KỸ NĂG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

MODULE 3 KỸ NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 2 ngày Mục tiêu học tập Kết thúc module này, học viên sẽ có hiểu biết căn bản và kỹ năng cần thiết để: - Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc S

MỤC LỤC

PHẦN 1: THIẾT LẬP MỤC TIÊU 4

1.1 Mục tiêu là gì? 4

1.2 Phân loại mục tiêu 4

1.3 Mô hình SMART 5

PHẦN 2: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 8

2.1 Nguyên lý Pareto 80/20 8

2.2 Kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả 8

2.2.1 Kỹ thuật quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (phương pháp Eisenhower) 9

2.2.2 Phân bố thời gian 10

2.2.3 Ghi chép 11

2.2.4 Nghịch đảo 11

2.3 Quản lý thời gian bằng Microsoft Outlook và Microsoft Calendar 15

2.3.1 Quản lý thời gian bằng Microsoft Outlook 15

2.3.2 Quản lý thời gian bằng Windows Calendar 29

PHẦN 3: KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC 37

3.1 Phương pháp lập kế hoạch 5W1H2C5M 37

3.1.1 Xác định mục tiêu yêu cầu (Why) 37

3.1.2 Xác định nội dung công việc (What) 38

3.1.3 Xác định 3W 38

3.1.4 Xác định cách thức thực hiện (How) 38

3.1.5 Xác định phương pháp kiểm soát (Control) 38

3.1.6 Xác định phương pháp kiểm tra (Check) 39

3.1.7 Xác định nguồn lực 5M 39

3.2 Nguyên tắc sáu thời (Tundruk) 40

3.3 Các kỹ thuật sắp xếp kế hoạch công việc hiệu quả 41

3.4 Sử dụng Office 365 Planner lập kế hoạch công việc 43

PHẦN 4: KỸ NĂNG GIAO VIỆC 49

4.1 Lợi ích của nghệ thuật giao việc (ủy thác) 49

4.2 Năm bước giao việc hiệu quả 49

4.2.1 Mô tả rõ nội dung 49

4.2.2 Xác định thời hạn 50

4.2.3 Xác định thẩm quyền 50

4.3 Giám sát & kiểm tra 51

4.4 Tổng kết công việc 51

4.5 Sử dụng Office 365 để giao việc 51

PHẦN 5: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 53

5.1 Lắng nghe người khác 53

5.2 Kỹ năng tổ chức công việc 54

5.3 Trợ giúp và tôn trọng lẫn nhau 54

5.4 Có trách nhiệm với công việc được giao 54

5.5 Khuyến khích và phát triển cá nhân 55

5.6 Gắn kết 55

5.7 Tạo sự đồng thuận 55

5.8 Vô tư, ngay thẳng 55

5.9 Sử dụng Office Online, Skype, Facebook trong làm việc nhóm 56

5.9.1 Sử dụng Office Online 56

5.9.2 Sử dụng Skype 58

5.9.3 Sử dụng Facebook 67

MODULE 3

KỸ NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ (2 ngày) Mục tiêu học tập

Kết thúc module này, học viên sẽ có hiểu biết căn bản và kỹ năng cần thiết để:

- Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART

- Quản lý thời gian hiệu quả

- Biết lập kế hoạch công việc

- Thực thi nghệ thuật giao việc

- Tổ chức nhóm làm việc hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian 5.5h

Kỹ năng lập kế hoạch công

việc

4h

Kỹ năng làm việc nhóm 2.5h

PHẦN 1: THIẾT LẬP MỤC TIÊU

1.1 Mục tiêu là gì?

- Theo Từ điển Tiếng Việt: “Mục tiêu là cái mốc trước mắt để đạt tới “

- Trong doanh nghiệp, các mục tiêu (goals) là những vấn đề mà cả doanh nghiệp phải đạt đến, nhằm thực hiện trọn vẹn mục đích (purpose hay target)

Ví dụ về tầm quan trọng của mục tiêu:

Bạn thử hình dung mình đang xem 1 trận bóng đá và không có khung thành Các cầu thủ trên sân chỉ có thể di chuyển, dắt bóng lòng vòng, thậm chí có thể có những pha phối hợp đẹp mắt Nhưng kết thúc trận đấu, chúng ta không thể đánh giá đội nào dành chiến thắng Vì không có khung thành nên các cầu thủ sẽ không biết mình sẽ phải đá trái bóng vào đâu

