiếp bao gồm bước sau: - Xác minh khẳng định thơng tin đồn khách (danh sách, trưởng đồn, nam/nữ; khách đến, tại đâu, phương tiện gì, vv…) - Lập đề án/kế hoạch, kịch bản cho hoạt động: Ai đón tại nơi khách đến (sân bay, bến cảng, địa giới), đón tại trụ sở/ nhà khách/ khách sạn Có tặng hoa không, tặng nào, đâu, tặng ai, tặng, chuẩn bị xe ôtô, xếp khách ngồi xe số mấy, ngồi với ai, có phiên dịch xe không, vv… Các quan đón thường cử người thấp hai cấp sân bay đón khách Người cấp đón trụ sở, nhà khách/ khách sạn thành phố - Tại trụ sở, nhà khách/khách sạn, sau bắt tay chào hỏi, tặng hoa xong mời khách vào phòng khách phút Tại phòng khách, chủ nhà chủ động thăm hỏi sức khoẻ, chúc mừng chuyến thăm, giới thiệu người có mặt, thông báo sơ chương trình chún thăm mời khách phòng nghỉ Tâm lý chung khách muốn nghỉ ngơi, thay đồ sau chặng đường dài Vả lại chủ khách có dịp nói chuyện, vậy khơng nên kéo dài tiếp xã giao Phòng tiếp khách - Phòng tiếp khách phải thống khí, sáng sủa, sạch sẽ, trang trí lịch sự, trang nhã Khi trang trí nên hỏi ý kiến người có chun mơn gam màu, loại hình trang trí (tranh đồ vật, hoa, cảnh…), xếp đặt chúng vị trí phòng khách - Phòng tiếp khách nên để ghế kiểu salon; phòng hội đàm/làm việc nên kê bàn kiểu hội đàm - Nước hoa, nước thơm dù xịn đắt tiền đến đâu không phù hợp với phòng khách, phòng làm việc, phòng ăn phòng ngủ - Trong phòng khách, bố trí để chủ khách ngồi hướng phía cửa (khách ngồi bên tay phải chủ nhà) Trong phòng làm việc bố trí hai đồn ngồi đối diện Trường hợp đơng người có thể bố trí hàng ghế phía sau Trên bàn làm việc, trước mặt người, nên có tên, giấy trắng, bút chì/bút bi, chai nước cốc, tránh để người phục vụ vào phòng phục vụ hai đồn phát biểu, hay bàn thảo vấn đề bí mật nhạy cảm Ngôi thứ xếp chỗ Ngôi thứ: Trong đối ngoại nói chung, ngoại giao nói riêng, thứ vấn đề không đơn giản, thậm chí phức tạp Muốn xếp chỗ cần biết rõ thứ người mời Đã khơng trường hợp mắc sai lầm xác định thứ dẫn đến sai lầm xếp chỗ gây phản ứng Nước ta chưa có sắc lệnh thứ nên vấn đề có phần khó phức tạp so với nước ban hành sắc lệnh thứ Có hai loại thứ: Ngôi thứ pháp lý thứ xã giao - Ngôi thứ pháp lý: quyết định văn bản quy phạm pháp luật Ví dụ Anh, Mỹ, Pháp… ban hành sắc lệnh thứ quy định thứ bậc ví trí trước sau quan chức cao cấp quyền Nước ta, chưa có văn bản quy định thứ, Cục Lễ tân Nhà nước - Bộ Ngoại giao phải dựa vào nhiều văn bản pháp quy như: Hiến pháp, Luật tổ chức quan quyền lực Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng nhân dân, tập quán kinh nghiệm thực tiễn để xác định thứ xếp thứ tự trước sau - Ngôi thứ xã giao: loại thứ dựa nguyên tắc phép lịch xã giao Đối tượng thứ loại nhân vật lịch sử, trị, cựu Tổng Bí thư, cựu Chủ tịch nước, cựu Thủ tướng phu nhân phu quân vị đó, nhà văn hoá, nhân sỹ, nghệ sỹ tiếng, vv… Trong hoạt động có thể có cả người có thứ pháp lý thứ xã giao dự ưu tiên ngơi thứ pháp lý Ví dụ, đồng chí Chủ tịch Hội phụ nữ tỉnh nghỉ hưu mời dự hoạt động phụ nữ tỉnh nên xếp đồng chí thấp Chủ tịch Hội phụ nữ tỉnh đương nhiệm, ngang đồng chí Phó Chủ tịch đương nhiệm Xếp chỗ Nguyên tắc xếp chỗ: - Khách ngồi bên phải chủ nhà; - Xen kẽ chủ nhà khách, nam nữ (nếu cấp có thể xếp nữ ngồi cao nam, người cao tuổi ngồi cao người thấp tuổi) Trong phòng khách: Thơng thường quan hay bố trí ghế ngồi theo hình chữ U, theo đó, chủ khách ngồi đường lượn hướng phía cửa chính, hai đồn ngồi hai cạnh chữ U, theo đó, khách ngồi bên phải chủ nhà (xem sơ đồ bố trí phòng