kế toán nguyên vật liệu may tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu Cần.DOC

kế toán nguyên vật liệu may tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu Cần.

Danh mục các từ viết tắt

Danh mục sơ đồDanh mục bảng biểu .TrangLời nói đầu 1

Phần 1: Cơ sở lý luận của hạch toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanhI Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá NVL1 Khái niệm nguyên vật liệu 2

2 Đặc điểm nguyên vật liệu 2

3 Phân loại nguyên vật liệu 2

4 Tính giá nguyên vật liệu 4

a Giá thực tế của NVL nhập kho 4

b Giá thực tế của NVL xuất kho 5

II Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu2.1 Phương pháp thẻ song song 9

2.2 Phương pháp đối chiếu luân chuyển 11

2.3 Phương pháp sổ số dư 11

III Hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL3.1 Các phương pháp hạch toán tổng hợp NVLa Phương pháp kê khai thường xuyên 14

b Phương pháp kiểm kê định kỳ 14

3.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTXa Tài khoản sử dụng 14

b Phương pháp hạch toán 16

3.3 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKDKa Tài khoản sử dụng 21

b Phương pháp hạch toán 22

2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Thanh Hà 32

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Thanh Hà………… 35

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty Thanh Hà………… 38

5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Thanh Hà5.1 Chính sách kế toán áp dụng của công ty……… 41

5.2 Hệ thống chứng từ kế toán……… 41

5.3 Hệ thống tài khoản kế toán……… 43

5.4 Hệ thống sổ kế toán……… 44

5.5 Hệ thống báo cáo kế toán……… 47

II Thực trạng kế toán NVL tại công ty Thanh Hà2.1 Đặc điểm, phân loại và quản lý NVL tại công ty Thanh Hà2.1.1 Đặc điểm NVL tại công ty Thanh Hà……… 47

2.1.2 Phân loại NVL tại công ty Thanh Hà……… 47

2.1.3 Công tác quản lý NVL tại công ty Thanh Hà……… 48

2.1.4 Tính giá NVL tại công ty Thanh Hà2.1.4.1 Tính giá NVL nhập kho……… 49

2.1.4.2 Tính giá NVL xuất kho……… 492.2 Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại công ty Thanh Hà

2.3 Kế toán tổng hợp NVL tại công ty Thanh Hà

2.3.1 Tài khoản sử dụng……… 66

2.3.2 Hạch toán NVL nhập kho……… 66

2.3.3 Hạch toán NVL xuất kho……… 73

2.3.4 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho……… 77

Phần 3: Phương hướng hoàn thiện hạch toán kế toán NVL may tại Công ty Thanh Hà- Cục Hậu Cần3.1 Đánh giá thực trạng kế toán NVL tại Công ty Thanh Hà……….81

3.1.1 Ưu điểm……… 82

3.1.2 Nhược điểm………85

3.2 Sự cần thiết hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty Thanh Hà………86

3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL may tại Công ty Thanh Hà……….88

KẾT LUẬN……… 96

Danh mục tài liệu tham khảo……… 97

DANH MỤC VIẾT TẮTHoàng Thị Bích Ngọc

- Cán bộ, công nhân viên - CB- CNV- Chi phí - CF

- Chiết khấu thương mại - CKTM- Công cụ, dụng cụ – CCDC- Giá trị gia tăng - GTGT

- Kê khai thường xuyên - KKTX- Kết chuyển - K/C

- Kiểm kê định kỳ - KKĐK- Nguyên, vật liệu - NVL+ Vật liệu chính - VLC+ Vật liệu phụ - VLP

- Nhật ký- chứng từ - NKCT- Tài khoản - TK

- Tài sản cố định - TSCĐ

- Sản xuất, kinh doanh - SX - KD- Xây dựng cơ bản - XDCB

DANH MỤC SƠ ĐỒ

TrangSơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song

Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển……… 11

Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư……… 13

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX………….20

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKDK…………23

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hình thức sổ” Nhật ký chung”……… 25

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hình thức sổ “ Nhật ký- Sổ cái”………26

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hình thức sổ “ Chứng từ ghi sổ”………27

Sơ đồ 1.9: : Sơ đồ hình thức sổ “ Nhật ký- Chứng từ”……….28

Sơ đồ 1.10: Sơ đồ quy trình công nghệ may đo lẻ 33

Sơ đồ 1.11: Sơ đồ quy trình công nghệ may hàng loạt 34

Sơ đồ 1.12: Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 35

Sơ đồ 1.13: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty 38

Sơ đồ 1.14: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty 40

Sơ đồ 1.15: Sơ đồ luân chuyển chứng từ 43

Sơ đồ 2.16: Trình tự hạch toán chi tiết NVL may tại công ty Thanh Hà 65

Sơ đồ 2.17: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL may tại công ty Thanh Hà 79

Sơ đồ 2.18: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 80

DANH MỤC BẢNG BIỂUHoàng Thị Bích Ngọc

Biểu đồ 1.1: Kết quả thực hiện 1 số chỉ tiêu chủ yếu……… 31

Biểu đồ 2.1a: Hoá đơn giá trị gia tăng……… 51

Biểu đồ 2.1b: Hoá đơn giá trị gia tăng……… 52

Biểu đồ 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư……… 53

Biểu đồ 2.3: Phiếu nhập kho……… 54

Biểu đồ 2.4: Phiếu nhập kho……… 56

Biểu đồ 2.5: Phiếu xuất kho……… 58

Biểu đồ 2.6: Phiếu xuất kho……… 59

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh mục tiêu hàng đầu là tối đa hoá lợi nhuận và Công ty Thanh Hà - Cục Hậu Cần cũng không nằm ngoài mục đích đó Để đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận thì nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản lý luôn tìm tòi tất cả các biện pháp tối ưu nhất để giảm bớt chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Chi phí NVL là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng khá cao trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp vì vậy chỉ cần có một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm và sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Vì vậy tổ chức hạch toán NVL tốt sẽ góp phần đảm bảo tốt công tác quản lý Sử dụng tốt hợp lý NVL sẽ tránh được tình trạng thua lỗ và góp phần tăng lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.

Qua thời gian thực tập tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu Cần, kết hợp với những kiến thức đã học ở trường và được sự hướng dẫn của thầy giáo TRẦN QUÝ LIÊN cũng như các anh chị ở phòng Tài chính –kế toán của công ty em

mạnh dạn lựa chọn đề tài ‘’Kế toán NVL may tại công ty Thanh Hà -Cục Hậu Cần ‘’

Do thời gian có hạn và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em mong nhận được sự góp ý của Thầy giáo hướng dẫn để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.

TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH” I Khái niệm, đặc điểm, phân loại, tính giá NVL

1 Khái niệm NVL

Nguyên, vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động Hạch toán NVL không chỉ phục vụ công tác quản lý NVL mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp.

2 Đặc điểm NVL

Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong Xí nghiệp dệt, vải trong Xí nghiệp may mặc…

Khác với tư liệu lao động , NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm mới.

Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trưng riêng trong công tác hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp.

3 Phân loại NVL

Nguyên, vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có nhiều loại, mỗi loại có vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó phải phân loại NVL một cách khoa học thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL.

Trong thực tế tổ chức công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của NVL

- Nguyên, vật liệu chính (VLC): Là NVL sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm như vải…

- Nguyên, vật liệu phụ (VLP): Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh được sử dụng kết hợp với VLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý như: cúc, chỉ, dây chun…

- Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng cung cấp trong quá trình sản xuất kinh doanh như than đá, xăng dầu, khí đốt…Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại VLP, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại VLP thông thường.

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…

- Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua nhằm mục đích cho đầu tư XDCB.

- Vật liệu khác: Là các loại đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh

Hạch toán theo các cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý, hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành “Sổ danh điểm vật liệu” Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL.

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

Hoàng Thị Bích Ngọc

Nhóm Danh điểm NVL

4 Tính giá NVL

Tính giá NVL là công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL Theo quy định NVL được tính theo giá thực tế (giá gốc) giá thực tế của NVL được tính theo từng trường hợp cụ thể:

a Giá thực tế của vật liệu nhập kho

Giá thực tế của vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh được các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL.

* Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán trừ (-) các khoản giảm giá chiết khấu thương mại được hưởng cộng (+) các khoản thuế không được hoàn lại (nếu có) cộng (+) các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, thuê kho bãi, tiền lưu kho, lưu bãi…)

Như vậỵ, đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo

phương pháp trực tiếp thì giá thực tế của vật liệu còn bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.

Các khoản thuế không được hoàn lại như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) cũng được tính vào giá thực tế của vật liệu mua ngoài.

* Đối với vật liệu gia công chế biến xong nhập kho thì giá thực tế của NVL bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ.

* Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh, liên kết hoặc cổ phần, đầu tư vào công ty con thì giá thực tế của NVL là giá trị vật liệu được các bên tham gia góp phần thừa nhận.

* Đối với vật liệu được biếu tặng: Giá thực tế của NVL được tính theo giá tương đương của thị trường cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.

* Đối với NVL vay, mượn tạm thời của đơn vị khác thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó.

* Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường.

b Giá thực tế vật liệu xuất kho

Để xác định giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng loại hình doanh nghiệp, theo yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của từng kế toán trong doanh nghiệp doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây nhưng phải theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu trong quá trình hạch toán muốn thay đổi phương pháp hạch toán thì doanh nghiệp phải trình bày lại và giải thích rõ ràng với cơ quan cấp trên.

* Phương pháp giá đơn vị bình quân

Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng từng kỳ được tính theo công thức:

Giá thực tế VL

Số lượng VL xuất dùng trong kỳ

x

Giá đơn vị bình quân

Hoàng Thị Bích Ngọc

Cách 2

Cách này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ nhưng lại không được chính xác vì không tính đến sự biến động trong giá cả vật liệu kỳ này.

Cách 3

Cách tính này khắc phục được nhược điểm của hai cách trên tức là vừa chính xác, vừa cập nhật Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.

* Phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO): Được áp dụng dựa trên giả định hàng tồn kho được mua trước thì xuất dùng trước, tương tự hàng nhập trước thì xuất dùng trước và ngược lại hàng nhập sau thì xuất dùng sau.

- Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời

- Nhược điểm: Là phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức Ngoài ra phương

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ này hoặc cuối kỳ trướcSố lượng thực tế VL tồn đầu kỳ

Giá đơn vị bình quân

cuối kỳ trước =

Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhậpSố lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhậpGiá đơn vị

bình quân

sau mỗi lần nhập =

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm là không nhiều.

* Phương pháp Nhập sau - Xuất trước (LIFO): Được áp dụng dựa trên giả định là hàng nhập sau sẽ được xuất dùng trước Nên tính giá NVL được làm ngược lại với phương pháp nhập trứơc- xuất trước.

- Ưu điểm: Giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL.

- Nhược điểm: Là phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức.

* Phương pháp giá thực tế đích danh( tính trực tiếp)

Theo phương pháp này khi nhập NVL ở lô hàng nào thì lấy đơn giá nhập đích danh của lô hàng đó làm giá xuất, thường được áp dụng trong những doanh nghiệp bảo quản và theo dõi từng lô hàng áp dụng đối với loại vật tư, hàng hoá có giá trị cao mang tính cách biệt.

- Ưu điểm: Công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL Tuy nhiên để áp dụng được phương pháp này thì điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho.

* Phương pháp trị giá NVL tồn cuối kỳ

Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế NVL xuất kho đòi hỏi phải xác định được lượng NVL xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ.

Gtt NVL tồn kho cuối kỳ = Số lượng tồn kho x Đơn giá NVL nhập kho lần cuối

Hoàng Thị Bích Ngọc

* Phương pháp giá hạch toán (phương pháp hệ số giá):

Theo phương pháp này toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế.

Phương pháp này được áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, việc nhập vật liệu diễn ra thường

xuyên, việc tính giá thực tế của vật liệu phức tạp và nhiều khi không thể thực hiện được Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán là thích hợp nhất.

- Ưu điểm: Cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.

Giá thực tế của VLtồn đầu kỳGiá hạch toán của VL

tồn đầu kỳ Hệ số giá của

vật liệu =

Giá thực tế của VL nhập trong kỳGiá hạch toán của VL

nhập trong kỳ+

+Giá hạch toán VL xuất dùng

trong kỳ

(hoặc tồn kho cuối kỳ)Giá thực tế VL

xuất dùng trong kỳ (hoặc tồn kho

của VLx

NVL trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán NVL phải bảo đảm theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL Trong thực tế công tác kế toán hiện nay thường áp dụng 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư.

2.1 Phương pháp thẻ song song

Theo phương pháp này công việc cụ thể tại phòng kế toán và kho hàng nhưsau:

* Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng Mỗi chứng từ nhập, xuất vật tư được ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư Cuối tháng Thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính tồn về mặt số lượng theo từng danh điểm vật tư.

* Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư theo từng danh điểm vật tư tương ứng thẻ kho mở theo từng kho Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi NVL về mặt giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và tính ra số tiền Sau đó ghi lại các nghiệp vụ nhập, xuất và các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan Cuối tháng cộng thẻ (sổ) chi tiết và đối chiếu với thẻ kho.

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.

Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.

Phương pháp này có ưu điểm là rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho

Hoàng Thị Bích Ngọc

pháp này là chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL.

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp thẻ song song

2.2 Phương pháp đối chiếu luân chuyển

Theo phương pháp này công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp thẻ song song Còn tại phòng kế toán, kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi tiết vật tư mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng danh điểm vật tư theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối

tháng của từng thứ vật tư, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ cuối tháng đối chiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.

Phương pháp này có ưu điểm giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của

Ghi chú:

Ghi h ng ng yà à Ghi cuối tháng Đối chiếu

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Thẻ kế toán chi

tiết nguyên vật liệu

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

Sổ kế toán tổng hợp NVL

điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu

luân chuyển

2.3 Phương pháp sổ số dư

Theo phương pháp này, công việc tại kho giống như 2 phương pháp trên Định kỳ khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo chứng từ nhập, xuất vật tư.

Ngoài ra, Thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư và sổ số dư Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi sổ Ghi xong thủ kho chuyển về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

Tại phòng kế toán, định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn, kiểm tra việc ghi chép thẻ kho và thu nhận chứng từ, từ thủ kho Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra số lượng trên chứng từ và tính giá cho từng chứng từ (giá hạch toán) tổng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi số tiền vừa được tính của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng)

Hoàng Thị Bích Ngọc

Phiếu nhập

Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất NVLBảng kê nhập

Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu

Ghi chú:

Ghi h ng ng yà à Ghi cuối tháng Đối chiếu

kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư.Tiếp theo, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư Số dư này được dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán vật tư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán).

Ưu điểm của phương pháp này là rất thích hợp với những doanh nghiệp có nhiêù danh điểm NVL, số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại lại khá nhiều Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là việc kiểm tra đối chiếu không được cập nhật sớm.

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư

Phiếu nhập

Phiếu xuất kho

Sổ số dư

Bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho NVL

Phiếu giao nhận chứng từ xuấtPhiếu giao nhận

chứng từ nhập

Ghi chú:

III Hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL

a Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức Mặt khác phương pháp này có độ chính xác rất cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được số lượng nhập, xuất, tồn kho của NVL.

b Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phương pháp KKĐK là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục của các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê thực tế cuối kỳ Từ đó xác định số lượng vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và xuất cho các mục đích khác trong kỳ theo công thức sau:

Hoàng Thị Bích Ngọc

xuất dùng trong kỳ

= Giá trị VL tồn kho đầu kỳ

+ Giá trị VL nhập trong kỳ

cuối kỳ

Phương pháp này đã giảm nhẹ được việc ghi chép nhưng độ chính xác của phương pháp này không cao Vì thế phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp kinh doanh những chủng loại vật tư, hàng hoá khác nhau, giá trị thấp thường xuyên xuất dùng, xuất bán.

3.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX

- Dư Nợ: Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho TK 152 được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau:

+TK 1521 - Nguyên, vật liệu chính (VLC)+TK 1522 - Nguyên, vật liệu phụ (VLP)+TK 1523 - Nhiên liệu

* Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, CCDC, hàng hoá… mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh

- Bên Có : Phản ánh giá trị hàng mua đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận khác để sử dụng hoặc giao cho khách hàng

- Dư Nợ : Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ)

Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như TK 1331, TK 331, TK 111, TK 112….

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết khi hàng về đến nơi, có thể thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm NVL thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách… Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế để ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho vật tư" trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số vật tư thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Các trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách Thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và tiến hành lập biên bản dưới sự chứng kiến của một số người làm chứng.

b Phương pháp hạch toán

* Kế toán các nghiệp vụ tăng NVL

- Trường hợp hàng mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho, kế toán NVL ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) - Giá trị thực tế của vật liệuNợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ

(nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Có TK liên quan: TK 331,111, 311 Tổng giá thanh toán.- Trường hợp hàng mua đang đi đường

Khi kế toán nhận được hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường như trường hợp trên Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan kế toán ghi.

Nơ TK 151 - Giá mua chưa có thuế Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ

Hoàng Thị Bích Ngọc

Sang tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 152 Có TK 151

- Trường hợp hàng về trước chưa có hoá đơn: Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi sổ theo giá tạm tính (giá hạch toán).

Nợ TK 152 - Theo giá tạm tính Có TK 331 - Theo giá tạm tính

Sang tháng sau khi nhận được hoá đơn kế toán tính ra giá thực tế Nếu chênh lệch với giá tạm tính thì kế toán ghi điều chỉnh theo giá thực tế bằng các cách điều chỉnh thích hợp sau:

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111,112, 331…Tổng giá thanh toán theo hoá đơn

- Phản ánh, NVL thiếu so với hoá đơn khi nhập kho, căn cứ vào biên bản

Nợ TK 138 (1388): Yêu cầu bồi thường

Có TK 111, 112, 311, 331: Giá thanh toán của NVL thiếu

- Phản ánh NVL thừa so với hoá đơn phát hiện khi nhập kho kế toán ghi đơn số vật liệu thừa vào Nợ TK 002 “Vật tư hàng hoá giữ hộ” (nếu doanh nghiệp không mua số hàng thừa) hoặc căn cứ vào giá hoá đơn của số vật liệu thừa, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Có TK 338

* Kế toán các nghiệp vụ giảm NVL

NVL trong các doanh nghiệp giảm chủ yếu là do xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh, phần còn lại có thể bán, xuất đầu tư, liên doanh, liên kết tất cả các trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế ở bên Có TK 152.

Xuất NVL dùng cho sản xuất - kinh doanh

Nợ TK 621 (Chi tiết vật liệu) - Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm

Nợ TK 627 (6272) Chi tiết đối tượng - xuất dùng chung cho phân xưởng.Nợ TK 641 ( 6412) - Xuất phục vụ bán hàng

Nợ TK 642 (6422) - Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ

Có TK 152 (Chi tiết vật liệu) - giá thực tế vật liệu xuất dùng - Xuất NVL đầu tư vào Công ty con, liên doanh, liên kết

Trong trường hợp này căn cứ vào phiếu xuất kho, biên bản xác nhận vốn, kế toán ghi:

Nợ TK 221, 222, 223, 228 - Ghi theo giá thỏa thuận

Nợ TK 811 - Chênh lệch do giá thỏa thuận> giá thực tế xuất kho Có TK 152 - Giá thực tế xuất kho

Có TK 711, 3387 - Chênh lệch do giá thoả thuận < giá thực tế xuất kho - Xuất NVL gia công chế biến trước khi đưa vào sử dụng căn cứ vào giá thực tế của NVL xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 154

Hoàng Thị Bích Ngọc

- Trường hợp xuất kho vật liệu để trả lại cho người bán do NVL kém phẩm chất thì doanh nghiệp phải làm đầy đủ thủ tục cần thiết như (lập hoá đơn hoặc biên bản) và căn cứ vào giá thực tế đích danh của số NVL này, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 331 : Giá thanh toán NVL trả lại người bán

Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho = giá thực tế đích danh khi nhập Có TK 1331 : Thuế GTGT của số vật liệu trả lại người bán (nếu có)

* Hạch toán kết quả kiểm kê NVL

Định kỳ hoặc đột xuất doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê kho NVL và các loại hàng hoá để xác định lượng tồn kho của từng danh điểm để đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định số thừa, thiếu.

- Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý (nếu có), kế toán ghi:

Nợ TK 138 (1381) - Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 - Giá thực tế của vật liệu thiếu

- Khi xử lý về số NVL hư hỏng, mất mát, kế toán ghi:Nợ TK 111, 112, 1388, 334 - Phần được bồi thường Nợ TK 632 - Phần thiệt hại do doanh nghiệp chịu Có TK 1381 - Giá trị tài sản thiếu được xử lý

- Trường hợp khi kiểm kê phát hiện vật liệu thừa so với sổ sách kế toán - doanh nghiệp phải xác định số vật liệu thừa là của mình hay của đơn vị, cá nhân khác.

+ Nếu vật liệu thừa là của doanh nghiệp, kế toán ghi:Nợ TK 152

Có TK 711

+ Nếu vật liệu thừa của đơn vị khác, kế toán ghi đơn:Nợ TK 002 - Số vật liệu thừa doanh nghiệp giữ hộ

Có Tk 338

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX

Hoàng Thị Bích Ngọc TK 11,112,331,311

Giá mua và chi phí mua NVL

Nhận lại vốn đầu tư vào Cty con,

liên doanh, liên kết

3.3 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

a Tài khoản sử dụng

Theo phương pháp này kế toán sử dụng những TK sau:

* Tài khoản 611 -“Mua hàng” chi tiết thành các TK cấp 2 như sau:- TK 6111 - “Mua nguyên, vật liệu”

- Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.

- Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ- Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho

* Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị số hàng mua (thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi trên đường hay đang gửi ở kho người bán, được chi tiết từng loại hàng hoá, từng người bán.

- Bên Nợ : Giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ

- Bên Có : Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ - Dư Nợ : Giá trị thực tế hàng đang đi đường.

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như: TK 1331, 331, 111, 112… Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp KKTX.

b Phương pháp hạch toán

Kế toán NVL theo phương pháp KKĐK được tiến hành theo trình tự:Đầu kỳ kinh doanh, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại:Nợ TK 611 (6111) - Chi tiết từng loại

Có TK 152 - Nguyên, vật liệu tồn kho

Có TK 151 - Hàng đang đi đường (NVL đi đường)

Trong kỳ kinh doanh, kế toán căn cứ vào các hoá đơn mua hàng (với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).

Nợ TK 611 (6111): (Chi tiết từng loại) - Giá trị thực tế vật liệu thu mua.Nợ TK 133 (331) - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK liên quan TK 111, 112, 331,… Tổng giá thanh toán

Phản ánh giảm giá được hưởng hoặc trả lại NVL cho nhà cung cấp kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 331

… Tính trên cơ sở giá thanh toán

Có TK133 (1331) - Giảm thuế GTGT được khấu trừ Có TK 6111

Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê NVL tồn kho và đang đi đường, kế toán tính giá và ghi:

Nợ TK 151, 152 Có TK 6111

Sau khi đã ghi đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra giá thực tế của NVL đã sử dụng trong kỳ và ghi:

Nợ TK 621, 627,641, 642… Có TK 6111

Hoàng Thị Bích Ngọc

Sơ đồ 1.5 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK

3.4 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (NVL)

Theo quy luật của nền kinh tế thị trường việc mua bán vật tư, hàng hoá luôn đa dạng, phong phú tuỳ theo yêu cầu sử dụng Giá của chúng cũng thường xuyên biến động, không ổn định làm ảnh hưởng đến việc xác định chính xác giá thực tế của vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất, kinh doanh.

TK 151,152

K/C NVL đi đường và tồn kho đầu kỳ

TK 11,112,331

Giá thực tế NVL mua vào trong kỳ

TK 611

K/C NVL đi đường và tồn kho cuối kỳ

Giá thực tế NVL sử dụng trong kỳ

TK 621, 622, 6 27…TK 1331

Thuế GTGTĐầu vào

Vì thế Công ty nên lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều đó sẽ giúp Công ty có thể bình ổn giá trị vật liệu trong kho, tránh được những cú sốc của thị trường.

Như vậy, vừa tuân thủ được nguyên tắc thận trọng trong kế toán vừa góp phần bình ổn hơn nữa về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập theo các điều kiện sau:Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của Công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng trích từ năm trước và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán Trước khi lập dự phòng, Công ty phải lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của hàng tồn kho Việc lập dự phòng được tiến hành chủ yếu đối với những vật liệu có sự biến động giảm giá trong kỳ.

Phương pháp hạch toán

Cuối niên độ kế toán, nếu có những căn cứ chắc chắn về giá trị thực tế của hàng tồn kho thấp hơn giá thị trường, kế toán lập dự phòng:

Nợ TK 632 Có TK 159

Cuối niên độ kế toán sau, tính ra số dự phòng cần lập và so sánh với mức đã lập:

- Nếu mức dự phòng không đổi thì không cần ghi sổ

- Nếu mức dự phòng tăng so với năm trước thì lập thêm dự phòng theo số chênh lệch.

- Nếu dự phòng giảm so với năm trước thì hoàn nhập dự phòng:Nợ TK 159

Có TK 711

3.5 Các hình thức sổ

Tuỳ thuộc vào loại hình, đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp là khác nhau Chính vì vậy sổ sách của các doanh nghiệp có thể là không giống nhau về hình thức, kết cấu, phương thức ghi sổ Nói đúng hơn là mỗi doanh nghiệp tự lựa

Hoàng Thị Bích Ngọc

biến hiện nay là: “Nhật ký chung”, "Nhật ký - Sổ cái", “Chứng từ ghi sổ” và "Nhật ký - Chứng từ”

3.5.1 Hình thức sổ “ Nhật ký chung”

Nhật ký chung là hình thức sổ kế toán đơn giản, thích hợp với mọi doanh nghiệp nhất là những doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán Sổ sách của hình thức nhật ký chung bao gồm: Sổ nhật ký đặc biệt, sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết.

Nhật ký chung là một quyển sổ đóng thành tập, quản lý toàn bộ số liệu kế toán trong kỳ của đơn vị Nhật ký chung là sổ hệ thống hoá chứng từ theo thời gian, kết cấu theo mẫu sẵn.

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hình thức sổ “Nhật ký chung”

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ cáiSổ Nhật ký đặc

Sổ, thẻ chi tiết

Bảng TH từ sổ chi tiết

Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu Sổ quỹ

Hình thức hạch toán Nhật ký - Sổ cái là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi cơ cấu sử dụng ít, kỹ thuật ghi sổ và kiểm tra đơn giản Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái bao gồm: Sổ nhật ký - Sổ cái, các sổ (thẻ) chi tiết cho các đối tượng, mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau.

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hình thức sổ “ Nhật ký- Sổ cái”

3.5.3 Hình thức sổ “ Chứng từ ghi sổ”

Chứng từ ghi sổ có thể coi là một loại sổ kế toán tờ rời dùng để hệ thống hoá chứng từ ban đầu theo các loại nghiệp vụ kinh tế như các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, nhập, xuất vật liệu…công dụng chính của chứng từ ghi sổ là định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ gốc để tạo điều kiện cho việc ghi sổ cái Chứng từ ghi sổ là bước đệm cần thiết không thể thiếu được trong hệ thống sổ của hình thức này.

Hoàng Thị Bích Ngọc

Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu

Trước khi vào sổ cái, chứng từ ghi sổ phải được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Nguyên tắc để lập chứng từ ghi sổ là phải phân loại chứng từ gốc theo từng loại nghiệp vụ kinh tế Định kỳ, kế toán lập chứng từ ghi sổ cho từng loại nghiệp vụ, mỗi chứng từ gốc phải được ghi vào một chứng từ ghi sổ.

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ quy trình ghi sổ theo hình thức "Chứng từ ghi sổ"

Báo cáo tài chính

Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu

Sổ quỹ

Hình thức ghi sổ “ Nhật ký - Chứng từ” phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn , quá trình sản xuất kinh doanh phức tạp nhưng kế toán vẫn thực hiện ghi chép bằng tay.

Sổ kế toán cơ bản của hình thức này là “Nhật ký - Chứng từ”

“Nhật ký - Chứng từ” là loại sổ tờ rời dùng để hệ thống hoá thông tin vào bên Có của các tài khoản Mỗi nhật ký chứng từ được thiết kế phù hợp với từng đối tượng mà nó phản ánh.

Một số tài khoản phản ánh các đối tượng phức tạp thì kế toán sử dụng các bảng kê, sổ chi tiết, bảng phân bổ để theo dõi Số liệu cuối kỳ được chuyển về Nhật ký- Chứng từ có liên quan.

Sơ đồ 1.9: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức “ Nhật ký - Chứng từ”

PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THANH HÀ- CỤC HẬU CẦN

Hoàng Thị Bích Ngọc

Chứng từ gốc v các bà ảng phân bổ

Bảng kê

Sổ (thẻ) chi tiết

Nhật ký - chứng từ

Sổ cái Bảng tổng hợp từ sổ chi tiết

Báo cáo kế toán

Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu Sổ quỹ

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thanh Hà

Công ty Thanh Hà được thành lập theo Quyết định số 695/QĐ-TM ngày 17 tháng 11năm 1994 và Quyết định số 6621/QĐ-TM ngày 14 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tổng Tham mưu.

Nhiệm vụ chính của công ty là:

- Sản xuất mặt hàng quân trang và hàng Quân y của Cục Quân nhu và Cục Quân y.- Xây dựng và sửa chữa các công trình vừa và nhỏ của Tổng Cục Hậu Cần.

- Tổ chức sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất.- Kinh doanh mặt hàng ăn, uống.

Quá trình phát triển của Công ty Thanh Hà từ khi thành lập tới nay có thể khái quát như sau:

Từ trước những năm 1994 các Xí nghiệp thuộc Công ty Thanh Hà chỉ là các tổ đội nhỏ lẻ như tổ kinh doanh vật liệu xây dựng, tổ may tạp trang, tổ dịch vụ ăn uống trực thuộc Cục Hậu Cần Trước kiểu làm ăn manh mún, không có tổ chức, không đáp ứng được nhu cầu của thị trường nói chung và cơ quan Tổng Cục Hậu Cần nói riêng, sau một thời gian nghiên cứu của đội ngũ cán bộ thấy được sức mạnh cũng như tính ưu việt của các tập đoàn kinh tế lớn khác Cục Hậu Cần đã có công văn trình lên trên đề nghị được sát nhập các tổ, đội đó lại với nhau thành xí nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ tổng hợp với tên gọi là công ty Thanh Hà - Cục Hậu Cần Với diện tích mặt bằng sản xuất kinh doanh rộng 30.000m2, tạo điều kiện cho việc bố trí kho tàng, tổ chức sản xuất, có lợi thế thương mại tốt, gần các trục đường chính thuận tiện cho việc giao dịch, vận chuyển và tiếp thị các sản phẩm.

Năm 1994 Công ty Thanh Hà được thành lập, trụ sở chính được đặt tại 25H Phan Đình Phùng - Quận Ba Đình - Hà Nội.

Chi nhánh phía Nam tại: 18E đường Cộng Hoà - Quận Tân Bình - Thành

Sau khi được thành lập Công ty được Cục Hậu Cần và Tổng Cục Hậu Cần đầu tư vốn và từng bước đổi mới thiết bị, quy trình công nghệ, đưa khoa học kỹ thuật vào sản xuất tạo ra những sản phẩm đẹp, chất lượng tốt, giá thành hợp lý, đáp ứng với thị hiếu khách hàng đủ sức cạnh tranh với mặt hàng ngoài thị trường.

Với ngành nghề kinh doanh chính là “sản xuất, sửa chữa” Công ty đã hoàn thành nhiệm vụ chính trị quân đội giao, đảm bảo trang bị đủ cho các đơn vị trong toàn quân về bàn, ghế, tủ, giường, quân trang Mặt khác khai thác tạo nguồn công việc trong thị trường kinh tế, hoạt động trên nguyên tắc tự trang trải chi phí, hạch toán kinh tế và thực hiện đầy đủ với cấp trên và ngân sách Nhà nước Từ đó Công ty luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch cấp trên giao, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn, tài sản mà Cục Hậu Cần, Tổng Cục Hậu Cần giao cho Công ty

Với đội ngũ cán bộ- CNV có tay nghề kỹ thuật cao, quân số biên chế toàn Công ty là 154, hợp đồng dài hạn 140, ngắn hạn 36, hàng năm sản xuất đem lại doanh thu hàng quốc phòng chiếm 55%, hàng kinh tế chiếm 45% sản xuất ngày càng phát triển, mở rộng thị trường tiêu thụ đảm bảo công ăn việc làm thường xuyên cho người lao động nâng cao đời sống và thu nhập cho cán bộ công nhân viên.

Qua những năm xây dựng và trưởng thành, cả về qui mô lẫn tổ chức từ các tổ đội nhỏ lẻ thành Xí nghiệp rồi trở thành Công ty , phát triển đội ngũ cán bộ, công nhân, nề nếp quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty cho đến nay Công ty đã đạt được nhiều thành công trong đổi mới trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao đời sống công nhân viên Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thanh Hà đã gắn bó chặt chẽ, không tách rời khỏi hoàn cảnh chung của nền kinh tế đất nước và nền công nghiệp quốc phòng.

Hiện nay Công ty được phân cấp quản lý và hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và kho bạc Nhà nước, có con dấu riêng để giao dịch và có tổ chức bộ máy kế toán riêng.

Với vốn ban đầu là: 6.374.200.000

Hoàng Thị Bích Ngọc

+ Vốn lưu động: 520.900.000

Từ các nguồn:

• Ngân sách QP: 4.792.500.000

• Từ nguồn tự có: 1.581.700.000

Có thể đánh giá quá trình phát triển của Công ty Thanh Hà qua một số chỉ tiêu sau:

Biểu đồ 1.1: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu

2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Thanh Hà

Sản phẩm kinh doanh của Công ty Thanh Hà bao gồm nhiều loại như trang trí nội thất, may tạp trang, sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng và

sửa chữa nhưng các sản phẩm may chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh

thu hàng năm của Công ty.

Để mở rộng thị trường may phục vụ nhu cầu riêng của nhiều đối tượng khác nhau nên các sản phẩm may của Công ty có thể khái quát thành 2 dạng quy trình là may đo lẻ và may đo hàng loạt.

*- May đo lẻ: Dạng phục vụ số ít với yêu cầu tỷ mỷ của khách hàng, quy

trình may đo lẻ bao gồm:

- Bộ phận đo: Tiến hành đo cho từng người, ghi số đo vào phiếu (mỗi sản phẩm 1 phiếu đo) Ghi thành 2 liên, liên 1 lưu cuống phiếu để chuyển cho bộ phận cắt, liên 2 giao cho khách hàng.

- Bộ phận cắt: căn cứ vào phiếu đo của từng người ghi trên phiếu để cắt sau đó giao cho bộ phận may

- Bộ phận may

+ Theo chuyên môn hoá, chia cho từng người may hoàn thiện.

+ Sản phẩm may xong được thùa khuy, đính cúc là hoàn chỉnh và kiểm tra chất lượng.

- Bộ phận đồng bộ: Theo số phiếu, ghép các sản phẩm thành 1suất cho từng người Sau đó nhập sang cửa hàng để trả cho khách.

Sơ đồ 1.10: Sơ đồ qui trình công nghệ may đo lẻ

CHẤTLƯỢNGHOÀN

NHẬP CỬA HÀNGVẢI

(NVL chính)

OĐ

*- May hàng loạt: Bao gồm cỏc sản phẩm của hàng Quốc phũng Cỏc sản

phẩm này cú đặc điểm là sản xuất theo cỡ số quy định của cục Quõn nhu, quy trỡnh này bao gồm:

- Tại phõn xưởng cắt

+ Tiến hành phõn khổ vải, sau đú bỏo cho kỹ thuật giỏc mẫu theo từng cỡ số và trổ mẫu.

+ Rải vải theo từng bàn cắt, ghi mẫu và xoa phấn.

+ Cắt phỏ theo đường giỏc lớn sau đú cắt vũng theo đường giỏc nhỏ + Đỏnh số thứ tự, bú buộc chuyển sang tổ may.

- Tại cỏc tổ may

+ Búc mầu bỏn thành phẩm theo số thứ tự + Rải chuyền theo quy trỡnh cụng nghệ.

+ Sản phẩm may xong đợc thùa khuy, đính cúc, là hoàn chỉnh, kiểm tra chất lợng và đóng gói theo quy định sau đó nhập kho thành phẩm.

Sơ đồ 1.11: Sơ đồ quy trỡnh cụng nghệ may hàng loạt

Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu của cấp trên giao cho Công ty hàng năm Công ty xác định nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu cho các đơn vị thành viên trực thuộc Công ty như sau:

- Xí nghiệp may có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng may phục vụ Quốc phòng và sản xuất quân trang như ba lô, quần lót, vỏ chăn, võng, màn, tất chống vắt của Cục Quân Nhu và sản xuất hàng Quân y của Cục Quân y theo kế hoạch và hàng tạo nguồn của Công ty.

- Xí nghiệp 1: Kinh doanh mặt hàng ăn uống, phục vụ hội nghị, cưới hỏi.- Xí nghiệp 2: Đóng quân tại Thành phố Hồ Chí Minh, xây dựng và sửa chữa theo kế hoạch hàng năm và tận thu mặt bằng phía nam.

- Xí nghiệp 3: Sản xuất hàng doanh cụ như bàn, ghế, tủ, giường và trang trí nội thất của các công trình xây dựng.

- Đội xây dựng và tổ sửa chữa chuyên xây dựng và sửa chữa các công trình theo kế hoạch và tạo nguồn.

- Trường Mầm non có nhiệm vụ nuôi dạy tốt các cháu là con em của CNV trong Công ty, theo chương trình của Sở Giáo dục quy định

CB-Sơ đồ 1.12: CB-Sơ đồ tổ chức hoạt động sx-kd của Công ty Thanh Hà

Công ty Thanh Hà xây dựng được 1 mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tín trên thị trường, bảo đảm đứng vững trong cạnh tranh và phát triển trong điều kiện hiện nay Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.

a Giám đốc Công ty

Là người đại diện có tư cách pháp nhân cao nhất tại Công ty, chịu trách nhiệm trước TCHC - BQP, trước pháp luật và cấp uỷ về điều hành hoạt động của Công ty Có nhiệm vụ lãnh đạo, điều hành và quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch được cấp trên phê duyệt và nghị quyết Đại hội CN-VC hàng năm

b.Các phó giám đốc Công ty

Có nhiệm vụ giúp Giám đốc điều hành các lĩnh vực, phần việc được phân công Được quyền chủ động điều hành, giải quyết các lĩnh vực công việc được Giám đốc phân công và ủy quyền Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty, trước pháp luật về mọi hoạt động của mình.

- Phó Giám đốc kinh doanh: Giúp Giám đốc điều hành về các hoạt động

kinh doanh của đơn vị trực tiếp chỉ đạo phòng Tài chính - kế toán và phòng Kinh doanh.

- Phó Giám đốc sản xuất: Giúp Giám đốc điều hành trong công tác tổ chức

sản xuất và toàn bộ công tác kỹ thuật, chất lượng sản phẩm sản xuất ra của Công ty Trực tiếp chỉ đạo phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất và phòng Kỹ thuật - Chất lượng.

- Phó Giám đốc chính trị: Giúp Giám đốc điều hành công tác Đảng, công

tác chính trị trong toàn đơn vị Trực tiếp chỉ đạo phòng Chính trị và phòng Hành chính.