Tập bài giảng môn Kỹ năng trình chiếu và thuyết trình trong công tác văn phòng này dành cho sinh viên chuyên ngành Cao đẳng Quản trị văn phòng. Giáo trình không chỉ phù hợp cho người mới bắt đầu mà còn phù hợp cho những người cần tham khảo. Cấu trúc của giáo trình gồm các nội dung sau: Chương 1: Tổng quan về kỹ năng thuyết trình trong công tác văn phòng Chương 2: Kỹ năng xây dựng bài thuyết trình Chương 3: Ứng dụng Microsoft Powerpoint xây dựng bài trình chiếu và thuyết trình
MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Thuyết trình 1.1 Khái niệm thuyết trình 1.2 Các loại thuyết trình Kỹ thuyết trình .6 Khái niệm kỹ thuyết trình 2.2 Vai trò kỹ thuyết trình cơng tác văn phòng CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH Chuẩn bị thuyết trình .9 1.1 Xác định mục đích, chủ đề nội dung thuyết trình .9 1.2 Xác định đối tượng khán giả .11 1.3 Chuẩn bị nội dung thuyết trình .12 1.4 Chuẩn bị công cụ hỗ trợ địa điểm thuyết trình .15 1.5 Tập luyện 19 Kỹ kiểm soát căng thẳng lo lắng 20 Kỹ sử dụng ngôn ngữ 20 Kỹ nắm bắt diễn biến xử lý câu hỏi thính giả 25 4.1 Nắm bắt diễn biến thính giả 25 4.2 Xử lý câu hỏi thính giả 27 Những lỗi thực thuyết trình 29 Đánh giá kết 30 BÀI ĐỌC THÊM 33 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT POWERPOINT XÂY DỰNG VÀ TRÌNH CHIẾU BÀI THUYẾT TRÌNH 42 Các ứng dụng Microsoft Powerpoint 42 Xây dựng trình chiếu thuyết trình với Microsoft Powerpoint 43 2.1 Các thao tác xây dựng thuyết trình 43 2.2 Tùy chỉnh trình chiếu thuyết trình .76 Kết nối máy chiếu với máy tính .83 3.1 Cách kết nối 83 3.2 Những lưu ý sử dụng Power Point máy chiếu 86 Tài liệu tham khảo: 92 LỜI NÓI ĐẦU Dù bạn ai, bạn làm cơng việc gì, dù bạn có kiến thức tài giỏi nhiều đến đâu nữa, bạn truyền đạt cho người khác hiểu bạn muốn bạn khó thành cơng Vì vậy, việc nghiên cứu xây dựng giảng môn học cần thiết nhằm đáp ứng kịp phục vụ việc giảng dạy học tập cho giáo viên học sinh Sau học xong môn học này, sinh viên nắm kiến thức kỹ thuyết trình cách xây dựng trình chiếu hiệu quả, từ áp dụng vào cơng việc học tập lĩnh vực sống Tập giảng mơn Kỹ trình chiếu thuyết trình cơng tác văn phòng dành cho sinh viên chuyên ngành Cao đẳng Quản trị văn phòng Giáo trình khơng phù hợp cho người bắt đầu mà phù hợp cho người cần tham khảo Cấu trúc giáo trình gồm nội dung sau: Chương 1: Tổng quan kỹ thuyết trình cơng tác văn phòng Chương 2: Kỹ xây dựng thuyết trình Chương 3: Ứng dụng Microsoft Powerpoint xây dựng trình chiếu thuyết trình Khi xây dựng giáo trình có tham khảo giáo trình tài liệu giảng dạy môn học số trường khác để giáo trình vừa đạt yêu cầu cao nội dung vừa thích hợp với đối sinh viên ngành cao đẳng Quản trị văn phòng Tuy cố gắng chắn tập giảng nhiều thiếu sót, mong góp ý bạn đọc để giảng hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Thuyết trình 1.1 Khái niệm thuyết trình Có nhiều cách hiểu khác thuyết trình Sau số khái niệm nhiều nhà quản lý chia sẻ: • Theo Wikipedia, thuyết trình trình trình bày nội dung chủ đề cho người nghe Những dụng cụ trực quan sử dụng để minh họa cho nội dung nói • Theo Byrne (1989), thuyết trình hoạt động giáo viên tổ chức nhằm yêu cầu học sinh thể khả giao tiếp tốt • Thuyết trình trình bày lời trước nhiều người vấn đề nhằm cung cấp thông tin thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe (Kỹ thuyết trình - Chủ biên PGS TS Dương Thị Liễu) • Thuyết trình hoạt động trình bày giải thích nội dung chủ đề đến người nghe người học (Kỹ thuyết trình - Lê Thành Nhân biên soạn) Như vậy, thuyết trình hình thức giao tiếp thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thơng tin trước nhóm khán giả nhằm đạt mục đích định Hình Minh họa hình ảnh thuyết trình Bài thuyết trình truyền tải đến người nghe loại thơng tin khác với loại thông tin bạn cần ý: • Thơng tin mang tính xác: Khi truyền đạt loại thông tin này, trường hợp bạn cần phải đưa thông tin nguồn cung cấp thông tin thật xác Trong số khán giả nghe thuyết trình có người biết rõ thơng tin mà bạn cung cấp Vì vậy, thơng tin khơng xác, bạn vấp phải phản đối họ • Thơng tin mang tính hấp dẫn: Khi thuyết trình loại thơng tin này, thuyết trình viên cần tạo hiệu ứng tích cực với người nghe Làm để khán giả phải hào hứng lắng nghe, đồng thời có cảm nhận, đánh giá thơng tin Tính hấp dẫn thể thuyết trình khơng dừng lại nội dung thông tin đưa mà phụ thuộc nhiều vào cách truyền tải thơng tin • Thơng tin mang tính thực tế: Thơng tin đưa phải người nghe chấp nhận, thông tin phải cần thiết quan trọng với người nghe Qua người nghe xử lý thơng tin chừng mực hiểu biết • Thơng tin mang tính thuyết phục: Khi người nghe thấy luận điểm, luận cách luận giải thuyết trình viên hợp lý, họ chấp nhận đồng tình với quan điểm thuyết trình viên Đó khán giả người thuyết trình cảm thấy hài lòng với thuyết trình 1.2 Các loại thuyết trình Dựa theo mục đích thuyết trình chia thành loại sau: • Thuyết trình cung cấp thơng tin: Một thuyết trình phổ biến nói trước cơng chúng cung cấp thơng tin Mục đích thuyết trình thơng tin chia sẻ hiểu biết người chủ đề, nội dung, kiến thước với khán giả Lý việc thực phát biểu cung cấp thơng tin đa dạng Ví dụ, bạn yêu cầu để hướng dẫn nhóm đồng nghiệp cách sử dụng phần mềm máy tính báo cáo với nhà quản lý dự án … Một nhóm người dân địa phương muốn nghe hoạt động tình nguyện bạn thành phố khác thời gian nghỉ hè, bạn chia sẻ kinh nghiệm bạn nấu ăn với lớp Điểm chung tất ví dụ chia sẻ thơng tin chủ đề tới khán giả/ người nghe Một diễn thuyết cung cấp thơng tin sử dụng cho nhiều ngành nghề, chủ đề khác Bác sĩ thường có diễn thuyết, trình bày lĩnh vực chuyên môn họ cho sinh viên y khoa, bác sĩ khác bện nhân họ Những người giáo viên thấy họ nói chuyện, trình bày trao đổi với bậc phụ huynh với học sinh Những người lính cứu hỏa diễn thuyết việc để kiểm soát lửa đám cháy… Bài diễn thuyết cung cấp thông tin phần phổ biến sống thường ngày Bởi vậy, học cách nói hiệu trở thành kỹ cần thiết giới ngày • Thuyết trình thuyết phục: Trong sống hàng ngày chúng ta, thường có lúc phải thuyết phục, động viên, làm người khác thay đổi suy nghĩ họ, có hành động, xem xét lại định họ Ví dụ thuyết phục ủng hộ cho giáo dục âm nhạc trường địa phương bạn, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm công ty bạn, tạo cảm hứng cho sinh viên trường để học tốt, lãnh đạo khích lệ tinh thần làm việc nhân viên, tất việc liên quan, ảnh hưởng đến thay đổi suy nghĩ người khác thơng qua “một nói thuyết phục” Đối với số người, ví dụ quan chức dân cử, truyền tải diễn thuyết có sức thuyết phục phần quan trọng việc đạt tiếp tục thành công nghiệp Những người khác, nghành nghề khác nghiệp định thuyết phục khách hàng – khách hàng trả tiền để nghe để thuyết phục (bảo hiểm, bán hàng…) Mặc dù việc nói trước cơng chúng bạn làm ngày hay vài lần năm, thuyết phục người khác lại nhiệm vụ đầy thử thách Nếu bạn phát triển kỹ để thuyết phục cách hiệu quả, giúp ích nhiều cho bạn sống cá nhân hay học tập cơng việc • Thuyết trình giải trí: Nói giải trí liên quan đến loạt phát biểu nhiều dịp, kiện khác nhau, từ giới thiệu đến chúc mừng đám cưới, để trình bày nhận giải thưởng, để khen ngợi hay trước/sau buổi lễ nghi tưởng niệm… Như thuyết trình có sức thuyết phục cung cấp thơng tin, có chun gia, nhà lãnh đạo tôn giáo để diễn viên hài, người thuyết trình truyền tải nội dung mang tính giải trí Như xem buổi lễ trao thưởng sóng truyền hình với thuyết trình mang tính giải trí đòi hỏi chuẩn bị kỹ lưỡng, tìm hiểu khán giả, đối tượng đưa câu chuyện Bài thuyết trình có chút hài hước, chút cảm động, chút cảm hứng – phụ thuộc vào kiện để tạo dấu ấn lòng người nghe Kỹ thuyết trình Khái niệm kỹ thuyết trình Kỹ thuyết trình cần thiết quan trọng nhiều người, kể học làm Một người có khả thuyết trình tốt người thời gian để truyền tải thông tin người khác hiểu cặn kẽ rõ ràng thông tin truyền tải Để có kỹ thuyết trình tốt, ta cần phải có đầu tư, chuẩn bị mặt thời gian để đưa nói đạt mục đích đề ban đầu Trước hết, cần phải xác định tình thuyết trình Cơng việc xác định gồm mục đích việc thuyết trình, đối tượng nghe hồn cảnh việc thuyết trình Sau tình xác định ta bắt tay vào lựa chọn loại hình thuyết trình Vì phải lựa chọn, việc lựa chọn giúp ta tự tin vào mà làm tốt Có hai hình thức thuyết trình đọc văn viết sẵn dựa vào đề cương viết sau dùng theo lời lẽ văn nói để tạo thuyết trình Bước ba thu thập thơng tin, sau làm đề cương thuyết trình Việc thuyết trình lâu nghĩ việc viết viết hay, đủ nội dung lên đọc viết đứng trước người xong Tuy nhiên tư tưởng sai, muốn có thuyết trình tốt khơng nội dung hay mà phải có kỹ thuyết trình Như vậy, kỹ thuyết trình khả trình bày, giải thích cá nhân chủ đề đến người nghe cách hiệu 2.2 Vai trò kỹ thuyết trình cơng tác văn phòng Tất lĩnh vực đời sống, thuyết trình tốt tạo vị cao, kính nể từ cá thể khác Trong lĩnh vực trị nhà thuyết trình tài ba, họ người lãnh đạo giới: Barack Obama, Fidel Castro, Mather Luther King, John Kenedy, Hồ Chí Minh…Trong lĩnh vực giáo dục, bạn có nhận giáo viên khơng nói trước đám đơng hấp dẫn khơng làm cho học sinh hiểu bài, có kiến thức sâu rộng Tôi biết, bạn gắn cho thầy cô danh hiệu hay “Tiến sĩ gây mê” Trong lĩnh vực kinh tế, quản lý, giám đốc giỏi khơng người có tầm nhìn chiến lược, ý tưởng kinh doanh sáng tạo mà phải người có khả thuyết trình tốt, nhà lãnh đạo có làm cho nhân viên hiểu làm theo chiến lược định hướng mà đề Qua nêu chắn hẳn nhận kỹ thuyết trình kỹ quan trọng tập hợp tất yếu tố kỹ khác như: tự tin, sử dụng ngôn từ, ngôn ngữ thân thể, lập luận chặt chẽ, sáng tạo… Vì có câu nói “Bạn nói trước đám đơng đời bạn thế” Do đó, kỹ thuyết trình bước khơng thể thiếu đường thành cơng Kỹ thuyết trình kỹ khó hồn tồn rèn luyện Trong cơng tác văn phòng cơng việc khác thuyết trình có vai trò quan trọng sau: - Thuyết trình cơng cụ giao tiếp hiệu - Thuyết trình đóng vai trò to lớn thành cơng cá nhân - Thuyết trình nghề tạo thu nhập cao Bạn sinh viên, bạn mong nhà lãnh đạo quan, bạn mong có thu nhập