02 15 quy tắc vàng với email

Quy tắc vàng với email Thư điện tử lâu đời blog, tin nhắn di động, chí Internet Tại nhiều người sử dụng email không cách? Dưới 15 quy tắc gồm lời khuyên mẹo giúp sử dụng email cách, hiệu kiểm sốt tốt ứng dụng Có địa email lâu dài Thay đổi địa email phiền phức đổi số di động, khiến cho bạn bè phải vất vả cập nhật lại sổ địa Thay đổi địa email chủ yếu công việc thay đổi (với địa email quan cấp) nhà cung cấp dịch vụ trục trặc (ngừng dịch vụ phá sản) Bạn giảm thiểu khả phải thay đổi địa email cách chọn nhà cung cấp bạn tin tưởng họ tồn lâu dài Gmail, Yahoo, Hotmail hay AOL lựa chọn tin cậy Cách để đảm bảo địa email thực lâu dài phải kiểm sốt Có nghĩa bạn phải đăng ký tên miền mua dịch vụ email kèm với tên miền Nếu bạn muốn có địa email gắn với vĩnh viễn, cách Chỉ nên có hai địa email thức Bạn có địa email Yahoo vài năm không dùng? Bạn đăng ký nhà cung cấp tài khoản email miễn phí? Bạn có địa email cơng việc, địa nhà cung cấp dịch vụ Internet, địa gắn với blog? Quá nhiều địa email làm thời gian kiểm tra Tốt nên trì hai địa email: để nhận tin để liên lạc thức Nếu bạn từ bỏ địa email công việc (cơ quan cung cấp), nên dùng địa phục vụ cơng việc Đừng chia sẻ địa email dễ dãi Địa email hàng hóa quý giá Nếu khơng muốn hòm thư đầy rẫy thư rác thư quảng cáo, nên cung cấp địa email cho bạn bè đồng nghiệp Rất nhiều dịch vụ trực tuyến yêu cầu cung cấp địa email bạn đăng ký Nhưng bạn không muốn nhận email từ nhà cung cấp dịch vụ đó, bạn nên sử dụng địa email tạm thời để đăng ký Đừng bấm "Reply All" cách tù mù Khi gửi thư mới, đừng tìm đến thư cũ bấm Reply All (hoặc chí Reply) Hãy soạn thư sử dụng sổ địa để gửi Nếu khơng, dễ xảy tình trạng có số người bạn không muốn gửi nằm danh sách nhận email Hiểu khác CC BCC Trước chưa có thư điện tử, CC hiểu giấy than Nhưng nay, CC BCC hiểu đồng gửi, gửi tới cho nhiều người Tuy nhiên, CC BCC có khác biệt Chọn gửi CC nghĩa người nhận email biết địa danh sách đồng gửi, BCC người nhận khơng biết địa danh sách đồng gửi Vì vậy, gửi thư điện tử cho nhiều người, nên đặt danh sách địa mục BCC Cách đảm bảo người nhận địa email danh sách đồng gửi, đảm bảo tôn trọng riêng tư, không tiết lộ địa email người khác Đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn “Chào bạn, có khỏe khơng?” hay “Gửi anh thư này” tiêu đề thư không rõ nội dung, dễ bị bỏ qua với người nhận hàng trăm thư ngày Nếu bạn không muốn thư bị phớt lờ, đặt tiêu đề thư rõ ràng ngắn gọn Đừng đưa tên vào tiêu đề thư, ví dụ “Thư gửi từ Eric” thừa Người nhận biết thư gửi gửi From Vì thế, tiêu đề thư nên nói rõ ln chủ đề Nếu thư quan trọng nên đề cập ln nội dung dòng tiêu đề Nếu đưa ln thơng tin mức độ khẩn cấp thời hạn cuối (“Trả lời hôm việc sa thải CEO”), thư chắn đọc sớm Mỗi thư chủ đề Đưa nhiều chủ đề thư khó cho việc trả lời Vì vậy, để tiện cho người trả lời, thư nên tập trung vào chủ đề Ngoài ra, làm việc tìm kiếm sau dễ dàng Viết ngắn gọn Bạn có thường xuyên phải đọc thư điện tử có tới đoạn dài lê thê? Nếu bạn không muốn đọc thư dài dòng vậy, phải hiểu người khác Dùng phần mềm diệt virus Trong bối cảnh hầu hết virus lay lan qua email, nên kiểm tra thư bạn nhận gửi Thậm chí chương trình diệt virus miễn phí AVG Free Edition kiểm tra thư bạn gửi nhận với