Người dùng tin và nhu cầu tin

Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU NGƯỜI DÙNG TIN 1. Người dùng tin Người dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin. Đó là đối tượng phục vụ của công tác thông tin tư liệu. Người dùng tin vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới. Người dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin. Họ như là yếu tố tương tác hai chiều với các đơn vị thông tin. Vai trò đó thể hiện trên các mặt sau: Người dùng tin luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động của đơn vị thông tin. Người dùng tin tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin. Họ biết các nguồn thông tin và có thể thông báo hoặc đánh giá các nguồn tin đó. Chính sách bổ sung phụ thuộc vào yêu cầu của người dùng tin. 1.1. Các nhóm người dùng tin Trên cơ sở hoạt động của người dùng tin, có thể chia làm ba nhóm người dùng tin như sau:  Các nhà nghiên cứu khoa học  Các cán bộ chuyên môn và những người trực tiếp sản xuất.  Các nhà quản lý trong môi trường khoa học kỹ thuật và kinh tế . Việc phân chia người dùng tin thành 3 nhóm lớn như trên được thực hiện ở giai đoạn đầu của cơ quan thông tin (CQTT). Tùy theo mức độ phát triển của CQTT, các nhóm người dùng tin sẽ được chia nhỏ hơn nữa theo các đặc tính của người dùng tin. Ví dụ: nhóm người dùng tin là những người trực tiếp sản xuất có thể được chia thành nhóm cán bộ kỹ thuật, quản đốc phân xưởng, công nhân kỹ thuật bậc cao…. Ngoài ra, có một nhóm đặc biệt là nhóm những người không dùng tin. Những người không dùng tin là những người dùng tin tiềm năng nhưng do những nguyên nhân khách quan/chủ quan, hiện tại 1 Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin họ không cảm thấy sự cần thiết của thông tin và không tin vào những lợi ích do thông tin mang lại. Để xác định nguyên nhân không sử dụng thông tin, ta có thể chia những người không dùng tin theo các nhóm sau: "Những người hiểu biết rộng": họ hiểu biết tất cả trong lĩnh vực hoạt động của mình, do đó họ không cần có thêm thông tin nữa. "Những người bảo thủ " cho rằng trong lĩnh vực hoạt động của họ không thể có cái gì mới nên họ không cần thông tin "Những người quá bận " do quá bận với công việc nên không có thời gian để quan tâm đến thông tin . "Những người bi quan " cho rằng chi phí thời gian để có được thông tin và sử dụng nó là không thể bù đắp lại được "Những người đa nghi " thờ ơ với công việc của mình và họ không cần thông tin vì nó chỉ bày thêm việc để họ phải làm. Một trong những nguyên nhân khách quan dẫn đến sự "từ chối thông tin " chính là những thiếu sót trong hoạt động của các CQTT như:  CQTT chưa chú trọng đến việc nâng cao nhận thức của cộng đồng về vai trò của thông tin trong đời sống và trong các hoạt động sản xuất kinh doanh…  Hiệu quả hoạt động của các CQTT thấp, sản phẩm, dịch vụ thông tin còn nghèo nàn, chưa đáp ứng được nhu cầu tin đa dạng của cộng đồng. 1.2.Người dùng tin và cơ quan thông tin Giữa người dùng tin và CQTT có mối quan hệ hổ tương, nó phụ thuộc vào khả năng về chính sách phục vụ của CQTT và tập quán thông tin của người dùng tin. Mối quan hệ này chính là thước đo hiệu quả hoạt động của CQTT Một CQTT hoạt động hiệu quả phải thu hút được nhiều người dùng tin chứ không giới hạn ở một nhóm người dùng tin. Khối lượng thông tin và hình thức phục vụ thông tin ở các hệ thống khác nhau có thể khác nhau, song ở bất kỳ điều kiện nào 2 Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin thông tin cũng đem lại lại lợi ích cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra trước người dùng tin. Thông tin phải được đáp ứng đầy đủ để đảm bảo tính liên tục của quá trình nghiên cứu khoa học và bảo đảm mối quan hệ hỗ tương giữa khoa học và sản xuất. Việc cung cấp thông tin phải được thực hiện để mang lại lợi ích tối đa cho người người dùng tin. Thông thường, người dùng tin không quan tâm đến bản thân tài liệu mà chỉ quan tâm đến thông tin được chứa trong tài liệu đó. Sự quan tâm, chú ý đến thông tin và mức độ sử dụng thông tin của người dùng tin phụ thuộc vào các hoạt động của CQTT . Ví dụ : Nếu như CQTT chỉ thông báo một lần cho người dùng tin về những tài liệu mới thì họ có thể không lưu ý đến tài liệu đó. Nhưng nếu như thông báo được lặp lại nhiều lần thì người dùng tin có thể sẽ quan tâm và sử dụng tài liệu đó. Trong mối quan hệ giữa người dùng tin và hệ thống thông tin thường thông tin chủ động có hiệu quả hơn thông tin thụ động. Do đó, điều quan trọng không phải chỉ đơn thuần là cung cấp thông tin cho người dùng tin mà phải cố gắng làm cho họ quan tâm đến thông tin và khuyến khích họ sử dụng thông tin tích cực hơn bằng cách tạo điều kiện thuận lợi nhất để người dùng tin có thể tiếp cận và khai thác thông tin một cách hiệu quả. Có hai thái cực trong hoạt động của hệ thống là sự thừa thông tin hoặc quá thiếu thông tin . Ở cả hai trường hợp đều hình thành "vùng tin chết" nghĩa là những thông tin không được sử dụng. Khi người dùng tin cảm thấy mình không thể nghiên cứu một khối lượng thông tin đồ sộ thì sẽ dẫn đến tình trạng là họ không quan tâm đến thông tin nữa. Ngược lại, nếu nhiều lần yêu cầu nhưng không nhận được thông tin cần thiết thì người dùng tin không muốn liên hệ với CQTT nữa. 3 Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin 1.3.Trình độ thông tin của người dùng tin : Trình độ thông tin của người dùng tin thể hiện ở khối lượng và chất lượng thông tin mà họ lĩnh hội được, tập quán thông tin và kỹ năng thông tin (kỹ năng tìm, phân tích và sử dụng thông tin). Người có trình độ thông tin phải có phản xạ thông tin nhanh nghĩa là có khả năng đánh giá và tiếp thụ thông tin nhanh. Trình độ thông tin là một điều kiện cần thiết để người dùng tin làm việc có hiệu quả và nó được hình thành dưới sự ảnh hưởng của nhiều yếu tố như khả năng cảm thụ thông tin, không khí sáng tạo trong tập thể người dùng tin, trình độ chuyên môn, khả năng phân tích, tổng hợp nói chung, tinh thần cầu tiến… 1.4. Đào tạo người dùng tin Mục đích của đào tạo người dùng tin là giúp người dùng tin nhận thức được nhu cầu tin của mình, biết cách diễn đạt nhu cầu tin, nắm được kỹ năng thông tin Có 3 hình thức đào tạo người dùng tin chủ yếu.  Tổ chức các khoá huấn luyện, các buổi hội thảo.  Phát hành sổ tay/tài liệu chỉ dẫn về các công cụ tìm tin, nguồn thông tin, phương pháp truy cập thông tin …  Tổ chức các điểm tư vấn cho người dùng tin Cần phải đào tạo người dùng tin theo nhóm bằng những chương trình đào tạo ở những mức độ khác nhau như mức dộ nâng cao nhận thức về thông tin và mức độ huấn luyện kỹ năng sử dụng thông tin. Ở mức thứ nhất, người dùng tin phải được hướng dẫn về các nguồn thông tin, các loại hình tài liệu, cách xác định và mô tả nhu cầu tin, cách sử dụng các sản phẩm , dịch vụ thông tin … Ở mức thứ hai, người dùng tin phải được trang bị kỹ năng tìm kiếm, phân tích thông tin …. Khi tổ chức chương trình đào tạo, CQTT phải xác định:  Mục đích của chương trình.  Đối tượng, mục tiêu.  Hình thức và phương pháp thích hợp. Thời gian và địa điểm. 4 Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin 2. Nhu cầu tin Nhu cầu tin phản ánh sự cần thiết thông tin của một cá nhân/ tập thể trong quá trình thực hiện một hoạt động nào đó Nhu cầu tin thay đổi tùy theo công việc và nhiệm vụ mà người dùng tin phải thực hiện. Các loại nhu cầu tin tổng quát nhất đã được nhà thông tin học người Mỹ xác định trong những năm 60 của TK 20 bằng cách đặt câu hỏi cho các nhà khoa học thuộc lĩnh vực hóa lý và sinh học, ông xác định rằng họ sử dụng thông tin chủ yếu trong các trường hợp sau:  Theo dõi, cập nhật các thành tựu trong lĩnh vực chuyên môn hẹp và các lĩnh vực liên quan.  Trong công việc hàng ngày.  Khi bắt đầu nghiên cứu một vấn đề mới/ một đề án, khi thực hiện cũng như khi đã hoàn thành đề án, họ cần thông tin hồi cố bao gồm tài liệu công bố và không công bố về các vấn đề liên quan. Trường hợp thứ nhất có thể được mô tả như một nhu cầu tự nhiên của một nhà khoa học bất kỳ nhằm theo dõi sự phát triển khoa học và kỹ thuật. Trường hợp thứ hai là sử dụng thông tin hàng ngày với mục đích tham khảo. Trường hợp thứ ba là sự tiếp cận toàn diện với tài liệu khoa học liên quan đến một chủ đề nhất định. Ba loại nhu cầu tin nêu trên hoàn toàn phù hợp với các giai đoạn khác nhau của quá trình sử dụng thông tin . Ví dụ : Trong lĩnh vực khoa học, nhu cầu tin tăng lên ở ba giai đoạn là chọn xu hướng nghiên cứu và phát triển đề án, lập kế hoạch và thực hiện đề án. Để chọn phương hướng, người dùng tin cần thông tin tổng quát về các phương pháp giải quyết vấn đề hiện tại, các nhược ưu điểm của chúng về bản chất và về khía cạnh tổ chức. 5 Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin Khi lập kế hoạch thực hiện đề án theo phương hướng đã chọn, họ cần những số liệu chi tiết hơn về các nguồn lực và cách phân bổ chúng. Ở giai đoạn thực hiện, họ cần thông tin chi tiết liên quan đến đối tượng đang được nghiên cứu. Việc nghiên cứu tổng quát hơn sự khác nhau giữa thông tin được cung cấp ở các giai đoạn khác nhau trong hoạt động nghiên cứu khoa học đã được thực hiện bởi một nhóm các nhà khoa học Ucraine. Họ phân biệt 7 giai đoạn như sau:  Làm quen một cách toàn diện với vấn đề. Phác thảo kế hoạch giải quyết những vấn đề quan trọng. Làm quen với các thông tin liên quan đến vấn đề.  Thu thập kiến thức khoa học về vấn đề đang nghiên cứu. Tìm thông tin hồi cố ở phạm vi rộng.  Kết hợp và làm sáng tỏ các số liệu khoa học. Đánh giá các quan niệm và giả thuyết của các tác giả khác nhau.  Trình bày các giả thuyết và chọn một giả thuyết để làm việc. Ở giai đoạn này thông tin được phân tích sâu.  Chứng minh giẩ thuyết: là giai đoạn quan trọng nhất trong nghiên cứu cơ bản.  Khẳng định các kết luận, dự báo, đề nghị…thông tin được sử dụng để làm sáng tỏ các khía cạnh ưu tiên.  Mô tả các kết quả nghiên cứu. Tuy cách phân chia trên chưa được hoàn hảo vì các giai đoạn có thể thay đổi phụ thuộc vào tính chất của từng công trình nghiên cứu. Nhưng các giai đoạn theo cách phân chia trên cũng biểu thị mối quan hệ chặt chẽ giữa việc sử dụng thông tin và cấu trúc logic của quá trình nghiên cứu khoa học. Một trong những công việc quan trọng nhưng khó thực hiện là xác định rõ nhu cầu tin. Người dùng tin có những mức độ nhận thức về nhu cầu tin khác nhau . Ở mức đầu tiên, do có hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên người dùng tin cần có sự giúp đỡ của người khác mới diễn đạt được nhu cầu tin của mình. 6 Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin Ở mức độ tiếp theo. Người dùng tin đã có khái niệm nhất định về vấn đề họ quan tâm và có thể diễn đạt được nhu cầu tin sau khi đã tham khảo ý kiến của chuyên gia. Ở mức cuối cùng, người dùng tin có thể trình bày nhu cầu tin của mình một cách độc lập. Trên thực tế, phần lớn người dùng tin ở mức độ đầu tiên. Vì vậy, họ rất cần sự hỗ trợ của CQTT trong việc xác định nhu cầu tin của mình. Để có thể xác định rõ nhu cầu tin của người dùng tin , CQTT cần nắm được:  Lĩnh vực quan tâm  Nội dung thông tin quan tâm  Mục đích sử dụng thông tin  Ai sẽ sử dụng thông tin  Loại tài liệu thích hợp nhất  Các hình thức cung cấp thông tin thích hợp  Mức độ xử lý thông tin thích hợp  Thời hạn đáp ứng yêu cầu tin Mức độ cấp bách của nhu cầu tin Nhu cầu tin của người dùng tin cụ thể thường được thể hiện qua các yêu cầu tin cụ thể. Có 4 loại yêu cầu tin chủ yếu:  Thư mục: yêu cầu cung cấp chỉ dẫn về các tài liệu về một vấn đề nào đó.  Tài liệu: yêu cầu liên quan đến nội dung tài liệu.  Dữ kiện: yêu cầu cung cấp số liệu về những dữ kiện cụ thể  Kỹ thuật: yêu cầu tư vấn, môi giới… 3. Nghiên cứu người dùng tin và nhu cầu tin Phương pháp nghiên cứu:  Phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại.  Điều tra qua phiếu thăm dò.  Quan sát trực tiếp các tập quán thông tin  Phân tích các số liệu thống kê về yêu cầu tin và tình hình phục vụ của CQTT  Tổ chức hội thảo, tọa đàm… 7 Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin Các bước tiến hành nghiên cứu Bước 1: Xác định mục đích và đối tượng nghiên cứu. Bước 2: Chọn các phương pháp nghiên cứu thích hợp. - Chọn phương pháp nghiên cứu. - Soạn tài liệu cần thiết cho việc thực hiện phương pháp đã chọn. Bước 3: Thu thập và phân tích dữ liệu: - Chọn phương pháp phân tích dữ liệu. - Tổ chức thu thập các dữ liệu ban đầu. - Phân tích sơ bộ dữ liệu ban đầu. - Thu thập dữ liệu bổ sung. - Phân tích các số liệu. Bước 4: Tổng hợp kết quả nghiên cứu 8 . Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU NGƯỜI DÙNG TIN 1. Người dùng tin Người dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin. Đó. tạo người dùng tin Mục đích của đào tạo người dùng tin là giúp người dùng tin nhận thức được nhu cầu tin của mình, biết cách diễn đạt nhu cầu tin, nắm được