cao, bạn muốn phải nể phục bạn rèn cho kỹ thuyết trình Đó điều thực tế bạn chuẩn bị cho tương lai Trong lần diễn thuyết trước sinh viên ngành quản trị kinh doanh Đại học Nebraska, hai nhà tỷ phú Mỹ Warren Buffett Bill Gates nhận câu hỏi: “Chúng nên làm để ln thăng tiến cơng việc?” Buffett trả lời “hãy dành thời gian để phát triển kỹ thuyết trình” Dù bạn ai, bạn làm cơng việc gì, dù bạn có kiến thức tài giỏi nhiều đến đâu nữa, bạn truyền đạt cho người khác hiểu bạn muốn bạn khó thành cơng Vì vậy, rèn luyện kỹ thuyết trình cho ngày rút ngắn đường đến thành công bạn Và điều quan trọng là, bạn thuyết trình giỏi, bạn dễ thuyết phục người khác Và hình ảnh mà hầu hết người đạt đến vị trí lãnh đạo cần có Bài tập chương 1 Trình bày hiểu biết bạn khái niệm thuyết trình? Cho ví dụ thuyết trình mà bạn gặp thực tế? Bạn phân biệt giao tiếp thuyết trình? Bạn nêu loại thuyết trình? Cho ví dụ? Trình bày hiểu biết bạn khái niệm kỹ thuyết trình? Bạn phân tích vai trò kỹ thuyết trình cơng tác văn phòng? CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH Chuẩn bị thuyết trình Trong sống, cần lưu ý vấn đề, là: Khơng chuẩn bị chuẩn bị cho thất bại Để thuyết trình thành cơng, ln phải giải nhiều tình phát sinh cách linh hoạt Do đó, cơng tác chuẩn bị trở nên quan trọng Chuẩn bị kỹ, tỉ lệ rủi ro nhỏ hội thành công ta lớn Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có nhiều việc phải làm, tập trung vào bước sau: Bước 1: Xác định mục đích, chủ đề nội dung thuyết trình Bước 2: Xác định đối tượng khán giả Bước 3: Chuẩn bị nội dung thuyết trình Bước 4: Chuẩn bị cơng cụ hỗ trợ địa điểm thuyết trình Bước 5: Tập luyện 1.1 Xác định mục đích, chủ đề nội dung thuyết trình Trước sâu vào chủ đề nội dung thuyết trình phải tự lượng sức, tự đánh giá Tục ngữ có câu: “Biết địch, biết ta, trăm trận trăm thắng” Vì ta phải tự hỏi vốn hiểu biết, kinh nghiệm thực tiễn, sở lý luận, khoa học, thông tin, số liệu liên quan đến nội dung đề tài thuyết trình nào? Mình có ưu gì? Có hạn chế gì?, Uy tín với khán / thính ? v v… Cho nên nên chọn đề tài mà hiểu biết tường tận nắm vững, đừng chọn thuyết trình đề tài mà chưa nắm vững, có chỗ lơ mơ, chưa tường tận Khi xác định đề tài phù hợp bước vận dụng Quy tắc ABC làm việc trí óc để xác định xác chủ đề nội dung thuyết trình (Quy tắc ABC làm việc trí óc A: Analyse – Phân tích, B: Braintorm – Động não, C: Choose – Chọn lựa) Analyse – Phân tích - để xác định rõ mục đích, chủ đề nội dung thuyết trình, để định hướng phát triển thuyết trình, khía cạnh cần tập trung để làm bật chủ đề chính, tự đặt tình xẩy người nghe biện pháp giải quyết… Nếu đề tài rộng, cần phải xác định rõ phạm vi khảo sát, nghiên cứu mặt không gian thời gian, thuyết trình tập trung, đọng phù hợp với quỹ thời gian cho phép buổi thuyết trình Braintorm – Động não, động não suy nghĩ nhiều, sâu sắc, chín chắn… thuyết trình có giá trị, thu hút người nghe Để trình suy nghĩ có hiệu cao, trước hết cần phải thu thập thơng tin, số liệu, tư liệu, hình ảnh… liên quan đến đề tài, nhiều tốt, kể dư luận công chúng hay quan điểm người Có thể làm việc cách: - Xem lại nguồn tư liệu thân (cơng trình, báo, ấn phẩm… mình) - Nghiên cứu tài liệu, ấn phẩm xuất có Thư viện, Niên giám, Công báo, báo, tạp chí, tin phát thanh, truyền hình… - Tìm thông tin mạng, trang Web tra cứu trang Web quan, công ty, doanh nghiệp… - Phỏng vấn chuyên gia, nhà lãnh đạo, quản lý, người trực tiếp có liên quan đến đề tài - Trong số trường hợp, phải tìm thơng tin qua việc điều tra khảo sát, lúc phải tổ chức công việc điều tra khảo sát (lại cần phải xác định quy mô, đối tượng, mẫu, phiếu khảo sát, cách thu thập số liệu cách xử lý số liệu khảo sát…) Choose – Lựa chọn - Trên sở tư liệu, liệu có, lựa chọn tốt thích hợp để dùng cho thuyết trình 1.2 Xác định đối tượng khán giả Trước bạn tạo nên trình diễn bạn cần phải biết đối tượng khán giả nó, loại đối tượng khác phải có loại báo cáo khác loại đối tượng có kiến thức kinh nghiệm thực tế khác Bạn tự hỏi câu hỏi sau: 10 Nhập thơng tin vào Header – Footer tùy theo chế độ Slide hay Handouts Hình 50 Header footer - Tùy chỉnh Footer thẻ Slide: o Date and Time: ẩn/hiện ngày tháng Update automatycally: Tự động cập nhật ngày tháng Fixed: ngày tháng không cập nhật tự động Slide number: Hiện số Slide o Footer: Hiện thông tin footer o Don’t show on title slide: Không Footer Slide o Click nút Apply to All để áp dụng cho toàn Slide o Click nút Apply để áp dụng cho Slide o Click Cancel để hủy bỏ thao tác In thuyết trình Đầu tiên, mở file Powerpoint cần in ra, sau bấm vào File góc bên trái, chọn Print (hoặc bấm tổ hợp phím CTRL + P), hình cửa sổ bên 77 Hình 51 In slide Ở có nhiều tùy chỉnh: - Mục Copies: Thiết lập số lượng in (tức bạn muốn in thành bạn đánh số vào đây, bấm mũi tên lên xuống để tùy chỉnh số lượng) - Mục Printer: Chọn máy tin từ danh sách máy in cài đặt sẵn máy bạn - Mục Setting: Ở lại chia nhiều chức nhỏ + Thiết lập số lượng slide in từ danh mục: Hình 52 Tùy chỉnh in Print All Slide: In tất Slide thuyết trình Print Selection: in trang slide mà bạn chọn 78 Print Current Slide: Chỉ in trang Slide hành Custome Range: Thiết lập Slide để in hộp Slide bên - Chọn kiểu in + Chọn kiểu Layout cần in: Full Page Slides: In đầy đủ trang trình bày Notes Pages: In trang trình bày với phần ghi Outline: In giấy dạng dàn + Handouts: chọn số slide in trang (có thể in , , , , slide trang) + Frame Slides: In đường viền xung quanh + Scale to Fit Paper: Nới rộng diện tích vừa với trang giấy + High Quality: chọn chất lượng in cao (sẽ in chậm thông thường) + Print Comments and Ink Markup: In nhận xét Slide bạn chọn mục Hình 53 Chọn kiểu layout để in - Thiết lập chế độ giấy in nhiều + Collated: In tách (nếu bạn in thành nhiều nên chọn chức để máy tự tách bộ, sau khỏi tốn công chia) + Uncollated: In không tách 79 - Thiết lập chiều trang in + Portrait Orientation: In trang nằm dọc + Landscape Orientation: In trang nằm ngang - Thiết lập màu sắc cho in + Color: in đầy đủ màu sắc có Slide + Grayscale: In với tông màu xám, màu không in ra, màu sắc Powerpoint điều chỉnh cho in đẹp rõ ràng + Pure Black and White: Tùy chọn thích hợp cho việc gửi fax in lên phim máy chiếu overhead Sau chọn xong tùy chỉnh, bạn bấm Print hồn thành 2.2.2 Trình chiếu thuyết trình Để bắt đầu trình chiếu cho thuyết trình, vào ngăn Slide Show Ribbon chọn From Beginning (chiếu từ đầu – phím tắt F5) From Current Slide (trình chiếu từ slide hành – phím tắt Shift + F5) nhóm Start Slide Show Nhấn Enter phím Spacebar , để tiến lên slide phím Backspace , để lùi lại slide trước Hình 54 Chọn trình chiếu - Sử dụng nút điều khiển chế độ Slide Show 80 Nhấp chọn nút Slide (hoặc nhấp phải chuột lên hình): Hình 55 Di chuyển nhanh đến slide xác định Next: Di chuyển đến slide Previous: Di chuyển slide trước Go to Slide: Đến slide xác định, bấm chọn slide cần di chuyển đến - Trình chiếu Powerpoint với hình Trong Microsoft Powerpoint có chức tạo hai hình báo cáo thuận lợi cho người dùng, hữu ích cho bạn nghiên cứu sử dụng tin học văn phòng: Một hình hiển thị nội dung đề mục, ghi tác giả Một hình báo cáo nội dung cần trình chiếu cho khán giả xem Chức có số máy tính liên quan đến cấu hình hình Windows, thường sử dụng dùng với laptop máy tính PC có kết nối với máy chiếu, LCD khác Bước 1: Bật tính hỗ trợ nhiều hình máy tính Windows Bạn nhấn chuột phải hình desktop, chọn Screen Resolution Windows7, Windows (nếu windows XP click chuột phải desktop, chọn Properties/ chọn thẻ settings) 81 Trong hộp thoại bạn thấy xuất hai hình (Nếu máy tính hỗ trợ) Hình 56 Bật tính nhiều hình, Windows 7, Windows Hình 57 Bật tính nhiều hình, Windows XP Chọn hình thứ 2, sau đánh dấu chọn vào Extend my Windows desktop onto this monitor Extend there Display Tiếp theo, bạn chỉnh lại độ phân giải cho hình thứ hai Sau thiết lập xong, bạn nhấn nút OK để đóng hộp thoại Display Properties lại Bước 2: Cấu hình trình chiếu hình PowerPoint Vào ngăn Slide Show chọn Set Up Slide Show, mục Multiple monitor, chọn hình thứ -> Màn hình Primary Monitor dành cho người thuyết trình Nhấn nút OK 82 Bấm phím F5 để bắt đầu trình chiếu Khi đó, Bài trình chiếu hiển thị hình thứ từ hình người thuyết trình điều khiển nội dung trình chiếu cách dễ dàng đồng thời đọc thơng tin ghi cho slide mà trình bày Nhấn ESC nhấn nút Close cần thoát chế độ Slide Show Kết nối máy chiếu với máy tính 3.1 Cách kết nối Đầu tiên đảm bảo nguồn điện kết nối đầy đủ máy tính máy chiếu để thiết bị trạng thái sẵn sàng khởi động Kết nối laptop với máy chiếu hay kết nối máy tính bàn với máy chiếu tương tự nhau, gồm bước sau Bước Khởi động máy chiếu: Nhấn lần vào nút POWER điều khiển, thấy đèn máy chuyển sang màu xanh Nếu máy chiếu vừa tắt, bạn cần chờ vài giây để quạt máy ngừng quay nhấn bật lại lần Bước Kết nối dây VGA máy tính vào máy chiếu: Bạn cần cắm đầu nối, đẩy mạnh vào khe cắm cắm khít Khi tháo dây, cầm phần phần đầu kéo ra, tránh khơng bẻ lên bẻ xuống phần dây cắm Hình 58 Cổng VGA Đối với máy tính xách tay mỏng dùng cổng HDMI, cần cáp chuyển đổi HDMI sang VGA để kết nối máy tính với máy chiếu 83 Hình 59 Cáp chuyển đổi HDMI sang VGA Bước Cuối khởi động máy tính kết nối xong với máy chiếu Nếu khơng có tín hiệu, bạn nhấn lại nút Auto Setup điều khiển để máy chiều dò lại tín hiệu từ máy tính Đối với máy Laptop, hình laptop chưa hiển thị máy chiếu dù kết nối thành cơng, bạn nhấn tổ hợp phím Windows + P, chọn Duplicate Hình 60 Chọn chế độ hiển thị máy tính máy chiếu Một số lỗi gặp phải kết nối máy chiếu với máy tính Trong q trình kết nối máy tính với máy chiếu xảy lỗi khơng tín hiệu, khơng nhận hình thực sai hay lỗi khác ta tham khảo số cách sửa lỗi - Cách ấn tổ hợp phím tắt máy tính: Tùy vào loại laptop kết nối với máy chiếu mà ấn tổ hợp phím khác Nhưng trước hết, cần chọn chế độ LCD + Monitor + Đối với máy chiếu ACER, TOSHIBA, SHARP: Fn + F5 + Đối với máy chiếu SONY, IBM, LENOVO: Fn + F7 + Đối với máy chiếu PANASONIC, NEC: Fn + F3 + Đối với máy chiếu ASUS, DELL, EPSON: Fn + F8 84 + Đối với máy chiếu FUJITSU: Fn + F10 + Đối với máy chiếu HP, COMPAQ: Fn + F4 + Các dòng máy chiếu khác: Fn + Phím có biểu tượng hình tùy theo hãng Hình 61 Bấm phím Fn+F7 - Cách chỉnh sửa giao diện Desktop: Nhấn chuột phải chọn Graphics option Output to Intel(R) dual display clone Notebook + monitor Hình 62 Lựa chọn Graphics Option Hoặc: Chúng ta nhấn chuột phải, chọn Graphics Properties Muliple Display tích vào Intel (R) Dual Display Clone OK 85 Hình 62 Lựa chọn Graphics Properties - Trường hợp máy khơng có tùy chọn Graphics option Graphics Properties: Tại giao diện hình, nhấn chuột phải chọn Properties Settings Advances chọn thẻ Intel ® Graphichs Media accelerator Driver for mobile Graphichs properties Trong mục Muliple Display tích vào Intel (R) Dual Display Clone OK 3.2 Những lưu ý sử dụng Power Point máy chiếu Bạn bị bình tĩnh, chí hoảng hốt đến thuyết trình chiếu khơng kết nối với máy tính, khơng hoạt động mong muốn bạn lúng túng phải khắc phục Vì vậy, trước buổi thuyết trình bạn thiết phải làm quen với cơng cụ trình chiếu chuẩn bị phương án dự phòng cần thiết Dưới xin điểm lược số lỗi thông thường sử dụng Power Point máy chiếu, nguyên nhân, cách khắc phục: STT Lỗi gặp phải Ngun nhân Màn hình trắng Máy tính (chỉ có màu Projector xanh biếc) Cách khắc phục - Xem lại đầu cáp nối Thử lại chưa lần kết nối - Chọn kiểu hiển thị hình máy chiếu khơng (Duplicate) 86 nhận tín - Máy tính Projector khơng hiệu từ máy tính tương thích đổi máy khác Máy khởi động Máy chạy chậm - Máy chậm phải khởi động trước chậm không máy bị hỏng buổi thuyết trình bắt đầu hoạt động - Nhưng trường hợp máy khơng hoạt động có cố bất thường phải có phương án dự phòng thay đổi máy khác Vấn đề liên quan Do âm xuất đến âm phông chiếu video: Mất tiếng cổng HDMI kết nối máy cách: Bấm chuột phải vào biểu tượng loa Sound Playback chọn biểu tượng loa máy tính chiếu Chỉnh âm xuất loa Khán giả không Thiết kế slide với Khi chọn màu màu chữ xem slide, màu màu cho slide phải chọn màu gam màu sắc chữ khơng có độ tương phản mạnh slide không tương phản cao Nên chiếu thử slide trước ngày phù hợp thuyết trình thiết bị bạn sử dụng, không phù hợp cần điều chỉnh lại “Con chuột" gặp Chuột vấn đề hết pin Nếu bạn gặp vấn đề với chuột hỏng chuyển sang dùng bàn phím: phím Spacebar , để tiến lên phím Backspace , để lùi lại Thiết bị trục trặc, - Thiết bị hỏng slide biến - Thiết bị trục trặc không hoạt - Slide bị ẩn động, kẹt phím, hỏng chuột… cần đổi thiết bị khác xóa - Kiểm tra chế độ hiển thị 87 slide bị ẩn lại, khơng phải sử dụng trình chiếu dự phòng Trường hợp buổi thuyết trình có nhiều người tham gia, sử dụng nhiều laptop tốn thời gian để thay máy kết nối lại, gặp rủi ro Hãy dùng chung laptop mang theo đĩa mềm USB có ghi phần slide phục vụ cho thuyết trình tất người đề dự phòng kết nối thuyết trình vào chung file Điều có ích khơng sinh viên mà cho buổi thuyết trình chun nghiệp nhờ mà giảm thời gian chết, đảm bảo tính liên tục thuyết trình viên Khi trình chiếu, bạn nhấn phím F1, chương trình cho phím tắt, số phím tắt hữu dụng: Ctrl - P: Lấy bút màu ra, dùng chuột vẽ đường gạch chân hay khoanh tròn điểm quan trọng Nhấn phím E: xóa đường gạch hay khoanh tròn tạo bút màu Nhấn phím Esc: tắt bút màu đi, trở vế trỏ chuột BT Ctrl - H: Che dấu chuột nút nhấn (nằm góc trái hình) Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng đến giải lao xử lý cố, nhấn lại phím để trở bình thường Page Up hay mũi tên lên: Đến slide trước Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến slide sau Nhấn số trang nhấn Enter: Đến slide theo số trang Bài tập chương Bạn trình bày bước tạo thuyết trình từ tập tin Outline? 88 Bạn cho biết cách chép, di chuyển, xóa slide thuyết trình? Bạn trình bày cách thiết lập nhanh hiệu ứng cho tất slide? Bạn trình bày cách tạo nhanh nút điều hướng cho tất slide thuyết trình? Bạn trình bày thực bước kết nối máy tính với máy chiếu? Nêu số lỗi thường gặp kết nối máy tính với máy chiếu cách khắc phục? Bạn dùng Powerpoint để soạn trình chiếu cho chủ đề thuyết trình Sau thuyết trình chủ đề trước lớp - Trình bày nội dung liên quan ngành học anh (chị) - Giới thiệu quê hương anh (chị) - Giới thiệu công ty mà anh chị biết - Trình bày quyền lợi mà người lao động cần biết - Trình bày cơng việc nhân viên văn phòng - Trình bày đồn kết sức mạnh thành cơng - Trình bày nội quy làm việc quan - Giới thiệu thiết bị, máy văn phòng - Phổ biến quy chế văn hóa cơng sở - Trình bày thực trạng văn hóa quan hành - Trình bày cơng việc nhân viên văn phòng u cầu: - Về nội dung, gồm phần: + Phần mở đầu: Trình bày mục đích rõ ràng, đưa nội dung chính; Gây ý, thu hút thính giả + Thân bài: Các ý rõ ràng, hướng đến mục đích đưa ra; Có dẫn chứng, minh họa; Có chuyển tiếp ý + Kết luận: Tóm tắt điểm cách rõ ràng, xác; Thúc đẩy hành động (nếu có) - Kỹ thuật thiết kế slide: 89 + Trang trình chiếu chữ, sinh động; Phơng chữ đơn giản, chữ to dễ nhìn; Màu sắc có độ tương phản cao; + Hình ảnh, video minh họa phù hợp với nội dung; + Từ trang đến trang cuối có tạo footer tên tác giả số trang + Có hiệu ứng chuyển tiếp Slide + Dưới trang phải có nút bấm: quay trang đầu, quay trang vừa xem trước nhảy đến trang cuối - Kỹ thuật thuyết trình: + Nói rõ ràng; Tốc độ, âm lượng giọng nói phù hợp + Sử dụng ngơn ngữ thể tích cực: giao tiếp mắt, Dáng điệu tự nhiên, di chuyển hợp lý - Đánh giá khán thính giả: + Thính giả hiểu thơng suốt + Hồi đáp câu hỏi thính giả cách thuyết phục - Thời gian thuyết trình: Phân phối thời gian phù hợp, không sử dụng thời gian 90 Tài liệu tham khảo: [1] GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, Giao tiếp kinh doanh sống, NXB Tổng hợp TP HCM [2] Lại Thế Luyện, Kỹ Thuyết trình hiệu quả, Nhà xuất tổng hợp TP HCM, 2012 [3] Giáo trình Kỹ thuyết trình, trường Đại học Văn Hiến, Biên soạn: ThS Nguyễn Đông Triều [4] Phạm Quang Huy, Trần Tường Thụy, Giáo trình Microsoft Office, NXB Thời Đại, 2010 [5] Microsoft, Giáo trình Microsoft PowerPoint tồn tập, dịch Nhóm phát triển phần mềm SSDG, 2010 91 33 ... câu chuyện Bài thuyết trình có chút hài hước, chút cảm động, chút cảm hứng – phụ thuộc vào kiện để tạo dấu ấn lòng người nghe Kỹ thuyết trình Khái niệm kỹ thuyết trình Kỹ thuyết trình cần thiết... bày hiểu biết bạn khái niệm kỹ thuyết trình? Bạn phân tích vai trò kỹ thuyết trình cơng tác văn phòng? CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH Chuẩn bị thuyết trình Trong sống, cần lưu ý... này, sinh viên nắm kiến thức kỹ thuyết trình cách xây dựng trình chiếu hiệu quả, từ áp dụng vào công việc học tập lĩnh vực sống Tập giảng môn Kỹ trình chiếu thuyết trình cơng tác văn phòng dành