Hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG ––––––––––––––––––––––––– TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH CAO BẰNG http://mail.caobang.gov.vn Tháng năm 2011 Tài liệu Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Cao Bằng - CBITC biên soạn MỤC LỤC PHẦN I - MỞ ĐẦU 1 Giới thiệu .1 Các thông số hệ thống: Một số qui định khai thác, sử dụng thư điện tử hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Cao Bằng 3.1 Đặt tên hộp thư: .1 3.2 Cấp phát thay đổi hộp thư 3.3 Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ: .2 PHẦN II - SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN INTERNET – WEBMAIL CLIENT3 Mở đóng hộp thư: .3 1.1 Mở hộp thư: 1.2 Đóng hộp thư ( Đăng xuất ): Giao diện tương tác với người dùng: 2.1 Giao diện 2.2 Một số tính tương tác với người dùng Thao tác với thư: 3.1 Soạn gửi thư 3.2 Nhận thư đọc thư .14 3.3 Hồi âm chuyển tiếp thư 16 3.4 Tùy biến giao diện mục “Thư đến” 17 3.5 Các tính dùng cho xử lý thư 19 Các chức khác hệ thống thư: 23 4.1 Quản lý thư mục lưu trữ .23 4.2 Quản lý Sổ địa (Address Book) 24 4.3 Chức Lịch làm việc (Calendar) 26 4.4 Chức Tác vụ (Task) .29 4.5 Chức Tài liệu (Documents) 30 4.6 Chức Cặp tài liệu (BriefCase) .30 4.7 Chức nhắn tin tức thời (Instant messaging - chat) .32 Một số thiết lập 33 5.1 Tùy chỉnh giao diện người dùng: 34 5.2 Tùy chọn ngôn ngữ hiển thị: 35 5.3 Thay đổi mật đăng nhập: .36 5.4 Thiết lập lọc thư 37 5.5 Thiết lập tự động chuyển tiếp thư với tài khoản khác 38 5.6 Tạo lập sử dụng chữ ký 42 5.7 Nhập/Xuất (Import/Export) liệu tài khoản hộp thư - lưu dự phòng 43 PHẦN III - DUYỆT THƯ BẰNG ỨNG DỤNG OUTLOOK EXPRESS 47 Khởi động thiết lập ban đầu: 47 Sử dụng Outlook Express bản: .53 2.1 Soạn gửi thư: 53 2.2 Trả lời thư: 54 2.3 Chuyển tiếp thư: 54 2.4 Xóa thư: 54 PHẦN IV – MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN 55 Đảm bảo an toàn sử dụng thư điện tử 55 Một số lưu ý giao tiếp thư điện tử 57 UBND tỉnh Cao Bằng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– PHẦN I - MỞ ĐẦU Giới thiệu Hiện nay, sử dụng thư điện tử trở thành nhu cầu cần thiết với cá nhân, tổ chức Đối với quan nhà nước, Chính phủ có Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày tháng 12 năm 2008 tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử quan nhà nước Tại Cao Bằng, UBND tỉnh đầu tư đưa vào sử dụng hệ thống thư điện tử (email) công vụ nhằm trang bị cho cán công chức thuộc quan nhà nước, tổ chức trị xã hội thuộc tỉnh để trao đổi thông tin, văn công tác chuyên môn Hệ thống ngồi việc đáp ứng tính tiêu chuẩn nhà nước quy định có tính bảo mật cao, ổn định Với giao diện tiếng Việt, ngồi tính gửi nhận thư, hệ thống có ứng dụng kèm theo lập lich, theo dõi công việc, ghi chép, lưu trữ tài liệu,… Hệ thống có hỗ trợ giao thức truy cập IMAP POP nên người dùng xử lý thư trực tuyến web chạy phần mềm duyệt thư máy trạm Oulook Expess, Microsoft Outlook, Thunderbird,… Tài liệu hướng dẫn sử dụng tính webmail client, ứng dụng web để duyệt thư điện tử máy tính người dùng Phần cuối tài liệu hướng dẫn cách thiết lập sử dụng phần mềm Oulook Express Các thông số hệ thống: Địa