- Thiết lập mục tiêu trong công việc là xác định kết quả cần đạt được (về giá trị hoặc ý nghĩa nào đó) khi thực hiện một công việc Nhờ thiết lập mục tiêu, bạn có thể:

 Tập trung giải quyết các vấn đề chính và hạn chế phân tán vào những công việc thứ yếu

 Xác định các giải pháp cụ thể để thực thi công việc

 Sử dụng thời gian hiệu quả

 Tạo động lực phấn đấu

- Thường có 2 lý do khiến bạn ngại đề ra mục tiêu cho cuộc sống:

 Không tin vào sức mạnh của mục tiêu Nghĩa là bạn không nghĩ rằng mục tiêu sẽ là

động lực dẫn đường, là điều thôi thúc bạn hành động

 Sợ thất bại Có thể trong cuộc sống, đã vài lần bạn thất bại trong việc thực hiện mục

tiêu đề ra, và bạn cho rằng mình không có khả năng thực hiện, chính điều này dần sẽ dẫn bạn tới việc sợ thất bại sau này

1.2 Phân loại mục tiêu

- Mỗi công việc, tùy theo thời gian thực hiện, tính chất và tầm quan trọng, sẽ có mục tiêu

tương ứng khác nhau Người ta thường chia mục tiêu thành: mục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ

và mục tiêu nên có

1 Mục tiêu chính: Mục tiêu có tính quyết định đối với sự thành công của công việc

Mục tiêu này cần hoàn thành đúng thời hạn

Ví dụ:

 Với doanh nghiệp, mục tiêu chính là tối đa hóa lợi nhuận và phát triển bền vững

 Với giám đốc nhân sự, mục tiêu chính là tìm được nhân viên giỏi và phù hợp 2.Mục tiêu hỗ trợ: Mục tiêu góp phần hỗ trợ thực hiện mục tiêu chính Các mục tiêu

này thường thực hiện trong dài hạn

Ví dụ:

 Với sinh viên, mục tiêu chính là đạt được văn bằng tốt nghiệp Các mục tiêu phụ là có chứng chỉ tiếng Anh, Tin học …

3.Mục tiêu nên có: Mục tiêu hỗ trợ để mục tiêu chính đạt được là tốt nhất Các mục

tiêu này có thể làm phát sinh thêm chi phí

Ví dụ:

 Với doanh nghiệp, mục tiêu nên có thường là việc trang bị đầy đủ phương tiện làm việc và môi trường hiện đại, thân thiện …

[Tham khảo]

Bạn có thể phân loại mục tiêu theo thời gian, như sau:

 Tầm nhìn (Vision): Trên 10 năm

 Sứ mệnh (Mission): 10 năm

 Mục tiêu dài hạn (Goal): 5 năm

 Mục tiêu ngắn hạn (Objective): Năm

 Chỉ tiêu (Target) : Tháng/Quý

 Công việc (Task): Ngày/Tuần

1.3 Mô hình SMART

Não của con người chỉ tiếp nhận và làm việc hiệu quả khi có những thông tin yêu cầu thật sự

rõ ràng Vì thế khi đặt mục tiêu, chúng ta cần đáp ứng được tiêu chí hoạt động của bộ não: phải có đầy đủ dữ liệu để hình dung và kế hoạch hành động tập trung đến mục tiêu Một

trong các mô hình thiết lập mục tiêu hiệu quả là SMART (Specific – Measurable – Achievable – Realistic - Timebound )

1 Specific (tính cụ thể, rõ ràng): Để cụ thể hóa ước mơ của mình, các bạn cần mô tả chính xác điều mình muốn đạt được là gì Ví dụ, nếu mục tiêu là thăng chức trong công ty, ta phải nói rõ điều đó có ý nghĩa thế nào đối với mình, đồng thời xác định cụ thể chức vụ ở đây là gì (trưởng phòng, phó giám đốc hay chủ tịch…) Hoặc bạn muốn trở thành vận động viên bóng rổ chuyên nghiệp thì cũng nên xác định vị trí và đội tuyển mình muốn tham gia

