NHỮNG đặc TÍNH CHUNG về lễ tân

NHỮNG ĐẶC TÍNH CHUNG VỀ LỄ TÂN Phong cách giao tiếp buổi lễ Trong buổi lễ hội quan hệ làm việc, giao tiếp đóng vai trò quan trọng việc định thành bại buổi lễ quan hệ công việc Giao tiếp mực giúp cho người khách có cảm tình tơn trọng mình, từ mối quan hệ quan khách tốt đẹp Sau dây số điều cần lưu ý: a Muốn tiếp xúc với khách để gây thiện cảm, nên: - Có câu mở lời gây thiện cảm để thu hút ý khách - Hãy nói chủ đề để có dịp đề cao họ - Nói đề tài có liên quan đến vấn đề trước mắt khách b Những nguyên tắc để tạo ấn tượng ban đầu với khách: - Ăn mặc trang nghiêm - Đến (thể tính nghiêm túc có tổ chức bạn) - Bắt tay siết nhẹ buông ra, mắt nhìn thẳng vào mặt khách - Nở nụ cười, giọng nói thật nồng nhiệt - Khơng tự ngồi trước chủ nhân cho phép c Thái độ tự tin, động thật vui vẻ, thành thật cởi mở, chân thành, tự nhiên khơng xuề xồ, tuỳ tiện để khách coi thường hay khách nghĩ coi thường họ d Khiêm tốn (Không nên khoe khoan thân, gia đình hay đơn vị) Cẩn thận nói chuyện, khơng phê phán, trích (dù khơng thích câu chuyện, phong tục, tập qn họ) e Làm việc giờ, giữ chữ tín, giữ lời hứa Nếu lý đặc biệt mà khơng thể giữ lời hứa phải xin lỗi phải báo trước cho người khác biết f Khi giao tiếp với cần biết họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, ngành nghề người để tiện xưng hơ trò chuyện trao đổi công việc Cũng cần lưu ý gặp phụ nữ đầu tiên, không nên vội vàng hỏi thăm gia cảnh, tuổi tác họ dễ dẫn đến tổn thương tình cảm (nếu gia đình, tuổi tác người phụ nữ có vấn đề trục trặc) g Khi hỏi điều cần phải hỏi lịch trả lời phải trả lời lịch sự, trả lời tất câu hỏi mà khách đề cập kể chưa quen biết họ h Khi nhờ làm giúp việc ta nên nói lời cảm ơn, làm phật ý người phải xin lỗi i Khi mời khách ăn tiệc, phải ý đến vị khách, nên chọn ăn mà khách thích j Khi nhận thư, bưu thiếp phải phúc đáp Cách trao, nhận danh thiếp: - Để danh thiếp nơi đễ lấy (túi áo trên) - Lấy danh thiếp gặp khách hàng - Phải trao trước mặt, phía tay phải khách - Nên dùng hai tay để trao danh thiếp - Không nên âm thầm để lên mặt bàn - Vừa trao, vừa nói - Nhận hai tay - Cúi đầu chào hướng danh thiếp - Để danh thiếp bàn, trước mặt - Nếu khơng có bàn, sau nhận bạn nên bỏ danh thiếp vào túi sổ tay - Không nên cho danh thiếp vào túi quần vừa cầm, vừa mân mê xem đi, xem lại nhiều lần k Những điều cần tránh buổi lễ: - Mang kiếng mát; - Hút thuốc; - Sử dụng viết đỏ ký ghi chép vào văn bản; - Than phiền khách hàng khác cơng việc mình; - Chỉ trích đối thủ cạnh tranh; - Đề cập đến vấn đề nhạy cảm như: Tôn giáo, Sắc tộc, địa phương; - Sử dụng ngơn ngữ q bình dân; - Dùng từ thân mật; - Chải đầu, dũa móng tay, móc tai, ngốy lỗ mũi - Nhai kẹo cao su Cách chào hỏi, bắt tay - Khi chào hỏi giới thiệu giới thiệu người có chức vụ thấp với người có chức vụ cao; người tuổi với người lớn tuổi; giới thiệu đàn ông với phụ nữ Sau giới thiệu tự giới thiệu, hai bắt tay chào (người có chức vụ cao chủ động bắt tay người có chức vụ thấp) nói: “Rất hân hạnh quen biết ông (bà, anh, chị).” - Khi bắt tay, người nghiêng phía trước, nhìn vào mắt khách, nở nụ cười, siết nhẹ tay buông ra, vừa bắt tay vừa chào hỏi làm cho khách cảm thấy ấm áp lòng chân thành Những điều nên tránh bắt tay + Nắm lâu, đặc biệt bắt tay nữ giới + Siết mạnh + Lắc qua, lắc lại + Hờ hững, mắt nhìn chỗ khác nói chuyện với người khác + Kênh kiệu, vẻ ta - Khi đón nhiều người nhiều người đón mình, nên bắt tay người, khơng bỏ sót người nào, nên nhớ không bắt chéo hai tay người khách lượt - Theo phong tục châu Âu, người phụ nữ thường đưa tay trước, người nam nâng lấy tay họ nhẹ (khơng bắt tay) Thường người phụ nữ gặp người nam quen gật đầu chào, thân tình hay người có chức vụ cao đưa tay bắt trước bắt tay lại để đáp lễ - Nếu nữ chủ nhân đón khách đứng chủ động bắt tay khách (người nữ đeo găng tay người nam bắt buộc phải tháo găng tay ra, trừ mặc quân phục.) - Ở nơi cơng cộng, người nữ ngồi yên ghế để bắt tay, đứng dậy bắt tay người có chức vụ cao Thư mời a Đặc tính chung Thư mời hình thức mời trang trọng theo nghi thức cần trả lời với hình thức trang trọng tương ứng qua điện thoại thư hồi âm Khi hồi âm cần lưu ý - Nếu thư mời dự lễ, hội nghị, dự họp nên nhắc lại giờ, địa điểm để tránh nhầm lẫn đáng tiếc xảy - Nếu thiệp chúc mừng, tặng quà ghi: Rất cảm động nhận thư/ quà ông (bà, anh, chị); Xin chân thành cảm ơn, xin kính chúc - Nếu không tham dự nên giải thích ngắn gọn lý bày tỏ hối tiếc khơng thể tham dự b Những biểu lộ tình cảm b.1 Chúc mừng hội nghị: Nếu khơng đến nên gửi lẵng hoa đến chúc mừng b.2 Lễ tết âm lịch: Nên đến tận nhà để chúc mừng b.3 Tết dương lịch, giáng sinh: gửi hoa thiệp chúc mừng với tư cách cá nhân quan, khách nước b.4 Chúc mừng thăng chức bạn bè, người thân: Nên tỏ lời chúc mừng trực tiếp, đừng quên mang theo chai rượu, điện thoại viết thiệp chúc mừng b.5 Sinh nhật: Nên gửi bó hoa, quà nhỏ mà người bạn ưa thích, xa, nên gửi thiệp chúc mừng kèm tặng phẩm (Quà thiệp phải đến trước ngày sinh nhật), gửi điện hoa để chúc mừng b.6 Trường hợp chia buồn: Nên trực tiếp đến thăm viếng, chia buồn, nên mặc áo trắng, thắt cà vạt màu đen, giày (trừ số nơi có phong tục tập quán khác) Nếu xa gửi điện chia buồn Khi dự chiêu đãi a Đặc tính chung - Ăn mặc chỉnh tề, đắn, phù hợp - Đến trước khai mạc chừng 05 phút (không nên đến muộn sớm) - Nếu thiệp mời đích danh khơng nên đưa người khác Nếu có thay đổi người nên báo cho người mời biết đề nghị gửi thiệp mời khác - Khi nhận giấy mời, thấy dòng chư “RSVP” (xin vui lòng trả lời) nên hồi âm sớm tốt - Trong lúc chủ nhân phát biểu, nên lắng nghe khơng nên nói chuyện ồn ăn uống gây cảm tình - Tránh gây ý qua việc làm rơi muỗng, nĩa, chén, dao - Khi nâng ly, người có chức vụ thấp nâng ly thấp người có chức vụ cao - Khơng nên vừa nhai thức ăn vừa trả lời với khách - Nên làm quen, trò chuyện với người ngồi bên cạnh để tạo khơng khí vui vẻ, đầm ấm - Lúc nên chờ người có chức vụ cao trước, nhớ đến chào chủ nhân tỏ lời cảm ơn buổi tiệc Nếu chủ nhân tổ chức nhà trực tiếp đứng nấu nướng nên chọn ngon để khen họ Nếu tham dự tiệc đứng cần ý - Trong sau ăn nên tìm chỗ đứng trò chuyện với người cấp cương vị với - Nên nhường dao, muỗng, nĩa, chén, thức ăn cho người có chức vụ, người cao tuổi, người phụ nữ, khách nước trước, - Lấy thức ăn vừa đủ lòng đĩa, hết lấy thêm - Khi lấy thức ăn xong nên lùi xa bàn để nhường chỗ cho người khác Nếu tham dự tiệc ngồi cần ý - Khơng nên đến trễ - Tại phòng khách, chủ nhân có để sơ đồ bàn tiệc nên xem trước vị trí ngồi để tránh lại lộn xộn - Nếu khơng có sơ đồ giấy ghi tên để bàn tiệc nên tìm bàn có người quen, người cấp để ngồi Khi tới giờ, thiếu vài người chủ nhân bắt đầu buổi tiệc (khơng nên để người có mặt chờ qúa lâu) b Các loại tiệc chiêu đãi b.1 Ăn sáng: Hình thức thường dùng trường hợp thân mật Món ăn thường dùng bánh mì, phó mát, bơ, trứng, cà phê, trà b.2 Uống cà phê: Sáng nên uống lúc giờ, chiều nên uống khoản giờ, dùng vài ăn nhẹ, dùng rượu nhẹ b.3 Tiệc trà: Thường dùng chung với bánh ngọt, kẹo, hoa , ăn mặc bình thường Đối với khách châu Âu khơng nên tổ chức tiệc này, tiệc trà thường mang tính gia đình, mang đậm sắc Á châu b.4 Tiệc rượu: Thường từ 05 chiều trở không kéo dài tiếng đồng hồ Mục đích tiệc để làm quen, giới thiệu lẫn Tiệc chủ yếu uống rượu (đứng ngồi), có người phục vụ tận nơi, ăn nhẹ, quần áo dự tiệc bình thường chỉnh tề b.5 Tiệc nguội: Thường tổ chức từ tối, loại tiệc thường tổ chức dịp lễ long trọng như: Quốc khánh, lễ tổng kết cuối năm Tiệc thường có nhiều người tham dự, thức ăn bày sẵn bàn, có diễn văn chủ tiệc, chiếu phim, khiêu vũ c Cách dùng bữa tiệc Âu - Khi ngồi xuống bàn tiệc, bạn cầm khăn trải lên đùi - Không nên săn tay áo lên, ngồi ngắn, không chống khuỷu tay lên bàn hay nắm lấy đĩa - Khi lấy thức ăn nên lấy cho người ngồi cạnh trước - Nên lấy vừa đủ thức ăn, khơng nên lấy khơng thích bỏ - Các súp thường người phục vụ lấy giúp ăn không nên thổi cho nguội - Khi phục vụ mang thức ăn ra, nên né sang bên - Nếu ăn bánh mì ăn miếng bẻ miếng - Nếu ăn thịt ăn tới đâu cắt tới Nếu lỡ ăn phải ớt cay, nên xin ly nước ấm để giải cay, khơng nên hít, hà, phun oẹ chỗ - Các ăn cần nĩa, dao để cắt cần cẩn thận không nên để thức ăn văng ngồi - Các tơm cua, sò, ốc cầm tay để ăn - Đang ăn tiếp tục gát nĩa dao lên mép đĩa; ăn xong để muỗng, nĩa chéo Lưu ý Thơng thường lịch người ta hay xếp khách ngồi bên chủ ngồi bên hai bên đầu bàn Số lượng chủ khách không nên chênh lệch Sau định chỗ ngồi bạn ghi tên khách vào thiệp để mặt bàn chỗ khách ngồi vẽ sơ đồ bàn tiệc đặt phòng khách để khách xem trước bước vào phòng tiệc, phận tiếp tân hướng dẫn khách ngồi vị trí Lưu ý Để tổ chức buổi tiệc đạt yêu cầu đặt ra, người chủ nhân cần ý phong tục tập quán quốc gia, vùng, khu vực, địa phương Nguồn tin: Sở Ngoại vụ tỉnh Đăk Nông ... Thư mời a Đặc tính chung Thư mời hình thức mời trang trọng theo nghi thức cần trả lời với hình thức trang trọng tương ứng qua điện thoại thư hồi âm Khi hồi âm cần lưu ý - Nếu thư mời dự lễ, hội... đen, giày (trừ số nơi có phong tục tập quán khác) Nếu xa gửi điện chia buồn Khi dự chiêu đãi a Đặc tính chung - Ăn mặc chỉnh tề, đắn, phù hợp - Đến trước khai mạc chừng 05 phút (không nên đến muộn... Không nên cho danh thiếp vào túi quần vừa cầm, vừa mân mê xem đi, xem lại nhiều lần k Những điều cần tránh buổi lễ: - Mang kiếng mát; - Hút thuốc; - Sử dụng viết đỏ ký ghi chép vào văn bản; - Than