quy trình văn thư kiểm soát công văn đi và đến tại công ty cổ phần VT TM đường sắt

QUY TRÌNH VĂN THƯ KIỂM SỐT CƠNG VĂN ĐI VÀ ĐẾN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VT & TM ĐƯỜNG SẮT Doanh nghiệp thực chất hệ thống hoạt động chuyển hóa yếu tố đầu vào thành đầu dạng sản phẩm dịch vụ Nhà quản trị thông hiểu hệ thống vận hành bên bên nhà quản trị giỏi, có khả phối hợp mối liên hệ người với tiềm vật chất, tài chính, thông tin ….sẽ giúp hoạt động doanh nghiệp kinh doanh với hiệu cao Hiện công tác Công ty cổ phần vận tải thương mại Đường sắt Cơng ty tơi có hoạt động kinh doanh lĩnh vực: Vận tải đường sắt, du lịch, khách sạn – nhà hàng , Quảng cáo – xuất nhập khẩu…mỗi hoạt động kinh doanh có quy trình tác nghiệp riêng, SOP ( Standard of Product) ln thay đổi cho phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh khó khăn lập áp dụng quy trình Ở cơng ty tơi có quy trình như: quy trình giao nhận, vận chuyển xếp dỡ hàng, quy trình xây dựng, thực tour du lịch, quy trình mua hàng, quy trình tuyển dụng, đào tạo, quy trình kiểm sốt cơng văn đến… Trong viết tơi xin trình bày quy trình văn thư kiểm sốt công văn đến công ty cổ phần VT & TM Đường sắt I , MỤC ĐÍCH : - Nhằm quản lý tốt loại công văn đến Công ty, công văn lưu chuyển đến địa liên quan, quản lý xử lý mát, thất lạc loại công văn - Đảm bảo việc sử dụng quản lý loại dấu mục đích an tồn theo quy định Nhà nước - Đảm bảo loại công văn phải soạn thảo theo mẫu thống - Lưu trữ công văn nhằm tra cứu cần thiết * CÁC VĂN BẢN CÓ LIÊN QUAN Bài tập cá nhân - QTHD Trang - Quy định hành quản lý sử dụng dấu: Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 - Quy trình Kiểm soát hồ sơ mã số: QT HC-02 - Văn 1145/VPCP - HC ngày 1/4/1998 Văn phòng Chính phủ mẫu trình bày văn II, NHIỆM VỤ CỦA MỖI BỘ PHẬN CÓ LIÊN QUAN : Trưởng phận: - Trưởng phận nhân viên có liên quan phải đảm bảo việc soạn thảo cơng văn theo mẫu biểu có liên quan - Trưởng Phòng người uỷ quyền phải đọc, kiểm tra cơng văn đơn vị để ký tắt trình ký theo quy định Nhân viên văn thư Công ty: - Tiếp nhận, vào sổ theo dõi cơng văn, kiểm sốt cơng văn cách trình bày trước đóng dấu đóng dấu cơng văn đến - Nhân chuyển công văn đi, công văn đến tới địa nhận theo yêu cầu - Lưu quản lý công văn lưu theo quy định hành Nhà nước - Trực tiếp đóng dấu công văn quản lý loại dấu theo quy định hành Nhà nước - Kiểm tra theo dõi tình hình cơng văn chuyển Giám đốc, Phó Giám Đốc Cơng ty: - Xem xét, phê duyệt, xử lý công văn đi, đến theo thẩm quyền - Phê chuyển công văn cho Trưởng phòng, ban chức năng, Giám đốc đơn vị trực thuộc xử lý, triển khai thực III, QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP: Các loại cơng văn đến văn phòng khơng có cách quản lý khoa học chúng chẳng khác mớ hỗn loạn, khơng thể kiểm sốt Cơng văn đi: 1.1 Soạn thảo công văn đi: Bài tập cá nhân - QTHD Trang - Khi soạn thảo công văn, người soạn phải tuân thủ theo biểu mẫu tương ứng - Trưởng phận, người uỷ quyền phải rà sốt lại cơng văn soạn thảo trước ký, ký nháy để chuyển Ban giám đốc ký duyệt 1.2 Kiểm sốt cơng văn đi: - Nhân viên văn thư phải kiểm tra : hình thức văn bản, lỗi tả, văn phong phù hợp theo mẫu quy định , có sai sót phải phản ánh kịp thời sai sót cho Trưởng phòng người uỷ quyền biết để xử lý, kiểm tra chữ ký người có thẩm quyền phát hành, nhân đóng dấu cơng văn, ghi số cơng văn váo sổ chuyển công văn đến địa yêu cầu - Việc chuyển công văn thực cách gửi thư bưu chính, fax, trao trực yêu cầu người phát hành công văn Sau gửi cơng văn phải có lưu chứng gửi Công văn đến: Kiểm sốt cơng văn : - Nhân viên văn thư phải đóng dấu cơng văn đến nhận cơng văn vào sổ cơng văn đến, sau chuyển cơng văn đến theo địa đích danh ghi cơng văn - Nhân viên văn thư trực tiếp chuyển công văn đến không ghi rõ địa nơi nhận cho trưởng phòng TC-HC người uỷ quyền xem xét, phân loại để chuyển công văn - Nhân viên văn thư nhận lại công văn ghi lệnh chuyển, nhân để lưu chuyển theo lệnh Công văn lưu phải lưu theo quy định quy trình kiểm sốt hồ sơ chất lượng (QT HC-02) - Các cơng văn chuyển đến phòng, ban đơn vị trực thuộc để giải phải có xác nhận nhận đơn vị Kiểm sốt dấu: Bài tập cá nhân - QTHD Trang - Nhân viên văn thư phải quản lý chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn loại dấu giao chịu trách nhiệm đảm bảo việc đóng dấu vào công văn theo quy định hành Nhà nước - Chỉ có Trưởng Phòng TC-HC người uỷ quyền quản lý sử dụng dấu nhân viên văn thư vắng Lưu hồ sơ, công văn :  Sổ công văn: Sổ đăng ký công văn đi, đến phải phân loại, xếp theo trình tự thời gian để dễ kiểm soát tra cứu, lưu giữ văn phòng để tra cứu cần khoảng thời gian tối thiểu là: 02 năm kể từ ngày kết thúc ghi sổ  Công văn lưu: - Công văn lưu phải lưu giữ văn phòng thời gian tối thiểu là: 02 năm kể từ ngày giao nhận cơng văn - Cơng văn lưu phải phân loại, xếp theo trình tự, theo thứ tự thời gian để dễ kiểm soát tra cứu Mẫu biểu công văn theo quy định nhà nước :  Mẫu biểu sổ đăng ký công văn đi: QT - HC – 03/BM01  Mẫu biểu sổ đăng ký công văn đến: QT - HC – 03/BM02  Mẫu biểu soạn thảo công văn đi: QT - HC – 03/BM03  Mẫu biểu soạn thảo Quyết định: QT - HC – 03/BM04  Mẫu biểu soạn thảo Tờ trình: BM HC-03/BM05 Đây quy trình cơng tác văn thư Công ty cổ phần vận tải thương mại Đường sắt thực Với quy trình tác nghiệp cho cơng tác văn thư cón tồn bất cập sau: - Mất nhiều thời gian cho việc cập nhật phân phát công văn nội công ty Bởi công ty có nhiều phận khơng tập trung địa điểm - Văn thư gặp nhiều khó khăn cần phải tra cứu lại công văn đi, cơng văn đến thời gian dài trước Bài tập cá nhân - QTHD Trang Giải pháp để quy trình thực tốt hơn: - Ứng dụng phần mềm máy tính quản lý hồ sơ Khi tiếp nhận công văn đến chuyển công văn đi, nhân viên văn thư scan văn đính kèm phần mềm Văn giấy sau scan xong lưu trữ để làm Phần mềm giúp cho việc tìm kiếm công văn nhận chuyển nhanh - Những công văn nội công ty, gửi vào thư mục chung tồn cơng ty, tốn thời gian cho việc đến phòng ban phân phát, ký nhận Câu 2: Theo anh/chị nội dung môn học Quản trị hoạt động áp dụng vào cơng việc anh/chị doanh nghiệp anh/chị nay? Anh/chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Bài làm: Môn học Quản trị hoạt động với kiến thức học 5S, Just-In-Time, TPS, Lean giúp cho tơi nhận thấy nhiều vấn đề bất cập tồn quy trình tác nghiệp cơng ty tơi Có nhiều kiến thức áp dụng, tơi chọn nội dung nguyên tác 5S Nghĩa là: “ Sort – sàng lọc”, “Simplifysắp xếp ”, “Shine – sẽ”, “Standardize – sẵn sàng” , “Sustain – săn sóc” Sàng lọc: Là phân loại loại bỏ, chuyển nơi khác khơng dùng đến nơi làm việc, giữ dụng cụ, phương tiện hỗ trợ cho công việc Sắp xếp: Là đặt thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi xếp nên sử dụng phương tiện trực quan cách rõ ràng, đễ người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ hành động dư thừa gây lãng phí thời gian Sạch sẽ: Tất thành viên đơn vị cần có ý thức tham gia giữ gìn vệ sinh mơi trường làm việc Văn phòng sẽ, ngăn nắp giúp nhân viên thêm cảm hứng công việc so với lộn xộn, bừa bãi Bài tập cá nhân - QTHD Trang Sẵn sàng: Xác lập hệ thống kiểm soát trực quan, dán nhãn đánh dấu màu sắc Tạo điều kiện dễ dàng việc tìm kiếm, trì việc sàng lọc, xếp Săn sóc: Tạo thói quen tự giác tuân thủ quy định nơi làm việc Duy trì kiểm tra định kỳ với nguyên tắc xác lập, xây dựng định hình văn hố cơng ty 5S phương pháp hiệu để cải tiến môi trường làm việc nâng cao suất doanh nghiệp Khi xây dựng 5S xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc Nơi làm việc trở nên ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ ln sẵn sàng cho công việc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an toàn Khi thực 5S thành công , thứ không cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc, vật dụng cần thiết xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sẽ, bảo dưỡng, bảo quản Từ hoạt động 5S nâng cao tinh thần tập thể, tạo hoà đồng người, qua người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm ý thức cơng việc 5S áp dụng nhiều công ty ngày trở nên phổ biến vì: - 5S áp dụng loại hình tổ chức qui mơ doanh nghiệp - 5S áp dụng doanh nghiệp lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ - Triết lý 5S đơn giản, khơng đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó * Đơn cử việc áp dụng 5S vào hoạt động tác nghiệp công ty CP vận tải TM Đường Sắt : - Đưa thông báo quy định 5S lên tin nội công ty để người nhận thức tự giác tuân theo, mang 5S vào họp để thảo luận, buộc tất phòng ban thực hiên 5S Các bước áp dụng 1, Xem xét thực trạng, chuẩn bị thực 2, Phát động toàn thể cán bộ, nhân viên công ty thực Bài tập cá nhân - QTHD Trang 3, Sàng lọc hồ sơ, công cụ lao động không cần thiết loại bỏ lý 4, Sắp xếp văn phòng, máy móc sản xuất theo phương pháp khoa học, thuận tiện với công việc phận 5, Mọi người tự giác làm môi trường làm việc ( dọn vệ sinh, khơng hút thuốc … ) 6, Luôn sẵn sàng công việc, tập trung giải công việc nhanh nhất, hiệu 7, Tổ chức đánh giá định kỳ Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị hoạt động sản xuất tác nghiệp Bài giảng TS Nguyễn Danh Nguyên Tài liệu : Quản trị sản xuất dịch vụ tác giả GS.TS Đồng Thị Thanh Phương http://www.slideshare.net/gaconnhome1988/20-ky-nang-xay-dung-va-thuchien-5-s Bài tập cá nhân - QTHD Trang ... hành cơng văn Sau gửi cơng văn phải có lưu chứng gửi Công văn đến: Kiểm sốt cơng văn : - Nhân viên văn thư phải đóng dấu cơng văn đến nhận cơng văn vào sổ cơng văn đến, sau chuyển cơng văn đến theo... trình công tác văn thư Công ty cổ phần vận tải thư ng mại Đường sắt thực Với quy trình tác nghiệp cho cơng tác văn thư cón tồn bất cập sau: - Mất nhiều thời gian cho việc cập nhật phân phát công văn. .. dõi cơng văn, kiểm sốt cơng văn cách trình bày trước đóng dấu đóng dấu công văn đến - Nhân chuyển công văn đi, công văn đến tới địa nhận theo yêu cầu - Lưu quản lý công văn lưu theo quy định hành