2 xác định mục tiêu, thời điểm và ngân sách tổ chức sự kiện

Nội dung chương Tiêu chuẩn đánh giá mục tiêu  Quyết định về thời gian tổ chức sự kiện... Mục tiêu chươngđiểm tổ chức sự kiện  Hiểu được vai trò của ngân sách và các nguồn ngân sách...

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU, THỜI ĐIỂM

VÀ NGÂN SÁCH SỰ KIỆN

minhhien@neu.edu.vn

Nội dung chương

 Tiêu chuẩn đánh giá mục tiêu

 Quyết định về thời gian tổ chức sự kiện

Mục tiêu chương

điểm tổ chức sự kiện

 Hiểu được vai trò của ngân sách và các nguồn ngân sách

Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

Tại sao chúng ta phải xác định mục tiêu …?

 Giúp cho việc lập kế hoạch và quản lý một sự kiện

 Giải quyết các vấn đề quản lý điển hình

Một số mục tiêu thường được đặt ra cho các

 Ghi nhận, tuyên dương thành tích

 Cung cấp thông tin, giới thiệu về sản phẩm mới, ý tưởng mới

 Tăng cường sự nhận diện thương hiệu, tạo nhận thức về doanh nghiệp

 Tăng doanh số bán hàng

 Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện…)

Xác định mục tiêu sự kiện

 Mục tiêu sự kiện được xác định phải căn cứ vào

Hệ thống và thứ bậc của các mục tiêu

tới nhiều mục tiêu khác nhau

 Nhà tổ chức sự kiện cần xác định được thứ bậc của ưu

tiên các mục tiêu (chính, phụ) để tập trung trong quá trình

tổ chức

 Xem xét tính hợp lý về số lượng cũng như thứ bậc của

mục tiêu

Tầm quan trọng của xác định mục tiêu

 Các đặc điểm của mục tiêu (số lượng, thứ bậc, nội

dung…) sẽ tác động trực tiếp đến quy mô và ngân sáchcủa sự kiện

 Việc bổ sung, thay đổi mục tiêu sự kiện sẽ ảnh hưởng đếntoàn bộ chương trình, nội dung sự kiện dự định được tổchức

A

M

S

Làm thế nào để viết các mục tiêu tốt?

2. Các mục tiêu phải làm rõ chỉ một kết quả chính (tính đơn

trị).

4 Các mục tiêu làm rõ các yếu tố chi phí tối đa

6 Các mục tiêu chỉ nên làm rõ “cái gì” và “khi nào” (tránh

“Tại sao” và “như thế nào”)

Làm thế nào để viết các mục tiêu tốt? (tiếp theo)

7 Các mục tiêu nên liên hệ trực tiếp đến vai trò của người quản lý có

liên quan và các nhiệm vụ cấp bậc cao hơn.

8 Các mục tiêu phải dễ hiểu bởi những những người đóng góp vào sự

thành công của mục tiêu.

9 Các mục tiêu phải thực tế và có thể đạt được.

10 Các mục tiêu phải tránh trách nhiệm kép cho kết quả đạt được khi

có hơn một người tham gia vào việc thực hiện mục tiêu.

11 Các mục tiêu phải được ghi chép lại (và copy lại) và phải tiến hành kiểm tra định kỳ

Lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện

 Lựa chọn thời gian trong tuần

Lựa chọn thời điểm

 Căn cứ chu kỳ thời tiết

 Tính toán đến khả năng trùng lắp với các sự kiện khác

 Ngoài ra còn căn cứ vào loại sự kiện thành phần tham gia, tiềm lực của nhà cung cấp,…

17

Lựa chọn thời gian trong năm

 Mùa khô trong năm: mùa thu ở miền bắc, mùa khô ở miền nam thích hợp với nhiều sự kiện đặc biệt các sự kiện ngoài trời

 Mùa lễ hội: sẽ làm giảm khả năng phục vụ của các dịch vụ đồng thời giảm khả năng thu hút khách tới sự kiện

 Mùa tiêu dùng : thường được lưu ý đối với các sự kiện giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm

 Các dịp lễ tết đặc biệt: thích hợp với các sự kiện đặc biệt cho công chúng, các sự kiện khuyến khích,

 Đợt bùng phát dịch bệnh: không nên tổ chức sự kiện tại thời điểm có

18

Lựa chọn thời gian trong tuần

 Lựa chọn ngày trong tuần phụ thuộc vào loại sự kiện và khách tham dự

 Ngày thường giữa tuần: thích hợp với các cuộc họp, sự kiện đoàn thể, hội thảo hội nghị, chương trình động viên khuyến khích, những sự kiện cần sự yên tĩnh ít sôi động hơn hoặc những sự kiện mà khách mời không đi cùng người thân

 Ngày cuối tuần: thích hợp với các sự kiện đặc biệt, sự kiện gây quỹ, sự kiện đoàn thể hoặc các sự kiện khách mời có thể đi cùng người thân