Internet: Incoming mail server: Server Port number incoming mail (POP3): SSL Outgoing mail server: Port number outgoing mail (SMTP): SSL Trình duyệt hỗ trợ: mail.caobang.gov.vn mail.caobang.gov.vn 995 ON mail.caobang.gov.vn 465 ON Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Macintosh Safari Và số trình duyệt thơng dụng khác Một số qui định khai thác, sử dụng thư điện tử hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Cao Bằng 3.1 Đặt tên hộp thư: Hộp thư người dùng (còn gọi tài khoản, ID, user, địa thư điện tử) hệ thống thư điện tử quan nhà nước tỉnh Cao Bằng đặt tên theo quy ước có dạng: tênhộpthư@caobang.gov.vn , phần @caobang.gov.vn không thay đổi Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ UBND tỉnh Cao Bằng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– tài khoản Có loại hộp thư người dùng: loại dành cho đơn vị loại dành cho cá nhân: Hộp thư dành cho quan, tổ chức, phòng, ban, phận,… gọi hộp thư đơn vị có dạng: tênđơnvị@caobang.gov.vn Tên đơn vị viết tắt, tên đơn vị viết tắt gây khó hiểu viết tắt phần viết đầy đủ Ví dụ: Sở Kế hoạch Đầu tư: Hội Chữ thập đỏ: sokhdt@caobang.gov.vn hoichuthapdo@caobang.gov.vn Hộp thư dành cho cá nhân: cán công chức viên chức, viên chức chuyên môn thuộc quan trực thuộc tỉnh có địa hộp thư có dạng: tênhọđệm@caobang.gov.vn, đó: - Tên: tên cán công chức, viết không dấu, không chứa ký tự mà bàn phím máy tính khơng có, đ, ư, ơ, ô, ê (đ viết thành d, viết thành u,…) - Họđệm: họ tên đệm cán công chức, phần viết tắt Ví dụ: hộp thư Nơng Văn Đạt đặt datnv@caobang.gov.vn Nếu cán bộ, công chức trùng tên có dẫn thêm hai chữ số thứ tự đăng ký tên đơn vị công tác kèm dấu chấm Ví dụ: datnv2@caobang.gov.vn datnv.soyte@caobang.gov.vn 3.2 Cấp phát thay đổi hộp thư Hiện tại, Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông UBND tỉnh giao nhiệm vụ quản trị, vận hành hệ thống thư điện tử tỉnh Các sở, ngành, tổ chức trị, xã hội, UBND huyện, thị đơn vị trực thuộc, xã, lập danh sách gửi Trung tâm để tạo lập, thay đổi, hủy bỏ địa thư Chi tiết quy định xem Quy chế sử dụng thư điện tử hoạt động quan nhà nước tỉnh Cao Bằng, ban hành kèm theo định số 75/QĐ -UBND ngày 14 tháng 01 năm 2011 Chủ tịch UBND tỉnh Cao Bằng 3.3 Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ: - Hỗ trợ qua thư điện tử: hotromail@caobang.gov.vn; cnttcb@vnn.vn - Địa đơn vị quản trị hệ thống, hỗ trợ người dùng: Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Cao Bằng, số 113 Phố Cũ, Thị xã Cao Bằng - Hỗ trợ qua điện thoại: (026)3955899 UBND tỉnh Cao Bằng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– PHẦN II - SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN INTERNET – WEBMAIL CLIENT Mở đóng hộp thư: 1.1 Mở hộp thư: Hộp thư điện tử công vụ tỉnh Cao Bằng truy cập hai cách: sử dụng trình duyệt web (Internet Explorer, Firefox,…) dùng chương trình Mail Client (Microsoft Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird…) Sử dụng trình duyệt web thuận tiện dù đâu, cần có máy vi tính nối mạng Internet sử dụng Sau bước truy nhập hộp thư trình duyệt web: - Bước 1: Mở trình duyệt web (trong hướng dẫn Internet Explorer, trình duyệt khác thực tương tự): Bằng cách: + Cách 1: Vào menu Start  Programs  Internet Explorer + Cách 2: Click kép (bấm kép chuột) vào biểu tượng Internet Explorer hình Desktop: Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ UBND tỉnh Cao Bằng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Click đơi vào biểu tượng Internet Explorer hình Desktop - Bước 2: Tại địa trình duyệt (Address), gõ vào địa hệ thống thư mạng Internet: http://mail.caobang.gov.vn sau nhấn phím Enter bấm nút: Xuất giao diện đăng nhập hệ thống: Có thể đăng nhập vào hệ thống thư qua Cổng thông tin điện tử tỉnh Cao Bằng địa http://caobang.gov.vn Từ đây, bấm vào “Thư địện tử” góc phải trang chủ: - Bước 3: Lần lượt nhập tên tài khoản mật khầu bạn vào vùng đăng nhập UBND tỉnh Cao Bằng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Lưu ý: - Đăng nhập tài khoản cần nhập phần tên, khơng cần nhập phần @caobang.gov.vn (ví dụ: địa đầy đủ hộp thư ninhvn@caobang.gov.vn nhập ninhvn) - Mật mặc định cho hộp thư khởi tạo lần đầu quản trị đặt, người dùng cần tự thay đổi Xem hướng dẫn phần sau Nếu tên hộp thư mật không xuất thông báo: Lưu ý: - Một số tên tài khoản mật không bật chế độ nhập tiếng Việt cho bàn phím - Hãy đảm bảo tắt chế độ Caps Lock bàn phím Mật có phân biệt ch ữ hoa, chữ thường Nếu nhập đúng, hệ thống tải hộp thư bạn máy bắt đầu phiên làm việc Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ UBND tỉnh Cao Bằng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Giao diện hệ duyệt thư web - Zimbra Web Client - xuất sau giây lát 1.2 Đóng hộp thư ( Đăng xuất ): Để kết thúc phiên làm việc, bấm chọn Đăng xuất: Lưu ý: Trước thoát khỏi ứng dụng duyệt thư, kể chuyển sang trang web khác, cần phải đăng xuất khỏi hộp thư Nếu không, người khác dùng chung máy tính truy nhập vào tài khoản hộp thư bạn Giao diện tương tác với người dùng : 2.1 Giao diện Giao diện cho người dùng hệ thống thư có dạng sau: Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ UBND tỉnh Cao Bằng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Để giải trùng tên với có lựa chọn: Bỏ qua, Sửa, Thay Đặt lại  Bỏ qua (Ignore): Không quan tâm việc trùng tên Tất khoản mục liệu nhập vào thêm vào kết tồn phiên trước sau xuất  Sửa (Modify): Hệ thống đưa khuyến cáo mục cần sửa có khác  Thay (Replace): Những khoản mục liệu sửa đổi từ thời điểm xuất lưu bị thay liệu nằm tập tin lưu Các khoản mục cũ (bị xóa bỏ sau xuất lưu) thêm vào trở lại, mục tạo sau xuất lưu giữ lại  Đặt lại (Reset): Tất khoản mục bị xóa trước nhập lại từ tập tin lưu Tương tự phần Xuất, phần Nhập có Thiết lập nâng cao Nếu khơng dùng lựa chọn tất liệu tập tin lưu nhập Sau xong lựa chọn, bấm nút Nhập để thực phục hồi lại liệu cho tài khoản thư Chú ý: Do dung lượng liệu tài khoản người dùng cấp phát có giới hạn, trình nhập liệu đến ngưỡng giới hạn có cảnh báo Người dùng khơng tiếp tục nhập dung lượng cho phép 46 UBND tỉnh Cao Bằng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– PHẦN III - DUYỆT THƯ BẰNG ỨNG DỤNG OUTLOOK EXPRESS Outlook Express (OE) chương trình duyệt thư máy trạm, thường có sẵn máy tính dùng hệ điều hành Windows OE cho phép người dùng tải thư điện tử từ máy chủ thư – mail server máy người sử dụng để đọc, viết, chỉnh sửa… thư từ mà khơng cần liên tục kết nối Internet Điểm khác biệt việc duyệt thư ứng dụng máy trạm (trong có OE) với duyệt thư trình duyệt Internet thư tải máy trạm Nếu bạn thường xun làm việc máy tính nên dùng cách duyệt thư phần mềm máy trạm thiết lập cho xóa hết thư máy chủ sau tải Hướng dẫn sau áp dụng cho OE hệ điều hành Windows XP Khởi động thiết lập ban đầu: Bấm Start  Programs  Outlook Express Nếu máy tính lần khởi động OE, có thơng báo sau xuất hiện, nhấn Cancel để bỏ qua 47 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ UBND tỉnh Cao Bằng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Với thông báo tiếp theo, muốn sử dụng OE chương trình duyệt thư máy trạm mặc định bấm vào Yes Nếu lần đầu sử dụng OE máy tính làm việc, phần mềm xuất bước để thực thiết lập tài khoản email Nếu có thiết lập khác trước đó, người dùng cần khai báo thêm tài khoản cách: Từ giao diện OE, bấm Tool, chọn Account … Trong hộp thoại xuất Bấm chọn thẻ Mail, bấm nút Add  chọn Mail … 48 UBND tỉnh Cao Bằng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Bước 1: Display name: nhập tên mà bạn muốn hiển thị thay địa thư thư gửi (thường họ tên tên đơn vị) Nhập xong bấm Next để sang bước Bước 2: E-mail address: nhập đầy đủ địa email, bao gồm phần @caobang.gov.vn, xong bấm Next 49 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ UBND tỉnh Cao Bằng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Bước 3: Hồn thiện thơng số sau bấm Next: My incoming mail server: POP3 Incoming mail server: mail.caobang.gov.vn Outgoing mail server: mail.caobang.gov.vn Bước 4: Nhập tên tài khoản hộp thư vào Accout name mật đăng nhập hộp thư vào Password , tích chọn Remember password để máy nhớ mật cho lần đăng nhập sau 50 UBND tỉnh Cao Bằng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Bước 5: Bầm Finish để kết thúc Người dùng đưa trở giao diện OE Đến đây, phải thiết lập thêm tham số khác cho phù hợp với hệ thống thư công vụ tỉnh Cao Bằng Bước 6: Bấm chọn Tools, chọn Account … Tại hộp thoại Internet Accounts ra, bấm sang thẻ Mail, bấm chọn tên tài khoản cần thiết lập (thường mail.caobang.gov.vn) bấm chọn Properties 51 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ UBND tỉnh Cao Bằng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Làm việc sau với hộp thoại Properties ra:  Hồn thiện tham số: Bấm chọn thẻ Advanced, tích vào 02 ô chọn This server requires a secure connection (SSL); nhập: Outgoing mail (SMTP): 465 Incoming mail (POP3): 995 Nếu tích chọn Leave a copy of message on server thư tải máy trạm, đồng thời vần lưu máy chủ thư; khơng chọn thư máy chủ xóa sau tải xong máy tính làm việc Bấm Apply để lưu lại thiết lập  Đặt tên tài khoản thư (có thể bỏ qua việc này): Bấm thẻ General, OE tự đặt tên cho tài khoản ô Mail Account mail.caobang.gov.vn, người dùng nên thay đổi để dễ kiểm sốt sau, ví dụ đặt “Thư công vụ” Xong bấm nút OK 52 UBND tỉnh Cao Bằng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Đến kết thúc thiết lập ban đầu cho tài khoản OE Để bắt đầu sử dụng, bấm nút công cụ Send/Recv để chương trình thực tải thư từ máy chủ Sử dụng Outlook Express bản: Sau thiết lập thành cơng, người sử dụng thực thao tác như: Soạn gửi thư; trả lời thư; chuyển tiếp thư; xóa thư… 2.1 Soạn gửi thư: Bấm chọn Create Mail công cụ để tạo thư Xuất giao diện soạn thư: 53 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ UBND tỉnh Cao Bằng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Người sử dụng nhập thông tin soạn nội dung thư, với To (người nhận), Cc (đồng gửi), Subject (Tiêu đề / Chủ đề) Nút công cụ Attach dùng để đính kèm tập tin Sau soạn xong nội dung thư, bấm nút Send để gửi thư 2.2 Trả lời thư: Muốn trả lời thư, bấm chọn thư cần trả lời bấm Reply công cụ Xuất giao diện soạn thư trả lời, tương tư soạn thư mới, giao diện phần người nhận tiêu đề thư có sẵn Sau nhập xong nội dung muốn trả lời, bấm chọn Send để gửi thư trả lời 2.3 Chuyển tiếp thư: Muốn chuyển tiếp thư cho hay nhiều người khác, bấm chọn thư muốn chuyển tiếp bấm Forward Cách thực tương tự Trả lời thư 2.4 Xóa thư: Muốn xóa thư, bấm chọn thư muốn xóa bấm Delete cơng cụ 54 UBND tỉnh Cao Bằng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– PHẦN IV – MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN Đảm bảo an toàn sử dụng thư điện tử Sử dụng thư điện tử (email) mang lại nhiều thuận lợi cho người song chứa đựng nhiều rủi ro Sự an toàn, bảo mật dẫn đến thiệt hại như: - Mất mát thông tin, lộ thông tin, thông tin bị thay đổi; - Người khác chiếm dụng tài khoản email; - Email có kèm vi-rút gây lây lan phá hại máy tính, đánh cắp liệu, thơng tin cá nhân Để giảm thiểu nguy an toàn, sử dụng thư điện tử cần lư ý số nguyên tắc sau: Không mở tập tin (file) đính kèm gửi từ địa mà bạn rõ không tin tưởng Kẻ phá hoại gửi file có mã lệnh chứa vi-rút đính kèm thư cho địa Sau người nhận mở tập tin, vi-rút phát tác, gây hại cho máy tính tự động gửi tiếp tập tin có chứa vi-rút đến hàng loạt người dùng khác vào danh sách địa chủ hộp thư bị nhiễm Các thư chứa vi-rút thường dùng tiếng nước Các file chứa vi-rút thường có phần mở rộng EXE, VBS, SCR,… Không bấm vào liên kết đến trang web bạn nghi ngờ Hiện người ta thường tiếp thị, giới thiệu sản phẩm qua thư điện tử Một số người lại lợi dụng thư để dẫn người dùng đến trang web có chứa mã độc Xóa email khơng rõ khơng mong muốn Đừng chuyển tiếp email cho trả lời lại cho người gửi Những email thường thư rác (spam email) Mục đích spam email để quảng cáo hay làm nghẽn đường truyền Internet Không copy vào đĩa cứng file mà bạn rõ không tin tưởng nguồn gốc xuất phát Dùng chương trình diệt virus tin cậy cho máy tính cập nhật thường xuyên Thực việc lưu liệu quan trọng thường xuyên Nếu chẳng may virus xóa tất liệu máy tính bạn có khả phục hồi 55 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ UBND tỉnh Cao Bằng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– liệu quan trọng Các lưu nên cất giữ vị trí riêng biệt cất giữ máy tính khác Hạn chế phổ biến địa thư điện tử công vụ bạn Một số trang web yêu cầu bạn nhập địa thư điện tử để phục vụ bạn việc Khơng dùng địa email cơng vụ để khai báo trang web Rất có thẻ thời gian sau bạn nhận nhiều thư rác Một số trang web yêu cầu mật hộp thư, thường trang lừa đảo để ăn cắp mật Không trả lời, không trả đũa để hạn chế spam Sau nhận hàng loạt thư khơng mong muốn làm phiền bạn Một cách tự nhiên bạn tức giận trả đũa lại người gửi kết bạn nhận nhiều thư spam tài nguyên mạng bị lãng phí nhiều 56 UBND tỉnh Cao Bằng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Một số lưu ý giao tiếp thư điện tử Cũng giống dạng giao tiếp khác, giao tiếp thư điện tử có số quy tắc định, khơng có quy định thức, song người dùng cần lưu ý tuân theo phong cách “văn hóa email”, đặc biệt công sở Tiêu đề thư (subject) Tiêu đề thư cho người nhận biết thư bạn nói mà khơng cần phải đọc hết thư Nó giúp cho người nhận xếp email theo loại Bao tiêu đề phải mang ý thư Tuy nhiên không nên dùng tiêu đề dài Nên tránh tiêu đề chung chung “Kính gửi anh”, “Báo cáo”, “Công việc”, “Thư”,… Hết sức tránh việc gửi thư mà khơng có tiêu đề Hãy hình dung ngày bạn nhận xử lý hàng chục thư khó chịu với thư tiêu đề chung chung, chí khơng có tiêu đề Tránh gửi thư có chủ đề nội dung không ăn nhập với Hiện tượng thường xảy người gửi chọn chế độ trả lời (reply) trả lời cho tất (reply all) từ e-mail cũ để viết thư với nội dung hoàn toàn nhằm tránh thời gian nhập lại địa nhận thư Chủ đề không ăn nhập với nội dung thường làm người nhận không quan tâm cảm thấy bực bội, thiện cảm Ngược lại, chủ đề trao đổi lần trả lời lại soạn thư với tiêu đề khó kiểm sốt mạch cơng việc, từ phía người nhận người gửi Xem người nhận thức Phần ghi địa đầu thư phân thành đối tượng người nhận: Gửi tới (To), Sao gửi (Cc) “Mật gửi” (Bcc) Nếu gửi tới nhiều người, điền tất địa nhận Tuy nhiên nên xem vai trò tiếp nhận xử lý thư này, số người cần nhận “để biết” nên đặt địa họ Cc, người có vai trò Gửi tới - To Người nhận có To Cc khơng biết người Bcc Cần thận trọng “Trả lời tất - Reply All” Cần xem xét kỹ danh sách người nhận thư chọn chức “Trả lời tất cả”: họ có thiết phải nhận phản hồi lời bạn không 57 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ UBND tỉnh Cao Bằng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Ví dụ: Văn phòng cấp tỉnh lập email gửi văn phòng huyện tỉnh yêu cầu nộp báo cáo vào địa email, địa nhận thư “Gửi tới” Nếu bạn văn phòng huyện gửi báo cáo “Trả lời tất cả” huyện khác nhận báo cáo bạn Nên dùng văn bình thường, dùng HTML cần thiết Khi soạn nội dung thư có chế độ bạn chọn Dùng chế độ văn thường (Plain text) bảo đảm trình đọc thư thị nội dung Dùng chế độ HTML trình bày nội dung thư đẹp, người nhận duyệt thư phần mềm không hỗ trợ đọc định dạng HTML không đọc nội dung thư, toàn thư bạn hiểu file đính kèm Với tập tin (file) đính kèm: - Khơng nên đính kèm tập tin lớn, từ 10 MB Tập tin lớn làm người nhận nhiều thời gian chờ đợi tải Nếu đường truyền hay bị đứt quãng, phải tải lại nhiều lần thành cơng Có nhiều giải pháp giúp chuyển tập tin lớn như: sử dụng dịch vụ chia sẻ file Internet; nén file gửi; cắt file thành nhiều file nhỏ gửi - Không nén file gửi không thật cần thiết: dung lượng file gửi kèm khơng lớn nên gắn file theo thư gửi Không nén file nhằm tránh cho người nhận phải thêm động tác giải nén Với file có dung lượng MB khơng thiết phải nén - Nên có giải thích file đính kèm, chí hướng dẫn người nhận sử dụng loại file khơng thơng dụng Nên nói đến việc có gửi kèm file nội dung email Ngoài ra, bạn cần đặt tên phù hợp, thể xác nội dung cho file đính kèm, không nên đặt tên file chung chung “baocao”, “danhsach”, “bienban”,… - Lưu ý rằng, file đính kèm bạn bị nhiễm vi-rút, người nhận khơng nhận thư Chữ viết: - Tránh lạm dụng viết tắt Một số cụm từ, bạn thông dụng bạn thường xuyên viết tắt xa lạ với người khác, khác lĩnh vực chuyên môn công tác Cũng đừng áp đặt chữ viết tắt riêng bạn cho người khác, ví dụ viết “of” thay cho “của” - Viết hoa, thường hợp lý 58 UBND tỉnh Cao Bằng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Khơng nên viết tồn nội dung tiêu đề thư toàn chữ in hoa toàn chữ thường, với thư công vụ - Chú ý lỗi tả Hãy sốt kỹ trước bấm nút “Gửi” - Tránh viết chữ Việt không dấu Có thể ban đầu sử dụng máy tính bạn gặp nhiều khó khăn để viết chữ có dấu, dịp để luyện tập Hãy cố gắng Thư có bố cục Tương tự thư viết, thư điện tử mang thông điệp từ người gửi đến người nhận, thư điện tử ngắn gọn, súc tích Thơng lệ, thư điện tử có phần mào đầu, phần nội dung phần kết thúc Với mối quan hệ thường xuyên, quyen biết bỏ qua vấn đề này, với mối quan hệ với người cần tơn trọng bạn nên áp dụng Phần mào đầu thư thường câu chào “Kính gửi …”; kết thúc thư thường lời chúc hay cám ơn Nội dung ngắn gọn, mạch lạc Với người nhận phải xử lý nhiều thư, việc đọc thư viết rối rắm dài dòng điều khó chịu Để thư dễ đọc, khơng nên viết dòng q dài, chừng đủ độ rộng hình nên ngắt dòng, trừ nội dung văn trích dẫn Đánh số thứ tự gạch đầu dòng ý cách nhiều người ưa dùng Thư cơng vụ nên có chữ ký “Chữ ký” email họ tên người gửi, có thêm thơng tin chức danh, tên quan, số điện thoại, địa chỉ,… Một số trường hợp, người nhận có nhu cầu liên lạc bằng điện thoại với người gửi, chữ ký đủ thông tin tiện lợi cho họ liên hệ lại 10 Nên trả lời thư sớm Sớm trả lời thư thể tôn trọng người gửi Một số hệ thống thư có chức tự động trả lời, bạn thiết lập chức thường bận rộn, song với thư cần bạn có ý kiến nên có trả lời cụ thể 11 Cắt bớt thông tin cũ trả lời thư 59 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ UBND tỉnh Cao Bằng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Với chủ đề trao đổi qua lại nhiều lần, thông tin thư cũ làm dài thêm phần nội dung thư, khó kiểm sốt thơng tin Bạn xóa hết phần thư cũ dài xóa bớt để lại phần quan trọng –––––––––––––––––––––––––––––––– 60 ... dụng khác Một số qui định khai thác, sử dụng thư điện tử hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Cao Bằng 3.1 Đặt tên hộp thư: Hộp thư người dùng (còn gọi tài khoản, ID, user, địa thư điện tử) hệ thống. .. 12 năm 2008 tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử quan nhà nước Tại Cao Bằng, UBND tỉnh đầu tư đưa vào sử dụng hệ thống thư điện tử (email) công vụ nhằm trang bị cho cán công chức thuộc quan... thác, sử dụng thư điện tử hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Cao Bằng 3.1 Đặt tên hộp thư: .1 3.2 Cấp phát thay đổi hộp thư 3.3 Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ: