TCVN 14011 1997 ISO hướng dẫn đánh giá môi trường thủ tục đánh giá

tcvn tIªu chn vIƯt nam TCVN iso 14011 : 1997 iso 14011 : 1996 Hớng dẫn đánh giá môi trờng - Thủ tục đánh giá Đánh giá hệ thống quản lý m«i tr−êng Guidelines for environmental auditing − Audit procedures − Auditing of environmental management systems Hµ néi -1997 Lêi nói đầu TCVN ISO 14011: 1997 hoàn toàn tơng đơng víi ISO 14011: 1996 TCVN ISO 14011: 1997 Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn TCVN /TC 207 Quản lý môi trờng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lờng - Chất lợng đề nghị, Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng ban hành tiêu chuẩn việt nam TCVN ISO 14011 : 1997 Hớng dẫn đánh giá môi trờng Thủ tục đánh giá Đánh giá hệ thống quản lý môi trờng Guidelines for environmental auditing Audit procedures − Auditing of environmental management systems Ph¹m vi Tiêu chuẩn quy định thủ tục đánh giá để lập kế hoạch thực việc đánh giá hệ thống quản lý môi trờng (HTQLMT) nhằm xác định phù hợp với chuẩn đánh giá HTQLMT Tiªu chn trÝch dÉn ISO 14001 : 1996 HƯ thèng quản lý môi trờng Quy định hớng dẫn sử dụng; TCVN ISO 14010 : 1997 Hớng dẫn đánh giá môi trờng Các nguyên tắc chung; TCVN ISO 14012 : 1997 Hớng dẫn đánh giá môi trờng Chuẩn trình độ chuyên gia đánh giá môi trờng Định nghĩa Tiêu chuẩn áp dụng định nghĩa nêu TCVN ISO 14010 : 1997 ISO 14001 định nghĩa dới đây: Chú thích Thuật ngữ định nghĩa lĩnh vực quản lý môi trờng đợc quy định ISO 14050 3.1 Hệ thống quản lý môi trờng Một phần hệ thống quản lý chung bao gồm cấu tổ chức, hoạt động lập kế hoạch, trách nhiệm, quy tắc thực hành, thủ tục, qui trình nguồn lực để xây dựng, thực hiện, đạt đợc, xem xét trì sách môi trờng [ISO 14001 : 1996] tcvn ISO 14011: 1997 3.2 Đánh giá hệ thống quản lý môi trờng Quá trình thu thập đánh giá khách quan chứng để xác định xem hệ thống quản lý môi trờng tổ chức có phù hợp với chuẩn đánh giá HTQLMT hay không, thông báo kết đánh giá cho khách hàng Quá trình phải đợc kiểm tra xác nhận cách có hệ thống đợc lập thành văn 3.3 Chuẩn đánh giá HTQLMT Các sách, quy tắc thực hành, thủ tục hay yêu cầu, qui định ISO 14001, có thể, bao gồm yêu cầu bổ sung HTQLT, mà chuyên gia đánh giá vào để so sánh chứng đánh giá ®· thu ®−ỵc vỊ HTQLMT cđa mét tỉ chøc Mục đích, vai trò trách nhiệm đánh giá HTQLMT 4.1 Mục đích đánh giá Đánh giá HTQLMT phải có mục đích định; ví dụ mục đích điển hình là: a) xác định phù hợp HTQLMT bên đợc đánh giá so với chuẩn đánh giá HTQLMT; b) xác định xem HTQLMT bên đợc đánh giá có đợc áp dụng trì cách hoàn hảo không; c) xác định lĩnh vực cải tiến HTQLMT bên đợc đánh giá; d) đánh giá khả trình xem xét lại việc quản lý nội để đảm bảo HTQLMT liên tục phù hợp có hiệu quả; e) đánh giá HTQLMT tổ chức để thiết lập quan hệ hợp đồng, nh với bên cung ứng tiềm ẩn bạn hàng liên doanh,liên kết 4.2 Vai trò, trách nhiệm hoạt động 4.2.1 Chuyên gia đánh giá trởng Chuyên gia đánh giá trởng có trách nhiệm đảm bảo tiến hành hoàn thiện việc đánh giá cách tiết kiệm hiệu phạm vi chơng trình đánh giá đợc khách hàng chấp nhận Bên cạnh đó, trách nhiệm hoạt động chuyên gia đánh giá trởng phải bao gồm: a) thảo luận với khách hàng để xác định phạm vi đánh giá; b) thu thập thông tin chuyên môn cần thiết để đạt mục đích đánh giá nh chi tiết hoạt động, sản phẩm, dịch vụ bên đợc đánh giá, địa điểm, môi trờng xung quanh chi tiết lần đánh giá trớc; tcvn ISO 14011 : 1996 c) xác định xem yêu cầu đánh giá môi trờng qui định TCVN ISO 14010 : 1997 đợc đáp ứng hay cha; d) thành lập đoàn đánh giá, xem xét mâu thuẫn lợi ích nảy sinh thoả thuận thành phần đoàn đánh giá với khách hàng; e) đạo hoạt động đoàn đánh gi¸ theo c¸c h−íng dÉn cđa TCVN ISO 14010 : 1997 tiêu chuẩn này; f) soạn thảo chơng trình đánh giá có tham khảo ý kiến khách hàng, bên đợc đánh giá thành viên đoàn đánh giá; g) thông báo chơng trình đánh giá cho đoàn đánh giá, bên đợc đánh giá khách hàng; h) điều hành việc soạn thảo tài liệu công tác, thủ tục chi tiết dẫn cho đoàn đánh giá; i) tìm cách giải vấn đề nảy sinh đánh giá; j) phát mục đích đánh giá không đạt đợc thông báo lý cho khách hàng bên đợc đánh giá; k) đạI diện cho đoàn đánh giá thảo luận với bên đợc đánh giá, trớc, trình sau đánh giá; l) thông báo cho bên đợc đánh giá phát không phù hợp nghiêm trọng; m) thông báo cho khách hàng việc đánh giá cách rõ ràng, có sức thuyết phục thời gian đợc thoả thuận chơng trình đánh giá; n) kiến nghị cải tiến HTQLMT, đợc thoả thuận phạm vi đánh giá; 4.2.2 Chuyên gia đánh giá Trách nhiệm hoạt động chuyên gia đánh giá phải bao gồm: a) tuân thủ thị chuyên gia đánh giá trởng hỗ trợ chuyên gia đánh giá trởng; b) lập kế hoạch tiến hành nhiệm vụ đợc giao cách khách quan, tiết kiệm hiệu phạm vi đánh giá; c) thu thập phân tích chứng đánh giá có liên quan để xác định phát đánh giá rút kết luận đánh giá HTQLMT; d) soạn thảo tài liệu công tác theo hớng dẫn chuyên gia đánh giá trởng; e) lập thành văn kết đánh giá cá nhân; f) giữ gìn bảo vệ tài liệu liên quan đến đánh giá hoàn trả cần ; g) trợ giúp việc viết báo cáo đánh giá tcvn ISO 14011: 1997 4.2.3 Đoàn đánh giá Qúa trình chọn thành viên đoàn đánh giá phải đảm bảo đoàn đánh giá có đợc kinh nghiệm kiến thức kỹ tổng thể cần thiết để tiến hành đánh giá Cần phải cân nhắc xem xét vấn đề sau: a) trình độ theo quy định TCVN ISO 14012 : 1996; b) loại tổ chức, trình, hoạt động chức cần đánh giá; c) số thành viên, khả ngôn ngữ kiến thức cá nhân thành viên đoàn đánh giá; d) mâu thuẫn quyền lợi xảy thành viên đoàn đánh giá bên đợc đánh giá; e) yêu cầu khách hàng, quan chứng nhận công nhận Đoàn đánh giá gồm chuyên gia đánh giá đợc đào tạo chuyên viên kỹ thuật đợc khách hàng, bên đánh giá chuyên gia đánh giá trởng chấp nhận 4.2.4 Khách hàng Trách nhiệm hoạt động khách hàng phải bao gồm: a) xác định nhu cầu đánh giá; b) gặp gỡ, tiếp xúc với bên đợc đánh giá để có đợc hợp tác đầy đủ họ đề xuất trình; c) xác định đối tợng đánh giá; d) chọn chuyên gia đánh giá trởng quan đánh giá và, cần, chấp nhận cấu đoàn đánh giá; e) trao thÈm qun vµ cung cÊp ngn lùc thÝch hợp để tiến hành đánh giá; f) thảo luận với chuyên gia đánh giá trởng để xác định phạm vi đánh giá; g) thông qua chuẩn đánh giá HTQLMT; h) thông qua chơng trình đánh giá; i) tiếp nhận báo cáo đánh giá xác định việc phân phát báo cáo 4.2.5 Bên đợc đánh giá Trách nhiệm hoạt động bên đợc đánh giá phải bao gồm: a) thông báo cho nhân viên mục đích phạm vi đánh giá cần thiết; b) cung cấp phơng tiện cần thiết cho đoàn đánh giá để đảm bảo trình đánh giá tiết kiệm hiƯu qu¶; tcvn ISO 14011 : 1996 c) cư cán có trách nhiệm đủ uy tín để làm việc đoàn đánh giá; hớng dẫn địa điểm đảm bảo cho đoàn đánh giá nắm đợc yêu cầu an toàn, sức khoẻ yêu cầu thích hợp khác; d) chuyên gia đánh giá yêu cầu, cho phép sử dụng phơng tiện, nhân sự, thông tin hồ sơ liên quan; e) phối hợp với chuyên gia đánh giá để trình mục đích đánh giá cần đạt; f) nhận báo cáo đánh giá, trừ trờng hợp đặc biệt khách hàng không gửi cho Đánh giá 5.1 Bắt đầu đánh giá 5.1.1 Phạm vi đánh giá Phạm vi đánh giá mô tả khu vực ranh giới đánh giá nh vị trí địa lý hoạt động chức nh cách báo cáo Phạm vi đánh giá khách hàng chuyên gia đánh giá trởng định Khi xác định phạm vi đánh giá, cần thảo luận với bên đợc đánh giá Mọi thay đổi sau phạm vi đánh giá cần có thoả thuận khách hàng chuyên gia đánh giá trởng Nguồn lực dành cho đánh giá phải đủ để đáp ứng phạm vi đánh giá 5.1.2 Xem xét tài liệu ban đầu Ngay bắt đầu đánh giá, chuyên gia đánh giá trởng phải xem xét tài liệu tổ chức nh công bố sách môi trờng , chơng trình, hồ sơ sổ tay để đáp ứng yêu cầu HTQLMT tổ chức Trong tiến hành xem xét cần ý đến tất thông tin cần thiết thích hợp tổ chức bên đợc đánh giá Nếu thấy tài liệu không đủ để đánh giá, cần thông báo cho khách hàng Không đợc dùng nguồn bổ sung có dẫn khác khách hàng 5.2 Chuẩn bị đánh giá 5.2.1 Chơng trình đánh giá Chơng trình đánh giá cần phải thiết kế linh hoạt để phù hợp với thay đổi dựa thông tin thu đợc đánh giá, cho phép sử dụng hiệu nguồn lực Nếu áp dụng đợc, chơng trình phải bao gồm vấn đề sau : a) mục đích phạm vi đánh giá; b) chuẩn đánh giá; c) xác định đơn vị tổ chức đơn vị chức bên đợc đánh giá đánh giá ; tcvn ISO 14011: 1997 d) xác định chức và/hoặc cá nhân tổ chức bên đợc đánh giá có trách nhiệm quan trọng trực tiếp đến HTQLMT bên đợc đánh giá; e) xác định yếu tố HTQLMT bên đợc đánh giá cần đợc u tiên đánh giá; f) thủ tục đánh giá yếu tố HTQLMT bên đợc đánh giá tơng ứng với cấu bên đợc đánh giá; g) ngôn ngữ để làm việc báo cáo đánh giá; h) xác định tài liệu tham khảo; i) thời điểm thời gian dự tính cho hoạt động đánh giá chính; j) thời gian địa điểm tiến hành đánh giá; k) xác định thành viên đoàn đánh giá; l) chơng trình họp cần tổ chức với lãnh đạo bên đợc đánh giá; m) yêu cầu bảo mật; n) nội dung báo cáo, phần mềm cấu trúc, thời gian dự tính phát hành phân phát báo cáo đánh giá ; o) yêu cầu lu giữ bảo quản tài liệu Chơng trình đánh giá cần đợc thông báo cho khách hàng, chuyên gia đánh giá bên đợc đánh giá Khách hàng cần xem xét thông qua chơng trình Nếu bên đợc đánh giá phản đối điều khoản chơng trình đánh giá, cần cho chuyên gia đánh giá trởng biết rõ ý kiến phản đối Các vấn đề cần đợc giải chuyên gia đánh giá trởng, bên đợc đánh giá khách hàng trớc thực đánh giá Bất kỳ sửa đổi chơng trình đánh giá cần đợc trí bên có liên quan, trớc thực đánh giá 5.2.2 Phân công nhiệm vụ đoàn đánh giá Mỗi thành viên đoàn đánh giá đợc phân công đánh giá số định yếu tố, chức hoạt động HTQLMT đợc dẫn thủ tục đánh giá cần tuân thủ Sự phân công chuyên gia đánh giá trởng thực hiện, có tham khảo ý kiến thành viên liên quan đoàn đánh giá Trong trình đánh giá, chuyên gia đánh giá trởng thay đổi phân công công việc để đảm bảo đạt đợc mục đích đánh giá cách tối u 5.2.3 Tài liệu làm việc Các tài liệu làm việc cần để chuyên gia đánh giá nghiên cứu bao gồm: a) mẫu để thảo phát đánh giá chứng hỗ trợ; b) thủ tục phiếu kiểm tra dùng để đánh giá yếu tố HTQLMT; tcvn ISO 14011 : 1996 c) hồ sơ họp Các tài liệu làm việc phải đợc giữ đến kết thúc đánh giá; thông tin bảo mật tài sản liên quan cần đợc thành viên đoàn đánh giá bảo quản cẩn thận 5.3 Tiến hành đánh giá 5.3.1 Phiên họp mở đầu Cần phải có phiên họp mở đầu Mục đích phiên họp là: a) giới thiệu thành viên đoàn đánh giá với lãnh đạo bên đợc đánh giá b) xem xét phạm vi, đối tợng chơng trình đánh giá thống thời gian biểu đánh giá c) cung cấp tóm tắt phơng pháp thủ tục dùng để tiến hành đánh giá; d) thiết lập mối thông tin thức đoàn đánh giá bên đợc đánh giá; e) khẳng định nguồn lực phơng tiện cần cho đoàn đánh giá có sẵn; f) định ngày cho phiên họp kết thúc đánh giá; g) thúc đẩy bên đợc đánh giá tham gia tích cực vào đánh giá; h) xem xét địa điểm an toàn qui trình cấp cứu cho đoàn đánh giá 5.3.2 Thu thập chứng đánh giá Phải thu thập chứng đánh giá đầy đủ để xác định xem HTQLMT bên đợc đánh giá có phù hợp chuẩn đánh giá không Các chứng đánh giá phải đợc thu thập thông qua vấn, kiểm tra tài liệu quan sát hoạt động điều kiện Những điểm không phù hợp với chuẩn đánh giá HTQLMT phải đợc lập hồ sơ Thông tin thu thập qua vấn phải đợc thẩm tra nhờ thông tin hỗ trợ từ nguồn độc lập khác nh quan sát, hồ sơ kết biện pháp có Những công bố thẩm tra đợc phải đợc rõ Chuyên gia đánh giá phải kiểm tra sở chơng trình thủ tục lấy mẫu liên quan để đảm bảo kiểm soát cách chất lợng, hiệu trình lấy mẫu đo bên đợc đánh giá tiến hành theo hệ thống quản lý môi trờng 5.3.3 Phát đánh giá Đoàn đánh giá cần phải xem xét tất chứng đánh giá có đợc để xác định điểm HTQLMT không phù hợp với chuẩn đánh giá HTQLMT Đoàn đánh giá sau phải lập thành văn phát đánh giá không phù hợp, cách rõ ràng, ngắn gọn kèm chứng đánh giá tcvn ISO 14011: 1997 Các phát đánh giá phải đợc xem xét lại với lãnh đạo có trách nhiệm bên đợc đánh giá để đạt đợc xác nhận sở thực tế kết không phù hợp Chú thích Nếu có thoả thuận, chi tiết phát đánh giá phù hợp đợc lập thành văn nhng phải cẩn thận tránh khẳng định có tính tuyệt đối 5.3.4 Phiên họp kết thúc Sau hoàn thiện bớc thu thập chứng chuẩn bị báo cáo đánh giá , chuyên gia đánh giá phải tổ chức phiên họp với lãnh đạo bên đợc đánh giá ngời có trách nhiệm chức đợc đánh giá Mục đích phiên họp trình bày phát đánh giá cho bên đợc đánh giá cho họ thông hiểu xác nhận sở thực tế phát Sự không trí cần đợc giải quyết, có thể, trớc chuyên gia đánh giá trởng công bố báo cáo Chuyên gia đánh giá trởng chịu trách nhiệm định cuối điểm chủ yếu nội dung mô tả phát đánh giá , dù bên đợc đánh giá không trí với phát 5.4 Báo cáo hồ sơ đánh giá 5.4.1 Chuẩn bị báo cáo đánh giá Báo cáo đánh giá phải đợc soạn thảo dới hớng dẫn chuyên gia đánh giá trởng ngời phải chịu trách nhiệm hoàn thiện tính đắn báo cáo Những nội dung cần có báo cáo đánh giá phải phần đợc qui định trớc chơng trình đánh giá Mọi thay đổi mong muốn soạn thảo báo cáo phải đợc bên quan tâm trí 5.4.2 Nội dung báo cáo Báo cáo đánh giá phải chuyên gia đánh giá trởng ghi ngày tháng ký Báo cáo đánh giá phải chứa phát đánh giá tóm tắt phát đánh giá có trích dẫn chứng hỗ trợ Các mục báo cáo cần có trí chuyên gia đánh giá trởng khách hàng, bao gồm nh sau; a) đặc điểm nhận dạng tổ chức đợc đánh giá khách hàng; b) mục đích, phạm vi chơng trình đánh giá đợc trí; c) chuẩn danh mục tài liệu trích dẫn trí để làm đánh giá; d) thời hạn đánh giá thời gian tiến hành đánh giá; e) đại diện bên đợc đánh giá tham gia đánh giá; f) thành viên đoàn đánh giá; 10 tcvn ISO 14011 : 1996 g) công bè vỊ sù b¶o mËt néi dung; h) danh mơc phân phối báo cáo; i) tóm tắt trình đánh giá, bao gồm trở ngại gặp phải; j) kết luận đánh giá nh: phù hợp HTQLMT với chuẩn đánh giá ; hệ thống có đợc sử dụng trì đắn hay không; trình xem xét quản lý nội có đảm bảo HTQLMT liên tục phù hợp hiệu hay không 5.4.3 Phân phối báo cáo đánh giá Chuyên gia đánh giá trởng phải gửi báo cáo cho khách hàng Việc phân phối báo cáo đánh giá khách hàng định theo chơng trình đánh giá Bên đợc đánh giá phải đợc nhận báo cáo trừ khách hàng định không gửi cho Việc phân phối bổ sung báo cáo tổ chức đợc đánh giá phải đợc cho phép bên đợc đánh giá Báo cáo đánh giá tài sản khách hàng, nên chuyên gia đánh giá tất nhận báo cáo đánh giá phải giữ gìn bảo vệ bí mật báo cáo Báo cáo đánh giá phải đợc phát hành thời hạn thoả thuận, theo nh ghi chơng trình đánh giá Nếu điều không đảm bảo đợc, cần phải thông báo nguyên nhân chậm trễ cho khách hàng bên đợc đánh giá phải thiết lập thời hạn phát hành khác 5.4.4 Lu trữ bảo vệ tài liệu Tất tài liệu làm việc, thảo báo cáo báo cáo cuối liên quan đến đánh giá phải đợc lu giữ theo nh thoả thuận khách hàng, chuyên gia đánh giá trởng bên đợc đánh giá, phải tuân thủ yêu cầu tơng ứng Kết thúc đánh giá Việc đánh giá kết thúc tất hoạt động đánh giá đề chơng trình đánh giá đợc kết luận 11 ... nghị, Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng ban hành tiêu chuẩn việt nam TCVN ISO 14011 : 1997 Hớng dẫn đánh giá môi trờng Thủ tục đánh giá Đánh giá hệ thống quản lý môi trờng Guidelines for environmental... Đánh giá 5.1 Bắt đầu đánh giá 5.1.1 Phạm vi đánh giá Phạm vi đánh giá mô tả khu vực ranh giới đánh giá nh vị trí địa lý hoạt động chức nh cách báo cáo Phạm vi đánh giá khách hàng chuyên gia đánh. .. chơng trình đánh giá đợc trí; c) chuẩn danh mục tài liệu trích dẫn trí để làm đánh giá; d) thời hạn đánh giá thời gian tiến hành đánh giá; e) đại diện bên đợc đánh giá tham gia đánh giá; f) thành