 Ngày thứ 2 đầu tuần: thường ít được lựa chọn để tổ chức sự kiện

19

Lựa chọn thời gian trong ngày

 Thời gian trong ngày thường tác động tới trạng thái tâm lý và phong cách của khách tham dự và ảnh hưởng tới bầu không khí của sự kiện

 Lựa chọn thời điểm trong ngày phải quan tâm tới số lượng, vị trí và khoảng cách của khách từ nơi nghỉ đến nơi diễn ra sự kiện để tạo điều kiện thuận lợi cho

khách tới tham gia sự kiện

 Một số vấn đề lựa chọn thời gian trong ngày:

 sự kiện được tổ chức vào ban ngày hay buổi tối?

 sự kiện khai mạc, bế mạc lúc mấy giờ?

 Sử dụng trang phục thông thường hay lịch sự?

 Khách mời có thời gian thay đổi trang phục hay không?

 Các tình nguyện viên có đủ thời gian rời nơi làm việc và chuẩn bị mọi thứ trước khi khách đến không?

20

Ngân sách tổ chức sự kiện

Tại sao chúng ta phải lập/dự toán ngân sách?

 Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể thực

hiện được hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô

tổ chức sự kiện

Các câu hỏi tiên lượng ngân sách

 Đủ ngân sách để tổ chức sự kiện?

định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép

2 vấn đề của ngân sách

 Tiền ở đâu?

 Quản lý tiền như thế nào?

Tiền ở đâu?

 Thực chất là tìm kiếm nguồn tài trợ

 Và làm thế nào để nhà tài trợ chi tiền

Tiền ở đâu - nguồn tài trợ

 Trợ cấp của chính phủ

 Hùn vốn cá nhân

 Đóng góp của những người tham gia

 Đóng góp của những người làm từ thiện

 Ngân sách của doanh nghiệp

 Hỗ trợ (tiền hoặc hiện vật)

 Đầu tư (tiền, dịch vụ, tài sản hoặc tài trợ)

 Bán lẻ (giá đầu vào, sản phẩm phát sinh, xuất bản, điều chỉnh)

Hoạt động lợi nhuận (chiến dịch hàng năm, sự kiện đặc biệt, xổ số)

Mục tiêu của bên hùn vốn

 Bắt buộc liên kết hình ảnh

 Trên các địa điểm

 Các hoạt động trước và sau sự kiện

Vận động tài trợ

 Chuẩn bị 1 hồ sơ tốt

 Đưa ra thoả thuận tốt

 Theo dõi theo đuổi tốt đối tượng

Các bước lập ngân sách

dẫn (chỉ dẫn)

hướng dẫn chung của ngân sách sơ bộ để lập ngân sáchcuối cùng hay ngân sách hoạt động

Dự toán sơ bộ ngân sách

 Dự kiến danh mục hàng hoá và dịch vụ cần thiết cho tổ chức

sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí

 Dự liệu hàng hoá dịch vụ ban đầu

Quản lý ngân sách

 Thực hiện phân cấp quản lý tiền bạc - một sự bắt buộc…

mà không mất kiểm soát!

 Phân cấp quản lý ngân sách chỉ có thể thực hiện được

trên cơ sở phân công trách nhiệm… với khả năng tiếp cậnthông tin để làm sơ sở đề xuất

 Tiếp cận thông tin: là việc mỗi người phụ trách có được mọi thông tin tài chính cần thiết

Yêu cầu khi lập dự toán ngân sách

Các nhóm chi phí cơ bản trong TCSK

tổ chức

sự kiện

Thuế, lệ phí nộp cho nhà nước

Chi phí

dự phòng

Các phương pháp thống kê chi phí

 Theo danh mục hàng hóa, dịch vụ cần thiết

 Theo trình tự công việc

Ví dụ: Bảng thống kê chi phí theo khoản mục (dự toán)

STT Khoản mục chi phí Đơn vị Số lg Đơn giá Thành tiền Ghi chú

I Chi phí nhân công

Ví dụ: Bảng dự toán ngân sách tổng hợp

STT Chỉ tiêu P.án 1 P.án 2 P.án 3 … Ghi chú

A Chi phí thuê địa điểm

A1 Tiền thuê địa điểm

A2 Tiền thuê trang trí

Các hình thức lập dự toán ngân sách

Giá trọn

gói

Giá cho dịch vụ lập kế hoạch TCSK

Giá đấu thầu (Giá trần)

Giá hỗn hợp

Chi phí cố định, chi phí biến đổi

Chi phí cố định

FC

Những khoản chi phí không thay đổi theo sự thay đổi về sản lượng (số khán giả/ khách mời): Chi phí thuê địa điểm, chi phí làm thủ tục tổ chức sự kiện, chi phí cho việc chuẩn bị chung…

Chi phí biến đổi