BÀI TIỂU LUẬN KỶ NĂNG ĐÀM PHÁN

Tại sao chúng ta lại đàm phán? Tất cả chúng ta đều đang và sẻ trải qua các cuộc đàm phán với bạn bè, gia đình, người thân, đồng nghiệp đối tác. Đàm phán là một kỷ năng cần rèn luyện cả đời chứ không đơn thuần là kỷ thuật kinh doanh tốt. MỤC LỤC 1.KHÁI NIỆM 2.MỤC ĐÍCH 3.VAI TRÒ CỦA ĐÀM PHÁN 4.CÁC ĐIỀU KIỆN ĐÀM PHÁN 5.QUI TRÌNH 6.CÁC CÁCH THỨC ĐÀM PHÁN 7.CÁC CÁCH TIẾP CẬN TIỀM HIỂU ĐỐI TƯỢNG ĐỂ THUYẾT PHỤC ĐÀM PHÁN

Trang 1

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN

Tại sao chúng ta lại đàm phán?

-Tất cả chúng ta đều đang và sẻ trải qua các cuộc đàm phán với bạn bè, gia đình, người thân, đồng nghiệp đối tác

-Đàm phán là một kỷ năng cần rèn luyện cả đời chứ không đơn thuần là kỷ thuật kinh doanh tốt

Trang 3

1.KHÁI NIỆM:

Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác

Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa

ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từnăm 1716 đã khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm

dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá Người đó phải có phản

xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết

phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với ngườikhác

Nhà đàm phán giỏi còn phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đốivới người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buộtmiệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan

*Ngoài ra còn có các khái niêm khác:

-Khái niệm đàm phán trong kinh doang:

Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng tiếnhành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau thỏa thuận

và thống nhất những vấn đề nào đó trong những tình huống nào đó sao cho chúngcàng gần với lợi ích mong muốn của họ càng tốt Sự đạt được thỏa thuận chính là

sự thành công của các bên tham gia

2.MỤC ĐÍCH:

Mục đích của đàm phán là giải quyết mâu thuẩn và phân bổ lợi ích

Ví dụ: cuộc đàm phán giữa VIỆT NAM –TRUNG QUỐC giải quyết mâu thuẫn lảnh thổ

Trang 4

3.VAI TRÒ CỦA ĐÀM PHÁN :

Đàm phán là 1 phần quan trọng trong cuộc sống :

-Tìm ra các giải pháp hiệu quả về những điều còn thắc mắc, mong muốn

-Gíup chúng ta hòa hợp được với những người xung quanh mình

-mở ra các con đường và hướng đi mà cho các vần đề còn thắc mắc, tồn tại -giải tỏa được các mong muốn ,mong đợi của cá nhân

4.CÁC ĐIỀU KIỆN ĐÀM PHÁN:

-Phải có ích nhất 2 bên tham gia

-2 bên phải có chung vấn đề (mâu thuẫn, lợi ích …) và có nhu cầu đàm phán

*Ngoài ra còn có các điều kiện giúp cho cuộc đàm phán trở nên thành công

-Các yếu tố cơ sở: các mục tiêu, môi trường, vị thế của các bên trên

thị trường, phe thứ ba, kỹ năng và kinh nghiệm của các bên

Bầu không khí đàm phán: xung đột và hợp tác giữa các bên, ưu thế

và sự lệ thuộc của bên này đối với bên kia, kỳ vọng của các bên

Trang 5

*Ngoài ra còn có các điều kiện cần né tránh trong đàm phán:

-Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán:

Sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phíađối tác, nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm củamình vừa đem lại tin cậy cho đối tác

-Không có kế hoạch cụ thể:

Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả nhưmong muốn Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắpxếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán

- Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác:

Điều này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thấtbại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía công ty đối tác cửnhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán

-Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán:

Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt nganghay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chínhcủa đàm phán Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảngcáo, đàm phán bán một mặt hàng hòan toàn khác

Trang 6

-Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán:

Như vậy, chẳng khác gì nhà đàm phán đã "bắn hết đạn" ngay từ lúc đầu mà khônghiệu quả Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từngnội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác Nên nhớ rằng đối tác cần có thờigian để tiếp nhận, "tiêu hóa" các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thốngnhất trong đàm phán

- Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác:

Ðiều đó chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờcủa họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán Vì vậy, cần phảihỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý lẽ thông tin củamình

-Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán:

Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linh hoạtnhân nhượng trong chừng mực có thể Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lầnđàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cảnhững lần đàm phán sau

-Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác:

Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình làngười thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán Không nên có những lời lẽ, cử chỉmang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác

Trang 7

A Trước khi đàm phán:

*Chuẩn bị:

Chuẩn bị là công việc thiết yếu để đàm phán thành công Chuẩn bị giúp cho ngườiđàm phán sự tự tin cần thiết khi đàm phán Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặcchuẩn bị không chu đáo sẽ khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu và cóthể rơi vào thế bất lợi Chính vì vậy, giai đoạn chuẩn bị có vai trò rất quan trọngđối với mỗi cuộc đàm phán

Trong giai đoạn này, các bên đàm phán cần xác định rõ mục tiêu của mình trên cơ

sở phân biệt những gì mình muốn và những gì mình thực sự cần Sau đó các bên đàm phán sẽ thu thập thông tin cần thiết để đưa ra đề xuất của mình và tìm hiểu vị thế của đối tác đàm phán Cuối cùng, các bên đàm phán sẽ thành lập đoàn đàm phán, lựa chọn chiến lược và chiến thuật đàm phán phù hợp, xác định địa điểm, thời gian, lịch trình làm việc, Chuẩn bị kỷ năng đàm phán,tài liệu đàm phán

Chuẩn bị đàm phán bao gồm các công việc cụ thể sau:

Xác định các mục tiêu đàm phán: Một trong những nguyên nhân đàm phán thất bại

đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi Do vậy cần xácđịnh đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì Trong giai đoạn này cũng cần xácđịnh rõ nhu cầu đàm phán, xác định các phạm vi đàm phán

Thu thập thông tin: Thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán vì nómang đến cho người đàm phán những lợi thế trong quá trình đàm phán và giúp chongười đàm phán tự tin hơn khi đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng nhưnhững thông tin mà họ đưa ra

Có nhiều cách thu thập thông tin: Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng;thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới; kinh nghiệm của bạn

bè, đồng nghiệp…

Kết quả của việc thu thập thông tin là giúp được người đàm phán đánh giá tính khảthi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu, lựa chọn một hoặc một vài đối tác đàmphán, đồng thời xác định được các phương án khác nhau có thể thoả mãn nhu cầucủa doanh nghiệp

Xác định các phương án thay thế tốt nhất: Phương án thay thế tốt nhất cho mộtcuộc đàm phán là giải pháp thoả mãn nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có thể

có được dù không tham gia cuộc đàm phán đó Trong thực tế, các nhà đàm phán

Trang 8

thường quá chú trọng việc đàm phán mà quên xem xét những phương án thay thếcho cuộc đàm phán đó Hiểu được giá trị của phương án thay thế tốt nhất có ýnghĩa đặc biệt quan trọng Nó không chỉ giúp người đàm phán tránh được nhữngcuộc đàm phán không cần thiết mà còn giúp họ tránh được những thoả thuận bấtlợi Ngoài ra phương án thay thế tốt nhất còn là cơ sở khách quan để biết được khinào thì nên rút lui.

Tìm hiểu về đối tác đàm phán: Sau khi đã chọn được đối tác đàm phán, doanhnghiệp cần tìm hiểu các thông tin về đối tác đàm phán Chưa hẳn có nhiều thôngtin thì là tốt mà quan trọng phải có những thông tin cần thiết Thường thì chúng ta

sẽ không thể biết tất cả các thông tin về đối tác đàm phán, do vậy chúng ta sẽ phảiđưa ra những giả định dựa trên kinh nghiệm của mình hoặc dựa trên những nguồnthông tin sẵn có Trên cơ sở những thông tin về mục tiêu đàm phán của đối tác, đốichiếu với mục tiêu đàm phán của mình để dự đoán những vấn đề đàm phán

Xác định chiến lược và chiến thuật đàm phán: Phải xác định một chiến lược cụ thể

để đạt được mục tiêu đề ra Trong giai đoạn này, phải thực hiện một số công việcnhư thành lập đoàn đàm phán, chuẩn bị chương trình và nội dung đàm phán, đặcbiệt là cần xác định những chiến thuật sẽ sử dụng trong đàm phán Một chiến thuậtthường liên quan đến hoàn cảnh và bối cảnh của từng cuộc đàm phán cụ thể chứkhông có một chiến thuật cho mọi cuộc đàm phán Nhưng tất cả các chiến thuậtđều phải bổ sung và phù hợp với chiến lược

Một số chiến lược thường được sử dụng như: Nếu là người bán, đề nghị cao sau đógiảm từ từ Nếu là người mua, đề nghị thấp sau đó tăng dần; không cường điệu vềmình và sản phẩm; khi đạt được thoả thuận về một vấn đề, nhanh chóng chuyểnqua vấn đề khác; giữ lời hứa; biết tạm ngưng đúng lúc; không bao giờ nhượng bộmột cách vô điều kiện; nhượng bộ từ từ và ngày càng ít hơn; để cho đối tác có cảmgiác họ đã đạt được 1 thoả thuận tốt; thay đổi giá; sử dụng thời gian làm vũ khíthương lượng; hứa với đối phương một cách chung chung đề giành ưu thế; khônggây áp lực; ghi chép tỉ mỉ; xây dựng các biểu mẫu để văn bản của mình có vẻ chínhthống; lấy chính sách của công ty làm công cụ thương lượng; sẵn sàng chấp nhậnnhững rủi ro đã lường trước; chỉ có một sự lựa chọn…

Ngoài ra chúng ta cũng nên chú ý tới việc chuẩn bị một số các công việc khác như:địa điểm đàm phán, vị trí trên bàn đàm phán, phong cách đàm phán và các tài liệucần thiết…

Trang 9

Ví dụ 1:

Công ty A muốn đàm phán giá mua nguyên liệu sản xuất bánh kẹo với công ty B,nên công ty A đã chuẩn bị địa điểm và thời gian đàm phán: lúc 14h30 tại nhà hàngĐại Long 24 suối giữa-phường ba ngòi-thành phố Cam Ranh

Ví dụ 2:

Công ty A đàm phán với công ty B về việc công ty B mua sản phẩm của công ty A:

Trong giai đoạn chuẩn bị công ty A đã tìm hiểu công ty B bằng cách:

Tra cứu tài sản của công ty B Thông qua ngân hàng mà công ty B đã gửi tiền và thông qua thôngtin đại chúng như website của công ty B, báo , truyền hình

Có động có thúc đẩy việc lắng nghe:

Khi bạn biết rằng những người có nhiều thông tin bao giờ cũng nhận được kết quả khả quan hơn trong cuộc đàm phán, bạn có động cơ để trở thành một người lắng nghe tốt hơn Đề ra mục tiêu cho mọi loạl thông tin khác nhau mà bạn muốn nhận

từ phía đối tác là một điều khôn khoan Bạn học hỏi được nhiều bao nhiêu thì bạn càng trở lên có kinh nghiệm bấy nhiêu Thử thách thật sự xuất hiện khi bạn thúc đẩy bản thân mình lắng nghe những người mà bạn không muốn nghe

Nếu như bạn phải nói thì hãy đặt ra câu hỏi:

Trang 10

Mục tiêu ở đây là lấy được càng nhiều thông tin rõ ràng và cụ thể càng tốt Để làm được điều này, bạn phải tiếp tục đặt ra các câu hỏi cho đối tác của mình Chuỗi câuhỏi mà bạn đặt ra sẽ chuyển từ khái quát tới cụ thể và cuối cùng bạn sẽ có thông tin

để đưa ra quyết định đúng đắn nhất Lí do thứ hai để đặt ra các câu hỏi là bạn sẽ khám phá thêm được những nhu cầu của đối tác

Cẩn thận với những cử chỉ :

Mặc dù việc lắng nghe là rất quan trọng để hiểu được những thái độ và các động cơbên trong lời nói Nên nhớ rằng các nhà đàm phán không bao giờ nói hết ý địnhcủa mình qua các lời nói Trong khi các thông điệp cá nhân có thể mang tính thànhthật hay kết tội thì cử chỉ hay các biểu hiện nét mặt cũng như âm điệu giọng nóicủa họ có thể chuyển tải sự nghi ngờ

Hãy để đối tác của bạn bắt đầu câu chuyện trước:

Rất nhiều người bán hàng đã nhận biết được giá trị từ lời khuyên này khi thông quacác kinh nghiệm ở trường Một người làm việc trong lĩnh vực in ấn nói với tôi rằnganh ta đã từng rất cố gắng để đưa vào một khả năng mớ bằng cách thông báo rằng

Trang 11

công ty của anh ta chuyên nghành trong lĩnh vực in hai và bốn màu Tuy nhiên sau

đó anh ta đã nhận được kết quả rằng khách hàng chỉ muốn dùng máy in một màu vìcông việc của họ chỉ cần như vậy Anh ta cũng đã nói với khách hàng là anh ta có máy in một màu nhưng họ không thay đổi quyết định của mình Nếu như anh ta để cho khách hàng nói rõ nhu cầu trước thì anh ta đã có cơ hội làm hài lòng các kháchhàng

Đừng ngắt lời khi đối tác đang nói:

Việc ngắt lời không có lợi trong công việc Thứ nhất, điều này rất thô lỗ Thứ hai bạn có thể cắt ngang những thông tin có ích cho cuộc đàm phán của mình Ngay cảkhi đối tác nói những thông tin sai lệch, hãy để cho họ nói nốt Nếu như bạn thực

sự lắng nghe bạn có thể thu được những thông tin quý giá làm nền tảng cho những câu hỏi sau của bạn

Tránh xa những sao lãng:

Hãy chọn những không gian mà bạn có thể suy nghĩ sáng suốt và không bị giánđoạn khi đàm phán Sự gián đoạn có thể làm cho buôỉ đàm phán diễn tiến một cáchkhông trôi chảy hay thậm chí có thể thất bại Nhân viên, bạn bè ,trẻ em, thú vậtđiện thoại …có thể làm bạn sao lãng và khiến mắt bạn rời ra khỏI mục tiêu chính.Nếu bạn có thể, hãy tạo ra môi trường nghe tốt nhất cho mình

*Những điều cần tránh trong giai đoạn này là:

Trang 12

Sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phíađối tác, nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm củamình vừa đem lại tin cậy cho đối tác.