phần mềm Outlook Thunderbird Quét thư đến ải ngăn virus thâm nhập vào máy tính Đừng đính kèm file lớn Trước đây, gửi file liệu số cho người khác có cách dùng email Nhưng nay, có hàng tá cách chia sẻ liệu Với file liệu dung lượng lớn, tốt nên chọn cách chia sẻ khác, không nên dùng email Cách tốt chia sẻ link thông qua trang web chia sẻ Ví dụ, bạn có đoạn phim đưa lên YouTube, sau bạn gửi cho bạn bè đường link để xem đoạn phim trực tuyến Nếu phải gửi file gốc, nên dùng web drop.io hay YouSendIt, cho phép bạn tải file dung lượng tới 100 MB, sau gửi đường link tải file qua email Hoặc tối thiểu nhất, bạn nên nén file lớn trước đính kèm Nói chung, khơng nên gửi đính kèm file 10MB Đừng mở đính kèm link bạn khơng mong đợi Con đường dính virus số tin tưởng mở file đính kèm thư điện tử Kể đính kèm thư trơng bình thường, nguy hiểm virus biết ngụy trang Nếu đính kèm thư trơng hồn tồn lạ lẫm khơng xác, nên liên hệ với người gửi để xác thực lại Đặc biệt bạn nên cẩn trọng với thư điện tử gửi từ ngân hàng nhà cung cấp dịch vụ toán Paypal Cắt bớt thông tin cũ trả lời email Khi bạn trả lời email, thường thơng tin email gốc gắn kèm phía Cách giúp người nhận theo dõi thơng tin trước Tuy nhiên, điều khiến bạn gặp khó khăn tìm kiếm email sau đó, việc trao đổi qua lại chủ đề kéo dài nhiều trang Vì vậy, để tiện cho việc tìm kiếm sau, nên dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía email Nếu cần thiết, nên copy phần quan trọng có liên quan Đừng gửi email tức giận Khi tức giận không nên uống rượu hay lái xe Gửi thư điện tử Gửi email giận dễ đưa cảm xúc vào thư Nên gửi email sau vài vào ngày hơm sau, sau bình tĩnh Nếu có thời gian, nên gọi điện đến gặp trực tiếp người thay gửi email Gặp mặt trực tiếp cách giải tỏa giận hữu hiệu Thu email gửi Thỉnh thoảng bạn gửi email nhận thấy có lỗi với thư vừa gửi Nhưng có số cách giúp bạn lấy lại thư vừa gửi Gmail có tính thu lại thư vừa gửi gọi Undo Send Nếu bạn nhấn chuột vào nút Undo vài giây sau gửi, thư khơng gửi Nhưng nên biết bạn có 10 giây để làm việc Microsoft Outlook thiết lập để bắt chước tính cách thiết lập quy tắc hoãn việc gửi khoảng vài chục giây vài phút Như vậy, bạn có thời gian để nhận lỗi (nếu có) với thư vừa gửi để chỉnh sửa Bạn thiết lập quy tắc cách vào Tools, chọn Rules and Alerts, chọn ‘Check messages after sending’, chọn tiếp Next làm theo dẫn đến xuất hình có lựa chọn ‘Defer delivery by a number of minutes’ Chọn số (giây phút), nhấn OK, nhấn tiếp Next đặt tên quy tắc, cuối nhấn chọn Finish Đừng email chat Khơng phải thứ bạn muốn nói đáng phải gửi thư Hãy tận dụng sức mạnh phần mềm trao đổi nhanh Yahoo! Messenger hay Twitter  ... chước tính cách thiết lập quy tắc hoãn việc gửi khoảng vài chục giây vài phút Như vậy, bạn có thời gian để nhận lỗi (nếu có) với thư vừa gửi để chỉnh sửa Bạn thiết lập quy tắc cách vào Tools, chọn... phía email Nếu cần thiết, nên copy phần quan trọng có liên quan Đừng gửi email tức giận Khi tức giận không nên uống rượu hay lái xe Gửi thư điện tử Gửi email giận dễ đưa cảm xúc vào thư Nên gửi email. .. gọi điện đến gặp trực tiếp người thay gửi email Gặp mặt trực tiếp cách giải tỏa giận hữu hiệu Thu email gửi Thỉnh thoảng bạn gửi email nhận thấy có lỗi với thư vừa gửi Nhưng có số cách giúp bạn