Thực trạng về công tác tổ chức văn thư lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Mỹ Đức

Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………79 Lu ThÞ chung Líp C§QTVP3 – K3 Khố luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn đổi nâng cao chất lượng quản lý quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội vô quan trọng mà hoạt động cơng tác Văn thư-lưu trữ cần thiết đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan Công tác văn thư-lưu trữ mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung văn phòng nói riêng Vì thế, mà xem phận hoạt động quản lý Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác Văn thư –lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác, thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị Hiện nay, xã hội sống thời kỳ bùng nổ thông tin, kinh tế tri thức đóng vai trò chủ đạo, đòi hỏi người cán làm công tác Văn thư phải có chun mơn nghiệp vụ cao mà phải có tinh thần trách nhiệm lớn lao, góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan, thúc đẩy phát triển cơng tác văn thư nói riêng, xã hội nói chung giữ gìn tài liệu có giá trị cho quốc gia Nhận thức rõ tầm quan trọng ngành quản trị văn phòng Trường cao đẳng cơng nghệ Thành Đơ không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên kiến thức bản, đến trường cán văn phòng giỏi chun mơn nghiệp vụ có phẩm chất đạo đức vững vàng Vì thế, cuối khố học nhà trường tổ chức cho học sinh có khoảng thời gian thực tập thực tế quan, nhằm vận dụng kiến thức học trường vào thực tế, nâng cao trình độ chun mơn, để sau học sinh có kiến thức vững vàng đủ tự tin trường làm việc thực tế quan Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tồn thể cán nhân viên văn phòng HĐND UBND huyện Mỹ Đức đặc biệt thầy giáo: Tiến Sỹ Nguyễn Hà Hữu giúp đỡ, bảo tận tình trình thực tập giúp em hồn thành tốt khố luận SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1 Lý luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân giúp hoạt động quan đạt hiệu 1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.2.1 Vị trí cơng tác văn thư Công tác văn thư xác định phận máy quản lý nói chung hoạt động quan nói riêng Trong Văn phòng cơng tác văn thư khơng thể thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Như công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý nhà nước quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý 1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng thể số điểm chủ yếu sau: Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, quan, đơn vị nói riêng Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước: hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn để làm việc trái pháp luật SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 1.3 Yêu cầu cơng tác văn thư - Đảm bảo độ xác cao + Nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp lý + Dẫn chứng trích yếu văn phải hồn tồn xác + Số liệu phải đầy đủ rõ ràng + Văn ban hành phải có đầy đủ yếu tố thể thức nhà nước quy định + Mẫu trình bày phải theo tiêu chuẩn nhà nước ban hành + Ngồi ra, tính xác phải quán triệt cách đầy đủ khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký chuyển giao văn thể việc thực quy định Nhà nước - Mức độ mật: + Trong nội dung văn đến, văn quan mang nhiều nội dung có liên quan đến vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, bí mật Nhà nước Vì trình tiến hành xây dựng văn giải văn phải đảm bảo giữ gìn bí mật 1.4 Nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư * Công tác văn thư bao gồm nội dung chủ yếu sau: - Soạn thảo văn ban hành văn - Thảo đề cương văn - Duyệt văn trình duyệt văn - Đánh máy, in văn - Ký, đóng dấu ban hành văn SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ - Quản lý giải văn - Đăng ký giải văn đến - Đăng ký giải văn - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan - Quản lý sử dụng dấu quan * Nhiệm vụ công tác văn thư - Nhận bóc bì văn đến - Đóng dấu văn đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký - Phân loại trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn - Chuyển giao theo dõi việc giải quết văn đến phòng ban chức - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn tài liệu - Gửi văn - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng bảo quản dấu quan 1.5 Những nghiệp vụ công tác văn thư 1.5.1 Quản lý văn Văn tất văn quan, tổ chức gửi Là tất loại văn bao gồm văn Quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành ( kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật ) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn Trình tự bước giải văn - Soạn thảo văn Đây khâu quy trình xử lý văn Nó hành phận chuyên môn hay người có trách nhiệm biên tập Người soạn thảo cần phải biết nắm vững yêu cầu nội dung, hình thức, thể thức Nhà nước quy định SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ - Thơng qua văn Thủ tục thơng quan văn yếu tố quan trọng quy trình soạn thảo văn Đối với văn khơng quan trọng thủ trưởng ủy quyền cho cấp ký Việc quy định quy trình thơng qua văn cách khoa học khơng thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm người thực mà giảm bớt thời gian hồn thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời, xác định trách nhiệm cụ thể cá nhân vào giai đoạn văn - Tổ chức văn Để văn đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung hình thức văn cần phải đáp ứng đủ yêu cầu sau - Kiểm tra thể thức văn bao gồm: + kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận, chữ ký, đóng dấu văn + Đăng ký văn đi: việc đăng ký nhằm quản lý toàn văn quan gửi đến quan khác + Chuyển văn đi: Sau đăng ký vào sổ đăng ký văn thỡ tiến hành chuyển văn Văn tiến hành chuyển qua bưu điện chuyển trực tiếp, phải vào sổ chuyển văn người ký nhận vào sổ( chuyển trực tiếp ), nhân viên bưu điện đóng dấu bưu điện ( chuyển qua bưu điện ) - Sắp xếp quản lý văn lưu: Trong trình hoạt động, quan ban hành văn phải lưu lại 02 (01 lưu văn thư quan, 01 lưu trực tiếp quan soạn văn ) Nhân viên văn thư có trách nhiệm xếp văn lưu văn phận văn thư cách khoa học, để tra tìm cần thiết Việc xếp văn lưu phải theo thứ tự thời gian theo loại SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 1.5.2 Quản lý văn đến Tất văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành ( kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật ) đơn thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến * Nguyên tắc nhận văn đến - Tất văn đến từ nguồn phải tập trung vào văn thư để làm thủ tục đăng ký, vào sổ máy tính để quản lý thống - Văn đến phải xử lý nhanh chóng xác giữ bí mật - Văn đến phải chuyển tới lãnh đạo văn phòng trưởng phòng hành để trình thủ trưởng quan, sau phân phối cho quan cá nhân có trách nhiệm giải * Quy trình xử lý văn đến gồm bước sau: - Nhận hồ sơ phân loại văn - Bóc bì văn - Đăng ký văn đến - Phân phối chuyển giao văn đến - Giải theo dõi giải văn đến 1.5.3 Tổ chức quản lý văn nội văn mật 1.5.3.1 Tổ chức quản lý văn nội Các văn bản, tài liệu quan, tổ chức ban hành nội quan gọi chung văn nội Văn nội quan bao gồm: Quyết định, thị, thông báo, công văn giấy tờ công tác…… Để quản lý tốt văn nội bộ, văn thư quan phải làm sổ đăng ký riêng loại, nhìn chung gồm nội dung sau: Số, ký hiệu, ngày ký người ký, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 1.5.3.2 Tổ chức quản lý văn mật Văn mật văn chứa đựng cỏc nội dung bí mật Đảng, Nhà nước việc quản lý văn mật phải tuân thủ quy định Nhà nước - Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 27 tháng 12 năm 2000 - Nghị định số 33/20002/NĐ-CP ngày 28 tháng 12 năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước 1.5.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu Con dấu thể vị trí pháp lý tư cách pháp nhân quan, tổ chức khẳng định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh Nhà nước Trong quan thường có hai loại dấu là: Dấu quan(có quốc huy khơng có quốc huy) Dấu văn phòng Ngồi hai loại dấu nói quan sử dụng loại dấu như: dấu cỉ mức độ mật, độ khẩn, dấu đến, dấu họ tên người có thẩm quyền quan Việc tổ chức sử dụng dấu quy định Nghị Định 58/2001/NĐCP phủ ban hành ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu, thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 58/2001/NĐ-CP Bộ nội vụ, Bộ công an, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 phủ cơng tác văn thư 1.5.4.1 Ngun tắc đóng dấu * Việc đóng dấu vào văn phải tuân thủ theo nguyên tắc sau - Phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp văn trước đóng dấu, đóng dấu văn thể thức, có chữ ký người có thẩm quyền SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ - Cán văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản, khơng để người khác làm thay - Dấu phải đóng rõ ràng ngắn, chiều dùng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu lên văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành - Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên đầu trang, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Dấu mờ phải đóng lại khơng đóng trùm lên dấu cũ 1.5.4.2 Quản lý sử dụng dấu - Con dấu quan tổ chức phải thủ trưởng quan chánh văn phòng giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn công tác văn thư giữ dấu đóng quan, tổ chức Người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc giữ đóng dấu mà khơng cho người khác mượn cần thực quy định sau: + Không giao dấu cho người khác chưa cho phép văn người có thẩm quyền + Không đem dấu nhà công tác + Mỗi quan đơn vị sử dụng thống dấu + Dấu phải bảo quản cẩn thận, phải báo cho quan quản lý dấu theo quy định + Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan tổ chức + Chỉ đóng dấu văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ + Khơng đóng dấu khống + Mực dấu thống màu đỏ theo quy định + Con dấu sử dụng bị mũn, hỏng có chuyển đổi tổ chức hay đổi tên tổ chức phải làm thủ tục khắc lại nộp dấu cũ + Không dùng vật cứng, nhọn để lấy bụi dấu, dấu không bị bẩn +Sử dụng dấu xong phải treo dấu lên giá dấu phải bảo quản hòm, tủ khoá cẩn thận 1.5.5 Lập hồ sơ lưu trữ 1.5.5.1 Khái niệm Hồ sơ tập gồm toàn văn tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm thể loại tác giả hình thành trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân Lập hồ sơ trình tập hợp, xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ giải công việc theo nguyên tắc phương pháp quy định Các loại hồ sơ phân loại dựa vào đặc điểm hình thành văn bản: Hồ sơ cơng việc: Là tồn văn có nội dung liên quan với việc giải vấn đề, công việc Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn pháp quy mặt công tác nghiệp vụ định dùng để làm tra cứu, giải công việc hàng ngày Có thể tập hợp văn nhiều năm, không thuộc diện nộp lưu quan Hồ sơ trình duyệt, ký: Thường bao gồm hai phần Phần gồm văn nguyên tắc, làm sở cho việc dự thảo văn trình duyệt, văn yêu cầu đề nghị giải quyết, văn ghi kết điều tra, nghiên cứu việc Phần hai gồm văn dự thảo trình thủ trưởng duyệt ký phê chuẩn SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 10 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ Hiện máy quản lý nhà nước ta có nhiều bất cập như: máy nhà nước cồng kềnh, thủ tục hành giải tốn nhiều thời gian gây khó khăn cho cơng dân cần giải để đáp ứng xu phát triển đất nước.Vì máy quản lý nhà nước có nhiều ảnh hưởng có tính định quan tổ chức Đổi hồn thiện cơng tác văn phòng, văn thư-lưu trữ có tác động trực tiếp đến thể chế hành nội dung quan trọng cải cách hành nhà nước Hiện đảng nhà nước ta trọng đến công tác đổi xây dựng, ban hành văn góp phần cải cách hành chính.Để hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ văn phòng UBND huyện vấn đề kiện toàn tổ chức xây dựng cán văn thư – lưu trữ văn phòng nhân tố định Đây ba mặt cấu trúc văn phòng đại: Trang bị trình độ cao, người làm việc văn phòng đào tạo đa năng, có trình độ chun mơn cao, nghiệp vụ hành ngày hồn thiện Cần hồn thiện cấu tổ chức đội ngũ cán bộ, nhân viên có phân cơng cơng việc hợp lý để giảm bớt biên chế khối lượng công việc giao cho nhân viên hợp lý, tránh trưòng hợp người phải làm q nhiều cơng việc Dẫn đến người chịu nhiều áp lực cơng việc làm cho cơng việc khó đạt hiệu cao có mâu thuẫn nội Chính mà cơng tác văn thư-lưu trữ cần hồn thiện liên quan đến hầu hết đơn vị, phòng, ban, cán cơng chức Xây dựng quy chế tổ chức làm việc, quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ lưu trữ UBND huyện có giúp cho việc tra tìm tài liệu giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời có pháp lý Khi có quy chế làm việc quy trách nhiệm cho cá nhân việc ký văn bản, xử lý văn đến UBND huyện SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 66 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ Đối với cán bộ, nhân viên: cần đào tạo đội ngũ cán trẻ, thường xuyên cử cán văn thư-lưu trữ học lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để q trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh kịp thời Tăng cường việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực cơng việc, cần tổ chức lớp tập huấn chỗ soạn thảo văn bản, lập hồ sơ cho tồn thể cán bộ, cơng chức Nâng cao hiểu biết kiến thức CNTT để ứng dụng sử dụng thành thạo phục vụ tốt cho công việc thời đại để tránh lạc hậu, lúng túng triển khai thực Nhanh nhạy nắm bắt thông tin để cung cấp cách nhanh xác, kịp thời để tránh trường hợp thông tin cung cấp khơng phù hợp với thực tiễn Để nâng cao hiệu làm việc văn phòng, lãnh đạo nên có quy định việc đặt quy chế làm việc đơn vị trực thuộc, đồng thời qua thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán nhân viên văn thư-lưu trữ Khối lượng công việc nhiều số lượng văn nhiều, văn phòng UBND huyện có nhân viên văn thư kiêm lưu trữ mà để đảm bảo cho công tác thực cách tốt có hiệu qủa cần bố trí thêm nhân viên văn thư nhân viên lưu trữ có trình độ trung cấp văn thư trở lên tuyển dụng theo quy định nhà nước Khơng nên bố trí nhân viên văn thư – lưu trữ tạo áp lực cơng việc có nhân viên kiêm hai cơng việc làm cho họ phải kiêm khối lượng công việc lớn hàng ngày có nhiều văn đi, đến cần phải tiếp nhận lại phải làm lưu trữ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 67 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ dẫn tới có văn bị bỏ sót q trình làm việc căng thẳng thiếu tập trung.Hàng năm xây dựng kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư-lưu trữ cho phù hợp với tình hình Có thể thực luân chuyển cán từ cấp lên để trợ giúp cho nhân viên văn thư để công tác văn thư – lưu trữ đáp ứng u cầu Bên cạnh văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cần có sách để khuyến khích cán nhân viên như: tổ chức buổi tham quan,tăng phụ cấp cho cán nhân viên 3.2.3 Tăng cường sở vật chất phương tiện, trang thiết bị công tác văn thư-lưu trữ văn phòng UBND huyện Mỹ Đức Để đánh giá chất lượng, hiệu văn phòng người ta vào nhiều yếu tố có hệ thống trang tiết bị quan, văn phòng thật đại cần có thiết bị tiên tiến đáp ứng yêu cầu cơng việc cách tốt Một văn phòng đại trang thiết bị yêu cầu quan trọng góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phòng, giảm bớt gánh nặng cho cán nhân viên Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái, đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên làm việc có tạo suất cao Hiện nay, mà trang thiết bị -KHKT ứng dụng sâu rộng vào cơng tác văn phòng mang lại hiệu cao công tác.Các phương tiện ngày phong phú, đa dạng như: máy tính điện tử, máy photocoppy, máy fax, máy in, với trang thiết bị thơng thường là: ghim, kẹp, cặp hồ sơ, bút, giá đựng hồ sơ trang thiết bị cho công tác lưu trữ phải không ngừng đổi mới, củng cố cho đầy đủ thiết bị thông thường tủ, phương tiện di chuyển tài liệu kho lưu trữ đến dụng cụ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 68 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ phương tiện phòng cháy, chữa cháy đa dạng phong phú chủng loại thuận tiện cho việc lựa chọn Sự phát triển sở điều kiện tốt để tăng cường đổi trang tiết bị kỹ thuật cho cơng tác văn phòng, văn thư lưu trữ nhận thấy tác dụng trang thiết bị khơng số nơi đầu tư cho sở vật chất cho cơng tác văn phòng song khơng phải quan nhận thấy điều hay chi phí q lớn nên quan khơng giám đầu tư Đứng trước tiến trình cơng nghiệp hố đại hoá đất nước hội nhập giới để khơng rơi vào tình trạng lạc hậu sau thời đại cần thực số vấn đề đặt ra: phải nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa thực hiện đại hố cơng sở hệ thống hành phù hợp với yêu cầu chế quản lý giúp nâng cao hiệu công việc Tại Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2003 thủ tướng phủ phê duyệt đề án đổi phương thức điều hành đại hố cơng sở hệ thống hành nhà nước giai đoạn 1( 2003 – 2005) Hiện phòng văn thư lưu trữ huyện thiếu số trang thiết bị cần đổi số thiết bị chưa có cần đầu tư mua để phục vụ tốt cho công tác này.hiện phòng văn thư máy photocoppy chưa có phải ngồi to có văn vừa thời gian công sức, máy fax quan trọng công việc để gửi văn nhanh chóng cho quan khác có văn cần gửi tiết kiệm tiền Phòng lưu trữ thiếu thiết bị để bảo vệ tài liệu chưa có máy chống ẩm, máy hút bụi tài liệu kho nhiều có tài liệu từ năm 1965 trở lại khơng có biện pháp bảo vệ tài liệu bị SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 69 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ hỏng khơng có khả tái sử dụng Chính mà cần phải đổi phù phợp với tình hình thực tế Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cần áp dụng trang thiết bị để nâng cao cơng tác văn phòng, văn thư-lưu trữ để tiết kiệm thời gian giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời, xác.Khi lựa chọn cần phải lựa chọn trang thiết bị cho phù hợp với không gian làm việc cách bố trí phòng để tránh gây phản cảm cho người sử dụng, khoản chi phí đầu tư mua trang thiết bị mà lại khơng phù hợp gây tình trạng lãng phí 3.2.4 Hồn thiện khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư - lưu trữ Các nghiệp vụ hành văn phòng ngày xây dựng đầy đủ hồn chỉnh có hỗ trợ trang thiết bị đại hóa cho cơng tác văn phòng, văn thư lưu trữ vận hành thông suốt kết hợp với người đào tạo đạt đến trình độ cao giúp cho cơng việc trơi chảy, nhanh chóng Trong cơng tác văn phòng, văn thư-lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức đạt kết định bên cạnh điểm cần khắc phục để đáp ứng cơng cải cách hành theo chế “một cửa, cửa liên thông” mà UBND huyện bước đầu thực Công tác văn phòng, văn thư- lưu trữ có trang thiết bị đại có người làm việc đào tạo đạt trình độ cao thiếu quy tắc, khơng có tính khoa học khơng có kết cao.Bởi cần có kết hợp ăn khớp hai yếu tố mang lại hiệu cao cơng việc Hiện có hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố đại hố đất nước Các nghiệp vụ văn phòng soạn thảo văn bản, xây dựng chương trình cơng tác, tổ chức hội nghị, chỉnh lý tài liệu…cũng cần có quy chế, quy định cụ thể rõ ràng, nghiệp vụ hành có vai trò kết nối trang bị kỹ thuật với SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 70 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ người.Trong cơng tác văn thư- lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức cần ý hoàn thiện khâu sau: - Xây dựng hệ thống quy trình soạn thảo văn bản, ban hành văn xử lý văn - Công tác tổ chức quản lý giải văn đến, văn - Hồn thiện cơng tác lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ - Có biện pháp để giải hồ sơ tích đống 3.2.4.1 Hồn thiện cơng tác soạn thảo văn bản, ban hành xử lý văn Trong q trình cải cách hành UBND huyện đạt kết định song liền với nhựơc điểm đòi hỏi cần rút kinh nghiệm để tốt Cần xây dựng chuẩn hố quy trình soạn thảo ban hành, xử lý văn phải có quy chế, quy định rõ ràng công tác cần đầy đủ: soạn thảo văn bản, nhân bản, ký văn bản, đóng dấu văn bản, cần vào quy định nhà nước, hướng dẫn cục văn thư lưu trữ nhà nước chức nhiệm vụ, thẩm quyền quy chế hoạt động UBND huyện Các phòng ban soạn thảo văn cần phải ý đến cỡ chữ, kiểu chữ văn ban hành huyện có văn bị sai lỗi ví dụ ban hành định sau dấu chấm phẩy đến cuối sử dụng dấu phẩy thực tế có văn dùng dấu chấm sai với quy định, cần có quy định rõ ràng thẩm quyền photo văn bản, hạn chế văn để biết, văn phải trình bày hai mặt tờ giấy có đảm bảo đầy đủ tính hiệu lực tính pháp lý văn ban hành SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 71 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ Tình trạng văn tới phòng văn thư để đăng ký, đóng dấu văn để chuyển chưa có chữ ký nháy người có thẩm quyền, trách nhiệm nên phải khắc phục tình trạng này, nhân viên văn thư khơng đóng dấu văn chưa có chữ ký cấp trên, cần tuân thủ bước theo quy định nhà nước Cũng cần phải quy định rõ trách nhiệm cho ngưòi có thẩm quyền để ban hành văn không bị sai thẩm quyền ký để quy trách nhiệm cụ thể xác cho người Vì có trường hợp lợi dụng điều để làm điều trái pháp luật lợi ích thân gây hậu nghiêm trọng 3.2.4.2 Đổi công tác quản lý văn đến, văn văn phòng UBND huyện Mỹ Đức Để nâng cao hiệu công tác UBND huyện cần phát huy ưu điểm đồng thời khắc phục yếu Cung cấp kịp thời, nhanh chóng đầy đủ, xác cho hoạt động quản lý UBND huyện Thế kỉ 21 với việc bùng nổ thông tin dẫn đến q tải bị chìm giới thông tin, nguồn lực thông tin vô quan trọng vượt nên nguồn lực khác Khi thông tin nhiều đặt vấn đề sử dụng quản lý cho thích hợp, có hiệu quả.Thơng tin văn có vai trò quan trọng hoạt động UBND huyện tình hình phát triển kinh tế- xã hội địa phương Chính việc tiếp nhận, xử lý, bảo quản sử dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước thời đại ngày nhiệm vụ hàng đầu công tác văn thư - lưu trữ Về công tác quản lý văn đến văn văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cần có biện pháp khắc phục để tốt hơn: Các phòng, ban chun mơn tự chịu trách nhiệm nội dung, hình thức văn soạn thảo trình lãnh đạo ký trực tiếp SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 72 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ Để tra tìm tài liệu nhanh chóng cần thiết cần phải bố trí phòng lưu trữ cho hợp lý cán làm công tác cần phải xếp khoa học cho mục tài liệu Nếu quan quản lý văn sổ cần có quy định rõ ràng việc sử dụng, nên có loại sổ khác để dễ quản lý sử dụng cần thiết, đăng ký vào sổ hạn chế tối đa việc nhầm lẫn, nên tổ chức hai loại văn đến với hai loại màu khác nhau.có loại sổ đăng ký như: sổ công văn đến đi, sổ định đến đi, sổ kế hoạch thông báo….như UBND huyện làm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng Nếu sử dụng việc quản lý văn máy vi tính cần lập file, có phần mền khác để quản lý văn để thao tác tìm văn nhanh chóng khơng gặp khó khắn, khơng nên để nhiều loại văn vào file gây nhầm lẫn không thuận tiện sử dụng ví dụ để văn khơng hợp lý lãnh đạo muốn tìm thơng tin thời gian gây phản cảm cho người khác , quản lý văn máy vi tính hình thức tốt vừa nhanh chóng vừa tiết kiệm thời gian làm việc tạo suất cao công việc Lập văn thành tập tài liệu có số thứ tự theo loại văn thư thực Lập hồ sơ gốc cần thiết tìm dễ dàng tránh tình trạng văn Hạn chế việc văn để vừa tiết kiệm tiền của, tránh sai sót tới nơi cần gửi văn bản: văn liên quan tới chức nhiệm vụ quan, phòng, ban có trách nhiệm để giải quyết.Việc y văn gửi đI mang tính chất để biết nên hạn chế, thơng báo qua họp hay đưa văn lên mạng… Trong công tác lưu trữ việc xếp tài liệu cần có khoa học, phục vụ cho qúa trình hoạt động sau này, có văn có giá trị lâu dài ảnh hưởng tới SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 73 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ phát triển địa phương, khâu làm khơng tốt dẫn đến tài liệu bị mối mọt, ẩm mốc,tài liệu khơng ngun vẹn khơng sử dụng Nhất tài liệu có giá trị lịch sử quốc gia Cần có kiểm sốt chặt chẽ việc ký photo văn bản, có quy định rõ ràng văn bắt buộc phải có chữ ký sống, loại dùng chữ ký photo hạn chế phát đối tượng lợi dụng văn làm trái pháp luật Các thủ tục phát hành tất văn sau có chữ ký thức lãnh đạo nên thực phận văn thư 3.2.4.3 Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ lưu trữ, xử lý hồ sơ bị tích đống Cơng tác lập hồ sơ việc vơ quan trọng có ý nghĩa thiết thực hoạt động quan, ảnh hưởng tới phát triển kinh tế xã hội địa phương mà UBND huyện phải có quy định rõ ràng, chế tài cụ thể việc lập hồ sơ vào lưu trữ huyện Vì có văn sau giải xong bị thất lạc khơng tìm thấy cần tái sử dụng không đủ sở để kiểm tra công việc rút kinh nghiệm giải công việc thiếu thông tin Những tài liệu có liên quan đến hay tài liệu chủng loại nên sếp với để tìm dễ ràng Ví dụ như: định xếp danh mục, công văn danh mục riêng biệt tránh việc nhầm lẫn, dễ tìm, dễ bảo quản Có nhứng văn cụ thể quy định loại hồ sơ mà quan, đơn vị phải lập cục văn thư – lưu trữ việc lập: hồ sơ cán bộ, hồ sơ trình ký, hồ sơ nguyên tắc…quy định thời hạn bảo quản văn thuộc diện nộp lưu Cũng cần có quy định rõ ràng cụ thể việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ để qua đánh giá lực hiệu làm việc cán bộ, nhân viên SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 74 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ Các phòng, ban huyện văn phòng cần lập danh mục hồ sơ cơng việc đơn vị Việc nộp hồ sơ lưu trữ phải thực nghiêm túc, đảm bảo chất lượng hồ sơ dựa vào hai văn bản: Một là: văn cục lưu trữ Nhà nước công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22 tháng 01 năm 2003 hướng dẫn xây dựng ban hành danh mục số quan, tổ chức buộc diện nộp lưu tài liệu vào trung tâm lưu trữ tỉnh lưu trữ huyện, huyện phải xây dựng ban hành danh mục quan, tổ chức thuộc UBND huyện thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ theo chế độ lịch sử Hai là: Cần vào công văn số 102/VTLTNN-NVĐP ngày 04 tháng năm 2004 cục văn thư lưu trữ Nhà nước ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ huyện theo chế độ lịch sử Khi tiến hành lập hồ sơ cần phải phân loại cẩn thận tránh trường hợp văn có giá trị cần lưu trữ để sử dụng khơng cho vào lưu trữ, tài liệu huỷ bỏ lại lưu trữ Văn phòng UBND huyện nên thử áp dụng quản lý tài liệu lưu trữ máy vi tính để vừa khoa học vừa dễ tìm, thời gian Cần tổ chức lớp tập huấn cho cán bộ, công chức UBND huyện việc lập hồ sơ thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực công việc lập danh mục hồ sơ tài liệu để dễ quản lý đơn vị Cần phải họp để ban hành danh mục tài liệu thuộc diện phải nộp vào lưu trữ Hiện UBND huyện thực trước huỷ bỏ tài liệu họp để xác định xác tài liệu cần bảo quản tài liệu huỷ bỏ Hàng năm nhân viên lưu trữ huyện phải tiến hành thu đầy đủ tài liệu từ nguồn nộp lưu Việc thu tài liệu hàng năm vào lưu trữ huyện phải tiến hành theo quy định nhà nước, thu tài liệu phải lập biên mục hồ sơ Đối với tài liệu bị chất đống cần có kinh phí đầu tư để chỉnh lý SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 75 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 3.2.5 Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư-lưu trữ văn phòng UBND huyện CNTT với thành tựu kỳ diệu công nghệ tin học, máy tính cơng nghệ truyền thơng làm cơng tác văn phòng thay đổi Đưa người sang kỷ nguyên với trang bị phương tiện đại Hầu hết công việc văn phòng, có hỗ trợ cơng nghệ thơng tin: máy vi tính, phương tiện kỹ thuật đại Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức trang bị như: máy fax, máy tính, luồng thơng tin đầu vào đầu qua sổ công văn từ nhân viên lưu trữ phân loại lưu trữ cho phù hợp với phông lưu trữ quan Hiện máy vi tính thơng qua việc nối mạng( LAN, WAN) xử lý văn đến cách nhanh chóng, xác truyền mạng.Việc lưu trữ dùng film, micro film, băng từ, đĩa từ lưu trữ thông tin với trữ lượng lớn tăng hàng triệu lần Do khơng cần chép, nhân in văn phát hành theo kiểu thủ công, qua đường bưu điện trước Với việc xuất đĩa cứng, đĩa quang, xử lý ghi nhận đọc thông tin lưu trữ phận quang học lưu trữ thông tin với khối lượng lớn Bằng cách vừa tìm kiếm thơng tin vừa trao đổi với đối tác thơng tin cần thiết, chi phí lúc đầu bỏ lớn lợi ích mang lại vơ to lớn vừa tiết kiệm thời gian, cơng sức Một ngươì dù có thơng minh hay có chí nhớ tốt đến đâu khơng thể nhớ hết khối lưọng thông tin khổng lồ từ năm sang năm khác quan hành nhà nước hàng năm văn đến nhiều với tiến khoa học kỹ thuật giải vấn đề Chính mà văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cần áp dụng tiến CNTT vào công tác văn thư - lưu trữ để hiệu công việc tăng lên, trở thành văn phòng đại “văn phòng khơng giấy” khơng phải tủ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 76 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ đựng hồ sơ mà thay vào đĩa mềm đĩa cứng để quản lý, xử lý thông tin đầu vào, đầu nhanh chóng, liên hệ làm việc thuận tiện Khi máy tính nối mạng phải có khố với mật để bảo vệ thơng tin máy ứng dụng CNTT tìm kiếm thơng tin trao đổi thơng tin cách nhanh chóng, kịp thời cho lãnh đạo để định sáng suốt Khi quản lý văn cần có phần mềm quản lý Nhất để thực công văn số: 733/VPHCTC văn phòng thành phố Hà Nội việc khơng gửi giấy mời cho sở, ban, ngành, UBND quận, huyện, thành phố qua đường bưu điện mà gửi qua đường điện tử qua điện thoại cầm tay đòi hỏi UBND huyện phải ứng dụng CNTT để cập nhật thơng tin nhanh chóng phục vụ cho lãnh đạo quan kịp thời xác chánh sai sót 3.2.6 Tăng cường cơng tác đôn đốc, kiểm tra công tác văn thư-lưu trữ Hiện đội ngũ cán tượng lợi dụng văn nhà nước để làm việc trái pháp luật, muộn sớm, làm uống rượu bia, chơi game…những việc làm sai với quy định, ý thức trách nhiệm chưa nâng cao, hành vi số người lại gây ảnh hưởng lớn đến cơng việc, gây thất tiền nhà nước, đánh lòng tin nhân dân đội ngũ cán Điều đòi hỏi phải tăng cường công tác kiểm tra giám sát Lãnh đạo quan phải thường xuyên quan tâm, sát tình hình hoạt động cơng tác văn thư-lưu trữ để động viên kịp thời đội ngũ cán nhân viên,khơng mà để nâng cao hiệu cơng việc, tránh tình trạng trì trệ máy hoạt động Phát sai sót kịp thời để nhắc nhở, khắc phục tránh gây hậu nghiêm trọng hay xảy hậu quy trách nhiệm đến người có trách nhiệm liên quan tránh tình trạng đùn đẩy,chốn tránh trách nhiệm, kiên sử lý hành vi mắc phải nhiều lần theo quy định nhà nước SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 77 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ ví dụ: tình trạng văn thư tiếp nhận văn có văn mật người khác biết nội dung, hay tình trạng người khác đóng dấu mà việc kiểm tra cơng tác văn thư-lưu trữ vô quan trọng phần định tới thành công hoạt động văn phòng huyện Khơng mà q trình phát sáng kiến cách làm hay cán bộ, nhân viên kịp thời động viên, khen thưởng để họ hăng say với công việc Đồng thời giải thích cho người hiểu tơn trọng quy định công tác văn thư- lưu trữ Tạo tình cảm tốt đẹp cấp cấp SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 78 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập văn phòng UBND huyện Mỹ Đức em thấy cơng tác văn thư –lưu trữ có vị trí quan trọng hoạt động văn phòng, UBND huyện ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động văn phòng hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước Công tác văn thư-lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác quản lý,bao gồm nội dung: xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu cần tổ chức cách khoa học va theo quy định nhà nước Công tác văn thư-lưu trữ văn phòng HĐND UBND huyện Mỹ Đức hạn chế cần khắc phục khơng phủ nhận đóng góp ảnh hưởng đến hiệu hoạt động quan Hiện quan tâm ngày chuyển biến, hoàn thiện sở trang thiết bị, công chức văn thư-lưu trữ cúng đào tạo chuyên môn nghiệp vụ Sau thời gian thực tập văn phòng HĐND UBND huyện Mỹ Đức em rút kinh nghiệm, học quý báu cho thân em ứng dụng phân kiến thức học nhà trường vào thực tế.Kỳ thực tập giúp em làm quen với môi trường làm việc sau này, tăng khả giao tiếp ứng sử với đồng nghiệp Để đạt kết ngồi cố gắng thân bên cạnh ln có giúp đỡ cán bộ, nhân viên văn phòng HĐND UBND huyện Mỹ Đức đặc biệt thầy giáo: Tiến Sỹ Nguyễn Hà Hữu tận tình hướng dẫn em q trình hồn thành khoá luận Em xin chân thành cảm ơn! SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 79 Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 phủ cơng tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày nội dung văn Sách Nghiệp vụ văn phòng trường ĐH Dân Lập Phương Đơng PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, nxb Thống kê Các tài liệu báo cáo quy chế làm việc văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Đức Giáo trình lý luận, phương pháp văn thư trường ĐH Khoa học xã hội & nhân văn PGS.TS Vương Đình Quyển Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ trường CĐ Nội vụ Hà Nội SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 80 ... CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG HĐND - UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI Khái quát chung UBND huyện Mỹ Đức 2.1 Quá trình hình thành phát triển UBND huyện Mỹ Đức Mỹ Đức huyện. .. công tác văn thư 1.5.1 Quản lý văn Văn tất văn quan, tổ chức gửi Là tất loại văn bao gồm văn Quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành ( kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật ) quan, tổ chức. .. việc cho UBND huyện Mỹ Đức gồm có 12 phòng ban chun mơn sau:( xem phụ lục 2) Văn phòng UBND huyện Phòng Tài Kế hoạch Phòng tư pháp Phòng Thanh tra Phòng Y tế Phòng văn hố- thơng tin Phòng tài