HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI ĐƠN VỊ

Ở nước ta từ khi chuyển dịch cơ chế quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường, nền kinh tế chung của cả nước đã có những bước nhảy vọt đáng kể. Cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế đất nước, đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao, một tất yếu khách quan là sự phát triển đa dạng hoá về mặt chất và lượng của xã hội tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp, tuy nhiên đây cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp, buộc các doanh nghiệp phải có gắng nỗ lực, đổi mới cách nhìn và phương thức tiến hành kinh doanh. Một vài năm trở lại đây, kinh doanh theo triết lí Marketing tuy còn mới mẻ ở nước ta song đã và đang ngày càng phát triển, trở thành một phương pháp đóng vai trò quan trọng trong quản trị kinh doanh. Tuy thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần chè đường hoa chưa được nhiều nhưng với điều kiện tìm hiểu và làm quen về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để viết chuyên đề này.

Trờng Trung học DL Công nghệ Quản trị Đông Đô Mở đầu ở nớc ta từ khi chuyển dịch cơ chế quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng, nền kinh tế chung của cả nớc đã có những bớc nhảy vọt đáng kể. Cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế đất nớc, đời sống nhân dân ngày càng đợc nâng cao, một tất yếu khách quan là sự phát triển đa dạng hoá về mặt chất và lợng của xã hội tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp, tuy nhiên đây cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp, buộc các doanh nghiệp phải có gắng nỗ lực, đổi mới cách nhìn và phơng thức tiến hành kinh doanh. Một vài năm trở lại đây, kinh doanh theo triết lí Marketing tuy còn mới mẻ ở nớc ta song đã và đang ngày càng phát triển, trở thành một phơng pháp đóng vai trò quan trọng trong quản trị kinh doanh. Tuy thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần chè đờng hoa cha đợc nhiều nhng với điều kiện tìm hiểu và làm quen về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để viết chuyên đề này. Để viết đợc chuyên đề này em đã đợc sự giúp đỡ tận tình của Ban quản trị Công ty và cô giáo: Nguyễn Thị Minh Quế. Mặc dù có nhiều cố gắng xong do năng lực còn hạn chế và thời gian để viết chuyên đề cha nhiều nên bài viết không thể thiếu tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong Ban quản trị Công ty và cô giáo hớng dẫn giúp đỡ em để em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập này. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I 1 Trờng Trung học DL Công nghệ Quản trị Đông Đô Những vấn đề chung về hạch toán kế toán của doanh nghiệp A. Đặc điểm tình hình chung của doanh nghiệp 1- Quá trình hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp + Quá trình hình thành và phát triển: - Năm 1961 với chủ trơng của Đảng và Nhà nớc là "củng cố hợp tác xã tiến tới thành lập hợp tác xã". "Hợp tác xã" cao cấp thành những nông - lâm trờng của nhà nớc để làm nhiệm vụ sản xuất của các vật chất cho đất nớc. Mỗi một nông - lâm trờng là một vùng kinh tế của Nhà nớc - Hoạt động theo kế hoạch của nhà nớc giao cho. Để thực hiện chủ trơng đó tỉnh Hải Ninh (nay thuộc thuộc tỉnh Quảng Ninh) cùng với sự giúp đỡ của tỉnh Hng Yên đã nhận giúp xây dựng một nông trờng tại khu vực Đờng Hoa. - Sau khi thống nhất ngày 01/8/1961 UBND tỉnh Hải Ninh đã quyết định thành lập nông trờng "Đờng hoa cơng" với nhiệm vụ là kinh doanh tổng hợp song chủ yếu là trồng cây ngắn ngày phục vụ chăn nuôi. - Năm 1963, sau khi chuyển sang Bộ nông trờng quản lý. Bộ đã cử một đoàn khảo sát ra khảo sát chất lợng đất vùng này. Kết quả là đất rất phù hợp với việc trồng cây chè. Và đã có quyết định giao cho giao cho nông trờng chuyển sang trồng cây chè là chủ yếu. - Năm 1978, do phân cấp quản lý nông trờng "Đờng hoa cơng" trực thuộc Sở công nghiệp quản lý và đổi tên thành "nông trờng đờng hoa". - Năm 1984 nông trờng đợc chuyển giao cho cấp huyện quản lý, song về chuyên môn vẫn do Bộ công nghiệp quản lý. - Năm 1993 nông trờng đờng hoa đợc đổi tên thành "Xí nghiệp chè đ- ờng hoa" theo quyết định số 342 QĐ/UB của UBND tỉnh Quảng Ninh để phù hợp với tình hình kinh tế lúc đó, tức là sản xuất kinh doanh chè đờng trong cơ chế thị trờng. Theo chủ trơng của Đảng và Nhà nớc về sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nớc, đặc biệt là chủ trơng về chơng trình cổ phần hoá doanh nghiệp nnscho các doanh nghiệp có điều kiện cổ phần hoá. 2 Trờng Trung học DL Công nghệ Quản trị Đông Đô - Năm 1999 nhằm mục đícn thu hút các mạnh các nguồn đầu t vốn, đầu t của mọi thành phần kinh tế, cả vốn đầu t của doanh nghiệp trong và ngoài nớc, tạo điều kiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ chủ trơng trên, ngày 19/3/1999 UBND tỉnh Quảng Ninh ra quyết định sốp 341 QĐ/UB đổi tên thành "Công ty cổ phần chè Đờng Hoa". Do đó lịch sử xây dựng nông trờng lại đợc sang trang mới, tạo điều kiện mở rộng vùng NVL bằng giống mới, xây dựng xởng chế biến và các cơ sở hạ tầng. + Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp: Công ty cổ phần chè đờng hoa chuyên sản xuất kinh doanh mặt hàng chè là chủ yếu, vì thế Công ty phải xây dựng đợc kế hoạch sản xuất và kinh doanh của mình, để đa phơng hoá thực hiện. Đảm bảo và tăng trởng vốn trong suốt quá trình hoạt động. Thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc qua hình nộp thuế: thuế GTGT thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại phí và lệ phí. Thờng xuyên đổi mới, nâng cấp TSCĐ, nhằm ngày càng hoàn thiện về kỹ thuật, nâng cao chất lợng của sản phẩm để đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của thị trờng. 2- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (các đơn vị phòng ban) a) Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: - Là Công ty chuyên sản xuất chè nên đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty là Công ty giao cho các đội thu mua của nông dân và do chính Công ty trồng. Sau khi thu songchè đợc vận chuyển về xởng chế biến. b) Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: - Công ty cổ phần chè tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức tập trung do Giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành công việc tại Công ty, mọi hoạt động trong sản xuất kinh doanh cũng nh kế hoạch tài chính đều do Giám đốc quyết định thông qua phòng kế toán hành chính duy trì do đó Công ty phải có cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý. Bộ máy quản lý của Công ty đợc xếp nh sau: 3 Chủ tịch Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phó giám đốc Kinh doanh Phòng Kế toán Phó giám đốc Kỹ thuật Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật Bán hàng Tiền thu sản phẩm Xưởng sản xuất Hội đồng quản trị Trờng Trung học DL Công nghệ Quản trị Đông Đô Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty cổ phần chè Đờng Hoa - Chủ tịch Hội đồng quản trị: Là ngời đợc bầu ra từ Hội đồng quản trị có quyền cao nhất. - Hội đồng quản trị: Là những ngời có vốn cổ phần cao nhất trong Công ty. - Giám đốc điều hành: Là ngời có thẩm quyền cao nhất thay mặt các cổ đông để quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Và chịu trách nhiệm trớc cơ quan nhà nớc về hoạt động của Công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm bồi dỡng nâng cao trình độ công nhân. 4 Trờng Trung học DL Công nghệ Quản trị Đông Đô - Phó giám đốc kỹ thuật: Giúp việc cho giám đốc và phụ trách công việc kinh doanh nh: xây dựng các kế hoạch ngắn, trung và dài hạn. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ tham vấn cho giám đốc về các chính sách, chế độ tài chính, quản lý thu chi và phản ánh kịp thời tình hình tài chính của Công ty. Tổ chức hạch toán kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Phòng kinh doanh: Xây dựng kế hoạch, tham mu cho giám đốc về các biện pháp tiêu thụ sản phẩm. - Phòng kỹ thuật: Có tổ chức theo dõi các máy móc của Công ty, nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ mới và kiểm tra chất lợng, đánh giá thành phẩm . - Xởng sản xuất: Có nhiệm vụ sản xuất gia công và bảo quản, xuất nhập hàng bán. c) Quy trình tổ chức sản xuất kinh doanh: - Sau khi nguyên liệu đợc đa vào xởng sản xuất chỉ đợc đảnh giá và phân loại và đợc đa vào chế biến. Khi đã xong thì đợc đa vào kho và chờ nghiệm thu thành phẩm. d) Trang bị cơ sở vật chất phục vụ sản xuất kinh doanh - Công ty cổ phẩn chè đờng hoa đợc hình thành sau nhiều năm nên đợc trang bị khá đầy đủ. Công ty có nhà và xởng sản xuất độc lập, có nhà giới thiệu sản phẩm và xe ô tô chuyên dùng để thu mua nguyên liệu, máy móc đ- ợc trang bị tốt để sản xuất. 3- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán a) Tổ chức bộ máy kế toán: - Xuất phát từ đặc điểm, tính chất quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, căn cứ vào khối lợng làm việc và tình chất của công việc kế toán, Công ty cổ phần Chè đờng hoa đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. - Theo mô hình này, phòng Kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, lập báo cáo kế toán phân tích hoạt động kinh tế. Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 5 Trờng Trung học DL Công nghệ Quản trị Đông Đô b) Hình thức kế toán sử dụng: - Hiện nay Công ty đang áp dụng kế toán theo phơng pháp kế toán th- ờng xuyên đối với hàng tồn kho và áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ: Việc ghi chép kế toán đợc thực hiện bằng hình thức chứng từ ghi sổ vì nó phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty. c) Những thuận lợi, khó khăn chủ yếu ảnh hởng đến tình hình sản xuất kinh doanh và thanh toán của doanh nghiệp. - Những thuận lợi: Công ty đã biết áp dụng quy chế của khoán sản phẩm cho công nhân tức là Công ty giành cho công nhân trồng chè và chăm sóc chè khi đến vụ thu hoạch, Công ty cho thu mua chè của công nhân để đa vào sản xuất. + Về thanh toán: Công ty thanh toán tiền bán chè cho công nhân và không để nợ lại. - Về khó khăn: Do Công ty cho công nhân trồng chè và chăm sóc nên một số công nhân tự mua máy về sản xuất và không bán lại cho Công ty, vì vậy Công ty cũng thất thoát một số lợng chè khá lớn. B- Các hình thức kế toán tại doanh nghiệp 1. Kế toán vồn bằng tiền: - Lập phiếu thu, phiếu chi. - Theo dõi và hạch toán (mở sổ chi tiết), toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quỹ tiền mặt và các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng nh: Tiền gửi, tiền vay, ký quỹ 6 Kế toán trưởng Kế toán kho Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ Kế toán TSCĐ Kế toán giá thành Kế toán giá thành Trờng Trung học DL Công nghệ Quản trị Đông Đô - Theo dõi và kiểm tra các khoản phải thu, phải trả, nh: Phải thu của khách hàng, phải trả ngời bán, tạm ứng, thanh toán với ngân sách, phải trả, phải nộp khác - Làm công tác giao dịch với ngân hàng. Các sổ kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết các tài khoản: 111, 111, 131, 331, 333. 2. Kế toán TSCĐ: - Theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ của Công ty, của từng bộ phận trong Công ty. - Làm thủ tục cần thiết khi tăng giảm TSCĐ. - Giám sát việc sửa chữa TSCĐ. - Tham gia nhiệm thu những TSCĐ do XDCB hoàn thành, bàn giao. - Hàng tháng tính khấu hao và lập bảng phân bố khấu hao. Sổ kế toán sử dụng bao gồm: - Thẻ TSCĐ: Theo dõi từng TSCĐ. - Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sửt dụng. - Sổ chi tiết các tài khoản: 211, 214, 241. 3. Kế toán tiền lơng và các khoản tính lơng. - Hạch toán tiền lơng và các nghiệp vụ kế toán liên quan đến lơng và các khoản trích theo lơng (BHXH, BHYT, KPCĐ). - Cuối tháng lập bảng thanh toán lơng - Hàng tháng lập bảng phân bố lơng và các khoản trích theo lơng. - Sổ kế toán chi tiết tài khoản: 334, 338. - Bảng phân bố lơng và các khoản trích theo lơng. 4. Kế toán tập hợp chi phí và giá thành. Căn cứ và các chi phí thực tế phát sinh đợc tập hợp (các bảng phân bổ, bảng tính khấu hao, phiếu xuất kho, nguyên vật liệu và công cụ, bảng tính l- ơng của kế toán tiền lơng), các phiếu nhập kho sản xuất cuối tháng, kế toán tính giá thành cho từng sản phẩm theo từng hợp đồng sản xuất. Sổ kế toán sử dụng: 7 Trờng Trung học DL Công nghệ Quản trị Đông Đô - Sổ chi tiết tài khoản: 154, 155 - Sổ chi tiết tài khoản: 621, 622, 627 - Thẻ tính giá thành. 5. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ sản phẩm: - Phải phân biệt đợc chi phí thu nhập và xác định đợc kết quả cho từng loại hoạt động kinh doanh của từng loại sản phẩm riêng biệt. - Trong kế toán tiêu thụ phải xác định độ chính xác thời điểm ghi nhận doanh thu. Vào thời điểm chuyển giao sở hữu hàng hoá cho ngời bán, tại thời điểm này. Kế toán phải xác định chi tiêu thông thờng bao gồm: Giá xuất kho, giá vốn, giá thanh toán, doanh thu vào thuế GTGT. Kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết thanh toán TK: 155 - Sổ chi tiết các TK: 531, 532 Phần II Phơng pháp hạch toán kế toán nguyên vật liệu 8 Trờng Trung học DL Công nghệ Quản trị Đông Đô 1- Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ảnh hởng đến kế toán nguyên liệu: - Do Công ty sản xuất chè là chủ yếu, do đó những chứng từ và nguyên liệu phải đợc kiểm tra chặt chẽ và đợc phân loại theo từng nhóm chè 1, 2, 3 đễ sản xuất ra và đa vào làm sản phẩm. Vì vậy, nó làm ảnh hởng đến ngời ghi sổ và viết hoá đơn. 2- Phân loại nguyên liệu trong doanh nghiệp: - Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt đợc công việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. - Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh ghiệp đặc trng lại để phân loại nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp đợc phân ra các loại sau đây: + Nguyên liệu và vật liệu chính: Là các loại nguyên vật liệu kgi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo nên thực thể chính thức của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế toạ sản phẩm, hàng hoá ví dụ: Nh sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng nh đợc coi là nguyên vật liệu chính. + Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đối màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm để hoàn thiện và nâng cao tính năng và chất lợng của sản phẩm tạo điều kiẹn cho quá trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng hoặc phục vụ nhu cầu, kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhớt, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hơng liệu xà phòng). + Nhiên liệu: Về thực thể là loại vật liệu phụ, nhng nó đợc tách và thành một loại bị riêng cho việc sản xuất và tiêu dùng. Nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong 9 Trờng Trung học DL Công nghệ Quản trị Đông Đô nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thờng. Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thờng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, rắn hoặc thể khí. + Phụ tùng thay thế: Là những loại vật lỉệu sản phẩm đợc thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải công cụ dụng cụ sản xuất. Vật liệu và thiết bị XDCB bao gồm các vật liệu và thiết bị (cầm lặp và không cầm lặp bật kết cấu công cụ, khí cụ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho XDCB. + Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt). + Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh: Bao bì vật đóng gói các loại vật 't đặc trng. Hạch toán theo cách phân loại trên, đáp ứng đợc nhu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toàn về số lợng và giá trị đối vơí từng loại nguyên vật liệu trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên "Sổ danh điểm vật liệu", sổ này thờng thống nhất tên gọi, ký, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toắn củă từng danh điểm nguyên vật liệu. 3- Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong công việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu thị giá trị của chúng, lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm mới và độ lớn của dữ liệu, vật liệu ngày cuối kỳ, vì vậy, đánh giá vật liệu là nhiệm vụ 10