KỸ NĂG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

MỤC LỤC PHẦN 1: THIẾT LẬP MỤC TIÊU 1.1 Mục tiêu gì? 1.2 Phân loại mục tiêu 1.3 Mơ hình SMART PHẦN 2: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 2.1 Nguyên lý Pareto 80/20 2.2 Kỹ thuật quản lý thời gian hiệu 2.2.1 Kỹ thuật quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (phương pháp Eisenhower) 2.2.2 Phân bố thời gian 10 2.2.3 Ghi chép 11 2.2.4 Nghịch đảo 11 2.3 Quản lý thời gian Microsoft Outlook Microsoft Calendar 15 2.3.1 Quản lý thời gian Microsoft Outlook 15 2.3.2 Quản lý thời gian Windows Calendar 29 PHẦN 3: KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC 37 3.1 Phương pháp lập kế hoạch 5W1H2C5M 37 3.1.1 Xác định mục tiêu yêu cầu (Why) 37 3.1.2 Xác định nội dung công việc (What) 38 3.1.3 Xác định 3W 38 3.1.4 Xác định cách thức thực (How) 38 3.1.5 Xác định phương pháp kiểm soát (Control) 38 3.1.6 Xác định phương pháp kiểm tra (Check) 39 3.1.7 Xác định nguồn lực 5M 39 3.2 Nguyên tắc sáu thời (Tundruk) 40 3.3 Các kỹ thuật xếp kế hoạch công việc hiệu 41 3.4 Sử dụng Office 365 Planner lập kế hoạch công việc 43 PHẦN 4: KỸ NĂNG GIAO VIỆC 49 4.1 Lợi ích nghệ thuật giao việc (ủy thác) 49 4.2 Năm bước giao việc hiệu 49 4.2.1 Mô tả rõ nội dung 49 4.2.2 Xác định thời hạn 50 4.2.3 Xác định thẩm quyền 50 4.3 Giám sát & kiểm tra 51 4.4 Tổng kết công việc 51 4.5 Sử dụng Office 365 để giao việc 51 PHẦN 5: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 53 5.1 Lắng nghe người khác 53 5.2 Kỹ tổ chức công việc 54 5.3 Trợ giúp tôn trọng lẫn 54 5.4 Có trách nhiệm với công việc giao 54 5.5 Khuyến khích phát triển cá nhân 55 5.6 Gắn kết 55 5.7 Tạo đồng thuận 55 5.8 Vô tư, thẳng 55 5.9 Sử dụng Office Online, Skype, Facebook làm việc nhóm 56 5.9.1 Sử dụng Office Online 56 5.9.2 Sử dụng Skype 58 5.9.3 Sử dụng Facebook 67 MODULE KỸ NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ (2 ngày) Mục tiêu học tập Kết thúc module này, học viên có hiểu biết kỹ cần thiết để: - Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART - Quản lý thời gian hiệu - Biết lập kế hoạch công việc - Thực thi nghệ thuật giao việc - Tổ chức nhóm làm việc hiệu Kế hoạch học tập Ngày Nội dung Thời lượng Thiết lập mục tiêu 1.5h Kỹ quản lý thời gian 5.5h Hoạt động Trình bày giảng Thảo luận Kỹ lập kế hoạch công 4h Làm tập nhóm việc Thực hành máy tính Kỹ giao việc 2.5h Kỹ làm việc nhóm 2.5h Tổng kết học PHẦN 1: THIẾT LẬP MỤC TIÊU 1.1 Mục tiêu gì? - Theo Từ điển Tiếng Việt: “Mục tiêu mốc trước mắt để đạt tới “ - Trong doanh nghiệp, mục tiêu (goals) vấn đề mà doanh nghiệp phải đạt đến, nhằm thực trọn vẹn mục đích (purpose hay target) Ví dụ tầm quan trọng mục tiêu: Bạn thử hình dung xem trận bóng đá khơng có khung thành Các cầu thủ sân di chuyển, dắt bóng lòng vòng, chí có pha phối hợp đẹp mắt Nhưng kết thúc trận đấu, đánh giá đội dành chiến thắng Vì khơng có khung thành nên cầu thủ khơng biết phải đá trái bóng vào đâu - Thiết lập mục tiêu công việc xác định kết cần đạt (về giá trị ý nghĩa đó) thực cơng việc Nhờ thiết lập mục tiêu, bạn có thể:  Tập trung giải vấn đề hạn chế phân tán vào công việc thứ yếu  Xác định giải pháp cụ thể để thực thi công việc  Sử dụng thời gian hiệu  Tạo động lực phấn đấu - Thường có lý khiến bạn ngại đề mục tiêu cho sống:  Không tin vào sức mạnh mục tiêu Nghĩa bạn không nghĩ mục tiêu động lực dẫn đường, điều thúc bạn hành động  Sợ thất bại Có thể sống, vài lần bạn thất bại việc thực mục tiêu đề ra, bạn cho khơng có khả thực hiện, điều dần dẫn bạn tới việc sợ thất bại sau 1.2 Phân loại mục tiêu - Mỗi công việc, tùy theo thời gian thực hiện, tính chất tầm quan trọng, có mục tiêu tương ứng khác Người ta thường chia mục tiêu thành: mục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ mục tiêu nên có Mục tiêu chính: Mục tiêu có tính định thành cơng cơng việc Mục tiêu cần hồn thành thời hạn Ví dụ:  Với doanh nghiệp, mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận phát triển bền vững  Với giám đốc nhân sự, mục tiêu tìm nhân viên giỏi phù hợp 2.Mục tiêu hỗ trợ: Mục tiêu góp phần hỗ trợ thực mục tiêu Các mục tiêu thường thực dài hạn Ví dụ:  Với sinh viên, mục tiêu đạt văn tốt nghiệp Các mục tiêu phụ có chứng tiếng Anh, Tin học … 3.Mục tiêu nên có: Mục tiêu hỗ trợ để mục tiêu đạt tốt Các mục tiêu làm phát sinh thêm chi phí Ví dụ:  Với doanh nghiệp, mục tiêu nên có thường việc trang bị đầy đủ phương tiện làm việc môi trường đại, thân thiện … [Tham khảo] Bạn phân loại mục tiêu theo thời gian, sau:       1.3 Tầm nhìn (Vision): Trên 10 năm Sứ mệnh (Mission): 10 năm Mục tiêu dài hạn (Goal): năm Mục tiêu ngắn hạn (Objective): Năm Chỉ tiêu (Target) : Tháng/Quý Công việc (Task): Ngày/Tuần Mô hình SMART Não người tiếp nhận làm việc hiệu có thơng tin u cầu thật rõ ràng Vì đặt mục tiêu, cần đáp ứng tiêu chí hoạt động não: phải có đầy đủ liệu để hình dung kế hoạch hành động tập trung đến mục tiêu Một mơ hình thiết lập mục tiêu hiệu SMART (Specific – Measurable – Achievable – Realistic - Timebound) Specific (tính cụ thể, rõ ràng): Để cụ thể hóa ước mơ mình, bạn cần mơ tả xác điều muốn đạt Ví dụ, mục tiêu thăng chức cơng ty, ta phải nói rõ điều có ý nghĩa mình, đồng thời xác định cụ thể chức vụ (trưởng phòng, phó giám đốc hay chủ tịch…) Hoặc bạn muốn trở thành vận động viên bóng rổ chuyên nghiệp nên xác định vị trí đội tuyển muốn tham gia Measurable ( tính đo lường ): Tiêu chuẩn thứ đánh giá mục tiêu Ta phải đánh giá đo đếm đánh dấu kết cách Achievable ( tính khả thi ): Tiêu chuẩn thứ mục tiêu phải đạt theo trạng cá nhân Với đặc điểm tính cách, tài sản hạn chế tại, bạn đạt mục tiêu hay không? Hãy đối mặt với thực tế, không khả thi bạn cao 1,5m mà muốn chơi vị trí trung tâm cho đội bóng rổ Nếu cơng ty yêu cầu tất giám đốc điều hành phải có đại học, bạn khơng thể trơng mong trở thành chủ tịch cơng ty khơng có cấp Nói cách khác, mục tiêu phải nằm tầm khả Realistic ( tính thực tế ): Mơ ước chơi bóng chuyên nghiệp có thực tế không đầu gối bạn thường xuyên bị nhức mỏi? Trở thành chủ tịch cơng ty có phải điều ý nghĩa với bạn không chuyển đến làm việc châu lục khác, hoàn cảnh bố mẹ bạn già cần quan tâm săn sóc? Nói cách khác, bạn nên xem xét mục tiêu có hợp lý hay khơng Giữa việc vươn đến mục tiêu cao xa nắm bắt thực tiễn lằn ranh nhỏ Tốt nhất, để kiểm tra mục tiêu đặt có thiết thực hay không, ta nên chia sẻ với người thân xem quan điểm họ Nếu bạn phải bào chữa cho mục tiêu mình, thiếu tính thực tiễn.Một số người vượt qua giới hạn mình, bất chấp thực tế Họ khiến chuyện hồn tồn phi thực tế trở thành thực Điều xảy Timebound ( tính thời hạn ): Mọi mục tiêu phải kèm theo thời hạn hoàn thành Nếu không đặt thời gian, kết ta mong muốn ý định khơng phải mục tiêu, bị trì hỗn lời hứa “một ngày đó…” Thời hạn cam kết phải ghi rõ thời gian cụ thể, tránh mục tiêu lụi tàn vô hạn Nếu bạn nuôi dưỡng ý định không xác định rõ thời điểm thực hiện, kế hoạch kéo dài lần lữa Ta trì hỗn nỗ lực phấn đấu khơng có thời hạn đặt cho mục tiêu Và ngày qua ngày, ta tự nhủ: “Có phải vội Ngày mai ta bắt tay vào thực kế hoạch mà” Nếu không đặt thời hạn cụ thể cho mục tiêu chơi bóng rổ cho đội ưa thích, ngày bạn nhận thấy trở thành người cao tuổi hội vượt khỏi tầm tay Cũng cần lưu ý, cần, ta ln xem lại thời hạn hồn thành mục tiêu Khơng phải thất bại ta không đáp ứng mục tiêu theo thời hạn đặt ban đầu Khôn ngoan biết đánh giá lại thời gian biểu để xác định khung thời gian hợp lý Nếu không hợp lý ta hồn tồn thay đổi Ta thất bại khơng cho linh hoạt thay đổi, hiệu chỉnh sửa lại mục tiêu cần mà thơi Ví dụ hướng dẫn: Tháng 4/2017 đạt chứng tiếng Anh IELTS 7.5 Tính cụ thể: đạt chứng IELTS để xin học bổng du học Tính đo lường được: mức điểm IELTS 7.5 Tính khả thi: trình độ tiếng Anh tơi mức IELTS 5.5 Tính thực tế: tơi xếp thời gian làm việc với người nước ngồi Tính thời hạn: 10//2016 – 4/2017 PHẦN 2: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Thời gian ? Người xưa nói “ thời gian có mà khơng thật” Nó khái niệm trừu tượng để diễn tả trình tự xảy kiện, biến cố khoảng kéo dài chúng Thời gian vơ hình, khơng nắm bắt lại có ảnh hưởng đến khía cạnh sống Mỗi người có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/năm Biết sử dụng thời gian hiệu giúp bạn đạt nhiều mà bạn 2.1 Ngun lý Pareto 80/20 - Quy tắc 80/20 lần nhà tư tưởng quản lý Joseph M.Juran gợi ý Sau đặt tên theo tên nhà kinh tế học người Italia Vilfredo Pareto Ông quan sát thấy 80% thu nhập Italia thuộc 20% dân số nước Giả thuyết đưa phần lớn kết tình phần nhỏ nguyên nhân tạo - Theo ý nghĩa mặt số, có nghĩa 80% kết bạn thu xuất phát từ 20% bạn bỏ Trong số trường hợp tỉ lệ cao nhiều, lên tới 99/1: 99% kết thu xuất phát từ 1% công sức bỏ Bạn áp dụng Quy tắc 80/20 cho khía cạnh đời sống công việc Tuy vậy, bạn nên tập trung chủ yếu vào yếu tố làm nên hạnh phúc tránh lãng phí thời gian vào hoạt động chiếm 80% tạo thỏa mãn cho thân 2.2 Kỹ thuật quản lý thời gian hiệu Theo hiểu biết thông thường người thời gian có tính trơi chiều Vì bạn khơng có kỹ thuật quản lý sử dụng thời gian hiệu từng phút qua vơ ích mà khơng lấy lại Thậm chí bạn ln rơi vào tình trạng “nước đến chân nhảy” thường xuyên căng thẳng rối loạn “thời hạn” Ví dụ lãng phí thời gian:  Chơi game: 2h  Xem phim: 1.5h  Lướt Facebook, đọc báo: 2h  Ngủ: 9h (lãng phí 1h so với giấc ngủ 8h bình thường) Vậy là, bạn lãng phí:  ngày: 6.5h  năm: 99 ngày  80 năm: 21 năm Với 21 năm lãng phí, bạn chuyên gia ngôn ngữ, IT … 2.2.1 Kỹ thuật quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (phương pháp Eisenhower) Đây phương pháp tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D Eisenhower nghĩ sử dụng hiệu xử lý công việc bận rộn Ơng đề xuất dùng ma trận để xếp công việc (ma trận Eisenhower) KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP QUAN TRỌNG P1 P2 KHÔNG QUAN TRỌNG P3 P4 Về bản, bạn chia công việc thành cấp độ:  P1: quan trọng, khẩn cấp  P2: quan trọng, không khẩn cấp  P3: không quan trọng, khẩn cấp  P4: không quan trọng, không khẩn cấp (P=priority – ưu tiên) Để xếp công việc vào cấp độ trên, bạn cần trả lời câu hỏi sau: Việc có quan trọng khơng ? Việc có khẩn cấp khơng ?  P1: quan trọng, khẩn cấp Bạn phải làm chúng quan trọng khẩn cấp Có loại việc xếp vào cấp độ này: Xảy khơng đốn trước được: Chăm sóc người thân ốm, họp khẩn, điện thoại quan trọng sếp khách hàng, email công việc… Đốn trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới bạn thân… Do trì hỗn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn thuyết trình, ơn thi học kỳ… Chúng ta thường không tránh loại 1, Nhưng với loại thứ 3, hồn tồn giảm thiểu tới tối đa cách chuyển chúng thành việc P2 Để chỉnh sửa, người nhận click vào lệnh Office Online:  Để bắt đầu làm việc nhóm với tài liệu Office Online, bạn cần lưu tài liệu lên OneDrive: Cách 1: đăng nhập OneDrive.com tài khoản Microsoft Trên trang OneDrive, click Upload để lưu file lên Internet: Cách 2: sử dụng thư mục OneDrive máy tính bạn Nếu bạn cài đặt ứng dụng OneDrive máy tính, bạn nhìn thấy thư mục OneDrive sau: Các tài liệu bạn lưu thư mục đồng với OneDrive.com Cách 3: lưu trực tiếp ứng dụng Office Trong Office 2010 (Word, Excel, and PowerPoint), mở File > Save & Send, click Save to Web (OneDrive) Save to SharePoint, chọn nơi lưu trữ 57 Trong OneNote 2010, mở File > Share, click Web đăng nhập OneDrive, click Network chọn nơi lưu trữ 5.9.2 Sử dụng Skype Skype ứng dụng Microsofy giúp bạn kết nối với bạn bè đồng nghiệp… trực tuyến Bao gồm tất chức như: Chat, gọi điện thông thường, gọi điện Video Call, gửi liệu qua mạng… Skype biến máy tính bạn thành điện thoại, bạn gọi điện thoại miễn phí thiết bị cài Skype, gọi điện giá rẻ điện thoại di động thơng thường Bạn trò chuyện nhắn tin, nói chuyện qua mic gọi video miễn phí tài khoản Skype Với doanh nghiệp, bạn dùng Skype for Business để hỗ trợ tính hồn hảo  Cài đặt Skype Truy nhập trang https://skype.com chọn mục Download 58 Sau cài đặt, bạn tạo tài khoản (nếu chưa có) email bất kỳ, số điện thoại 59 Nếu muốn tạo email @outloook.com, bạn click Get e new email address 60  Thêm liên lạc đồng nghiệp Để thêm liên lạc, bạn chọn menu Contacts/ Add Contact 61 Sau bạn tìm kiếm email, số điện thoại, tên đầy đủ nick Skype người khác  Tạo nhóm làm việc Chọn menu Contacts/ Creat New Group 62 Thêm thành viên nhóm, chọn Add people  Thay đổi profile Chọn menu Skype/Profile/Edit Your Profile… 63 Sau đó, bạn thay đổi ảnh đại diện, số điện thoại …  Thiết lập trạng thái Trạng thái Skype cho bạn bè danh sách Contact bạn biết bạn online, offline , bận hay Với trạng thái Ra ngồi (Away), bạn xác định thời Skype tự động chuyển trạng thái Away Bạn chọn menu Tools/Options Tiếp theo chọn General settings (Cài đặt chung) đánh dấu vào ô đánh dấu “Show me as Away when I’ve been inactive for … minutes” Bao nhiêu phút bạn cài đặt 64 Bạn bè nhắn tin cho bạn bạn trạng thái Away Do Not Disturb,… Nếu muốn bảo mật thực sự, bạn chọn Offline Invisible (vơ hình) Trạng thái Invisible lựa chọn tuyệt vời bạn muốn giới hạn người bạn nói chuyện với Skype Khơng giống trạng thái Offline, bạn theo dõi bạn bè danh sách trò chuyện với Nhưng với người khác nhìn thấy bạn tương tự Offline  Cài đặt tiếng Việt Bạn thay đổi ngôn ngữ cách chọn Tools/Options/General Settings chọn Set program language to (Tiếng Việt) 65  Tính phiên dịch Bạn sử dụng tính hỗ trợ dịch ngôn ngữ Skype, sau: click biểu tượng Skype translator, bật On Trong trình chat Bạn click See Translation để xem nội dung dịch, click See Original để xem nội dung gốc (chưa dịch) 66 5.9.3 Sử dụng Facebook Hiện nay, Facebook mạng xã hội sử dụng rộng rãi Tận dụng FB bạn tạo nhóm làm việc hiệu quả, đặc biệt cần xử lý công việc thời gian thực  Đăng nhập tài khoản facebook cá nhân bạn 67  Tới giao diện tài khoản chọn mục "Tạo nhóm"  Lúc có hộp thoại xuất hiện, để tạo nhóm Facebook bạn cần nhập thơng tin cần thiết như: tên nhóm, thêm thành viên mục "Thành viên" lựa chọn chế độ riêng tư: - Công khai (Public): tìm thấy nhóm xem danh sách đăng - Nội (Closed): tìm nhóm xem danh sách thành viên mà không xem đăng - Nhóm kín (Secret): chế độ mà có thành viên nhóm tìm nhóm 68  Sau nhập tên nhóm thành viên bạn cần lựa chọn quyền riêng tư bắt đầu tạo cách click Tạo (Create) 69  Khi tạo nhóm Facebook hộp thoại xuất hiện, bạn lựa chọn biểu tượng cho nhóm vừa tạo chọn "OK" Sau hồn thiện q trình tạo nhóm Facebook bạn thấy giao diện nhóm bạn vừa tạo 70  Giao diện nhóm hồn thiện: Bài tập hướng dẫn: tạo nhóm làm việc Facebook, Skype; chia sẻ tài liệu OneDrive 71