2 Measurable ( tính có thể đo lường được ): Tiêu chuẩn thứ 2 là có thể đánh giá

được mục tiêu Ta phải đánh giá hoặc đo đếm hoặc đánh dấu được kết quả bằng cách nào đó

3 Achievable ( tính khả thi ): Tiêu chuẩn thứ 3 là mục tiêu phải đạt được theo hiện

trạng cá nhân Với đặc điểm tính cách, tài sản và những hạn chế như hiện tại, bạn

có thể đạt được mục tiêu này hay không? Hãy đối mặt với thực tế, rất không khả thi khi bạn chỉ cao 1,5m mà muốn chơi ở vị trí trung tâm cho đội bóng rổ Nếu công ty yêu cầu tất cả các giám đốc điều hành phải có bằng đại học, bạn không thể nào trông mong trở thành chủ tịch công ty khi không có bằng cấp Nói cách khác, mục tiêu phải nằm trong tầm khả năng của mình

4 Realistic ( tính thực tế ): Mơ ước chơi bóng chuyên nghiệp có thực tế không khi

đầu gối bạn thường xuyên bị nhức mỏi? Trở thành chủ tịch công ty có phải là điều ý nghĩa nhất với bạn không khi chuyển đến làm việc ở một châu lục khác, trong khi hoàn cảnh bố mẹ bạn đã già đang cần quan tâm săn sóc? Nói cách khác, bạn nên xem xét mục tiêu của mình có hợp lý hay không Giữa việc vươn đến mục tiêu cao xa và mất đi sự nắm bắt thực tiễn là một lằn ranh nhỏ Tốt nhất,

để kiểm tra mục tiêu mình đặt ra có thiết thực hay không, ta nên chia sẻ với người thân xem quan điểm của họ thế nào Nếu bạn cứ phải bào chữa cho mục tiêu của mình, có thể nó đã thiếu tính thực tiễn.Một số người có thể vượt qua giới hạn của mình, bất chấp thực tế Họ có thể khiến chuyện hoàn toàn phi thực tế trở thành hiện thực Điều này rất hiếm khi xảy ra

5 Timebound ( tính thời hạn ): Mọi mục tiêu phải kèm theo thời hạn hoàn thành Nếu không đặt ra thời gian, kết quả ta mong muốn chỉ là ý định chứ không phải

mục tiêu, vì nó cứ bị trì hoãn bởi lời hứa “một ngày nào đó…” Thời hạn cam kết

phải ghi rõ thời gian cụ thể, tránh để cho mục tiêu lụi tàn trong vô hạn Nếu bạn đang nuôi dưỡng một ý định nhưng không xác định rõ thời điểm thực hiện, kế hoạch ấy có thể kéo dài lần lữa mãi Ta cứ trì hoãn nỗ lực phấn đấu bởi không có thời hạn đặt ra cho mục tiêu của mình Và thế là ngày qua ngày, ta cứ tự nhủ: “Có

gì phải vội Ngày mai ta bắt tay vào thực hiện kế hoạch cũng được mà” Nếu không đặt ra thời hạn cụ thể cho mục tiêu chơi bóng rổ cho đội ưa thích, một ngày nào đó bạn sẽ nhận thấy mình đã trở thành người cao tuổi và cơ hội đã vượt khỏi tầm tay Cũng cần lưu ý, khi cần, ta luôn có thể xem lại thời hạn hoàn thành mục tiêu của mình Không phải là thất bại nếu ta không đáp ứng mục tiêu theo đúng thời hạn đặt ra ban đầu Khôn ngoan là biết đánh giá lại thời gian biểu của mình để xác định khung thời gian hợp lý Nếu không hợp lý ta hoàn toàn có thể thay đổi Ta chỉ thất bại khi không cho mình linh hoạt thay đổi, hiệu chỉnh và sửa lại mục tiêu khi cần mà thôi

Ví dụ hướng dẫn: Tháng 4/2017 đạt chứng chỉ tiếng Anh IELTS 7.5

1 Tính cụ thể: đạt chứng chỉ IELTS để xin học bổng du học

2 Tính đo lường được: mức điểm IELTS 7.5

3 Tính khả thi: hiện tại trình độ tiếng Anh của tôi ở mức IELTS 5.5

4 Tính thực tế: tôi sắp xếp được thời gian và đang làm việc với người nước ngoài

5 Tính thời hạn: 10//2016 – 4/2017

PHẦN 2: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Thời gian là gì ? Người xưa đã từng nói “ thời gian là cái có mà không thật” Nó là một khái

niệm trừu tượng để diễn tả trình tự xảy ra của các sự kiện, biến cố và khoảng kéo dài của chúng Thời gian là vô hình, không nắm bắt được nhưng lại có ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của cuộc sống

Mỗi người chúng ta đều có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/năm như nhau Biết sử dụng thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều hơn những gì mà bạn có thể

2.1 Nguyên lý Pareto 80/20

- Quy tắc 80/20 lần đầu tiên được nhà tư tưởng quản lý Joseph M.Juran gợi ý Sau đó nó được đặt tên theo tên của nhà kinh tế học người Italia Vilfredo Pareto Ông đã quan sát thấy rằng 80% thu nhập của Italia thuộc về 20% dân số của nước này Giả thuyết được đưa ra là phần lớn kết quả trong bất kỳ tình huống nào đều do một phần nhỏ nguyên nhân tạo ra

- Theo ý nghĩa về mặt con số, nó có nghĩa là 80% kết quả bạn thu được chỉ xuất phát từ 20% những gì bạn bỏ ra Trong một số trường hợp tỉ lệ này có thể cao hơn rất nhiều, lên tới 99/1: 99% kết quả thu được chỉ xuất phát từ 1% công sức bỏ ra Bạn có thể áp dụng Quy tắc 80/20 cho mọi khía cạnh của đời sống công việc Tuy vậy, bạn nên tập trung chủ yếu vào những yếu tố làm nên hạnh phúc và tránh lãng phí thời gian vào những hoạt động chiếm 80% nhưng tạo ra rất ít sự thỏa mãn cho bản thân

2.2 Kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả

Theo hiểu biết thông thường của con người thì thời gian có tính trôi 1 chiều Vì vậy nếu bạn không có kỹ thuật quản lý và sử dụng thời gian hiệu quả thì từng giờ từng phút sẽ đi qua vô

ích mà không lấy lại được Thậm chí bạn luôn rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy” và thường xuyên căng thẳng và rối loạn vì “thời hạn”

Ví dụ về lãng phí thời gian:

 Chơi game: 2h

 Xem phim: 1.5h

 Lướt Facebook, đọc báo: 2h

 Ngủ: 9h (lãng phí 1h so với giấc ngủ 8h bình thường)

2.2.1 Kỹ thuật quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (phương pháp Eisenhower)

Đây là phương pháp do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D Eisenhower nghĩ ra và đã được sử dụng rất hiệu quả trong xử lý công việc bận rộn của mình Ông đề xuất dùng ma trận để sắp xếp công việc (ma trận Eisenhower)

 P4: không quan trọng, không khẩn cấp

(P=priority – sự ưu tiên)

Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên, bạn cần trả lời 2 câu hỏi sau:

1 Việc này có quan trọng không ?

2 Việc này có khẩn cấp không ?

 P1: quan trọng, khẩn cấp

Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp Có 3 loại việc được xếp vào cấp độ này:

1 Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, một cuộc họp khẩn, các

cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công việc…

2 Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới

 P2: quan trọng, không khẩn cấp

Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ

tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn

Ví dụ: học tiếng Anh; tập thể thao; đọc sách Phật học …

Nếu đang làm việc P2 mà có việc P1 xuất hiện, bạn hãy hoàn thành việc P1 Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2 Đừng để sang ngày hôm sau !

 P3: không quan trọng, khẩn cấp

Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được chúng

Ví dụ: hàng xóm gọi nhờ giúp; mẹ nhờ đi mua đồ ăn; tin nhắn tụ tập từ bạn bè …

Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt Hãy học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự Học cách từ chối khéo léo…để giảm thời gian cho những việc này

 P4: không quan trọng, không khẩn cấp

Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4 Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể

Ví dụ: lướt Facebook; xem video trên Youtube; xem TV; trà đá chém gió …

Khi bạn chuẩn bị làm một việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu hỏi, như: Xem chương trình TV này có giúp tôi chinh phục được mục tiêu không ? Chơi game này có giúp tôi học giỏi không ? Nếu 1 ngày hoặc 1 tuần không lướt Facebook thì có sao không ? Nếu câu trả lời là

“không” thì bạn hãy loại bỏ các việc này để đỡ mất thời gian và sức lực

2.2.2 Phân bố thời gian

Dưới đây là một cách phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp này

 P1: ~15% – 20%

 P2: ~60% – 65%

 P3: ~10% – 15%

 P4: < 5%

2.2.3 Ghi chép

Bạn cần có 1 cuốn sổ ghi chép công việc hoặc các phần mềm tương tự trên máy tính hoặc điện thoại Khi làm xong việc nào, bạn đánh dấu tích vào, lúc này bạn sẽ tận hưởng được cảm giác hoàn thành công việc, rất tuyệt vời

2.2.4 Nghịch đảo

Có những việc thuộc vùng xám, nó không hẳn nằm hoàn toàn trong 4 cấp độ trên Tùy thời điểm, mục đích mà nó được phân bố vào các cấp độ khác nhau

Ví dụ:

Xem phim được xếp vào:

P2: Khi mục đích của bạn là học tiếng Anh Nghe thấy từ mới ghi lại, học cách phát âm, sử

dụng Tạo Flash Card cho từ đó Nghe đi nghe lại những chỗ chưa nghe được Học cách nối

âm, đọc lướt trong phim Học văn hóa của họ Bạn có thể cần tải phụ đề để hỗ trợ nghe khi cần

P4: Khi mục đích của bạn là giải trí mà bạn cần phải hoàn thành một đống bài tập

Tương tự game cũng có những loại dành cho học tiếng Anh thì hãy xếp vào P2

Giải trí là cần thiết, nhưng bạn cần tránh các loại giải trí gây nghiện trong lúc đang chinh phục mục tiêu Bạn có thể thưởng cho mình vài giờ xem phim khi đã hoàn thành được những mục tiêu đề ra trong tuần, tháng…nhưng đừng sa đà

 Bài tập hướng dẫn:

 Sử dụng ma trận Eisenhower để lập kế hoạch công việc Cắt bớt thời gian ở ô P1,P3,P4

và thêm thời gian cho các việc ở ô P2

 Sử dụng app My Effectiveness: To do, Tasks trên Smartphone Android

 Cài đặt ứng dụng My Effectiveness: To do, Tasks trên Google Play

 Chọn mục First Things First để lập kế hoạch theo ma trận Eisenhower

thể trong một khoảng thời gian bao lâu để hoàn thành mục tiêu Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí

2 Liệt kê những công việc cần phải làm

Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó

3 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại

Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn

4 Tổng kết lại công việc

Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác

5 Tính kỷ luật và thói quen

Để sử dụng thời gian một cách khoa học bạn cũng phải tập cho mình tính kỷ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn sẽ thấy rằng bạn

có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được hoàn tất

6 Tập trung

Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc Điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác

7 Lên thời gian cụ thể cho công việc

Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để

hoàn thành công việc đó là bao lâu Khi đó bạn sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá

8 Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Sắp xếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu khi cần đến Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới - cũ, quan trọng - không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ

Khi bạn là người có mục tiêu, biết sắp xếp công việc một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng hơn Vì vậy, ngay bây giờ bạn hãy tự kiểm lại bản thân một cách nghiêm khắc để xem mình đã quản lý thời gian như thế nào, có hiệu quả hay không, đã bị lãng phí thời gian vì những lý do gì… Khi đó bạn sẽ biết mình cần phải làm gì

để không đánh mất thời gian vàng ngọc nữa

2.3 Quản lý thời gian bằng Microsoft Outlook và Microsoft Calendar

2.3.1 Quản lý thời gian bằng Microsoft Outlook

Outlook là một ứng dụng trong bộ công cụ chuyên nghiệp Ms Office Ngoài chức năng gửi & nhận thư điện tử, các bạn có thể dùng tính năng Calendar trong Outlook

để quản lý thời gian & công việc rất hiệu quả

Phần hướng dẫn này đề cập đến các thao tác:

- Tạo các mục trong Calendar

- Kiểm tra Calendar

- Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar

- Tạo các cuộc hẹn

- Tạo lịch cho các cuộc họp

- Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo

- Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra

- Hiển thị lại các nhiệm vụ

- Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ

- Chọn cách nhắc nhở

- Tô màu cho các hạng mục

 Tạo các mục trong Calendar

- Mở Calendar trong Outlook bằng cách click vào thanh Calendar bên trái cửa sổ

email

Lúc này bạn sẽ thấy cửa sổ Calendar hiện ra Click chọn nút Day, Work Week, Week, Month trên thanh công cụ để xem lịch ngày, tuần hoặc tháng

- Double click chọn một thời điểm trong khung Calendar để tạo một lịch hẹn Cửa sổ

Untitled - Appointment xuất hiện để bạn điền thông tin việc cần làm

- Điền tên công việc và nơi thực hiện công việc trong khung Subject và Location

- Chọn mức độ quan trọng của công việc trong khung Label

- Chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc trong khung Start Time và

End Time Nếu là sự kiện cả ngày bạn có thể click chọn dòng All day event

- Để Outlook tự động thông báo khi lịch đến, bạn phải click chọn dòng Reminder Tốt

nhất bạn nên chọn khoảng thời gian thông báo trước 10, 15 hoặc 30 phút trong

khung kế bên

- Nếu bạn muốn Outlook thông báo lịch hẹn bằng âm nhạc bạn có thể click biểu tượng hình cái loa để chọn bài nhạc ưa thích (Chương trình chỉ hỗ trợ nhạc có định dạng *.wav)

Cuối cùng nhấp Save and Close để lưu và đóng lại những thiết lập vừa thực hiện Như vậy, khi có lịch đến Outlook sẽ tự động bật bảng thông báo công việc kèm theo bài nhạc bạn đã chọn

 Kiểm tra Calendar

Khi vào Calendar bạn có thể nhìn thấy những nhiệm vụ, lịch các cuộc hẹn hay các sự kiện mà bạn đã tạo ra trong Calendar

Cách xem nhiệm vụ trong Calendar:

- Nhấn vào biểu tượng lịch

- Click vào một ngày trên lịch, bạn sẽ thấy các nhiệm vụ hoặc các cuộc hẹn mà bạn đã

sắp xếp sẽ xuất hiện trên To-Do Bar

Khi bạn đang tìm ngày tháng trên lịch thì bạn có thể công cụ ở phía trên để di chuyển ngày tháng một cách dễ dàng:

1.Nhấn vào Day, Week, Mooth để nhanh chóng chuyển đổi thời gian ngày tháng muốn

xem

2.Dùng phím mũi tên để di chuyển ngày tháng một cách tiện lợi

3.Có thể cho hiển thị hoặc ẩn ngày phụ thuộc vào cách xem của bạn

 Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar

Bởi vì các yêu cầu khác nhau, nên bạn phải lập biểu khác nhau cho các yêu cầu đó

- Cuộc hẹn: Một cuộc hẹn cần diễn ra chính xác theo thời gian, do đó ta sẽ lập biểu tại một thời gian

- Cuộc họp: Một cuộc họp xảy ra tại một thời gian, dự kiến, giống như một cuộc hẹn

Sự khác biệt là bạn sẽ mời những người khác bằng cách sử dụng một cuộc họp yêu cầu được gửi qua email

- Sự kiện: Một sự kiện là một hoạt động kéo dài cả ngày dài Không giống như một cuộc hẹn hoặc cuộc họp, một sự kiện Với một sự kiện, bạn vẫn có thể có các mục xuất hiện trong lịch trình của bạn cho ngày hôm đó

- Nhiệm vụ: Một nhiệm vụ là một yêu cầu bạn làm gì đó trong một khoảng thời gian, bạn có thể lập biểu nhiệm vụ cho mỗi ngày

 Tạo các cuộc hẹn

Để nhập một cuộc hẹn, làm theo các bước sau đây:

1.Nhấp biểu tượng Calendar trong Outlook Bar

2.Nhấp nút New trong thanh công cụ ở phần trên cùng của màn hình

Form New Appointment xuất hiện

3.Nhấp hộp Subject và nhập một tên cho cuộc hẹn

Nhập nội dung mô tả cuộc hẹn, chẳng hạn như “Có hẹn với John, Microsoft”

4.Nhấp tam giác kế bên hộp Start Time, End Time Một lịch nhỏ xuất hiện:

 Tạo lịch cho các cuộc họp

Khi tạo lịch cho cuộc họp, các yếu tố cần phải có là thời gian, thành phần tham dự và địa

điểm cuộc họp Nếu bạn đã thiết lập một cuộc họp, trong khi đó bạn lại có một cuộc họp

khác thì nó sẽ báo cho bạn biết hai cuộc họp trùng giờ

Trong một cuộc họp bạn sẽ thấy những thành phần như:

1 Địa điểm của cuộc họp

2 Tên của cuộc họp

 Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo

Nếu sử dụng Outlook, bạn có thể kiểm tra thời biểu của mọi người, chọn một khoảng thời gian và đề nghị một thời gian hội thảo mà mọi người có thể tham gia bằng Email

Để mời một số người tham gia hội thảo, làm như sau:

1 Chọn New Meeting

Form New Appointment mở ra

2 Click nút Scheduling

Trang Attendee Availability xuất hiện Sử dụng trang Attendee Availability để mời những

đồng nghiệp dự một cuộc hội thảo

3 Một danh sách xổ xuống xuất hiện

4 Chọn Add from Address Book

Hộp thoại Select Attendees and resources xuất hiện

5 Click tên của một người mà bạn muốn mời dự hội thảo

Tên bạn click được bật sáng để cho thấy bạn đã chọn nó

6 Click nút Required hoặc Optional phụ thuộc vào việc sự tham dự của người đó có tầm

quan trọng đối với cuộc hội thảo như thế nào

Tên mà bạn chọn xuất hiện trong hộp Required hoặc Optional phụ thuộc vào nút nào bạn

click

7 Lặp lại các bước 5 và 6 cho đến khi bạn đã chọn mọi người mà bạn muốn thêm vào cuộc hội thảo

Các tên mà bạn chọn xuất hiện trong hộp thoại Select Attendees and Resources

Bạn có thể chọn những bạn bè của bạn và bạn có thể chọn các cuộc hội thảo của bạn

8 Click OK

Hộp thoại Select Attendees and Resources đóng lại và các tên mà bạn đã chọn xuất hiện trong Attendee Availability List Danh sách Attendee Availability cũng cho bạn thấy một

sơ đồ về thời biểu của mỗi người để bạn có thể thấy khi nào mỗi người có thời gian rảnh

9 Thời gian bạn chọn xuất hiện trong hộp Meeting Start Time nằm ở cuối danh sách

Attendee Availability Nếu bạn không thấy một khoảng thời gian mà mọi bạn mời dự cuộc hội thảo của bạn có sẵn, click nút Autopick Next và Outlook sẽ tìm một thời gian hội thảo

khả thi cho mọi người

10 Click nút Appointment

Trang Appointment xuất hiện với tên của những người mà bạn đã mời dự hội thảo trong hộp To nằm ở phần trên cùng của form

11 Gõ nhập chủ đề của cuộc hội thảo trong hộp Subject

12 Nhập bất kỳ thông tin khác mà bạn muốn những người tham dự biết về cuộc hội thảo Bạn có thể đưa vào địa điểm hoặc hạng mục

13 Click Send

Yêu cầu tham gia hội thảo của bạn được gởi đến thành phần tham dự

 Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra

Khi tạo ra một nhiệm vụ trong Calendar thì không cần phải được lập kế hoạch cho một thời gian cụ thể trong ngày Bạn sẽ thấy các khu vực chung khi bạn nhìn vào trong lịch Tuần,

Ngày thường xem nhất

Ví dụ, nếu bạn có một số công việc cần phải làm, chỉ cần nhập công việc đó như là một

nhiệm vụ Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, kiểm tra nó Khi nhiệm vụ hoàn thành trong

một ngày xác định sẽ có một danh sách hoàn thành nhiệm vụ hiện thị ngày đó Trong hình trên: các công việc đã hoàn thành một kiểm tra và đánh dấu một dòng gạch giữa tiêu đề

nhiệm vụ và thời gian hoàn thành

Bạn có thể nhập một nhiệm vụ với ngày dự kiến bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ Nếu bạn không hoàn thành một nhiệm vụ trước ngày kết thúc, nó sẽ tự động chuyển tiếp và xuất

hiện trên những ngày hiện tại cho đến khi bạn hủy bỏ nó hay kiểm tra để điều chỉnh nó

 Hiển thị lại các nhiệm vụ

Các nhiệm vụ được nhập sẽ được hiển thị nhiều lần mà bạn không cần phải nhập lại nhiệm

vụ đó Outlook sẽ nhắc nhở nhiều lần về nhiệm vụ đó theo ý của bạn Dưới đây là thanh công cụ điều chỉnh nó

 Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ

Khi mở Calendar để xem các mục nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn trong đó Ta có thể xem lại các chi tiết hoặc thay đổi nó Để thay đổi, nhấn double vào một nhiệm vụ hoặc công việc, bạn sẽ

thấy một thông báo như sau:

Just this one: có thể xem hoặc thay đổi nội dung

The entire series: có thể thay đổi thời gian của toàn bộ mục nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn này

Sau khi chọn The entire series để thay đổi, nhấn vào nút Recurrence sau đó chọn tab

Appointment

 Chọn cách nhắc nhở

Khi bạn tạo ra bất kỳ mục nào trong Calendar (Mục nhiệm vụ hoặc mục thông báo cuộc

hẹn), một lời nhắc nhở được thiết lập tự động Outlook sẽ thông báo cho bạn về cuộc hẹn và các cuộc họp 15 phút trước khi cuộc họp bắt đầu Trong hình trên thể hiện các bước để thay đổi thời gian nhắc nhở cho bất kỳ mục lịch bằng cách mở các mục nhập và điều chỉnh các cài

đặt trong hộp Reminder trên tab Appoiment

1 Double click vào cuộc hẹn để mở nó

2 Chọn thời gian nhắc nhở

3 Một nhắc nhở sẽ xuất hiện ở thời gian xác định

Các sự kiện sẽ được nhắc nhở tự động Outlook sẽ thông báo cho bạn về sự kiện ( ví dụ: 5 phút) trước khi bắt đầu Bạn không thể thay đổi thiết lập tự động này, nhưng bạn có thể sử dụng cùng một bước mà chúng tôi đã hiển thị trong hình để thay đổi lời nhắc cho các sự kiện

 Tô màu cho các hạng mục

Click phải chuột vào lịch:

Chọn Color

 Bài tập hướng dẫn:

- Tạo lịch họp giao ban vào ngày mùng 10 hàng tháng

- Tạo lịch hội thảo và mời khách hàng tham gia

2.3.2 Quản lý thời gian bằng Windows Calendar

Windows Calendar là ứng dụng quản lý thời gian có sẵn trên hệ điều hành Windows Ứng dụng này cho phép bạn đồng bộ lịch trên OneDrive, và thấm chí là đồng bộ với Google Calendar

Phần hướng dẫn này đề cập đến các thao tác:

- Mở ứng dụng Calendar

- Tạo một sự kiện

- Đồng bộ với Google Calendar

 Mở ứng dụng Windows Calendar

Click biểu tượng cờ Windows, chọn All apps/Calendar

Giao diện của ứng dụng Calendar như sau:

 Tạo một sự kiện

Click mục New event sẽ mở ra cửa sổ tạo sự kiện như sau:

- Mục Details: điền thông tin về Tên sự kiện, Địa điểm, Thời gian, Mô tả sự kiện

- Mục People: nhập email của khách mời tham gia sự kiện

- Mục Repeat: thiếp lập nhắc lịch

 Đồng bộ với Google Calendar

Nếu bạn sử dụng Google Calendar trên nhiều thiết bị như máy tính bảng, smartphone… thì

có thể bạn sẽ cần đồng bộ trên Windows Calendar để sử dụng một lịch nhất quán

Các bước để đồng bộ với Google Calendar như sau:

- Thêm tài khoản Google

Chọn Settings/ Manage Account

Chọn Add account/ Google và Đăng nhập bằng tài khoản Google

Khi đăng nhập thành công, Windows Calendar sẽ hiển thị thông báo muốn truy cập và sử dụng các thông tin của tài khoản Google như hình dưới:

Click Allow để cho phép các tài khoản đồng bộ với nhau

Bạn có thể thiếp lập thêm tùy chọn đồng bộ như sau: