Cơ chế thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin cho hoạt động môi giới bất động sản tại sàn giao dịch bất động sản an cư

Xuất phát từ thực tế đó em đã quyếtđịnh chọn đề tài của mình là: “Cơ Chế thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin chohoạt động môi giới bất động sản tại sàn giao dịch bất động sản An Cư”.. S

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn tôt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập.

Tác giả luận văn

Trịnh Thị Hồng Phượng

2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần Dịch Vụ Bất Động sản An Cư 38 2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần dịch vụ BĐS An Cư 38

2.1.5 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh 43 2.2 Thực trạng công tác thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin về 46 2.1.1 bất động sản 46

2.2.1 Thực trạng chung của công tác thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin về bất động sản: 46 2.1.2 Công tác thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin tại công ty cổ phần Dịch vụ BĐS An Cư 48

2.3 Đánh giá hiệu quả công tác thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin về bất động sản 55

CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, LƯU TRỮ VÀ XỬ LÝ THÔNG

3.1 Xu hướng phát triển của thị trường bất động sản ViệtNam 59 3.2 Định hướng và mục tiêu phát triển của An Cư những năm tới 60 3.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin của nhà môi giới

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ

DANH MỤC SƠ ĐỒ

LỜI MỞ ĐẦU

Tính cấp thiết của đề tài

Bất động sản là loại hàng hóa có tính đặc thù với giá trị lớn, thời gian tạolập lâu dài và sự phản ứng của cung so với cầu là rất chậm, việc mua bán vàgiao dịch các bất động sản chưa thực sự vận hành theo đúng quy luật của nềnkinh tế thị trường và quan hệ cung cầu Cho đến nay, với sự quản lý, điều tiếtcủa Nhà nước cùng với việc hoàn thiện các khung pháp lý, thị trường bấtđộng sản đã dần ổn định và phát triển Hàng hóa bất động sản không bày bántrên thị trường, thông tin về hàng hóa bất động sản không phổ biến như hànghóa khác, điều này khiến cho người mua và người bán bất động sản không có

cơ hội và đủ lượng thông tin để lựa chọn bất động sản phù hợp Sự mất cânbằng giữa cung và cầu khiến nhiều giai đoạn thị trường bất động sản nằmtrong tay người bán Do vậy, khi thực hiện các giao dịch trên thị trường bấtđộng sản, cần phải có các nhà tư vấn, môi giới, đó là những người được đàotạo cơ bản, có kiến thức giao dịch, am hiểu pháp luật, nhiều kinh nghiệm Với

sự tham gia của họ, các giao dịch bất động sản sẽ trở nên dễ dàng hơn

Trong hoạt động môi giới bất động sản, có thể nói thông tin chính lànăng lượng, là yếu tố quyết định sức mạnh và độ chuyên nghiệp của nhà môigiới Sở hữu một lượng thông tin dồi dào, cơ bản và đa dạng về bất động sảnchính là thế mạnh quan trọng nhất của mỗi nhà môi giới Những dữ liệu mànhà môi giới thu thập được thường dưới dạng thông tin thô hay nói cách khác

là thông tin chưa qua xử lý Các dữ liệu này có thể đúng và cũng có thể sai donhiều yếu tố khác nhau Chính vì vậy, để có được một thông tin với chấtlượng cao, các dữ liệu phải được trải qua một quá trình xử lý, phân tích, kiểmtra và đánh giá

Qua một thời gian thực tập tại An Cư, được tiếp cận với những công việchoàn toàn mới mẻ, em nhận thấy Công ty cổ phần dịch vụ bất động sản An

Cư là một môi trường rất năng động và phù hợp cho sinh viên khối chuyênngành kinh tế và kinh doanh bất động sản tham gia thực tập Qua đó xây dựng

và hình thành những kĩ năng cơ bản khi được tiếp xúc với công việc thực tế,nâng cao kinh nghiệm của bản thân và trau dồi kiến thức để phục vụ cho nghềnghiệp tương lai của mình

Để khai thác hết tiềm năng và hiệu quả kinh doanh của Công ty cổ phầndịch vụ bất động sản An Cư hiện nay thì phát triển hoạt động thu thập, lưu trữ

và xử lí thông tin là bước chiến lược vô cùng quan trọng, nó không chỉ thúcđẩy quá trình phát triển hiện tại của An Cư mà còn là tiền đề vững chắc chohoạt động kinh doanh lâu dài của công ty Xuất phát từ thực tế đó em đã quyếtđịnh chọn đề tài của mình là: “Cơ Chế thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin chohoạt động môi giới bất động sản tại sàn giao dịch bất động sản An Cư”

1 Mục tiêu nghiên cứu

- Làm rõ những vấn đề lý luận, cơ sở khoa học về thu thập, lưu trữ và

xử lý thông tin cho nhà môi giới bất động sản

- Nghiên cứu, đánh giá, phân tích thực trạng về thu thập, lưu trữ và

xử lý thông tin về bất động sản của nhà môi giới bất động sản

- Đề xuất, kiến nghị một số giải pháp góp phần hoàn thiện, nâng caohoạt động thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin cho nhà môi giới tại Sàn BấtĐộng Sản An Cư

3 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn lấy phương pháp duy vật biện chứng làm nền tảng nghiên cứu,đồng thời kết hợp với các phương pháp khác, như phương pháp chuyên gia,phương pháp tổng hợp, phân tích và xem xét thực tiễn hoạt động kinh doanhbất động sản.

4 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn

có nội dung chính được trình bày như sau:

Chương I: Tổng quan về cơ chế thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin chohoạt động môi giới bất động sản

Chương II Thực trạng công tác thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin chohoạt động môi giới của công ty An Cư

Chương III Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập, lưu trữ và

xử lý thông tin cho hoạt động môi giới bất động sản

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CƠ CHẾ THU THẬP, LƯU TRỮ VÀ

XỬ LÝ THÔNG TIN CHO HOẠT ĐỘNG MÔI GIỚI BẤT ĐỘNG SẢN 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Bất động sản và Thị trường bất động sản.

1.1.1.1 Bất động sản

- Tài sản là của cải vật chất dùng vào mục đích sản xuất hoặc tiêu dùng.Tài sản bao gồm vật, tiền, giấy tờ có giá và các quyền tài sản.Quyền tài sản làquyền trị giá được bằng tiền và có thể chuyển giao trong giao dịch dân sự, kể

cả quyền sở hữu trí tuệ Khi phân loại tài sản theo chu kỳ sản xuất, ta có tàisản cố định và tài sản lưu động Còn khi phân loại tài sản theo đặc tính cấutạo của vật chất, ta có tài sản hữu hình và tài sản vô hình Còn có cách chiakhác rất phổ biến là phân chia tài sản thành 2 loại là bất động sản và động sản.Theo khoản 1 điều 107 của bộ luật dân sự Việt Nam năm 2015:

Bất động sản bao gồm:

- Đất đai;

- Nhà, công trình xây dựng gắn liền với đất đai;

- Tài sản khác gắn liền với đất đai, nhà, công trình xây dựng;

- Tài sản khác theo quy định của pháp luật;

Kết thúc cuộc trò chuyệnTheo Ủy ban tiêu chuẩn thẩm định giá quốc tế(IVSC), bất động sản là thuật ngữ dùng để chỉ đất đai tự nhiên và những gì docon người tạo ra gắn liền với đất Đó là những vật hữu hình, có hình thể vậtchất nằm trên bề mặt hoặc trên không trung hoặc dưới lòng đất

Như vậy, được coi là bất động sản khi có các điều kiện sau:

Thứ nhất, phải là tài sản, tức là phải là của cải vật chất, có thực và có ích

cho con người

Thứ hai, không thể di dời, hoặc việc di dời rất khó khăn, có thể gây ảnh

hưởng đến tính chất, công năng và hình thái của nó

Thứ ba, nó phải tồn tại lâu dài.

Thứ tư, nó phải được chiếm giữ bởi cá nhân hay cộng đồng người.

Thứ năm, nó có thể đo lường được bằng giá trị.

Định nghĩa trên đã bao trùm được hầu hết các loại BĐS, tạo ra sự thống nhấttrong cả nước, giúp cho người dân nhìn nhận một cách đúng đắn nhất về những tàisản nào là BĐS cũng như góp phần cho các cơ quan quản lí của Nhà nước thốngnhất ý kiến trong việc đưa ra các chính sách đối với việc quản lí và thúc đẩy thịtrường BĐS trên cơ sở tuân thủ các quy định về BĐS ở trên

- Đặc điểm của bất động sản

 Tính cố định về vị trí

Do tính cố định về mặt địa lí của đất đai nên vị trí của mỗi bất động sản

là duy nhất, được xác định bởi một tọa độ nhất định Đồng thời giá trị của bấtđộng sản gắn liền với từng vị trí cụ thể Do vậy khi đánh giá bất động sản cầnphải xét đến sự ảnh hưởng của yếu tố vị trí đến giá trị của bất động sản

Tính bền vững

Bất động sản đặc biệt là đất đai có tính bền vững cao, một loại tàinguyên được xem như không thể bị hủy hoại, trừ khi có thiên tai, xói lở, vùilấp… Đồng thời, các vật kiến trúc và công trình xây dựng trên đất sau khi xâydựng hoặc sau một thời gian được cải tạo nâng cấp có thể tồn tại nhiều thập kỉhoặc lâu hơn nữa

Vì vậy, tính bền lâu của BĐS là chỉ tuổi thọ của vật kiến trúc và côngtrình xây dựng trên đất sau khi được xây dựng Tuổi thọ của bất động sản baogồm “tuổi thọ vật lí “ và “ tuổi thọ kinh tế” Tuổi thọ kinh tế chấm dứt trongđiều kiện thị trường và trạng thái hoạt động bình thường mà chi phí sử dụngBĐS lại ngang bằng với lợi ích thu được từ BĐS đó Tuổi thọ vật lí dài hơntuổi thọ kinh tế khá nhiều vì nó chấm dứt các kết cấu chủ lực chủ yếu của vật

kiến trúc và công trình xây dựng bị lão hóa và hư hỏng, không thể tiếp tục antoàn cho việc sử dụng

Tính khác biệt

Giữa các BĐS có sự khác nhau rất đáng chú ý Không có hai BĐS hoàntoàn giống nhau, lý do là sự khác nhau về vị trí của BĐS, khác nhau về kếtcấu và kiến trúc; khác nhau về quyền đối với BĐS, khác nhau về quang cảnh,môi trường… Do đó, giá cả của các BĐS khác nhau là vì chúng gắn với từngđặc điểm của BĐS đó

Tính khan hiếm

Sự khan hiếm BĐS chủ yếu là do diện tích đất đai tự nhiên là có giớihạn, và diện tích đất đai là có hạn so với sự phát triển của dân số Dân số ngàycàng gia tăng trong khi quỹ đất không thể gia tăng theo dẫn đến giá BĐS ngàycàng tăng lên Thêm vào đó, sự khan hiếm của một loại hình BĐS nào đótrong từng thời kì nhất định chỉ mang tính tương đối và nhất thời, ví dụ nhưkhách sạn du lịch vùng biển khan hiếm vào mùa hè nhưng lại thừa thãi vàomùa đông

Tính có giá trị lớn

Giá trị BĐS thường rất cao, điều này xuất phát từ giá trị của đất đai vàchi phí xây dựng các công trình trên đất là rất lớn, chiếm khoảng 70% tổng tàisản quốc gia

Tính ảnh hưởng lẫn nhau

Các BĐS thường có tác động qua lại với nhau và có ảnh hưởng tới cáchoạt động kinh tế - xã hội Đặc biệt, trong trường hợp Nhà nước đầu tư xâydựng các công trình kết cấu hạ tầng sẽ làm tăng vẻ đẹp và nâng cao giá trị sửdụng của BĐS trong khu vực đó Trong thực tế, việc xây dựng BĐS này làmtôn vẻ đẹp và sự hấp dẫn của BĐS khác là hiện tượng khá phổ biến như việc

các khu công nghiệp mọc lên hay hệ thống giao thông được mở rộng làm giáBĐS gần đó tăng lên.

- Phân loại bất động sản

 Theo đặc tính vật chất

Theo đặc tính vật chất BĐS được chia thành:

o Đất đai: Đó là đất đai tự nhiên bao gồm đất trống và đất đang sử dụng

o Các tài sản khác gắn liền với đất đai:

Các tài sản khác gắn liền không thể tách rời, gắn với công trình xâydựng: điều hòa, thang máy, chống trộm tự động…

Nhà cửa xây dựng cố định không thể di dời

Các công trình hạ tầng kĩ thuật gắn liền với đất đai: hệ thống điện lưới,điện thoại, ăng ten và cáp truyền hình, hệ thống lọc và cấp thoát nước…

o Công trình kiến trúc và các tài sản gắn liền với công trình kiến trúc:vườn cây lâu năm, công trình nuôi trồng thủy sản…

 Theo tính chất xây dựng

o Theo tính chất xây dựng BĐS được chia thành 3 nhóm:

Bất động sản xây dựng: BĐS nhà ở, BĐS nhà xưởng và công trìnhthương mại – dịch vụ…

o Bất động sản không đầu tư xây dựng: BĐS thuộc loại này chủ yếu làđất nông nghiệp bao gồm các loại đất nông nghiệp, đất rừng, đất nuôi trồngthủy sản…

o Bất động sản đặc biệt: các công trình bảo tồn quốc gia, di sản văn hóavật thể, nhà thờ, đình chùa, miếu mạo, nghĩa trang…

1.1.1.2 Thị trường bất động sản

- Khái niệm thị trường bất động sản

Thị trường bất động sản là tổng thể các giao dịch về BĐS được thực hiệnthông qua quan hệ hàng hóa tiền tệ.

- Đặc điểm của thị trường bất động sản

o Tính tách biệt giữa hàng hóa và thị trường giao dịch

Bất động sản có vị trí cố định, không thể di dời được, nên các chủ thể thịtrường không thể đêm hàng hóa BĐS của mình đến địa điểm giao dịch Vìthế, quan hệ giao dịch BĐS thường khó có khả năng kết thúc ngay tại địađiểm giao dịch mà phải trải qua ít nhất ba khâu chủ yếu: đàm phán tại địađiểm giao dịch – kiểm tra thực địa – đăng kí pháp lí Chính điều này làm choquan hệ giao dịch BĐS thường kéo dài, dễ gặp các biến động( thay đổi giá,thay đổi pháp lí hay thay đổi điều kiện môi trường…)

o Thị trường bất động sản là thị trường mang tính khu vực

Thị trường bất động sản thường được tạo ra từ hàng loạt thị trường nhỏmang tính chất địa phương với quy mô và trình độ khác nhau, điều này xuấtphát từ sự phát triển không đồng đều giữa các vùng, các miền về điều kiện tựnhiên cũng như trình độ phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội Các quan hệcung cầu giá cả bất động sản thường chỉ ảnh hưởng trong phạm vi của vùng,địa phương nhất định, ít có ảnh hưởng hoặc ảnh hưởng chậm đến các vùng,địa phương khác Vì vậy, khi nghiên cứu, xem xét quan hệ cung cầu, giá cảbất động sản phải gắn với các điều kiện kinh tế - văn hóa – xã hội của mộtvùng, khu vực cụ thể

o Thị trường bất động sản là một dạng điển hình của thị trường khônghoàn hảo

Thị trường bất động sản là một dạng thị trường không hoàn hảo do sựkhông đồng nhất về thông tin và các yếu tố cấu thành Điều này xuất phát từ

những lí do: thứ nhất, các thông tin về hàng hóa bất động sản và thị trường bất động sản không phổ biến và ít rộng rãi; thứ hai, các tiêu chí đánh giá BĐS

chỉ có thể được đo lường một cách tương đối; thứ ba, các hàng hóa BĐS không sẵn có các sản phẩm cùng loại để so sánh và thứ tư, trên thị trường chỉ

có một số lượng nhỏ người tham gia cung và cầu về mỗi BĐS Chính vì vậy,giá cả bđs không hoàn toàn là giá cạnh tranh và được so sánh một cách bìnhđẳng trên thị trường, mà là giá của sản phẩm đơn chiếc, trong đó một bên cólợi thế độc quyền và khi giá BĐS biến động theo chiều hướng tăng thì yếu tốđộc quyền của người bán càng tăng Thêm vào đó, việc thâm nhập thị trườngnày cũng không hoàn toàn dễ dàng đối với cả người mua và người bán, nên đểtiến hành giao dịch thuận lợi cần có người môi giới chuyên nghiệp hội đủ cácđiều kiện để người mua và người bán tin cậy

o Cung và cầu về bất động sản ít co giãn và lạc hậu so với giá cả

Khi thị trường BĐS có sự thay đổi về cầu, tất yếu sẽ có sự thay đổi vềgiá cả BĐS, chẳng hạn, cầu tăng sẽ kéo giá BĐS tăng theo Đối với các hànghóa thông thường khác, gần như tức khắc sẽ có những nhà cung cấp mới gianhập thị trường, hoặc các nhà cung cấp cũ tăng sản lượng sản xuất nhằm tănglượng cung ra ngoài thị trường Tuy nhiên đối với hàng hóa BĐS mặc dù giátăng nhưng cung lại gần như không co giãn, vì cung BĐS không thể phản ứngnhanh tương ứng với thay đổi của cầu, việc tăng cung về một BĐS với mụcđích cụ thể nào đó thường mất nhiều thời gian Từ đấy, khi xem xét thị trườngbất động sản cần chú ý: cũng như các hàng hóa thông thường khác, giá cảBĐS do quan hệ cung cầu quyết định, tuy nhiên, giá cả lại ít ảnh hưởng ngượctrở lại đối với cung và cầu; những nhân tố làm tăng đột ngột sẽ tiềm ẩn cáccơn sốt giá BĐS

o Hoạt động của thị trường bất động sản phụ thuộc vào sự kiểm soátcủa Nhà nước

Nhà nước là một trong các lực lượng tham gia vào hoạt động của thịtrường BĐS Sự tham gia của Nhà nước chủ yếu với vai trò là người quản lí

thống nhất các hoạt động của thị trường này Để thị trường BĐS hoạt độnghiệu quả, Nhà nước cần phải đảm bảo tính pháp lí cho các hàng hóa BĐS giaodịch và phải kiểm soát được các hoạt động giao dịch trên thị trường BĐS.

1.1.2 Môi giới bất động sản

Môi giới nói chung là hoạt động kết nối giữa hai bên với nhau.Môi giới

là hoạt động của người thứ ba với mục đích tạo sự thông cảm,thấu hiểu về cácvấn đề liên quan giữa các bên với nhau, hoặc giải quyếtnhững công việc nào

đó liên quan giữa hai bên Người môi giới đóng vai tròlà cầu nối Ngoài raviệc môi giới có thể được xác định như là công việc tạothu nhập thông quacác thương vụ giữa các bên với nhau Vì vậy, môi giới làcông việc với mụcđích tạo thu nhập mà đối tượng của nó là các thương vụđược thực hiện giữahai bên

Trong thực tế hành vi môi giới bất động sản gợi cho chúng ta mộthìnhdung rõ ràng, một nhận thức cụ thể về hoạt động đó, nhắc cho chúng taliêntưởng về nhóm những người cụ thể, hành động trong thị trường bất độngsản

Môi giới bất động sản là những hoạt động tư vấn, quảng cáo, tiếp thị bấtđộng sản tới các khách hàng có nhu cầu mua bán bất động sản Môi giới bấtđộng sản khác nhân viên bán hàng ở chỗ, nhân viên bán hàng chỉ đơn thuần làtìm kiếm người mua còn môi giới bất động sản là tìm kiếm và kết nối ngườibán và người muốn mua Môi giới bất động sản góp phần hỗ trợ, thúc đẩy sựphát triển của thị trường bất đống sản và bảo vệ quyền lợi của các nàh đầu tư,kinh doanh bất động sản và người dân Nhà môi giới bất động sản phải có đủnăng lực , điều kiện để giải quyết các công việc liên quan đến các bên mua vàbán bất đống sản Thông qua điều tra thị trường, nhà môi giới tìm hiểu cácyêu cầu tiềm năng của thị trường, dự báo hành vi, sơ thích, phong tròa và thịhiếu của khách hàng tiềm năng để giúp các nhà đầu tư định vị thị trường đúng

đắn Thông qua các hoạt động quảng cáo, tuyên truyền để thu hút các nhà đầu

tư kinh doanh bất động sản

- Theo khoản 2 điều 3 luật kinh doanh bất động sản 2014: Môi giới bất

động sản là việc làm trung gian cho các bên trong mua bán, chuyển nhượng,

cho thuê, cho thuê lại, cho thuê mua bất động sản

1.1.3 Thông tin về bất động sản:

Thông tin: Con người luôn có nhu cầu thu thập tin tức bằng nhiều cáchkhác nhau: đọc báo, nghe đài, xem truyền hình, giao tiếp với ngườikhác Thông tin giúp làm tăng hiểu biết của con người, là nguồn gốc củanhận thức và là cơ sở của quyết định Theo định nghĩa tổng quan: “Thông tin

là dữ liệu màcó thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau hình thànhkiến thức” hay “Thông tin là nội dung thế giới bên ngoài được thể hiện trong

sự nhận thức của con người”

Theo điều 6 luật kinh doanh bất động sản 2014: Nội dung thông tin vềbất động sản bao gồm:

o Loại bất động sản;

o Vị trí bất động sản;

o Thông tin về quy hoạch có liên quan đến bất động sản;

o Quy mô của bất động sản;

o Đặc điểm, tính chất, công năng sử dụng, chất lượng của bất độngsản; thông tin về từng loại mục đích sử dụng và phần diện tích sử dụng chungđối với bất động sản là tòa nhà hỗn hợp nhiều mục đích sử dụng, nhà chungcư;

o Thực trạng các công trình hạ tầng, dịch vụ liên quan đến bất độngsản;

o Hồ sơ, giấy tờ về quyền sở hữu nhà, công trình xây dựng, quyền sửdụng đất và giấy tờ có liên quan đến việc đầu tư xây dựng bất động sản; hợp

đồng bảo lãnh, văn bản cho phép bán, cho thuê mua của cơ quan nhà nước cóthẩm quyền đối với việc bán, cho thuê mua nhà ở hình thành trong tương lai;

o Các hạn chế về quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản (nếu có);

o Giá bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, cho thuê mua bấtđộng sản

1.2 Thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin cho hoạt động môi giới

rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định

Thu thập thông tin cho hoạt động môi giới bất động sản là quá trình xácđịnh nhu cầu thông tin về bất động sản, tìm nguồn thông tin, thực hiện tậphợp thông tin bất động sản theo yêu cầu, nhằm đáp ứng mục tiêu đã đượcđịnh trước

Lưu trữ thông tin bất động sản là tiến trình nhập các dữ liệu, thông tin vềbất động sản vào hồ sơ để tàng trữ tạm thời hoặc vô hạn và sau này có thểtruy nhập và sử dụng những thông tin đó

Xử lý thông tin bất động sản là hoạt động phân tích, phân loại thông tinbất động sản theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa

ra các biện pháp giải quyết công việc phù hợp cho hoạt động môi giới

1.2.2 Sự cần thiết phải thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin về

Việc cập nhật thông tin về bất động sản thường xuyên đến với ngườimua và người bán, nhà đầu tư, công ty môi giới, đồng thời mang thông tinchuẩn xác là cầu nối để khách hàng đến gần Việc cung cấp cho khách hàngnhững thông tin đúng, đủ và chính xác là rất quan trọng, nó là chìa khóa cho

sự thành công của giao dịch Hệ thống thông tin trên thị trường bất động sản

là toàn bộ các thông tin liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến bất động sản,đặc biệt bất động sản tham gia giao dịch trên thị trường Hệ thống thông tinnày hết sức cần thiết để đảm bảo độ an toàn cho các bên tham gia giao dịch.Bao gồm các thông tin cơ bản nhất về pháp luật, kế hoạch của Chính phủ vàcủa UBND địa phương về quy hoạch đất đai khu vực, vị trí của bất động sản,

môi trường, nhu cầu, mức cung, tâm lý, tập quán, thông tin về giá đất, giá bấtđộng sản trên thị trường.

Thông tin thu thập được chính xác là công sức của nhiều người trong 1công ty bất động sản nhất định, nhà môi giới nên sử dụng triệt để lợi thế vềthông tin về đạt được kết quả tốt nhất Những dữ liệu mà ta thu thập đượcthường dưới dạng thông tin thô hay nói cách khác đó là thông tin chưa qua xử

lý Dữ liệu chưa được xử lý về một loại bất động sản là tổng hợp rất nhiều dữkiện về bất động sản đó, nó được coi là nền tảng của những suy luận và loạitrừ Hay nói cách khác nó chính là gốc của thông tin Các dữ liệu này cũng cóthể đúng và cũng có thể sai do nhiều yếu tố khác nhau Chính vì vậy, để cóđược một thông tin với chất lượng cao, các dữ liệu phải được trải qua một quátrình phân tích kiểm tra đánh giá

1.2.3 Nội dung thu thập, lưu trữ và xử lí thông tin về bất động sản

1.2.3.1 Thu thập, lưu trữ và xử lí thông tin về cung bất động sản

A, Thông tin về nguồn cung bất động sản

-Các dạng cung:

+ Bán

+ Cho thuê, cho thuê lại

+ Đầu tư liên doanh liên kết

+ Khai hoang, khai phá: bán đất chưa sử dụng thành sử dụng được

-Thông tin nguồn cung:Để có thông tin BĐS, người môi giới phải tậndụng hết tất cả các nguồn

+ Văn phòng môi giới: mỗi văn phòng môi giới sẽ có lượng thông tin lưutrữ nhất định Nếu các sàn có sự kết nối sẽ tạo thành hệ thống thông tin đadạng, đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng

+ Từ khách hàng: thông tin từ khách hàng có nhiều dạng, có thể là kháchhàngcó nhu cầu cung nên tự đăng tải trên các trang web bất động sản, trên báo

chí, trang tin tức hoặc ngay trên chính bất động sản đó ngoài thực tế khi thuthập cần xác định tính chính xác của thông tin.

+ Từ các phương tiện thông tin đại chúng: báo đài, trang tin…

+ Các công ty đầu tư kinh doanh xây dựng, các dự án: đây là nguồn cungrất phổ biến hiện nay, đặc biệt khi công ty đó là đại lí phân phối chính thứchoặc độc quyền thì nguồn cung này hầu như chiếm chủ yếu

+ Các cơ quan đấu giá đất và bất động sản, nguồn hàng phát mãi

+ Các cơ quan quản lý: địa chính, tài nguyên môi trường, sở kiến quy hoạch, xây dựng

trúc-+ Từ thực tế : đây là nguồn thông tin quan trọng thông qua việc đi tìmhiểu thực tế để phát hiện những khu nhà, đất bỏ trống hay những dự án bấtđộng sản mới Cũng có thể trực tiếp gửi quảng cáo, nhu cầu tìm bất động sảntại các khu vực, tòa nhà, khu phố

+MLS: hệ thống niêm yết đa chiều.là một từ viết tắt cho Multiple ListingService Đây là một công cụ mà bất động sản sử dụng khi liệt kê hoặc muanhà Nó cho phép tất cả các đại lý đăng ký vào Số MLS để xem danh sách củahọ

B, Thông tin về bất động sản

-Thông tin kinh tế kỹ thuật của bất động sản:

+Thông tin vềvị trí: Đối với bất động sản tại riêng lẻ phải xác định rõ địachỉ cụ thể như: số nhà, ngách ngõ, quận huyện, tỉnh… Đối với bất động sảntheo nhóm thì cần xác định khu vực cụ thể rộng lớn hơn ví dụ: nhà chung cưtrong khu nào, vị trí của riêng khu đó và cả khu xung quanh…Đối với bấtđộng sản chưa xác định được địa chỉ cụ thể (chưa thành lập được đơn vị hànhchính) thì nêu tên sự án, ký hiệu lô đất, ký hiệu từng căn hộ…

+ Môi trường xung quanh: Xem xét cảnh quan xung quanh của bấtđộng sản: bản đồ khu vực, kiến trúc của khu vực, phong thủy, tình trạng giao

thông, các tiện ích công cộng xung quanh, thực trạng môi trường sống, mức

độ ô nhiễm, hệ thống thoát nước và các đặc tính địa hình Những đặc trưngnày là quan trọng trong việc xác định vị trí, địa điểm đó có thể được coi là

sử dụng cao nhất và tốt nhất không Mức dân trí khu vực, giá cả bất động sảnxung quanh

+ Thông tin về loại, kích thước, hình thể, không gian, hướng: Loại bấtđộng sản để ở ( cao tầng hay thấp tầng), bất động sản làm văn phòng chothuê, khu thương mại, hay khu công nghiệp sản xuất Diện tích, hình khối cụthể, không gian trong và ngoài, hướng phong thủy…

+ Trang thiết bị: cơ sở vật chất kỹ thuật

+ Tình trạng kỹ thuật: xem tổng thể như thế nào, chi tiết, chất liệu, thờigian sử dụng, kiến trúc, bảo dưỡng…

+ Hạ tầng kỹ thuật : đường, điện, nước,

+ Giá cả toàn bộ và từng phần của bất động sản: thu thập chi tiết để lưutrữ và xử lí để có thể đưa là thông tin tổng quan và giải thích cho khách hàngkhi cần

-Thông tin pháp lý:

+ Giấy tờ xác nhận quyền năng đối với bất động sản: sổ đỏ, sổ hồng.quyết định giao đất, giấy phép xây dựng, phân chia tài sản theo quy định.+ Quy hoạch: sử dụng đất, không gian, các công trình liên quan khác.+ Các giấy tờ liên quan đến tranh chấp: hồ sơ, giấy tờ của tòa án, uỷ bannhân dân

+ Quyền năng và sự hạn chế về quyền năng: ví dụ: hạn chế độ cao…

-Thông tin xã hội, lịch sử: cần thu thập, lưu trữ và xử lí những thông tinliên quan về:

+ Thời gian sử dụng, người sử dụng, xây dựng và quá trình phát triểncảu bất động sản

+ Môi trường xã hội, dân cư: có bị ô nhiễm không…

+ Phong thuỷ và các yếu tố đặc biệt khác: ví dụ trước đây có tai biến gìkhông…

-Nguồn thông tin và phương pháp thu thập:

+ Tìm hiểu từ chủ sở hữu: giấy tờ pháp lý liên quan đến bất động sản,các loại hoá đơn

+ Cơ quan quản lý nhà nước: phòng quản lý nhà đất, sở quy hoạch, nhàđất

+ Tổ dân phố và hàng xóm

+ Tự điều tra và thăm dò

+ Cơ sở dữ liệu cá nhân và kinh nghiệm kiến thức

+ Bản đồ: ví dụ bản đồ quy hoạch đất đai, quy hoạch tổng thể phát triểnkinh tế xã hội, bản đồ điện tử

+ Các đề tài nghiên cứu, hội thảo liên quan đến bất động sản khu vựcđang tìm kiếm thông tin

+ Trao đổi kinh nghiệm: giữa các sàn giao dịch, đặc biệt là giữa các nhàmôi giới bất động sản với nhau

1.2.3.2.Thu thập, lưu trữ và xử lí thông tin về cầu bất động sản

a, Các dạng cầu bất động sản:

- Đối với người mua:

+ Cầu để tiêu dùng: nhà ở, sản xuất nhà xưởng, kinh doanh dịch vụ.+ Cầu để đầu tư: những người kinh doanh bất động sản, đầu cơ tiền nhànrỗi sinh lời

+ Cầu để tích lũy, bảo toàn tiền nhàn rỗi an toàn bằng bất động sản đảmbảo

Cần Phân loại cầu bất động sản để biết mục tiêu của khách hàng là gì để

có thể tập hợp, xử lí nếu có sản phẩm phù hợp, hoặc lưu trữ thông tin đến khi

tìm được bất động sản phù hợp với nhu cầu khách hàng-> đáp ứng nhu cầu tốthơn của khách hàng.

-Đối với người thuê cần xác định thông tin nhu cầu tìm kiếm của kháchhàng là gì để có phương án xử lí cho phù hợp với dữ liệu thông tin hiện có.+ Văn phòng, chi nhánh,phòng giao dịch

+ Để kinh doanh dịch vụ

+ Để sản xuất kinh doanh thuê mặt bằng

+ Nhà ở: đối với sinh viên, người ngoại tỉnh, người nước ngoài, nhàcông vụ

-Tín dụng, thế chấp và bảo hiểm: cầu gián tiếp

b, Nguồn thông tin về cầu bất động sản: cũng giống như nguồn cung vềbất động sản, cầu về bất động sản có thể lấy từ các nguồn như: trang rao vặt

về bất động sản như: ancu.com, batdongsan.com , muabannhadat.vn từ báochí,từ khách hàng cũ và mới, ngân hàng, các doanh nghiệp, liên kết các sàn…

1.3 Kỹ năng, phương pháp thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin về bất động sản.

1.3.1 Kỹ năng, thu thập, lưu trữ thông tin về bất động sản.

1.3.1.1 Kỹ năng thu Thập, lưu trữ và xử lý thông tin về bất động sản:

a, Kỹ năng thu thập, lưu trữ thông tin về bất động sản:

- Bất động sản có tính cá biệt, nên không có hai bất động sản nào giốngnhau một cách hoàn toàn Vì thế thông tin về mỗi bất động sản khác nhau làkhác nhau Để thành công trong sự nghiệp, nhà môi giới phải là người nhaybén nắm bắt thông tin, luôn luôn học hỏi không ngừng nghỉ Năng lực, kinhnghiệm là điều kiện quan trọng tuy nhiên kèm theo đó không thể thiếu được lànguồn thông tin mà nhà môi giới đó tiếp cận Khi thực hành nghiệp vụ, nhàmôi giới cần khéo léo hướng cuộc đối thoại đến chủ đề họ cần tìm hiểu Qua

đó nhà môi giới có thể chắt lọc được những thông tin hữu ích.Để có được

những thông tin đầy đủ và chính xác, mỗi người môi giới đều phải xây dựngcho mình một kỹ năng phong cách, cách tiếp cận và xử lí riêng Vấn đề nàydựa trên nền tảng kiến thức về tâm lí, năng lực ứng xử, giao tiếp “Nhất thân,nhì quen” vấn đề này đặc biệt đúng với thị trường Việt Nam Đây cũng là câunói nằm lòng của các nhà môi giới Vậy nên các nhà môi giới cần thấy đượctầm quan trọng của việc xây dựng các mối quan hệ với các cấp chính quyền,các ngành như: xây dựng, quy hoạch, kiến trúc, giao thông, địa chính, ngânhàng, tòa án; các văn phòng luật sư, công chứng, và các văn phòng môi giớikhác Để có những thông tin hanh nhất và chính xác nhất về bất động sảnđang bán.

- Cần chú ý trong khi nói chuyện với những người môi giới khác, do tínhchất cạnh tranh đôi khi thông tin trong cuộc nói chuyện sẽ bị nhiễu hoặckhông thực sự chính xác Vì vậy trong lúc giao tiếp với người môi giới kháchay với khách hàng, khi nói đến những thông tin mà chúng ta quan tâm, bạnnên nhìn thẳng, nhìn sâu vào mắt người đối thoại Việc này giúp nhà môi giớivừa chứng tỏ sự trung thực của mình, vừa là phương pháp hữu hiệu để tìmhiểu xem có bao nhiêu phần trăm sự thật trong lời nói của người đối thoại.Đây là một phương pháp khó, nhưng sẽ không quá khó đối với những môigiới có kinh nghiệm và nhạy cảm

- Ngoài các dạng thông tin đã nói đến ở những phần trên, có một dạngthông tin thường là không có cơ sở rõ ràng nhưng nhiều khi lại mang tínhquyết định đối với các giao dịch, nhất là khi nhà môi giới phục vụ cho kháchhàng là người Việt Nam Đó là những thông tin mang tính tâm linh, hay mêtín Ngày nay khoa học cũng chứng minh được có trường hợp từ trường, tiađất hay thậm chí là chất phóng xạ gây ảnh hưởng đến bất động sản Để cóđược những thông tin này nhà môi giới phải có lượng kiến thức nhất định,cách tìm kiếm thông tin có thể tìm hiểu từ hàng xóm xung quanh hay người

quen của chủ sở hữu Vì thế nhà môi giới luôn luôn phải trau dồi cho bản thânthật nhiều kiến thức và kỹ năng, nhất là kỹ năng về tâm lý và đặt câu hỏi.

- Thông tin về bất động sản đã được thu thập, cần được nhập vào hệthống lưu trữ dữ liệu của công ty Nguồn lưu trữ thông tin chi tiết:

+ Thông tin về từng bất động sản nhất định:

o Máy tính (dữ liệu lưu trữ dưới dạng các thông tin theo lớp cógiao diện như các trang web): máy tính lưu trữ những thông tin cụ thể hơn sovới những thông tin chung được cung cấp cho khách hàng ở khu vực trưngbày thông tin chung

o Nhân viên sàn giao dịch: nhân viên có thể giải đáp một số thôngtin khác mà máy tính không thể giải đáp được cho khách hàng

+ Thông tin quy hoạch: lưu trữ ở máy tính, sơ đồ chi tiết, nhân viên sàngiao dịch nắm bắt

+ Thông tin pháp lý: Máy tính, các ấn bản phẩm (sách, tạp chí) và nhânviên sàn giao dịch

+ Thông tin thị trường: Máy tính, các ấn bản phẩm (sách, tạp chí) vànhân viên sàn giao dịch

b, Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin từ khách hàng.

- Thu thập và xử lý thông tin ngay trong khi tiếp xúc trực tiếp với khách

hàng: nhà môi giới cần nắm bắt được những thông tin cơ bản như: Tiếp cậnnhững thông tin ban đầu, tiếp cận thực tế bất động sản, giấy tờ pháp lý liênquan, ghi chép thông tin, ý nghĩa của thông tin phản hồi từ khách hàng…

- Nhà môi giới cần chú tâm vào cuộc nói chuyện, vừa tạo không khí

thoải mái vừa cần tinh tế nhận biết những thông tin phản hồi nhận được từkhách hàng liên quan đến bất động sản mà khách hàng cung cấp Từ đó đặtcâu hỏi ngược lại để hướng khách hàng trả lời đúng luồng thông tin mà mìnhcần Bằng cách này nhà môi giới thu thập thêm được những thông tin cụ thể

về nhu cầu thực tế của khách hàng, đồng thời cũng có thêm được những thôngtin về bất động sản Việc này cũng được thực hiện cả trong khi nhà môi giớicùng khách hàng xem xét bất động sản.

- Trong quá trình xem xét bất động sản cùng khách hàng:

o Nếu Khách hàng chưa thực sự thích bất động sản đó: có thay đổi

về yêu cầu, điều kiện… nhà môi giới cần ghi chép đầy đủ sửa đổi những điểm

đó vào trong sổ Điều này cũng cần được thực hiện khi cùng khách hàng xembất động sản, nếu nhà môi giới phát hiện, chú ý thấy những sự thiếu sót, bấthợp lý của bất động sản Những chú ý riêng đó của nhà môi giới cũng cần ghicẩn thận vào sổ tay

o Nếu khách hàng thích bất động sản đang xem xét: nhà môi giớicần bắt tay ngay vào việc thực hiện tất cả những động tác có thể, không đểkhách hàng phải tự mình suy tính, giúp khách hàng đưa ra những quyết địnhđúng đắn Trong trường hợp cần thiết thì tham gia cùng khách hàng đàm phán

và khéo léo dẫn dắt đến việc đặt cọc, kí hợp đồng khởi điểm

- Nhà môi giới cần cố gắng tìm hiểu về khách hàng một cách kĩ càng

nhất Học cách nắm bắt tâm lý khách hàng Từ họ có thể lựa chọn giới thiệucho khách hàng ngôi nhà đáp ứng được sự mong đợi của họ, nhờ đó nhà môigiới cung cấp được dịch vụ tốt cho khách hàng và tiết kiệm được thời giancủa mình

o Rất nhiều khi khách hàng không tự nhận thức được nhu cầu thực sựcủa mình về nhà ở Đôi khi nhu cầu của họ chỉ là cần nhà theo khu vực, chưathực sự quyết định cao tầng hay thấp tầng Hoặc đã có nhu cầu ở chung cư,khu vực mong muốn nhưng chưa biết nhiều các thông tin dự án quanh khuvực đó… Chính vì vậy mà một trong những kỹ năng quan trọng của nhà môigiới là khả năng gợi mở nhu cầu dịch vụ cho khách hàng Khách hàng đếnvăn phòng môi giới và trông đợi rằng nhà môi giới cung cấp cho họ một loạt

những căn nhà phù hợp với những yêu cầu của mình Hoặc khi khách hàngchưa tìm đến sàn giao dịch thì nên có đội ngũ tìm kiếm, phát hiện để đón đầunhu cầu khách hàng, tìm kiếm giới thiệu bất động sản cho phù hợp.

o Một nhà môi giới ít kinh nghiệm sẽ căn cứ theo yêu cầu củakhách hàng và bắt đầu tìm trong các mối khách hàng của mình, trên báo chí

để tìm ra đối tượng phù hợp với khách hàng Ở đây nhà môi giới này đã đichưa đi đúng hướng Nhà môi giới trước tiên cần tìm hiểu đầy đủ về kháchhàng của mình Thật sự hiểu họ, tùy vào 1 đặc điểm nhu cầu về bất động sản đểgiới thiệu một vài bất động sản vàxem xét tại sao họ lại cần đúng loại nhà này

mà không phải là loại nhà khác.Từ đó đề ra phương án phù hợp Cuối cùng mới

có thể đạt được sự hài lòng thật sự cho khách hàng trong lượng thông tin mànhà môi giới nắm

- Trong thực tế hầu như bất kì ai cũng có nhu cầu về bất động sản: nhucầu tìm nhà ở mới phù hợp, nhu cầu chuyển đổi sang bất động sản tốt hơn,nhu cầu đầu tư ngắn hạn sinh lời hoặc nhu cầu đầu tư lâu dài tích lũy…Nhưng không phải lúc nào những nhu cầu này cũng là quá cấp thiết Bất độngsản có giá trị rất lớn, khiến bất kì một khách hàng nào cũng luôn luôn cânnhắc vô cùng kĩ lưỡng Vấn đề mua bán bất động sản là quan trọng, nhưngkhông phải là quan trọng nhất Để tiến hành thương vụ thì khách hàng phảichuẩn bị lần lượt nhiều bước, nhưngđôi khi nhiều khách hàng không muốnphải lần lượt nhiều bước phiền phức như vậy Vậy nên nhà môi giới phải giúp

o Tìm hiểu và xác định lại nhu cầu xác thực nhất của khách hàng thờiđiểm hiện tại là gì? Hướng khách hàng đến một quyết định cụ thể bằng cáchgợi mở, cho khách hàng một cảm giác hợp lí nhất có thể về sản phẩm đanghướng.

o Xác định giúp các mốc thời gian khi khách hàng muốn sở hữu bấtđống sản

o Tìm hiểu năng lực tài chính khách hàng Giúp đỡ họ tìm nguồn vaynếu như cần

- Bằng cách này nhà môi giới sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian mất đi một

cách vô ích khi phải giới thiệu cho khách hàng những ngôi nhà mà rồi cuối cùngkhách hàng cũng sẽ không mua Nhà môi giới sẽ tiết kiệm được thời gian của cảmình lẫn khách hàng Thông thường buổi nói chuyện đầu tiên thường khá dài,những buổi nói chuyện sau đó sẽ ngắn và dễ dàng hơn nhiều đối với các bấtđộng sản là nhà ở Bất động sản đầu tư, do đặc thù có thể là đầu tư bất động sản

ở những nơi khác nhau nên có thể hình thành những cuộc trao đổi khác nhau.Tuy nhiên thường thì bất động sản đầu tư thường có tính mạo hiểm nên tính thờiđiểm đôi khi là rất quan trọng đối với khách hàng Nhà môi giới luôn luôn phảinắm cho mình những thông tin cập nhật nhất có thể, đồng thời nắm bắt tâm líkhách hàng thì mới có thể có kết quả tốt nhất

1.3.1.2 Kỹ năng xử lý thông tin về bất động sản

- Sau khi thu thập được một lượng thông tin dồi dào, vấn đề tiếp theo của

nhà môi giới là chắt lọc và xử lý những thông tin đó Đây là một việc đòi hỏikinh nghiệm, kiến thức và sự chuyên nghiệp của công ty bất động sản và nhàmôi giới Thực tế là nhà môi giới bất động sản có được sự kiểm soát tươngđối tốt những thông tin giao dịch thị trường Những thông tin này rất quý giá.Chúng chính là chìa khóa thành công của nhà môi giới

- Dữ liệu chưa được xử lý về một loại bất động sản là tổng hợp rất nhiều

dữ kiện về bất động sản đó, nó được coi là “nền tảng của những suy luận vàloại trừ” hay nói cách khác nó chính là “gốc” của thông tin Và ngược lại,thông tin được định nghĩa như là “kiến thức có được bắt nguồn từ nhận thức”

- Những dữ liệu mà ta thu thập được thường dưới dạng thông tin thô hay

nói cách khác đó là thông tin chưa qua xử lý Các dữ liệu này cũng có thểđúng và cũng có thể sai do nhiều yếu tố khác nhau Chính vì vậy, để có đượcmột thông tin với chất lượng cao, các dữ liệu phải được trải qua một quá trìnhphân tích, kiểm tra, đánh giá mà ta gọi là “chu kỳ xử lý dữ liệu”:

- Thông tin có chất lượng cao là thông tin luôn được cập nhật và làm

mới Đặc biệt trong thị trường bất động sản thì có những thông tin ngày hômnay còn mới nhưng đến ngày hôm sau đã trở nên lỗi thời Việc sàng lọcnhững dữ kiện mà ta thu được về một bất động sản để đưa vào xử lý nhiều khiđòi hỏi rất nhiều thời gian công sức thậm chí là cả tiền bạc Ví dụ như có mộtthông tin về một ngôi nhà cần bán trên báo chí với những dữ kiện về diệntích, số tầng, số phòng, năm xây dựng, giá những dữ kiện này đôi khi khôngchuẩn xác do nhiều lý do khác nhau đòi hỏi người làm môi giới phải bỏ côngsức và thời gian để kiểm chứng độ chính xác Đây có thể coi là quá trìnhchuyển hóa từ thông tin thô sang thông tin có chất lượng

- Có rất nhiều dạng thông tin khác nhau về bất động sản, về khách hàng

hay về thị trường bất động sản Đối với bất động sản có thể phân loại chúngtheo các dự án, theo vùng, theo dạng bất động sản, theo công năng sử dụng,theo mức giá hay giá trị Ngoài ra cũng có thể sắp xếp thông tin theo đơn vịthời gian như: các giao dịch đã thực hiện trong quá khứ, giao dịch hiện tại vànhững dự án trong tương lai

- Các thông tin về khách hàng cũng có thể sắp xếp theo thời gian gồm

khách hàng trong quá khứ, hiện tại và khách hàng tiềm năng Trong đó cần

chia nhỏ ra theo năng lực tài chính của khách hàng Đối với những nhà môigiới chuyên phục vụ cho thị trường người nước ngoài thì cần phân loại kháchhàng theo quốc tịch Trong đó cần ghi rõ những đặc điểm, sở thích mang tínhdân tộc.

- Thông tin thu thập được chính là công sức, là tiền bạc nên việc quản lý,

bảo vệ chúng là một nhiệm vụ quan trọng của công ty và nhà môi giới Nhàmôi giới nên sử dụng triệt để lợi thế tuyệt đối về thông tin Chính vì vậy thôngtin giao dịch không phải là một hàng hóa miễn phí trên thương trường Tạicác nước phát triển, một công ty có tư cách pháp lý có thể truy cập trực tiếptới một khối lượng lớn những thông tin trên các trang web Có những thôngtin miễn phí nhưng phần lớn là mất phí Tuy vậy việc trả tiền để có thông tinnày vẫn hiệu quả hơn khi giá cả để tập hợp chúng là rất lớn Tại các nước này,cách chắp nói thông tin bất động sản tối ưu và có chi phí thấp nhất là M.L.S(Multiple Listing Services - Dịch vụ niêm yết đa hạng mục) Dịch vụ nàycung cấp thông tin như một sản phẩm phụ của dịch vụ chính: cung cấp một thịtrường các danh sách các bất động sản niêm yết để bán (listing for sale) vàcác giao dịch có liên quan tiếp theo với số liệu bán kèm theo Vì vậy, trải quamột thời gian, việc sở hữu số liệu thị trường mới nhất đã làm tăng thêm chocác dịch vụ của người môi giới thêm một khía cạnh có giá trị Tuy nhiên trongnhững năm gần đây, nhiều thứ đã bắt đầu thay đổi Công nghệ của những năm

1990 cho phép truy cập tới các số liệu liên quan tới bất động sản Nhờ đóthông tin được truyền tới bất kỳ ai và tất cả các nơi trong và ngoài lĩnh vựcbất động sản Nói ngắn gọn, ngành bất động sản chính thống (organized) đãkhông còn được hưởng đặc quyền của sự gần như độc quyền về thông tin giaodịch bất động sản Lợi thế đó của các nhà môi giới đang dần bị mất đi

- Thông thường trong các văn phòng môi giới, ngoài nhà môi giới thì

không được phép copy thông tin, tài liệu từ văn phòng Chỉ có máy chủ của

nhà môi giới mới có cổng USB, ổ ghi đĩa mềm và CD Các máy tính của nhânviên được nối mạng nội bộ với nhau và chỉ có chức năng ghi nhập số liệu Cómột máy dùng để truy cập internet riêng Máy chủ của nhà môi giới cũng nhưmáy tính xách tay đều được đặt password Tủ làm việc có khóa riêng Trongcác văn phòng cũng thường trang bị máy hủy tài liệu để đảm bảo bảo mật.

- Các nhân viên trong văn phòng môi giới thường được giao những mảng

công việc riêng, ít liên quan đến nhau Công việc được phân công theo hình

dẻ quạt, tất cả các đầu mối tập trung về nhà môi giới Nhân viên được khuyếncáo và thường xuyên nhận được sự nhắc nhở của nhà môi giới về tính bảo mậtcủa công việc

- Ngay từ khi bắt đầu có ý định hành nghề môi giới, nhà môi giới đã bắt

đầu phải xây dựng cho mình một cơ sở dữ liệu đa dạng về bất động sản và thịtrường bất động sản Những thông tin dữ liệu này sẽ rất có ích cho nhà môigiới trong suốt quá trình hoạt động sau này Có thể ví kiến thức như bộ khungxương, còn thông tin là tất cả những gì còn lại để đắp thành một con ngườihoàn thiện – nhà môi giới

- Trước tiên, để xây dựng cơ sở dữ liệu cho mình, nhà môi giới từ rất

sớm đã phải tự có ý thức thu thập thông tin qua báo chí, internet Đối vớinhững thông tin trên internet thì cũng sắp xếp theo những danh mục tương tựnhư với bài báo Nếu như công ty bất động sản đã chuyên biệt hóa về nhiệmvụ, thì sẽ có đội ngũ cập nhật thông tin cho nhân viên môi giới Tuy nhiên nhàmôi giới luôn luôn phải đạt mình trong trạng thái cập nhật tin tức tức thờinhất

- Cuối ngày, nhà môi giới cũng cần ghi chép bất kì thông tin nào thấy

trên đài, ti vi vào một quyển sổ cá nhân mang theo mình mà họ cho là có íchtrong các cuộc tiếp xúc hay tình cờ

- Nhà môi giới cũng có thể mua số liệu của các tổ chức khác nhau Tuy

nhiên tại các nước phát triển, số liệu này là khá đắt Nhà môi giới cần tự cânnhắc trong việc được – mất khi quyết định mua số liệu Giá cả số liệu phụthuộc vào chất lượng cũng như số lượng thông tin Chỉ nên mua những số liệunào thực sự có ích, phục vụ cụ thể cho thương vụ Nếu công ty bất động sảnchuyên biệt hóa, phần công việc này sẽ do đội ngũ làm việc riêng Thường thì

do phòng R&D phụ trách

- Việc tham gia các hội thảo về bất động sản, về thị trường bất động sản

là một phần không thể thiếu trong quá trình nhà môi giới xây dựng cơ sở dữliệu của mình Các hội thảo thường đề cập về những vấn đề chuyên sâu, cócác chuyên gia về bất động sản tham dự và qua đó nhà môi giới có cơ hội tựđào tạo, học hỏi thêm rất nhiều kiến thức, thông tin Ngoài ra đây cũng là cơhội gặp gỡ các đối tác, các nhà chuyên môn

1.3.2 Phương pháp thu thập, lưu trữ và xử lí thông tin về bất động sản 1.3.2.1 Phương pháp thu thập

- Chủ động:

+ Tìm kiếm qua các phương tiện thông tin đại chúng: Chủ yếu là qua báođài, internet…đây là nguồn thông tin phổ biến không mất nhiều chi phí.Nhưng cần có sự chọn lọc để các nguồn cầu không chất lượng, không có khảnăng phát sinh giao dịch thật như: môi giới, học sinh sinh viên tìm hiểu dựán…

+ Gửi thư trực tiếp tới khách hàng: chủ yếu là khách hàng tiền năng(người thuê), khách hàng của các văn phòng môi giới khác, khách sạn, vănphòng, công sở, thương mại điện tử, sân bay, du lịch, cá nhân hoặc nhómkhách hàng mục tiêu Để phát hiện những nhu cầu sớm nhất của khách hàng.+ Tiếp cận tận nơi: đón hoặc gọi điện Nếu như nhà môi giới đang trực

dự án, khách hàng đến xem nhà mẫu, tham quan dự án thì đây là một tiềm

năng rất lớn, phải chớp thời cơ Nếu thực hiện với kỹ năng tốt, phương phápnày có thể rất hiệu quả Nên đặt các cuộc gọi mang tính chất cá nhân và giớithiệu bất động sản phù hợp với nhu cầu của người mua, nếu như khách hàngchưa tiếp cận trực tiếp.

+ Khách hàng cũ: hồ sơ cũ, giới thiệu khách hàng, đón trước nhu cầu.Thường thì để tiết kiệm thời gian, nâng cao công suất hoạt động của các nhàmôi giới, các công ty bất động sản sẽ có phòng chuyên biệt phụ trách nhiệmvụ liên hệ khách hàng trong hồ sơ cũ này Nếu phát sinh nhu cầu tiếp theo thì

sẽ chuyển cho các nhà môi giới chăm sóc kĩ hơn

1.3.2.2 Phương pháp lưu trữ thông tin về bất động sản.

Tất cả các thông tin, dữ liệu thu thập được phải được phân loại để cóhình thức, biện pháp lưu trữ, bảo quản, bảo vệ phù hợp, bảo đảm an toàn.Việc lưu trữ, bảo quản phải tuân theo quy định của pháp luật về lưu trữ, cácquy định, quy trình, quy phạm và quy chuẩn kỹ thuật chuyên ngành

Thông tin, dữ liệu về nhà ở và thị trường bất động sản phải được chuyểnsang dạng số và lưu trữ theo quy định, quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, quychuẩn kỹ thuật để đảm bảo an toàn, thuận tiện trong việc quản lý, truy nhập,tìm kiếm thông tin

- Lưu trữ thông tin bất động sản cần lưu trữ một cách có hệ thống, có tổchức dưới dạng tệp dữ liệu lưu trữ trên các hệ thống tin học, các thiết bị lưutrữ, vật mang tin…

Các thiết bị lưu trữ bao gồm: tập file hồ sơ dự án, khách hàng, các tậptài liệu lưu văn phòng Dạng lưu trữ này chủ yếu lưu trữ cho các thông tin cơbản của các dự án, các thông số thiết kế của dự án, của bất động sản đã đượcphê duyệt

Lưu trữ thông tin bất động sản bằng hệ thống tin học Các thông tin bấtđộng sản sau khi thu thập, được phân loại sẽ xếp vào các tệp thông tin khácnhau Sau đó được lưu trữ trong ổ riêng trong máy tính Các tệp này sẽ có chế

độ bảo mật nhất định Quyền xem và sửa chữa được quy định cụ thể Chínhđiều này sẽ đảm bảo về tính bảo mật và chính xác cho thông tin lưu trữ

Một số hệ thống lưu trữ thông tin về bất động sản và khách hàng màcác công ty bất động sản cũng như nhà môi giới thường sử dụng là: trello,crm,…

Trello là một công cụ để phối hợp công việc hiệu quả giúp cho mọingười trong team chỉ cần nhìn qua là biết được có những đầu việc nào, aiđang làm gì, và làm đến giai đoạn nào rồi Trello là một công cụ Freemium,tức là bạn có thể xài miễn phí cho đến khi cần những tích năng nâng cao vàđặc biệt chỉ có bản trả tiền mới có thì bạn mới phải trả Trello có thể sử dụngcho nhiều thứ khác nhau chứ không đơn thuần chỉ là quản lý dự án thôngthường

Trello có những thành phần cơ bản sau: