CHƯƠNG TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN 2.1 Nên viết tên mục 2.1 lên bảng Sau dành 1-2 phút để hệ thống lại cách tổng quát nội dung giới thiệu mục 2.1 trước bước vào mục 2.2 2.2 Vận dụng quy định pháp luật kế toán Việt Nam để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp 2.2.1 Tổ chức vận dụng quy định pháp luật kế toán để xây dựng danh mục biểu mẫu chứng từ kế toán * Khái niệm: Chứng từ kế tốn vừa phương tiện thơng tin, vừa phương tiện để chứng minh văn tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hồn thành Thơng tin kinh tế tài kế tốn có giá trị pháp lý có chứng từ kế tốn chứng minh Theo quy định kế toán hành, nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh phải lập chứng từ kế toán * Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: - Hệ thống chứng từ bắt buộc: + Là chứng từ kế toán phản ánh quan hệ kinh tế pháp nhân, có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính chất phổ biến rộng rãi + Nhà nước tiêu chuẩn hóa quy cách, mẫu biểu, tiêu phản ánh, phương pháp lập + Áp dụng thống cho tất lĩnh vực thành phần kinh tế VD: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,… - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: + Là chứng từ kế toán sử dụng nội doanh nghiệp + Nhà nước hướng dẫn tiêu đặc trưng để ngành, doanh nghiệp sở vận dụng + Có thể thay số tiêu, thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với yêu cầu quản lý doanh nghiệp VD: Bảng chấm công, giấy đường, bảng kê mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên lý tài sản cố định… Tham khảo: - Hệ thống chứng từ ban hành kèm theo đinh số 15/2006/QĐ – BTC áp dụng doanh nghiệp - Hệ thống chứng từ ban hành theo định số 48/2006/QĐ – BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa nhỏ - Hệ thống chứng từ ban hành kèm định số 19/2006/QĐ – BTC áp dụng đơn vị hành nghiệp (Nên đảo lại thứ tự giới thiệu tài liệu tham khảo theo trình tự: QĐ 15 trước, đến QĐ 48 áp dụng cho doanh nghiệp, sau nói đến QĐ 19 QĐ áp dụng cho đơn vị hành nghiệp- lô gic hơn) Các doanh nghiệp tùy đặc điểm, chế quản lý số lượng loại nghiệp vụ KTTC phát sinh để lựa chọn sử dụng loại chứng từ kế toán cho phù hợp với điều kiện cụ thể Trường hợp chứng từ kế tốn chưa có mẫu quy định đơn vị kế toán tự lập mẫu chứng từ phải có đầy đủ nội dung chứng từ * Theo Luật kế toán Việt Nam, nội dung chứng từ kế toán bao gồm: (Điều 17 Luật kế toán) - Tên số hiệu chứng từ kế toán - Ngày, tháng , năm lập chứng từ kế toán - Tên, địa đơn vị cá nhân lập chứng từ kế toán - Tên, địa đơn vị cá nhân nhận chứng từ kế toán - Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh - Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh - Chữ ký, họ, tên người lập, người duyệt người liên quan tới chứng từ kế toán Lưu ý: - Chữ ký người phải thống nhất, ký phải bút bi bút mực, không ký bút đỏ, bút chì, chữ ký chứng từ chi tiền phải ký theo liên, - Đối với chứng từ điện tử, loại chứng từ kế tốn có nội dung quy định chứng từ thông thường, phải có chữ ký điện từ, thể dạng liệu điện tử, mã hóa mà khơng bị thay đổi trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin băng từ,đìa từ, loại thẻ toán Khi lập chứng từ dạng điện tử phải tuân thủ nội dung quy định đồng thời in giấy lưu trữ theo quy định 2.2.2 Tổ chức vận dụng quy định pháp luật kế toán để tổ chức lập, kiểm tra luân chuyển chứng từ kế toán Sau xác định danh mục hệ thống chứng từ kế toán mà đơn vị lựa chọn phương tiện phù hợp, nghiệp vụ KTTC phản ánh vào chứng từ, kiểm tra chứng từ lập luân chuyển chứng từ theo quy định Luật chế độ kế toán * Tổ chức lập chứng từ kế toán (Điều 19 điều 20 Luật kế tốn) - Khi có nghiệp vụ KTTC phát sinh liên quan đến hoạt động đơn vị kế tốn phải lập chứng từ kế tốn Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ phát sinh thực hoàn thành - Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ tiêu, kịp thời, xác theo nội dung quy định mẫu Nội dung nghiệp vụ chứng từ phải trung thực với nội dung nghiệp vụ KTTC phát sinh, khơng viết tắt, tẩy xố, sửa chữa; số tiền viết chữ phải khớp, với số tiền viết số; viết phải dùng bút mực; số chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xố, sửa chữa khơng có giá trị tốn khơng sử dụng ghi sổ kế tốn Trường hợp viết sai vào mẫu chứng từ kế toán phải huỷ bỏ cách gạch chéo vào chứng từ viết sai - Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định cho chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than Liên gửi cho bên ngồi phải có dấu doanh nghiệp * Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán Tất chứng từ kế toán DN lập hay bên chuyển đến tập trung phòng kế tốn DN trước ghi sổ phải kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp pháp, hợp lý nghiệp vụ KTTC phát sinh chỉnh lý sai sót (nếu có) Kiểm tra chứng từ có ý nghĩa định đến chất lượng cơng tác kế tốn - Nội dung kiểm tra gồm: + Kiểm tra tính trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý nghiệp vụ KTTC phát sinh ghi chứng từ, đối chiếu với tài liệu có liên quan + Kiểm tra tính xác tiêu số liệu giá trị ghi chứng từ - Khi kiểm tra chứng từ kế toán phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, quy định quản lý kinh tế, tài Nhà nước, phải từ chối thực báo cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời - Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung chữ số không rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh Sau kiểm tra chứng từ kế tốn đảm bảo u cầu nói dùng để ghi sổ kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc loại, lập bảng tính tốn phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế tốn, ghi sổ kế toán,… * Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại liên quan tới nhiều phận, có vị trí khác cơng tác kế tốn quản lý Do sau kiểm tra hồn chỉnh cần phải xây dựng quy trình ln chuyển chứng từ đảm bảo chứng từ tới cá nhân phận liên quan để họ xử lý theo chức nhiệm vụ quy định - Kế toán trưởng chịu trách nhiệm xây dựng tổ chức thực quy trình luân chuyển loại chứng từ, quy định rõ đường chứng từ chức trách nhiệm vụ phận cá nhân - Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn bao gồm bước sau: + Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán + Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra ký chứng từ kế tốn, trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt + Phân loại, xếp chứng từ kế toán, định khoản ghi sổ kế toán + Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn - Quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động DN, tổ chức máy kế toán, đặc điểm loại nghiệp vụ KTTC phát sinh loại chứng từ kế toán Phải xây dựng hợp lý, đảm bảo cho chứng từ vận động qua khâu nhanh nhất, tránh khâu trung gian, tiết kiệm thời gian Ví dụ 1: Quy trình nhập xuất kho cơng ty sau: - Khi cơng ty nhập xuất kho có bên tham gia: kế toán kho, thủ kho, người giao hàng - Khi tiến hành nhập kho: kế toán kho, thủ kho người giao hàng đếm số lượng, trường hợp sản phẩm nhập kho cần phải kiểm tra chất lượng phải có nhân viên kiểm tra chất lượng, lập biên kiểm nghiệm đạt chất lượng hay chưa - Khi kiểm tra đủ số lượng chất lượng, kế tốn kho lập phiếu nhập kho, hay phiếu xuất kho Phiếu nhập xuất kho lập sau: + Kế tốn kho lập PNK PXK thành hay liên tùy theo yêu cầu đơn vị (liên lưu nơi lập, liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau chuyển cho phòng kế tốn, liên giao cho người nhận người giao hàng) + Khi lập PNK PXK kế toán phải ghi rõ tên đơn vị nhập, người tham gia, tên sản phẩm, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, ký tên vào + Cột ngày tháng thủ kho ghi sau xem số lượng Và bên tham gia ký vào phiếu nhập phiếu xuất 2.2.3 Tổ chức vận dụng quy định pháp luật kế toán để tổ chức bảo quản, lưu trữ tiêu hủy chứng từ kế toán *Bảo quản lưu trữ: - Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán - Chứng từ kế tốn phải lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, xếp thành hồ sơ riêng, phải xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo kỳ kế toán năm - Lưu trữ phải - Nơi lưu trữ: kho DN thuê tổ chức lưu trữ - Thời gian lưu trữ: Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán + Tối thiểu năm: Tài liệu dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên DN, không dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập BCTC VD: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho,… + Tối thiểu 10 năm: Chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập BCTC VD: Bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, BCTC quý – năm DN,… + Vĩnh viễn: Tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng * Tiêu hủy tài liệu kế toán - Hết hạn lưu trữ tiêu hủy chứng từ - Thành lập “ Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” gồm: Lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng, đại diện phận lưu trữ - Khi tiêu hủy phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu, lập “danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy”, “biên tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” - Hình thức tiêu hủy: tự chọn: cắt, đốt, xé… 2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn để thu thập thơng tin kế tốn số nghiệp vụ chủ yếu 2.3.1 Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn tiền Căn vào chứng từ: - Chứng từ trực tiếp: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có,… - Chứng từ liên quan khác: Giấy đề nghị tạm ứng, ủy nhiệm chi, giấy lĩnh tiền mặt,… *Xử lý luân chuyển chứng từ thu tiền mặt A- Người nộp tiền chuẩn bị tiền (1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên) (2) Trình kế tốn trưởng ký duyệt (3 liên) (3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên) - lưu liên (4) Chuyển liên 2, cho thủ quỹ (5) Thủ quỹ thu tiền ký nhận vào phiếu thu (2 liên) (6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) - người nộp tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ (8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt (9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt (10) (11) Chuyển phiếu thu cho phận liên quan ghi sổ, sau chuyển trả phiếu thu cho kế toán tiền mặt (12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu B- Kết thúc Ví dụ 2: Trong tháng cơng ty A có nghiệp vụ sau: Ngày 5/6/2014, cơng ty B tốn tiền hàng X cho cơng ty A theo HĐ 00123456 số tiền 10.000.000 VNĐ , thuế GTGT 10% Yêu cầu: Xác định trình tự lập luân chuyển phiếu thu Trả lời: Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu tiền từ việc xuất bán mặt hàng X Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền: Hóa đơn tốn theo HĐ số 00123456 Kế toán tiền mặt đối chiếu chứng từ đề nghị thu tiền, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ: đủ phê duyệt phận, quy định , quy chế cơng ty Sau chuyển kế toán trưởng xem xét Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị toán chứng từ liên quan Giám đốc phó giám đốc phê duyệt Kế toán tiền mặt lập phiếu thu Kế toán trưởng ký vào phiếu thu Chuyển phiếu thu cho kế toán tiền mặt, Kế toán lưu liên 1, chuyển liên cho thủ quỹ Đối với giao dịch tiền mặt quỹ: Khi nhận phiếu thu (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ phải: - Kiểm tra số tiền phiếu thu với chứng từ gốc - Kiểm tra nội dung ghi phiếu thu có phù hợp với chứng từ gốc - Kiểm tra ngày, tháng lập phiếu thu chữ ký người có thẩm quyền - Kiểm tra số tiền thu vào xác để nhập quỹ tiền mặt - Cho người nộp ký vào phiếu thu - Thủ quỹ ký vào phiếu thu vào giao cho khách hàng liên - Sau Thủ quỹ vào phiếu thu ghi vào sổ quỹ - Cuối cùng, Thủ quỹ giao liên lại cho kế toán * Xử lý luân chuyển chứng từ chi tiền mặt A- Người nộp tiền chuẩn bị tiền (1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên) (2) Trình kế tốn trưởng ký duyệt (3 liên) (3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên) - lưu liên (4) Chuyển liên 2, cho thủ quỹ (5) Thủ quỹ thu tiền ký nhận vào phiếu thu (2 liên) (6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) - người nộp tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ (8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt (9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt (10) (11) Chuyển phiếu thu cho phận liên quan ghi sổ, sau chuyển trả phiếu thu cho kế toán tiền mặt (12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu B- Kết thúc Ví dụ 3: Ngày 10/6/2014, Cơng ty A tốn tiền tạm ứng mua ngun vật liệu cho ơng C giao dịch với cơng ty D theo hóa đơn số 0001357 số tiền 10.000.000VNĐ Trình tự luân chuyển phiếu chi: Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị chi tiền Chứng từ kèm theo: Giấy toán tiền tạm ứng mua NVL theo HĐ số 0001357 Kế toán tiền mặt đối chiếu chứng từ với đề nghị chi tiền, đảm bảo tính hợp lý hợp lệ (có đủ chữ ký, tuân thủ quy định quy chế tài cơng ty) Sau chuyển kế toán trưởng xem xét Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị toán Phê duyệt Giám đốc phó giám đốc Kế toán tiền mặt lập phiếu chi Kế toán trưởng ký phiếu chi Thực chi tiền Đối với giao dịch tiền mặt quỹ: Khi nhận phiếu chi kế toán lập kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ cần phải: - Kiểm tra số tiền phiếu chi với chứng từ gốc - Kiểm tra nội dung phiếu chi với chứng từ gốc - Ngày tháng lập phiếu chi chữ ký người có thẩm quyền - Kiểm tra số tiền chi cho xác để xuất quỹ tiền mặt - Cho người nhận ký vào phiếu chi - Thủ quỹ ký vào phiếu chi vào giao cho khách hàng liên - Thủ quỹ vào phiếu chi ghi vào sổ quỹ - Thủ quỹ giao liên lại cho kế tốn