Ảnh hưởng e-mail nơi công sở Thư điện tử (e-mail) trở thành phần thiếu cấu thơng tin tổ chức Nó xem phương tiện truyền thông hữu hiệu, khai thác khơng cách, làm giảm suất lao động nhân viên Gián đoạn Việc đọc trả lời e-mail dĩ nhiên làm người ta phải gián đoạn dòng tư tưởng hay công việc khác, dẫn đến thiếu tập trung vào công việc khiến suất bị giảm Một số nhân viên biện luận họ vừa làm việc với e-mail vừa thực công việc khác Nhưng thực ra, theo Kathleen Nadeau, nhà tâm lý học kiêm tư vấn cho doanh nghiệp, chuyên nghiên cứu việc quản lý thời gian rối loạn chứng thiếu tập trung, “não khơng có khả thực hai tác vụ lúc.” Bà nói việc thường xun gián đoạn cơng việc để thực công việc khác làm trình nhận thức bị suy kiệt cách nhanh chóng Tuy nhiên, nói khơng có nghĩa phủ nhận tác động tích cực e-mail Một số nhà tâm lý khác cho gián đoạn e-mail mức độ làm tăng tính sáng tạo lực làm việc người Adam Cox, chuyên gia tâm lý có nhiều năm nghiên cứu ảnh hưởng việc thực nhiều tác vụ lúc gián đoạn, giải thích nhận e-mail liên quan đến công việc, chúng thường kích thích phần vỏ não trán (prefrontal cortex) khiến giải vấn đề cách tốt Phần vỏ não vùng chuyên cấu tạo hình thành ý tưởng ngơn ngữ, điều hòa tình cảm u, ghét, giận hờn người Nhưng việc có giới hạn Cox lưu ý : “Chúng ta khơng biết đọc trả lời e-mail vừa, rõ ràng đến mức độ đó, khơng làm tăng khả làm việc nữa.” Như vậy, vấn đề đặt có cần giới hạn số lần kiểm tra hộp thư e-mail ngày hay không Đa số chuyên gia đồng ý điều phụ thuộc vào công việc ngành nghề người, họ nên tự đề quy định cho riêng Christi Youd, Chủ tịch hãng tư vấn Organize Enterprise tác giả sách "Organize Your Office for Success" (Tổ chức văn phòng bạn để thành cơng), đề nghị thực việc kiểm tra hai lần ngày vào mười sáng hay hai chiều, hay hai làm việc sau Trái lại, nhà tư vấn nghề nghiệp, Debra Condren, cho việc ấn định thời điểm cụ thể để kiểm tra e-mail tạo căng thẳng nhiều hơn, đặc biệt bạn chưa kịp xem thư quan trọng sếp hay khách hàng Thomas Jackson, Giáo sư trường Đại học Loughborough Leicestershire, Anh, hai người đồng Ray Dawson Darren Wilson thực nghiên cứu đánh giá mức độ ảnh hưởng lần gián đoạn e-mail gây nơi làm việc Cuộc nghiên cứu tiến hành Danwood Group – cơng ty chun cung cấp thiết bị văn phòng, có 500 nhân viên làm việc 19 chi nhánh công ty khắp nước Anh Kết cho thấy đa số nhân viên dùng chương trình kiểm tra thư đến năm phút lần, từ sáu giây đến hai phút để trả lời thư Thời gian để họ trở lại mức độ làm việc giống trước bị gián đoạn e-mail 64 giây Dù khoảng thời gian khơng nhiều, với số lượng e-mail nhận ngày tăng ngày mức ảnh hưởng lũy tiến khơng Làm để khai thác tối đa công năng? Từ đó, Jackson đề nghị số phương pháp để giúp nhân viên giảm ảnh hưởng gián đoạn cơng việc e-mail gây Ví dụ như, kéo dài thời gian kiểm tra thư đến lên 45 phút lần thay năm phút, họ có thêm nhiều thời gian để làm công việc thực họ Một vấn đề lớn số lượng e-mail nhận ngày số người nhiều, có nhiều thư rác Vậy người ta phải làm trước mở thư xem? Các chuyên gia cho biết người ta bỏ khoảng hai phút để xem qua e-mail họ muốn trả lời, thường xóa e-mail không cần thiết khác, thư rác Theo Eric Abrahamson, giáo sư trường Kinh doanh Columbia New York, bạn dùng chức xem trước để hiển thị vài dòng nội dung, từ định thư xóa ngay, thư cần phải trả lời… Bà Youd nói Microsoft Outlook số chương trình quản lý e-mail khác có chức đánh dấu mức độ ưu tiên thư biểu tượng cờ với nhiều màu sắc khác – màu đỏ mức ưu tiên cao Chức giúp bạn phân loại thư cần phải trả lời chưa thể trả lời Trong thời đại bùng nổ thông tin ngày nay, việc quản lý tốt phương tiện thông tin liên lạc đại e-mail tán gẫu (chat) điều cần thiết Những công cụ đại giúp trao đổi thơng tin nhanh chóng có tác động khơng tốt đến suất lao động Vấn đề chủ yếu sử dụng chúng để khai thác tối đa công chúng ... hay khách hàng Thomas Jackson, Giáo sư trường Đại học Loughborough Leicestershire, Anh, hai người đồng Ray Dawson Darren Wilson thực nghiên cứu đánh giá mức độ ảnh hưởng lần gián đoạn e-mail... e-mail nhận ngày tăng ngày mức ảnh hưởng lũy tiến khơng Làm để khai thác tối đa công năng? Từ đó, Jackson đề nghị số phương pháp để giúp nhân viên giảm ảnh hưởng gián đoạn cơng việc e-mail gây... Eric Abrahamson, giáo sư trường Kinh doanh Columbia New York, bạn dùng chức xem trước để hiển thị vài dòng nội dung, từ định thư xóa ngay, thư cần phải trả lời… Bà Youd nói Microsoft Outlook