khách) Trên xe ôtô: Khách người có chức vụ cao xe ngồi hàng sau lái xe (bên phải) Chủ nhà ngồi bên trái khách Phiên dịch ngồi ghế cạnh lái xe Nếu có bảo vệ bảo vệ ngồi cạnh lái xe Trong trường hợp đó, phiên dịch ngồi ghế phụ (nếu xe có ghế phụ) ngồi khách chủ nhà Trong trường hợp này, để không làm phiền khách chủ, phiên dịch lên xe trước, xuống xe sau chủ nhà khách Tại bàn tiệc: Nguyên tắc xếp chỗ bàn tiệc xen kẽ chủ khách, nam nữ có ý đến khả ngoại ngữ người ngồi gần để dễ nói chuyện giúp người không biết ngoại ngữ nói chuyện Tuỳ theo cấp bậc, số lượng người dự tiệc diện tích, cấu trúc phòng tiệc mà quyết định có đặt bàn danh dự khơng, chọn bàn tiệc hình gì, số lượng bàn tiệc cách bố trí bàn tiệc 5 Chuẩn bị chiêu đãi/tiệc: Mời khách dự tiệc đỉnh điểm xã giao, thể tôn trọng chủ khách, đồng thời biểu tốt mối quan hệ thân thiện, hòa hợp hai bên Phiên dịch Người giỏi giang, có khiếu hiểu biết rộng làm phiên dịch Người phiên dịch thành thạo không giỏi dịch tḥt mà biết xử trí tình cách bản lĩnh tỉnh táo Làm phiên dịch phải chấp nhận gò bó, chịu sức ép từ nhiều phía vất vả, mệt mỏi Ban tổ chức cần tạo điều kiện tốt cho phiên dịch làm việc cung cấp thông tin, tài liệu cho phiên dịch từ trước, bố trí hệ thống micro âm thanh, cabin/buồng dịch, tai nghe để công tác dịch thuật đạt hiệu quả cao; cần quan tâm tới phục vụ giải khát, chống khô họng cho phiên dịch Tặng quà-tặng hoa: Trong giao tiếp quốc tế, có nhiều trường hợp cần tặng hoa hay tặng quà nhằm mục đích thể tình hữu nghị, tình cảm, ngưỡng mộ… dịp đáng ghi nhớ Tặng hoa: Hoa phải tươi, khơng lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao bì lịch Trong dịp trọng thể (quốc khánh, lễ hội) nên tặng lẵng hoa bó hoa to Khi đón đoàn khách quốc tế, người tặng hoa nên nữ giới, ăn mặc lịch (áo dài vest) Nếu có phu nhân trưởng đoàn đi, nên tặng hoa cho cả hai người Tặng quà: Tâm lý chung khách đến thăm nơi muốn có món quà kỷ niệm đặc trưng nơi đó Vì vậy, quà tặng nên thứ nhẹ nhàng, giàu giá trị kỷ niệm mang tính độc đáo dân tộc, địa phương hay đơn vị Nhớ gỡ bỏ giá tiền quà trước tặng Có nhiều nơi, giá trị quà tặng không cao, quà tặng bao gói lịch sự, sang trọng làm tăng gấp bội tính hấp dẫn người nhận quà Ví dụ đất nước Nhật Bản, Hàn Quốc nơi mà hình thức gói quà nghệ thuật kỳ công, nó có ý nghĩa ngang với món quà tặng Vì vậy, bên cạnh việc chọn lựa quà tặng, không nên xem thường mà cần đặc biệt ý đến việc gói quà Cách trao tặng: - Thông thường tặng phẩm mang ý nghĩa tượng trưng (tặng cho khách chính) nên tặng đón tiếp thức, trước mặt báo đài Chỉ cần đóng gói hờ để có thể mở nhanh cho báo chí quay phim, chụp ảnh - Tặng phẩm cho thành viên đoàn: nên trao kín đáo, tốt cán lễ tân đem đến tận phòng khách Cách ứng xử tặng quà: nếu tặng trực tiếp, có thể mở xem ngay, có lời khen món quà cảm ơn người tặng Nếu tặng phẩm đưa đến phòng ở, cảm ơn gặp người tặng Thúy Anh tổng hợp ... vị trí phòng khách - Phòng tiếp khách nên để ghế kiểu salon; phòng hội đàm/làm việc nên kê bàn kiểu hội đàm - Nước hoa, nước thơm dù xịn đắt tiền đến đâu khơng phù hợp với phòng khách, phòng... phòng khách, phòng làm việc, phòng ăn phòng ngủ - Trong phòng khách, bố trí để chủ khách ngồi hướng phía cửa (khách ngồi bên tay phải chủ nhà) Trong phòng làm việc bố trí hai đồn ngồi đối diện... trắng, bút chì/bút bi, chai nước cốc, tránh để người phục vụ vào phòng phục vụ hai đồn phát biểu, hay bàn thảo vấn đề bí mật nhạy cảm Ngôi thứ xếp chỗ Ngôi thứ: Trong đối ngoại nói chung,